CLIENTES Y PROVEEDORES EN MARFIL

Transcripción

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2 Tanto clientes como proveedores en Marfil comparten el mismo fichero de datos al que se accede desde el menú Maestros Clientes o pinchando el botón CLI en la cinta de iconos bajo el menú. La ficha de terceros tiene 6 pestañas con información relacionada. Existen varias categorías de terceros: - Cliente - Proveedor/Acreedor - Prospecto - Grupo *Según la versión del programa con la que esté trabajando puede que grupo no aparezca. Esta categoría se puede asignar automáticamente según el código que se introduzca. Para ello antes de crear clientes y proveedores podemos ir a Configurar programa pestaña General y fijarnos en la opción: Que al seleccionarla nos mostrará una nueva ventana donde introduciremos los prefijos contables asociados a esa categoría según el plan contable que estemos utilizando. 2/11

3 De esta forma, Marfil asignará la categoría de tercero automáticamente y además evitaremos errores. Otro truco que podemos utilizar al crear clientes o proveedores nuevos es teclear el prefijo junto al signos + (430+ ó 410+ por ejemplo de esta forma Marfil sugerirá el siguiente código posterior al último introducido disponible. De la misma forma y tal como sugiere la anotación en la línea de estado del programa tecleando el prefijo y el signo (430- ó 400- por ej.) Marfil buscará el primer hueco libre de ese rango) En la imagen anterior podemos observar que la categoría se ha asignado y no podemos editarla. Otra cuestión que debemos tener en cuenta en la ficha de clientes/proveedores es indicar un NIF que sea correcto, ya que Marfil verifica que así sea. Además el programa nos avisará si existen NIF s duplicados para la misma categoría de terceros así como de NIF s cuyo checksum no sea correcto para la codificación española. A continuación pasaremos a examinar cada una de las pestañas de esta ficha: Pestaña Bancos: Sólo deberá informar los datos que aparecen en esta pestaña si va a emitir recibos desde el propio módulo de gestión o como archivo de los datos de una cuenta. Si como 3/11

4 es habitual va a trabajar junto a Marfil Contabilidad esta información de cuentas así como la gestión de mandatos será tratada desde allí. Pestaña Datos financieros : Esta pestaña es la más importante de la ficha por lo que pasaremos a detallarla seguidamente. Moneda: Es la moneda del cliente/proveedor, las monedas se gestionan en el menú Ficheros auxiliares Monedas donde periódicamente deberá informar del cambio vigente. Tipo de operación: También se gestiona desde Ficheros auxiliares Tipos de operación es importante definirlos bien pues la contabilización y tratamiento del IVA y sus declaraciones se gestionan en base a este tipo de operación. 4/11

5 Forma de Pago: Este es un campo importante y debe informarse siempre, también se configuran en Ficheros auxiliares Formas de pago y como los tipos de operación son comunes para todos los terceros. Puesto que estos valores son comunes con el módulo de contabilidad Marfil, debe asegurarse de que se sincronizan de forma automática. Para ello en la pestaña contabilidad de los parámetros de la aplicación debe ajustar la sincronización. De esta forma, siempre que dé de alta una nueva forma de pago, se creará también en el módulo contable. Incoterm: Incoterms (acrónimo del inglés international commercial terms, términos internacionales de comercio ) son términos, de tres letras cada uno, que reflejan las normas de aceptación voluntaria por las dos partes compradora y vendedora, acerca de las condiciones de entrega de las mercancías y/o productos. Se gestionan en el menú Configuración Tablas varias Tabla número 5. Vacaciones desde/hasta: O periodo de no disponibilidad. Entre las fechas aquí indicadas Marfil no calculará vencimientos de efectos. Días de pago: Si se definen, Marfil ajustará las fechas de vencimiento al siguiente día de pago aquí indicado. Dto. Pp y Dto Cial: Descuentos pronto pago y comercial. Si se definen aquí, se arrastrarán a los documentos que se creen para estos clientes y acreedores. Criterio de IVA: Se indica cuando la categoría de tercero sea proveedor. En facturas a clientes, el programa tomará el criterio de IVA definido para la empresa en Emisores Empresas del menú Varios Procesos especiales % Tipo de IVa y Retención: Se indicarán los habituales. Tipo de retención y porcentaje: A definir entre Profesionales, Mobiliario, Alquileres, Agricultura, Estimación objetiva y Retenciones financieras. Núm de copias de factura: Sobre-escribe la preferencia para la serie de documentos, para evitar el olvido de enviar varias copias a clientes quisquillosos para que no devuelvan la factura por ese motivo. Idioma: Aquí indicamos el idioma de la descripción de productos que se cogerá al crear documentos. Desde la versión de abril 2015 se pueden definir descripciones en más de dos idiomas. 5/11

6 Agente y Comercial: Toman datos de Maestros Agentes e inicializan esos campos en los documentos al indicar el agente o comercial en la ficha del cliente. El porcentaje de comisión o incentivos se toma de la ficha del agente. Transporte: Transportista habitual, se utiliza para hacer albaranes. Se crean y editan en Ficheros auxiliares Transportistas Código de zona: Toma valores de la tabla auxiliar núm. 2 ( configuración tablas varias ) es un criterio de agrupación utilizado en algunos informes de ventas. Cada empresa los definirá de acuerdo a sus mercados habituales. Familia de cliente: Toma valores de la tabla auxiliar núm. 1 ( configuración tablas varias ), también es un criterio de agrupación estadístico para obtener informes. Ej: Talleres, Almacenes, Administración pública Partida estadística: Sin propósito actualmente. Permite factura electrónica: Si tenemos firmado un acuerdo por el que enviamos las facturas con un formato digital. Cobrador: Aquí indicamos el banco por el que tenemos la intención de pagar o cobrar en nuestra actividad mercantil con el tercero. Se toma de la empresa de contabilidad de referencia definida en la pestaña Contabilidad de configurar programa Si además se ha definido el prefijo cuentas cobrador, podrá pulsarse la tecla F2 para seleccionar una cuenta. Zona de portes: Hay cuatro zonas de portes A,B,C,D que se definen en el fichero de transportistas y una quinta, la F que se indica junto a la zona. Permite indicar el coste de transporte por m2 a cada una de esas zonas para de una forma rudimentaria estimar lo que cuesta llevar el material por un transportista a cada una de esas zonas donde reside el cliente. 6/11

7 Pestaña compañías de seguros Riesgos: Cía de seguros: Toma datos del fichero compañías de seguros al que se accede desde Ficheros auxiliares Suplementos: Algunas compañías asignan un número de suplemento por operación, que se dan de alta en este botón. Posteriormente se asignan a las facturas de venta. Código Compañía de seguros: El código que asigna la compañía a nuestro cliente. % Riesgo comercial y Político: Campos informativos usualmente en la póliza. Forma de Pago: Usualmente debería ser la misma que tenemos en la pestaña anterior por lo que debe dejarse en blanco, pero si se quiere indicar otra distinta a la compañía, se indicará aquí. 7/11

8 Riesgo concedido empresa: Se refiere al riesgo que le asignamos al cliente. Riesgo solicitado y riesgo Cía Seguros: El que se le ha solicitado y finalmente concedido por la compañía. A Efectos informativos. El que sirve para trabajar es el concedido por la empresa. Fechas de clasificación, modificación, última solicitud, de baja y días concedidos: Para nuestra información, no tienen ningún otro tratamiento. Pertenece a grupo: Marfil Avanzado. Para calcular el riesgo conjunto de un grupo de clientes que pertenecen a los mismos accionistas o socios. Se indica un tercero con categoría Grupo Bloqueado: A terceros bloqueados no se le pueden emitir más documentos. Motivo de bloqueo: Razón por la que hemos bloqueado al cliente o acreedor. Los motivos se definen en la tabla auxiliar núm. 12 donde se darán de alta según su criterio. Litigio: Cuando se activa este parámetro se dispara una ventana cada vez que intentamos crear un documento para ese cliente. No hay que tomar el nombre de la función como sinónimo de pleito, admite usos más creativos como recordatorios, avisos, etc. El comportamiento del bloqueo y del litigio se define en la configuración de los parámetros generales de la aplicación, pestaña todos los documentos Se puede elegir entre Avisar, Bloquear o No hacer nada (como Rajoy) 8/11

9 Los importes de riesgos ocupados se calculan desde la opción Recalcular riesgo de clientes del menú Procesos auxiliares Toma datos de la previsión de cobros del módulo de contabilidad Marfil. La configuración se explica en otro documento. Pestaña Tarifas: Aquí se define cual es el precio que se tiene que asignar al crear una nueva línea en un documento. El valor más habitual es Parámetro General en ese caso va a leer el valor indicado en Configurar programa pestaña Todos los documentos Se pueden definir distintos precios de la ficha del producto o una tarifa del fichero de tarifas. 9/11

10 Pestaña Notas: La última pestaña, notas consiste en una línea de texto que se puede visualizar y editar en varias pantallas y un campo memo que admite cualquier cantidad de texto. Botón Contactos (Marfil avanzado) Accede a un registro de contactos, que se crearán pulsando el botón Añadir línea Los contactos son fichas informativas de personas relacionadas con el cliente. No tienen tratamiento posterior. Botón Direcciones (Marfil avanzado) 10/11

11 Permite el registro de diferentes localizaciones relacionadas con el cliente. Para tener acceso al mismo hay que activar el parámetro Permitir acceso a la dirección de la pestaña todos los documentos Una vez activado podremos crear todas las direcciones necesarias pulsando añadir línea Una vez creadas y activado el parámetro, al crear/editar nuevos documentos se puede indicar la dirección en la pantalla. Los documentos impresos podrán diseñarse a petición del cliente imprimiendo la dirección base en la ficha, la introducida en el documento o ambas como dirección facturación y entrega. 11/11