MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALIA MAYOR

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALIA MAYOR PÁTZCUARO MICH., MARZO DE 206. OFICIALIA MAYOR

2 ÍNDICE PÁG. INTRODUCCIÓN 3 MARCO JURÍDICO 4 OBJETIVO 5 MISIÓN 6 VISIÓN 6 PROCEDIMIENTOS 7 ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ANUAL. 7 ELABORACIÓN DE INFORMES GESTIÓN DE SOLICITUDES PARA EL COMITÉ DE ADQUISICIONES 4 CONTROL DE VACACIONES 8 CONTRATACIÓN DE PERSONAL 2 FIRMA DE CONTRATOS 25 CAPACITACIÓN Y RELACIONES LABORALES 27 ELABORACIÓN DE NÓMINA 29 RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE FACTURAS 3 ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA 35 ATENCIÓN DE SOLICITUD DE MATERIALES PARA ALMACÉN 38 ARCHIVO INTERNO 42 ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA 44 CALENDARIZACIÓN DEL EQUIPO DE SONIDO 46 ELABORACIÓN DE CIRCULAR 48 TRÁMITE PARA PAGO DE RECIBOS DE ARRENDAMIENTOS 52 MANTENIMIENTO VEHICULAR 54 CONTROL DE COMBUSTIBLE 57 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO 60 HOJA DE AUTORIZACION 64 OFICIALIA MAYOR 2

3 INTRODUCCIÓN La Oficialía Mayor, es una Dependencia de la Administración Pública Municipal, la cual tiene la responsabilidad de administrar el patrimonio municipal, los recursos humanos, los recursos materiales, proporcionar los servicios generales, y de informática, para atender los requerimientos de los departamentos, en sus necesidades administrativas y operativas, así como proporcionar a la ciudadanía la bolsa de trabajo. Este manual nos permite conocer de manera detallada la forma en que se desarrollan las tareas y actividades que se tienen asignadas a las áreas de trabajo, además facilitará la consulta en la operación de los servicios, el desarrollo de las gestiones y la formalización de los procedimientos operativos. Tiene como objetivo fundamental, servir como instrumento de apoyo orientándolo en el funcionamiento Institucional, ya que integra en forma ordenada los procedimientos específicos de acuerdo a una metodología propia que permite conocer el funcionamiento o la operación integral de la Oficialía Mayor del Municipio de Pátzcuaro. Asimismo se refiere, a la modificación de las estructuras, procedimientos y bases legales, a la transformación estructural de la Administración del Municipio de Pátzcuaro. OFICIALIA MAYOR 3

4 MARCO JURÍDICO I. Ley Federal del Trabajo; II. Ley General de Adquisiciones Arrendamientos, Contratación de Servicios; III. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Municipio de Pátzcuaro Michoacán; IV. Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal del Municipio de Pátzcuaro Michoacán; V. Ley de Ingresos para los Municipios del Estado de Michoacán de Ocampo; VI. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Pátzcuaro Michoacán; VII. Reglamento de Gobierno Interno y para la Administración Pública del Municipio de Pátzcuaro Michoacán; VIII. Plan Municipal de Desarrollo ; IX. Manual de Organización de la Oficialía Mayor Municipal, y; X. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia. OFICIALIA MAYOR 4

5 OBJETIVO La adecuada aplicación de los recursos humanos, recursos materiales, sistemas informáticos y parque vehicular, controlando de manera ordenada cada servicio interno y externo otorgado por la Oficialía Mayor, así como el control del personal que trabaje dentro del Ayuntamiento y de las oficinas ligadas. OFICIALIA MAYOR 5

6 MISIÓN Promover el buen funcionamiento de la administración y el desarrollo del Municipio de Pátzcuaro de manera armónica e integral, a través del impulso a la participación ciudadana, la aplicación de un orden jurídico práctico y coherente, el ejercicio eficiente de programas, proyectos, servicios vehiculares y sistemas informáticos. VISIÓN Ser un gobierno depositario de la confianza ciudadana, que la población esté satisfecha por los servicios que recibe y sea corresponsable de los retos y las posibilidades de desarrollo del municipio; que impulse su economía con el aprovechamiento del potencial turístico y las actividades productivas en equilibrio con la conservación del ambiente; que se abatan los rezagos sociales con la mejora y ampliación de la cobertura en los servicios necesarios para la población que se cuente con la infraestructura que requiere el desarrollo urbano, con servicios públicos eficaces y una mejor seguridad pública; con servidores públicos municipales que muestren vocación de servicio, trato humano y amable. OFICIALIA MAYOR 6

7 PROCEDIMIENTOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración del Plan Anual de Trabajo. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM-0-EPAT-0 OBJETIVO: Elaborar y presentar al Ayuntamiento un plan de trabajo anual. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Deberá adecuarse a las necesidades de control interno y evaluación que requiera el Municipio, tomando en cuenta los distintos programas que se operen en el mismo. Se deberá determinar el campo de acción conforme al marco jurídico aplicable. FUNDAMENTO LEGAL: Capitulo XI Artículo 95 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio 2 Convoca reunión de trabajo para la obtención de propuestas para la elaboración del Plan Anual de Trabajo. 3 Designa al personal comisionado para la elaboración del Plan Anual de Trabajo. 4 Elabora el borrador, lo imprime y lo entrega al Oficial Mayor. 5 Revisa y analiza el borrador. 6 En caso de existir observaciones se imprime nuevamente el borrador. Oficial Mayor Propuestas Obtención de propuestas. Oficial Mayor Documento Se designa personal comisionado Personal Comisionado Documento Elaboración del borrador. Oficial Mayor Documento Análisis y observaciones. Personal Comisionado. Documento Impresión del borrador ya corregido. 7 Da el Vo. Bo. y firma el Plan Anual de Trabajo. Oficial Mayor Plan Anual de Trabajo Se sellan y se sacan las copias correspondientes. OFICIALIA MAYOR 7

8 8 Entrega el Plan Anual de Trabajo a Presidencia y Contraloría. Personal comisionado. Plan Anual de Trabajo Recepción de acuse de recibido por las dependencias. 9 Archiva el Plan Anual de Trabajo en su archivo correspondiente. Personal comisionado Plan Anual de Trabajo. Archivo del Plan Anual de Trabajo 0 Fin OFICIALIA MAYOR 8

9 FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO No. OFICIAL MAYOR PERSONAL COMISIONADO Inicio 2 Convoca reunión de trabajo para la obtención de propuestas para la elaboración del Plan Anual de Trabajo. 3 Designa al personal comisionado para la elaboración del Plan Anual de Trabajo. 4 Elabora el borrador imprime y entrega al Oficial Mayor. Borrador 5 Revisa y analiza el borrador. 6 Existen observaciones? Si Se imprime nuevamente el borrador ya corregido y se entrega al Oficial Mayor No 7 Da el Vo. Bo. Y firma el Plan Anual de Trabajo. 8 OFICIALIA MAYOR 9

10 9 Entrega el Plan Anual de Trabajo a Presidencia y Contraloría Municipal. Plan Anual de Trabajo Archiva el Plan Anual de Trabajo en su expediente correspondiente 0 Fin OFICIALIA MAYOR 0

11 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración Informes. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. de CÓDIGO: P-OM-0-EI-02 OBJETIVO: Hacer del conocimiento al Ayuntamiento de todas y cada una de las actividades realizadas por la Oficialía Mayor. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Los informes en su contenido deberán plasmar la información de las acciones emprendidas de forma clara, precisa y concreta de acuerdo al periodo que corresponda para su mejor comprensión e interpretación, garantizándose en todo momento su alcance y contenido. FUNDAMENTO LEGAL: Capítulo IV Artículo 37 del Bando de Gobierno de Pátzcuaro; Artículos 6 y 28 fracción XXIV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio 2 Solicitar a los integrantes de la Oficialía Mayor elaboren fichas informativas de sus actividades realizadas durante el Periodo que se informa. Oficial Mayor. Ficha informativa Obtención de Información. 3 Elaborar el informe en borrador, desglosado por rubro o actividad integrando fotos o ilustraciones. 4 Entregar borrador al Oficial Mayor para su análisis y revisión. Secretaria. documento Borrador elaborado Secretaria documento Validación de Información. OFICIALIA MAYOR

12 5 Revisa, analiza y autoriza la impresión del respectivo informe para realizar su entrega. 6 Una vez autorizado entregar a Presidencia Municipal, Síndico y Secretario donde sellaran el acuse de recibido. 7 Se archiva el oficio de acuse e informe en el expediente correspondiente. Oficial Mayor Informe Integración del Informe. Secretaria Informe Entrega del informe a los funcionarios. Secretaria Informe Archivo de los informes 8 Fin. OFICIALIA MAYOR 2

13 FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DE INFORMES No. SECRETARIA OFICIAL MAYOR Inicio 2 3 Elabora el informe en borrador, desglosado por rubro o actividad integrando fotos o ilustraciones. Solicita a los integrantes de la Oficialía Mayor elaboren fichas informativas de sus actividades realizadas durante el Periodo que se informa. Ficha informativa 4 Entregar borrador al Oficial Mayor para su análisis y revisión. 5 6 Una vez autorizado entregar a Presidencia Municipal, Síndico y Secretario, donde sellaran el acuse de recibido. Revisa, analiza y autoriza la impresión de los informes para realizar su entrega. Informe 7 Se archiva acuse de recibido e informe. 8 Fin OFICIALIA MAYOR 3

14 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión de Solicitudes para el Comité de Adquisiciones. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM-02-GSCA-03 OBJETIVO: Cotizar con diversos proveedores para obtener la mejor calidad y precio en los productos. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Promover convenios de crédito con proveedores; encontrar al distribuidor que ofrezca el precio justo de acuerdo a la calidad del producto. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XIV y XV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio 2 Se recibe la solicitud que indica el material y la cuenta contable Auxiliar Oficial Mayor del Solicitud Sellado de acuse de la solicitud 3 Se revisa en el expediente del departamento sí el material no se ha surtido con anterioridad Auxiliar Oficial Mayor del Expediente Se cotiza el material solicitado 4 En caso de rebasar el costo de $8, pesos se solicitan las cotizaciones por oficio a tres proveedores Auxiliar Oficial Mayor del Cotizaciones Se revisa si la dirección cuenta con el presupuesto necesario en la Tesorería 5 En caso de no contar con el presupuesto necesario, se le pide al departamento solicite un cambio de presupuesto en la Tesorería Auxiliar Oficial Mayor del solicitud Se canaliza la solicitud, las cotizaciones y presupuesto de la Dirección a la secretaria de recursos materiales OFICIALIA MAYOR 4

15 6 Se realiza un oficio al secretario del comité de adquisiciones, donde expone los puntos a tratar Secretaria Recursos Materiales de Oficio Se fotocopian las solicitudes y cotizaciones ordenándolos de acuerdo al oficio 7 Se revisa el oficio que coincida con los documentos de respaldo y se firma. Oficial Mayor Oficio y documentos de respaldo Se ordenan y adjuntan los documentos originales y copias en el oficio y acuse respectivamente 8 Se entrega los documentos originales al Oficial Mayor y las copias al Secretario del Comité de Adquisiciones Secretaria Recursos Materiales de Documentos Se espera la resolución del comité de adquisiciones para la realización de las compras 9 Procede a la compra conforme a lo establecido por el Comité. Oficial Mayor Acta del Comité Se realiza la compra. 0 Fin. OFICIALIA MAYOR 5

16 FLUJOGRAMA.- GESTIÓN DE SOLICITUDES PARA EL COMITÉ DE ADQUISICIONES No. AUXILIAR DEL OFICIAL MAYOR SECRETARIA DE REC. MATERIALES OFICIAL MAYOR Inicio 2. Se recibe la solicitud que indica el material y la cuenta contable. 3 Se revisa en el expediente del departamento sí el material no se ha surtido con anterioridad. 4 SI En caso de rebasar el costo de $8, pesos se solicitan las cotizaciones por oficio a tres proveedores. NO Oficios a proveedores Existen observaciones? En caso de haberse surtido el material se da respuesta negativa y de no contar con el presupuesto necesario, se le pide al departamento solicite un cambio de presupuesto en Tesorería. 5 Canaliza la solicitud, las cotizaciones y presupuesto de la Dirección a la secretaria de recursos materiales 6 Realiza un oficio al secretario del comité de adquisiciones, donde expone los puntos a tratar. 7 8 Entrega los documentos originales al Oficial Mayor y las copias al Secretario del Comité de Adquisiciones. Revisa el oficio y la documentación anexa de respaldo y se firma. Oficio al comité OFICIALIA MAYOR 6

17 9 Espera la resolución del comité de adquisiciones para la realización de las compras. 0 Fin OFICIALIA MAYOR 7

18 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Vacaciones. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM-03-CV-04 OBJETIVO: Que todo el personal que cumpla con los requisitos goce de este derecho. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: El personal gozara de vacaciones de acuerdo a los roles de vacaciones establecidos por los departamentos, los cuales no se podrán modificar a menos que sea por necesidades de trabajo. FUNDAMENTO LEGAL: Capítulo I Articulo 20 de la Ley Federal del Trabajo, Articulo 24 de la Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, Artículo 28 fracción VII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio 2 Elaboración de circular solicitando el rol de vacaciones. Se pasa al Oficial para su 3 autorización y firma. El oficial firma y regresa el 4 documento a la secretaria. Se envía a los 5 departamentos, firmando cada uno de estos en el acuse correspondiente. 6 Se recibe el rol de vacaciones de cada departamento firmando de recibido. Secretaria Documento y/o Oficio Secretaria Documento y/o Oficio Oficial Mayor Documento y/o Oficio Secretaria Oficio y/o Documento Secretaria Oficio y/o Documento Revisión documento. del Se firma la circular. Se sacan copias del documento. Se guarda la circular original juntos con el acuse de recibido en el archivo. Se pasa a autorización del Oficial. OFICIALIA MAYOR 8

19 Una vez autorizado se elabora el memorándum correspondiente. El trabajador firma el acuse de recibido. Se realiza la captura del periodo vacacional en la plantilla general de vacaciones. Conforme a la fecha del periodo se programa el pago de la prima vacacional Fin Secretaria. Oficio y/o Documento Trabajador Oficio y/o Documento Secretaria Oficio y/o Documento Secretaria Oficio y/o Documento Se entrega al trabajador. Se envía al expediente del trabajador. Se guarda en la computadora para el control y tramites posteriores. Cada quincena se pasa a la encargada de nomina el nombre de las personas para el pago y trámites correspondientes. OFICIALIA MAYOR 9

20 FLUJOGRAMA.- CONTROL DE VACACIONES No. SECRETARIA OFICIAL MAYOR TRABAJADOR Inicio Elaboración de Circular solicitando el rol de vacaciones. Pasa el documento al Oficial para su autorización y firma. Circular Revisa, autoriza y firma. 5 Se envía la Circular a todos los departamentos. 6 Se recibe el rol de vacaciones de cada departamento. 7 Autorizado el rol se realiza el memorándum. Memorándum 8 Firma el memorándum de acuse y se archiva en su expediente. 9 Se captura el rol en la plantilla general de vacaciones 0 Con forme a la fecha de periodo vacacional programa el pago de la prima vacacional. Fin OFICIALIA MAYOR 20

21 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM-04-CP-05 OBJETIVO: Reclutar al personal más capacitado, conforme a las necesidades del Ayuntamiento. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Analizar el perfil, realizar las entrevistas necesarias, contemplar las vacantes en cada departamento, integrar el expediente, aplicar contrato de acuerdo al resultado de la entrevista. FUNDAMENTO LEGAL: Ley Federal del Trabajo, Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, Artículo 28 fracción IV y V del Reglamento Interno de la Administración Pública Municipal de Pátzcuaro, Manual de Organización de la Oficialía Mayor de la Administración Pública Municipal. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio 2 Recepción de la solicitud de empleo. Secretaria Recursos Humanos de Solicitud Empleo de Sellado acuse de recibido Entrega de documento al Oficial Mayor El Oficial Mayor analiza la necesidad de personal de cada departamento El Oficial Mayor indica la fecha y horario de entrevista Secretaria Recursos Humanos de Solicitud Empleo de Análisis evaluación perfil personal y del Oficial Mayor Solicitud de Determina la personal del persona que departamento cumpla con el perfil Oficial Mayor Entrevista Se autoriza la entrevista 6 7 Se convoca a entrevista al solicitante Se lleva a cabo la entrevista al solicitante Secretaria de Vía telefónica Se informa fecha y Recursos horario al Humanos entrevistado Oficial Mayor Entrevista Análisis y evaluación del entrevistado OFICIALIA MAYOR 2

22 Se solicita la autorización al Presidente Municipal para la contratación Elabora y da visto bueno a la documentación para la contratación. Se integra el expediente del personal a contratar, conforme a las indicaciones de la Auditoría Superior de Michoacán Se aplica la remuneración de acuerdo a las condiciones establecidas en el tabulador del ayuntamiento Se elabora el contrato de acuerdo a las condiciones establecidas por el Presidente Municipal, Asesor Jurídico y Oficial Mayor Se ingresa en la nómina, ya sea eventual, de base o confianza según sea el caso Fin Oficial Mayor Reunión El Presidente Municipal autoriza la contratación Asesor Jurídico Borrador del Contrato Secretaria Recursos Humanos de Documentos personales oficiales y El Asesor Jurídico indica periodo de contratación Se archiva la documentación en el área que corresponde Oficial Mayor Pre-Contrato Se autoriza la firma del contrato Secretaria Recursos Humanos Secretaria Recursos Humanos de de Contrato Firma del Contrato y se archiva en personal activo Nómina Se realiza el procedimiento de nómina quincenal para su pago OFICIALIA MAYOR 22

23 FLUJOGRAMA.- CONTRATACIÓN DE PERSONAL No. SECRETARIA DE REC. HUMANOS OFICIAL MAYOR ASESOR JURIDICO Inicio 2 Recepción de la solicitud de empleo. 3 Solicitud de empleo Se hace entrega del documento al Oficial Mayor. 4 Analiza las necesidades de personal en cada departamento. 5 Revisa que la persona solicitante cumpla con los requisitos, autoriza la entrevista indicando la fecha y hora. 6 Convoca al solicitante vía telefónica indicándole la fecha y hora de la entrevista. 7 Lleva a cabo la entrevista al solicitante. OFICIALIA MAYOR 23

24 8 9 Solicita la autorización del presidente municipal para efectuar la contratación. Oficio Elabora y da visto bueno a la documentación para la contratación 0 Integra el expediente del personal a contratar, conforme a las indicaciones de la Auditoría Superior de Michoacán Expediente de personal Fija la remuneración de acuerdo a las condiciones establecidas en el tabulador del ayuntamiento 2 Se elabora el contrato de acuerdo a las condiciones establecidas por el Presidente Municipal, Asesor Jurídico y Oficial Mayor Contrato 3 Se ingresa en la nómina, ya sea eventual, de base o confianza según sea el caso 4 Fin OFICIALIA MAYOR 24

25 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Firma de Contratos UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM-04-FC-06 OBJETIVO: Que exista un respaldo jurídico que formalice la relación laboral entre el trabajador y el Ayuntamiento POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: El contrato debe de ser firmado por todo el personal de confianza y eventual al iniciar la relación laboral. FUNDAMENTO LEGAL: Capítulo I Articulo 20 de la Ley Federal del Trabajo, Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, Artículo 28 fracción V, VI, VII y XII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Inicio Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida 2 Elaboración de la lista del personal eventual y de confianza. Calendarización de firma de 3 contratos. Se entrega al oficial para su 4 Autorización. El Oficial Mayor regresa el 5 concentrado de información para su publicación. Secretaria Documento y/o Oficio Secretaria Documento y/o Oficio Oficial Mayor Documento y/o Oficio Secretaria Oficio y/o Documento Captura de datos. Análisis del Documento. Autorizado para Publicar. Publicación del calendario. 6 7 Creación del contrato tomando los datos de la plantilla y solicitando los faltantes al trabajador. Revisa las condiciones laborales contractuales fijadas y lo firma. Secretaria Oficio y/o Documento Trabajador Oficio y/o Documento Impresión del Contrato. Firma del Contrato 8. 9 Fin Resguardo el documento en el archivo interno. Secretaria Oficio y/o Documento Archivo del contrato de acuerdo al número de contrato. OFICIALIA MAYOR 25

26 FLUJOGRAMA.- FIRMA DE CONTRATOS Oficialía Municipal No. SECRETARIA OFICIAL MAYOR TRABAJADOR Inicio 2. Elaboración de la lista del personal eventual y de confianza en una base de datos 3 4 Calendarización de firma de contratos, análisis del mismo. Calendario de fechas de firma Firma y autoriza 5 Hace la publicación del calendario en los lugares visibles designados. 6 Creación del contrato tomando los datos de la plantilla y solicitando los faltantes al trabajador. Contrato 7 Revisa las condiciones laborales contractuales fijadas y lo firma. 8 Resguardo el documento en el archivo interno. 9 Fin OFICIALIA MAYOR 26

27 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Capacitación y Relaciones Laborales. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM-05-CRL-07 OBJETIVO: Capacitar al personal con diversos cursos que incrementen los conocimientos de los empleados y así enriquezcan la calidad de atención a la ciudadanía y eficacia en sus labores. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Cotizar costos y cursos con las instituciones con base en las evaluaciones que realizaron los titulares de cada departamento, observando las necesidades de cada trabajador. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 Fracción V y VII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio 2 Se busca la capacitación o curso en Instituciones o Empresas que se dediquen a este fin. 3 4 Conforme a las opciones ofrecidas por dichas instituciones o empresas se elige en cual se llevará a cabo el curso El personal que terminó de capacitarse recibe una constancia de la institución que impartió dicho curso. 5 Solicita una copia de constancia del curso y se archiva en expediente. 6 Fin Auxiliar de Gestión Se cuenta con el Recursos institucional presupuesto de Humanos acuerdo al programa operativo anual Oficial Mayor Cursos Se hace una selección de personal de acuerdo a las necesidades de los departamentos. Empleados Constancia Se solicita al trabajador copia de la constancia para anexarla a su expediente. Auxiliar de Constancia Resguardo del Recursos documento Humanos comprobatorio. OFICIALIA MAYOR 27

28 FLUJOGRAMA.- CAPACITACIÓN Y RELACIONES LABORALES No. AUXILIAR DE RECURSOS HUMANOS OFICIAL MAYOR EMPLEADOS Inicio 2. Se busca la Institución o Empresa para capacitación del personal. 3 Se elige una institución para realizar el curso; se hace una selección de acuerdo a las necesidades de los departamentos. 4 5 Se solicita una copia de constancia del curso y se archiva en expediente. El personal que terminó la capacitación recibe constancia de curso. Copia de Constancia 8 Fin OFICIALIA MAYOR 28

29 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Nómina. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM-06-EN-08 OBJETIVO: Realizar los cálculos sobre sueldos y prestaciones que corresponden al trabajador, considerando las leyes que rigen estos mecanismos POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Fundamentar con documentos que sirvan de soporte oficial para la aplicación de prestaciones. FUNDAMENTO LEGAL: Ley Federal del Trabajo, Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado, Articulo 28 fracciones II, VII y X del Reglamento Interno de la Administración Pública Municipal de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio. 2 Recepción de documentos Auxiliar Documento u oficio Sellado acuse de recibido 3 Entrega de documento al Oficial Mayor Auxiliar Documento u oficio Análisis y evaluación del documento 4 Regresa el documento autorizado para su aplicación Oficial Mayor Documento u oficio Autorizado para aplicar en nómina Fin. Se realiza el cálculo y se aplica en la nómina Entregar nómina al Oficial Mayor para su revisión El Oficial Mayor regresa la nómina autorizada para su entrega en tesorería Entrega de la nómina en la Tesorería Municipal Auxiliar Base de datos Se registran los movimientos en la nómina quincenal Auxiliar Nómina Quincenal Análisis y evaluación de los movimientos Oficial Mayor Nómina Quincenal Autorizado para entregar en Tesorería Auxiliar Nómina Quincenal Recibo acuse de la entrega para Archivar OFICIALIA MAYOR 29

30 FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DE NÓMINA No. AUXILIAR OFICIAL MAYOR Inicio 2 Recepción de documentos Oficio 3 Se hace entrega de la documentación al Oficial Mayor para su análisis. 4 Regresa el documento autorizado para su aplicación 5 Hace los cálculos correspondientes y se aplica en la nomina 6 Entrega la Nomina al Oficial Mayor para su revisión. 7 Verifica la nómina y autoriza su entrega en tesorería. Nomina 8 Entrega la nómina en la Tesorería Municipal. Acuse 9 Fin OFICIALIA MAYOR 30

31 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recepción y Remisión de Facturas. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM-07-RRF-09 OBJETIVO: Tener un control sobre las facturas que se reciben diariamente, ante los proveedores que nos otorgan crédito, es una garantía y medio de comprobación para el pago de su producto. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: la factura tiene que reunir los datos fiscales del Ayuntamiento; con la factura debe venir adjunta la orden de compra y solicitud; los datos que vengan en la factura deberán ser del proveedor al que se le extendió el vale, así como por la cantidad de productos y mercancías por los que se le autorizó el mismo; se corrobora que la factura no este caduca. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción II, XIV y XV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida 2 Inicio. Se recibe la factura por parte del proveedor. Secretaria Recursos Materiales de Factura Análisis y revisión de datos en la factura. 3 Se revisa que la factura tenga anexa la solicitud y la orden de compra Secretaria Recursos Materiales de Documentos Si falta algún documento se solicita al proveedor 4 Elaboración del contra recibo Secretaria de Recursos Materiales Contra recibo Sella y firma de autorizado. 5 Se entrega el contra recibo original al proveedor. Secretaria Recursos Materiales de Contra recibo El proveedor puede cobrarlo en Tesorería. OFICIALIA MAYOR 3

32 6 7 Se anexa la factura, vale y solicitud a la copia del contra recibo Se clasifica las facturas por proveedor Secretaria Recursos Materiales Secretaria Recursos Materiales de de Documentos facturas Se Registra el No. de Contra Recibo, Factura y Cantidad en la base de datos. Se elabora el oficio relacionando las facturas. 8 Firma de autorización las facturas ya requisitadas y validadas. Oficial Mayor Oficio y Facturas Revisa y firma el Oficial Mayor la documentación. 9 0 Se envía el oficio y facturas ya firmadas por el Oficial Mayor a la Presidencia Municipal Devueltas las facturas de Presidencia se fotocopian Se envía el oficio a la Tesorería para su trámite Secretaria Recursos Materiales Secretaria Recursos Materiales Secretaria Recursos Materiales de de de Oficio y Facturas El oficio se sella de recibido en espera de la firma del Presidente en cada factura Facturas Se adjuntan las copias de las facturas al oficio de acuse, para el expediente Oficio y Facturas Sellado de recibido en acuse 2 Se registran los datos de las facturas por departamento en una base de datos Secretaria Recursos Materiales de Base de datos Se archiva en un recopilador por mes el acuse del oficio y las copias de las facturas 3 Fin. OFICIALIA MAYOR 32

33 FLUJOGRAMA.- RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE FACTURAS No. SECRETARIA OFICIAL MAYOR Inicio 2. Se recibe la factura por parte del proveedor. PROCEDIMIENTO: P-OM-02-GSCA Se revisa que la factura tenga anexa la solicitud y la orden de compra Elaboración del contra recibo CONTRA RECIBO 5 Se entrega el contra recibo original al proveedor. 6 Se anexa la factura, vale y solicitud a la copia del contra recibo 7 Se clasifica las facturas por proveedor 8 Firma de autorización las facturas ya requisitadas y validadas OFICIALIA MAYOR 33

34 9 Se envía el oficio y facturas ya firmadas por el Oficial Mayor a la Presidencia Municipal 0 Devueltas las facturas de Presidencia se fotocopian para la integración del expediente Se envía el oficio a la Tesorería para su trámite. 2 Se registran los datos de las facturas por departamento en una base de datos OFICIO 3 Fin OFICIALIA MAYOR 34

35 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Orden de Compra. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM-08-EOC-0 OBJETIVO: Tener un control sobre las compras de los departamentos del Ayuntamiento; ante los proveedores que nos otorgan crédito, es una garantía y medio de comprobación para el pago de su producto. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Promover convenios de crédito con proveedores, los cuales sin excepción tendrán que estar registrados en Hacienda; cada vale se realizará con base en la solicitud del departamento sobre el material a comprar. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XIV y XV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio 2 Se recibe la solicitud que indica la cantidad, tipo de material y cuenta contable. Auxiliar Oficial Mayor del Solicitud Sellado de acuse Entrega el documento al Oficial Mayor El Oficial Mayor regresa el documento, autoriza y prioriza. Se elabora la orden de compra Auxiliar del Oficial Mayor Solicitud Análisis y evaluación del documento. Oficial Mayor Solicitud Autorizado para realizar la orden de compra. Auxiliar Recursos Materiales de Orden de compra Se envía la orden de compra a firma del solicitante. 6 Se reúnen las firmas del solicitante y del Oficial Mayor en la orden de compra. Auxiliar Recursos Materiales de Orden de compra Vale Autorizado para entregar al solicitante OFICIALIA MAYOR 35

36 7 8 9 Se adjunta solicitud a la orden de compra, requisitando original y copia Se captura en una base de datos el No. de vale, material solicitado y el departamento solicitante y/o apoyo. Se archiva el vale y solicitud en el expediente correspondiente. Auxiliar Recursos Materiales Auxiliar Recursos Materiales Auxiliar Recursos Materiales de de de Oficio y vale Se hace entrega de la documentación original al solicitante Base de datos Base de datos Registro de Vales actualizado. Oficio y vale Se archiva documentación 0 Fin. OFICIALIA MAYOR 36

37 FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA No. AUXILIAR DEL OFICIAL MAYOR OFICIAL MAYOR AUXILIAR RECURSOS MATERIALES Inicio. Se recibe la solicitud de material 2 3 Se entrega la solicitud al oficial Mayor. Solicitud 4 Evalúa y autoriza la solicitud. 5 Se elabora la orden de compra. 6 Se reúnen las firmas del solicitante y del Oficial Mayor Vale y Solicitud 7 Se entrega el vale original y solicitud. 8 Se captura en una base de datos el registro de vale 9 Se archiva en el Expediente 0 Fin OFICIALIA MAYOR 37

38 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitud de Materiales para Almacén. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor CÓDIGO: P-OM-09-ASMA- OBJETIVO: Entregar el material solicitado conforme al presupuesto de cada departamento. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: se entregará el material conforme al presupuesto mensual de cada departamento, la solicitud tendrá que llevar el visto bueno del Oficial Mayor. FUNDAMENTO LEGAL: Articulo 28 fracciones XIII, XIV y XVII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: NO. CONSECUTIVO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y/O ÁREA INSUMO SALIDA Inicio Recepción de solicitud de papelería/toner/cartuchos y materiales de limpieza La solicitud se verifica en cuanto al presupuesto mensual en la Tesorería Municipal Se entrega el documento al Oficial Mayor para su autorización Encargado Almacén Encargado Almacén Encargado Almacén de de del Solicitud Solicitud Sellado acuse de recibido Verificación en el presupuesto Solicitud Análisis y evaluación de la solicitud. 5 Prioriza y regresa el documento autorizado. Oficial Mayor Solicitud Autorizado para entrega. 6 Se verifica si existe el material solicitado en el almacén Encargado Almacén del Material Revisión de stock del almacén. 7 En caso de no existir se hace una orden de compra al proveedor. Secretaria de recursos materiales Vale de orden de compra Hechura de vale de orden de compra. OFICIALIA MAYOR 38

39 8 9 Se entrega el material solicitado Se archiva el formato de recibido y la solicitud de material. Encargado del almacén Encargado del almacén Material solicitado Formato de recibido y solicitud. Firman de recibido el material en el formato correspondiente. Se archiva la documentación en un recopilador por Departamento. 0 Fin OFICIALIA MAYOR 39

40 FLUJOGRAMA.- ATENCIÓN DE SOLICITUD DE MATERIALES PARA ALMACÉN NO. ENCARGADO DE ALMACÉN OFICIAL MAYOR SECRETARIA DE RECURSOS MATERIALES Inicio 2 Recepción de solicitud de material 3 Se verifica el presupuesto mensual del departamento en la Tesorería Municipal Solicitud 4 Remite el documento para su autorización 5 Prioriza y regresa el documento autorizado 6 Se verifica si existe el material solicitado en el almacén Solicitud autorizada 7 Existe el material en el almacén? No Se genera la orden de compra al proveedor correspondiente Si 8 Se entrega el material al departamento solicitante Se archiva formato de recepción de material, en recopilador por Departamento OFICIALIA MAYOR 40

41 0 Fin OFICIALIA MAYOR 4

42 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Archivo Interno UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM--AI-2 OBJETIVO: Captar formalmente toda la documentación que sea de la competencia de la Oficialía Mayor para su posterior atención y/o seguimiento. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Dejar constancia oficial de la recepción de la documentación. FUNDAMENTO LEGAL: Articulo 8 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Articulo 28 del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán; Articulo 34 del Bando de Gobierno Municipal de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: NO. CONSECUTIVO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y/O ÁREA INSUMO SALIDA Inicio 2 Recepción de Correspondencia Secretaria Documento y/o Oficio 3 Entrega el Documento al Oficial Mayor 4 El Oficial Mayor regresa el documento y autoriza su archivo. Secretaria Oficial Mayor Documento y/o Oficio Documento y/o Oficio Sellado Acuse de Recibido Análisis y Evaluación del Documento. Autorizado para Archivar. 5 Se archiva el documento en el expediente correspondiente Secretaria Documento y/o Oficio Guardado expediente. en 6 Fin OFICIALIA MAYOR 42

43 FLUJOGRAMA.- ARCHIVO INTERNO Oficialía Municipal NO. SECRETARIA DEL OFICIAL MAYOR OFICIAL MAYOR Inicio 2 Recepción de Correspondencia 3 Entrega el Documento al Oficial Mayor Correspondencia 4 El Oficial Mayor regresa el documento y autoriza su archivo. 5 Se archiva en el expediente correspondiente 6 Fin OFICIALIA MAYOR 43

44 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Correspondencia. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM--EC-3 OBJETIVO: Informar y atender formalmente todos los asuntos generados e inherentes a la unidad responsable captados a través del Archivo Interno. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Dar contestación a todos y cada uno de los asuntos sea cual fuere la materia del mismo. FUNDAMENTO LEGAL: Articulo 8 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Capítulo IV Articulo 28 del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: NO. CONSECUTIVO Inicio DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 2 Da la instrucción para la elaboración del oficio. Elabora y entrega el 3 borrador al Oficial Mayor para la revisión y aprobación. Revisa y lo regresa en 4 caso de alguna observación. Modifica e imprime el 5 documento de nuevo en caso de alguna observación. 6 Firma de autorización en el oficio. Entrega los oficios a las 7 dependencias correspondientes. 8 Se archiva el acuse en el expediente. 9 Fin PUESTO Y/O ÁREA INSUMO SALIDA Oficial Mayor Instrucción Se informa a la secretaria Secretaria Documento Se elabora el borrador Oficial Mayor Documento Secretaria oficio Documento ya corregido Oficial Mayor oficio Sellar el documento Secretaria Acuse firmado Firman las dependencias en el Acuse. Secretaria Archivar Archivo de la correspondencia enviada. OFICIALIA MAYOR 44

45 FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DE CORRESPONDENCIA NO. OFICIAL MAYOR SECRETARIA Inicio 2 Da la instrucción para la elaboración del oficio 3 4 Revisa y lo regresa en caso de alguna observación. Elabora y entrega el borrador al Oficial Mayor para la revisión y aprobación Borrador 5 6 Firma de autorización el oficio. Modifica e imprime el documento de nuevo y se lo regresa al Oficial Mayor. 7 Oficio Entrega los oficios a las Dependencias correspondientes 8 Archiva acuse de correspondencia enviada. 9 Fin OFICIALIA MAYOR 45

46 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Calendarización CÓDIGO: P-OM--CES-4 del equipo de sonido. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. OBJETIVO: instalar en tiempo y forma el equipo de sonido conforme a la calendarización de los eventos programados de la administración o a solicitud de las instituciones u organizaciones civiles. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: tener un responsable del equipo de sonido, verificar que no se empate en horario con otro evento, confirmar el traslado del mismo por parte del solicitante; de solicitarse el sonido en el mismo día y horario, se contemplará la fecha de recepción de la solicitud, dando prioridad a la solicitud que pertenezca al ayuntamiento. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XXIV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro, Michoacán de Ocampo. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: NO. CONSECUTIVO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PUESTO Y/O ÁREA INSUMO SALIDA Inicio 2 Recibe solicitud de sonido. Secretaria Solicitud Sellado de acuse 3 Se verifica que la solicitud indique la fecha, el lugar y el horario, si no se pide el número telefónico. 4 Analiza y autoriza si la solicitud es foránea. 5 Se agenda si la fecha se encuentra libre. Se elabora el memorándum 6 de comisión para el encargado del sonido. 7 Recibe el memorándum el encargado de sonido Secretaria. solicitud Verificación de datos. Oficial Mayor Solicitud Análisis y autorización de solicitud Secretaria Solicitud Agenda el evento Secretaria Memorándum Elaboración de memorándum. Encargado de sonido Memorándum Acuse de recibido del memorándum 8 Se archiva Memorándum Secretaria Memorándum Se archiva el acuse 9 Fin FLUJOGRAMA.- CALENDARIZACIÓN DEL EQUIPO DE SONIDO OFICIALIA MAYOR 46

47 NO. SECRETARIA DEL OFICIAL MAYOR OFICIAL MAYOR ENCARGADO DE SONIDO Inicio 2 Recepción de Solicitud 3 Verificación de Datos 4 Es un evento foráneo? SI El Oficial Mayor analiza el evento y lo autoriza. NO 5 Agenda el Evento 6 Elaboración del Memorándum. Memorándum 7 Recibe Memorándum 8 Archiva Memorándum. 9 Fin NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Circular UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM--EC-5 OFICIALIA MAYOR 47

48 OBJETIVO: La finalidad principal es hacer del conocimiento algún tipo de indicación o información, definitivamente normativo, en tiempo oportuno para los funcionarios, encargados de departamento o al personal en general. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: La información o contenido de la circular debe respetar las indicaciones del Presidente Municipal o porque así lo marca el Calendario Oficial, la Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado y sus Municipios de Michoacán de Ocampo y/o las Condiciones Generales de Trabajo vigentes. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XXIV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán y Artículo 39 del Bando de Gobierno de Pátzcuaro. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: No. Descripción de la Consecutivo Actividad Puesto y/o área Insumo Salida Inicio Da la instrucción para la elaboración de la circular. Elabora y entrega el borrador al Oficial Mayor para la revisión y aprobación. Revisa y lo regresa en caso de alguna observación. En caso de alguna observación se modifica e imprime la Circular, y se lo regresa al Oficial Mayor. Firma de autorización de la circular. Entrega los oficios a las dependencias correspondientes. Oficial Mayor Instrucción Se informa a la secretaria Secretaria Documento Se elabora el borrador Oficial Mayor Documento Secretaria Circular Documento ya corregido Oficial Mayor Circular Sellar el documento y se imprimen las copias correspondientes Secretaria Acuse firmado Firman de Recibido las dependencias en el Acuse de la OFICIALIA MAYOR 48

49 8 Se archiva la circular en el expediente correspondiente. Oficialía Mayor. Secretaria Acuse archivado Archivo de la circular. 9 Fin OFICIALIA MAYOR 49

50 FLUJOGRAMA.- ELABORACIÓN DE CIRCULAR No. OFICIAL MAYOR SECRETARIA Inicio 2 Da la instrucción para la elaboración de la Circular 3 Borrador Elabora y entrega el borrador al Oficial Mayor para la revisión y aprobación 4 Revisa y lo regresa en caso de alguna observación. 5 Modifica e imprime la Circular y se lo regresa al Oficial Mayor. 6 Firma de autorización en la Circular. Circular 7 Entrega de la Circular a las Dependencias correspondientes OFICIALIA MAYOR 50

51 8 Se archiva la Circular. 9 Fin OFICIALIA MAYOR 5

52 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para Pago CÓDIGO: P-OM--TPRA-6 de Recibos de Arrendamientos. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor OBJETIVO: Realizar el trámite de pago de los recibos de arrendamiento en los primero diez días del mes, con la finalidad de que la Tesorería Municipal efectúe el pago en tiempo y forma. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: En coordinación con la Sindicatura Municipal (Departamento Jurídico) se realiza el contrato de arrendamiento en el cual nos basamos para el pago mensual de las instalaciones alquiladas. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XXIV del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio El arrendador entregará a la secretaria el recibo (sin 2 tachaduras) del mes correspondiente. Se elabora el oficio que describe las características del recibo, la dirección del inmueble indicando 3 a que dependencia pertenece y el número de la partida presupuestal. Revisa el oficio y lo firma, al igual 4 que el recibo que va adjunto. En el caso de que sea el recibo que inicia el contrato, se adjunta 5 el contrato original al oficio Arrendador Recibo Recepción de Recibo. Secretaria oficio Elaboración de oficio Oficial Mayor oficio Firma de recibo y oficio Secretaria contrato Se adjunta contrato Fin Recibe y sella el oficio correspondiente. Se archiva el acuse del oficio y copia del recibo en el expediente correspondiente. Tesorería Municipal Oficio sellado de Recibido en el Acuse Secretaria Archivo Archivo del oficio FLUJOGRAMA.- TRÁMITE PARA PAGO DE RECIBOS DE ARRENDAMIENTOS. OFICIALIA MAYOR 52

53 No. ARRENDADOR SECRETARIA OFICIAL MAYOR TESORERIA MUNICIPAL Inicio 2 3 Entrega el recibo de arrendamiento Recibo Se elabora oficio correspondiente. 4 Revisa el oficio y lo firma al igual que el recibo que se adjunta 5 Se adjunta el Contrato SI Es un recibo que inicia el contrato? NO 6 Oficio y Recibo de Arrendamiento Recibe y sella el oficio correspondiente. 7 Se archiva en el expediente 8 Fin OFICIALIA MAYOR 53

54 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Vehicular UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM--MV-7 OBJETIVO: Mantener el parque vehicular en óptimas condiciones para realizar las diversas actividades de este ayuntamiento. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: Para cualquier procedimiento de mantenimiento vehicular se requiere del oficio del departamento solicitante, el cual deberá ir respaldado por la valoración previa del mecánico y posteriormente se aprobará o se desechará a criterio del Oficial Mayor. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción XIX, XX y XXII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio 2 Se envía el vehículo al taller mecánico para su valoración Encargado de parque vehicular vehículo Recibe el mecánico el vehículo 3 Revisa el vehículo Mecánico vehículo Elabora una valoración de mantenimiento 4 La valoración de mantenimiento el mecánico la entrega al departamento solicitante Mecánico Valoración de mantenimiento El departamento solicitante elabora el oficio de solicitud de material (refacción) que se requiera 5 Se recibe la solicitud y valoración de mantenimiento Encargado de parque vehicular Solicitud y valoración de mantenimiento Sellado de recibido en el acuse OFICIALIA MAYOR 54

55 6 Se verifica en la bitácora del vehículo cuando se realizó el mantenimiento o cambio de refacción anterior Encargado de parque vehicular Solicitud y valoración de mantenimiento Se envía para autorización del Oficial Mayor 7 Analiza y autoriza la compra de refacciones y/o accesorios en caso de requerirse, si no se suministran. Oficial Mayor Bitácora del vehículo, Solicitud y valoración de mantenimiento Se da inicio al procedimiento de orden de compra 8 En este caso, la orden de compra original se lleva al taller correspondiente o se surte en la refaccionaria Encargado de parque vehicular Orden de compra y solicitud De ser refacciones se surten y se llevan al taller mecánico del ayuntamiento 9 Se captura en la bitácora del vehículo que falla tuvo, Fecha, No. de Vale, Factura y Proveedor e insumo que se compró Encargado de parque vehicular Base de datos Archivar la copia de orden de compra, solicitud y valoración de mantenimiento en expediente 0 Fin OFICIALIA MAYOR 55

56 FLUJOGRAMA.- MANTENIMIENTO VEHICULAR No. ENCARGADO DE PARQUE VEHICULAR MECÁNICO OFICIAL MAYOR Inicio 2 Se envía el vehículo al taller mecánico. 3 Revisa el vehículo y elabora una valoración de mantenimiento. Realiza Solicitud de refacción. 4 Elabora una valoración de mantenimiento. 5 Se recibe la solicitud y valoración. Valoración de mantenimiento 6 Se verifica en la bitácora del vehículo cuando se realizó el mantenimiento o cambio de refacción anterior 7 Analiza y autoriza la compra de refacciones y/o accesorios o la dotación de lo requerido 8 Se da inicio al procedimiento Orden de Compra y se surte si es refacción, se envía a taller del proveedor si es servicio PROCEDIMIENTO P-OM-08-EOC-0 9 Se captura en la bitácora del vehículo que falla tuvo, Fecha, No. de Vale, Factura, Proveedor e insumo que se compró; se archiva la documentación en su expediente 0 Fin OFICIALIA MAYOR 56

57 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de Combustible. UNIDAD RESPONSABLE: Oficialía Mayor. CÓDIGO: P-OM--CC-8 OBJETIVO: Levar el control de combustible, evitando excederse en las cantidades fijadas en el presupuesto de cada departamento. POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: El oficio de solicitud debe mencionar la cuenta contable a donde se cargará y contar con presupuesto; para surtir los vales tiene que estar autorizado el oficio. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 28 fracción II y XXII del Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Pátzcuaro Michoacán. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Consecutivo Descripción de la Actividad Puesto y/o área insumo Salida Inicio Se recibe la solicitud de 2 Combustible Se verifica que la solicitud indique la fecha actual y que la cantidad corresponda al monto autorizado al departamento, si la solicitud no es del Ayuntamiento se carga a la de Presidencia o Regidores, según sea la gestión. Entrega el Documento al Oficial Mayor El Oficial Mayor regresa el documento autorizado Se elabora y entrega el vale al solicitante Encargado de Control de Combustible Encargado de Control de Combustible. Encargado Control Combustible de de Solicitud solicitud Solicitud Sellado el acuse de solicitud Verificación de presupuesto. Análisis y Evaluación de solicitud Oficial Mayor solicitud Se genera el vale de combustible. Encargado de Control de Combustible. Vale de combustible En la bitácora de combustible diaria, se registra el número de vale, la cantidad, nombre de la persona que recibe y el OFICIALIA MAYOR 57

58 departamento al que corresponde. 7 Se hace entrega del concentrado semanal a la secretaria de recepción. Encargado de Control de Combustible Bitácora semanal Se captura el concentrado semanal en una base de datos 8 Se envía el concentrado semanal a la Contraloría Municipal. Secretaria de recepción Relación El acuse de recibido del concentrado se archiva en expediente trimestral. 9 Fin OFICIALIA MAYOR 58

59 FLUJOGRAMA.- CONTROL DE COMBUSTIBLE No. ENCARGADO DE COMBUSTIBLE OFICIAL MAYOR SECRETARIA RECEPCIÓN Inicio 2 Se recibe la solicitud del combustible. 3 Se verifica que la fecha sea actual y que corresponda el monto semanal autorizado al departamento solicitante. 4 Remite el documento al oficial mayor 5 Analiza y autoriza el documento Solicitud validada 6 Elabora y entrega el vale al solicitante y se registra en la bitácora diaria Vale de combustible Hace entrega del concentrado semanal a la secretaria de recepción para su captura en la base de datos Reporte de combustible Se envía el concentrado semanal a la Contraloría Municipal; el acuse se archiva Fin OFICIALIA MAYOR 59