NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Transcripción

1 Página 1 de 8 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REVISION DOCUMENTOS FLETES (Guadalajara, Ciudad de México, Monterrey) Elaboró Revisó Aprobó Marco Antonio Ruiz Flores Edgar Gonzalez Monica Orozco Auditor procesos Auditoria Dirección

2 Página 2 de 8 1. OBJETIVO Documentar el procedimiento llevado a cabo actualmente por la administración de la compañía para la revisión de la documentación correspondiente a los fletes realizados y su posterior pago, buscando la reducción de tiempos y mejores condiciones de negocio con los proveedores para satisfacer las necesidades de la compañía. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Logística de fletes, Tesorería y Gerencia de pagos de Industrias Promi de Occidente, S.A. de C.V.

3 Página 3 de 8 CHECKLIST FLETES GUADALAJARA En la hoja del transporte venga el sello ORIGINAL de : Vigilancia Guadalajara Logística Guadalajara En la hoja del transporte el Número(s) de Pedido(s) sean los que corresponden con la documentación del flete. Nota: No se paga los números de pedido escritos a mano tienen que venir a computadora por el sistema. Que venga toda la documentación completa. Todos los documentos tienen que tener la firma del cliente o el sello del material recibido. En caso de envío por paquetería, carta porte con número de factura y/o remisión. En caso de que el cliente no reciba el material: Tiene que estar el vale de devolución de mercancías con el motivo de porque se regresó la mercancía y que coincida lo facturado con la devolución. En caso de roturas: La política es abajo del 5% roto no se le cobra al transportista y arriba del 5% roto se le cobra lo que rompió. En caso de que supere el 5% se tiene que sacar el monto del material roto y en la factura del proveedor indicar cuanto se le va a descontar y el motivo para que cuentas por pagar se lo descuente y le haga su nota de crédito. Muy importante se tiene que revisar el costo de flete que corresponda a la tarifa autorizada. Sobre la lista autorizada revisar el precio con lo siguiente: Fletes Guadalajara Locales: Sacar el tonelaje y revisar contra la tarifa que sea el precio indicado. Revisar cuantas direcciones lleva el flete. En cuanto a Fuera de Zona solamente están autorizados: Tlaquepaque, Tonalá, Tlajomulco, El Salto, Santa Anita, Bugambilias, Huentitan y Tetlan.

4 Página 4 de 8 En caso que quieran cobrar otro Fuera de Zona que no esté autorizado el fletero le tiene que anexar el mapa justificando el Fuera de Zona. Fletes Foráneos: Revisar el TONELAJE y el DESTINO y que coincidan con la lista autorizada. Si el cliente le falta material es a cobro del transportista o la aclaración de donde está el faltante de material. Temas extraordinarios, debe estar autorizaciones por escrito. Checar que el monto de la Factura coincida con el monto de la hoja del transporte. Si no cumplen con los requisitos mencionados no se pueden pasar a pago hasta que esté todo completo y revisado. Si hay descuentos por error de tarifa mandar correo al jefe de logística con la cantidad que se descontó y el motivo para que él le pase la información al proveedor.

5 Página 5 de 8 CHECKLIST FLETES CIUDAD DE MÉXICO En la hoja del transporte venga el sello ORIGINAL de : Vigilancia MX Logística MX Sello de crédito y cobranza En la hoja del transporte el Número(s) de Pedido(s) sean los que corresponden con la documentación del flete. Nota: No se paga los números de pedido escritos a mano tienen que venir a computadora por el sistema. Que venga toda la documentación completa. Todos los documentos tienen que tener la firma del cliente o el sello del material recibido. En caso de envío por paquetería, carta porte con número de factura y/o remisión. En caso de que el cliente no reciba el material: Tiene que estar el vale de devolución de mercancías con el motivo de porque se regresó la mercancía y que coincida lo facturado con la devolución. En caso de roturas: La política es abajo del 5% roto no se le cobra al transportista y arriba del 5% roto se le cobra lo que rompió. En caso de que supere el 5% se tiene que sacar el monto del material roto y en la factura del proveedor indicar cuanto se le va a descontar y el motivo para que cuentas por pagar se lo descuente y le haga su nota de crédito. Muy importante se tiene que revisar el costo de flete que corresponda a la tarifa autorizada. Se tiene que revisar lo siguiente: Se tiene que revisar que el costo del flete sea de acuerdo al TONELAJE que lleva y muy importante revisar que el DESTINO sea el destino que este cobrando. En caso de que el DESTINO no esté en la tarifa autorizada, se tiene que anexar un correo con la autorización de la persona que dirección asigne en su momento. (Este correo con la autorización ya tiene que venir anexado con el flete, lo anexa logística MX)

6 Página 6 de 8 Temas extraordinarios, debe estar autorizaciones por escrito. Checar que el monto de la Factura coincida con el monto de la hoja del transporte. Si no cumplen con los requisitos mencionados no se pueden pasar a pago hasta que esté todo completo y revisado. Si hay descuentos por error de tarifa mandar correo al jefe de logística con la cantidad que se descontó y el motivo para que él le pase la información al proveedor.

7 Página 7 de 8 CHECKLIST FLETES MONTERREY En la hoja del transporte venga el sello ORIGINAL de : Logística Monterrey En la hoja del transporte el Número(s) de Pedido(s) sean los que corresponden con la documentación del flete. Nota: No se paga los números de pedido escritos a mano tienen que venir a computadora por el sistema. Que venga toda la documentación completa. Todos los documentos tienen que tener la firma del cliente o el sello del material recibido. En caso de envío por paquetería, carta porte con número de factura y/o remisión. En caso de que el cliente no reciba el material: Tiene que estar el vale de devolución de mercancías con el motivo de porque se regresó la mercancía y que coincida lo facturado con la devolución. En caso de roturas: La política es abajo del 5% roto no se le cobra al transportista y arriba del 5% roto se le cobra lo que rompió. En caso de que supere el 5% se tiene que sacar el monto del material roto y en la factura del proveedor indicar cuanto se le va a descontar y el motivo para que cuentas por pagar se lo descuente y le haga su nota de crédito. Muy importante se tiene que revisar el costo de flete que corresponda a la tarifa autorizada. Se tiene que revisar lo siguiente: Cada viaje con un cliente te cuesta $500 y cada reparto extra en $100. Los destinos que estén fuera del área metropolitana (que logística Monterrey tiene que especificar) cada reparto extra en $200. Temas extraordinarios, debe estar autorizaciones por escrito. Checar que el monto de la Factura coincida con el monto de la hoja del transporte.

8 Página 8 de 8 Si no cumplen con los requisitos mencionados no se pueden pasar a pago hasta que esté todo completo y revisado. Si hay descuentos por error de tarifa mandar correo al jefe de logística con la cantidad que se descontó y el motivo para que él le pase la información al proveedor. HORARIOS DE ENTREGA Y PAGO FLETES