GESTION TRIBUTARIA. I)- Introducción

Transcripción

1 EL EXPEDIENTE ELECTRONICO EN GESTION TRIBUTARIA LOS PROCEDIMIENTOS DE I)- Introducción El artículo 32 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, define el expediente electrónico como el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga. Según esta ley, el ciudadano tiene derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, y es este derecho el que hace que la Administración Pública tenga la obligación de prepararse con los medios y sistemas electrónicos necesarios para que este derecho se pueda exigir. En este contexto, nació un nuevo proyecto en el Organismo de Gestión Tributaria de la Diputación de Barcelona denominado e-carpeta, con la pretensión de crear un nuevo procedimiento de trabajo que permitiera la gestión telemática e integral de un expediente administrativo. El proyecto de la e-carpeta tiene como objetivos fundamentales: - Posibilitar la gestión integral de los expedientes administrativos desde el programa de gestión, recaudación y inspección del Organismo. - Gestionar sin papeles. - Intercambiar telemáticamente los expedientes y la documentación asociada a los mismos con otras Administraciones Públicas. - Aumentar la transparencia de las actuaciones llevadas a cabo por el ORGT. - Modernizar y mejorar los servicios al ciudadano. - Potenciar el acceso a los expedientes desde cualquier punto de información, así como realizar un seguimiento de los mismos. - Garantizar la conservación y archivo electrónico. - Dar cumplimiento a las disposiciones legales. La implantación del nuevo sistema de tramitación de los expedientes de gestión tributaria no ha supuesto una mera transposición del expediente original a formato digital, sino que se ha hecho una labor de análisis de los procedimientos y circuitos existentes, modificando y optimizando los extremos que se han considerado necesarios. II)- Desarrollo de la e-carpeta El procedimiento de creación de un expediente electrónico tal y como está determinado en el proyecto del Organismo, se desarrolla en las siguientes fases: A)- Registro electrónico; El artículo 24 y siguientes de la Ley 11/2007, regula la creación y funcionamiento de los registros electrónicos de las Administraciones Públicas. 1

2 El dictamen de creación de la Sede Electrónica del ORGT publicada en el BOP del 9 de diciembre del 2010, regula el registro de documentos presentados a través de la sede electrónica. Por tanto, existe un único registro para todo el ORGT, que incluye también los documentos presentados en la Sede Electrónica con numeración de registro secuencial. En los documentos/escritos que tienen entrada en el ORGT se les estampará el sello de entrada de documentos, indicando el número de registro, la fecha y hora. Todas las personas que registran han de controlar la documentación presentada, para comprobar que los documentos presentados coinciden con los realmente adjuntados, en caso de discrepancia se deberá hacer constar en el campo de observaciones. B)- Digitalización de documentos; El artículo 96.5 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria prevé que los documentos emitidos, sea cual sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por la Administración Tributaria, o los que ésta emita como copias de originales almacenados por estos mismos medios, así como las imágenes electrónicas de los documentos originales o sus copias, tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por la normativa aplicable. El artículo 30.3 de la Ley 11/2007 prevé que las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con la misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen la autenticidad, integridad y conservación del documento imagen. En base a esta autorización legal, se podrán destruir los originales de dichos documentos. La imagen electrónica de un documento fichero corresponde al escaneo de un documento que se puede abrir desde el programa informático adecuado y permite visualizar una reproducción del documento original. El proceso de escaneo afecta a los documentos que corresponden al desarrollo de funciones de gestión, recaudación y inspección de ingresos de derecho público de los Ayuntamientos de la provincia de Barcelona que hayan delegado tales funciones en la Diputación de Barcelona. Se escanea toda la documentación aportada por el ciudadano que se haya registrado de entrada y que tenga relación con los procedimientos de gestión. Conforme se vaya ampliando el ámbito de actuación de la carpeta electrónica, se ampliaran los documentos a escanear. Los documentos pueden ser escaneados directamente por el personal del Organismo o bien por una empresa especializada, según el volumen o la necesidad de tener escaneado el documento a la mayor brevedad posible. Según el supuesto, la tramitación será: 2

3 a. Si se escanea por el personal propio, el aplicativo corporativo recepcionará directamente la imagen desde el dispositivo digitalizador y se registrará la fecha, identificando el empleado que ha escaneado y las hojas escaneadas. b. Si se escanea por la empresa especializada, ésta deberá recoger los originales en soporte papel junto con el albaran de entrega. Cada documento a digitalizar irá precedido de una hoja, Hoja de código único, que la oficina de registro imprimirá en el momento de registrar el documento y antes de enviarlo a la empresa de digitalización. Esta hoja llevará impreso el número de documento que el aplicativo le haya asignado automáticamente. La imagen electrónica corresponderá a un fichero cuyo nombre incluirá el número de código único y se generará directamente en un directorio específico y seguro. C)- Creación e-carpeta; En el aplicativo informático se han creado tres nuevas opciones para la tramitación del expediente electrónico. La opción E60 que permite dar de alta nuevos expedientes o bien consultar los que ya existen así tramitarlos, la opción E61 que está sólo operativa para el Departamento de Organización, ya que se utiliza para actualizar el ámbito, asunto y tipos de las carpetas y, por último, la opción E62 que es el portafirmas. Así, mediante la opción E60, se dará de alta una carpeta cuando se inicie un procedimiento administrativo, éste se podrá iniciar de oficio (por ejemplo: baja de un recibo o de una liquidación) o a instancia de parte (por ejemplo: solicitud de un beneficio fiscal). Sólo en este último supuesto irá asociado a un documento registrado de entrada en el ORGT. Cada carpeta tendrá asignado un ámbito, dentro del mismo un tipo, dentro del tipo un asunto y, por último, una descripción. De momento, en el ámbito del expediente administrativo del IVTM se han creado los siguientes descriptivos: AMBITO EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO IBI EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO IVTM EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO IIVTNU EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO ICIO EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO IAE EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO TX APROF. ESP. EXPEDIENTE ADMINISTRATIV0 TASAS ASUNTO (Solicitud bonificación) CARBURANTE CARACTERÍSTICAS MOTOR VEHICULO HISTÓRICO VEHICULO ANTIGUEDAD SUPERIOR A 25 AÑOS TIPO (Exp. Adm. IVTM) SOLICITUD EXENCION SOLICITUD BONIFICACIÓN SOLICITUD RECTIFICACIÓN DATOS SOLICITUD RECTIFICACIÓN AUTOLIQUIDACIÓN SOLICITUD DEVOLUCIÓN PROPUESTAS DE BAJA VERIFICACIÓN ALTAS EXENCIÓN VERIFICACIÓN ALTAS BONIFICACIÓN VERIFICACIÓN ALTAS NO SUBJECCIÓN RECURSO REPOSICIÓN CONTRA LIQUIDACIÓN RECURSO REPOSICIÓN CONTRA RESOL. GER. IBI: Impuesto Bienes Immuebles IVTM: Impuesto Vehiculos Tracción Mecànica IAE: Impuesto Activ.Eco. ICIO: Impuesto Contrucc., Instal. y Obras TX aprof. Esp: Tasa aprovechamiento especial dominio pbl. 3

4 Ejemplo práctico: solicitud exención por discapacidad. Ámbito: expediente administrativo IVTM. Tipo: solicitud exención. Asunto: discapacidad. Descriptivo: número de autoliquidación de IVTM. Al dar de alta una carpeta, automáticamente el aplicativo incorporará los datos del contribuyente. El tramitador del expediente recuperará el escrito junto a la documentación ya escaneada del registro de entrada y ya tendrá una carpeta para poder empezar a tramitar. A la carpeta se pueden ir incorporando todos los documentos que sean necesarios para la tramitación del procedimiento, hayan o no sido registrados de entrada, así se podrán incorporar todos los documentos internos que consideremos necesarios (informe de la DGT, certificado de destrucción de un vehículo, etc.). Los documentos se irán ordenando en el historial de la carpeta según el orden de su incorporación. Asimismo, los documentos de salida (piénsese en requerimientos, notificaciones, etc..) también quedarán integrados en el expediente de forma automática desde el momento de su expedición. Por otra parte, cada asunto tiene relacionados los modelos normalizados de tramitación (resoluciones, notificaciones, requerimientos, etc..). Esto evita errores al usuario, ya que si se está tramitando un expediente de devolución de ingresos que afecta al impuesto sobre bienes inmuebles, sólo se encuentran asociados los modelos relativos a este impuesto y al asunto correspondiente. Cada trámite que se realice en la e-carpeta quedará reflejado en el historial del expediente. Algunos de los trámites los realizará el aplicativo automáticamente, por ejemplo: apertura carpeta, firma del órgano competente, etc. A título meramente ejemplificativo: Descripción trámites REABRIR CARPETA ENVIAR CARPETA RECIBIR CARPETA PREPARAR RESOLUCIÓN NOTIFICAR REQUERIR TRAMITE AUDIENCIA AUDITADO REVISADO DESISTIMIENTO CADUCADO EXPEDIENTE SUSPENDIDO LIQUIDACIÓN PRACTICADA BENEFICIO FISCAL CONCEDIDO CAMBIO DE NOMBRE REALIZADO ENVIADO A FIRMA DEVOLUCIÓN REALIZADA CERRAR CARPETA ANULAR CARPETA Realizados todos los trámites, se confeccionará la resolución y se enviará a la firma del órgano competente. Una vez la resolución ha estado firmada electrónicamente con certificado digital reconocido por la Agencia Catalana de Certificación, se anotará automáticamente en el libro de resoluciones. En ese momento se podrá enviar también, desde la misma carpeta, un correo electrónico a los jefes de departamento o de unidad del cual dependa la tramitación del expediente, informándoles de la 4

5 resolución dictada. Con ello se evita el control diario de las resoluciones recaídas en los expedientes en tramitación. Independientemente de los trámites, el aplicativo también permite incorporar notas de carácter informativo sobre la tramitación del expediente. Cada carpeta llevará relacionado los valores que le afecten, sean recibos, liquidaciones o autoliquidaciones. De cada carpeta se pueden hacer subcarpetas, las cuales nos pueden ser de utilidad por ejemplo para la tramitación de las propuestas de baja de valores. Así, del tipo propuesta de baja y asunto error de titularidad, en una oficina en un mes se abrirán varias carpetas de este asunto, y habrá tantas carpetas como contribuyentes. Todas aquellas carpetas las podemos agrupar en otra carpeta madre que tendrá un nivel superior, con el mismo tipo y asunto; en la descripción se podrá hacer constar: BAJAS IVTM ENERO. De esta manera, mantendremos agrupadas todas las bajas por error de titularidad de una determinada oficina o unidad en una sola carpeta. D)- Explotación e-carpeta; La consulta de carpetas es muy importante, ya que nos permitirá conocer en todo momento quien está tramitando el expediente, en qué estado de tramitación se encuentra y el tiempo transcurrido (carencia) desde la fecha de inicio de la misma. La explotación del aplicativo permite realizar la búsqueda por trámites, ello supone, entre otras prestaciones, poder realizar estadísticas y controles sobre el número de carpetas abiertas en un año por cada departamento, el número de expedientes que están pendientes de firma, el número de expedientes finalizados, en conclusión, permite conocer la situación real de la tramitación de solicitudes, escritos, recursos, reclamaciones que han tenido entrada en la organización. El programa informático del ORGT permite realizar trabajos automáticos para explotar las opciones del aplicativo. Esto es imprescindible para realizar estadísticas y comprobar los puntos débiles relativos a la tramitación de expedientes que padece un determinado departamento. Así, entre otros, se pueden solicitar los siguientes trabajos: Trabajos explotación aplicativo Para calcular el núm. de carpetas abiertas por oficina, unidad o departamento Para calcular el núm. de carpetas abiertas por ámbito, tipo o asunto Para calcular el núm. de carpetas anuladas, en circulación, abiertas y cerradas Para calcular la cadencia entre trámites Para calcular el núm. De valores dados de baja y las nuevas liquid. emitidas 5

6 E)- Diagrama del proceso; Papel o Fichero REGISTRO GENERAL Escrito contribuyente Empresa especializada DIGITALIZAR Documento electrónico INCORPORACION DOC REGISTRO E-CARPETA Archivo Documento original 6

7 APERTURA E-CARPETA Ambito Tipo Asunto Datos carpeta Trámites Documentos Claves (cargos-valor) Subcarpetas Origen datos Abrir Carpeta Requerir Aaa Bbb Ccc Objeto tributario Ref. Catastral Subcarpeta 1 Valor Preparar Resolución Enviar a Firmar Notificar Cerrar carpeta Modelos normalizados Matríc. IVTM Matríc. IAE DNI Etc., CAT-Cert (Agencia Catalana de certificación) III)- Implantación de la e-carpeta La implantación de la e-carpeta en el ORGT se está realizando de forma paulatina. El primer paso, desde mi punto de vista, seria confeccionar una evaluación de las necesidades de la organización mediante un análisis de los procedimientos administrativos que se tramitan en la organización, teniendo en cuenta que en los mismos intervinieran diferentes funcionarios. En nuestro caso, una vez realizado este primer examen, se comprobó que el mayor volumen de carpetas se generaba en los expedientes de gestión tributaria, y dentro de 7

8 ellos, el volumen más significativo de solicitudes era las referidas a exenciones del Impuesto de Vehículos de Tracción Mecánica. En base a ello, la estrategia de implantación del proyecto se desarrolló siguiendo los siguientes pasos: Se designó un grupo de trabajo compuesto por la responsable del Departamento de gestión del impuesto, por el Director de Servicios de Informática (más dos personas dedicadas al proyecto) y por la Directora de Servicios de Organización (más una persona designada para el proyecto). Se delineó un calendario de trabajo. Durante unos meses se estuvo trabajando en el proyecto y se estuvieron realizando pruebas y simulaciones. Se escogió dos unidades como sitios pilotos para que durante el plazo de un mes realizaran pruebas del proyecto. Se elaboraron manuales técnicos para el personal tramitador explicativos del funcionamiento del nuevo aplicativo. Se realizaron talleres formativos. Posteriormente, se implantó de forma masiva en las oficinas. Se creó una dirección electrónica (adscrita a la Dirección de Organización) para canalizar todas las cuestiones que pudieran suscitarse a raíz de la implantación de la e-carpeta. Con las aportaciones de mejora de los diferentes usuarios, se están realizando cambios puntuales o significativos en determinados aspectos de la e-carpeta. Una vez implantada la e-carpeta para el ámbito del Impuesto sobre Vehículos de Tracción Mecánica, actualmente se está implantando en el ámbito del Impuesto sobre Bienes Inmuebles y en el ámbito de contratación. Para final de este año se prevé que se inicie la implantación en el IAE y en el Departamento de Inspección Tributaria. Durante el año 2012 está previsto que se implante para todos los departamentos y todos los ámbitos de la organización. Se ha de decir, que esta nueva aplicación nos ha permitido gestionar los expedientes tradicionales de manera electrónica, posibilitando la eficiencia en los procesos administrativos. IV)- Conclusiones A modo de corolario, la e-carpeta ha aportado, desde mi punto de vista y entre otras, las siguientes ventajas en la tramitación de los expedientes administrativos del ORGT: - Nos permite conocer que departamento u oficina tiene asignado el expediente, la persona que lo está tramitando, desde cuando lo tiene asignado y el estado de tramitación del mismo. - Eliminación paulatina del soporte papel. - Permite identificar el trabajo realizado y el pendiente, así como en que situación se encuentran ambos. - Permite acceder a los expedientes, y por tanto, trabajar los mismos desde cualquier lugar de trabajo de la organización habilitada al efecto. 8

9 - Cambio en las pautas de trabajo. - Tramitación ágil, pautada, sencilla y transparente. - Mayor seguridad, ya que disminuye el riesgo de pérdida del papel. - Simplifica la realización de auditorias. - Permite la obtención de indicadores de gestión. - Permite realizar el manejo simultáneo de los expedientes facilitando la intervención de las instancias de control. - Disminuyen los costes de gestión. - Creación del archivo electrónico. Barcelona, 2 de octubre de 2011 Cristina Casablanca Juez 9