UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA COORDINACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA MANUAL DEL USUARIO SISTEMA: ACTAS DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS.

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1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA COORDINACIÓN DE INFORMACIÓN ACADÉMICA MANUAL DEL USUARIO SISTEMA: ACTAS DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS. Departamento de Control Patrimonial Página 1 de 50

2 CONTENIDO Pág. DATOS GENERALES DEL SISTEMA - INTRODUCCIÓN. - ANTECEDENTES. - OBJETIVO. - BENEFICIOS. ACTUALIZAR PADRONES. 2 MANTENIMIENTOS. - DATOS GRALES. DE ACTAS 5 - PROGRAMAS DE ACTAS 8 - DETALLES DE ACTAS 13 INVENTARIO FÍSICO 21 - CLAVES DE INVENTARIO 22 - CUENTAS DE ACTIVOS 24 - CLAVES DE UBICACIÓN 27 - INCORPORAR DIFERENCIAS DE INVENTARIO 30 CONSULTAS 32 REPORTES 36 RUTINAS 41 Departamento de Control Patrimonial Página 2 de 50

3 I N T R O D U C C I Ó N. El presente manual contiene una guía para que el usuario pueda utilizar el Sistema de ACTAS DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS utilizado en el Departamento de Control Patrimonial, con facilidad. En este se explicará toda la información referente a cómo utilizar el sistema. Además este manual presenta los antecedentes, objetivos, alcances y beneficios del sistema, también contiene otras secciones que le ayudarán a incorporar información de la máquina HP 9000 a la microcomputadora, dar mantenimiento a los diferentes archivos así como realizar consultas, reportes y utilizar algunas rutinas especiales, etc. Departamento de Control Patrimonial Página 3 de 50

4 A N T E C E D E N T E S. Una de las principales razones por las que fue necesario realizar la automatización del proceso de emisión de actas de inventarios de activos fijos en microcomputadoras es que dicha emisión se turnaba lenta y monótona, por lo que fue necesario pensar en el cambio a microcomputadora para agilizarla. De esta manera se analizaron varias posibilidades y se comprobó que si se podía agilizar el tiempo de emisión de la misma de una manera notable, ya que se tenía un gran avance en relación a la emisión de éstas porque en el departamento de Control Patrimonial ya se tenía automatizado el proceso, éste fue tomado como una base para iniciar el cambio a microcomputadora. Entonces, se hicieron los cambios necesarios para adaptar el proceso de emisión del acta a microcomputadora y se procedió a desarrollar un sistema completo que satisfaciera todas sus necesidades de información. Departamento de Control Patrimonial Página 4 de 50

5 O B J E T I V O El sistema de ACTAS DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS, tiene como objetivo principal agilizar el proceso de emisión de actas de inventario para hacer más oportuna y precisa dicha emisión. Departamento de Control Patrimonial Página 5 de 50

6 B E N E F I C I O S Entre los beneficios que nos ofrece el sistema de ACTAS DE INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS, se encuentran los siguientes: Reducir el tiempo entre la revisión de activos fijos y la emisión del acta correspondiente. Aprovechar la existencia del padrón de activos fijos en el sistema de HP para no tener que captar la información de todos los artículos de la dependencia o departamento que se revisa. Evitar errores al captar el número de control de cada artículo ya que este puede ser identificado por el lector óptico. Permite respaldar la información de todas las Actas que se generen. Departamento de Control Patrimonial Página 6 de 50

7 El sistema de Actas de Inventario para Activos Fijos presenta un Menú principal como el que aparece en la siguiente pantalla: Para elegir una de las opciones del Menú deberá utilizar las flechas cursoras, como se indica en la parte inferior izquierda de la pantalla y después debe presionar la tecla ENTER para ejecutar la opción elegida, éste Menú contiene cinco opciones que son: Actualizar Mantenimiento Consultas Reportes Rutinas. En el transcurso de este Manual se explicará cada una de estas opciones, empezamos con la primera: 1. ACTUALIZAR ARCHIVOS. Al elegir esta opción se presenta un submenú como el siguiente: Departamento de Control Patrimonial Página 7 de 50

8 2. MANTENIMIENTOS. En esta opción se presenta un submenú como el que aparece en la siguiente pantalla: Si usted eligió la opción "Datos Generales Actas", se presenta una pantalla como la siguiente: Donde debe captar los datos generales del Acta que se va a generar estos son: Folio: Es el número que identifica al Acta, debe ser consecutivo y numérico de 6 dígitos como máximo. NOTA: El folio será constituido de la siguiente manera: que significa: 0280 es la unidad académica o administrativa 10 es el año donde se generó el acta. Departamento de Control Patrimonial Página 8 de 50

9 Dependencia: Aquí se capta el número que le corresponde a la dependencia de la cual se va a generar el acta es un número de 3 dígitos como máximo, al captarlo se buscará en el archivo correspondiente y si lo encuentra, entonces desplegará el nombre de la dependencia, en caso de que no lo encuentre presentará el siguiente mensaje de error: "No existe descripción en acta <ENTER> - Continuar" Entonces podrá captarlo nuevamente o si desea salirse de ésta pantalla bastará con que presione la tecla ESC que le dará la oportunidad de volver a empezar con la captura de Datos Generales del Acta. Departamento: Es el número de departamento que se está revisando es un número de 4 dígitos como máximo, mismo que será validado y al encontrarlo se desplegará automáticamente el nombre del departamento, en caso contrario ( al Igual que el dato anterior) presentará el siguiente mensaje de error: "No existe descripción en acta <ENTER> - Continuar" Al igual que el dato anterior tendrá la oportunidad de captarlo nuevamente o si desea volver a empezar presione la tecla ESC. NOTA IMPORTANTE: El número de departamento es su apoyo administrativo por ejemplo: Apoyo administrativo Fac.de Ingeniería. Fecha Rev.: Es la fecha de revisión, o sea la fecha en que se levantó el inventario físico, debe de captarse con el formato dd/mm/aa o sea 2 dígitos para el día, los 2 siguientes para el mes y los 2 últimos que correspondan al año. Fecha Acta: Es la fecha que llevará el acta, al igual que la fecha de revisión, al captar utilice el formato dd/mm/aa. Departamento de Control Patrimonial Página 9 de 50

10 Encargado Revisión: Enseguida se capta el nombre de la persona que llevó a cabo la revisión se tiene un espacio de hasta 38 posiciones. Puesto Encargado: Así mismo se capta el puesto que desempeña dicha persona, se tiene 2 renglones de 38 posiciones cada uno. Responsable Depto.: Es el nombre de la persona responsable del departamento donde se está haciendo la revisión, se tiene un espacio de 38 posiciones. Puesto Responsable: También se capta el puesto que desempeña el responsable del departamento donde se está realizando la revisión, se tiene un espacio de 2 renglones de 38 posiciones cada uno. Testigo: Se capta el nombre de 2 personas, testigo de la revisión, se tiene un espacio de 38 posiciones para cada de ellos. Puesto: También se capta el puesto que desempeñan dichos testigos. Hasta aquí se tienen listos los datos generales del acta que se va a generar, si lo que se desea es consultar o modificar los datos generales de alguna acta ya existente entonces el procedimiento a seguir es el siguiente: En la misma pantalla captar el número de folio del acta a consultar o modificar, éste será verificado en el archivo, si existe desplegará la información correspondiente tal como se muestra en el siguiente ejemplo: También presenta la siguiente pregunta: "Quieres modificar?? <ENTER>= Si <ESC>= No" Departamento de Control Patrimonial Página 10 de 50

11 Si presiona la tecla ENTER le dará la oportunidad de modificar alguno de los datos y si presiona la tecla ESC, éstos se quedarán sin modificación, además se borrará la pantalla y podrá teclear otro folio si desea seguir consultando, o puede presionar ESC si desea salir de ésta opción y regresar a la pantalla del submenú anterior. Para la captura de "Programas de Actas" se tiene la siguiente pantalla: Aquí se puede dar altas, bajas o consultar los programas que corresponden a una dependencia empezaremos por la primera opción: ALTAS A PROGRAMAS: Se presenta la pantalla siguiente: Donde se capta el folio del acta, entonces el sistema verifica que esté dado de alta, si es así desplegará automáticamente la cuenta y nombre de la dependencia, así como la fecha de revisión y fecha del acta para pasar a el siguiente campo donde usted podrá captar el número de programa que debe ser un número de 5 dígitos como máximo, posteriormente verifica que este programa pertenezca a la dependencia citada en el archivo donde se tiene la Departamento de Control Patrimonial Página 11 de 50

12 copia del código programático, si está todo correcto desplegará enseguida la descripción del programa y si no coincide entonces mandará el siguiente mensaje de error tal como se aprecia en el ejemplo: Entonces deberá presionar la tecla ENTER en cuyo caso se limpiará la pantalla para que pueda captar el programa correcto o si desea salirse de ésta opción bastará con que presione la tecla ESC y entonces el sistema lo regresará a la pantalla del submenú anterior. BAJAS A PROGRAMAS: Si desea dar de baja a uno o varios programas, entonces al elegir esta opción se presenta ésta pantalla: Donde debe captar el folio correspondiente, al verificarlo desplegará en pantalla el número y nombre de la dependencia, así como la fecha de revisión y fecha del acta, enseguida presentará cada uno de los programas que hayan Departamento de Control Patrimonial Página 12 de 50

13 sido dado de alta anteriormente, cada vez que presenta un programa hace la pregunta: " Quieres darlo de baja?? <ENTER>= Si <ESC>=No" Si desea darlo de baja entonces debe presionar ENTER y si no presione ESC y continuará con el siguiente, así hasta que presente el último programa, al terminar, se limpiará la pantalla y usted podrá captar otro folio si así lo desea o en su caso presione ESC para salir a la pantalla del submenú anterior. TODOS LOS PROGRAMAS: Esta opción se utiliza si se desea ahorrar tiempo en la captura de programas obteniendo automáticamente todos los programas para un acta específica, como se muestra en el ejemplo de la pantalla siguiente: Donde debe presionar ENTER para continuar dando de alta los siguientes programas, tal como lo muestra el ejemplo, al terminar presenta el mensaje: "Terminó altas en forma automática <ENTER> para continuar" Al terminar se limpiará la pantalla y usted podrá captar otro folio o en su caso puede presionar la tecla ESC si desea salir de este proceso y regresar a la pantalla del submenú anterior. Hasta aquí lo que se refiere a Mantenimiento a programas de actas. DETALLES DE ACTAS: Para dar mantenimiento a los detalles de un acta, primero debe haber dado de alta las claves de inventario, cuentas de activos y claves de ubicación que se van a utilizar en ésta acta, una vez pasado por estos puntos, usted podrá captar los detalles correspondientes, para lo cual cuenta con una pantalla como la que se presenta a continuación: Departamento de Control Patrimonial Página 13 de 50

14 Donde se presentan 4 opciones a elegir: Altas, Bajas, Consultar y salir, si usted elige la opción ALTAS, entonces debe captar el folio que le dio al acta, el sistema verifica dicho folio y si no lo encuentra, entonces desplegará el siguiente mensaje de error: "No existe folio en detalles de la acta <Enter>- Continuar" Por otro lado si lo encuentra entonces despliega en pantalla el número y nombre de la dependencia, la fecha de revisión y la fecha del acta correspondiente, tal como se aprecia en el siguiente ejemplo: El paso siguiente es captar la clave de inventario que es un número de 2 dígitos, al captarlo el sistema revisa que exista en el archivo si no es así, entonces despliega el siguiente mensaje de error: "No existe cve. en Cat. de Inventarios <Enter>- Continuar" Departamento de Control Patrimonial Página 14 de 50

15 Si lo encuentra entonces despliega automáticamente la descripción de la clave de inventario para pasar a captar el siguiente campo que es la clave de ubicación, éste es un número de 8 dígitos, al captarlo el sistema revisa que exista en el catálogo de ubicaciones, y si no lo encuentra entonces despliega el mensaje siguiente: "No existe cve. en Cat. de ubicaciones <Enter>- Continuar" Es por eso que como los mencionábamos al inicio de esta opción es muy importante asegurarse de captar las cves. de inventario, ctas. de activos y cves. de ubicación antes de dar mantenimiento a los detalles del acta, ahora que si la cve. de ubicación que captamos si existe en el catálogo entonces desplegará su descripción y pasaremos a la captura de la cta. de activo, al captarla ( igual que los campos anteriores) revisará que exista en el archivo de ctas. de activos, si no es así entonces el mensaje que despliega es: " No existe Cta. en catálogo de cuentas de activos <Enter>- Continuar" Por otro lado si lo encuentra, entonces pasamos a la captura de los detalles que conforman el acta, tal como se muestra en el ejemplo siguiente: Donde se van captando cada uno de los detalles que conforman el acta para esto captamos el Número de control que les corresponda, éste es un número de 8 dígitos como máximo, el sistema revisa su existencia en el padrón general de activos fijos y si no lo encuentra entonces te presenta el mensaje: "No existe No. ctl en activos fijos <Enter>- Continuar" Si lo encuentra, entonces despliega automáticamente los datos correspondientes obtenidos del padrón de activos fijos. Departamento de Control Patrimonial Página 15 de 50

16 Entonces para continuar con el siguiente número de control a captar presione la tecla ENTER y así sucesivamente, hasta que ya no desee seguir captando mas detalles en ese caso puede presionar la tecla ESC y el sistema lo llevará a la posición de la cuenta por si desea captar detalles de otra cuenta o si desea terminar ésta opción puede presionar la tecla ESC hasta que lo regrese a la pantalla del submenú anterior. Si desea dar de baja un número de control (o varios) debe entrar a la opción BAJAS A DETALLES, y la pantalla correspondiente es la siguiente: Donde debe captar los siguientes campos de referencia para llegar al número de control a dar de baja: Folio: Es el número que se le dio al acta: Si existe en el archivo despliega automáticamente el número y nombre de la dependencia así como la fecha de revisión y fecha del acta, en caso contrario presentará el mensaje de error correspondiente tal como se describió en la opción anterior. C-Inv: Es la clave de inventario, si existe en el archivo desplegará enseguida la descripción de la misma, y si no entonces presentará el mensaje de error correspondiente. Ubic: Es la clave de ubicación o sea el lugar donde se encuentra el activo fijo si lo encuentra presenta enseguida su descripción y si no entonces presenta el correspondiente mensaje de error. Cta.: Se refiere a la cuenta de activo fijo, al revisarla si existe entonces despliega enseguida su descripción, y si no despliega un mensaje de error. Departamento de Control Patrimonial Página 16 de 50

17 Entonces llegamos al número de control del detalle que se desea dar de baja, si captamos correctamente y éste se encuentra en el archivo nos presenta un mensaje como el que se aprecia en el ejemplo siguiente: Donde se aprecia como despliega automáticamente los datos que corresponden al detalle como descripción, cantidad, costo de adquisición y costo en dólares, además le pregunta lo siguiente: "Quieres darlo de baja?? <ENTER>= Si <ESC>= No" Si su respuesta es "NO" presione la tecla ESC y no borrará el detalle del archivo, pero si su respuesta es afirmativa entonces presione la tecla ENTER, en ambos casos, le dará la oportunidad de captar otro número de control si así lo desea, o si ya no quiere seguir dando de bajas a detalles, para terminar puede presionar la tecla ESC varias veces hasta que el sistema lo regrese a la pantalla del submenú anterior. Si lo que desea es consultar algún detalle (o detalles), entonces elija la pantalla correspondiente a CONSULTAS A DETALLES que es la siguiente: Departamento de Control Patrimonial Página 17 de 50

18 Donde al igual que en la opción de bajas para llegar a los detalles tiene que captar uno a uno los siguientes datos de referencia: Folio, Clave de Inventario, Clave de Ubicación, Cuenta de activo fijo. Los cuales serán revisados en los archivos correspondientes y si no existen, entonces se desplegarán los mensajes de error que les correspondan en caso contrario se presentará automáticamente los siguientes datos: Número y nombre de la dependencia, Fecha de Revisión, Fecha del acta, Descripción de la clave de inventario, Descripción de la ubicación, y Descripción de la cuenta de activo fijo.. Entonces también desplegará automáticamente cada uno de los detalles que le correspondan tal como se aprecia en el siguiente ejemplo: En este caso muestra el siguiente mensaje: Quieres seguir consultando?? <ENTER>= Si <ESC> = No Departamento de Control Patrimonial Página 18 de 50

19 Si presionas el ENTER te mostrará los siguientes equipos que fueron captados en esa ubicación y cuenta contable, si presionas ESC regresará a la pantalla anterior. "Fin de consulta Oprima <ENTER> para continuar" Al presionar ENTER, entonces se borrará la parte de la pantalla donde se presentan los detalles y el cursor se ubicará en la cuenta, así podrá captar otra cuenta en caso de que se desee mas consultas, si ya no desea consultar detalles entonces presione la tecla ESC varias veces hasta que el sistema lo lleve a la pantalla del submenú anterior. Hasta aquí lo que se refiere a MANTENIMIENTO A DETALLES, continuemos con la siguiente opción. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO: Si usted eligió esta opción, entonces la pantalla que corresponde es la siguiente: Departamento de Control Patrimonial Página 19 de 50

20 Donde se deben captar los siguientes datos: Folio: Al revisarlo en el archivo, si existe desplegará la clave y descripción de la dependencia, así como la fecha de revisión y fecha del acta. Ubicación: Al captarla revisa su existencia en el catálogo de ubicaciones y si existe despliega su descripción. No. Ctrl.: Es el número de control del artículo en el padrón de activos fijos, su captura puede realizarse de 3 formas: por medio del lector óptico, en forma manual por artículo, ó en forma manual captando un rango de artículos. Captura automática utilizando el lector óptico: solo puede realizarse si el artículo tiene la etiqueta con el código de barras correspondiente, es ese caso al pasar el lector óptico sobre ella identificará el número de control al cual le antepone una "I" que indica que la captura fue realizada a través del lector óptico, además despliega los datos del artículo en pantalla automáticamente, tal como se observa en la siguiente pantalla: Donde como puede observarse ese número de control ya había sido dado de alta para ese folio de acta, es por eso que presenta el mensaje: *** YA EXISTE CONTROL EN ESTE FOLIO*** Ya que no está permitido volver a captar un número que ya haya sido dado de alta con anterioridad, otro caso puede ser el que se presenta en la siguiente pantalla: Departamento de Control Patrimonial Página 20 de 50

21 Donde como puede observarse aparecen los siguientes mensajes: * UBICA.CAPTADA DIF.EN PADRÓN * SUBPROG. DIF. EN CAT.DE DOPP * PROG. CAPTADO PARA OTRA CTA * NO EXISTE UBICACIÓN EN CATALAGO no existe Cta. en catálogo Enseguida aparece un recuadro en la parte derecha de la pantalla como el siguiente: Dependiendo del caso, será la clave de inventario que el encargado de levantar el inventario físico decida elegir, para hacerlo utilice las flechas cursoras hacia arriba y abajo para desplazarse, y para elegir una clave de inventario presione la tecla ENTER, en ese momento aparecerá el mensaje: Todo correcto <ENTER>= Si <ESC>= No Departamento de Control Patrimonial Página 21 de 50

22 En caso de que desee registrar los datos presione la tecla ENTER, o si desea cancelar los datos proporcionados presione la tecla ESC, en ese caso se borrarán los campos de la pantalla y tendrá la oportunidad de captar otro número de control si desea terminar este proceso continúe presionando la tecla ESC en cuyo caso lo regresará a la pantalla anterior. Captura de artículos de nueva localización: En los casos de captura de artículos que no tengan etiqueta que indica que está registrado en el padrón, se capturará manualmente en pantalla en el campo número de control una letra N que indica Nueva Localización, y presione la tecla ENTER, entonces le dará la oportunidad de captar los datos restantes, tal como se aprecia en la pantalla siguiente: Al finalizar la captura, le presentará el mensaje: Todo Correcto <ENTER>=Si <ESC>=No Tal como se aprecia en la pantalla siguiente: Departamento de Control Patrimonial Página 22 de 50

23 Si están correctos los datos entonces presione la tecla ENTER, al registrarse dichos datos tomarán automáticamente la clave de inventario correspondiente, por otro lado si desea cancelar el registro entonces, presione la tecla ESC, en cuyo caso se limpiarán los datos de la pantalla y podrá captar otro artículo, o si desea terminar esta opción y regresar a la pantalla anterior continúe presionando la tecla ESC. Captura de un rango de artículos: Para Captar un rango de artículos, se capta primero la letra R que indica que se trata de un rango y enseguida se captan los números inicial y final que abarcan el rango, tal como se puede apreciar en el siguiente ejemplo: Después aparecen en la parte inferior derecha de la pantalla un recuadro con las diferentes claves de inventario que existen, donde debe elegir una de ellas, según el caso, utilizando para ello las flechas cursoras hacia arriba y Departamento de Control Patrimonial Página 23 de 50

24 abajo y para elegir la clave solo presione la tecla ENTER, enseguida presenta el mensaje: Todo correcto <ENTER>=Si <ESC>=No Si desea registrar el rango de artículos, entonces presione la tecla ENTER nuevamente, o si desea cancelar el registro entonces presione la tecla ESC, enseguida podrá captar otro artículo, o si desea terminar este proceso entonces continúe presionando la tecla ESC, en cuyo caso lo regresará a la pantalla anterior. MANTENIMIENTO A CLAVES DE INVENTARIO: Para dar mantenimiento a las claves de inventario utilizaremos el siguiente submenú: Donde se puede apreciar que tendremos la opción de dar altas, bajas, o consultar claves de inventario. Si usted eligió la opción ALTAS, entonces la pantalla a utilizar será la siguiente: Donde debes captar los siguientes campos: Departamento de Control Patrimonial Página 24 de 50

25 CONS: Es un número consecutivo de 2 dígitos que indica el orden en el que se va a presentar la clave de inventario en la pantalla donde se lleva a cabo el levantamiento de inventario físico; al captarlo revisa si ya se encuentra en el archivo si es así, presenta el sig. Mensaje: Ya existe clave en catálogo [Enter]- Continuar [Esc]- Fin Cve. Inventario: Es un número de 2 dígitos como máximo que va a ser el que identifique al inventario. DESCRIPCIÓN: En un renglón de 30 espacios como máximo se describe el inventario. Al terminar la captura te preguntará: Todo correcto <ENTER>=Si <ESC>=No Entonces, si los datos están correctos presiona la tecla ENTER, y si quieres corregirlos presiona ESC, en ambos casos se limpiarán los campos para que pueda captar otras claves de inventario si así lo desea, en caso contrario, siga presionando la tecla ESC hasta que el sistema lo lleve a la pantalla del submenú anterior. Si desea dar de baja alguna clave de inventario entonces el procedimiento es el siguiente: elija la pantalla de BAJAS a claves de inventario y una vez ahí capte el número consecutivo deseado, el sistema revisará su existencia en el archivo y si lo encuentra desplegará en pantalla la clave de inventario y su descripción así mismo le preguntará lo siguiente: Desea Darlo de Baja?? [ENTER]=Si [ESC]=No Si la respuesta es SI presione la tecla Enter, entonces procederá a borrarla del archivo, en caso contrario presione la tecla ESC, en ambos casos, se limpiarán los campos, por si desea dar de baja más claves de inventario, si lo que quiere es terminar esta opción entonces, presione la tecla ESC varias veces hasta que el sistema lo lleva a la pantalla anterior. También puede consultar las claves de inventario solo elija en el submenú la opción CONSULTA y al elegirla presenta en pantalla todas las claves existentes en el archivo y su descripción, como se puede apreciar en el siguiente ejemplo: Departamento de Control Patrimonial Página 25 de 50

26 Así como el siguiente mensaje: Oprime [ENTER] para continuar.. Entonces si presiona la tecla ENTER, seguirá la consulta y si presiona la tecla ESC terminara está. Al terminar la consulta se mostrará el siguiente desplegado: Es todo lo que encontré por el momento.[enter] Una vez concluida la consulta podrá regresar al submenú anterior. Departamento de Control Patrimonial Página 26 de 50

27 MANTENIMIENTO AL CATÁLOGO DE CUENTAS DE ACTIVOS: Donde se tienen las opciones Altas, Bajas y consulta, si usted elige la opción de ALTAS, entonces los campos que debe captar son los siguientes: Clave de Cuentas: Es un campo numérico de 2 dígitos como máximo, que va a identificar la cuenta de activo. Descripción: En un renglón con espacio para 30 caracteres se describe la cuenta de activo. En caso de que la cuenta de activo ya haya sido registrada en el archivo con anterioridad, entonces presentará el siguiente mensaje: Ya existe clave de catálogo [ENTER]- Continuar [ESC]-Fin Caso contrario muestra el siguiente mensaje: Todo correcto <ENTER>=Si <ESC>= No Si usted desea corregir algún dato entonces presione la tecla ESC y podrá captarlos nuevamente, si está correcto entonces presione ENTER y le dará la oportunidad de continuar con otra cuenta de activo, en caso de que desee terminar el proceso de ALTAS entonces presione la tecla ESC varias veces hasta que el sistema lo lleve al submenú anterior. Si lo que desea es dar de baja alguna cuenta de activo, entonces utilice la opción BAJAS, para lo cual se presenta la pantalla: Departamento de Control Patrimonial Página 27 de 50

28 Donde debes captar la clave de cuenta de activo que deseas dar de baja, tal como se muestra en el ejemplo anterior, entonces al revisarla en el archivo si existe desplegará la descripción de dicha cuenta así como la pregunta: Desea Darlo de Baja?? [Enter]=Si [ESC]= No Si su respuesta es SI presione la tecla Enter, entonces procederá a borrarlo del archivo, y si no, entonces presione la tecla ESC. Por otro lado si la clave de cuenta de activo que captó no se encuentra en el archivo el mensaje de error que desplegará es el siguiente: No existe clave en catálogo [ENTER]-Continuar [ESC]- Fin En este caso si presiona Enter podrá captar nuevamente la clave de cuenta de activo o si desea terminar el proceso y regresar a la pantalla anterior entonces presione la tecla ESC. Para consultar las claves de cuentas de activo existentes en el catálogo, se utiliza la opción CONSULTA, y a elegirla le presenta una pantalla como la siguiente: Departamento de Control Patrimonial Página 28 de 50

29 Además le presenta el mensaje: Desea seguir consultando?? [Enter]= Si [Esc]= No Si presiona la tecla Enter, entonces seguirá presentando las claves de cuentas de activos restantes así como su respectiva descripción y si presiona la tecla ESC, entonces terminará la consulta y el sistema lo regresará a la pantalla anterior, así podrá continuar con otro proceso. MANTENIMIENTO AL CATÁLOGO DE UBICACIONES: Al elegir esta opción le presenta una pantalla como la siguiente, donde se puede realizar altas, bajas o consultas al catálogo de ubicaciones. Si la opción que usted elige es ALTAS, entonces podrá agregar claves de ubicación al catálogo tal como se muestra en la siguiente pantalla: Departamento de Control Patrimonial Página 29 de 50

30 Donde debe captar la clave de ubicación que es un campo numérico de 2 dígitos como máximo, enseguida revisa que no exista en el archivo, en caso de que lo encuentre presenta el mensaje: Ya existe clave de catálogo [Enter]=Si [Esc]= No Caso contrario podrá captar la descripción de la ubicación que es un campo de 30 caracteres como máximo, al terminar la captura le pregunta: Todo correcto <Enter>=Si <ESC>= No Si presiona Enter, serán dados de alta los datos en el catálogo, y si presiona ESC, entonces se borrarán los campos en pantalla para que pueda captarlos correctamente o en su caso si desea salir de esta opción, entonces presione varias veces la tecla ESC y lo regresará a la pantalla anterior. Si desea dar de baja alguna clave en el catálogo de ubicaciones entonces, en la pantalla correspondiente a BAJAS, capte la clave deseada, al hacerlo, si la encuentra en el archivo desplegará enseguida su descripción, así como la pregunta: Desea Darlo de baja?? [Enter]=Si [Esc]=No Si presiona Enter, entonces procederá a borrar los datos del archivo, y si no quiere borrarlos entonces presione la tecla ESC, posteriormente se borrarán los campos de la pantalla para que pueda captar otra clave de ubicación si desea continuar dando de baja o si lo que desea es salirse de esta opción y regresar a la pantalla anterior entonces presione nuevamente la tecla ESC. Para consultar las claves de ubicación existentes en el archivo, entonces utilice la opción CONSULTA, al hacerlo le presenta una pantalla donde debe captar los primeros 4 dígitos de la clave de ubicación que desea (los otros 4 Departamento de Control Patrimonial Página 30 de 50

31 son opcionales, en caso de que desee una consulta más concreta), y le mostrará en pantalla todas las ubicaciones que encuentre (a partir del dato que usted dio), tal como se muestra en el siguiente ejemplo: Donde puede presionar Enter si desea seguir consultando, presione la tecla ESC si desea terminar la consulta, en cuyo caso podrá cambiar de clave de ubicación o si desea salir de esta opción y regresar al submenú anterior, entonces continúe presionando la tecla ESC hasta que llegue a la pantalla deseada. GENERACIÓN DE DIFERENCIAS DE INVENTARIO: Para generar las diferencias de inventario, tenemos la siguiente pantalla: Donde debe captar el folio de la acta, al revisarlo en el archivo, despliega la dependencia, depto., fecha de revisión y fecha del acta así como se aprecia en el siguiente ejemplo: Departamento de Control Patrimonial Página 31 de 50

32 Así mismo pregunta lo siguiente: Deseas Generar Dif. en inv. actual?? <ENTER>=Si <ESC>=No Si desea cancelar el proceso entonces presione la tecla ESC, pero si desea continuar con la generación automática de diferencias de inventario entonces presione la tecla ENTER, en cuyo caso desplegará el mensaje que se aprecia en la siguiente pantalla: Generando diferencias. Espere un momento.por favor Al terminar, se borrarán los datos de la pantalla y usted podrá captar otro folio o en su caso si desea salirse de ésta opción y regresar a la pantalla del submenú anterior, entonces presione la tecla ESC. 3.- CONSULTAS: Esta es la tercera opción en el menú principal del sistema de actas de inventario de activos fijos para microcomputadoras, al elegirla te presenta un submenú como el siguiente: Departamento de Control Patrimonial Página 32 de 50

33 Donde se tienen dos tipos de consulta, si su opción es la CONSULTA por No. de Control, entonces se presenta la pantalla siguiente: Donde debe captar el número de control del artículo que desea consultar, al captarlo revisa que exista en el padrón de activos fijos y si no es así entonces desplegará el mensaje: No existe CTRL en Padrón [Enter]-Continuar Por otro lado si lo encuentra registrado, entonces desplegará automáticamente sus datos, tal como se aprecia en el siguiente ejemplo: Departamento de Control Patrimonial Página 33 de 50

34 También le pregunta lo siguiente: Desea seguir consultando??... [Enter]=Si [Esc]= No Si desea continuar la consulta entonces presione la tecla ENTER, por el contrario si desea consultar otro número de control, entonces presione la tecla ESC o en su caso si desea terminar el proceso de consulta por número de control entonces presiona la ESC nuevamente, al hacerlo el sistema lo llevará a la pantalla del submenú anterior. CONSULTA POR FOLIO: Si usted elige esta opción entonces la pantalla a utilizar será la siguiente: Donde debes captar el número de folio del acta que deseas consultar, si ésta existe en el archivo entonces desplegará automáticamente sus datos, tal como se aprecia en el ejemplo de la pantalla siguiente: Departamento de Control Patrimonial Página 34 de 50

35 Donde se puede apreciar los siguientes datos: Número y nombre de la dependencia. Fecha de revisión y fecha del acta. Clave y descripción de inventario. Clave y descripción de cuenta de activo fijo. Clave y descripción de la ubicación. Y enseguida los datos que corresponden a cada uno de los detalles que conforman el acta, como son: Número de Control Descripción Cantidad Costo de adquisición También le presenta el mensaje: Quieres seguir consultando?? <ENTER>=Si <ESC>=No Si presionas la tecla ENTER continuarás con la consulta de los detalles del acta y al terminar ésta te presenta el mensaje: Fin Movtos. Quieres seguir consultando?? [Enter]=Si [Esc]=No En este caso si presionas la tecla ENTER, entonces se limpiarán los datos de la pantalla y te dará la oportunidad de captar otro número de folio, o Departamento de Control Patrimonial Página 35 de 50

36 en caso de que presione la tecla ESC, entonces terminará esta opción de consulta por número de folio y te llevará directamente a la pantalla del submenú anterior. 4 REPORTES: Para obtener los reportes del sistema, la pantalla a utilizar será la siguiente: Donde tienen 6 tipos de reportes a elegir, actas por claves de inventarios, actas por cuentas, actas por ubicación, actas para verificar, actas para transferir y por último reporte por folios. Si elige la primera opción, la pantalla a utilizar será la siguiente: Donde para generar el archivo de actas por clave de inventario, debes de captar el número de folio que le asignaste al acta, tal como se aprecia en la siguiente pantalla: Departamento de Control Patrimonial Página 36 de 50

37 Entonces desplegará en pantalla automáticamente el número y nombre de la dependencia, fecha de revisión, fecha del acta, número y descripción del departamento, así como el siguiente mensaje: Deseas acta con texto final? <ENTER>=Si <ESC>=No Si presionas la tecla ENTER, entonces procederá a generar el acta con el texto al final, y te aparecerá la siguiente leyenda: Aparecerá el siguiente mensaje: Deseas Generar acta?? <ENTER>=Si <ESC>= No Si presiona la tecla ENTER, entonces procederá a generar el archivo de actas por claves de inventario, por otro lado, si presiona la tecla ESC, entonces se cancelará el proceso y se limpiarán los campos en pantalla para que pueda captar otro número de folio o en su caso si quiere terminar el proceso y Departamento de Control Patrimonial Página 37 de 50

38 regresar a la pantalla anterior entonces presione nuevamente la tecla ESC. Si presiona la tecla ENTER, se desplegará la siguiente pantalla: Donde muestra los archivos que fueron generados con éxito. ACTA ORDENADA POR CUENTA: Al elegir esta opción te presenta la pantalla siguiente: Donde debes captar el número de folio que corresponda al acta que deseas generar, como se ve en el siguiente ejemplo: Departamento de Control Patrimonial Página 38 de 50

39 Tal como se explico en el reporte anterior, al captar el folio deseado, revisa que éste exista en los archivos correspondientes, en caso que no lo encuentre te presenta el siguiente mensaje: No existe folio en <CCPACT05> <Enter>- Continuar Por otro lado si lo encuentra despliega automáticamente en pantalla los datos: Número y nombre de la dependencia, fecha de revisión, fecha de acta y número y nombre del departamento, así como el mensaje: Deseas acta con texto final? <ENTER>=Si <ESC>=No Si presionas la tecla ENTER, entonces procederá a generar el acta con el texto al final, y te aparecerá la siguiente leyenda: Departamento de Control Patrimonial Página 39 de 50

40 Aparecerá el siguiente mensaje: Deseas Generar acta?? <ENTER>=Si <ESC>= No Si presiona la tecla ENTER, entonces procederá a generar el archivo de actas ordenadas por cuenta, por otro lado, si presiona la tecla ESC, entonces se cancelará el proceso y se limpiarán los campos en pantalla para que pueda captar otro número de folio o en su caso si quiere terminar el proceso y regresar a la pantalla anterior entonces presione nuevamente la tecla ESC. Si presiona la tecla ENTER, se desplegará la siguiente pantalla: Donde muestra los archivos que fueron generados con éxito. ACTAS POR UBICACIÓN: Al elegir esta opción te presenta la pantalla siguiente: Departamento de Control Patrimonial Página 40 de 50

41 Entonces desplegará en pantalla automáticamente el número y nombre de la dependencia, fecha de revisión, fecha del acta, número y descripción del departamento, así como el siguiente mensaje: Deseas acta con texto final? <ENTER>=Si <ESC>=No Si presionas la tecla ENTER, entonces procederá a generar el acta con el texto al final, y te aparecerá la siguiente leyenda: Aparecerá el siguiente mensaje: Deseas Generar acta?? <ENTER>=Si <ESC>= No Si presiona la tecla ENTER, entonces procederá a generar el archivo de actas por ubicaciones, por otro lado, si presiona la tecla ESC, entonces se cancelará el proceso y se limpiarán los campos en pantalla para que pueda captar otro número de folio o en su caso si quiere terminar el proceso y regresar a la Departamento de Control Patrimonial Página 41 de 50

42 pantalla anterior entonces presione nuevamente la tecla ESC. Si presiona la tecla ENTER, se desplegará la siguiente pantalla: Donde muestra los archivos que fueron generados con éxito. ACTAS PARA VERIFICAR: Al elegir esta opción te presenta la pantalla siguiente: Donde debes captar el número de folio que le corresponda al acta que desea generar como se ve en el siguiente ejemplo: Departamento de Control Patrimonial Página 42 de 50

43 Tal como se explicó en el reporte anterior, al captar el folio deseado, revisa que éste exista en los archivos correspondientes, en caso que no lo encuentre te presenta el mensaje: No existe folio en <CCPACT05> <Enter>- Continuar Por otro lado si lo encuentra despliega automáticamente en pantalla los datos: Número y nombre de la dependencia, fecha de revisión, fecha del acta, y número y nombre del departamento, así como el mensaje: Deseas acta con texto final? <ENTER>= Si <ESC>= No. Si presiona la tecla ENTER, entonces procederá la generación de acta de verificación, por otro lado, si desea cancelar el proceso de generación de acta de verificación, entonces presione la tecla ESC, así se borrarán los campos en la pantalla y le dará la oportunidad de captar otro folio, o en su caso si desea pasar a la pantalla anterior basta con que presione nuevamente la tecla ESC. Si presiona la tecla ENTER, se desplegará la siguiente pantalla: Departamento de Control Patrimonial Página 43 de 50

44 Donde muestra los archivos que fueron generados con éxito. ACTAS PARA TRANSFERIR: Al elegir esta opción te presenta la pantalla: Donde al igual que en las opciones anteriores debe captar el número de folio del acta que desea transferir a la máquina HP-9000, al revisar en el archivo si no se encuentra, entonces te presenta lo siguiente: No existe folio en <CCPACT05> <Enter>- Continuar En caso de que si encuentre información de este folio en los archivos correspondientes, entonces despliega automáticamente en pantalla datos tales como: Número y nombre de la dependencia, fecha de revisión, fecha del acta, número y nombre del departamento, tal como se aprecia en el siguiente ejemplo: Departamento de Control Patrimonial Página 44 de 50

45 También te presenta el mensaje: Deseas acta con texto final? <ENTER>=Si <ESC>=No Al presionar la tecla Enter, se presentará la siguiente pantalla: Si presionas la tecla ENTER, entonces procederá a generar el acta para transferir a la máquina HP9000, al finalizar te pondrá en pantalla el nombre del archivo que generó, por el contrario si deseas cancelar el proceso de transferencia presiona la tecla ESC, y se borrarán los campos en la pantalla, después podrás captar otro folio de acta, o en su caso presiona la tecla ESC si deseas regresar a la pantalla del submenú anterior. Departamento de Control Patrimonial Página 45 de 50

46 REPORTE DE FOLIOS DE ACTAS EXISTENTES: Al elegir esta opción te presenta la pantalla siguiente: Mostrando el mensaje: Deseas Generar Reporte?? [ENTER]=Si [ESC]=No Departamento de Control Patrimonial Página 46 de 50

47 Al presionar la tecla Enter, te genera el reporte de folios de actas que existen en el sistema, el cual posteriormente puedes imprimir. 5.- RUTINAS: Al elegir esa opción, usted podrá tener acceso a las diferentes rutinas para manipular archivos, mismas que se muestran en la siguiente pantalla: Donde si usted elige la opción REINDEXAR ARCHIVOS, entonces se presenta ésta otra pantalla: Departamento de Control Patrimonial Página 47 de 50

48 Donde se muestra la pregunta: Se encuentra seguro de continuar <SI/ENTER> [ ] Si presiona la tecla ENTER, se cancelará el proceso y se regresará a la pantalla del submenú anterior, por otro lado si su respuesta es SI, entonces comenzará con el proceso de reindexar los archivos, al estar en proceso esta opción se irá mostrando en el cuadro que se presenta al centro de la pantalla el porcentaje de avance mismo que se irá iluminando poco a poco hasta llegar al último índice del último archivo. Entonces al terminar regresará a la pantalla del submenú anterior. RESPALDAR: Esta opción se utiliza si usted desea respaldar los archivos del acta que ha generado, para lo cual al elegir esta opción se presenta una pantalla como la siguiente: Departamento de Control Patrimonial Página 48 de 50

49 Una vez que entras a esta opción te pedirá el folio del acta a respaldar como muestra la imagen anterior, al poner el folio se despliega lo siguiente: Si le pones N automáticamente te regresa al menú anterior, por lo contrario si le tecleas S: Departamento de Control Patrimonial Página 49 de 50

50 Te pedirá que presiones la tecla <ENTER> para comenzar a respaldar: En ese momento, se genera el respaldo, entonces deberá buscar los archivos en el directorio C:\CONTROL\, los archivos generados en el proceso de respaldo son los siguientes: CI028010, CU028010, DE028010, DG En el ejemplo anterior se trabajó con el folio , y ese es el nombre que se le da a los archivos, busque usted sus archivos con el folio que trabajó, una vez localizados, proceda a grabarlos en CD. Departamento de Control Patrimonial Página 50 de 50