ALCANCE DE PROYECTO DE FIN DE CARRERA, SOPORTE PARA SU DEFINICIÓN

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1 ALCANCE DE PROYECTO DE FIN DE CARRERA, SOPORTE PARA SU DEFINICIÓN Aníbal N. Cassanelli Universidad Nacional de Mar del Plata Argentina Resumen El área de Ingeniería de Proyecto perteneciente al departamento de Ingeniería Mecánica de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Mar del Plata desarrolla los objetivos académicos que deben satisfacer la definición del alcance de proyecto de fin de carrera de los estudiantes de último ciclo. Los objetivos se expresan en un documento identificado como pre-proyecto y en el mismo se indican los requerimientos en forma de guía de manera que los estudiantes junto con sus profesores que realizan la tutoría del proyecto de fin de carrera puedan realizar la elaboración de la definición del alcance. En este trabajo se presenta los resultados de la evolución de varios años, el creciente alineamiento con los estándares internacionales de gestión de proyecto y el grado mayor de completitud que ha experimentado el proceso de definición de alcance de los proyectos desarrollados por los estudiantes de Ingeniería Mecánica. Palabras claves: gestión de proyecto, definición de alcance, ingeniería mecánica.

2 Abstract The area of Project Engineering in the Department of Mechanical Engineering, Faculty of Engineering of the Universidad Nacional de Mar del Plata develops academic objectives to be met by defining the scope of the draft final year students of the last cycle. The objectives are expressed in a document identified as pre-project and the requirements specified therein as a guide so that students and their teachers engaged in the mentoring project to career development can make the definition range. This paper presents the results of the evolution of several years, the increasing alignment with international standards of project management and the highest degree of completeness that has experienced the process of defining the scope of the projects developed by students of Mechanical Engineering. Keywords: project management, scope definition, engineering mechanics. 1. Introducción La Universidad Nacional de Mar del Plata, está organizada por Facultades a las que alumnos que se distribuyen como se aprecia en la Figura 1. Para el año lectivo 2009 la cantidad de estudiantes de la Facultad que cursan alguna carrera de ingeniería es de aproximadamente el 5%, con un total de 1047 alumnos regulares.

3 Figura 1. Distribución de Alumnos por Facultad La distribución por género resulta en una distribución con un porcentaje mayor al 20% de estudiantes mujeres en todas las carreras de ingeniería como se aprecia en la Figura 2. Este escenario se ha caracterizado por un lento crecimiento en la participación de mujeres en el total de alumnos de las carreras de ingeniería en este ámbito.

4 Figura 2. Distribución por Género en las Facultades La Facultad de Ingeniería es una de las unidades académicas de la Universidad Nacional de Mar del Plata ( se organiza por departamentos de carrera y áreas principales. Cuenta con los departamentos de Mecánica, Materiales, Electrónica, Química, Industrial, etc.

5 La cantidad de alumnos egresados de todas las especialidades en el año 2009 fue de 87 ingenieros y de estos algo más de 24 alumnos son de la carrera de Ingeniero Mecánico. Desde el año 2001 la carrera de Ingeniero Mecánico cuenta con una asignatura de grado con sus contenidos completamente dedicados a la Gestión de Proyecto. Dado el impacto que generó en los alumnos y el requerimiento en las competencias de los ingenieros en el año 2003 se incluyó como materia obligatoria dentro del plan de estudios. Luego fue adoptada en el plan de asignaturas del Doctorado y la Maestría en Ciencia de los Materiales ( y la Especialización en Innovación tecnológica, competitividad y desarrollo territorial ( Y en el año 2011 se consolida la implementación del programa de posgrado en Gestión de Proyecto en modalidad Virtual en español dentro del programa de promoción de la educación en gestión de proyecto de la Red Iberoamericana de Ingeniería de Proyecto RIIPRO (www3.fi.mdp.edu.ar/posgradogp). Específicamente dentro del departamento de Ingeniería Mecánica de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Mar del Plata, el área de Ingeniería de Proyecto tiene la responsabilidad de la formulación del plan de proyecto de fin de carrera de los alumnos de grado, en conjunto con el tutor académico del alumno. Este proceso tiene por objetivo que el equipo de estudiantes que realizará la ejecución del proyecto, antes de iniciar cualquier actividad específica del proyecto final, prepare un documento de elaboración gradual iniciando por la definición del problema que abre la posibilidad de la realización de un producto mediante un proyecto que resuelve o satisface el requerimiento establecido en un escenario de supuestos y restricciones. Este proceso se establece mediante un plantilla que ha ido evolucionando desde la versión original ( Resolución de las necesidades de formación Académica en Gestión de Proyectos, Cassanelli, Lombera) que contiene puntos específicos que deben elaborar e indicaciones para cada una de las actividades y criterios de aceptación. La plantilla satisface la etapa de factibilidad del ciclo de vida típico del proyecto de ingeniería mecánica y su elaboración la realizan los estudiantes junto con sus profesores asignados para el proyecto de fin de carrera con el asesoramiento y control del área de Ingeniería de Proyecto del departamento de Mecánica de la Facultad de Ingeniería. A continuación se presentan los puntos centrales del documento con sus objetivos y estructura de elaboración correspondientes a la elaboración del proyecto de fin de carrera. 2. Documento, objetivos y estructura Cada uno de los puntos que se indican a continuación pertenecen a la plantilla en uso durante el presente año para la elaboración del documento formal el cual una vez aprobado por el área de Ingeniería de Proyecto y el consejo departamental autoriza el inicio de actividades formales por parte de los alumnos. 2.1 Resumen El título Resumen corresponde a la descripción de los motivos que justifican la realización del proyecto y se solicita que se establezca como se estima que los resultados del proyecto

6 satisfacen los motivos que justifican la realización. El origen de las motivaciones puede provenir de una demanda del mercado (real o supuesta), una necesidad comercial, un pedido de un cliente, un cambio tecnológico de reciente aparición, un requisito legal que favorezca el desarrollo de un producto, una motivación de características ecológicas que mejore el medio ambiente, el iniciador puede surgir de un desafío social para mejora de las condiciones de vida, etc. 2.2 Supuestos y Restricciones Este punto busca que los estudiantes documenten el escenario que prevén para la realización de su proyecto final en término de supuestos y restricciones. Se les solicita que indiquen aquellos aspectos que se dan por ciertos y el proyecto la toma de esta manera para el desarrollo del mismo. Y aquellos que consideran que son tomados como restricciones y deben ser tenidos en cuenta en las decisiones en las diferentes etapas del proyecto.

7 De acuerdo a la definición de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ), Cuarta edición: Las restricciones del proyecto. Enumeran y describen las restricciones específicas asociadas con el alcance del proyecto que limitan las opciones del equipo, como por ejemplo, un presupuesto predeterminado, o fechas o hitos del cronograma impuestos por el cliente o la organización ejecutante. Los supuestos del proyecto. Los supuestos dentro del alcance enumeran y describen supuestos que se realizan específicamente para el proyecto, asociados con el alcance del proyecto y el impacto potencial de tales supuestos en el caso que fueran falsos. 2.3 Definición del Alcance de Producto La definición del alcance de producto se elabora mediante la descripción de los productos que se obtendrán como resultado de la ejecución exitosa del proyecto. La misma se realiza mediante las características, especificaciones, condiciones, etc. que contiene estos productos al final de cada etapa del proyecto. De acuerdo a la definición de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ), Cuarta edición: El alcance del producto. Es la elaboración gradual de las características del producto, servicio o resultado descrito en el acta de constitución del proyecto y en la documentación de requisitos. Este apartado se elabora mediante una Estructura de Descomposición de Producto (EDP o PWS), donde se incluye en un esquema jerárquico similar a una EDT los diferentes componentes del producto del proyecto. Se hace especial atención a la elaboración de este apartado con un formato y lenguaje propio de ingeniería en las definiciones. 2.4 Ciclo del Vida Una vez definido el producto, se requiere que indique en cuál etapa del ciclo de vida del proyecto de ingeniería mecánica se abordará cada uno de los componentes en la estructura de descomposición previamente establecida. Las etapas del ciclo de vida del proyecto de ingeniería mecánica que se prevén para los componentes tienen que ver con el grado de madurez del mismo, partiendo desde las propuestas de concepto, la factibilidad de adopción de las propuestas, la elaboración de la ingeniería básica para el elemento o componente, o niveles más avanzados de producto como la ingeniería de detalle, o la ingeniería de fabricación. Se le solicita que además para cada etapa explicite el grado de desarrollo que tendrá la misma y que aspectos se incluyen. Este punto pone en evidencia la maduración de producto con la que cuenta el equipo y los objetivos de detalle que están estimando desarrollar en el proyecto. De igual manera, permite a los docentes expertos involucrados en la tutoría de proyecto estimar la complejidad del proyecto planteado tanto en la carga de trabajo de los alumnos como en los plazos previstos para el desarrollo de este tipo de proyecto de fin de carrera.

8 2.5 Definición del Alcance de Proyecto De acuerdo a la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ), Cuarta edición: La declaración del alcance del proyecto describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos entregables. La declaración del alcance del proyecto también proporciona un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados en el proyecto. Esta declaración puede contener exclusiones explícitas del alcance, que pueden ayudar a gestionar las expectativas de los interesados. Esto permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada, sirve como guía del equipo de trabajo durante la ejecución y proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambio o de trabajo adicional se encuentran dentro o fuera de los límites del proyecto. En este caso se les solicita a los estudiantes el desarrollo del alcance mediante la Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT) y el diccionario de EDT. El mismo queda restringido a los paquetes de nivel superior que componen el alcance de proyecto. Deben insertar el objetivo y una descripción para cada uno de los elementos o paquetes de nivel superior que son necesarios completar para alcanzar el producto final del proyecto. Asimismo se les solicita que elaboren para cada uno de estos paquetes los criterios (tangibles, verificables y medibles) que permitan definir con claridad durante la ejecución del proyecto el grado de avance y el evento de fin del mismo. Estos criterios deben permitir conocer cuando durante la ejecución del proyecto se ha alcanzado los objetivos del paquete y se da por concluido el mismo. En estos puntos se les solicita que se extiendan lo necesario para establecer con mínima incertidumbre cuando se han alcanzado los objetivos establecidos según los criterios de aceptación para considerar terminada esta etapa. Como anexo se incluye una copia de la plantilla utilizada para el desarrollo del plan de proyecto de la materia proyecto final, elaborada por el área de Ingeniería del Proyecto del departamento de Mecánica de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Mar del Plata. 3. Reflexiones Finales Desde el año 2002 hasta el presente, los proyectos finales de los estudiantes de la carrera de ingeniero mecánico se han formulado mediante este tipo de instrumento. El mismo ha evolucionado juntamente con la madurez en gestión de proyecto, tanto de estudiantes, profesores que realizan tutorías, y el área de Ingeniería de Proyecto del departamento que lleva adelante estas iniciativas. Se cuenta actualmente con un registro sistematizado de las características de los proyectos, tutores, estudiantes, temáticas y la información de plazos de ejecución. El resultado de la incorporación de un plazo de tiempo dedicado al estudio del problema y las soluciones factibles, la identificación de restricciones y la elaboración de las estimaciones del esfuerzo respaldado por supuestos documentados es un resultado más que deseado en el trabajo académico de los estudiantes de los últimos años de la carrera.

9 4. Referencias Universidad Nacional de Mar del Plata. Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Mar del Plata. Doctorado y Maestría en Ciencia de los Materiales Especialización en Innovación tecnológica, competitividad y desarrollo territorial Programa de Posgrado en Gestión de Proyecto. Modalidad Virtual. Facultad de Ingeniería. Servicio de Educación a Distancia (SEAD). Universidad Nacional de Mar del Plata. www3.fi.mdp.edu.ar/posgradogp PMI Standard Committee, A guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBoK. Project Management Institute, Cassanelli, A.N., Lombera, G.A. Resolución de las necesidades de formación Académica en Gestión de Proyectos. 3er Congreso Iberoamericano de Gerencia de Proyecto. Venezuela Correspondencia Dr. Aníbal N. Cassanelli. Universidad Nacional de Mar del Plata, Juan B. Justo Mar del Plata. Buenos Aires. Argentina. (54) (223) (192). acassane@fi.mdp.edu.ar. www3.fi.mdp.edu.ar/posgradogp.

10 6. Anexo Plan de Proyecto Etapa de Pre-Proyecto Nombre del Proyecto (Los textos son indicaciones para completar el formulario, deben borrarse previo a la presentación) Subtítulo Ampliar el nombre del proyecto Código de Proyecto Tutor: Jefe de Proyecto: (Un estudiante) (Solicitar a la Cátedra) Aprobación Cátedra Proyectos Final Fecha: Fecha: Integrantes Incluir Nombre y Apellido, , Matrícula y Carrera Fecha probable de inicio: (Debe ser posterior a la fecha de aprobación del pre-proyecto)

11 Resumen Ø Describa claramente los motivos que justifican la realización del proyecto. Ø Establezca como los resultados del proyecto satisfacen los motivos que justifican la realización. Ø Máximo 1 carilla Supuestos y Restricciones Ø Indique aquellos aspectos que se dan por ciertos y el proyecto la toma de esta manera para el desarrollo del mismo. Ø Indique aquellos aspectos que limitan las decisiones en las diferentes etapas del proyecto. Ø Máximo 1 carilla. Definición del Alcance de Producto Ø Incluir solamente la descripción de los productos que se obtendrán como resultado de la ejecución exitosa del proyecto. Ø Indicar las características, especificaciones, condiciones, etc. que contiene estos productos al final del proyecto. Ø Realizar la Estructura de Descomposición de Producto (EDP o PWS) (donde se incluye en un esquema jerárquico similar a una EDT los diferentes componentes del producto del proyecto) Ø Elaborar este apartado con lenguaje técnico de ingeniería. Ø Máximo 2 carilla. Ciclo del Vida Ø Indique las etapas del ciclo de vida del proyecto de ingeniería que se abordarán en la ejecución de su proyecto (concepto, factibilidad, básica, detalle, fabricación, etc.) Ø Indique para cada etapa el grado de desarrollo que tendrá la misma y que aspectos se incluyen. Ø Máximo 1 carilla. Definición del Alcance de Proyecto Ø Desarrollar los paquetes de nivel superior (máximo 3 er nivel de EDT) que componen el alcance de proyecto. Ø Insertar el objetivo y una descripción de cada uno de los paquetes de nivel superior que deben lograrse para alcanzar el producto final del proyecto. Ø Incluir para cada uno de estos paquetes los criterios (tangibles, verificables y medibles) que permitan definir claramente durante la ejecución del proyecto el grado de avance y el evento de fin del mismo. Ø Estos criterios deben permitir conocer cuando durante la ejecución del proyecto se han alcanzado los objetivos del paquete y se da por concluido el mismo. Ø En este punto se deben extender lo necesario para establecer claramente cuando se han alcanzado los objetivos establecidos según los criterios de aceptación para considerar terminada esta etapa.

12 Naturaleza del proyecto Ø Establecer la naturaleza del proyecto (térmico, mecánico, etc.). Ø Incluir las áreas curriculares. (áreas, materias obligatorias, optativas, temas, etc.) Ø Explicar cual es la metodología de resolución. (simulación, experimental, etc.) Ø Máximo 1 carilla.