MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. (MOF OFICINA DE SECRETARIA GENERAL)

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. (MOF OFICINA DE SECRETARIA GENERAL) 21

2 PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaria General, es un documento técnico normativo que contiene disposiciones básicas que regulan y fijan la estructura orgánica, funciones y relaciones de la Oficina y sus unidades ejecutivas hasta el nivel de los cargos. El Manual de Organización y Funciones es importante por cuanto es un instrumento de gestión institucional, en el cual proporciona información a los Órganos de Gobierno, funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como las interrelaciones formales que corresponda. Asimismo facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones. 2

3 INDICE I.- GENERALIDADES: Pág. 1.1 FINALIDAD BASE LEGAL AMBITO 03 II.- DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL 04 III.- CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS 07 DEL ORGANO DE DIRECCCION 07 DEL ORGANO DE APOYO 09 Del ORGANO DE LINEA 11 IV.- DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 30 3

4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA SECRETARIA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL SAN MARTIN - TARAPOTO TITULO I GENERALIDADES FINALIDAD.- El presente Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaria General de la Universidad Nacional de San Martin - Tarapoto, tiene por finalidad, precisar su estructura orgánica, líneas de autoridad, responsabilidad, coordinación, funciones de cada una de las unidades; e instruir al trabajador respecto a los deberes y responsabilidades del cargo que le ha sido asignado BASE LEGAL Su base legal es: a).- Ley Universitaria Nº 23733; b).- c).- Ley de presupuesto sector Publico Norma de la Presidencia del Consejo de Ministros. d). Resolucion Jefatural N INAP/DNR, que aprueba la Directiva N INAP/DNR AMBITO El ámbito de aplicación del presente Manual de Organización y Funciones comprende a toda la Oficina Secretaria General, incluyendo sus unidades de trabajo APROBACION EL Manual de Organización y funciones es aprobado por el Señor Rector 4

5 TITULO II DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL Son Funciones de la Oficina de Secretaria General: a) Supervisar los trámites y procedimientos académicos administrativos de la Universidad. b) Supervisar las etapas de Proyectar, transcribir, publicar y distribuir las Resoluciones Rectorales, de Consejo Universitario, así como de Asamblea Universitaria y tramitarlas a las instancias correspondientes. c) Verificar que las indicadas resoluciones se emitan sustentadas en informes técnicos y legales. d) Sistematizar la información derivada de los trámites gestionados ante la dependencia generando las acciones para la emisión de las resoluciones, informes, actas y otros que oportunamente se demanden. e) Llevar el Registro de Grados y Títulos que otorga la Universidad. f) Organizar, Mantener y conservar los documentos, registros, actas y archivos de la Universidad. g) Coordinar y apoyar la elaboración y revisión permanente del manual de procedimientos con la oficina de Racionalización. h) Actúa como fedatario de la UNSM T y con su firma certifica la autenticad de los documentos oficiales emitidos por la UNSM T. i) Administra el Archivo Central de UNSM T. j) Supervisar, coordinar y controlar el normal funcionamiento de las unidades a su cargo. k) Otras funciones asignadas por el señor Rector. 5

6 2.2.- La Estructura Orgánica de la Oficina de Secretaria General es la siguiente: ÓRGANO DE DIRECCION : Secretario General ÓRGANO DE APOYO : Secretaria. ÓRGANO DE LINEA : Unidad de Grados y Títulos Unidad de Coordinación Lima Unidad de Archivo Central Área de Trámite Documentario Área de Proyección y transcripción de Resoluciones..3.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA DE SECRETARIA GENERAL RECTORADO OFICINA DE SECRETARIA GENERAL SECRETARIA UNIDAD DE GRADOS Y TITULOS UNIDAD DE COORDINACION LIMA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL AREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO AREA DE PROYECCION Y TRANSCRIPCCION DE RESOLUCIONES 6

7 CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS CARGO CLASIFICADO TOTAL SITUACION OBSERVACION O P DIRECCION Secretario General Secretaria Docente-confianza UNIDAD DE GRADOS Y TITULOS Técnico Administrativo III UNIDAD DE COORDINACION LIMA Jefe Secretaria conserje UNIDAD DE ARCHIVOS Jefe Técnico Administrativo Técnico Administrativo AREA DE TRAMITE DOCUMENTARIO Auxiliar Administrativo AREA DE PROYECCION Y TRANSCRIPCION Jefe Técnico Administrativo

8 TITULO III CARTA FUNCIONAL DE LOS CARGOS CAPITULO I DEL ORGANO DE DIRECCION 1.- CARGO.- Secretario General 2.- UNIDAD ORGANICA.- Oficina de Secretaria General 3.- FUNCION ESPECIFICA.- - Actuar como fedatario de la Universidad Nacional del San Martin -Tarapoto 4.- FUNCIONES.- a).- b).- c).- d).- e).- f).- g).- h).- i).- Actuar como secretario del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria; Comunicar los Acuerdos y disposiciones del rectorado, Consejo Universitario y Asamblea Universitaria; Procesar las Resoluciones Rectorales de Consejo Universitario y Asamblea Universitaria; Llevar los libros de actas del Consejo Universitario y de la Asamblea Universitaria; Llevar y archivar la documentación y correspondencia oficial general de la Universidad; Mantener, custodiar y emitir los documentos oficiales de la Universidad; Refrendar los documentos oficiales de la Universidad; Asesorar a las diferentes reparticiones de la Universidad, esclareciendo los alcances del Estatuto y Reglamento vigentes; Colaborar con las distintas unidades de la Universidad, tanto académicas como administrativas, a fin de coordinar sus funciones de acuerdo con la política general de la Universidad; 8

9 j).- k).- m).- n).- o).- p).- q).- Dirigir el sistema de Trámite Documentario y Archivo; Elaborar el Plan de Funcionamiento de la Secretaría General; Refrendar, junto con el Rector, la documentación emanada de los Acuerdos de Asamblea Universitaria y Consejo Universitario; Redactar las Actas de Sesiones de la Asamblea Universitaria y Consejo Universitario y mantener la custodia de las mismas; Refrendar los títulos, grados y otros documentos oficiales, expedidos por la Universidad; Organizar, custodiar y controlar el archivo central e histórico de la Universidad; Cumplir las demás funciones encomendadas por el Rector, el Consejo Universitario o la Asamblea Universitaria, en el área de su competencia. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente del Rector. - Tiene autoridad sobre las oficinas ejecutivas, las unidades y áreas componentes de la oficina a su cargo. - Coordina con el Rector y con Directivos de otras dependencias de la Universidad; asimismo con las dependencias de la Asamblea Nacional de Rectores y de otras Universidades en asuntos relacionados con las funciones de la Oficina a su cargo 6.- RESPONSABILIDAD.- Tiene responsabilidad directa en cuanto al cumplimiento de las normas y procedimientos de las Oficinas y unidades que tiene a su cargo 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- a).- b).- El Jefe de la Oficina de Secretaría General será designado por el Consejo Universitario, a propuesta por el Rector. Debe cumplir con los siguientes requisitos: Ser profesor principal o asociado a dedicación exclusiva o a tiempo completo; Tener por lo menos cuatro (4) años en la docencia en la Universidad Nacional del San Martin Tarapoto. 9

10 CAPITULO II DEL ORGANO DE APOYO 1.- CARGO.- Secretaria II. 2.- UNIDAD ORGANICA.- Oficina de Secretaria General 3.- FUNCION GENERAL Ejecutar los procesos de recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento, archivo y conservación de la documentación que ingresa y/o egresa de la Oficina; 4.- FUNCIONES.- a).- b).- c).- d).- e).- f).- g).- Ejecutar los procesos de recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento, archivo y conservación de la documentación que ingresa y/o egresa de la Dirección. Registrar, archivar y efectuar el seguimiento de los documentos emitidos por la Oficina de Secretaría General, el Consejo Universitario y la Asamblea Universitaria. Revisar la documentación recibida y la que se genera en la Jefatura preparándola para el despacho. Proyectar y digitar la documentación que le encomiende su Jefe, de acuerdo a instrucciones generales y con criterio propio según sea el caso. Realizar el seguimiento de trámites y expedientes ingresados, hasta su dictamen definitivo, informando periódicamente al secretario General sobre el estado en que se encuentran Recopilar y consolidar la información sobre el cumplimiento de las tareas encomendadas a las comisiones de Consejo Universitario y de Asamblea Universitaria Operar los equipos de oficina y comunicaciones; 10

11 i).- j).- k).- l).- m).- n).- o).- p).- q).- Elaborar las citaciones para las sesiones de Consejo Universitario y Asamblea Universitaria; Preparar la agenda diaria del Secretario General; Elaborar los resúmenes de los Acuerdos de los Órganos de Gobierno; Solicitar y mantener la existencia de un stock mínimo necesario de útiles de escritorio. Velar por la seguridad y mantenimiento de los bienes asignados para el cumplimiento de sus labores. Llevar y mantener actualizado el inventario Físico de los bienes asignados a la Oficina Central Proporcionar información a los interesados, sobre trámite y expedientes; salvo los que tengan carácter de confidencialidad Evaluar y seleccionar documentos proponiendo al Secretario General su eliminación o transferencia al archivo pasivo Otras funciones de su competencia que le asigne la Secretaria General. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende directamente del Secretario General. - No ejerce autoridad sobre personal. - Coordina con las Oficinas y Unidades Ejecutivas, en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. 6.- RESPONSABILIDAD.- Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones asignadas y de la conservación e integridad de los documentos de la Oficina. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Título de Secretaria Ejecutiva u otro similar. - Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point ) - Experiencia laboral de 02 años de Secretariado, preferentemente en la Administración Pública. 11

12 CAPITULO III DE LOS ORGANOS DE LINEA UNIDAD DE GRADOS Y TITULOS 1.- CARGO.- Técnico Adminstrativo 2.- UNIDAD ORGANICA.- Unidad de Grados y Titulos 3.- FUNCION GENERAL Recepcionar, clasificar y archivar las Actas de Evaluación Final de las diferentes Facultades; 4.- FUNCIONES.- a).- b).- c).- d).- e).- Planificar, organizar, dirigir, supervisar, controlar las actividades de la oficina a su cargo; Disponer el caligrafiado de los diplomas de grados y títulos y distinciones honoríficas aprobadas por el Consejo Universitario, y efectuar los asientos correspondientes en los libros de registro con las firmas de Ley; Conducir el proceso de implementación y actualización de la Base de Datos de los Grados y Títulos conferidos por la institución; Elaborar los Planes de Funcionamiento y de Desarrollo de la a su cargo; Cumplir y hacer cumplir la normas y disposiciones legales en el ámbito de su competencia; f).- Disponer la impresión y caligrafiado de los diplomas correspondientes; g).- Supervisar el registro de Grados y Títulos y los asientos correspondientes en los Libros de Grados y Títulos; 12

13 h).- i).- j).- k).- l).- m).- n).- o).- Coordinar el firmado de las Diplomas por el Rector, Decanos, Secretario General e Interesados; Emitir informes relacionados con las funciones de su competencia y los que le sean solicitados por el Secretario General; Integrar comisiones técnicas, designadas por el Secretario General, el Rector o el Consejo Universitario; Formular las constancias de Medidas Disciplinarias a los Alumnos; Mantener informado al Secretario General, sobre las actividades que desarrolla la oficina a su cargo; Mantener en custodia los sellos oficiales que figuran en las diplomas que expide la Universidad; Procesar la información de los grados académicos y títulos profesionales que confiere la Universidad para su registro en la Asamblea Nacional de Rectores, en cumplimiento de la Ley Universitaria; Otras que le asigne el Secretario General y las que le corresponda de conformidad con los dispositivos legales vigentes. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina de Secretaría General. - No Tiene autoridad sobre el personal - Coordina permanentemente con el Secretario General, con los Decanos, Secretarios de Facultades, así como de otras dependencias de la Universidad, en asuntos relacionados con las atribuciones de la Oficina 6.- RESPONSABILIDAD.- Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la Oficina a su cargo. 13

14 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Título Técnico y/o Universitario de Ing. Industrial o de Sistema e Informática o Lic. en Estadística. - Experiencia en el cargo no menor de 03 años en la Administración Pública, preferentemente en Universidades públicas. - Conocimientos de las normas vigentes referentes a todo lo que concierne a Grados y Títulos otorgados por las Universidades. - Conocimientos sólidos de Computación. UNIDAD DE COORDINACION LIMA 1.- CARGO.- Jefe 2.- UNIDAD ORGANICA.- Unidad de Coordinación Lima 3.- FUNCION GENERAL Apoyar y contribuir al logro de los objetivos y metas de la UNSM-T, mediante la ejecución de acciones en la capital de 4.- FUNCIONES.- a).- b).- Planificar, organizar, dirigir, coordinar y ejecutar las actividades de la oficina a su cargo; Llevar un control estadístico de las gestiones realizadas y presentar un informe mensual de las actividades realizadas al Secretario General. c).- Representar a la UNSM-T en los tramites y gestiones administrativas que se requiera efectuar en la Capital de la República. 14

15 d).- e).- Coordinar con las Instituciones que brindan Cooperación técnica, con sede en Lima. Coordinar con las dependencias competentes de Estado, en apoyo a la oportuna atención de los requerimientos de la sede central de la UNSM-T. f).- Mantener informado al Secretario General acerca de los pronunciamientos y acontecimientos del entorno de la UNSM-T, así como de innovaciones en la investigación científica, que se presenta en diversos fórum en la capital de la República. g).- h).- i).- j).- Mantener estrecha relación y coordinación con la entidades Públicas y Privadas de la capital de la República, en apoyo a la gestión de la UNSM-T. Identificar oportunidades de captación de un mayor apoyo técnico económica a la gestión de la UNSM-T. Coordinar y gestionar ante organismos Internacionales y ONGS para apoyo en proyectos de inversión y otros que solicite la UNSM-T. Otras que le asigne el Secretario General y las que le corresponda de conformidad con los dispositivos legales vigentes. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente de la Oficina de Secretaría General. - Tiene autoridad sobre el personal - Coordina permanentemente con el Secretario General, con Ministerio de Economía y Finanzas, Tesoro Público, Dirección Nacional de Presupuesto Público, Contaduría Pública, Superintendencia de Bienes Nacionales, INABEC, LIBUN CONCYTEC, CONSUCODE, Editora Perú, Ministerio de Educación, Universidades Públicas y Privadas, Biblioteca Nacional, en asuntos relacionados con las atribuciones de la Oficina 6.- RESPONSABILIDAD.- Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la Oficina a su cargo. 15

16 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Título Universitario en Administración o carreras afines a las Actividades de la UNSM-T. - Experiencia en el cargo no menor de 03 años en la Administración Pública, preferentemente en Universidades públicas. - Dominio del idioma Ingles. - Conocimientos sólidos de Computación. 1.- CARGO.- Secretaria 2.- UNIDAD ORGANICA.- Unidad Coordinacion Lima 3.- FUNCION GENERAL Ejecutar los procesos de recepción, registro, clasificación, distribución, seguimiento, archivo y conservación de la documentación que ingresa y/o egresa de la Oficina; 4.- FUNCIONES.- a).- b).- c).- d).- e).- f).- Seleccionar y ordenar la correspondencia recepcionada vía o por cualquier vía de comunicación, distribuida oportunamente. Verificar que los documentos sean debidamente distribuidos tanto en Lima como a la sede Central de Tarapoto. Coordinar con la Oficina de Secreatia Genral, a fin de facilitar las gestiones encargadas a la Unidad de Coordinación. Operar los equipos de oficina y comunicaciones; Solicitar y mantener la existencia de un stock mínimo necesario de útiles de escritorio. Velar por la seguridad y mantenimiento de los bienes asignados para el cumplimiento de sus labores. 16

17 g).- Llevar y mantener actualizado el inventario Físico de los bienes asignados a la Oficina Central q).- Otras funciones de su competencia que le asigne el jefe de unidad. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende directamente de la Unidad de Coordinación Lima. - No ejerce autoridad sobre personal. - Coordina con las Oficinas y Unidades Ejecutivas, en asuntos relacionados Con el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. 6.- RESPONSABILIDAD.- Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones asignadas y de la conservación e integridad de los documentos de la Oficina. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Título de Secretaria Ejecutiva u otro similar. - Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point ) - Experiencia laboral de 02 años de Secretariado, preferentemente en la Administración Pública. 1.- CARGO.- Técnico Administrativo 2.- UNIDAD ORGANICA.- Unidad Coordinación Lima 3.- FUNCION GENERAL Brinda apoyo Administrativo a la unidad de Coordinación Lima en los encargos que le asigne. 17

18 4.- FUNCIONES.- a).- b).- c).- d).- e).- f).- g).- Ejecutar encargos y trámites administrativos que le asigne el jefe de Unidad. Recoger, trasladar, ordenar, seleccionar y distribuir la documentación propia de la Unidad de Coordinación Lima. Atender los encargos urgentes o trámites externos que por necesidad de trabajo surjan. Apoyar en la obtención de fotocopias, así como en su compaginado o encuadernación de documentos de la unidad. Apoyar en el transporte de volúmenes documentales, de acuerdo a instrucciones previas por el jefe de unidad. mantener la confidencialidad de los documentos que traslada la UNSM-T. Otras funciones de su competencia que le asigne el jefe de unidad. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende directamente de la Unidad de Coordinación Lima. - No ejerce autoridad sobre personal. - Coordina con las Oficinas y Unidades Ejecutivas, en asuntos relacionados Con el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. 6.- RESPONSABILIDAD.- Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones asignadas y de la conservación e integridad de los documentos de la Oficina. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Secundaria Completa. - Conocimientos de Computación (Microsoft Word, Excell, Power Point ) - Experiencia laboral de años en el desempeño de puestos o funciones Similares - Conocimiento del trabajo de oficina. 18

19 UNIDAD DE ARCHICO CENTRAL 1.- CARGO.- Jefe 2.- UNIDAD ORGANICA.- Unidad de Archivo Central 3.- FUNCION GENERAL.- Sistematizar la Unidad de Archivo Central. 4.- FUNCIONES.- a).- b).- c).- d).- Organizar, dirigir y coordinar las labores del la Unidad a su cargo. Coordinar con el Secretario General las acciones y actividades inherentes a la oficina. Verificar, supervisar y controlar la labor de archivo de la documentación recepcionada, procurando dar seguridad y protección al patrimonio documental de la Institución. Elaborar el Proyecto del Plan Anual del Archivo Central, emitir directivas y normas correspondientes para la mejor labor de la oficina y de la UNSM-T. e).- Coordinar con la secretaria del Secretario General, sobre el trámite, recepción, archivo y entrega de documentos que le competen a su Unidad. f).- Otras funciones que le asigne el Secretario General 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente de la Oficina de Secretaria General. - Ejerce autoridad sobre personal. - Coordina, con conocimiento de su jefe, con las unidades académicas y/o administrativas en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones. 19

20 6.- RESPONSABILIDAD.- Tiene responsabilidad directa en cuanto a las funciones encomendadas. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Título Profesional de Archivística, o Administración - Experiencia en la conducción de programas administrativas relacionados con Archivos Universitarios. - Conocimientos de Computación. 1.- CARGO.- Tecnico Administrativo II 2.- UNIDAD ORGANICA.- Unidad de Archivo Central- Área de Acopio Servicio y Mantenimiento 3.- FUNCION GENERAL 4.- FUNCIONES.- a) Supervisar y participar en los procesos de acopio, registro, inventario, clasificación, catalogación y automatización de fondos documentales, estableciendo criterios y métodos de trabajo. b) Supervisar y controlar la organización y administración de fondos y/o patrimonio documental de la Universidad. c) Proponer con proyectos racionales, programas de restauración y microfilmación de documentos. d) Absolver consultas especializadas y evacuar informes respecto al acervo archivístico. e) Realizar el control cuantitativo de la transferencia de la documentación académica y administrativa. f) Apoyar en la elaboración de normas y procedimientos archivísticos. 20

21 g) Analizar y proponer medidas correctivas para mejorar el sistema de archivo de la Universidad. h) Verificar la conservación y transferencia del patrimonio documental, que remiten las Unidades Orgánicas de la UNA. i) Participar en la programación y evaluación de actividades y proponer normas y procedimientos técnicos. j) Participar en la depuración e incineración de documentos de acuerdo a disposiciones establecidas. k) Ejecutar programas de restauración de documentos. l) Asesorar en la organización de archivos. m) Las demás que le asigne el jefe de Unidad. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente del Jefe de la Unidad de Archivo Central. - no ejerce autoridad sobre el personal. - coordina el Jefe de la Unidad de Archivo Central en asuntos de su competencia. 6.- RESPONSABILIDAD.- Es responsable del cumplimiento o no de las funciones encomendadas. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Técnico de Archivística, o Administración - Experiencia en la conducción de programas administrativas relacionados con Archivos Universitarios. - Conocimientos de Computación. 21

22 1.- CARGO.- Técnico Administrativo I 2.- UNIDAD ORGANICA.- Unidad de Archivo Central- Área de Organización 3.- FUNCION GENERAL Analizar y clasificar información así como, apoyar la ejecución de actividades de un sistema administrativo, siguiendo instrucciones generales. 4.- FUNCIONES.- a) Pre clasificar y archivar documentación variada según sistemas y códigos establecidos. b) Inventariar la documentación archivada. c) Controlar la salida o devolución de documentos. d) Ejecutar el servicio de préstamo de documentos. e) Orientar a los usuarios en la utilización de los archivos. f) Coordinar y verificar la limpieza y conservación de g) fondos documentales, ambientes, equipos y mobiliario. h) Participar en la depuración preliminar de fondos documentales. i) Elaborar auxiliares descriptivos tales como: índices, catálogos, fichas y guías. j) Mantener agrupados los documentos por materias y formas correspondientes a las actividades de cada órgano de la Universidad. k) Clasificar, legajar, rotular fondos documentales, codificar y organizar fichas. l) Las demás que le asigne el jefe de Unidad. 22

23 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente del Jefe de la Unidad de Archivo Central. - no ejerce autoridad sobre el personal. - coordina el Jefe de la Unidad de Archivo Central en asuntos de su competencia. 6.- RESPONSABILIDAD.- Es responsable del cumplimiento o no de las funciones encomendadas. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Técnico de Archivística, o Administración - Experiencia en la conducción de programas administrativas relacionados con Archivos Universitarios. - Conocimientos de Computación. 23

24 II.- DE LAS AREAS AREA DE PROYECCION Y TRANSCRIPCION DE RESOLUCIONES 1.- CARGO.- JEFE 2.- UNIDAD ORGANICA.- Area de Proyeccion y Transcripcion de Resoluciones. 3.- FUNCION GENERAL FUNCIONES.- Planificar y dirigir la programación, ejecución y evaluación de las actividades propias del Area de Resoluciones. a).- Organizar, dirigir, coordinar y responsabilizarse por el funcionamiento eficaz del Área. b).- Coordina con Asesoría Jurídica, las Unidades, el secretario general y el Rectorado, a fin de ejecutar las normas vigentes sobre la formulacion de Resoluciones. c).- Recopilar, organizar y analizar la documentación sustentatoria que formaran los expedientes que sustente los proyectos de resolución. d).- Elabora la fundamentación de los proyectos de resolución en base a la revisión de normas y dispositivos legales internos y externos y el análisis de los expedientes que lo generan. e).- Coordinar la visación con Asesoría Jurídica, para la formulación y emisión de Resoluciones Rectorales. f).- Formular el Plan de trabajo Anual del Área. g).- proponer ante la Secretaria General los procedimientos y políticas para una mejor aplicación y cumplimiento de las disposiciones emanadas por la Rectoría, el Consejo Universitario y la Asamblea Universitaria. h).- Organizar el Centro Bibliográfico de Jurisprudencia, Normas varias vigentes que estén directamente relacionadas a la gestión Universitaria. 24

25 i).- Llevar y Sistematizar la estadísticas sobre la emisión de las Resoluciones. j).- Transcribir, codificar, registrar y custodiar los documentos de carácter normativo y legal que se emita a nivel institucional desde el Rectorado: Resoluciones Rectorales, Directivas, Manuales, Reglamentos, Políticas de Gestión y otras normas especificas. k).- Otras que le sean asignadas por el Secretario General. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente de la Oficina de Secretaria General. - Ejerce autoridad sobre personal a su cargo. - Coordina, con conocimiento del Secretario General, con las unidades académicas y/o administrativas en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones. 6.- RESPONSABILIDAD.- Es responsable del cumplimiento de las funciones encomendadas. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Título Profesional de Abogado. - Amplia experiencia en la conducción de programas de la especialidad. - Amplia experiencia en la conducción de personal. - Capacitación especializada en el área 25

26 1.- CARGO.- Técnico Administrativa III 2.- UNIDAD ORGANICA.- Área de Proyeccion y Transcripcion de Resoluciones 3.- FUNCION GENERAL.- Estudiar y participar en la elaboración de normas, procedimientos y propias de la Unidad. 4.- FUNCIONES.- a).- b).- c).- d).- Analizar y proyectar los documentos solicitados, previa verificación minuciosa de los antecedentes y anexos de la documentación sustentatoria. Ubicar la fundamentación legal y técnica para los proyectos de resolución. Elaborar Resoluciones en borrador de acuerdo a las normas establecidas. Recopilar información para la fundamentación legal sustentatoria a los proyectos de resolución. e).- f).- g).- h).- i).- Verificar los informes antes de la proyección de las Resoluciones de Responsabilidad. Participar en la elaboración de normas y procedimientos administrativos en el área. Absolver consultas de carácter técnico administrativo en el área de su competencia y emitir los informes correspondientes. Participar en reuniones sobre asuntos técnico administrativo y proponer modificaciones en dispositivos administrativos de acuerdo a su competencia. Entregar a los interesados las Resoluciones Rectorales y otros 26

27 documentos oficiales aprobados, previa presentación de recibo de caja u otro requisito dispuesto. j).- Otras que le sean asignadas por el Jefe del área. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente del jefe de Area. - No ejerce autoridad sobre personal. - Coordina, con conocimiento de su jefe, con las unidades académicas y/o administrativas en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones. 6.- RESPONSABILIDAD.- Es responsable del cumplimiento de las funciones encomendadas. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Estudios universitarios que incluyan materias relacionados con el área. - Amplia experiencia en labores técnicas del área. - Capacitación técnica en la especialidad. 1.- CARGO.- Técnico Administrativa I 2.- UNIDAD ORGANICA.- Área de Proyeccion y Transcripcion de Resoluciones 3.- FUNCION GENERAL.- Ejecutar y coordinar actividades relacionadas en el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario de la Unidad 27

28 4.- FUNCIONES.- a).- b).- c).- d).- e).- f).- g).- h).- Recepcionar, clasificar, registrar los documentos que ingresan al Área y que son materia de Resolución. Mantener organizado el Archivo de Resoluciones. Mantener actualizado el Fichero de Resoluciones. Registrar y controlar las Visaciones de las Resoluciones. Distribuir las Resoluciones y Transcripciones de Acuerdo con la Naturaleza y contenido de las mismas, a las oficinas competentes. Participar en la programación de actividades técnico administrativas Solicitar, Tramitar, recepcionar, distribuir y controlar los materiales y/o útiles asignados al área. Otras que le sean asignadas por el Jefe del área. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente del Jefe del area. - No ejerce autoridad sobre personal. - Coordina, con conocimiento de su jefe, con las unidades académicas y/o administrativas en asuntos relacionados con el cumplimiento de sus funciones. 6.- RESPONSABILIDAD.- Es responsable del cumplimiento de las funciones encomendadas. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Estudios universitarios que incluyan materias relacionados con el área. - Amplia experiencia en labores técnicas del área. - Capacitación técnica en la especialidad 28

29 1.- CARGO.- AREA DE TRAMITE DOCUMENTARIO Auxiliar Administrativo 2.- UNIDAD ORGANICA.- Area de Tramite Documentario. 3.- FUNCION GENERAL Recepcionar, registrar, clasificar, codificar, y distribuir la documentación, que ingresa a la universidad. 4.- FUNCIONES.- a).- Controlar y hacer seguimiento del movimiento documentario atreves del registro y cargos respectivos; b).- Informar a los usuario sobre el estado del trámite de sus expedientes asi mismo de las diferencias documentarias que impiden continuar. c).- Coordina y controla las Acciones del tramite documentario de las diferentes dependencias. d).- Llenar un archivo de cargos de la documentación entregada. e).- Entregar bajo cargo cualquier documento oficial solicitado del archivo de cargos, previa autorización del Secretario General. f).- Elaborar, la estadística de los expedientes que ingresan a la Universidad. g).- Formular y evaluar los procedimientos en el marco de la normatividad vigente sobre los Procedimientos Administrativos; j).- Otras funciones que le asigne el Secretario General. 5.- JERARQUIA, AUTORIDAD Y COORDINACION.- - Depende jerárquicamente del Jefe de la Oficina de Secretaria General. - No Tiene autoridad sobre el personal. 29

30 - Coordina permanentemente con el Secretario General, con las Unidades de la Oficina, siempre que el desempeño de las funciones a su cargo, así lo requieran. 6.- RESPONSABILIDAD.- Es responsable por el cumplimiento o no de las funciones asignadas a la Unidad a su cargo. 7.- EXIGENCIAS PARA EL CARGO.- - Instrucción secundaria - Amplia experiencia en labores de especialidad. - Capacitación especializada en el área. 30

31 TITULO IV DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS PRIMERA.- El cumplimiento del presente Manual de Organización y Funciones, es de responsabilidad de todo el personal que integra la Oficina de Secretaria General. SEGUNDA.- El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Secretaria General puede ser reestructurado por necesidad institucional o por disposición superior, enmarcándose dentro de las normas legales pertinentes. 31