MARFIL CONTABILIDAD AVANZADA

Transcripción

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2 Ajuste de existencias por periodo en informes financieros. Prorrateo de amortizaciones en informes financieros. Previsión de pagos de facturas periódicas. Previsión de pagos sin factura. Asientos vinculados, integración de empresas. Búsqueda de cuentas. Conciliación de cuentas Entrada de facturas por OCR AJUSTE DE EXISTENCIAS POR PERIODO EN INFORMES FINANCIEROS Funcionalidad Esta nueva opción permite introducir las existencias a último día de cada mes junto con las cuentas de variación de existencias. La finalidad es poder incluir las variaciones de existencias dentro de los informes financieros del tipo pérdidas y ganancias. Configuración previa Para trabajar con esta opción es necesario tener correctamente indicado el prefijo de las cuentas de existencias en la configuración del programa (Configuración / Configurar Programa). Fig. 1 En el menú Auxiliares se encuentra el punto Existencias por periodos. 2/32

3 Fig. 2 La pantalla de Existencias por Periodo muestra las cuentas contables de existencias presentes en el plan de cuentas junto con los importes de las existencias iniciales que encuentra en el asiento de apertura. El usuario debe introducir los importes de las existencias finales del periodo junto con las correspondientes cuentas de variación de existencias. Este proceso NO realiza ningún asiento contable. Se utiliza EXCLUSIVAMENTE para obtener informes financieros de periodos. Esta operación la podemos repetir para cada mes. En empresas con periodos de ejercicio que no coinciden con el año natural se introducirán de la misma forma pero en los meses dentro del Periodo del ejercicio. Su aplicación la podemos ver reflejada en los listados de contabilidad Entre fechassección e Informes comparativos : Fig. 3 3/32

4 Esta opción sólo estará disponible si las fechas seleccionadas desde Fecha es el 01/01/XX, Hasta fecha coincide con el último día del mes y hemos introducido las existencias (hay cuenta de variación de existencias) en la pantalla de existencias del periodo. Los informes financieros, se obtienen de la forma habitual, pero ahora se consideran las existencias indicadas. Fig. 4 Existencias por secciones. Si mantiene existencias por secciones, conviene activar la preferencia de programa: Existencias periodo por sección S/N localizada en Varios / Configurar Programa. Fig. 5 Esta preferencia regula la aparición de la columna Sección en la tabla existencias periodo así como el comportamiento del programa a la hora de acumular las existencias iniciales en la mencionada tabla. De esta forma se pueden asignar saldos de existencias a secciones analíticas. 4/32

5 Fig. 6 NOTA IMPORTANTE: las existencias por periodo NO AFECTAN a la regularización de existencias del cierre y apertura de la contabilidad, se utiliza EXCLUSIVAMENTE para obtener informes de periodos. 5/32

6 INCLUIR PRORRATEO DE AMORTIZACIONES De la misma forma que podemos incluir en los informes financieros las existencias de un periodo, también podemos incluir las amortizaciones mensuales correspondientes al periodo seleccionado. Para ello tenemos la nueva opción situada en informes entre fechas-sección Fig. 7 Las amortizaciones deben estar registradas en el Mantenimiento de inmovilizados localizado en el menú Entrada de datos. Activando esta opción, Marfil calculará el importe de las amortizaciones correspondientes al periodo seleccionado y los incluirá en los informes financieros. 6/32

7 PREVISIÓN DE FACTURAS PERIÓDICAS Se trata de un nuevo circuito para introducir en previsión de pagos aquellas facturas fijas que tienen todas las empresas: electricidad, agua, alarma, teléfono, cuota leasing, Se sabe la fecha de pago aproximada, de algunas de ellas se sabe el importe exacto, de otras el importe es aproximado, pero en casi todas conocemos el banco por el que están domiciliadas y queremos tenerlas en previsión de pagos. El objetivo es tener una previsión de pago de facturas que todavía no hemos recibido pero que sabemos casi con total seguridad la fecha, importe, banco de pago, etc. Cuando se recibe la factura hay que conciliar el registro de IVA soportado con el registro pendiente de pago introducido. Configuración previa En el plan de cuentas se ha añadido el campo Previsión pagos periódicos. En este caso hay que seleccionar Conciliar con Factura. También es interesante indicar la Contrapartida habitual, el Cobrador y activar la opción Pagos domiciliados. Fig. 8 7/32

8 Operativa La previsión se da de alta desde Previsión C/P / Entrada de cobros y pagos (NO desde el registro de IVA). En el campo Importe se ha añadido una calculadora (tecla F2). En este campo hay que indicar el total del importe a repartir. Veamos un ejemplo. Nuestro consumo mensual de luz es de aproximadamente 150 y deseamos dar del alta la previsión de pago de las próximas 12 facturas, considerando la primera factura la de junio de Pulsamos F2 para utilizar la calculadora: 150 mensuales X 12 meses = Fig. 9 Indicar el acreedor. Fig. 10 Al indicar la cuenta del proveedor el cursor se queda en Factura, si dejamos en vacío el campo Factura y pulsamos la tecla Intro automáticamente aparecerá FACTURA. Esta es la clave que buscará Marfil para conciliar cuando introduzcamos la factura en los registros de IVA. Si no aparece es porque no se ha marcado la cuenta como Conciliar con factura. 8/32

9 Fig. 11 En Nº Vtos. indicamos la cantidad de facturas, en este caso 12 facturas y días entre vencimientos 30 días. Como entre factura y factura hay 30 días exactos es necesario ajustar manualmente las fechas de vencimientos, o bien indicar un día fijo de pago. Fig. 12 9/32

10 El resultado es: Fig. 13 Fig. 14 En el ejemplo se ha utilizado un periodo de 12 meses que al empezar en junio termina en el mismo mes del año siguiente. Para indicar un periodo hasta fin del ejercicio se procederá de la misma forma, indicando el número de meses que quedan hasta la fecha fin de ejercicio. Ahora supongamos que recibimos la factura del consumo de junio. Registramos la factura desde el mantenimiento de facturas recibidas junto con su asiento contable, como de costumbre. Podemos darla por pagada (situación P) o dejarla pendiente de pago (situación Y) hasta que nos llegue el cargo en el banco. En el ejemplo vamos a darla como pagada. 10/32

11 Fig. 15 Fig. 16 Al grabar el asiento, si el acreedor tiene previsiones pendientes de conciliar aparecerá la siguiente ventana: Fig /32

12 Si la previsión de la factura no está registrada pulsamos el botón No esta en la Lista. Si no tiene pagos pendientes de conciliar aparece este aviso y la posibilidad de dar de alta el pago como habitualmente se hace. Fig. 18 Fig. 19 Al vincular la factura con el registro de pago este adquiere el número de factura, fecha de factura, número de entrada IVA e importe correspondientes. 12/32

13 Fig /32

14 PREVISIÓN DE PAGOS SIN FACTURA Con Marfil Contabilidad Avanzada también es posible registrar en previsión los pagos que no llevan una factura asociada, como por ejemplo las nóminas. Vamos a conocer la operativa con el ejemplo de nóminas. Configuración previa: Tenemos la siguiente plantilla de nóminas: Fig. 21 Lo ideal es utilizar una cuenta de anticipos (460xxxx) por cada trabajador, esta cuenta NO tendrá que tener informado en la opción Previsión pagos periódicos Conciliar con Plantilla ya que si aparece en la plantilla es porque salda un pago anterior. (Si la empresa no hace anticipos a trabajadores no es necesario introducir la cuenta). Una cuenta por cada trabajador para las remuneraciones pendientes de pago (465xxxxx), esta cuenta SÍ que tendrá que tener informada la opción Previsión pagos periódicos Conciliar con Plantilla ya que el importe de esta cuenta será el pago al trabajador. 14/32

15 Fig. 22 Una única cuenta de retenciones practicadas a los trabajadores (475.0). Para los más previsores esta cuenta también tendría que tener la opción Previsión pagos periódicos activada en el complementario de cuentas, ya que este importe será el que se le debe de ingresar a Hacienda trimestralmente. Una cuenta para la seguridad social (476.0). Esta cuenta podría configurarse del mismo modo que la cuenta de retenciones, ya que el importe aquí indicado será el que se ingrese a la Seguridad Social cada mes. Siempre y cuando no existan Incapacidades Temporales. Por último y de forma opcional introduciríamos una cuenta para embargos de nómina, la función de esta cuenta es mermar la 465xxx de un trabajador, para que en esta última quede el importe real a pagar al trabajador. Operativa Alta de las previsiones de pago para cada cuenta. Accedemos a Previsión C/P / Entrada de Cobros/Pagos. Vamos a plantear la previsión de las nóminas para los siguientes 12 meses. 15/32

16 Fig. 23 Fig. 24 Pulsar F2 sobre el campo Factura para elegir la plantilla que será contabilizar el futuro gasto. utilizada para 16/32

17 Fig. 25 Ajustar manualmente las fechas de vencimiento o utilizar un día fijo de pago. Tampoco es importante adivinar el día, puesto que al conciliar se actualizará le fecha. Fig. 26 Esto mismo haríamos con el resto de cuentas con Previsión de pagos periódicos Conciliar con plantilla. Ahora procedemos a aplicar la plantilla para contabilizar las nóminas. Como ya sabemos podemos modificar, borrar y crear líneas en el asiento. 17/32

18 Fig. 27 Al grabar el asiento, el programa mostrará todos los registros de previsión en una pantalla para cada cuenta marcada como Conciliar con plantilla Fig. 28 Seleccionamos el registro de previsión correspondiente para conciliarlo con el asiento. El botón Abandonar se utiliza para no generar previsión del pago y Crear Nuevo sirve para generar previsión del pago si no aparece en la lista. 18/32

19 Fig /32

20 ASIENTOS VINCULADOS Marfil dispone de un proceso de integración de contabilidades, que permite crear una empresa suma de dos ó más contabilidades. Mediante los SETS de integración se pueden definir la empresa resultante y las empresas a integrar. A veces, se desearía integrar sólo unos asientos o bien excluir precisamente esos asientos contables. Para ello, hemos creado una nueva categoría de asiento a añadir a las que ya teníamos: Fig. 30 Además, estos asientos vinculados se pueden marcar con el tipo de vinculación adecuado. Para ello se ha creado la tabla varia Código vinculación empresas se accede desde el menú Configuración / Tablas Varias. Este código se visualiza en la pantalla de diario de asientos. Mediante la opción modificar tipo de asiento se asignará este código o bien desde la creación del asiento pulsando la tecla F9 en el campo referencia. 20/32

21 Fig. 31 Fig. 32 Aplicación: En el diario posicional y el diario clasificado se ha añadido la posibilidad de filtrar por Tipo de Asiento, da la posibilidad de imprimir sólo los asientos vinculados con un determinado código de vinculación. 21/32

22 Fig. 33 En el mantenimiento de Sets de Integración Múltiple se mostrarán dos nuevas columnas en la selección de empresas a integrar: Fig. 34 Asientos Vinculados Borrar: S pasa por alto los asientos vinculados, únicamente importa a la Contabilidad destino los asientos que no sean vinculados, si se indica un tipo de asiento vinculado borra sólo ese tipo de asientos vinculados. Es decir si el campo Vínculo (vacío=todos) lo 22/32

23 dejamos vacío no importa ningún asiento vinculado pero si indicamos alguno importaría todos los asientos, vinculados o no, que no presenten dicho vínculo. N Importa sólo asientos vinculados del tipo aquí indicado. Con la tecla F2 aparece la búsqueda de tipos de asiento vinculado. Al integrar sólo se importarán de esa empresa los asientos marcados con ese tipo de vinculación. 23/32

24 BÚSQUEDA DE CUENTAS Las búsquedas ya no hacen distinción entre mayúsculas y minúsculas. También se implanta una nueva forma de buscar. En todas las pantallas que buscan por cuenta podemos introducir parte de la descripción de la cuenta a localizar (máximo 8 caracteres) y automáticamente buscará por nombre. Ejemplo: Fig. 35 Intro. Aparecen todas las cuentas cuyo nombre contengan esa parte del texto. Fig /32

25 CONCILIACIÓN DE CUENTAS La conciliación de cuentas, permite seleccionar movimientos de una cuenta hasta que cuadre la suma de los mismos y asignarles una marca de movimientos conciliados de forma que se puedan identificar en el libro mayor del resto de apuntes que todavía no se han revisado o conciliado. Fig. 37 Para mayor control, a cada conjunto de movimientos conciliados se les asigna un contador alfanumérico de forma que puede seguirse cada secuencia de movimientos marcados como conciliados. Configuración previa En Configurar programa pestaña Datos auxiliares de cuentas se encuentra la preferencia Prefijos de cuentas a conciliar. Fig. 38 Introduciremos aquí los prefijos de las cuentas a conciliar (usualmente clientes y proveedores). El programa de conciliación de cuentas se encuentra en el menú Entrada de datos. 25/32

26 Fig. 39 Se presenta una pantalla con todas las cuentas a la izquierda y sus movimientos a la derecha. Los movimientos y cuentas mostradas dependen de la acción que seleccionemos al pié de la columna de cuentas: Conciliar, Revisar, Visualizar Fig. 40 Así mismo permite poner un rango de cuentas a mostrar (siempre dentro de los prefijos seleccionados en configurar programa). Conciliación manual. Operativa Conciliar: seleccionaremos movimientos hasta que la suma al debe coincida con la suma al haber, en ese momento los movimientos seleccionados cambian a color verde y el botón Conciliar se activa. Fig. 41 Al seleccionar otro u otros movimientos que cuadren la cuenta cambia de color rojo a verde. 26/32

27 Fig. 42 Y ya se pueden marcar como conciliados pulsando el botón conciliar que acaba de activarse. A todos los movimientos marcados en verde se les asignará el mismo contador y podrá eliminarse la conciliación seleccionando cualquiera de ellos. Es posible marcar más documentos que no pertenezcan a la misma operación, pero lo desaconsejamos, puesto que serán considerados como de la misma operación de conciliación y caso de eliminarla se eliminará de todos. Revisar: muestra sólo los movimientos conciliados. Permite eliminar la conciliación. Al seleccionar cualquier movimiento se selecciona automáticamente toda la traza de conciliación. Fig. 43 Los contadores de traza eliminados ya no se recuperan. 27/32

28 Visualizar: permite ver TODOS los movimientos, tanto los conciliados como los que no lo están. Desde visualizar no se puede realizar ninguna acción. Fig. 44 Conciliación automática. Desde previsión de cobros y pagos -> contabilidad es posible lanzar un proceso de conciliación en aquellos circuitos contables que finalicen una operación, como X a P (pendiente de cobro a pagado) C a R (cartera a remesa) o cualquier otro evento que cierre el ciclo de cobro o pago de una operación. Los circuitos de tesorería (guías previsión --> contabilidad) que cumplan con esa condición se informarán completando el campo Lanzar conciliación automática. Fig. 45 La conciliación siempre se hará sobre la cuenta del cliente o proveedor de la previsión y se activará si todos los movimientos de la cuenta con la misma traza de factura cuadran. 28/32

29 En la actualización de junio 2010 se implementó la traza registro de iva -> cuenta que sustituyó a la anterior Registro de iva -> asiento contable por ello, movimientos de varias cuentas que se registraron anteriormente a esa fecha puede que no lleven la traza de la factura y no se conciliarán automáticamente. NOTA: el proceso de conciliación automático no es operativo para conciliar cuentas de bancos, pues los ingresos de clientes no tienen relación con los pagos y como no hay una relación entradas con salidas no tiene aplicación. 29/32

30 ENTRADA DE FACTURAS POR OCR Esta opción se encuentran en el menú Registro de Facturas / Entrada rápida OCR. Si su actividad contable requiere la introducción de muchas facturas de los mismos clientes o proveedores frecuentemente, ésta opción le puede ayudar a ser más productivo. Se usan en combinación con un dispositivo hardware, un lápiz escáner que conectado al ordenador mediante el puerto USB permite leer directamente datos de facturas, como fecha, número, base imponible, etc. La fiabilidad de las lecturas es bastante buena si las facturas están impresas en blanco y negro, con tipos de letra estándares y no hay símbolos gráficos (como recuadros, sombreados) junto o sobre los textos. Se requiere un entrenamiento para deslizar horizontalmente el lápiz encima de los textos. El programa permite reconocer la cuenta del cliente o proveedor por el nombre, NIF, teléfono o . Así mismo en los datos complementarios de cuentas se deben introducir la contrapartida habitual de cada cuenta (desde la actualización de Junio de 2010 Marfil habrá ido memorizándolas) así como el tipo de iva habitual asociado a cada cuenta. Para empezar a trabajar hay que activar también el dispositivo escáner. Fig /32

31 Al seleccionar la opción Entrada rápida O.C.R lo primero que nos pide es la fecha de registro. Fig. 47 Una vez aceptada, aparece la pantalla de entrada rápida: Fig. 48 Seleccionaremos el tipo de lectura de importes deseado y empezaremos a deslizar el dispositivo encima de los valores solicitados. Como fecha se pueden realizar lecturas del tipo 15 Agosto 2010 ó 10/10/2010 ó , en las direcciones de correo electrónico se probará la dirección completa o bien lo que se encuentre a la derecha de 31/32

32 Las lecturas introducidas irán mostrándose a pié de pantalla en un log, es posible seleccionar cualquiera de ellas y volver a editarla. Fig. 49 Finalmente con la tecla F12 se archivarán en el registro de IVA. Las facturas registradas, NO ESTÁN CONTABILIZADAS, simplemente están en el registro de iva, para contabilizarlas hay dos opciones: desde las pantallas de mantenimiento de facturas, botón Generar Asiento Contable o desde la opción Paso de facturas a asientos contables del menú registro de facturas que permite contabilizarlas de forma desatendida. Fig. 50 La previsión de cobros pagos, también se generará en este proceso. NOTA: El lápiz escáner y el software de este no está incluido en el programa y puede adquirirse aparte, consulte con n/departamento comercial los modelos disponibles. 32/32