PTCCO CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL

Transcripción

1 PTCCO CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN DE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL (PTCCO)» Criterios Generales» Guía 1

2 CAMBIAR PARA MEJORAR El tiempo no cambia las cosas, hacer cosas es lo que cambia las cosas... Serie norteamericana de TV, DR. HOUSE 2

3 OBJETIVO DEL PTCCO Elaborar un plan de Prácticas de Transformación de Clima y Cultura Organizacional tiene los siguientes propósitos: 1. Coronar el esfuerzo realizado por cada institución en la medición de su clima y cultura organizacional 2. Contribuir al desarrollo institucional para el mejor cumplimiento de la misión de cada institución 3

4 PRÁCTICAS DE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL Los criterios que aquí se presentan para aplicarse a la elaboración de las Prácticas de Transformación de Clima y Cultura Organizacional, como conclusión del ejercicio ECCO, tienen las siguientes características, dada la amplia diversidad de instituciones: Son simples, para guiar a las instituciones Son mínimos, pueden incluirse otros o enriquecerse 4

5 CRITERIOS MÍNIMOS QUE DEBERÁN INCLUIR LOS PTCCO Estos son los 6 criterios que deben trabajarse en el Programa de Prácticas de Transformación de Clima y Cultura Organizacional de cada institución pública: 1. ANÁLISIS CUANTITATIVO: RESULTADOS ESTADÍSTICOS 2. ANÁLISIS CUALITATIVO: COMENTARIOS Y SUGERENCIAS (No incluir los comentarios textuales) 3. ANÁLISIS COMPARATIVO a) Comparación de resultados entre instituciones y, en su caso, entre áreas b) Comparación de resultados de la ECCO 2015 contra ECCO 2014 c) Efectividad del último PTCCO (antes PAM) (Acciones cumplidas/acciones programadas el año anterior*100) 4. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS (Módulo de Carga de Prácticas de Transformación) 5. DEFINICIÓN DE PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN DE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL (Módulo de Carga de Prácticas de Transformación) a) Difusión de resultados (Obligatorio) b) Acciones relacionadas con el factor de liderazgo (Estratégico) 6. CALENDARIZACIÓN DE ACCIONES (Módulo de Carga de Prácticas de Transformación) REGISTRAR EL PROGRAMA DE PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN DE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL 5

6 PTCCO GUÍA... La Guía propone cómo trabajar los 6 criterios... 6

7 1. ANÁLISIS CUANTITATIVO (RESULTADOS ESTADÍSTICOS) 1) Considera los archivos de resultados de la aplicación de la ECCO, proporcionado por la SFP 2) Grafica los reactivos y factores, guiándote por la presentación de resultados de la APF que realizó la Unidad de Política de Recursos Humanos de la APF: Consolida y grafica los datos socio-demográficos. Agrupa las calificaciones por Factor-Reactivos asociados 3) Identifica los factores (y reactivos) calificados más alto por el personal que contestó la encuesta. Son tus fortalezas 4) Identifica los factores (y reactivos) calificados más bajo por el personal. Son tus debilidades 7

8 2. ANÁLISIS CUALITATIVO (COMENTARIOS Y SUGERENCIAS) 1) Considera ahora el archivo donde están los comentarios y las sugerencias del personal que contestó la encuesta. 2) Considera si es posible alinear algunos de éstos, con las calificaciones estadísticas. 3) Hay otra clasificación que realiza el personal al contestar su encuesta, que es la columna Tipo de Opinión : 1. SUGERENCIA 2. FELICITACIÓN O RECONOCIMIENTO 3. QUEJA 4. OTRO (En este punto se abre otra ventana y es la columna de junto TEMA ) 5. NO DESEO OPINAR 4) Cuidado con esta información! A veces es delicada, porque implica a personas. 5) En ocasiones estos comentarios y sugerencias pueden servir de orientación para acciones específicas. 8

9 3. COMPARACIÓN DE RESULTADOS... a) Comparación de resultados entre instituciones y, en su caso, entre áreas COMPARACIÓN DE RESULTADOS ENTRE INSTITUCIONES 1. Considera los resultados globales de tu institución 2. Compáralos con otras instituciones: 1. Contra el sector al que pertenece la tuya 2. Contra instituciones del tamaño o giro de la tuya etc. SI DESAGREGASTE TU UNIVERSO EN ÁREAS, TAMBIÉN REALIZARÁS LA COMPARACIÓN DE RESULTADOS ENTRE TUS ÁREAS DESGLOSADAS 1. Considera el archivo Indices_areas y compara los globales específicos de cada área. 2. También podrás compararlos contra los resultados Indices_areas del año pasado. 3. Elabora conclusiones o hallazgos ( qué ves? ) 4. Busca causas y separa efectos. 1. Usa el método de Ishikawa o algún otro 9

10 ...COMPARACIÓN DE RESULTADOS b) Comparación de resultados 2015 contra 2014 COMPARACIÓN DE RESULTADOS DE ESTE AÑO CON EL DEL AÑO ANTERIOR 1. Considera los resultados globales por factor de tu institución y compáralos con los resultados globales por factor de tu institución de la ECCO del año anterior 2. Así mismo, considera el resultado global de tu institución y compáralo con el resultado global de tu institución de la ECCO del año anterior. 3. Elabora conclusiones o hallazgos ( qué ves? ) 4. Busca causas y separa efectos 1. Usa el método de Ishikawa o algún otro 10

11 ...COMPARACIÓN DE RESULTADOS c) Efectividad del último PTCCO Para la Efectividad del último PTCCO (antes PAM), nos indicarán las prácticas programadas en el PTCCO del año anterior y de éstas cuáles se cumplieron o realizaron, o bien si se encuentran en un determinado grado de avance, cuál sería el porcentaje en cada una éstas prácticas realizadas. Así mismo, deberán indicar el dato (número) de las prácticas que programaron el año pasado, y de éstas cuántas (número) se realizaron o cumplieron, por lo tanto utilizamos la siguiente fórmula: Número de Prácticas Cumplidas 100 Efectividad del último PTCCO Número de Prácticas Programadas 11

12 ...COMPARACIÓN DE RESULTADOS 1. Datos + Análisis y Síntesis, generan Información 2. Información + Cultura Organizacional, genera Conocimiento de la Institución 3. El conocimiento que se genera en este proceso, puede considerarse bajo los supuestos del Artículo 8, Fracción V de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos: Artículo 8.- Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones: V.- Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos; 12

13 MÓDULO DE CARGA DE PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN 4. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS... Los criterios 4, 5 y 6 los vas a introducir vía electrónica, en el Módulo de Carga de Prácticas de Transformación de la Unidad de Política de Recursos Humanos de la APF de ésta Secretaría. 4. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1) Considera qué factores vas a trabajar. Los calificados más bajo y en qué áreas/ur s Los que decidan trabajar para mejorar al personal en ese rubro Y también podrían trabajar con los calificados más alto para reforzarlos 2) Un objetivo estratégico en la ECCO, es el concepto o enunciado que establece lo que se debe hacer para lograr la finalidad del factor que se está abordando, mediante la definición de ciertos esfuerzos vitales 13

14 ... DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 3) Características de un objetivo estratégico: a. Marcan el rumbo de la institución para llegar de la manera más eficiente y efectiva posible a la finalidad establecida b. Inician con verbo infinitivo c. Deben estar redactados en forma sencilla y corta d. Deben ser reales, alcanzables y claros 4) Define los objetivos estratégicos a lograr en esos factores que consideraste en el punto 1. Responder a las preguntas: a. Qué nos proponemos lograr en la institución, en el tema de clima y cultura organizacional? b. Cómo lo lograremos? c. Cómo lo mediremos? d. Qué haremos a corto, mediano y largo plazo? 14

15 MÓDULO DE CARGA DE PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN 5. DEFINICIÓN DE PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN 1) A cada objetivo, vincula acciones para que se logre el efecto propuesto 2) A cada acción, vincula: 1. Un responsable 2. Recursos 1. Aunque existen muchas acciones que no requieren recursos económicos, sino de relación o vinculación... imaginación 3. Fecha determinada 3) La primera práctica de transformación de clima y cultura organizacional, es la difusión de resultados entre el personal Esta práctica es obligatoria en tu programa. 4) Es importante considerar por lo menos una práctica relacionada con el factor de liderazgo Esta práctica es estratégica 15

16 MÓDULO DE CARGA DE PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN 6. CALENDARIZACIÓN DE PRÁCTICAS 1) Considera todas las posibles acciones que se hayan generado en el criterio 5 2) Incorpora la fecha en que se va a realizar la acción o a partir de cuando comenzará la ejecución de ésta 3) El período a considerar en el calendario debe adecuarse a los tiempos de la institución 1. De enero a diciembre (anual perfecto) 4) Programa y precisa el período de tiempo o la frecuencia en que se llevará a cabo la acción, es decir, cómo y cuándo se estaría realizando 5) Tendrás que clasificar el tipo de acción de acuerdo a la naturaleza de la misma: 1. Estratégica.- Da dirección, es de mediano o largo plazo, afecta varias actividades y se expresa en términos generales 2. Operativa.- Acción práctica, de ejecución en el corto plazo, de alcance limitado y concreto 6) Busca la validación y autorización de tu Oficial Mayor o Equivalente 16

17 CRITERIOS DE EVALUACIÓN CRITERIOS A CUMPLIR EN EL PTCCO 2016: PUNTOS POSIBLES FORMATO: PUNTOS CUMPLIDOS CUMPLE AL: INSTITUCIÓN: 1 ANÁLISIS CUANTITATIVO (Resultados Estadísticos) 1 2 ANÁLISIS CUALITATIVO (Comentarios y Sugerencias) 1 3 ANÁLISIS COMPARATIVO Gráficas o tablas en.ppt Gráficas o tablas en.ppt 1 10% 1 10% * Comparación de resultados entre instituciones y, en su caso, entre áreas 1 Gráficas o tablas en.ppt 1 10% * * Comparación de resultados ECCO 2015 contra Gráficas o tablas en.ppt 1 10% * * * Efectividad del último PTCCO (Prácticas cumplidas/prácticas programadas el año anterior*100) 4 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1 5 DEFINICIÓN DE PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN 1 1 Dato 1 10% Módulo de Carga SFP Módulo de Carga SFP AP / AC: ***EFECTIVIDAD PTCCO % % 1 10% * Difusión de resultados (Obligatorio) 1 Módulo de Carga SFP 1 10% * *Prácticas relacionadas con el factor "Liderazgo" (Estratégico) 1 Módulo de Carga SFP 1 10% 6 CALENDARIZACIÓN DE PRÁCTICAS 1 Módulo de Carga SFP 1 10% EVALUÓ: CALIFICACIÓN MÁXIMA DEL PTCCO = 10 CALIFICACIÓN: % SIGLAS INST NLHB 17

18 REGISTRA EL PROGRAMA DE PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN DE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL DE TU INSTITUCIÓN La documentación para registrar tu Programa de Prácticas de Transformación de Clima y Cultura Organizacional, es la siguiente: 1) El OFICIO, firmado por el Oficial Mayor o equivalente en su institución, dirigido al Titular de la Unidad de Política de Recursos Humanos de la APF. 2) El REPORTE que es una impresión del archivo en Excel que descargan del sistema derivado de la carga de las prácticas en el Módulo, también firmado por el Oficial Mayor o equivalente en su institución. Y 3) El CD con un sólo archivo en pdf, integrando los 6 Criterios del PTCCO; es decir, los 3 primeros criterios (análisis cuantitativo, cualitativo, comparativos y efectividad del último PAM), más la información del archivo en Excel que bajaron del sistema al cargar sus prácticas en el Módulo. Y en paralelo se enviará por correo electrónico, el oficio y el reporte escaneados y el archivo del PTCCO (convertido a formato pdf) a la Dirección de Cultura y Cambio Organizacional a los siguientes correos: jcedillo@funcionpublica.gob.mx ; legonzalez@funcionpublica.gob.mx y nhuerta@funcionpublica.gob.mx 18

19 REGISTRA EL PROGRAMA DE PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN DE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL DE TU INSTITUCIÓN 1. Una vez evaluados, la Unidad registra los PTCCO en la página: 2. El propósito es que todas las instituciones públicas puedan conocer, comparar y aprovechar otras prácticas, que les puedan ser útiles para la mejora del clima y la cultura organizacional 19

20 REGISTRA EL PROGRAMA DE PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN DE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL DE TU INSTITUCIÓN Revisa tu PTCCO registrado, siguiendo la siguiente ruta: 1. Ingresar al portal: Buscar el menú: Sistemas APF 3.- Elegir la opción: Sistema de Clima y Cultura Organizacional de la APF (ECCO) 4.- Ingresar la clave correspondiente: login: RESP_ECO password: ECO_APF_ Buscar el menú: PRÁCTICAS DE TRANSFORMACIÓN 6.- Seleccionar: PTCCO Registrados 20

21 PARA CONSULTA Y ASESORÍA Leticia González Ruiz ext legonzalez@funcionpublica.gob.mx Ramos 2 al 11 Norma Lourdes Huerta Barrón ext nhuerta@funcionpublica.gob.mx Ramos 12 en adelante Jorge Cedillo Navarro jcedillo@funcionpublica.gob.mx 21