CEPAL - SERIE Manuales N 7 CAPÍTULO IV PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO

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1 CEPAL - SERIE Manuales N 7 CAPÍTULO IV PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO 45

2 Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 59 PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Ilustración 60 Parte I CALENDARIO DE EJECUCIÓN 46

3 CEPAL - SERIE Manuales N 7 Ilustración 61 PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES PASOS 1. Definir EAP y actividades 2. Definir interdependencias 3. Elaborar la red de actividades 4. Determinar tiempos de las actividades (función de recursos asignados) 5. Calcular tiempos en la red 6. Determinar Ruta Crítica 7. Optimizar programación Ilustración 62 PASOS PARA LA PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES 1. EAP y actividades ML = Punto de partida para la programación Concepto Indicador Verificación Supuesto Fin Propósito REFERENCIA BASICA PARA PROGRAMACION Componente Actividad Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación 47

4 Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 63 PUNTO DE PARTIDA PARA LA PROGRAMACIÓN CASO: CONSTRUCCIÓN PARQUE COMUNAL COMPONENTES: PARQUE INSTALADO 12 módulos instalados al tercer mes de iniciado el proyecto 50 árboles de flora nativa sembrados y 20 eras (canteros) en jardines, al tercer mes de iniciado el proyecto COMUNIDAD EDUCADA El 80% de las familias capacitadas al término de 4 meses de iniciado el proyecto. Ilustración 64 LA PROGRAMACIÓN SE CENTRA EN LAS ACTIVIDADES: Concepto Indicador Verificación Supuesto Fin Propósito Componente PROGRAMACION Actividades Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación 48

5 CEPAL - SERIE Manuales N 7 Ilustración 65 ESTRUCTURA ANALÍTICA DEL PROYECTO - EAP AJUSTADA CASO: CONSTRUCCIÓN PARQUE COMUNAL Componente 1: Juegos instalados Hacer drenajes Realizar obras Instalar juegos Realizar acabado Componente 2: Arboles y jardines sembrados Hacer hoyos y canteros Conseguir plantas Plantar Componente 3: Comunidad educada Realizar promoción Capacitar Elaborar plan detallado Gestionar recursos Adquirir dotación Adquirir equipos y herramientas Adquirir materiales Contratar mano de obra Ilustración 66 PASOS PARA LA PROGRAMACION DE ACTIVIDADES 2. DEFINIR PRECEDENCIAS Y SECUENCIAS (2) PRECEDENTE ACTIVIDAD SIGUIENTE Elaborar plan Realizar promoción Adquirir dotación Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar Mano de Obra Conseguir plantas Elaborar plan Adquirir equipo Hacer drenaje Hacer hoyos y canteros Elaborar plan Adquirir materiales Hacer drenaje Hacer hoyos y canteros Elaborar plan Contratar Mano de Obra Hacer drenaje Hacer hoyos y canteros Elaborar plan Adquirir dotación Instalar juegos Elaborar plan Conseguir plantas Plantar 49

6 Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 67 PRECEDENCIAS Y SECUENCIAS (2/2) PRECEDENTE ACTIVIDAD SIGUIENTE Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar M.de Obra Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar M.de Obra Hacer drenaje Hacer hoyos y canteros Hacer drenaje Realizar obras Instalar REALIZAR OBRAS PLANTAR Adquirir dotación Realizar construcción Adquirir plantas Hacer hoyos y canteros Instalar juegos Plantar Realizar acabado Realizar acabado Elaborar plan Realizar promoción Capacitar Realizar promoción Instalar Plantar Capacitar Realizar acabado Ilustración 68 PASOS PARA LA PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES 3. Elaborar la red de actividades Realizar EQUIPO promoción INSTALACION Capacitar I Elaborar plan Adquirir dotación INSTALACIO Instalar Adquirir equipo Hacer drenajes Construcción Contratar M.Obra Hacer hoyos - eras Plantar Realiz. acabado T AAdquirir materiales Conseguir plantas 50

7 CEPAL - SERIE Manuales N 7 Ilustración 69 PASOS PARA LA PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES 3. Elaborar la red de actividades Realizar EQUIPO INSTALACION promoción Componente 3 Capacitar I Elaborar plan Adquirir dotación INSTALACION Instalar Adquirir equipo Hacer drenajes ConstrucciónComponente 1 Gestión de recursos Contratar M.Obra Hacer hoyoseras Plantar Realiz. acabado T Adquirir materiales Conseguir plantas Componente 2 Ilustración 70 PASOS PARA LA PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES 4. Determinar duraciones de las actividades ACTIVIDAD PLAN DOTACION EQUIPO MATERIALES MANO DE OBRA PLANTAS DRENAJE CONSTRUCCION HOYOS-ERAS INSTALACION PLANTACION PROMOCION CAPACITACION ACABADO TIEMPO (Días)

8 Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 71 I PASOS PARA LA PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES 5. Calcular tiempos en la red a) Fechas más tempranas (primeras fechas) Realizar promoción EQUIPO INSTALACION DOTACION Elaborar plan Adquirir dotación Capacitar INSTALACION Instalar Adquirir equipo hacer drenajes Construción Contratar M.Obra Adquirir materiales 4 Hacer hoyoseras 8 Plantar 5 PFI PFT Realiz. acabado 4. acabado T Actividad Conseguir plantas 3 D PFI = Primera Fecha de Iniciación; PFT = Primera Fecha de Terminación; D = Duración Ilustración 72 b) Fechas tardías (últimas fechas) I 0 10 Elaborar plan Realizar EQUIPO promoción Capacitar INSTALACION DOTACION 16INSTALACION DOTACION Adquirir dotación INSTALACION Instalar Adquirir equipo Hacer drenajes Construcción Contratar M.Obra Hacer hoyos-eras Plantar Acabado T Adquirir materiales Conseguir plantas Actividad UFI UFT UFI = Ultima Fecha de Iniciación; UFT = Ultima Fecha de Terminación 52

9 CEPAL - SERIE Manuales N 7 Ilustración 73 I 0 10 Elaborar plan Pasos para la programación de actividades 6. Determinar RUTA CRITICA Realizar promoción 42 Capacitar INSTALACION DOTACION EQUIPO INSTALACION 16DOTACION Adquirir dotación Adquirir equipo CContratar M.Obra \ Adquirir materiales Conseguir plantas Hacer drenajes Hacer hoyos-eras Construcción Plantar Construcción Conseguir plantas INSTALACION Instalar Acabado T Actividad crítica Actividad con holgura 53

10 Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES DIAGRAMA GANTT CON INTERDEPENDENCIAS (ABC) Ilustración 74 Proyecto: Construcción del Parque Comunal 54

11 CEPAL - SERIE Manuales N 7 Ilustración 75 LA RUTA CRITICA: Determina la duración del proyecto Es la cadena de mayor duración Las actividades críticas no tienen holgura Cualquier retraso o demora de una actividad crítica ocasiona ese mismo retraso en el proyecto Ilustración 76 TIPOS DE PRECEDENCIAS MÁS COMUNES Fin - Inicio A B A = Realizar licitación B = Firmar contrato Inicio - Inicio A B A = Instalar videobeam B = Realizar taller Inicio - Inicio con desfase td A B A = Difusión B = Reclutamiento y selección Fin - Fin Discutir otros tiposde precedencias y de desfases A B A = Hacer huecos B = Traer plantas 55

12 Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 77 NATURALEZA Y ALCANCE DE LA PROGRAMACIÓN Programación de la U.E. Actividades de control de gestión: sobre contratistas Actividades de Ejecución de lo no contratado Actividades de apoyo administrativo-financiero a la gestión Programación del Contratista Actividades de Ejecución Actividades de intercambio con la UE (recursos). Ilustración 78 PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Parte II RECURSOS Y COSTOS 56

13 CEPAL - SERIE Manuales N 7 Ilustración 79 PROGRAMACIÓN DE RECURSOS Y COSTOS Pasos 1. Asignación de recursos 2. Costo de los recursos 3. Otros Costos (Fijos) 4. Costo total del proyecto 5. Nivelación de recursos 6. Optimización del proyecto CONCEPTO DE RECURSO (SEGÚN PM*, MSPROJECT) Ilustración 80 Factor productivo necesario para realizar una actividad No se consume con su uso, ni se incorpora al producto resultante de la actividad Al término de la actividad, queda disponible para ser asignado a otra actividad o proyecto Son recursos: Mano de obra Equipos y herramientas No son recursos: Materiales, combustibles, servicios * PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos 57

14 Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 81 PASOS PARA PROGRAMACIÓN DE RECURSOS Y COSTOS 1. ASIGNACIÓN DE RECURSOS EJEMPLO: PARQUE COMUNAL RECURSOS ACTIVIDAD Humanos Equipo y Herramienta Maestro Obrero Jardinero Trabaj. Social Equipo Herram. Construcción Herram. Jardin. Elaborar plan Adquirir dotación Adquirir equipo Adquirir materiales Contratar M. de Obra Conseguir plantas 1 Hacer drenajes Realizar construcción Hacer hoyos y eras Instalar Plantar 1 1 Realizar acabado Realizar promoción 1 Capacitar 1 El Gerente y la Secretaria se asignan al Proyecto globalmente SINO AL PROYECTO EN GENERAL. SE REQUIEREN MIENTRAS DURE EL PROYECTO Ilustración 82 PASOS PARA PROGRAMACIÓN DE RECURSOS Y COSTOS 2, 3 y 4. Los costos del proyecto COSTOS TOTALES COSTOS DE LAS ACTIVIDADES COSTOS GENERALES DEL PROYECTO COSTOS DE LOS RECURSOS OTROS COSTOS (Fijos*) COSTOS DE GERENCIA + EQUIPO INSUMOS RECURSO HUMANO HUMANO SERVICIOS ** GASTOS ADMINISTRATIVOS * Se llaman fijos porque no varían con la duración de la actividad. ** Cómo se trata el costo de una actividad o de un componente cuando se contrata completamente o a todo costo? + Sugerencia: asignarlos a una actividad global denominada Gerencia, que dura lo mismo que el proyecto. 58

15 CEPAL - SERIE Manuales N 7 Ilustración 83 EJEMPLOS DE PROGRAMACIÓN DE COSTOS (1) Una actividad dura 60 días y utiliza: Un capataz (RH1), a $300 por día Tres obreros (RH2), a $200 por día Dos unidades de equip (EQ) a $500 por día $ en materiales. X = + = Actividad Número de Recurso asignado RH1 RH2 EQ Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 RH2 EQ Costo diariode recursos Duración (días) Costo total de recursos Costos fijos Costo Total por actividad Actividad , ,000 30, ,000 1 x 300 = x 200 = x 500 = suma Ilustración 84 EJEMPLOS DE PROGRAMACIÓN DE COSTOS (2) Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Actividad Número de Recurso asignado RH1 Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 Costo diariode recursos Duración (días) Costo total de recursos Costos fijos Costo Total por actividad Actividad , ,000 Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se asigna comocosto fijo. 59

16 Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 85 EJEMPLOS DE PROGRAMACIÓN DE COSTOS (3) Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Para apoyar su ejecución y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un consultor (RH1)con honorarios de $200 por día. X = + = Actividad Número de Recurso asignado RH1 Tasa de costodel Recurso(por día) RH1 Costo Costo diariode Duración total de (días) recursos recursos Costos fijos CostoTotal por actividad Actividad , , ,000 60

17 61 Ilustración 86 COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD TOTAL COSTOS FIJOS ACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA COSTO/DIA t COSTO INS UMOS S ERVICIOS MaestroBRER Obre ro Ja rdinero Tra b.s oc ia l EQUIP O H.CONS TR. H. JARDIN. ACTIVIDAD RECURSOS MATERIALES TRANSP ORTE $/día # $/día $Total $/día $/día $/día $/día $/día (DIAS) $ $ $ Elaborar plan Adquirir dotación 15 2, Adquirir equipo 6 80 Adquirir materiales Contratar M. de Obra 3 Conseguir plantas Hacer drenajes ,400 1,200 Realizar construcción ,800 4,000 Hacer hoyos y eras Instalar Plantar ,100 Realizar acabado Realizar promoción , Capacitar ,920 2, TOTAL ACTIVIDADES Gerente ,800 CEPAL - SERIE Manuales N 7

18 Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 87 DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD VS RECURSOS Duración variable: Depende de la intensidad del recurso asignado: Ej: Pintura de un edificio Duración fija: No depende de la intensidad del recurso asignado Ej: Duración del Curso POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO Ilustración 88 PASOS PARA PROGRAMACIÓN DE RECURSOS Y COSTOS Recurso asignado 5. Nivelación de recursos Recurso sobreasignado Límite disponible ( pool ) Actividad A Actividad B Actividad C Tiempo Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad 62

19 CEPAL - SERIE Manuales N 7 Ilustración 89 ESTRATEGIAS PARA ELIMINAR SOBRECARGA Nivelar recursos por desplazamiento de actividades con holguras Programar trabajo extra Reingeniería de procesos Modificar tecnología Contratar recurso adicional Ilustración 90 ELIMINACIÓN DE SOBRECARGA DE RECURSOS POR AMPLIACIÓN DEL POOL Recurso asignado Ampliación del pool de recursos Límite original Tiempo 63

20 Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES Ilustración 91 NIVELACIÓN DE RECURSOS POR DESPLAZAMIENTO DE ACTIVIDADES Recurso asignado Sobrecarga eliminada Límite disponible Perfil nivelado Actividad A Actividad B Actividad C Tiempo Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad Ilustración 92 Pasos para programación de recursos y costos 6. Optimización del proyecto a) Estrategias para REDUCIR DURACION Revisar interdependencias y maximizar ejecuciones simultáneas Asignar más recursos y/o modificar horario laboral Más días laborables Turnos de trabajo Horas extras Modificar tecnología y redefinir procesos Mejora de procedimientos Cambio de procesos en actividades Cambio en tecnología integral Sistemas de estímulos 64

21 CEPAL - SERIE Manuales N 7 Ilustración 93 PASOS PARA PROGRAMACIÓN DE RECURSOS Y COSTOS 6. Optimización del proyecto b) Estrategias para REDUCIR COSTOS Reprogramar recursos ociosos Aprovechar capacidad instalada subutilizada en la empresa Modificar tecnología, redefinir procesos y cambiar recursos Vincular recursos comunitarios Sistemas de estímulos Subcontratar la ejecución 65