IBM SmartCloud inotes. IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

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4 Nota Antes de utilizar esta información y el producto que la soporta, lea la información en Avisos en la página 71. Aviso Esta edición se aplica a IBM SmartCloud inotes y todos los releases posteriores y modificaciones hasta que se indique lo contrario en nuevas ediciones. Copyright IBM Corporation 2010, 2011.

5 Capítulo 1. inotes Obtenga información sobre los valores de su cuenta, la gestión de mensajes de correo electrónico y cómo trabajar con su agenda. Es la primera vez que utiliza inotes? Vea un vídeo para aprender a importar información de contacto a inotes. Vea un vídeo para aprender a importar eventos de agenda a inotes. Actualizaciones recientes Descubra qué características se han agregado desde la última actualización. Utilice inotes IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010,

6 2 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

7 Capítulo 2. Configuración de la cuenta Su cuenta viene configurada por el administrador de la cuenta con su dirección de correo electrónico y su rol, que no puede cambiar. Puede editar su nombre, contraseña e idioma. Configuración personal A continuación se describe la configuración de la cuenta: Nombre El nombre de usuario que aparece en IBM SmartCloud inotes. Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico de la cuenta. No puede cambiar esta configuración. Rol Nivel de acceso para la cuenta. No puede cambiar esta configuración. Contraseña La contraseña de su cuenta de SmartCloud inotes. Ubicación Selección del idioma para su cuenta. El idioma que selecciona para la Ubicación determina si se muestra un reloj de 12 horas o de 24 en su agenda. Por ejemplo, si selecciona inglés, se mostrará un reloj de 12 horas. En caso de que seleccione japonés, se mostrará un reloj de 24 horas. Modificación de la configuración de cuenta Para cambiar el nombre, contraseña o la configuración de la ubicación: 1. En la barra de navegación de la parte superior, seleccione su nombre y luego seleccione Configuración de mi cuenta. 2. A la derecha del valor que desea configurar, seleccione Cambiar. 3. Especifique o seleccione el valor correcto y seleccione Guardar cambios. Seleccione Contactar administradores de cuenta para recibir ayuda de su cuenta. Copyright IBM Corp. 2010,

8 Cómo garantizar la privacidad y seguridad Asegúrese de proteger la contraseña, la pregunta de seguridad y la información de respuesta. Procedimiento 1. Finalice sesión cuando haya terminado de leer el correo electrónico. 2. Después de cerrar la sesión, cierre la ventana del navegador. Cerrar la ventana del navegador, o borrar manualmente la memoria caché del mismo, garantiza que toda la información específica de la sesión se borra de la memoria caché del navegador. 3. No apunte ni comparta su contraseña. Configuración del dispositivo móvil Utilice el perfil IBM SmartCloud inotes para configurar IMAP, CardDAV y CalDAV en una sola operación en su iphone. Si no desea configurar las tres funciones en el iphone, puede configurar el correo electrónico, los contactos o la agenda individualmente. Consulte la información de ayuda que se incluye en Configuración del acceso IMAP y POP, Configuración de una cuenta de CardDAV y Configuración de una cuenta de CalDAV. Procedimiento 1. Acceda al enlace Si no ha iniciado sesión antes, debe especificar el ID y la contraseña de SmartCloud. Este ID y contraseña pueden ser distintos del ID y la contraseña de SmartCloud inotes. 2. Marque Iniciar sesión. Se mostrará la página Configuración de IBM SmartCloud inotes en el dispositivo Apple ios - Configure su correo electrónico, contactos y agenda en su dispositivo de Apple ios. Esta página le permite instalar un perfil en el dispositivo ios que proporcione acceso a: v Su correo electrónico mediante IMAP v Sus contactos mediante CardDAV v Su agenda mediante CalDAV 3. Seleccione Inicio. Como el perfil no está firmado, se le solicitará que confirme la instalación seleccionando Instalar > Instalar ahora. Si tiene una contraseña para el iphone, especifique dicha contraseña para continuar. 4. Escriba la contraseña de SmartCloud inotes tres veces para validar el acceso a las cuentas IMAP, CardDAV y CalDAV en el sistema inotes. Seleccione Siguiente en la esquina superior para continuar. 5. Cuando haya finalizado la instalación, seleccione Terminado. Se volverá a mostrar la página de configuración del dispositivo. Salga al menú 4 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

9 principal de ios para empezar a utilizar las funciones de SmartCloud inotes correo electrónico, contactos y agenda en el iphone. Qué hacer a continuación El nombre del perfil es Perfil de IBM SmartCloud inotes. Para encontrarlo en el iphone, marque Configuración > General > Perfil. Seleccione Más detalles para ver el nombre de las cuentas en el iphone. Capítulo 2. Configuración de la cuenta 5

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11 Capítulo 3. Guía de inicio de los contactos Puede agregar contactos personales a su lista de contactos. Son necesarios privilegios de Administrador para agregar contactos de empresa. Puede almacenar cómo máximo 2000 contactos personales. Entre las acciones que se pueden llevar a cabo en la lista de contactos se incluye: v La búsqueda de contactos por nombre especificando el texto de búsqueda en el campo Buscar contacto. v La visualización de todos los contactos seleccionando Todos los contactos. v La adición, supresión y edición de contactos personales. v El envío correos electrónicos a uno más contactos seleccionando las casillas de verificación para los destinatarios y seleccionando Enviar mensaje. Contactos de empresa El directorio de la empresa es una libreta de direcciones de la compañía que contiene toda la información de contacto sobre los empleados. El administrador de la cuenta hace disponible y mantiene el directorio de la empresa. Cuando selecciona el directorio de la empresa, puede visualizar todos los empleados si los recursos del directorio de la empresa están disponibles. Para enviar un mensaje a uno o más empleados del directorio de empresa, seleccione la casilla de verificación de cada empleado y seleccione Enviar mensaje. El número de contactos de empresa que puede almacenar varia. Para obtener más información sobre el número de contactos de empresa que puede almacenar, póngase en contacto con el administrador de la cuenta. Configuración de las preferencias de contacto La configuración de las preferencias de contacto ayudan a organizar la información de contacto. Procedimiento 1. Vaya a Preferencias. 2. Seleccione Visualizar en Contactos. 3. En el campo Contactos por página, seleccione el número de contactos que desea ver por página. Copyright IBM Corp. 2010,

12 4. En el campo Orden de visualización de nombres especifique cómo quiere visualizar la información de nombre de contacto. 5. Seleccione Guardar. Creación y edición de la información de contacto Puede agregar, editar y eliminar la información de contacto personal. Tiene un máximo de 2000 contactos personales. Son necesarios privilegios de administrador para agregar contactos de empresa. Antes de empezar Cuando agregue información de contacto, asegúrese de ir al separador Contactos y seleccionar Mis contactos. En algunos dispositivos, cuando intente agregar información de contacto desde otra aplicación, el destino predeterminado para la nueva información de contacto es el Directorio de la empresa. Sólo el administrador puede agregar información de directorio de la empresa, de modo que, en este caso, la nueva información de contacto no se guarda. Procedimiento 1. Para agregar un contacto: a. Vaya a Contactos. b. Seleccione Nuevo contacto. c. Escriba un número máximo de 255 caracteres para cada uno de los siguientes campos: nombre, apellido, cargo, departamento, empresa, calle, Ciudad, estado/región, código postal y país. Algunos dispositivos le permiten especificar más de 255 caracteres en estos campos. Si especifica más de 255 caracteres en alguno de estos campos, no se mostrará ningún mensaje de error, pero la información de contacto no se guardará. d. Especifique valores en los campos correo electrónico y teléfono. Son necesarios los valores en el campo Nombre y Correo electrónico para que la información de usuario esté disponible cuando utilice la característica de escritura anticipada en las búsquedas. e. Opcional: Cuando se añada información para el campo Notas, especifique un máximo de caracteres. f. Seleccione Guardar para guarda el nuevo contacto. Se le solicita que envíe un mensaje, edite o elimine la información de contacto que acaba de añadir. 2. Opcional: Para editar la información de contacto: a. Vaya a Contactos. 8 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

13 b. Seleccione el nombre o la dirección de correo electrónico del contacto que desea editar. c. Seleccione Editar y especifique los cambios. d. Seleccione Guardar. 3. Opcional: Para suprimir la información de contacto: a. Vaya a Contactos. b. Seleccione la casilla de verificación de los contactos que desee eliminar. c. Seleccione Eliminar. d. Seleccione Aceptar. Los contactos se suprimen permanentemente de su lista de contactos. Cómo importar contactos personales Puede importar contactos personales desde un archivo de valores separados por comas (csv), vcard (VCF) o cualquier nombre de archivo sin una extensión, por ejemplo, archivoprueba. El proceso de importación acepta archivos de un tamaño máximo de 10 MB. No puede actualizar los contactos que se muestran en el directorio de la empresa. Antes de empezar Antes de importar contactos de otro programa de correo electrónico, como Outlook Express, utilice este otro programa de correo electrónico para exportar la información de contacto a un archivo de valores separados por comas (.csv) o vcard (.vcf). Antes de importar los contactos, compruebe que el juego de caracteres es UTF-8 o ANSI. Acerca de esta tarea Puede tener como máximo 2000 contactos. Si el archivo.csv o.vcf que está importando contiene más de 2000 contactos, o si el número de contactos de IBM SmartCloud inotes existentes sumado a los contactos del archivo.csv o.vcf supera los 2000, los contactos extra en el archivo de importación se ignoran. Asegúrese de que la vía de acceso del directorio de todos los archivos que contienen información que quiera importar. Necesitará especificar esta información antes de importar. En caso de que tenga varios archivos.vcf, puede fusionar todos en un único archivo.vcf para la importación. Capítulo 3. Guía de inicio de los contactos 9

14 Los datos del archivo.csv o.vcf que estén en un formato incorrecto se ignorarán. Los contactos importados se agregarán a Mis contactos. También puede visualizar estos contactos desde Todos los contactos. Procedimiento 1. Vaya a Contactos > Mis contactos. 2. Seleccione Importar contactos. 3. Seleccione Examinar para navegar hasta el archivo.csv o.vcf utilizado para almacenar sus contactos. 4. Tras seleccionar el archivo, seleccione Importar. Resultados Un mensaje de estado indica que se están importando los contactos. El proceso de importación puede tardar varios minutos. Durante el proceso de importación puede utilizar otras características de SmartCloud inotes. Tareas relacionadas: Fusión de varios archivos vcard (VCF) en la página 12 En caso de que cuente con varios archivos vcard que desee utilizar para importar información de contacto, puede fusionarlos en un único archivo.vcf. Configuración de una cuenta de CardDAV La configuración de una cuenta de servidor de CardDAV le permite acceder y compartir información de contacto con otras aplicaciones. Entonces, puede sincronizar su información de contacto con otros usuarios y entre varios dispositivos. Antes de empezar Compruebe que tiene su dirección de correo electrónico de IBM SmartCloud inotes que es la dirección de correo electrónico asignada a su cuenta. Si tiene más de una dirección de correo SmartCloud, se encuentra en una de estas situaciones: v Si selecciona el enlace Utilizar el inicio de sesión de mi organización en la página de inicio de sesión de SmartCloud para iniciar sesión, la dirección de correo electrónico que especifica en esta página puede ser diferente de la dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes. 10 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

15 v Si su empresa tiene varias suscripciones a SmartCloud, puede tener una dirección de correo electrónico para cada suscripción. Por ejemplo, su empresa puede estar utilizando SmartCloud Engage y SmartCloud inotes. Su dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes está incluida en la Guía de inicio enviada a su dirección de correo electrónico cuando se registró por primera vez. También puede comprobar su dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes seleccionando Preferencias > Aspectos básicos, y seleccionando el Nombre de cuenta en Valores del servidor de correo. Si va a configurar una cuenta de CardDAV utilizando un iphone o un ipad, verifique que está ejecutando ios4 o superior. Si ejecuta una versión anterior a ios4, debe actualizar a ios4 o superior. Acerca de esta tarea Para configurar una cuenta de CardDAV, complete los pasos siguientes: Procedimiento 1. Seleccione Configuración > Correo, Contactos, Agenda > Agregar cuenta... > Otros > Agregar cuenta de CardDAV. 2. Especifique la siguiente información: a. Servidor carddav-usw.mail.lotuslive.com b. Nombre de usuario Su dirección de correo electrónico SmartCloud inotes Por ejemplo c. Contraseña Su contraseña d. Descripción una descripción de su cuenta 3. Seleccione Siguiente. Cuando se haya establecido la conexión con el servidor, se mostrará un nuevo separador Configuración avanzada. 4. En el separador Configuración avanzada, especifique la siguiente información: a. Usar SSL Seleccione ON. b. Puerto: Seleccione Hecho. Si la conexión es correcta, no se mostrará ningún mensaje. Qué hacer a continuación La contraseña SmartCloud caduca en base a la configuración especificada por su administrador de cuenta. Si tiene problemas para iniciar sesión en SmartCloud inotes, intente iniciar sesión desde la web para ver si su contraseña ha caducado. Capítulo 3. Guía de inicio de los contactos 11

16 Fusión de varios archivos vcard (VCF) En caso de que cuente con varios archivos vcard que desee utilizar para importar información de contacto, puede fusionarlos en un único archivo.vcf. Procedimiento 1. Copie todos los archivos.vcf que desea fusionar en el mismo directorio. 2. Navegue al directorio donde ha almacenado los archivos.vcf. 3. Ejecute el mandato siguiente: COPY *.vcf UnArchivo.vcf. Importe la información de contactos fusionada en UnArchivo.vcf. Tareas relacionadas: Cómo importar contactos personales en la página 9 Puede importar contactos personales desde un archivo de valores separados por comas (csv), vcard (VCF) o cualquier nombre de archivo sin una extensión, por ejemplo, archivoprueba. El proceso de importación acepta archivos de un tamaño máximo de 10 MB. No puede actualizar los contactos que se muestran en el directorio de la empresa. Cómo trabajar con grupos personales Utilice grupos personales para crear listas de distribución para invitaciones de calendario y correos electrónicos. El número máximo de grupos personales para su cuenta es de 200. El número máximo de miembros en un grupo personal es de 50. Acerca de esta tarea El nombre de grupo no puede ser mayor de 255 caracteres de un solo byte. Para caracteres multibyte, la longitud máxima de un nombre de grupo debe ser inferior a 255 caracteres. Si un nuevo miembro de un grupo no se encuentra en su lista de contactos personal, se guardará como contacto personal nuevo. Si tiene el número máximo de contactos e intenta agregar una nueva dirección de correo electrónico, se mostrará un mensaje de error. El nuevo grupo no se creará. Se ignorarán las direcciones de correo electrónico duplicadas. Si especifica un correo electrónico que ya está en la lista de miembros de grupo, éste se ignorará. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico en el campo Agregar un miembro aquí utilizando comas para separar cada una de las direcciones de correo electrónico. Por ejemplo, si especifica 12 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

17 se añadirán a la lista de miembros de grupo tres direcciones de correo electrónico. Para las direcciones de correo electrónico, puede escribir los primeros caracteres y seleccionar los elementos de la lista de sugerencias automáticas. Procedimiento 1. Vaya a Contactos. 2. Seleccione Grupos > Nuevo grupo. 3. Especifique un nombre de grupo. 4. Para añadir un grupo, especifique una dirección de correo electrónico en el campo Agregar un miembro aquí y, posteriormente, seleccione Agregar miembro. 5. Opcional: Para eliminar un miembro de grupo, haga clic en el icono X en la misma fila que el miembro del grupo. 6. Haga clic en Guardar para guardar los cambios para un grupo. Si trata de ir a otra página sin guardar los cambios, se mostrará un mensaje en el que se le indicará que guarde los cambios. Qué hacer a continuación Para editar o eliminar un grupo personal: 1. Vaya a Contactos. 2. Seleccione Grupos. 3. Seleccione el nombre del grupo. 4. Seleccione Editar. Se mostrarán los detalles del grupo. Puede editar el grupo o eliminarlo de la siguiente forma: v Para editar los detalles del grupo personal, especifique los cambios y seleccione Guardar. v Para eliminar el grupo personal, seleccione Eliminar grupo y, a continuación, seleccione Aceptar para confirmar la acción de supresión. Búsqueda de contactos Puede buscar información de contactos en Mis contactos, Directorio de la empresa o Todos los contactos. Acerca de esta tarea v Se eliminarán de sus criterios de búsqueda los espacios iniciales y finales. v La búsqueda se realiza en los campos Nombre, Apellido, correo electrónico y nombres de la empresa. v La búsqueda no es sensible a las mayúsculas y minúsculas. Capítulo 3. Guía de inicio de los contactos 13

18 v Las coincidencias se muestran tan pronto como se encuentren, lo que se puede producir antes de que especifique completamente sus criterios de búsqueda. v Las búsquedas con comodines no están soportadas. Procedimiento 1. Vaya a Contactos. 2. Seleccione el conjunto de contactos que desee buscar. 3. Especifique sus criterios de búsqueda en el campo de búsqueda. Buscar contacto se muestra en el campo de búsqueda antes de que especifique sus criterios de búsqueda. Resultados La función de búsqueda muestra una lista de todos los contactos que coinciden con los criterios de búsqueda. Si no coincide ningún contacto, se mostrará Ningún contacto coincide con la búsqueda. Configuración de una conexión LDAP Configurar una conexión de directorio Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) le permite consultar servicios de directorio y encontrar información de contacto de otros usuarios en Internet o en su intranet corporativa. Acerca de esta tarea Distintos programas de correo electrónico y dispositivos móviles requieren distintos pasos para configurar una conexión LDAP. En caso de que surja algún problema o que necesite información sobre un programa de correo electrónico determinado, póngase en contacto con el equipo de soporte al cliente para dicho programa de correo electrónico. Para configurar una conexión de directorio LDAP para cualquier dispositivo o cliente de correo electrónico, debe tener la información siguiente: v DN base: ou=contact v Puerto (con SSL): 636 v Su dirección de correo electrónico de IBM SmartCloud inotes. Si tiene más de una dirección de correo SmartCloud, se encuentra en una de estas situaciones: Si selecciona el enlace Utilizar el inicio de sesión de mi organización en la página de inicio de sesión de SmartCloud para iniciar sesión, la dirección de correo electrónico que especifica en esta página puede ser diferente de la dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes. 14 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

19 Si su empresa tiene varias suscripciones a SmartCloud, puede tener una dirección de correo electrónico para cada suscripción. Por ejemplo, su empresa puede estar utilizando SmartCloud Engage y SmartCloud inotes. Su dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes está incluida en la Guía de inicio enviada a su dirección de correo electrónico cuando se registró por primera vez. También puede comprobar su dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes seleccionando Preferencias > Aspectos básicos, y seleccionando el Nombre de cuenta en Valores del servidor de correo. v Nombre de cuenta/dn de conexión: uid=su dirección de correo electrónico determinada antes,ou=contact. Por ejemplo, v La contraseña de su correo electrónico. Cuando el administrador de la cuenta establece una contraseña de un solo uso para la cuenta, debe cambiar dicha contraseña después de iniciar sesión en la cuenta de SmartCloud inotes desde la web. v Servidor: ldap-usw.mail.lotuslive.com v Filtro de búsqueda: ou=contact Procedimiento 1. En función del programa de correo, los pasos necesarios para configurar una conexión de directorio LDAP pueden variar. Póngase en contacto con el equipo de soporte al cliente del programa de correo electrónico para obtener ayuda. 2. Cuando busque información de contacto utilizando una conexión de directorio LDAP, los campos de nombre y apellidos no pueden estar vacíos, o pueden producirse errores. Agregue como mínimo un carácter en blanco a estos campos si es necesario. Capítulo 3. Guía de inicio de los contactos 15

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21 Capítulo 4. Guía de inicio del correo electrónico El correo electrónico se almacena en carpetas. Puede crear carpetas para organizar su correo electrónico. Hay cinco carpetas predeterminadas que no pueden suprimirse. También puede señalar su correo electrónico y establecer preferencias para la visualización del mismo. No puede cambiar el nombre ni suprimir una carpeta de correo electrónico predeterminada, pero puede suprimir mensajes de correo electrónico de dichas carpetas predeterminadas. Las carpetas predeterminadas son: Bandeja de entrada Todos los correos electrónicos entrantes. Borradores Todos los correos electrónicos guardados que aún no se han enviado. Los elementos de la carpeta Borradores pueden editarse y enviarse en cualquier momento. Enviados Todos los correos electrónicos que ha enviado, si sus preferencias están definidas para guardar todos los correos electrónicos una vez que se envíen. Guardar los correos enviados es el valor de configuración predeterminado. Correo no deseado Contiene todos los correos electrónicos que se han identificado como correo no deseado. Papelera Todo el correo electrónico eliminado. Debe vaciar la Papelera para eliminar permanentemente el contenido. La ventana Gestionar carpetas permite renombrar o eliminar una carpeta. Cuando elimina una carpeta, todo el contenido de la carpeta también se borra permanentemente. El indicador Uso de cupos muestra el espacio de almacenamiento que está en uso en la actualidad para los correos electrónicos y anexos de la cuenta de correo electrónico. El cupo utilizado incluye el espacio de las carpetas Correo no deseado y Papelera. Este valor no puede superar los 25 GB. Si supera el espacio de almacenamiento, no podrá recibir correos electrónicos. Todo el correo electrónico entrante se devuelve al remitente con un mensaje que indica que el buzón está lleno y que el correo electrónico no se puede enviar. Copyright IBM Corp. 2010,

22 Consejo: Los mensajes de correo electrónico que suprima pasarán automáticamente a la carpeta Papelera. Para recuperar el espacio para los mensajes, vacíe de forma periódica la carpeta Papelera. Nota: v Para proteger su cuenta de abusos, solo se podrán recibir 5000 mensajes de correo electrónico nuevos mientras no haya iniciado sesión en su cuenta. Los correos electrónicos adicionales se devuelven al remitente hasta que haya iniciado sesión de nuevo en su cuenta. v Para obtener información sobre problemas conocidos de la visualización de mensajes de correo electrónico en distintos idiomas, consulte el documento de problemas conocidos en el wiki en bhwiki.nsf/dx/lotuslive_known_issues#mail. v Un mensaje con prioridad alta se marca con una exclamación a la izquierda del asunto del correo electrónico. v El tamaño de un correo electrónico entrante no puede superar los 40 MB. Para poder gestionar mejor los correos electrónicos puede: v Seleccione Correo en la barra de menú superior para renovar manualmente la Bandeja de entrada. v Visualizar una lista de correos electrónicos que haya reenviado o respondido pulsando el icono junto a Remitente. v Ordenar los correos electrónicos por nombre de remitente, asunto o fecha. Por defecto, el correo electrónico se ordenan por fecha.. Configuración de las preferencias de correo electrónico La configuración de las preferencias de correo electrónico ayudan a organizar, filtrar y reenviar su correo electrónico. Acerca de esta tarea Sólo se puede especificar una cuenta de correo electrónico para el correo electrónico que reenvíe. Se le envía un correo electrónico de confirmación a su dirección de correo electrónico de IBM SmartCloud inotes y a la dirección de correo electrónico especificada en la sección de reenvío de correo. Para iniciar el proceso de reenvío de correo, siga las instrucciones en el mensaje de correo electrónico de confirmación. Para inhabilitar el reenvío de correo electrónico, seleccione Sin reenvío en la ventana Reenvío. Todos los pasos siguientes son opcionales. Puede cambiar estos valores de preferencia según lo necesite. 18 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

23 Procedimiento 1. Vaya a Preferencias. 2. Seleccione Aspectos básicos. a. Seleccione Visualización del correo para especificar el número de correos electrónicos para mostrar en cada página y especificar la opción de ordenación para el correo electrónico: Nuevos abajo o Nuevos arriba. b. Seleccione Leer para especificar lo que ocurre cuando mueve o elimina un correo electrónico: Ir al siguiente mensaje o Volver a la carpeta original. El bloqueo de imagen bloquea todas las imágenes en el correo electrónico de entrada. c. Seleccione Enviar para guardar una copia de todos los correos electrónicos enviados. Si no desea guardar todos los correos electrónicos enviados pero desea guardar únicamente algunos de ellos, puede escribir su dirección de correo electrónico en la opción Cco para enviarse una copia a sí mismo. Del mismo modo, puede especificar si incluir o no el historial de los correos electrónicos cuando responde a un correo electrónico. d. Utilice la información servidor de correo visualizada en la sección Valores del servidor de correo para configurar autenticación IMAP, POP o SMTP. Para obtener más información, consulte Configuración del acceso IMAP y POP. e. Seleccione Guardar. 3. Seleccione Agregar dirección para especificar una dirección de correo electrónico adicional para utilizar cuando envía correos electrónicos. 4. Seleccione Configuración de correo no deseado para especificar la configuración para gestionar los correos electrónicos y direcciones de correo electrónico no deseados. 5. Seleccione Ausente de la oficina para especificar una respuesta automática a mensajes entrantes mientras está fuera. Consulte Cómo enviar la notificación de ausente de la oficina para obtener más información. 6. Seleccione Firma para especificar la información que se va a añadir de manera automática al final de todos los correos electrónicos que envía. El número máximo de caracteres es de Seleccione Reenvío para especificar el reenvío automático de los correos electrónicos entrantes a otra cuenta de correo electrónico. 8. Seleccione Reglas para especificar las reglas de filtro que le ayudarán a gestionar el correo electrónico de manera más eficiente. Consulte Creación de las reglas de filtrado de correo electrónico para obtener más información. 9. Haga clic en Guardar. Capítulo 4. Guía de inicio del correo electrónico 19

24 Creación de una carpeta Para ayudarle a gestionar su correo electrónico, puede añadir, renombrar y suprimir carpetas. Puede arrastrar y soltar un correo electrónico en una carpeta diferente. Acerca de esta tarea Restrictions: v La longitud máxima del nombre de la carpeta es de 40 caracteres y el nombre no debe comenzar con un periodo (.). Entre los caracteres válidos para el nombre de la carpeta se incluyen: a-z v Los nombres de las carpetas se ordenan utilizando valores ASCII. Las tablas ICU (International Components for Unicode) no se utilizan. v El número máximo de carpetas permitidas es de 200. La ventana Gestionar carpetas permite renombrar o eliminar una carpeta. Cuando elimina una carpeta, todo el contenido de la carpeta también se borra permanentemente. Procedimiento 1. Vaya a Correo. 2. Seleccione Agregar una carpeta. 3. Especifique un nombre de carpeta y seleccione Aceptar. Visualización de un archivo adjunto Cuando abre un correo electrónico con uno o más archivos adjuntos, se mostrará una lista en el correo electrónico. Acerca de esta tarea Si recibe un correo electrónico con un anexo, en la Bandeja de entrada, se mostrará el icono de un clip junto al mensaje. Cuando abra el mensaje, aparecerá una lista de anexos en el mensaje. Puede visualizar el anexo desde su ubicación actual, o bajar y guardar el anexo al sistema antes de abrir el archivo. Si el archivo anexo es una imagen, puede visualizar el anexo en el correo electrónico. Restricción: v El tamaño de un correo electrónico entrante no puede superar los 40 MB. 20 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

25 v Solo se indexa el primer MB de texto en cada archivo adjunto de correo electrónico y permite búsqueda. v Si supera el espacio de almacenamiento, no podrá recibir correos electrónicos. Todo el correo electrónico entrante se devuelve al remitente con un mensaje que indica que el buzón está lleno y que el correo electrónico no se puede enviar. Procedimiento 1. Vaya a Correo. 2. Seleccione Bandeja de entrada. 3. Seleccione el correo electrónico que quiere abrir. Se mostrará una lista de archivos adjuntos en el mensaje. v Para visualizar un archivo adjunto en el correo electrónico, seleccione el archivo adjunto que desea visualizar. v Para descargar un archivo adjunto, haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo adjunto y siga las instrucciones para su sistema o dispositivo móvil. Cómo enviar correo electrónico Puede enviar correo electrónico desde la lista de contactos o desde la carpeta Correo. Si envía un correo electrónico a un destinatario que no está en la lista de contactos, tiene la opción de agregar el destinatario a la lista de contactos. Acerca de esta tarea Utilice el editor de texto enriquecido para seleccionar atributos para el texto del correo electrónico. La manera más rápida de seleccionar atributos es escribir todo el texto del mensaje, seleccionar después el texto y finalmente seleccionar los atributos deseados. Restrictions: v El número máximo de destinatarios es de 50. v Puede adjuntar hasta 10 archivos a cada correo electrónico. v El tamaño máximo de un correo electrónico que envíe, incluidos todos los anexos, es de 28,5 MB. Procedimiento 1. Seleccione cómo enviar un correo electrónico: v Utilizar contactos de su lista de contactos: a. Vaya a Contactos. Capítulo 4. Guía de inicio del correo electrónico 21

26 b. Seleccione la lista de contactos que contiene los usuarios a los que quiere enviar un mensaje de correo electrónico. Seleccione la casilla de verificación de todos los contactos a los que quiere enviar un correo electrónico. c. Para enviar un correo electrónico a un grupo personal, seleccione Grupos. En la página Grupos, seleccione las casillas de verificación al lado de los grupos que desea incluir. d. Seleccione Enviar un mensaje. Se mostrará la página Nuevo mensaje. Las direcciones de correo electrónico de todos los usuarios o miembros de grupo seleccionados se añaden al campo Para. v Enviar un correo electrónico desde la carpeta Correo: a. Vaya a Correo. b. Seleccione Nuevo mensaje. Se mostrará la página Nuevo mensaje. c. Especifique las direcciones de correo electrónico para todos los destinatarios en el campo Para. 2. Opcional: Utilice el campo cc o cco para especificar los usuarios o un grupo a los que quiere enviar una copia o copia oculta del correo electrónico. Puede escribir los primeros caracteres del nombre de usuario o grupo y seleccionar un elemento de la lista automatizada de sugerencias. Si selecciona un grupo, las direcciones de correo electrónico de todos los miembros de grupo se agregarán al campo cc o cco. 3. Opcional: Seleccione Buscar archivos para anexar un archivo. Se mostrará una ventana que le solicitará que busque el archivo y que lo cargue. 4. Opcional: Seleccione Prioridad alta para enviar el correo electrónico con alta prioridad. 5. Escriba el texto para el correo electrónico. Para obtener información sobre problemas conocidos con varios navegadores y el editor de texto enriquecido, consulte el documento de problemas conocidos en el wiki en LotusLive_Known_Issues#Mail. 6. Seleccione Enviar. Cómo marcar correos electrónicos Puede activar un indicador o marcador visual que le recuerde hacer un seguimiento de un correo electrónico. Las marcas son sólo para su uso personal, los demás usuarios de no pueden visualizar las marcas. Acerca de esta tarea De forma predeterminada, los correos electrónicos no tienen marca. Los mensajes marcados se indican mediante la bandera gris que aparece junto al mensaje. 22 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

27 Procedimiento 1. Para marcar un correo electrónico, vaya a la carpeta que contiene los mensajes que desea marcar. 2. Seleccione el icono Marcar junto a cada correo electrónico que quiera marcar. O puede marcar o quitar la marca de varios mensajes al mismo tiempo utilizando las casillas de verificación de mensaje y, a continuación, seleccionando Marcar o Eliminar marca del menú Más acciones. 3. Cuando lea un correo electrónico, puede seleccionar el icono Marcar, que está situado junto al asunto en la parte superior del mensaje. 4. Opcional: Para desmarcar un mensaje, vuelva a hacer clic en el icono Marcar. Restauración de correos electrónicos eliminados Cuando elimina un correo electrónico, el mensaje se mueve a la carpeta Papelera. El correo electrónico eliminado se guarda en la carpeta Papelera hasta que lo elimine definitivamente. Procedimiento 1. Vaya a Papelera. 2. Seleccione el correo electrónico que quiere restaurar. 3. Seleccione Más acciones > Bandeja de entrada. 4. Vaya a Bandeja de entrada. Compruebe que el correo electrónico se ha restaurado. Capítulo 4. Guía de inicio del correo electrónico 23

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29 Capítulo 5. Tareas de correo avanzadas Además de poder enviar y recibir correos electrónicos, existen otras tareas que puede llevar a cabo con la agenda. Cómo enviar la notificación de ausente de la oficina Utilice una notificación de ausente de la oficina para enviar una respuesta automática a correos electrónicos entrantes mientras está fuera. El servicio de notificación envía las respuestas entre la fecha de salida y la fecha de retorno que especifique y envía una única respuesta a cada remitente. Acerca de esta tarea La notificación de ausente de la oficina se habilita cuando llega la fecha de salida y se inhabilita de manera automática cuando llega la fecha de vuelta, si se ha especificado. Por ejemplo, especifique el 1 de enero del 2012 como fecha de salida y el 4 de enero del 2012 como fecha de vuelta. En este caso, la notificación de ausente de la oficina se activará a las 00:01 del 1 de enero del 2012 y se desactivará el 4 de enero del 2012 a las 23:59, lo que supone un total de cuatro días. La hora se establece de acuerdo con la zona horaria. El mensaje de fuera de la oficina está limitado a 1000 caracteres. Procedimiento 1. Vaya a Preferencias. 2. Seleccione Fuera de la oficina. 3. En el campo Asunto especifique el texto del título para el mensaje de respuesta automática. 4. Especifique la fecha de salida en el campo Salida. 5. Opcional: Especifique una fecha de retorno en el campo Retorno. 6. Opcional: En el campo Mensaje, proporcione información detallada sobre su ausencia, como el número de contacto para una emergencia. 7. Seleccione Activar para la notificación de ausente de la oficina. 8. Seleccione Guardar. Qué hacer a continuación Para inhabilitar de manera manual la notificación de ausente de la oficina, seleccione Desactivar para la notificación de ausente de la oficina. Copyright IBM Corp. 2010,

30 Envío de correo electrónico con una dirección de correo electrónica alternativa Además de su dirección de correo electrónico de IBM SmartCloud inotes, tiene una dirección de correo electrónica adicional que puede utilizar para enviar correos electrónicos. Acerca de esta tarea Cuando especifique una dirección de correo electrónico para enviar correos electrónicos, esta dirección de correo electrónico se muestra en el correo electrónico que envía. Su dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes no se utiliza al enviar correos electrónicos a menos que la vuelva a activar. Procedimiento 1. Vaya a Preferencias. 2. Seleccione Agregar dirección. 3. En la ventana Enviar correo desde otra dirección, seleccione Agregar dirección. 4. En el campo Nombre, especifique la dirección de correo electrónico adicional. Seleccione Guardar. Resultados La dirección de correo electrónico alternativa es ahora la dirección de correo electrónico predeterminada y es la dirección de correo electrónico que se utiliza para cuando envía correos electrónicos. Qué hacer a continuación Para activar de nuevo la dirección de correo electrónico SmartCloud inotes de forma que sea la dirección de correo electrónico predeterminada y se utilice cuando envíe correos electrónicos: 1. Vaya a Preferencias. 2. Seleccione Agregar dirección. 3. En la ventana Enviar un correo electrónico desde otra dirección, seleccione Activar junto a su dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes. 26 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

31 Configuración de SmartCloud inotes como el programa de correo electrónico predeterminado Si se configura IBM SmartCloud inotes como el programa de correo electrónico predeterminado abre automáticamente SmartCloud inotes al seleccionar un enlace de correo electrónico en un sitio web o documento. Acerca de esta tarea Los pasos necesarios para establecer SmartCloud inotes como el programa de correo electrónico predeterminado varían en función de su navegador. Si utiliza Internet Explorer, Chrome u Opera y tiene Windows XP, Windows Vista o Windows 7: v Registre SmartCloud inotes como programa de correo electrónico en Internet Explorer: 1. Cree un archivo.reg. Por ejemplo, SmartCloud_iNotes.reg. 2. Copie y pegue el contenido siguiente en el nuevo archivo.reg. Windows Registry Editor Version 5.00 Protocol" "URL Protocol"="" [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell] [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell\open] url.dll,fileprotocolhandler 3. Guarde el archivo.reg. 4. Ejecute el archivo.reg para importar la entrada SmartCloud inotes en el registro. Si utiliza Firefox Versión 3.x o posteriores en cualquier plataforma: 1. Registre SmartCloud inotes como programa de correo electrónico en Firefox: a. Vaya a b. Seleccione el enlace proporcionado y siga las instrucciones para registrarsmartcloud inotes como programa de correo electrónico Establezca SmartCloud inotes como el programa de correo electrónico predeterminado: a. En Firefox, seleccione Preferencias b. Seleccione Aplicaciones. Capítulo 5. Tareas de correo avanzadas 27

32 c. Escriba mailto como criterio de búsqueda y pulse Intro. d. En los resultados de búsqueda, seleccione SmartCloud inotes. e. Seleccione Aceptar. Configuración del acceso IMAP y POP Puede configurar varios programas de correo electrónico, utilizando el acceso IMAP o POP y la autenticación SMTP, para trabajar con IBM SmartCloud inotes para visualizar y enviar correo electrónico. Distintos clientes de correo electrónico y dispositivos móviles requieren distintos pasos para configurar IMAP, POP o SMTP. Acerca de esta tarea Para configurar la autenticación de IMAP, POP o SMTP para cualquier dispositivo o cliente de correo electrónico, debe tener la información siguiente: v Su dirección de correo electrónico de IBM SmartCloud inotes. Si tiene más de una dirección de correo SmartCloud, se encuentra en una de estas situaciones: Si selecciona el enlace Utilizar el inicio de sesión de mi organización en la página de inicio de sesión de SmartCloud para iniciar sesión, la dirección de correo electrónico que especifica en esta página puede ser diferente de la dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes. Si su empresa tiene varias suscripciones a SmartCloud, puede tener una dirección de correo electrónico para cada suscripción. Por ejemplo, su empresa puede estar utilizando SmartCloud Engage y SmartCloud inotes. Su dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes está incluida en la Guía de inicio enviada a su dirección de correo electrónico cuando se registró por primera vez. También puede comprobar su dirección de correo electrónico de SmartCloud inotes seleccionando Preferencias > Aspectos básicos, y seleccionando el Nombre de cuenta en Valores del servidor de correo. v La contraseña de su correo electrónico. Cuando el administrador de la cuenta establece una contraseña de un solo uso para la cuenta, debe cambiar dicha contraseña después de iniciar sesión en la cuenta de IBM SmartCloud inotes desde la web. Cuando acceda a IMAP, POP y SMTP a través de SmartCloud inotes, puede utilizar la contraseña de un solo uso varias veces para iniciar sesión y no se le obligará a cambiarla. v La información de servidor de correo POP o IMAP, incluido el nombre de host, nombre de usuario, contraseña. 28 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

33 SmartCloud inotes solo tiene soporte para conexiones SSL, por lo que de que para IMAP, el puerto 993 esté disponible. Para POP, el puerto 995 debe estar disponible. La información de su servidor de correo se encuentra en Preferencias > Aspectos básicos, listada en Valores del servidor de correo. v La información de servidor de correo SMTP saliente, incluido el nombre de host, nombre de usuario, contraseña. SmartCloud inotes solo tiene soporte para SSL, por lo que de que el puerto 465 esté disponible. A pesar de su dispositivo o de su cliente de correo electrónico, se aplica la siguiente información: v Los servidores de correo entrante y saliente necesitan el uso de un nombre de usuario y contraseña para recibir y enviar correos electrónicos de manera correcta. v Si el cliente de correo electrónico la solicita, seleccione las casillas de verificación que pertenezcan a los servidores de correo salientes o entrantes que necesiten autenticación. Asegúrese también de que utiliza la misma configuración para los servidores de correo entrantes y salientes. De no ser así, es posible que no pueda enviar o recibir correos electrónicos. v SSL debe estar activado. v La velocidad de su conexión a Internet afecta al tiempo necesario para configurar IMAP o POP. v IMAP es el protocolo preferido. Si IMAP no está disponible, utilice POP. v Cuando se accede al correo electrónico a través de IMAP, la longitud máxima de un nombre de carpeta es de 255 caracteres y hay un máximo de cinco niveles de carpetas. Los caracteres no ASCII en un nombre de carpeta se codifican mediante base64 con UTF-7. Si su dispositivo o cliente de correo electrónico no está listado a continuación, consulte el tema Otros clientes de correo electrónico para obtener instrucciones generales o póngase en contacto con el administrador de la cuenta o con el proveedor de correo electrónico para obtener ayuda. iphone o ipad Para configurar su IBM SmartCloud inotes cuenta de correo en el iphone o ipad utilizando acceso IMAP, POP o SMTP, lleve a cabo los pasos de este tema. IMAP es el protocolo preferido. Procedimiento 1. En caso de que sea la primera cuenta de correo electrónico en su dispositivo, marque Correo. De lo contrario, marque Configuración > Correo, contactos, agendas > Agregar cuenta. Marque Otros. 2. Marque Agregar cuenta de correo. Capítulo 5. Tareas de correo avanzadas 29

34 3. Marque en el campo Nombre y especifique su nombre completo. 4. Marque en el campo Dirección y especifique la dirección de correo electrónico. Si especifica una dirección de correo electrónico incompleta o incorrecta, se mostrará un mensaje. 5. Marque en el campo Contraseña y especifique la contraseña de la cuenta. Marque Guardar. 6. Especifique la información de configuración para el protocolo que ha seleccionado. Póngase en contacto con el administrador de su cuenta para saber el valor necesario para ID_sitio. v Para IMAP, marque IMAP. Especifique el nombre del servidor de correo IMAP entrante. El nombre del servidor tiene la misma finalización que la dirección de correo electrónico. Por ejemplo, yoursiteidimap.mail.lotuslive.com. Especifique 993 para el número de puerto. v Para POP3, marque POP. Especifique el nombre del servidor de correo POP entrante. El nombre del servidor tiene la misma finalización que la dirección de correo electrónico. Por ejemplo, yoursiteidpop.mail.lotuslive.com. Especifique 995 para el número de puerto. 7. Especifique la dirección de correo electrónico y la contraseña. 8. En el campo Nombre de host del servidor de correo saliente, especifique el nombre de servidor de correo SMTP saliente. Por ejemplo, yoursiteid-smtp.mail.lotuslive.com. Especifique 465 para el número de puerto. 9. Especifique la dirección de correo electrónico y la contraseña. Marque Guardar. Qué hacer a continuación De ahora en adelante, puede acceder al correo electrónico mediante el iphone o ipad. La contraseña SmartCloud caduca en base a la configuración especificada por su administrador de cuenta. Si tiene problemas para iniciar sesión en SmartCloud inotes, intente iniciar sesión desde la web para ver si su contraseña ha caducado. Apple Mail 4.0 Para configurar el acceso IMAP, POP o SMTP para Apple Mail 4.0, lleve a cabo los pasos de este tema. IMAP es el protocolo preferido. Procedimiento 1. Seleccione Correo > Preferencias y seleccione el separador Cuentas. 2. Seleccione + para agregar una cuenta nueva. 3. En el campo Nombre completo, especifique el nombre. 30 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

35 4. En el campo Dirección de correo electrónico, especifique la dirección de correo electrónico. 5. En el campo cuadro Contraseña, especifique la contraseña. 6. En el campo Tipo de cuenta, seleccione IMAP o POP de la lista. 7. En el campo Descripción, especifique una descripción para la configuración del servidor de correo entrante. 8. Especifique la información de configuración para el protocolo que ha seleccionado: Póngase en contacto con el administrador de su cuenta para saber el valor necesario para ID_sitio. v Para IMAP, especifique el nombre de servidor de correo de IMAP entrante: El nombre del servidor tiene la misma finalización que la dirección de correo electrónico. Por ejemplo, yoursiteidimap.mail.lotuslive.com. Especifique 993 para el número de puerto. v Para POP3, especifique el nombre de servidor de correo POP entrante: El nombre del servidor tiene la misma finalización que la dirección de correo electrónico. Por ejemplo, yoursiteid-pop.mail.lotuslive.com. Especifique 995 para el número de puerto. 9. En el campo Nombre de usuario, especifique la dirección de correo electrónico. 10. En el campo cuadro Contraseña, especifique la contraseña. 11. En el campo Descripción, especifique una descripción para la configuración del servidor de correo saliente. 12. En el campo Servidor de correo saliente, especifique el nombre del servidor SMTP saliente. Por ejemplo, yoursiteidsmtp.mail.lotuslive.com.. Especifique 465 para el número de puerto. 13. Seleccione Usar autenticación. 14. Verifique los valores Nombre de usuario y Contraseña y seleccione Siguiente. 15. Seleccione Crear. Verifique la información en los campos Resumen de cuenta. 16. Para verificar la configuración IMAP o POP tras haber configurado el cliente de correo electrónico, seleccione Correo > Preferencias y, a continuación, seleccione el separador Cuentas. Para mostrar el número de puesto, seleccione el separador Avanzado. Qué hacer a continuación De ahora en adelante, podrá acceder al correo electrónico mediante Apple Mail 4.0. La contraseña SmartCloud caduca en base a la configuración especificada por su administrador de cuenta. Si tiene problemas para iniciar sesión en Capítulo 5. Tareas de correo avanzadas 31

36 SmartCloud inotes, intente iniciar sesión desde la web para ver si su contraseña ha caducado. Outlook 2003 Para configurar el acceso IMAP, POP o SMTP para Microsoft Outlook 2003, lleve a cabo los pasos en este tema. IMAP es el protocolo preferido. Tras configurar el acceso IMAP, POP y SMTP, puede migrar su correo electrónico de Microsoft Outlook Acerca de esta tarea La velocidad de su conexión a Internet y la cantidad de correo de IBM SmartCloud inotes afectan a lo rápido que se muestra el correo de SmartCloud inotes. Procedimiento 1. Abra Outlook Seleccione el menú Herramientas y seleccione Cuentas de correo electrónico. 3. Seleccione Agregar una nueva cuenta de correo electrónico y, posteriormente, Siguiente. 4. Seleccione IMAP o POP3 como el tipo de servidor. Seleccione Siguiente. 5. En el campo Nombre, especifique el nombre que quiere que se muestre en el campo De de los correos electrónicos salientes. En el campo Dirección de correo electrónico, especifique la dirección de correo electrónico. 6. Especifique la información de configuración para el protocolo que ha seleccionado. Póngase en contacto con el administrador de su cuenta para saber el valor necesario para ID_sitio. v Para IMAP, especifique el nombre de servidor de correo de IMAP entrante. El nombre del servidor tiene la misma finalización que la dirección de correo electrónico. Por ejemplo, yoursiteidimap.mail.lotuslive.com. v Para POP3, especifique el nombre de servidor de correo POP entrante. El nombre del servidor tiene la misma finalización que la dirección de correo electrónico. Por ejemplo, yoursiteid-pop.mail.lotuslive.com. 7. En el campo Servidor de correo saliente (SMTP), especifique el nombre de servidor SMTP saliente. Por ejemplo, yoursiteidsmtp.mail.lotuslive.com. 8. En los campos Nombre de usuario y Contraseña, especifique la dirección de correo electrónico y la contraseña. 9. Seleccione Más valores y, posteriormente, seleccione el separador Servidor saliente. 32 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Guía del usuario

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