INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DEL FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PARA EL PERSONAL EN PERÍODO DE PRUEBA

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1 INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DEL FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PARA EL PERSONAL EN PERÍODO DE PRUEBA INTRODUCCIÓN La evaluación del desempeño programada y por resultados, tiene por objetivo medir y estimular la gestión de la institución, procesos internos y servidores, enfocado en mejorar la calidad de los servicios que genera la institución. Para llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal en período de prueba, se aplicará el FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO, que se describe en el presente instructivo. Este proceso se desarrollará en dos fases: PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN. FASE 1.- PROGRAMACIÓN.- En esta fase el Evaluador determinará las Actividades, Indicadores, Metas y Conocimientos que se evaluarán al final de la evaluación del período de prueba. Las Competencias Técnicas y Universales, Trabajo en Equipo, Iniciativa y Liderazgo, se encuentran definidas en el formulario conforme las competencias requeridas en la convocatoria, por lo que es necesario considerar el comportamiento observable que el evaluado deberá demostrar en la ejecución de las actividades para su evaluación. La programación deberá ser puesta en conocimiento del servidor evaluado, para lo cual el EVALUADOR y EVALUADO deberán suscribir el FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO, y realizar la siguiente distribución: Original: Remitir a la Dirección de Recursos Humanos. Copia 1.- Para el EVALUADOR, para el seguimiento y control de la programación. Copia 2.- Para el EVALUADO. 1

2 FASE 2.- EVALUACIÓN.- En esta fase el Evaluador determinará y registrará los niveles de: Cumplimiento de Actividades, Conocimientos, Nivel de Desarrollo de Competencias Técnicas, Frecuencia de Aplicación de Competencias Universales, Trabajo en Equipo, Iniciativa y Liderazgo, conforme los registros y observación del desempeño del evaluado. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO Este instructivo tiene por objeto facilitar al EVALUADOR la aplicación del FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO, para la FASE 1: PROGRAMACIÓN. La Dirección de Recursos Humanos, remitirá oportunamente el instructivo correspondiente para la FASE 2: EVALUACIÓN. INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO El FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO está dividido en las siguientes secciones: Sección A) DATOS DEL SERVIDOR En esta sección se deberán llenar los DATOS DEL SERVIDOR : apellidos y nombres; denominación del puesto que desempeña; título o profesión; apellidos y nombres del jefe inmediato (Evaluador) y el periodo de ejecución de la evaluación del desempeño. A) DATOS DEL SERVIDOR: Apellidos y Nombres del Servidor (Evaluado): Denominación del Puesto que Desempeña: Título o profesión: Apellidos y Nombre del jefe Inmediato o superior inmediato (Evaluador): Periodo de Evaluación (dd/mm/aaaa): Desde: Hasta: 2

3 Sección B) INDICADORES DE GESTIÓN DEL PUESTO En esta sección se deberá llenar las columnas de Descripción de Actividades, Indicador y Meta del Período Evaluado. Actividades: Describir las actividades o acciones específicas que debe realizar el servidor para obtener un producto tangible y medible, que se evaluarán en el período de prueba. Indicador: Parámetro cuantificable y medible que señala el avance o progreso de cumplimiento de las actividades con respecto a la meta establecida. Meta del Período Evaluado: Número cuantificable o verificable de los objetivos asignados que deben ser alcanzados por el servidor en el período de prueba. Ejemplos: EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO B) INDICADORES DE GESTIÓN DEL PUESTO: # Actividades:5 Factor: 60% Meta del Descripción de Actividades Indicador Período Evaluado (número) Cumplidos % de Cumplimiento N ivel de C umplimiento Elabora el informe técnico de. Informes técnicos presentados 5 Registra documentación en REGYCONT Documentos registrados 30 Brinda asistencia técnica informática registrada en mesa de ayuda A sistencias técnicas registradas en mesa de ayuda 15 Elabora la política de trabajo de. Política de trabajo presentada 1 Controla la calidad de informes y documentos elaborados en el departamento Informes y documentos con control de calidad 20 NOTA.- Las columnas: Cumplidos, % de Cumplimiento y Nivel de Cumplimiento, se registrarán en la FASE 2: EVALUACIÓN. 3

4 Sección C) CONOCIMIENTOS En esta sección se deberá registrar la información de los conocimientos que debe aplicar el servidor o funcionario para el cumplimiento de las actividades descritas en la sección B). Conocimientos: Conjunto de información que se adquieren vía educación formal, capacitación, experiencia laboral y la destreza en el análisis de la información que serán aplicados en el desempeño del puesto. Ejemplos: C)CONOCIMIENTOS # Conocimientos: 3 Factor: 8% N ivel de C o no cimiento Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento. Reglamento de Responsabilidades, Normas de Control Interno Conocimientos de sistemas informáticos. Planificación Estratégica. NOTA.- La columna Nivel de Conocimiento, se registrará en la FASE 2: EVALUACIÓN. Sección D) COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO En esta sección, se pone en conocimiento las competencias técnicas, definiciones y conductas observables que el Evaluador deberá observar en el desempeño de actividades del Evaluado durante el período de prueba para su posterior calificación en la FASE 2: EVALUACION. Competencias Técnicas del Puesto: Destrezas o habilidades específicas que se requieren para el desempeño óptimo del puesto. 4

5 D) COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO # Com petencias: 0 Factor: 8% DESTREZAS Definición Comportamiento Observable Nivel de Desarrollo Expresión Oral Capacidad de comunicar información o ideas en forma hablada de manera clara y comprensible. Comunica en forma clara y sencilla. oportuna información Expresión escrita Organización de la información Pensamiento analítico Capacidad de comunicar información o ideas por Escribe documentos sencillos en forma clara y escrito de modo que otros concisa. entiendan. Capacidad de encontrar formas de estructurar o Clasifica documentos para el archivo. clasificar distintos niveles de información. Capacidad de entender una Realiza una lista de asuntos a tratar asignando un situación desglozándola en orden o prioridad determinados. Establece prioridades partes e identificando las en las actividades que realiza. relaciones causa - efecto. NOTA.- La columna Nivel de Desarrollo se registrará en la FASE 2: EVALUACIÓN. Sección E) COMPETENCIAS UNIVERSALES En esta sección, se pone en conocimiento las competencias universales, definiciones y conductas observables que el Evaluador deberá observar en el desempeño de actividades del Evaluado durante el período de prueba para su posterior calificación en la FASE 2: EVALUACION. Competencias Universales: Son los comportamientos observables y medibles que todo servidor o funcionario debe demostrar en el desarrollo de su trabajo y que contribuyen a consolidar el entorno organizacional. 5

6 E) COMPETENCIAS UNIVERSALES # Competencias: 5 Factor: 8% DESTREZA APRENDIZAJE CONTINUO CONOCIMIENTOS DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL RELACIONES HUMANAS ACTITUD AL CAMBIO ESTOS CAMPOS DEBEN SER LLENADOS OBLIGATORIAMENTE : DEFINICION Comportamiento Observable Es la habilidad para buscar y compartir información útil, Se interesa por aprender y adquirir conocimientos y comprometiéndose con el habilidades, lee normativa interna, manuales, libros y aprendizaje continuo. Incluye otros para aumentar sus conocimientos básicos, la capacidad de aprovechar la escucha experiencias de otros. experiencia de otros y la propia. Es la habilidad individual para comprender las relaciones jerárquicas de la institución con el objeto de contribuir al desarrollo organizacional. Incluye habilidades para Reconoce la estructura organizacional y jerarquía de identificar quienes son los la institución, la cadena de mando, el poder de la reales decisores y los decisión, reglas, regulaciones y procedimientos de individuos que influyen en operación. ellas; y predecir como nuevos eventos y situaciones afectarán a individuos y grupos, o la posición de la organización en el contexto. Actuar para construir y mantener relaciones o redes cordiales de contactos con Entabla relaciones a nivel institucional. Inicia y personas internas y/o mantiene relaciones sociales con compañeros, externas de la Institución, que clientes internos y/o externos. Se esfuerza por dar son o pueden ser valiosos una imagen adecuada de la Institución. para conseguir los objetivos institucionales. Habilidad de adaptarse y trabajar de manera flexible y Adapta su enfoque y comportamiento a medida que la versatil en situaciones situación cambiante de la Institución lo requiera. variadas y para aceptar Acepta positivamente los cambios según la cambios de forma positiva y necesidad de la Institución. constructiva en la Institución. F recuencia de A plicació n ORIENTACIÓN A LOS RESULTADOS ORIENTACIÓN DE SERVICIO Voluntad por desempeñarse Realiza correctamente su trabajo. Cumple las metas con excelencia para el logro y establecidas y actúa para lograr y superar niveles de cumplimiento del trabajo. desempeño y plazos determinados. Disposición de ayuda y Identifica y atiende las necesidades de los clientes servicio a clientes internos y internos y/o externos, ofreciendo respuestas y externos para satisfacción de soluciones oportunas. necesidades. NOTA.- La columna Frecuencia de Aplicación se registrará en la FASE 2: EVALUACIÓN. Sección F) TRABAJO EN EQUIPO, INICIATIVA Y LIDERAZGO En esta sección, se pone en conocimiento las competencias: Trabajo en Equipo, Iniciativa y Liderazgo, definiciones y conductas observables que el Evaluador deberá observar en el desempeño de actividades del Evaluado durante el período de prueba para su posterior calificación en la FASE 2: EVALUACION. 6

7 NOTA.- Respecto del comportamiento observable de Liderazgo, se lo considerará exclusivamente para la evaluación de desempeño de quienes tengan servidores subordinados bajo su responsabilidad de gestión en la FASE 2: EVALUACION. F) TRABAJO EN EQUIPO, INICIATIVA Y LIDERAZGO Factor: 16% DESCRIPCIÓN TRABAJO EN EQUIPO INICIATIVA LIDERAZGO DEFINICION COMPORTAMIENTO OBSERVABLE Ánimo de cooperar, aportar y Participa y colabora en el equipo de trabajo y apoya trabajar de manera en las decisiones. Realiza la parte del trabajo que le coordinada con los demás corresponde, comparte información. Demuestra para alcanzar un objetivo actitud abierta para aprender, respeta diversidad de común, anteponiendo el opiniones. interés colectivo al individual. Es el reconocimiento perceptivo, espontáneo y no Identifica un problema, obstáculo u oportunidad y programado de problemas y demuestra capacidad constante para establecer oportunidades que surgirán y prioridades y enfocar esfuerzos hacia la solución de llevar a cabo acciones que problemas y logro de metas. contribuyan a su solución. LLEN A R EL C A M P O D E LID ER A Z GO, SOLO P A R A QUIEN ES T EN G A N SER VID OR ES SUB OR D IN A D O S B A JO SU R ESP ON SA B ILID A D D E GEST IÓN. Capacidad para dirigir a las Dirige un equipo de trabajo y lo guía en el personas para que cumplimiento de objetivos utilizando distintos estilos contribuyan de forma efectiva de dirección, supervisión y motivación de acuerdo a y adecuada a la consecución la situación. de metas y objetivos. F recuencia de A plicació n NOTA.- La columna Frecuencia de Aplicación se registrará en la FASE 2: EVALUACIÓN. Sección I) OBSERVACIONES DEL JEFE INMEDIATO Esta sección se utilizará en la FASE 2: EVALUACIÓN, en la que se registrará observaciones que el Evaluador crea pertinente ser comunicadas sobre acontecimientos, imprevistos u otras situaciones no consideradas en la programación. I) OBSERVACIONES DEL JEFE INMEDIATO (EN CASO DE QUE LAS TENGA): Sección J) RESULTADO DE LA EVALUACION Esta sección presentará información de resultados cuando se realice la calificación en la FASE 2: EVALUACION, que son generados automáticamente por el formulario. 7

8 J) RESULTADO DE LA EVALUACIÓN FACTORES DE EVALUACIÓN Indicadores de Gestión del puesto Conocimientos Competencias técnicas del puesto Competencias Universales Trabajo en equipo, Iniciativa y Liderazgo CALIFICACIÓN ALCANZADA (%) PROCESO INCORRECTO PROCESO INCORRECTO Sección K) FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA EVALUACION Para la FASE 1: PROGRAMACION, el responsable de la evaluación o Evaluador deberá consignar su firma, conjuntamente con la del servidor o funcionario evaluado para constancia del conocimiento de la programación de la evaluación del desempeño. K) FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA EVALUACION Fecha (dd/mm/aaaa): FIRMA Evaluador (Director Nacional, Regional o Delegado Provincial) NOTA.- La fecha deberá ser registrada en la FASE 2: EVALUACIÓN. CONSIDERACIONES PARA EL CASO DE SERVIDORES CON CAPACIDADES ESPECIALES Los Evaluadores que tengan bajo su cargo la evaluación del desempeño de servidores con capacidades especiales en periodo de prueba; de ser el caso, deberán comunicar a la Dirección de Recursos Humanos, si es necesario complementar las competencias que están señaladas en el FORMULARIO DE EVALUCION DEL DESEMPEÑO. 8

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