CAPITULO II MARCO TEÓRICO SOBRE ADMINISTRACIÓN, RECURSOS HUMANOS, SISTEMA, TOMA DE DECISIONES, GESTION, POSICIONAMIENTO.

Transcripción

1 CAPITULO II MARCO TEÓRICO SOBRE ADMINISTRACIÓN, RECURSOS HUMANOS, SISTEMA, TOMA DE DECISIONES, GESTION, POSICIONAMIENTO. A. ADMINISTRACIÓN La Administración es una de las actividades humanas más importantes. Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para cumplir propósitos que no podían alcanzar de manera individual, la Administración ha sido esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que empezó a depender crecientemente del esfuerzo grupal y que muchos grupos organizados tendieron a crecer, la tarea de los administradores se volvió más importante. 1. CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. 1 Proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas. 2 Es el conjunto sistemático de reglas para crear la máxima eficiencia en las formas de estructuras y manejar un organismo social FUNCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Brindar un medio para la clasificación de conocimientos Administrativos, significativos y pertinentes. En el área de diseño de estructuras organizacionales 1 Administración una Perspectiva global. Harold Koontz & Heiz Weihrich.McGrawHill 12 edición México 1998 Pág.6 2 Administration.James A.F Stoner, R. Edward Freeman, Daniel R Gilbert JR.Prentice hall 6ª Edición Mexico 1996 pag.7 3 Administración de Empresas. Teoría y Practica, Agustín Reyes Ponce.Limusa Editores. Primera Parte México 2003 Pág.26 28

2 eficaces, priva un buen número de principios relacionados entre sí y con valor predictivo para los administradores. Algunos principios ofrecen pautas para la delegación de autoridad, entre ellos el principio de delegación por resultados esperados, el principio de igualdad de autoridad y responsabilidad y el principio de unidad de mando. En Administración, los principios son verdades fundamentales (o lo que se considera verdades en un momento dado) que explican las relaciones entre dos o más conjuntos de variables, generalmente una variable independiente y una variable dependiente. Pueden ser descriptivos o predictivos, pero no prescriptivos. Describen la relación de una variable con otra. 3. CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN 3.1 Universalidad. El fenómeno Administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque siempre debe existir coordinación sistemática de medios. La Administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas y en una comunidad religiosa. 3.2 Su especificidad. A pesar que la Administración va siempre acompañada de otros fenómenos de distinta índole, el elemento Administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. 3.3 Su unidad temporal. Aunque se diferencien etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo instante de la operación de una organización se están dando, en mayor o menor proporción, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar y de organizar. Por lo mismo, se puede afirmar que es un proceso interactivo y dinámico. 29

3 3.4 Su unidad jerárquica. Todos cuanto tienen carácter de jefes en un organigrama social, participan, en distintos grados y modalidades, de la misma Administración IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN La Administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea mas necesaria, cuanto mayor y mas complejo sea este. El éxito de un organismo social depende, directa e indirectamente, de su buena Administración, y solo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, con que ese organismo cuenta. Para las grandes empresas, la Administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que, por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera en base de una Administración sumamente técnica. En ellas la función administrativa puede acogerse mejor de las demás. Para la empresas pequeñas y medianas,la única posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su Administración, o sea, obtener una mejor coordinación de sus elementos: maquinaria, calificación de mano de obra, en los que indiscutiblemente, son superadas por sus grandes competidoras. La elevación de la productividad, talvez sea la de mayor importancia actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada Administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo. En especial para los países que están desarrollándose, se dice que uno de los requisitos substanciales es mejorar la calidad de su Administración, porque, para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores ; bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la mas 4 Administración de Empresas, Teoría y Practica, Agustín Reyes Ponce Primera Parte Limusa Editores México 2003 Pág

4 eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo. 5. CLASIFICACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN El criterio para distinguir estas dos especies de Administración, es aparentemente muy sencillo: cuando se trata de lograr la máxima eficiencia en el funcionamiento de un organismo social de orden publico, la técnica respectiva forma la Administración publica; Cuando se busca la de un organismo de tipo privado, estamos en la Administración privada. 6. NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN 6.1 Alta Gerencia. La Alta Gerencia está compuesta por una cantidad de personas comparativamente pequeña y es la responsable de Administrar toda la organización. Estas personas reciben el nombre de ejecutivos. Establecen las políticas de las operaciones y dirigen la interacción de la organización con su entorno. Algunos cargos típicos de la alta gerencia son director general ejecutivo, director y subdirector. 6.2 Gerentes Generales. Por otra parte, el gerente general dirige una unidad compleja. Este gerente es responsable de todas las actividades de esa unidad como son de su producción, mercadotecnia y finanzas. Es importante recordar que tanto los gerentes generales como los gerentes de funciones planifican, organizan, dirigen y controlan relaciones, con el tiempo. De nueva cuenta, la diferencia radica en el alcance de las actividades que supervisan. 5 5 Administración.James A.F Stoner, R. Edward Freeman, Daniel R Gilbert JR.Prentice hall 6ª Edición México 1996 Pág

5 6.3 Gerentes Medios. El término gerencia media incluye varios niveles de una organización. Los gerentes de niveles medios dirigen las actividades de gerentes de niveles más bajos y, en ocasiones, también las de empleados de operaciones. La responsabilidad principal de la gerencia media es dirigir las actividades que sirven para poner en práctica las políticas de su organización y equilibrar las demandas de sus gerentes y las capacidades de sus patrones. 6.4 Gerentes Funcionales. El gerente funcional solo es responsable de un área funcional, por ejemplo, la producción, la mercadotecnia o las finanzas. 6.5 Gerentes de Primera Línea. Las personas responsables del trabajo de las demás, que ocupan el nivel más bajo de una organización, se llaman gerentes de primera línea o primer nivel. Los gerentes de primera línea dirigen a empleados que no son gerentes; no supervisan a otros gerentes. Algunos ejemplos de gerentes de primera línea serían el jefe o el supervisor de producción de una planta fabril, el supervisor técnico de un departamento de investigación y el supervisor de una oficina grande. Con frecuencia, los gerentes de primera línea reciben el nombre de supervisores. El director de una escuela también es un gerente de primer nivel, al igual que el manager de un equipo de béisbol de ligas mayores. 7. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Concepto. Es todo un proceso social que tiene como finalidad planear, determinar, clasificar y evaluar todas las actividades y personas que integran un sistema organizacional. 6 Administración Básica.A. Rodas Carpizo & M. Arroyo de Rodas, Limosa Noriega Editores 3ª edición México 2005 pág

6 7.2 Objetivo del Proceso Administrativo Lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las actividades y personas que integran un sistema organizacional a fin de optimizar su estructura y mejorar el manejo de dicho sistema por medio de un conjunto de reglas y técnicas. 8. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 8.1 Planeación Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos, establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación. 8.2 Organización Es la identificación y clasificación de las actividades requeridas, la agrupación de las actividades necesarias al cumplimiento de los objetivos, la asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad. 8.3 Integración Consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional. 8.4 Dirección Es el Proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas Organizacionales y grupales. 8.5 Control Es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido lo objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. 33

7 B. RECURSOS HUMANOS 1. GENERALIDADES El origen de la administración de Recursos Humanos se remonta al pasado y su aplicación se manifiesta en todas las áreas de las instituciones y empresas. Así mismo los principios de Taylor y Fayol pusieron las bases de la administración, a través de la coordinación, dirección y, por tanto, del mejor empleo de los Recursos Humanos que intervienen en el trabajo. El mismo Taylor viendo la importancia del área, creo las oficinas de selección. El propósito de la administración de Recursos Humanos es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, etico y social. Es por tal situación que los gerentes y los departamentos de Recursos Humanos logran sus metas cuando se proponen fines claros y cuantificables. Estas técnicas mejoran la administración de Recursos Humanos pero también se debe de contar con personal idóneo, elementos y materiales de la mejor calidad y avances técnicos que vayan con la época. 2. DEFINICIONES Consiste en la planeación, la organización, el desarrollo, la coordinación y el control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, en la medida en que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales que se relacionan directa o indirectamente con el trabajo. 7 Es la utilización de los Recursos Humanos para alcanzar objetivos organizacionales, En consecuencia, comprende a los gerentes de todos los niveles. 8 7 Administración de Recursos Humano Idalberto Chiavenatto. 5- Edición. Editorial Mc Graw Hill. Colombia Pág Administración de Recursos Humanos, Wayne R. Mondy y Noe Robert M, Pearson Educación 9 Edición México 2005 Pág.4 34

8 Es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general. 9 Es un conjunto de principios, procedimientos e instituciones que procuran la mejor selección, educación, y armonización de los servidores de una organización. Su satisfacción en el trabajo y el mejor rendimiento a favor de unos y otros. 10 Es la disciplina que se encarga de organizar a los trabajadores y a las personas que laboran en una empresa para alcanzar los objetivos de ambas partes. 11 Recurso Humano son todos los atributos de la fuerza de trabajo disponibles para la producción de bienes y servicios; que incluye conceptos de educación, grado de enseñanza, habilidades, conocimiento y adiestramiento. 12 Es el esfuerzo o la actividad humana que comprende factores que dan diversas modalidades tales como: conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades y salud entre otros IMPORTANCIA El Recurso Humano es de mucha importancia en las empresas, esto se debe a que constituye la fuente principal de una ventaja competitiva, otorgando rasgos distintivos a las organizaciones. 9 Administración de Recursos Humanos para el alto desempeño. Arias G Fernando, 3 Edición. Trillas. México Pág Administración de Recursos Humanos, Chiavenatto, Idalberto 5- Edición Editorial Mc Graw Hill Colombia 2000 Pag La Gestión de Recursos Humanos Simón L Dolán Mc Graw Hill 2- Edición España 2003 Pág Administración Stoner, James, Prentice Hall 6- Edición México 1996 página Administración de Recursos Humanos, Arias Galicia, Fernando; Editorial Trias 3a reimp. México 2004 pág.24 35

9 Las empresas son lo que las personas hacen, por lo que el recurso más valioso de las organizaciones es el talento humano. Dos empresas pueden tener las mismas máquinas, las mismas instalaciones, la misma forma de hacer las cosas, los mismos recursos disponibles, pero jamás podrán tener las mismas personas. En ese sentido, las necesidades de desarrollo del ser humano están referidas esencialmente al papel que desempeña o desempeñará el empleado en la organización; estableciendo competencias bien definidas entendidas como: los conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia requerida por quien desempeñará el cargo. Tomando en cuenta las necesidades de capacitación del mismo para lograr los objetivos propuestos por las empresas. 4. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS El principal objetivo es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de forma que sean responsables desde el punto de vista estratégico, ético y social. Recursos Humanos es contratar y trasladar personal, mantener informes y administrar salarios y beneficios. Los objetivos pueden clasificarse en cuatro áreas fundamentales: Objetivos Corporativos: Es necesario reconocer el hecho fundamental de que la administración de Recursos Humanos tiene como objetivo básico contribuir al éxito de la empresa o corporación. Incluso en las empresas en que se organiza un departamento formal de Recursos Humanos para apoyar la labor de la gerencia, cada uno de los supervisores y gerentes continúa siendo responsable del desempeño de los integrantes de sus equipos de trabajo respectivos. 14 La Gestión de Recursos Humanos Simón L Dolán Mc Graw Hill 2- Edición España 2003 Pág. 7 36

10 La función del departamento consiste en contribuir al éxito de estos supervisores y gerentes. La administración de Recursos Humanos no es un fin en sí mismo, es sólo una manera de apoyar la labor de los dirigentes. 4.2 Objetivos Funcionales: Mantener la contribución del departamento de recursos humanos a un nivel apropiado a las necesidades de la organización es una prioridad absoluta. Cuando la administración de personal no se adecua a las necesidades de la organización se desperdician recursos de todo tipo. La compañía puede determinar, por ejemplo, el nivel adecuado de equilibrio que debe existir entre el número de integrantes del departamento de Recursos Humanos y el total del personal. 4.3 Objetivos Sociales: El departamento de Recursos Humanos debe responder ética y socialmente a los desafíos que presenta la sociedad en general y reducir al máximo las tensiones o demandas negativas que la sociedad pueda ejercer sobre la organización. Cuando las organizaciones no utilizan sus recursos para el beneficio de la sociedad dentro de un marco ético, pueden verse afectadas por restricciones. 4.4 Objetivos Personales: El departamento de Recursos Humanos necesita tener presente que cada uno de los integrantes de la organización aspira a lograr ciertas metas personales legítimas. En la medida en que el logro de estas metas contribuye al objetivo común de alcanzar las metas de la organización, el departamento de Recursos Humanos reconoce que una de sus funciones es apoyar las aspiraciones de quienes componen la empresa. 37

11 De no ser este el caso, la productividad de los empleados puede descender o también es factible que aumente la tasa de rotación. La negativa de la empresa a capacitar al personal podría conducir a una seria frustración de los objetivos personales de sus integrantes. 5. CARACTERÍSTICAS DEL RECURSO HUMANO No puede ser propiedad de una organización, a diferencia de los otros recursos. Los conocimientos, las experiencias, las habilidades, son parte inherente de la persona. Los Recursos Humanos implican una posición voluntaria de la persona. Las actividades de las personas en las organizaciones, son voluntarias, pero no por el hecho de existir un contrato de trabajo la organización va a contar con el mejor esfuerzo de sus miembros, por lo contrario solo contara con el, si perciben que esa actitud va a ser provechosa, en alguna forma, y si los objetivos son valiosos y concuerdan con los objetivos personales, los individuos pondrán a disposición de la organización todo su potencial y máximo esfuerzo. Las experiencias, los conocimientos, las habilidades, son intangibles y se manifiestan solamente a través del comportamiento de las personas en las Organizaciones. Los miembros de ella presentan un Servicio a cambio de una remuneración económica efectiva. Los Recursos Humanos son escasos, no todo mundo posee las mismas habilidades y conocimientos, por eso hay personas u organizaciones dispuestas a cambiar dinero u otros bienes por el servicio de otros, surgiendo así los mercados de trabajo. 15 Uno de los más importantes y amplios desafíos que enfrentan actualmente las organizaciones es adaptarse a gente que es diferente. La diversidad de la fuerza de trabajo significa que las organizaciones se están volviendo más heterogéneas 15 Administración de Recursos Humanos Fernando Arias Galicia, Op Cit Editorial Trias 3- reimpresion México 2004 Pag.25 38

12 en función de sexo, raza y grupo étnico (mujeres, discapacitados, homosexuales y semejantes). En consecuencia, el desafío para las organizaciones es darse a sí mismas más espacio para acomodar los diversos grupos de personas mediante la atención de sus diferentes estilos de vida, necesidades familiares y estilos de trabajo. 6. PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS La administración de Recursos Humanos como ya se dijo anteriormente es de mucho impacto tanto para los empleados como para las organizaciones sociales debido a que encuentran la manera de tratar a los empleados, buscarlos en el mercado. Integrarlos y orientarlas a las empresas, así como también hacerlos trabajar y recompensarlos. Por tanto es muy importante administrar todos estos aspectos en la organización ya que de esto depende que la competitividad exista en cada una de las empresas, los procesos básicos en la administración de personal se detallaran a continuación: 6.1 Provisión Contar con el personal adecuado es muy importante, es por eso que se busca en el mercado al candidato idóneo ya sea por factores internos o por externos, luego viene el reclutamiento que es donde se reciben todos los documentos de los aspirantes al puesto, de ahí el paso último de este proceso es la selección del personal que es la ubicación del personal en el cargo adecuado. Cuando escogemos entre los candidatos reclutados al más adecuado para ocupar el puesto se busca siempre que aumenten la eficiencia y el desempeño del personal, así como la eficacia de las organizaciones sociales. 6.2 Aplicación Después de finalizado el proceso de provisión, se realiza la aplicación del Personal o sea emplearlas como fuerzas de trabajo a las organizaciones sin dificultad, los recién llegados son presentados ante el personal general. 39

13 6.3 Gratificación En este proceso se busca la manera de mantener al empleado laborando en la empresa, es por esa razón que recibe ciertas prestaciones en cuanto a remuneraciones y compensaciones beneficios y servicios sociales, higiene y seguridad en el trabajo, relaciones laborales. El mantener a los empleados contentos no solo es adecuarlos al puesto, si no que agradarlos con que las condiciones de trabajo garanticen salud y bienestar y con las compensaciones monetarias y otras, éstas sirven para mejorar el desempeño de los empleados, teniendo un estímulo, ellos buscaran la manera de poner todo de su parte y porque los objetivos y propósitos se cumplan con efectividad. 6.4 Desarrollo Los procesos de desarrollo de personas incluyen actividades de entrenamiento, desarrollo de personal y organizacional: el entrenamiento es muy importante ya que las personas se educan profesionalmente para generar cambios de comportamiento y por tanto desarrollarse de manera efectiva en las empresas, generando así cambios sustanciales en cuanto a lo aprendido en el entrenamiento y lo aplicado en la organización social para que se pueda ver en proceso de desarrollo. 6.5 Seguimiento y Control Las organizaciones sociales no funcionan con datos aleatorios, si no que se plantean objetivos alcanzables ya que el control lleva a que las unidades de la organización marchen bien; el control se basa en información obtenida mediante el procesamiento de datos y exige que los datos se almacenen y se acumulen en registros y archivos denominados base de datos ya que pueden servir para el proceso de la toma de decisiones en las personas. 40

14 7. EL RECURSO HUMANO EN LA ADMINISTRACIÓN. Los individuos que participan en las organizaciones tienen necesidades y objetivos que son particularmente importantes para ellos, de la misma manera que las empresas tienen necesidades y objetivos que suplir. Mediante la función de dirección los gerentes ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial para la realización de metas de una empresa. Por tanto, los gerentes deberán entender los roles o papeles asumidos por los empleados, la individualidad de las personas y sus personalidades, esto se debe a que los individuos son mucho más que un factor productivo en los planes de la gerencia, son miembros de los sistemas sociales de muchas organizaciones, son consumidores de bienes y servicios y por lo tanto, influyen de manera importante en la demanda. La administración de Recursos Humanos es la disciplina que persigue la satisfacción de objetivos organizacionales contando para ello, con una estructura a través del esfuerzo humano coordinado. Consiste en la planeación, organización, desarrollo, coordinación y control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal. En otras palabras se refiere a conquistar y mantener personas en la organización que trabajen y den el máximo de sí mismas con una actividad positiva y favorable. 16 Lo que se persigue es llegar a conciliar las necesidades económicas de la empresa con las necesidades de los individuos que integran la organización, considerando el factor humano como un elemento determinante en el desarrollo de la empresa. El proceso de administración de Recursos Humanos comprende funciones y herramientas que deben ser desarrolladas dentro de un flujo continuo constituido por fases diferentes y consecutivas las cuales se encuentran interrelacionadas y que a continuación se detallan: 16 Administración de Recursos Humanos, Chiavenato, Idalberto, Mc Graw Hill 5 edición Colombia Bogota,2000; pág

15 7.1 Planeación de Recursos Humanos Es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y demanda de empleados que tendrá una organización en el momento y área oportuna. Al determinar el número y tipo de empleados que serán necesarios, el departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección, capacitación y otras más. Esto permite al departamento de personal suministrar a la organización el personal idóneo en el momento adecuado. 7.2 Reclutamiento Se ocupa de desarrollar una serie de candidatos a empleo, acordes al plan de Recursos Humanos. Por regla general, los candidatos se encuentran por medio de anuncios en periódicos y publicaciones especializadas, agencias de empleo, recomendaciones de amigos y visitas a universidades o centros de enseñanza superior. El Reclutamiento corresponde al proceso mediante el cual la organización atrae candidatos del mercado de Recurso Humano para abastecer su proceso selectivo. El Reclutamiento funciona como un proceso de comunicación: la organización divulga y ofrece oportunidades de trabajo en el mercado de Recurso Humano. El Reclutamiento, como ocurre al proceso de comunicación, es un proceso de doble vía que comunica y divulga las oportunidades de empleo, al tiempo que atrae a los candidatos para el proceso selectivo Conceptos de Reclutamiento Es el conjunto de actividades diseñadas para atraer hacia una organización un conjunto de candidatos calificados. 17 Es un conjunto de técnicas y procedimientos que busca atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos en la organización. 17 Gestión del talento Humano El nuevo papel de los Recursos Humanos, Adalberto Chiavenato Mc Graw Hill Colombia 2002 Pág

16 Básicamente, es un sistema de información mediante el cual la organización divulga y ofrece, en el mercado de Recursos Humanos, oportunidades de empleo que pretende llenar Proceso de Reclutamiento de Personal Los reclutadores llevan a cabo varios pasos: Identificación de una vacante, selección de las fuentes de reclutamiento más adecuadas y búsqueda del candidato idóneo. El reclutador identifica las vacantes mediante la planeación de Recursos Humanos o a petición de la dirección. El plan de Recursos Humanos puede mostrarse especialmente útil, porque ilustra las vacantes actuales y las que se contemplan a futuro. El reclutador buscara en futuros candidatos a personas que cumplan con los requisitos del puesto, habilidades, personalidad, conocimiento y experiencia de acuerdo al puesto. Siempre que lo juzgue necesario, el reclutador debe solicitar información adicional poniéndose en contacto con el gerente que solicitó el nuevo empleado. 7.3 Selección Conceptos Se define como la escogencia del individuo adecuado para el cargo adecuado, o en un sentido más amplio escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados para ocupar los cargos existentes en la organización, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento del personal. 19 La Selección es una actividad, una función, una tarea, que se ubica en una zona límite entre la realidad interna de la empresa y la realidad externa, el mercado o el contexto social; por esa razón requiere de comprensión y conocimiento de ambas realidades y una conducta flexible por parte del selector que debe conjugar ambos sistemas. 18 Idem 19 Administración de Recurso Humano, Adalberto Chiavenato, Editorial: Mcgraw-Hill Interamericana, 2- Edición, Colombia 1994, Pág

17 Consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El proceso de Selección se inicia en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes Importancia del Proceso de Selección La importancia de Selección de personal radica en asegurar desde el inicio del proceso de Selección, que los candidatos a evaluar posean cualidades, habilidades y conocimientos fundamentales para que las empresas puedan contratar el personal idóneo para ocupar los puestos adecuados. La adecuada Selección de personal contribuye, entonces, al desarrollo de las actividades de la empresa y el logro de los objetivos, pues determina el punto fundamental para alcanzar una eficiente administración organizacional, ya que es el elemento humano el que por su eficiencia determinará el desarrollo de la empresa hacia los objetivos que ésta tenga establecidos Proceso de Selección de Personal 21 Los pasos que contiene un proceso de Selección de personal varía de una a otra organización por lo tanto cada una de ellas deberá adaptarlos de acuerdo a sus necesidades. Recepción preliminar de solicitudes Pruebas de idoneidad Las pruebas de idoneidad son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del puesto. Algunas de estas pruebas 20 Administración de personal y recursos humanos Werther, William B. Jr Y Keith Davis. 4- Edición, Mc Graw Hill. México Pág Administración de personal y recursos humanos. Werther, William B. Jr Y Keith Davis 4- Edición, Mc Graw Hill. México Págs

18 consiste en exámenes psicológicos, otras son ejercicios que simulan las condiciones de trabajo. Las pruebas de selección pueden clasificarse de distintas formas, a continuación se describen brevemente. o Pruebas de Aptitudes Instrumento que mide el potencial para aprender o adquirir una capacidad o conocimiento especifico. 22 o Pruebas de Rendimiento Instrumento que mide lo que una persona sabe o puede hacer. o Pruebas de Habilidades Cognoscitivas Miden las capacidades mentales, como inteligencia general, comunicación oral, manipulación de los números y razonamiento. o Pruebas de Personalidad Miden las características de personalidad, como extraversión, curiosidad y formalidad. o Pruebas de Capacidad física Este tipo de pruebas se aplica para los puestos mas exigentes y potencialmente peligroso. o Pruebas de Conocimiento del Puesto Lo aplican generalmente las dependencias gubernamentales, están diseñadas para medir la experiencia de una persona respecto de un puesto. o Pruebas de Casos Las pruebas de casos o pruebas sobre situaciones de trabajo, exige que el solicitante realice tareas que son parte del trabajo que requiere el puesto. Al igual que las pruebas de conocimiento del puesto, estas se desarrollan a partir de una descripción del puesto desarrollada con cuidado, y que los expertos consideran que recoge las principales funciones del puesto; así, las pruebas se consideraran validas a su contenido. 22 Pruebas psicológicas: Principios, Aplicaciones y temas; kaplan Robert M., Saccuzzo Dennos P. ; Thomsom 6- Edición, México; ano 2006; Pág. 6 45

19 o Pruebas Poligráficas Mide la confiabilidad de las personas en una determinada situación. Entrevista de Selección Verificación de datos y referencias Exámenes médicos Entrevista con el supervisor Descripción realista del puesto Decisión de contratar 7.4 Inducción u Orientación Sirve para ayudar a que las personas seleccionadas se adapten a la organización, sin dificultad. Los recién llegados son presentados a sus compañeros, enterados de sus responsabilidades e informados de la cultura de la organización, sus políticas y sus expectativas en cuanto a la conducta de los empleados. La Inducción implica dotar a los nuevos empleados de información preliminar sobre la empresa, sus funciones, sus tareas y del personal. Las grandes empresas suelen contar con un programa formal de Inducción, por medio del cual se explican las siguientes características de la compañía: historia, productos y servicios, políticas y prácticas generales, organización (divisiones, departamentos y ubicación geográfica), prestaciones (seguros, retiro, vacaciones), requerimientos de confiabilidad y secreto (especialmente a contratos de defensa), seguridad y otras disposiciones. Si bien es común que estos programas formales sean impartidos por miembros del departamento de personal, la responsabilidad básica de Inducción de un nuevo administrador recae necesariamente en su superior. 23 La Inducción organizacional implica tres aspectos: 23 Administración una perspectiva global,harold Koontz,Heinz Weihrich 12- Edición Mc Graw Hill México 2004 Pág

20 Adquisición de habilidades y capacidades laborales. Adopción de las conductas apropiadas. Adecuación a las normas y valores del grupo de trabajo. Las formas de Inducción esta compuesto por cuatro 4 fases, que evalúan los resultados obtenidos en el plan, con la aplicación del instrumento evaluación del programa de Inducción, a fin de aplicar los correctivos correspondientes. Siendo responsables de esta ejecución la gerencia de Recursos Humanos Fase de Recepción Esta fase tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores, dándoles la bienvenida a la organización. Es responsable de la aplicación de esta fase la gerencia de Recursos Humanos y el presidente de la organización Fase de Inducción General En esta fase se le suministra al nuevo trabajador información general sobre la empresa a objeto de facilitar su integración con la organización. En esta fase se involucran además de la gerencia de Recursos Humanos, la intervención del supervisor inmediato Fase Inducción Específica. Esta fase tiene como finalidad dar a conocer al nuevo trabajador sobre el cargo a desempeñar y a la unidad de trabajo a la cual estará adscrito, la misma será ejecutada por el supervisor inmediato. Suministrando información referente a: denominación del cargo, ubicación dentro de la organización, deberes y responsabilidades del cargo, objetivo, estructura y funcionamiento del área Fase de Evaluación y Seguimiento del Programa. En esta fase se evalúan los resultados obtenidos en el plan, con la aplicación del instrumento Evaluación del programa de Inducción, a fin de aplicar los 47

21 correctivos correspondientes. Siendo responsables de esta ejecución la gerencia de Recursos Humanos. 7.5 La Capacitación y el Desarrollo Buscan aumentar las capacidades de los empleados, a efecto de incrementar la efectividad de la organización. La Capacitación sirve para mejorar las capacidades del trabajo actual y los programas de desarrollo sirven para preparar a los empleados para los ascensos.la Capacitación y el desarrollo de los Recursos Humanos preparan a los individuos para desempeñar nuevas funciones y cumplir responsabilidades más concretas; ambas constituyen un arma poderosa en contra de fenómenos como la obsolescencia de los conocimientos del personal, los cambios sociales y técnicos, y la tasa de rotación del personal Tipos de Capacitación Los tipos de Capacitación son muy variados y se clasifican con criterios diversos: Por su Formalidad o Capacitación Informal. Está relacionado con el conjunto de orientaciones o instrucciones que se dan en la operatividad de la empresa, por ejemplo un contador indica a un colaborador de esa área la utilización correcta de los archivos contables o enseña como llevar un registro de ventas o ingresos, muchas de las funciones de un contador incluyen algún tipo de Capacitación. Una retroalimentación constructiva puede mejorar el desempeño de un colaborador de una manera más efectiva que la Capacitación formal. o Capacitación Formal. Son los que se han programado de acuerdo a necesidades de Capacitación específica pueden durar desde un día hasta varios meses, según el tipo de curso, seminario o taller. 48

22 Por su Naturaleza o Capacitación de orientación: para familiarizar a nuevos colaboradores de la organización. o Capacitación vestibular: Es un sistema simulado, en el trabajo mismo. o Capacitación en el trabajo: práctica en el trabajo o Entrenamiento de aprendices: período formal de aprendizaje de un oficio. o Entrenamiento técnico: Es un tipo especial de preparación técnica del trabajo. o Capacitación de supervisores: aquí se prepara al personal de supervisión para el desempeño de funciones gerenciales. o Otros tipos: cualquier situación poco usual no incluida anteriormente. Por su Nivel Ocupacional o Capacitación de operarios o Capacitación de obreros calificados o Capacitación de supervisores o Capacitación de jefes de línea o Capacitación de gerentes 7.6 Entrenamiento: El Entrenamiento aumenta el conocimiento y la habilidad de un empleado para el desempeño de determinado cargo o tarea especifica Conceptos Es un proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos. 24 El proceso mediante el cual la empresa estimula al trabajador a incrementar sus conocimientos, habilidades y destrezas para aumentar la eficiencia en la 24 Gestión del talento Humano El nuevo papel de los Recursos Humanos, Adalberto Chiavenato Mc Graw Hill 1- Edición Colombia 2002 Pag

23 ejecución de las tareas y así contribuir a su propio bienestar y al de la institución Objetivos del Entrenamiento Preparar personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas peculiares de la organización. Proporcionar al personal oportunidades para el continuo desarrollo en sus cargos actuales, como en otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada. Cambiar la actitud de las personas, para crear un clima más satisfactorio entre empleados, aumentar la motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia Importancia del Entrenamiento El Entrenamiento puede ser esencial para asegurar una ejecución satisfactoria del trabajo, e igualmente constituye una herramienta fundamental para efectuar los planes de carrera, transferencias, promociones y cambios originados por nuevas tecnologías Métodos y Técnicas de Entrenamiento Existen muchas formas de impartir Entrenamiento, los mas comunes son los siguientes: Adiestramiento en el puesto de trabajo. Consiste en que el trabajador adquiere los conocimientos, habilidades y/o destrezas necesarias para llevar a cabo las tareas que conforman su puesto de trabajo. La principal ventaja de este método es que la persona aprende con el equipo actual y en el ambiente de su trabajo. Escuela vestibular. Su objetivo es enseñar rápidamente los procedimientos de una labor específica a la que va a dedicarse el nuevo trabajador. Este 25 Administración de Personal, Amaro Guzmán, Raymundo (1990). Editorial Limusa, México Pág

24 método es el más apropiado cuando se va a capacitar a muchos empleados nuevos al mismo tiempo para el mismo tipo de trabajo. Demostración y Ejemplo. Una demostración comprende una descripción del uso de experimentos o ejemplos. En este método el supervisor realiza las tareas, explicando paso por paso el por qué y el cómo del trabajo. La Simulación. Es una técnica que constituye una réplica exacta de las condiciones reales que existen en el lugar de trabajo. Este método es utilizado cuando la práctica real en el lugar de trabajo involucra alto riesgo o que pudiera causar derroche de material, alguna lesión grave o daño a algún equipo. El Aprendizaje. Consiste en formar trabajadores especializados. Un aprendiz es un estudiante que por medio de un acuerdo entre la institución y la empresa se establece durante un lapso determinado a ocupar un puesto o desempeñar un oficio en la empresa para su formación. Métodos en salones de clases. Es uno de los métodos más utilizados hoy en día y consiste en la instrucción en lugares similares a los salones de clases o auditorios. Este método es usado cuando se van a impartir conceptos, teorías y habilidades para resolver problemas. Es adecuado para el personal técnico, profesional y administrativo, donde se espera que adquieran conocimientos específicos. Los métodos más comunes son la conferencia, mesa redonda, estudios de casos, interpretación de papeles e instrucción programada. 7.7 Motivación Toda conducta esta provocada por algún factor, no surge de la nada, ya que siempre existe algún móvil es decir un motivo detrás de ella. El hombre se ve estimulado por algo, hacia una acción específica que lo lleva a satisfacer una necesidad. La búsqueda de la satisfacción de la necesidad motiva a una persona a realizar una acción. Un sujeto motivado tiene, relación directa al motivo que lo impulsa, un incentivo o meta que desea lograr. 51

25 La palabra motivo, como su misma etimología lo indica proviene de motus que significa movimiento. Se llaman motivos, los factores que dirigen el comportamiento de un individuo hacia una meta determinada Concepto La Motivación es la voluntad para hacer un gran esfuerzo por alcanzar las metas de la organización, condicionado por la capacidad del esfuerzo para satisfacer alguna necesidad personal. 26 La Motivación es un término genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. 27 Es el proceso que impulsa a una persona a actuar de una determinada manera o, por lo menos origina una propensión hacia un comportamiento específico. Ese impulso a actuar puede provenir del ambiente (estimulo externo) o puede ser generado por los procesos mentales internos del individuo. En este último aspecto la Motivación se asocia con el sistema de cognición del individuo. La cognición es aquello que las personas conocen de si mismas y del ambiente que las rodea, el sistema cognitivo de cada persona implica a sus valores personales, que están influidos por su ambiente físico y social, por su estructura fisiológica, por sus necesidades y experiencias. Se puede hablar pues, de un ciclo de Motivación que se compone de tres partes distintas: Necesidad o motivo: Una estado de desequilibrio fisiológico psicológico. Respuesta de la conducta motivada: Una acción dirigida hacia la satisfacción del desequilibrio. Meta: Lo que se debe obtener para reducir el desequilibrio, el objeto de la conducta motivada. 26 Comportamiento Organizacional. Stephens P. Robbins. Edit Prentice Hall. México, 1994 p Administración una perspectiva global. Harold Koontz,Heinz Weihrich 12- Edicion Mc Graw Hill México

26 7.7.2 Importancia El estudio de la Motivación es de vital importancia para el administrador debido a que las organizaciones están compuestas por diversos elementos, encontrándose entre ellos, el hombre, por lo que las empresas funcionan de acuerdo con el esfuerzo, en otras palabras con el comportamiento de sus miembros. Así, es de suma relevancia conocer la fuerza que mueve la acción humana, esto constituye un aspecto vital porque de dicha manera el administrador puede actuar manejando estos elementos a fin de que su organización funcione mas adecuadamente y los miembros de esta se sienten mas satisfechos. También es importante resaltar que los trabajadores son seres humanos con necesidades, deseos y aspiraciones las cuales deben conocerse para encausarlas de una manera efectiva hacia los objetivos de la empresa, por eso es necesario buscar los mecanismos para crear un vinculo entre la empresa y sus integrantes que conlleve a un esfuerzo común para realizar sus metas y ese vinculo es la motivación del personal. La Motivación en una empresa debe ser continua para liberar el potencial humano a la colaboración y productividad; ya que si es administrada de una manera intermitente no se obtendrá ningún resultado positivo, sino de su engaño resentimientos y frustraciones para con la empresa Tipos de Motivación De forma general, podemos establecer la distinción entre dos clases de Motivaciones: Motivación Intrínseca: Aquella en la que la acción es un fin en si mismo y no pretende ningún premio o recompensa exterior a la acción. El trabajador se considera totalmente auto motivado. 53

27 Motivación Extrínseca: Se produce como consecuencia de la existencia de factores externos, es decir tomando como referencia algún elemento Motivación al de tipo económico Objetivos de la Motivación Crear y mantener un alto nivel de Incentivos en los empleados para que estos puedan producir a las mejores escalas posibles Contribuir al desarrollo individual de los trabajadores que laboran en las diferentes organizaciones, independientemente del tipo de empresa a que se refiera. Mantener un ambiente agradable de trabajo, que contribuya a la productividad de las empresas, transformándose en beneficios directos para los empleados. Contar con trabajadores psicológicamente activos para tomar parte en las decisiones de las empresas. Fomentar la participación y la creatividad para la solución de problemas en las organizaciones empresariales. Crear estabilidad dentro de las empresas que contribuya al crecimiento y desarrollo del personal, creando mejores expectativas de vida social Elementos de la Motivación Esfuerzo: es una medida de la intensidad. Cuando alguien está motivado hace un gran esfuerzo, sin embargo es poco probable que el gran esfuerzo conduzca a un buen rendimiento laboral, a no ser que el esfuerzo se canalice en una dirección que beneficie a la organización. Por tanto se debe tomar en cuenta la calidad del esfuerzo, así como su intensidad. 28 Las metas de la organización: Es el tipo de esfuerzo que se concreta mediante la definición de los objetivos y dentro de la organización son importantes al menos por los motivos siguientes: 28 Comportamiento Organizacional. Stephens P. Robbins. Edit Prentice Hall. México, 1994 p

28 o Las metas proporcionan un sentido de dirección: cuando no existe una meta las personas y sus organizaciones suelen avanzar confundidas, reaccionando a los cambios del ambiente sin un sentido claro de lo que quieren lograr en realidad. Al establecer metas, las personas y sus organizaciones refuerzan su motivación y obtienen una fuente de inspiración que les sirve para superar los obstáculos que inevitablemente se les presentan. o Las metas permiten enfocar esfuerzos: toda persona u organización cuenta con recursos limitados y una amplísima serie de posibilidades para usarlos. Al elegir una sola meta, o una serie de metas relacionadas, establecemos prioridades y nos comprometemos con la forma en que usaremos los recursos limitados. Esto resulta muy importante en el caso de la organización. Pues los gerentes tienen que coordinar las acciones de muchas personas. o Las metas guían nuestros planes y decisiones: las respuestas a las preguntas que usted se formule acerca de lo que quiere lograr, darán forma a sus planes a corto y largo plazo y le servirán para tomar muchas decisiones fundamentales. En las organizaciones las personas deben de tomar decisiones similares. o Las metas sirven para evaluar avance: una meta definida con claridad, mensurable y con un límite de tiempo concreto se convierte en parámetro de los resultados y permite a las personas y a los gerentes evaluar los avances logrados. Por tanto las metas forman parte esencial del control; es decir, el proceso para asegurarse de que los actos se ajustan a las metas y los planes elaborados para alcanzarlas. 29 Necesidades: condición interna que hace que ciertos resultados parezcan atractivos. Una necesidad insatisfecha crea tensión, la cual despierta 29 Administración James A.F. Stoner y Otros. Prentice Hall 6- Edición Mexico 1996 Op cit ps

29 impulsos dentro de individuo. Estos impulsos generan una conducta de búsqueda de metas específicas que en caso de lograrse, satisfarán la necesidad y reducirán la tensión La Evaluación del Desempeño: Constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado, para ello compara el Desempeño laboral de la persona con los parámetros o los objetivos establecidos para el puesto de trabajo ayudando así, a tomar medidas correctivas ó establecer incentivos para los empleados. La Evaluación del Desempeño constituye uno de los subsistemas de la gestión de Recursos Humanos, siendo un instrumento altamente productivo para la organización, ya que a través de este se logran varios resultados claves para el éxito de toda empresa, en el área de Recursos Humanos. Para conocer acerca lo que es la Evaluación, sus objetivos, principios, métodos de Evaluación, importancia y ventajas, a continuación se elabora un marco teórico sobre que servirá de soporte al entendimiento del tema Conceptos de Evaluación de Desempeño 31 Es calificar a un empleado calificando comparando su actuación presente y pasada, con las normas establecidas para su desempeño. Así pues el proceso de evaluación implica: Establecer las normas del trabajo Evaluar el desempeño real de los empleados Volver a presentar la información al empleado con el propósito de motivarlo, para que elimine las deficiencias de su desempeño. 30 Comportamiento Organizacional. Stephen P. Robins Edit. Prentice Hall. México, 1994 p.207. Op. Cit 31 Administración de Personal, Gary Desseler, Pearson Educación 8- Edición, México Pág

30 La Evaluación del Desempeño constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado. La mayor parte de los empleados procura obtener retroalimentación sobre la manera en que cumple sus actividades y las personas que tienen a su cargo la dirección de otros empleados deben Evaluar el Desempeño individual para decidir las acciones que deben tomar. Las Evaluaciones informales, basadas en el trabajo diario, son necesarias pero insuficientes. contando con un sistema formal y sistemático de retroalimentación, el departamento de personal puede identificar a los empleados que cumplen o exceden lo esperado y a los que no lo hacen. Asimismo, ayuda a Evaluar los Procedimientos de reclutamiento, selección y orientación. Incluso las decisiones sobre promociones internas, compensaciones, y otras más, del área del departamento de personal, dependen de la información sistemática y bien documentada disponible sobre el empleado. Por norma general, el departamento de Recursos Humanos desarrolla Evaluaciones del Desempeño para los empleados de todos los departamentos. Esta centralización obedece a la necesidad de dar uniformidad al procedimiento. Aunque el departamento de personal puede desarrollar enfoques diferentes para ejecutivos de alto nivel, profesionales, gerentes, supervisores, empleados y obreros, necesitan uniformidad dentro de cada categoría para obtener resultados utilizables. La Evaluación del Desempeño es una técnica o procedimiento que tiende a apreciar, de la forma más sistemática y objetiva posible, el rendimiento de los empleados de una organización. Esta Evaluación se realiza sobre la base del trabajo desarrollado, los objetivos fijados, las responsabilidades asumidas y las características personales, todo ello, con vistas a la planificación y proyección de acciones futuras de cara a un mayor desarrollo del individuo, del grupo y de la organización Administración de Recursos Humanos para el alto desempeño Arias Galicia, L Fernando, Heredia Espinoza y Victor Editorial Trias 3- reimpresión México Pág