Redes intranet en un hospital: Hacia la comunicación horizontal, transparente y eficiente.

Transcripción

1 Redes intranet en un hospital: Hacia la comunicación horizontal, transparente y eficiente. Francesc Puigventós, Pere Ventayol Servicio de Farmacia. Hospital Universitario Son Dureta. Palma de Mallorca Publicado en la revista El farmacéutico hospitales. Febrero 2002, Nº 129: Introducción Las redes informáticas y la tecnología ligada al desarrollo de las comunicaciones se han hecho presentes y extendido en los últimos años en las grandes empresas. En los hospitales, de una forma más o menos planificada o por iniciativas de los propios servicios, se han conseguido los recursos necesarios para estar en el tren de la tecnología de la comunicación. Hoy en día la tecnologías informáticas y concretamente las redes intranet son una herramienta de trabajo cotidiana en la mayoría de hospitales, lo que ha permitido aumentar de forma espectacular el volumen de información compartida. Ello también ha incidido sobre las actividades de los servicios de farmacia, especialmente de los centros de información de medicamentos, pero también del resto de actividades del servicio ligadas a la comunicación y relación con los servicios clínicos, como son por ejemplo las actividades de gestión clínica y dispensación. Los sistemas intranet permiten de forma eficiente aumentar la comunicación horizontal, al mismo tiempo que favorecen que la información sea más transparente y de mayor calidad. Pero para alcanzar todas sus inmensas posibilidades esta tecnología debe ser dirigida, organizada y potenciada. Como ejemplos de la utilidad de lo sistemas intranet en un hospital está la transmisión de información ligada a las actividades clinico-asistenciales, o las páginas de seguimiento de los índices de actividad y de los índices de calidad generados a partir de los datos incorporados por los sistemas de información. Las redes intranet también permiten que se encuentren accesibles a los miembros de la organización las recomendaciones, normas, protocolos terapéuticos, guías de prescripción, vías clínicas y otros documentos relacionados con la política de medicamentos del centro. En este artículo expondremos cuales son sus posibilidades y algunos de los problemas que se plantean en su desarrollo, en base a nuestra experiencia, básicamente desde el punto de vista del servicio de farmacia. La difusión horizontal de los conocimientos y de la información Una de las características de los hospitales es la complejidad de los conocimientos necesarios para desarrollar sus funciones, conocimientos que están en posesión de un amplio número de profesionales sanitarios que se interrelacionan continuamente. Y precisamente cuanto más compleja y mayores conocimientos cualificados se generan y transmiten en una empresa, mayor es la utilidad objetiva de los sistemas que permiten trasladar y difundir la información, al posibilitar y potenciar la comunicación entre los diferentes elementos de una forma horizontal. La horizontalidad se debe a las posibilidades del sistema intranet, con su facilidad para editar páginas web y subir información desde cualquier ordenador conectado al servidor, y por otro lado la accesibilidad de esta información a los lectores situados en cualquiera de los puntos distribuidos por los diferentes servicios del hospital. Los actuales programas de edición de textos permiten generar páginas web, simplemente con unos conocimientos de informática a nivel de usuario, y también es posible subir dichas páginas al servidor de intranet y ponerlas a disposición del resto de usuarios conectados a la red, de una forma rápida y simple. 1

2 Los servicios de farmacia de los hospitales se encuentran implicados en las comisiones clínicas que velan por una correcta utilización de los medicamentos, en dichas comisiones se definen criterios de uso de los mismos, como por ejemplo indicaciones aprobadas, uso restringido por protocolos, elección con criterios de eficacia, seguridad y coste de las alternativas terapéuticas más idóneas, etc. Todo ello ha llevado a la publicación de Guías Farmacoterapéuticas, Programas de Intercambio Terapéutico, Guías de administración de fármacos, Protocolos terapéuticos, etc. Es indudable que la intranet es una herramienta de primera magnitud para difundir estos documentos institucionales. Por contra, y aunque el medio permite el desarrollo de la transmisión horizontal de información, en algunas ocasiones se considera dentro de los propios servicios médicos que determinados conocimientos son patrimonio de una especialidad o grupo de expertos, por lo que mucha de la información que podría ser de utilidad para el resto de profesionales implicados en el proceso asistencial y de gestión no se difunde adecuadamente. Otras veces no se dispone de un cuerpo de guías o protocolos, porque no existe en el servicio una política común o una línea consensuada, actuando cada miembro del mismo según sus conocimientos. La dinámica de incorporación de nuevas técnicas y criterios diagnóstico-terapéuticos a la actividad asistencial también precisa de un tiempo y esfuerzo para que quede plasmada de una forma organizada y rigurosa en un documento. La presión de la actividad asistencial diaria, hace relegar estas cuestiones. En este aspecto los equipos gestores de los hospitales deben ser los principales interesados en potenciar la red intranet y estimular la participación de todos los servicios clínicos, junto con la difusión de las páginas de las comisiones clínicas. La red intranet permite el aporte horizontal de información, y aunque sus contenidos pueden ser de calidad diversa y no uniforme, para que el sistema madure es importante que esta información esté en el mismo. De la transparencia y accesibilidad a la calidad El hecho de que la información presente en la intranet de un hospital sea accesible a un amplio número de usuarios y lectores cualificados, nos lleva a toda una serie de consecuencias. La información colgada de la misma está sujeta a su lectura de los diferentes profesionales,que con sus conocimientos pueden aportar una actitud de crítica constructiva. Este hecho conlleva que los documentos que se suban a la misma serán redactados con criterios de mayor calidad, que si estos mismos documentos circularan de forma más restringida y con menos posibilidades de ser leídos y contrastados por un amplio número de profesionales. En segundo lugar, como más adelante comentamos, los autores son facultativos o gestores de la misma organización que están "cerca", a los que se puede contactar personalmente. Esta accesibilidad hace que puedan ser discutidos los contenidos poco rigurosos o potencialmente conflictivos dentro del organización. La transparencia y accesibilidad nos lleva a una mayor calidad. La eficiencia En una organización de las características de un hospital las implantación de redes intranet presenta grandes potencialidades para mejorar la comunicación de forma eficiente, al permitir compartir y consultar en tiempo real desde cualquiera de los puntos de la red, datos necesarios para la actividad diaria del hospital. Los sistemas intranet hacen muy fácil actualizar los documentos cada vez que sea necesario, es decir cada vez que una nueva información documentada modifique o sustituya un dato anterior. Por ello pensamos que se trata de un sistema muy eficiente de transmisión y actualización de la información dentro de la empresa. Sin embargo para que el sistema sea activo y dinámico debe mantenerse actualizado de una forma periódica. En caso contrario la información se vuelve obsoleta. Ello requiere una mínima organización, con un responsable por servicio que dedique un tiempo al mantenimiento de los contenidos de intranet. Por otro lado la información debe estar bien organizada, para que el usuario localice con facilidad lo que busca. A veces una 2

3 estructura laberíntica dificulta el manejo a pesar de la rapidez con que se puede navegar por los vínculos de las páginas web de las redes intranet. En un gran hospital es importante disponer de una mínima estructura, dedicada al mantenimiento de los contenidos de la red, y seguramente de una comisión que actúe de forma similar al consejo editorial de una revista, que facilite la coherencia de los contenidos. Lejos y cerca La comunicación personal dentro del hospital es imprescindible, con lo que siempre es posible clarificar aspectos de la información más formal de las páginas web, y de alguna manera ayuda a la necesaria relación para profundizar en los aspectos que no están suficientemente claros, intercambiar opiniones críticas y colaborar en que la información sea útil y aplicable a las demandas asistenciales o a las necesidades de la gestión. A diferencia de internet, la ventaja de los sistemas intranet es que los autores de los contenidos de los documentos son personas pertenecientes a la misma organización. Internet en cambio siempre se basa en unos contenidos informativos más o menos fiables, según el rigor y prestigio del portal o dirección electrónica, pero en general no es posible una interrelación del mismo tipo que la que se da dentro de un hospital. Podemos decir que internet está lejos y que intranet tiene la ventaja que está cerca. La experiencia del Hospital Son Dureta. El Hospital Universitario Son Dureta es un hospital de nivel 4 de aproximadamente 950 camas. Es el hospital público de referencia de la comunidad autónoma, perteneciente hasta diciembre del 2001 al Insalud y recientemente transferido al IBS (Institut Balear de la Salut). La red intranet del centro dispone de 1200 puntos de conexión, a la que gradualmente se han ido conectando ordenadores desde los diferentes unidades y servicios. Actualmente hay aproximadamente 900 PCs conectados a la red y 400 direcciones de correo electrónico, tanto del área médica como de las unidades de enfermería. El servicio de farmacia tiene instalados 17 puntos, necesarios tanto para conexión de terminales para la prescripción informatizada de dosis unitarias y la gestión de almacenes, como para la incorporación de ordenadores en red a los puestos de trabajo de cada uno de los facultativos del servicio. Los principales contenidos informativos de interés en intranet del HUSD (ver figura 1) a- Información básica descriptiva de los servicios, en la que es posible encontrar lista de personal, teléfono, direcciones de correo electrónico, cartera de servicios, etc. b- Publicación de los índices asociados a la gestión. Se publican de forma sistemática los índices de actividad de los servicios, lo que permite el seguimiento por parte de los propios servicios y de la dirección de los ingresos, índice de ocupación, distribución de altas por GRD, estancia media, número de consultas, listas de espera y otros datos generados por el sistema de información del hospital. Igualmente se exponen los objetivos de 3

4 calidad ligados al contrato de gestión y los objetivos de calidad de cada servicio y comisión clínica, así como el grado de consecución de los mismos, que se vincula a los incentivos económicos pactados para cada servicio (ver figura 2) c- Información necesaria para la actividad clínico-asistencial. Se está desarrollando y en estos momentos hay accesibilidad a los datos de análisis clínicos de los pacientes, a los informes radiológicos y a los informes de anatomía patológica generados por los servicios centrales correspondientes. d- Publicación de documentos y recomendaciones para una política racional en el uso de los recursos diagnósticos y terapéuticos. El diseño de páginas web desde el punto de vista de farmacia: nuestra experiencia. En el Hospital Universitario Son Dureta, el servicio de farmacia gestiona varias páginas de la intranet del hospital. Los documentos son realizado empleando el programa de edición de texto word de Microsoft Office, que permite diseñar páginas web o transformar directamente documentos word a html. También se diseñan documentos en formato PDF, y recientemente documentos en formato adecuado para descarga a agendas electrónicas tipo PDA. El servicio de farmacia, además de las páginas descriptivas del propio servicio, mantiene las páginas de la Comisión de Farmacia y Terapéutica. En julio de 2000 se creó el "Portal farmacoterapia", que integra tanto la información generada por los servicios y comisiones clínicas del hospital en relación a la política de medicamentos del centro, como los enlaces que facilitan el acceso a bases de datos y otras páginas externas de internet. En "portal de información farmacoterapéutica" en la intranet del hospital, tiene los siguientes contenidos. (figura 3) -Utilidades: Formularios, impresos y documentos para la solicitud de medicamentos de uso compasivo, medicamentos extranjeros, solicitud de incorporación de medicamentos a Guía, consentimiento informado, formulario tarjeta amarilla, etc. -Información farmacoterapéutica y política de medicamentos. Guía Farmacoterapéutica, Programa de Intercambio terapéutico, protocolos terapéuticos institucionales y de los servicios, informes de evaluación de nuevos medicamentos. Guía de administración de fármacos vía parenteral y vía oral, Boletines informativos internos de las comisiones clínicas, etc. -Enlaces a bases de datos y a enlaces externos de internet, tanto de acceso libre como mediante clave. Así se dispone por ejemplo de Micromedex en versión para red con acceso limitado de número de usuarios, enlaces con la biblioteca Cochrane con clave de acceso restringido para el personal del hospital. Además en nuestra experiencia, intranet tiene un potencial de desarrollo en aspectos prácticos de gran interés para el servicio de farmacia: La intranet es una excelente herramienta para la comunicación interna dentro del propio servicio. El archivo ordenado y actualizado de documentos en la intranet facilita que los miembros del servicio de farmacia dispongan de la información necesaria para atender las consultas diarias generadas en sus áreas. Los miembros del servicio de farmacia intervienen en los procesos de logística diaria y están en contacto con los servicios clínicos que tienen asignados. Son los principales divulgadores de la política de medicamentos del hospital. La información 4

5 contenida en intranet les sirve de soporte a sus actividades clínicas. Por otro lado el disponer en intranet de manuales de procedimiento internos del servicio, fichas de fabricación de formulación magistral, protocolos de preparación de citostáticos o nutrición y otros documentos similares debe facilitar el trabajo diario en las áreas técnicas. Como experiencia hemos incorporado un sistema de prescripción de nutrición parenteral pediátrica, que se basa en un formulario para la prescripción diaria individualizada de cada paciente y envío por correo electrónico. A modo de resumen El impacto de las redes intranet para mejorar la comunicación, la gestión y la calidad asistencial es muy grande. La transparencia, accesibilidad y facilidad de edición permiten dar un salto cualitativo en los sistemas de información y la difusión de la política de medicamentos. Los servicios de farmacia han sido pioneros en disponer de centros de información de medicamentos, en promover la redacción de guías y sistemas de divulgación de información para el uso racional de medicamentos. Intranet permite potenciar la difusión horizontal de conocimientos y aumentar la calidad de los contenidos. Intranet es una herramientas de primer orden que nos sirve de soporte al trabajo diario tanto desde el punto de vista técnico y organizativo interno del servicio de farmacia como de apoyo a las actividades clínicas del farmacéutico. Como otras tecnologías su introducción es progresiva y precisa de recursos y organización, pero la tecnología intranet es muy eficiente y fácil de incorporar a los servicios de farmacia. Figuras anexas: Figura 1 Reproducción página principal intranet HUSD Figura 2 Reproducción página principal en intranet de índices de actividad -contrato de gestion - datos globales hospital 2001 Figura 3 Reproducción página principal en intranet HUSD portal farmacoterapia hsd 5