ACL for Windows Versión 8.33

Transcripción

1 Gracias ACL for Windows Versión 8.33 Eduardo Leyton Guerrero Auditor de Tecnologías de la Información Analista de Sistemas SCI (Ex-Ecom) Contador Auditor - UDP Postitulo Auditoria Computacional - UCH Postitulo Ingeniería de Software - USACH MBA Dirección Informática Escuela de Negocios Instituto Directivos de Empresas - España Magister en Tecnologías de la Información e-business Universidad Politécnica de Cataluña, España 1

2 ACL for Windows Versión n 8.33 AGENDA Entendiendo ACL Conceptos Claves Conceptos de ACL Interfaz de Usuario Preferencias Accesando los Datos Proyecto ACL Definición de Archivo de Entrada Subir un Archivo Plano Subir una Base de Datos Subir un Archivo Tipo Reporte 2

3 AGENDA Verificando los Datos Comando Verificar Comando Contar Comando Totalizar Comando Estadísticas Comando Secuencia Manipulando los Datos Comandos Sample, Extraer, Exportar Comandos Ordenar, Clasificar Comando Sumarizar Comando Estratificar Comando Antiguedad Comando Join Entendiendo ACL Conceptos Claves Conceptos de ACL Interfaz de Usuario Preferencias 3

4 Conceptos Claves Archivo Conjunto de registros lógicos referidos a una misma entidad. Registro Elemento básico de un archivo. Un archivo se compone de uno o más registros. Generalmente los registros de un archivo son de estructura idéntica (mismos campos), pero aquello no es obligatorio. Campo Elemento básico de un registro. Un registro se compone de uno o más campos. Cada campo tiene un nombre, un largo y un tipo. Conceptos Claves Continuación Archivo Registro Campo 4

5 Conceptos Claves Continuación Una fila del casillero es un Registro Tupla Cada casillero es un Campo Conceptos Claves Continuación Identificación de un Archivo Nombre: Extensión: Forma parte de la identificación del archivo y generalmente tiene un largo máximo de caracteres. Permite identificar el tipo de archivo y posee un largo máximo de tres caracteres. 5

6 Conceptos de ACL Audit Command Lenguaje Software de Interrogación de Archivos Interrogación de archivos es un término genérico usado para designar la tecnología que automatiza las pruebas de auditoria. ACL está relacionado con la Interrogación de Archivos en la misma forma en que Microsoft Word está relacionado con el término genérico Procesador de Texto. Conceptos de ACL Continuación ACL es una herramienta valiosa para agregar calidad y valor a las auditorias y aumentar su productividad. Usando ACL, es posible realizar el 100% de las pruebas y dedicar menos tiempo a tareas como totalizar y tomar muestras. Esto mejora los procedimientos de auditoria y da tiempo para obtener valiosa información sobre el negocio del cliente. Para interrogar archivos, ACL requiere de tres componentes básicos: 1. El Proyecto ACL 2. El Archivo de Datos 3. La Definición del Archivo de Entrada 6

7 Interfaz de Usuario - Opciones de Menú Preferencias - Opciones de Números 7

8 Dudas? Preguntas & Respuestas Preguntas & Respuestas Accesando los Datos Proyecto ACL Definición de Archivo de Entrada (IFD) Subir un Archivo Plano Subir una Bases de Datos Subir un Archivo de Tipo Reporte 8

9 Proyecto ACL ACL organiza el trabajo en proyectos. Fundamentalmente, un proyecto ACL describe cómo se almacena la información en los archivos de datos. Adicionalmente, un proyecto contiene los procedimientos automatizados que usted diseñe (Batch), vistas, espacios de trabajo e índices. Los proyectos no contienen ningún tipo de datos físicos. Proveen acceso a los archivos de datos por medio de las definiciones de Archivos de Entrada. Proyecto ACL Crear o Abrir un Proyecto Antes que usted pueda trabajar con ACL, debe abrir o crear un proyecto. Para abrir un proyecto existente, seleccione Open Proyect o si desea abrir un proyecto recientemente usado, seleccione el nombre del mismo en la parte inferior del menú de file. Seleccione New Proyect en el menú File para crear un proyecto nuevo. 9

10 Crear o Abrir un Proyecto Continuación Crear o Abrir un Proyecto Continuación Se le solicitará que escriba un nombre para el proyecto y que especifique donde guardarlo. Escriba el nombre ENTRENAMIENTO y presione Guardar. 10

11 Demostración Práctica Crear o Abrir un Proyecto Continuación ACL le solicita que seleccione una definición existente de Archivo de Entrada (IFD) o que cree una nueva. (Data File Input) Las definiciones existentes contenidas dentro del proyecto se desplegarán dentro de la caja de selección del Archivo de Entrada. 11

12 Definición de Archivo de Entrada ACL usa la Definición de Archivo de Entrada para leer (subir) un archivo de datos. Una Definición de Archivo de Entrada es un proceso de especificación de la estructura de un archivo de datos. Seleccione New dentro de la caja de diálogo de Definición de Archivo de Entrada y aparecerá un asistente que le ayudará generar esta definición. Luego de la ventana de bienvenida, el asistente le solicitará que seleccione la forma de tomar los datos (fuente de datos). El asistente le ofrecerá las siguientes cuatro alternativas: Disk Se refiere a cualquier disco conectado al PC físicamente o en red. Es la fuente de datos que se debe utilizar para subir archivos de texto almacenados en disco. Tape Se refiere a cualquier dispositivo de cinta conectado al PC. Crear o Abrir un Proyecto Continuación ODBC Se refiere a cualquier base de datos compatible con ODBC disponible en el PC, sea localmente o a través de la red. Es la Fuente de datos que se debe utilizar para subir archivos de Excel, Dbase, Access, Visual Fox, etc. External Definition Se refiere a un archivo de datos de AS/400 o Cobol. Partiremos subiendo un archivo plano. Un archivo plano es un archivo de texto cuyos registros son todos idénticos en estructura (campos) y largo. 12

13 Subir un Archivo Plano Para que ACL pueda subir un archivo como el anterior, Ud. Debe seleccionar la fuente de datos Disk y presionar Siguiente. Subir un Archivo Plano Continuación Seleccione el archivo a definir, vale decir, el archivo que contiene los datos con los que usted quiere trabajar. Para estos efectos seleccione el archivo PAYROLL.FIL dentro de la carpeta Sample Data Files y luego presione Abrir. 13

14 Subir un Archivo Plano Continuación El asistente determina automáticamente la forma en que está codificada la información, habiendo dos posibilidades para el caso de un archivo cuya fuente de datos es Disk : EBCDIC o ASCII. Presione Siguiente. Subir un Archivo Plano Continuación En el paso siguiente, el asistente provee una visión inicial del archivo de datos actual identificando una serie de propiedades. Presione Siguiente. 14

15 Subir un Archivo Plano Continuación Esta ventana contiene características referentes a registros y saltos que ACL identifica automáticamente, pero que usted puede cambiar. Largo del registro Es el largo de los registros para archivos de largo fijo o, el del registro más largo si los registros son de largo variable. Largo del salto - La cantidad de bytes que ACL ignora al comienzo del archivo de datos. Usted puede usar Skip para que ACL salte la cabecera del archivo y comience el análisis desde donde comienza realmente la información. El valor por defecto es cero, por lo que ACL despliega la información desde el comienzo del archivo. Subir un Archivo Plano Continuación El asistente también identifica el tipo de archivo entre cuatro alternativas, de acuerdo a las características de sus registros: Registros Simples, Multiregistros, etc. Presione Siguiente. 15

16 Subir un Archivo Plano Continuación El siguiente paso a seguir para definir el Archivo de Entrada se refiere a la definición de los campos de un registro. El asistente muestra la siguiente ventana, en la cual se pide acotar los diferentes campos. Verifique y corrija el largo de cada campo y luego presione Siguiente. Subir un Archivo Plano Continuación En la ventana siguiente, el asistente solicita definir los nombres y tipos de datos de cada uno de los campos indicados anteriormente. 16

17 Subir un Archivo Plano Continuación Los componentes principales de una definición de Campo son: Nombre Se utiliza para distinguir un campo de otro y puede tener de 1 a 22 caracteres de largo. Tipo - Identifica la clase de datos a almacenar en el campo. Puede ser: ASCII, NUMERIC, DATE, etc. Posición inicial Indica el comienzo del campo en un registro del archivo. Largo - Es el tamaño del campo y abarca desde la posición inicial a la posición final del campo. Subir un Archivo Plano Continuación La estructura del archivo PAYROLL.FIL (definición de campos) es la siguiente: Campo Tipo Posición Largo Descripción Inicial EMPNO EBCDIC 1 6 Número de Empleado GROSS_PAY PACKED 7 9 Pago Bruto TAX_AMOUNT PACKED 16 9 Monto de Impuesto NET_PAY PACKED 25 9 Pago Neto WORKDEPT EBCDIC 34 3 Departamento PAY_DATE DATE (DDMMYY) 37 6 Fecha de Pago CHEQUE_NO EBCDIC 43 5 Número de Cheque 17

18 Subir un Archivo Plano Continuación Defina cada uno de los campos del archivo de acuerdo a la estructura mostrada en la lámina anterior. Para cada campo deberá completar las casillas Name y Type, así como Date Format cuando corresponda. ACL también le da la posibilidad de ignorar algún campo. Luego presione Siguiente. Subir un Archivo Plano Continuación La última ventana del asistente muestra un resumen con las características del Archivo de Entrada definido, desde las propiedades de los registros a la definición de los campos. Presione Siguiente. 18

19 Subir un Archivo Plano Continuación A continuación se abre una caja de texto que permite dar un nombre al archivo de entrada definido. Por defecto, ACL le asigna el mismo nombre que tiene el archivo de datos, pero Ud. puede elegir cualquier otro. Escriba el nombre plano y presione OK. Subir un Archivo Plano Continuación Finalizado el proceso de definición del Archivo de Entrada para subir el archivo plano seleccionado, se llega a la siguiente ventana: 19

20 Demostración Práctica Subir un Archivo Plano Continuación Resumiendo, para subir un archivo plano usted usa el asistente para la definición de Archivos de Entrada, donde paso a paso va especificando y construyendo la estructura del archivo de datos. Una vez subido el archivo se puede editar la definición del mismo seleccionando la opción Input File Definition del menú Edit. Esto permite acceder a la siguiente información: Las propiedades del archivo de entrada Definiciones de campos y expresiones 20

21 Propiedades del Archivo de Entrada ACL provee una visión inicial del archivo de datos dentro de la ventana de propiedades del archivo de entrada. Definiciones de Campos y Expresiones Para ver las definiciones de campos y expresiones seleccione la ventana Editar Campos/Expresiones. Usted puede crear campos y expresiones, o cambiar los existentes. Puede ocupar parte de la definición de un campo para otro campo. 21

22 Definiciones de Campos y Expresiones Para crear una definición de campo seleccione el botón de Añadir un Nuevo Campo de Datos. Alternativamente usted puede hacer clic en cualquier parte de la ventana que despliega los datos y se abrirá la siguiente ventana. Una definición de campo se compone de: Nombre Se utiliza para distinguir un campo de otro y puede tener de 1 a 22 caracteres de largo. Tipo - Identifica la clase de datos a almacenar en el campo. Posición inicial Indica el comienzo del campo en un registro del archivo. Largo - Es el tamaño del campo y abarca desde la posición inicial a la posición final del campo. Ancho - Fija el ancho de las columnas impresas. Definiciones de Campos y Expresiones Alternar el título de columna Es el título de columna usado para vistas y reportes. usa el nombre del campo por defecto 22

23 Definiciones de Campos y Expresiones ACL reconoce casi todos los tipos de datos y requiere que se especifique el tipo correcto cuando se definen los datos. A continuación se listan los tipos de datos comúnmente encontrados en el ambiente Windows: ACL - Especifica un campo de 12 bytes de largo en un formato numérico interno de ACL. Es creado por ACL para almacenar los resultados de los cálculos. ASCII - Especifica los caracteres estándares de datos (imprimibles). Código estándar americano para intercambio de información (ASCII) El largo máximo de campo es caracteres. Definiciones de Campos y Expresiones BINARIO - Especifica datos numéricos sin signo binario, correspondiente a PL/1 Fixed Binary o Cobol Computacional 1. El largo máximo de un campo binario es 8 bytes. El número de lugares decimales está implicado, y no se puede exceder el largo total del campo. Los campos con largos pares (2, 4, 6 y 8) son tratados con signo, mientras que los campos de largo impar (1, 3, 5,7) se tratan sin signo. El largo de registro (RDW) para archivos con registros de largo variable es un campo binario. CUSTOM - Define caracteres no estándares o conjuntos de caracteres. 23

24 Definiciones de Campos y Expresiones DATE Campo de tipo fecha con una definición de campo asociada. El largo máximo de campo es de 60 caracteres. La cláusula PIC describe cómo el campo se almacena en el archivo de entrada. Los caracteres PIC reconocidos de fecha son: DD especifica un número de día (1-31) MM especifica un número de mes (1-12) YY especifica un número de año corto DDD especifica un día juliano (1-366) Definiciones de Campos y Expresiones MMM YYYY indica el nombre de un mes (JAN, DEC) indica un número de año en formato largo Usted debe especificar el formato en el que se almacenan los datos en el archivo, incluso si el campo fecha es un número comprimido. Por ejemplo, a fin de desplegar la fecha 10 de Octubre de 1996, como usted debe especificar el formato fecha como YYMMDD. EBCDIC- Código decimal de intercambio codificado en binario. Especifica caracteres estándares de datos (imprimibles) para equipos mainframes y mini de IBM. El largo máximo de campo es de caracteres. 24

25 Definiciones de Campos y Expresiones LOGICAL - Especifica datos con valores lógicos True o False. El largo máximo de campo es de 1 byte. Los valores F, 0, N y el valor hexadecimal ASCII 20 se evalúan como falsos. Todos los demás se evalúan como verdaderos. NUMERIC - Especifica datos numéricos imprimibles. Pueden incluir blancos en su comienzo o al final, así como signo negativo al principio o al final, comas y el número de decimales después de la coma que pueden variar. Los ceros al principio se consideran como blancos. El largo máximo de campo es de 40 bytes (cerca de 22 dígitos). Si una definición de campo incluye decimales pero no tiene un punto decimal explícito, se considera implicado el punto decimal. Los paréntesis y CR se consideran como negativos. El número de decimales se implica. Los campos numéricos también pueden ser codificados ya sea en ASCII o EBCDIC a fin de ajustarse a la fuente de datos. Definiciones de Campos y Expresiones PACKED - Especifica datos empaquetados. Son datos numéricos comprimidos con dos dígitos por bytes, conteniendo un signo en la mitad del último byte. UNSIGNED - Especifica datos empaquetados sin signo. Lo mismo que los empaquetados, excepto que no tienen especificación de signo. Son datos numéricos comprimidos con dos dígitos por bytes, conteniendo un signo en la mitad del último byte. ZONED - Especifica datos decimales Zoned. El dato tiene un dígito por byte, con un valor negativo especificado en la mitad superior del byte más a la derecha de un campo. El largo máximo es de 22 bytes. 25

26 Definiciones de Campos y Expresiones Expresiones ACL usa expresiones para crear campos computados empleando campos preexistentes. Estos nuevos campos computados pueden ser usados por los comandos de ACL, dentro de una vista, pueden ser extraídos a otro archivo, etc. Una expresión puede incluir operaciones aritméticas, valores condicionales o preguntas lógicas. Las expresiones y filtros pueden ser usados en el ambiente de trabajo, lo que permite activarlos dentro de cualquier definición de archivo de entrada. Definiciones de Campos y Expresiones Al seleccionar el botón de Agregar una Nueva Expresión se abrirá una ventana de edición de expresiones. Utilice el nombre NETO. 26

27 Definiciones de Campos y Expresiones Al seleccionar el botón fx que está al lado de la caja de nombre, usted abrirá el Constructor de Expresiones para definir el valor por defecto de la expresión. Definiciones de Campos y Expresiones El Constructor de Expresiones se utiliza para crear sentencias condicionales, cálculos ad-hoc y para crear expresiones. El Constructor de Expresiones contiene todos los ítems de la definición de archivo de entrada, campos, filtros, variables, funciones y operadores. Usando dichos ítems resulta fácil crear una expresión. Defina el campo NETO escribiendo en la caja de expresiones: GROSS_PAY - TAX_AMOUNT 27

28 Definiciones de Campos y Expresiones Definiciones de Campos y Expresiones Una vez que usted ha creado una expresión usted puede usar el botón Verificar para asegurar que ha construido la expresión correctamente. 28

29 Definiciones de Campos y Expresiones Usted puede seleccionar OK, que lo lleva de vuelta a la ventana de edición de expresiones. También puede agregar las otras opciones y finalmente hacer clic en el tilde verde cuando termine. Definiciones de Campos y Expresiones Cuando usted ha definido todos los campos y expresiones que requiere para la definición del archivo de entrada, cierre la ventana y verá lo siguiente: 29

30 Resumiendo: Usted puede cambiar la definición de los archivos de entrada en cualquier momento. Por ejemplo, usted puede agregar, modificar o borrar definiciones de campos. También puede modificar el tipo de archivo, tipo de caracter, largo de registro, tipo de medio y largo del salto, etc. Demostración Práctica 30

31 Vistas Filtro de Vista, Los filtros de vista sirven para consultar los datos de acuerdo a una condición determinada, vale decir, para que el filtro de vista opere se requiere ingresar una condición específica ya sea escribiéndola directamente en la caja de expresiones o a través del constructor de expresiones. Los botones que componen esta área son: Ir al siguiente registro sin Filtro Permite saltar al siguiente registro no filtrado de la vista. Remover Filtro Su función es quitar el filtro activo. Aplicar Filtro Activa el filtro cuando la condición es escrita directamente en la caja de expresiones Editar Filtro de Vista Permite crear una condición utilizando el constructor de expresiones. Vistas Filtro de Vista, Genere un filtro con todos los pagos brutos mayores a US$ (GROSS_PAY>300000). Para ello escriba la condición en la caja de expresiones o presione el botón Editar Filtro para utilizar el constructor de expresiones. 31

32 Demostración Práctica Utilizando ODBC Seleccione New Proyect en el menú File para crear un proyecto nuevo. Se le solicitará que escriba un nombre para el proyecto y que especifique donde guardarlo. Escriba el nombre ODBC. 32

33 Utilizando ODBC Seleccione New dentro de la caja de diálogo de Definición de Archivo de Entrada y aparecerá un asistente que le ayudará generar esta definición. Luego de la ventana de bienvenida, el asistente le solicitará que seleccione la forma de tomar los datos (fuente de datos). Seleccione la fuente de datos ODBC. En la siguiente caja de dialogo, seleccione Origen de datos de equipo e indique la clase de base de datos, (aplicación o plataforma), a la que pertenece el archivo de datos. Las más usadas son las siguientes: Excel Files dbase Files MS Access Database Visual Fox Pro Tables Entre otros. Utilizando ODBC Adicionalmente, el archivo de datos puede encontrarse en una base de datos distinta y para acceder a él eventualmente se requerirá contar con la cuenta correspondiente. Es el caso de la base Clientes por ejemplo. 33

34 Utilizando ODBC El procedimiento para subir archivos con origen en distintas plataformas es bastante equivalente, por lo cual sólo veremos el caso de un Archivo Excel. Seleccione entonces Excel Files. Utilizando ODBC El asistente le solicitará la ubicación del Archivo, lo que involucra tanto la unidad de disco como la carpeta donde se almacena. Seleccione el archivo TRANS_APR.XLS. 34

35 Utilizando ODBC A continuación, deberá indicar la tabla específica que Ud. quiere subir a ACL. Para ello elija System Tables en la columna Types, seleccione la tabla de nombre TRANS_APR$ y tipo SYSTEM TABLE y luego presione Next, como se muestra a continuación: Utilizando ODBC Ahora ACL le solicitará un nombre para el archivo de datos que va a subir y le ofrecerá guardarlo en la misma carpeta donde está el proyecto ACL en uso. Lo guardará con la extensión.fil. Ingrese el nombre captaciones y luego presione Guardar. 35

36 Utilizando ODBC Aparecerá una nueva caja de dialogo que le solicitará indicar los campos del archivo de datos que desea subir. Por defecto, el asistente selecciona la totalidad de los campos. Subiremos todos los campos del archivo, por lo tanto presione Next. Utilizando ODBC Finalmente, el asistente le solicitará un nombre para la definición de archivo de entrada que acaba de crear, el cual puede ser distinto al nombre del archivo de datos. Escriba el nombre capta y presione OK. 36

37 El archivo se verá de la siguiente manera: Utilizando ODBC Demostración Práctica 37

38 Subir un Archivo de Tipo Reporte Los archivos de tipo reporte son aquellos que constituyen una copia exacta de un listado, informe o reporte que usted ve en papel. Además de los datos se compone de encabezados, títulos de columnas y totales, así como de información (caracteres) de control que indica orientación, espacios, saltos de página, etc. Generalmente los archivos de reporte son grabados en disco antes de ser impresos, y posteriormente archivados en disco o cinta. Algunas veces los archivos de reporte son la única fuente de información. La capacidad de procesar archivos de reporte es una herramienta útil para la verificación de la exactitud de sus contenidos, tales como tasas de interés en préstamos, criterios de selección, etc.. Los archivos de reporte se procesan como archivos con múltiples tipos de registros, teniendo que definir por separado a cada uno de ellos. Subir un Archivo de Tipo Reporte Ahora vamos a generar una definición de archivo de entrada para subir un archivo de reporte. Seleccione New Proyect en el menú File para crear un proyecto nuevo. Se le solicitará que escriba un nombre para el proyecto y que especifique donde guardarlo. Escriba el nombre REPORTE. 38

39 Subir un Archivo de Tipo Reporte Seleccione New dentro de la caja de diálogo de Definición de Archivo de Entrada y aparecerá un asistente que le ayudará a generar esta definición. Luego de la ventana de bienvenida, el asistente le solicitará que seleccione la forma de tomar los datos (fuente de datos). Seleccione la fuente de datos Disk y presione Siguiente. Subir un Archivo de Tipo Reporte Seleccione el archivo a definir, vale decir, el archivo que contiene los datos con los que usted quiere trabajar. Para estos efectos seleccione el archivo Report2.txt dentro de la carpeta Sample Data Files y luego presione Abrir. 39

40 Subir un Archivo de Tipo Reporte El asistente determina automáticamente la forma en que está codificada la información, habiendo dos posibilidades para el caso de un archivo cuya fuente de datos es Disk : EBCDIC o ASCII. Presione Siguiente. Subir un Archivo de Tipo Reporte En el paso siguiente, el asistente determina automáticamente el formato del archivo de datos seleccionado, entre cinco posibilidades. Los formatos más comunes para un archivo plano son Other File Format y Delimited Text File, sin embargo para un archivo de reporte el formato siempre será Print Image (Report). Presione Siguiente. 40

41 Subir un Archivo de Tipo Reporte El asistente provee una visión inicial del archivo de datos actual identificando una serie de propiedades. En esta vista ya se puede apreciar que el archivo es un listado o reporte igual a los que se ven impresos en papel. Presione Siguiente. Subir un Archivo de Tipo Reporte El asistente provee una visión para redefinir los campos que son visualizados, con el mouse, arrastre los dígitos que correspondan a cada campo y luego ponga nombre a cada uno de ellos. 41

42 Subir un Archivo de Tipo Reporte Una vez terminado el proceso de identificación de todos los campos presione el botón SIGUIENTE y ponga nombre al archivo respectivo. Subir un Archivo de Tipo Reporte Esta última ventana contiene características referentes a registros y saltos que ACL identifica automáticamente, pero que usted puede cambiar. Largo del registro - El largo de los registros para archivos de largo fijo o, el del registro más largo si los registros son de largo variable, como ocurre en el caso de los archivos multiregistro (tipo reporte). Largo del salto - La cantidad de bytes que ACL ignora al comienzo del archivo de datos. Usted puede usar Skip para que ACL salte la cabecera del archivo y comience el análisis desde donde comienza realmente la información. El valor por defecto es cero, por lo que ACL despliega la información desde el comienzo del archivo. 42

43 Subir un Archivo de Tipo Reporte El asistente también identifica el tipo de archivo entre cuatro alternativas, de acuerdo a las características de sus registros: Registros Simples, Multiregistros, etc. En el caso de un archivo plano, el tipo de archivo a escoger deberá ser Data File (Single Record Type), sin embargo, para el caso de un archivo de reporte se deberá seleccionar siempre el tipo Multiple Record Type File. Seleccione este último tipo y presione Siguiente. Subir un Archivo de Tipo Reporte Como se señaló antes, cuando el archivo de datos es de tipo multiregistros, se vuelve necesario definir uno a uno sus registros. En la siguiente ventana, el asistente mostrará los tipos de registros ya definidos, si es que existen. Para definir tipos nuevos de registros, presione Siguiente. 43

44 Subir un Archivo de Tipo Reporte La ventana que le permitirá definir los nuevos tipos de registro se muestra a continuación. La parte inferior de la ventana presenta al archivo de datos tal cual es, lo cual es de mucha utilidad para la definición de los tipos de registro. Subir un Archivo de Tipo Reporte Escriba el nombre CLASE en la casilla New Tipe. Luego usando el mouse pinche los dos puntos del primer registro del nuevo tipo. Finalmente, presione el botón Include para grabar este nuevo tipo de registro e incluir en él a todos los registros que presenten dicha característica. 44

45 Subir un Archivo de Tipo Reporte En la ventana siguiente el asistente reconoce más de un tipo de registro definido. Además, solicita le indiquen si el primer tipo de registro CLASE contiene información que deba repetirse en los registros subsecuentes, lo cual como se ha señalado antes es afirmativo. Marque la casilla correspondiente y presione Siguiente. Subir un Archivo de Tipo Reporte A continuación el asistente le ayudará a definir los campos del tipo de registro CLASE, y ha intentado acotar tales campos. El asistente muestra la siguiente ventana, por medio de la cual pide verificar y ajustar el largo de cada campo del registro. Como dicho tipo de registro sólo lo vamos a usar de etiqueta haremos que tenga un campo nada más, para lo cual quite todas las separaciones y luego presione Siguiente. 45

46 Subir un Archivo de Tipo Reporte El asistente identifica automáticamente las propiedades de los campos del tipo de registro CLASE, que en este caso solamente es uno. Escriba el nombre CLASE PRODUCTO para dicho campo (no puede llamarse igual que el tipo de registro) y seleccione el tipo ASCII, llenando las casillas Name y Type respectivamente. Luego presione Siguiente. Subir un Archivo de Tipo Reporte Ahora el asistente necesita saber si el segundo tipo de registro DETALLE contiene información que deba repetirse en los registros subsecuentes, lo cual es obviamente negativo pues éste es el último tipo de registro que hemos definido. Presione Siguiente. 46

47 Subir un Archivo de Tipo Reporte La última ventana del asistente muestra un resumen con las características del Archivo de Entrada definido para el archivo de reporte. En dicho resumen se aprecian las características generales del archivo de entrada, los tipos de registro definidos, así como los nombres y tipos de campo para cada uno de estos registros. Presione Finalizar. Subir un Archivo de Tipo Reporte A continuación se abre una caja de texto que permite dar un nombre al archivo de entrada definido. Por defecto, ACL le asigna el mismo nombre que tiene el archivo de datos, pero Ud. puede elegir cualquier otro. Escriba el nombre reporte y presione OK. 47

48 Subir un Archivo de Tipo Reporte Finalizado el proceso de definición del Archivo de Entrada para subir el archivo de reporte seleccionado, ACL procede a mostrar los datos. Por defecto, ACL presenta esta información basándose en el último tipo de registro definido, llamado DETALLE, en la forma de un filtro activo. Usted ahora puede procesar el archivo de reporte como si estuviera compuesto sólo de registros uniformes, vale decir, como si fuera un archivo plano. Demostración Práctica 48

49 Dudas? Preguntas & Respuestas Preguntas & Respuestas Verificando los Datos Comando VERIFICAR Comando CONTAR Comando TOTALIZAR Comando ESTADISTICA Comando SECUENCIA 49

50 Con los módulos anteriores se ha dado una visión general de ACL y se ha enseñado a subir diferentes tipos de archivos. Lo que viene a continuación es aprender a verificar esta información y así introducirnos en pruebas sencillas de auditoria, a través de la utilización de comandos básicos de ACL. Esto es un paso obligado antes de aprender pruebas más avanzadas, las cuales requieren un nivel más profundo de manipulación de la información. Antes de entrar en materia veamos el concepto Command Log, el cual desde ahora en adelante estará siempre presente. Cada vez que se ejecuta un comando, ACL despliega automáticamente una ventana con dicho comando y su resultado. Ud. puede elegir cualquiera de cuatro formas de ver los comandos y resultados del Command Log: Log File, que muestra tanto comandos como resultados, estando los comandos precedidos por el Commands, despliega sólo los comandos. Results, despliega sólo los resultados. Last Result, que muestra el último comando con su resultado (última porción del Log File). Es desplegado por defecto después de cada ejecución de comando. Para ver la ventana del Command Log Ud. puede ir al menú Windows y seleccionar Open Command Log. Para cumplir con los propósitos de éste módulo trabajaremos con el proyecto Workbook.acl de la carpeta Sample Data Files. Abra el proyecto citado y escoja la definición de archivo de entrada Badfile, haciendo doble click en ella. 50

51 Comando VERIFICAR Se utiliza para buscar datos inválidos en los campos seleccionados de un archivo. Vaya al menú Data y seleccione Verify.. Se abrirá la siguiente ventana. Comando VERIFICAR Elija el campo Price de la caja de dialogo activa Main y presione Aceptar.. Esto Abrirá el Command Log en la vista Last Result: 51

52 Comando VERIFICAR Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Éste último da cuenta de los caracteres individuales del campo verificado expresados en una u cadena de números de base hexadecimal,, como señal de que fueron validados uno por uno. A continuación n siguen dos mensajes, el primero referido al registro donde se encontró el dato invalido y otro referido a la cantidad de errores detectados s para el campo en cuestión. Por otro lado, si observamos el comando mostrado en el Command Log, podemos apreciar dos parámetros que Ud.. no configuró,, y que son: ERRORLIMIT 10: : Por defecto ACL busca hasta diez errores de validación n en el campo seleccionado y luego se detiene. Si Ud quiere ocupar un valor distinto para este parámetro cuando ejecute el comando, podrá hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla Error Limit dentro de la caja de dialogo More de la Ventana Verify. TO SCREEN: : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la ventana del Command Log. Adicionalmente, Ud.. puede guardar el resultado del comando en un archivo de texto, mediante la selección n de la opción File y la especificación n de un nombre en la casilla Name de la caja de dialogo Output. Por defecto, ACL guardará este archivo en el directorio Sample Data Files. Comando VERIFICAR El comando Verify no informa cuál l es el caracter incorrecto del campo verificado y por qué.. Para conocer esto último se deberá cerrar el Command Log y abrir la ventana del Input File Definition,, eligiendo tal opción n en el menú Edit.. Luego haga doble click en el campo Price y verá lo siguiente: 52

53 Comando VERIFICAR Observe el registro número n 4 del campo Price,, en la ventana de edición n de la parte inferior de la caja de dialogo. Verá el valor 6.98A. Por otro lado, la casilla Type para el campo en cuestión n muestra el tipo NUMERIC.. Lo anterior deja en evidencia el error que detectó ACL, pues la letra A es obviamente un caracter invalido para un campo numérico. Volviendo al resultado del comando Verify,, encontramos que la letra A contenida en el registro 4 para el campo Price corresponde al último valor hexadecimal de la cadena, 41. Podemos comprobar lo anterior obteniendo el valor en base decimal de 41, que es 65, y buscando luego la equivalencia de 65 en el código c ASCII, la cual es A. Presione Aceptar y luego cierre la ventana del Input File Definition. Demostración Práctica 53

54 Comando CONTAR En el proyecto Workbook.acl escoja la definición de archivo de entrada Inventory, haciendo doble click en ella. Este comando cuenta los registros del archivo en uso. Adicionalmente, es posible agregar una condición IF y contabilizar sólo los registros que satisfacen la condición dada. Seleccione la opción Count dentro del menú Analyze. Se abrirá la siguiente ventana: En la casilla IF de la caja de dialogo Main, escriba ProdCls = '03 u ocupe el Constructor de Expresiones y luego presione Aceptar. Comando CONTAR Se abrirá el Command Log en la vista Last Result tal como se aprecia a continuación: ACL guardará el resultado obtenido, 22 en este caso, en una variable de sistema llamada COUNT1, la cual Ud. puede utilizar en los cálculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. 54

55 Demostración Práctica Comando TOTALIZAR Se utiliza para sumar el contenido de uno o más campos de tipo numérico del archivo en uso. Adicionalmente, es posible agregar una condición IF y considerar solamente los registros que satisfacen la condición dada. Seleccione la opción Total dentro del menú Analyze. Se abrirá la siguiente ventana: Elija el campo SalePr de la caja de dialogo Main y luego presione Aceptar. 55

56 Comando TOTALIZAR Se abrirá el Command Log en la vista Last Result tal como se aprecia a continuación: ACL guardará el resultado obtenido, 3.748,66 en este caso, en una variable de sistema llamada TOTAL1, la cual Ud. puede utilizar en los cálculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. Demostración Práctica 56

57 Comando ESTADISTICAS Este comando proporciona una descripción estadística de uno o más CAMPOS DE NÚMEROS O FECHAS del archivo en uso. Es posible agregar una condición IF y considerar solamente los registros que satisfacen la condición dada. Adicionalmente, Ud. puede activar la casilla Std. Deviation con el fin de incluir en los cálculos el valor de la desviación estándar. Seleccione la opción Statistics dentro del menú Analyze. Se abrirá la siguiente ventana: Elija el campo SalePr de la caja de dialogo Main y luego presione Aceptar. Comando ESTADISTICAS Se abrirá el Command Log en la vista Last Result tal como se aprecia a continuación: ACL guardará los resultados obtenidos en una serie de variables de sistema, las cuales Ud. puede utilizar en los cálculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. 57

58 Comando ESTADISTICAS Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Si observamos el comando mostrado en la ventana del Command Log, podemos apreciar dos parámetros que Ud.. no configuró,, y que son: NUMBER 5: Por defecto ACL busca los 5 valores más m s altos (Highest( Highest) ) así como los 5 más m s bajos (Lowest( Lowest) ) del campo seleccionado y luego se detiene. Si Ud quiere cambiar el valor establecido para este parámetro cuando ejecute el comando, podrá hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla # of High/Low dentro de la caja de dialogo More de la Ventana Statistics. TO SCREEN: : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la ventana del Command Log. Adicionalmente, Ud.. puede guardar el resultado del comando en un archivo de texto, mediante e la selección n de la opción File y la especificación n de un nombre en la casilla Name de la caja de dialogo Output. Por defecto, ACL guardará este archivo en el directorio Sample Data Files. Demostración Práctica 58

59 Comando SECUENCIA Este comando se utiliza para detectar errores en el ordenamiento de la información de un campo o de una cadena de campos del archivo en uso (errores de secuencia). Es posible agregar una condición IF y considerar solamente los registros que satisfacen la condición dada. Adicionalmente, Ud. puede activar la casilla Duplicates o Gaps con el fin de incluir en el análisis la información repetida (valores idénticos) y faltante (saltos de información) respectivamente. Seleccione la opción Sequence dentro del menú Analyze. Se abrirá la siguiente ventana: Elija el campo ProdCls de la caja de dialogo Main y luego presione Aceptar. Comando SECUENCIA Se abrirá el Command Log en la vista Last Result tal como se aprecia a continuación: ACL guardará el resultado obtenido, 6 en este caso, en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los cálculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. 59

60 Comando SECUENCIA Lo anterior muestra el comando ejecutado y su resultado. Éste último da cuenta de los valores del campo seleccionado y sus registros, que quiebran la secuencia de ordenamiento establecida, siendo el orden Ascendente el que ACL asume por defecto. Es posible cambiar esta dirección n de ordenamiento a descendente, mediante la ventana de selección n de campos que se abre cuando Ud.. presiona Sequence On en la caja de dialogo Main.. Por otro lado, si observamos el comando mostrado en el Command Log, podemos apreciar dos parámetros que Ud.. no configuró,, y que son: ERRORLIMIT 10: : Por defecto ACL busca hasta diez errores de secuencia en el campo seleccionado y luego se detiene. Si Ud quiere ocupar un valor distinto para este parámetro cuando ejecute el comando, podrá hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla Error Limit dentro de la caja de dialogo More de la Ventana Sequence. TO SCREEN: : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la ventana del Command Log. Adicionalmente, Ud.. puede guardar el resultado del comando en un archivo de texto, mediante la selección n de la opción File y la especificación n de un nombre en la casilla Name de la caja de dialogo Output. Por defecto, ACL guardará este archivo en el directorio Sample Data Files. Comando SECUENCIA Como se señal aló anteriormente, este comando permite además s comprobar la existencia de información n repetida y faltante mediante las opciones Duplicates y Gaps de la caja de dialogo Main,, respectivamente. Tales opciones las tiene también n ACL en la forma de comandos individuales dentro del menú Analyze,, por lo que el comando Sequence tiene el potencial de tres comandos en uno. Veamos la opción Duplicates. Seleccione la opción Sequence dentro del menú Analyze, elija el campo ProdCls de la caja de dialogo Main, marque la casilla Duplicates y luego presione Aceptar. 60

61 Comando SECUENCIA Se abrirá el Command Log en la vista Last Result tal como se aprecia a continuación: ACL guardará los errores de secuencia y el número de repeticiones, 0 y 141 respectivamente, en dos variables de sistema llamadas WRITE1 y GAPDUP1. Notemos que el número de errores de secuencia es 0 en este caso, puesto que ACL ordenó ascendentemente la información del campo ProdCls, antes de buscar los errores de ordenamiento así como los valores idénticos del campo. Comando SECUENCIA Veamos ahora la opción Gaps. Seleccione la opción Sequence dentro del menú Analyze, elija el campo ProdCls de la caja de dialogo Main, marque la casilla Gaps y luego presione Aceptar. ACL mostrará por defecto los rangos de información faltantes o saltos de información dentro del campo ProdCls, puesto que activará automáticamente la opción List Gap Ranges. Ud. Puede, sin embargo, elegir la opción List Missings Items para ver directamente los valores faltantes del campo seleccionado. 61

62 Comando SECUENCIA Se abrirá el Command Log en la vista Last Result tal como se aprecia a continuación: Tal como en la opción Duplicates, ACL guardará los errores de secuencia y el número de rangos faltantes, 0 y 2 respectivamente, en dos variables de sistema llamadas WRITE1 y GAPDUP1. Además, el número de errores de secuencia es 0 en este caso también, puesto que ACL ordenó ascendentemente la información del campo ProdCls, antes de buscar los errores de ordenamiento así como la información faltante. Dudas? Preguntas & Respuestas Preguntas & Respuestas 62

63 Manipulando los Datos Comandos Sample (MUESTRA), Extraer, Exportar Comandos Ordenar, Clasificar Comando Sumarizar Comando Estratificar Comando Antigüedad Comando Join (unir) Caso de Estudio Comando SAMPLE Este comando se utiliza para tomar una muestra del archivo en uso y copiarla a un nuevo archivo. Tal muestreo puede hacerse en base al REGISTRO COMPLETO del archivo o a CAMPOS NUMÉRICOS seleccionados, mediante los tipos MUS o RECORD respectivamente. Además, por medio de los parámetros FIXED INTERVAL, CELL O RANDOM se puede elegir el método de muestreo. Por otro lado, es posible agregar una condición IF con el fin de seleccionar solamente aquellos registros que cumplen tal condición. Seleccione la definición de archivo de entrada Sales_Reps dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opción Record dentro de Sample Type y Fixed Interval dentro de Sample Parameters. Escriba 4 en la casilla Interval y 2 en la casilla Start. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que será Muestra. Luego presione Aceptar. 63

64 Comando SAMPLE Se abrirá la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegará el comando y su resultado. Demostración Práctica 64

65 Comando EXTRAER Este comando se utiliza para seleccionar registros (Records) o campos (Fields) del archivo en uso y copiarlos a un nuevo archivo. Es posible agregar una condición IF con el fin de seleccionar sólo aquellos registros o campos que cumplen tal condición. Dicho en otras palabras, el comando Extraer crea un subconjunto del archivo actual, con los registros o campos que satisfacen una condición dada. Seleccione la opción Extract dentro del menú Data. En la casilla IF de la caja de dialogo Main escriba ProdCls = '01 u ocupe el Constructor de Expresiones, y en la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que será Extraer. Luego presione Aceptar. Comando EXTRAER Se abrirá la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegará el comando y su resultado. Éste último da cuenta del número de registros producidos y del archivo creado para almacenarlos (.FIL). Por defecto, ACL guarda el archivo creado en el directorio Sample Data Files. Del comando se aprecia que éste termina con la instrucción OPEN, que es una opción automática de ACL, y que se traduce en que el último paso en la ejecución del comando consiste en abrir el archivo creado. ACL guardará el número de registros extraídos, 17 en este caso, en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los cálculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. 65

66 Comando EXPORTAR Este comando crea un archivo para que sea usado por otras aplicaciones. Este archivo exportado puede contener los registros completos del archivo de datos o sólo algunos campos (Fields) seleccionados. Es posible también agregar una condición IF con el fin de seleccionar sólo aquellos registros o campos que cumplen tal condición. Seleccione la definición de archivo de entrada Inventory dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opción Export dentro del menú Data e ingrese a la ventana de selección de campos pinchando el botón Export Fields. Pinche el botón Add All para seleccionar todos los campos del registro y presione OK. Seleccione la opción Excel de la casilla Export As. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que será Exportar. Luego presione Aceptar. Comando EXPORTAR Se abrirá la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegará el comando y su resultado. Éste último da cuenta del número de registros producidos y del archivo exportado creado (.XLS, en este caso). Por defecto, ACL guarda el archivo exportado en el directorio Sample Data Files. ACL guardará el número de registros exportados, 152 en este caso, en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los cálculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. 66

67 Demostración Práctica Comando ORDENAR Este comando es utilizado para ordenar el archivo en uso de acuerdo a un campo índice especificado. Por defecto, cada vez que se ejecuta este comando, ACL crea una copia reorganizada del archivo actual, donde el campo índice se encuentra en orden ascendente. Es posible cambiar esta dirección n de ordenamiento a descendente, mediante la ventana de selección n de campos que se abre cuando Ud.. presiona Sort On en la caja de dialogo Main.. Además, es posible agregar una condición IF con el fin de condicionar el ordenamiento del archivo. Elija la opción Sort dentro del menú Data y seleccione el campo ProdCls. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que será Ordenar. Luego presione Aceptar. 67

68 Comando ORDENAR Se abrirá la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegará el comando y su resultado. Éste último da cuenta del número de registros producidos y del archivo ordenado creado (.FIL). Por defecto, ACL guarda este nuevo archivo en el directorio Sample Data Files. Comando ORDENAR Del comando se aprecia que éste termina con la instrucción OPEN, que es una opción automática de ACL, y que se traduce en que el último paso en la ejecución del comando consiste en abrir el archivo creado. ACL guardará el número de registros ordenados, 152 en este caso, en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los cálculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. Por otro lado, este comando permite ordenar el archivo en uso en base a un campo construido con los otros campos existentes. Dicho campo puede formarse antes de ocupar el comando o dentro del mismo comando. En este último caso, se debe acceder al constructor de expresiones mediante los botones Sort On en la caja de dialogo Main (que lleva a la ventana de selección n de campos) y luego Expr. 68

69 Demostración Práctica Comando CLASIFICAR Este comando clasifica la información de un CAMPO DE CARACTERES seleccionado del archivo en uso. Para ello individualiza los valores diferentes de un campo de caracteres, y cuenta el número de registros involucrados por cada caracter único encontrado. Adicionalmente, por cada valor único del campo, asociado cada uno a un grupo de registros determinado, es posible totalizar campos numéricos seleccionados. Además, es posible agregar una condición IF con el fin de condicionar esta clasificación. Elija la opción Classify dentro del menú Analyze. Seleccione el campo de caracteres ProdStat bajo el botón Classify On y el campo numérico QtyOO bajo el botón Accumulate Fields. Luego presione Aceptar. 69

70 Comando CLASIFICAR Se abrirá la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegará el comando y su resultado. Éste último muestra un resumen con los caracteres únicos del campo clasificado, la frecuencia (cantidad y porcentaje) con la que éstos se repiten en el archivo, o el número y porcentaje de registros en los que aparece dicho caracter único, y el total acumulado del campo numérico seleccionado por cada caracter encontrado. Comando CLASIFICAR Si observamos el comando mostrado en la ventana del Command Log, podemos apreciar la siguiente instrucción n por defecto. TO SCREEN: : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la ventana del Command Log. Adicionalmente, Ud.. puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FIL), mediante la selección n de la opción File y la especificación n de un nombre en la casilla Name de la caja de dialogo Output. Por defecto, ACL guardará este archivo en el directorio Sample Data Files. Por otro lado, este comando permite clasificar un campo construido como una cadena de campos de caracter existentes.. Dicho campo puede formarse antes de ocupar el comando o dentro del mismo comando, en cuyo último caso se debe acceder al constructor de expresiones mediante los botones Classify On (que lleva a la ventana de selección n de campos) y luego Expr. Es importante notar también n que, para que este comando clasifique ordenadamente la información n del campo de caracteres seleccionado, no es necesario que el archivo de datos se encuentre previamente ordenado por dicho campo. 70

71 Demostración Práctica Comando SUMARIZAR Este comando totaliza campos numéricos determinados del archivo en uso, para cada valor único de un CAMPO DE CARACTERES O FECHAS seleccionado. Lo anterior implica que al usar este comando, también se clasificará la información de un campo seleccionado, como ocurre en el caso del comando Clasificar, no obstante, el comando Sumarizar es más m s efectivo para archivos de datos grandes. Por otro lado, es posible agregar una condición IF con el fin de condicionar la sumarización. Seleccione la definición de archivo de entrada Empmast dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opción Summarize dentro del menú Data. Seleccione el campo numérico Salary bajo el botón Accumulate Fields, el campo de caracteres State_Province bajo el botón Summarize On y el campo de caracteres Country bajo el botón Other Fields. Luego presione Aceptar. 71

72 Comando SUMARIZAR Se abrirá la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegará el comando y su resultado. Éste último muestra un resumen con la totalización del campo Salary, para cada caracter único del campo State_Province. Para este último, se incluyen también las cantidades de cada caracter único encontrado, o las cantidades de registros por cada caracter distinto del campo Salary. Es importante notar que, si bien el comando Summarize proporciona información parecida a la que entrega el comando Classify, para que el primero clasifique ordenadamente la información n del campo seleccionado, será necesario que el archivo de datos sea primero preordenado (virtualmente) en base a dicho campo. Esta opción se encuentra activada por defecto en la casilla Presort de la caja de dialogo Main,, y también n se puede observar como una instrucción n en la estructura del comando, que se muestra en el Command Log. Otras instrucciones del comando que es posible apreciar en el Command Log son las siguientes. OTHER Country: : Indica que para cada valor único del campo de caracteres o fechas seleccionado, también n se especificará el valor que el campo Country tiene en el primer registro del grupo asociado a cada valor único encontrado, y como si el archivo estuviera ordenado (recordemos que fue preordenado virtualmente). Comando SUMARIZAR TO SCREEN: : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la ventana del Command Log. Adicionalmente, Ud.. puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FIL), mediante la selección n de la opción File y la especificación n de un nombre en la casilla Name de la caja de dialogo Output. Por defecto, ACL guardará este archivo en el directorio Sample Data Files. Además, ACL guardará el número de registros producidos, 17 en este caso, en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los cálculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. 72

73 Demostración Práctica Comando ESTRATIFICAR Este comando se utiliza para contabilizar los registros que caen dentro de intervalos (estratos) de valores pertenecientes a un CAMPO NUMÉRICO seleccionado. Para ser ejecutado, requiere la especificación del rango sobre el cual se va a estratificar el campo seleccionado, vale decir, el valor máximo del campo a estratificar, en el último intervalo de estratificación, y el valor mínimo de este campo, en el primer intervalo de estratificación. No obstante, si primero se ejecuta el comando Perfil o Estadísticas para el campo seleccionado, sus valores máximo y mínimo serán tomados por defecto cuando se ejecute el comando Estratificar. Adicionalmente, para cada intervalo del campo, es posible totalizar otros campos numéricos del archivo en uso. Por otro lado, es posible agregar una condición IF con el fin de condicionar la estratificación del campo seleccionado. Seleccione la definición de archivo de entrada Inventory dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Aplique primero el comando Estadísticas para el campo numérico SalePr. Luego, elija la opción Stratify dentro del menú Analize. Seleccione nuevamente el campo SalePr bajo el botón Stratify On y el campo numérico QtyOH bajo el botón Accumulate Fields. Después presione Aceptar. 73

74 Comando ESTRATIFICAR Se abrirá la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegará el comando y su resultado. Éste último muestra los estratos o intervalos del campo SalePr generados, la cantidad y porcentaje de registros que caen en cada estrato, y el porcentaje y total acumulado del campo QtyOH seleccionado. Comando ESTRATIFICAR Si observamos el comando mostrado en la ventana del Command Log, podemos apreciar los siguientes instrucciones por defecto. INTERVALS 10: : Implica que ACL sólo s generará diez intervalos para el rango especificado del campo a estratificar (definido por sus valores máximo m y mínimo m especificados). Si Ud quiere configurar este parámetro en un valor distinto cuando ejecute el comando, podrá hacerlo escribiendo el valor deseado en la casilla Intervals dentro de la caja de dialogo Main de la ventana Stratify.. No obstante lo anterior, es posible obviar este parámetro, con lo cual ya no sería a necesario la especificación n de los valores máximo m y mínimo m del campo a estratificar, ocupando la opción Free de la caja de dialogo Main para indicar el valor inicial de cada intervalo o estrato requerido. TO SCREEN: : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la ventana del Command Log. Adicionalmente, Ud.. puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado en un nuevo archivo de datos (.FIL) o en un archivo de texto (.TXT), mediante la selecci ección n de la opción File y la especificación n de un nombre en la casilla Name de la caja de dialogo Output. Por defecto, ACL guardará este archivo en el directorio Sample Data Files. Por otro lado, este comando permite estratificar un campo construido como una cadena de campos de caracter existentes. Dicho campo puede formarse antes de ocupar el comando o dentro del mismo comando, en cuyo último caso se debe acceder al constructor de expresiones mediante e los botones Stratify On (que lleva a la ventana de selección n de campos) y luego Expr. Es importante notar también n que, para que este comando estratifique ordenadamente el campo seleccionado, no es necesario que el archivo de datos se encuentre previamente ordenado por dicho campo. 74

75 Demostración Práctica Comando ANTIGÜEDAD Este comando opera sobre un CAMPO DE FECHAS seleccionado del archivo en uso, produciendo intervalos con cantidades de días anteriores (antigüedades) a una fecha de corte especificada, cuya finalidad es contabilizar el número de fechas del campo seleccionado, que caen en cada intervalo de antigüedad generado. Adicionalmente, para cada intervalo de antigüedad, es posible totalizar campos numéricos del archivo en uso. Por otro lado, es posible agregar una condición IF con el fin de condicionar este proceso. Seleccione la definición de archivo de entrada Ap_Trans dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opción Age dentro del menú Analize. Seleccione el campo Invoice_Date bajo el botón Age On, diciembre bajo el botón Cutoff Date, y el campo numérico Invoice_Amount bajo el botón Accumulate Fields. Después presione Aceptar. 75

76 Comando ANTIGÜEDAD Se abrirá la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegará el comando y su resultado. Éste último muestra intervalos de antigüedad, en días, con respecto a la fecha de corte especificada, 31 de diciembre de 2000, la cantidad y porcentaje de fechas del campo Invoice_date que caen en cada intervalo generado, y el porcentaje y total acumulado del campo Invoice_Amount para cada intervalo. Comando ANTIGÜEDAD Si observamos el comando mostrado en la ventana del Command Log, podemos apreciar los siguientes instrucciones por defecto. INTERVAL 0;30;60;90;120;10000: : indica los valores iniciales para cada intervalo de antigüedad que producirá ACL, con excepción n del último valor, pues éste representa el valor final del último intervalo generado. Vale decir, por defecto, ACL genera cinco intervalos de antigüedad en días, d para cualquier campo de fechas seleccionado. Si Ud quiere especificar valores distintos para este parámetro cuando ejecute el comando, podrá hacerlo escribiendo los valores deseados en la casilla Aging Periods dentro de la caja de dialogo Main de la ventana Age. TO SCREEN: : Indica que veremos el resultado del comando ejecutado, solamente en la ventana del Command Log. Adicionalmente, Ud.. puede configurar el comando con el fin de guardar el resultado en un archivo de texto (.TXT), mediante la selección n de la opción File y la especificación n de un nombre en la casilla Name de la caja de dialogo Output. Por defecto, ACL guardará este archivo en el directorio Sample Data Files. Es importante notar también n que, para que este comando genere los intervalos de antigüedad ordenadamente, no es necesario que el archivo de datos se encuentre e previamente ordenado por el campo de fechas seleccionado. 76

77 Demostración Práctica Comando JOIN Este comando se utiliza para unir registros de dos archivos, llamados primario y secundario, y dejar los registros resultantes en un tercer archivo. La unión de los registros se basa en la comparación o pareo de dos CAMPOS DE CARACTER seleccionados, DE IGUAL LARGO, ALINEACIÓN y CASE, uno del archivo primario y otro del archivo secundario. Tales campos se denominan Primary Key y Secondary Key, respectivamente. La diferencia entre el archivo primario y el secundario radica en la dirección del pareo, vale decir, el archivo que ACL utiliza de base para realizar la unión de registros, será el archivo primario. Es necesario que el archivo secundario se encuentre previamente ordenado en base al Secondary Key o que se preordene (virtualmente) durante la ejecución del comando. No es obligación que el archivo primario se encuentre previamente ordenado, aunque el tiempo de procesamiento puede verse incrementado cuando éste no lo está. Por otro lado, es posible agregar una condición IF con el fin de condicionar este proceso, pero la condición especificada sólo puede estar referida a los campos del archivo primario. 77

78 Comando JOIN Seleccione la definición de archivo de entrada Payroll dentro del proyecto Workbook, haciendo doble click en ella. Elija la opción Join dentro del menú Data y seleccione el campo EmpNo bajo el botón Primary Keys. Seleccione la definición de archivo Empmast dentro de la caja combo Secondary File, y el campo EmpNo bajo el botón Secondary Keys. Presione el botón Primary Fields para ingresar a la caja de selección de campos y presione Add All y luego OK, con el fin de que el archivo resultante contenga todos los campos del archivo primario. Haga lo mismo con el botón Secondary Fields. En la casilla TO escriba el nombre del nuevo archivo, que será Parear. Luego presione Aceptar. Comando JOIN Se abrirá la ventana del Command Log en la vista Last Result, la cual desplegará el comando y su resultado. Éste último muestra que los campos Empno y WorkDept del archivo secundario fueron renombrados a Empno2 y WorkDept2, respectivamente, pues existen campos del mismo nombre en el archivo primario. También se observa el número de registros producidos, 42 en este caso, y el archivo creado para almacenarlos (.FIL). Por defecto, ACL guarda el nuevo archivo en el directorio Sample Data Files. Además, ACL guardará el número de registros producidos en una variable de sistema llamada WRITE1, la cual Ud. puede utilizar en los cálculos subsecuentes, por medio del Constructor de Expresiones. El último paso en la ejecución del comando consiste en abrir el archivo resultante. 78