Gestión de Proyectos. Introducción al Gerenciamiento de Proyectos REMINGTON

Transcripción

1 Gestión de Proyectos Introducción al Gerenciamiento de Proyectos REMINGTON

2 Introducción Presiones del Contexto Complejidad y volumen Fundamentos de la Gestión de Proyectos Requisitos y necesidades El Gerente de Proyecto Interfases gerenciales en las Organizaciones Roles Gerenciales

3 Objetivos Conocer los fundamentos que rigen la gestión de proyectos, sus áreas de conocimiento y su gerencia. Identificar el papel de las herramientas informáticas en la gestión de los proyectos.

4 Dinámica del momento actual Cambio constante de las condiciones económico-sociales Cambios consecuentes en el mercado Avance tecnológico y costos decrecientes Intensa competencia en todos los ámbitos Información amplia y accesible

5 Obstáculos a superar complejidad requerimientos especiales reorganizaciones prospección determinación precios futuros

6 CONCEPTUALIZACION DE LOS PROYECTOS

7 Definición 1 PROYECTO: es un esfuerzo temporario, llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo

8 PROYECTO Es la combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización temporal para conseguir un propósito determinado David I. Cleland and William R. King Systems Analysis and Project Management

9 PROYECTO Emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único Project Management Institute Los Proyectos: Cesan cuando el objetivo ha sido alcanzado o cuando no es posible alcanzarlos y se cancelan. Son instrumentos para responder a requerimientos.

10 CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS Principio y un final. Recursos finitos presupuesto. Jefe de proyecto y personal de desarrollo. Planificarse. Debe medir su progreso frente al plan. Suele coexistir con otros proyectos y competir por los recursos. Existen fuerzas internas y externas, que deben identificarse y tratarse, que influyen en él.

11 ENTORNO DE DESARROLLO DE LOS PROYECTOS Cambios acelerados tecnológicos. Presiones económicas. Recursos limitados. Trabajos complejos. Trabajo en equipos multidisciplinarios. Utilización de múltiples tecnologías técnicas, herramientas y métodos en la solución. Presiones de tiempo.

12 Características del Proyecto Serie de actividades y tareas con: objetivo específico exigencia cumplimiento de especificaciones inicio y final claramente definidos fondos limitados uso de recursos

13 Resultados / Tecnología

14 Resultados / Tecnología

15 Recursos Resultados / Tecnología Master en Evaluación de Proyectos 15 Gestión de Proyectos Fuente: Harold Kezner Ing Pedro del Campo

16 Recursos del Proyecto Personas Información y Tecnología

17 Proyecto exitoso Cuando finaliza en el tiempo previsto cumpliendo el presupuesto con los resultados y especificaciones esperadas con la aceptación del cliente nos permite usar al cliente como referencia sin perturbar el flujo de trabajo de la organización sin conflictos con la cultura de la organización

18 CONCEPTUALIZACION DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

19 Definición 2 PROJECT MANAGEMENT es el conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades a realizar, para satisfacer los requerimientos del Proyecto

20 QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS? La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con los requerimientos de un proyecto A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)

21 QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS? Implica realizar un ejercicio permanente entre: Alcance, Tiempo, Costos y Calidad Requisitos explícitos (necesidades) e implicitos (expectativas) Recursos disponibles (personas y dinero)

22 POR QUÉ GERENCIA DE PROYECTOS? Una Gerencia disciplinada provee: Metodología para las comunicaciones, coordinación y control efectivos. Un plan para medir el avance. Énfasis en un desempeño que logre proyectos dentro del presupuesto, en el tiempo establecido y que satisfaga los requerimientos del cliente.

23 BENEFICIOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Mejora el monitoreo y control a través del seguimiento de tareas e hitos. Expande la comunicación entre los participantes. Refina la proyección de los requerimientos de recursos. Provee un mecanismo para medir el desempeño. Incrementa la confianza y credibilidad de los stakeholders. Mejora los siguientes aspectos del proyecto: Control (Tiempo, Plazo, etc.) Alineamiento con objetivos del proyecto

24 GESTIÓN DE PROYECTOS Son las personas -- y no algunos cálculos y gráficos --, las que hacen que un proyecto alcance el éxito. Principal objetivo de la gestión de proyectos: Orientar y motivar al personal y apoyarlo en la toma de decisiones. Perspicacia creativa del personal, rendimiento. Asegurarse de que se trabaje a gusto y no en entornos agobiados.

25 GESTIÓN DE PROYECTOS. LAS 4 P. Personas Roles (Jefe de Equipo) Estructura del Equipo (Centralizados & Descentralizados) Dificultad problema a resolver. Tamaño de la aplicación. Tiempo de vida del equipo. Grado de modularidad. Fiabilidad del programa a construir. Rigidez de la fecha de entrega. Grado de sociabilización. Confianza entre los miembros del equipo Exclusión de inconformistas.!!! Producto

26 GESTIÓN DE PROYECTOS. LAS 4 P. Proceso Actividades estructurales» Comunicación Cliente» Planificación» Análisis de Riesgo» Ingeniería» Construcción y Entrega» Evaluación del Cliente Actividades protectoras Proyecto

27 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Serie de acciones que producen un resultado Iniciación Planificación Seguimiento y Control Ejecución Cierre

28 STAKEHOLDER

29 Definición 3 STAKEHOLDER personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto

30 QUIÉNES SON LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO? Patrocinador Equipo del proyecto Gerente del proyecto Cliente Organización ejecutante Otros stakeholders

31 POR QUÉ FALLAN LOS PROYECTOS? 1 Planificación Irreal 2 Mala Calidad del Trabajo 3 Personal Inapropiado

32 LIDERAZGO Y GERENTES DEL PROYECTO

33 ÁREAS DE EXPERIENCIA QUE NECESITA EL EQUIPO DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO Fundamentos de la dirección del proyecto Comprensión del entorno del proyecto Habilidades interpersonales Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación Conocimientos y habilidades de dirección general

34 HABILIDADES CLAVES EN LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS 1 Liderazgo 2 Comunicación 3 Negociación 4 Resolución de problemas 5 Influencia en la organización

35 QUÉ SE PLANIFICA, EJECUTA Y CONTROLA EN TÉRMINOS DE DIRECCIÓN PROYECTOS 1 Integración 6 Recursos Humanos 2 Alcance 3 Tiempo 4 Costos 7 Comunicaciones 8 Riesgos 9 Calidad 5 Adquisiciones

36 Liderazgo del Proyecto Necesidad del Liderazgo Dinámica cambiante del entorno Presiones de tiempo Complejidad de los problemas Interacciones personales internas y externas Multiplicidad de factores intervinientes

37 Liderazgo del Proyecto Perfil del Gerente de Proyecto Visión integradora Capacidad conducción Planificador Organizador Capacidad determinar necesidades Negociador amplio Manejo de conflictos Capacidad técnica Motivador

38 GERENTE DEL PROYECTO (1/2) Persona responsable de gerenciar el proyecto. Debe tener autoridad y responsabilidad necesaria para completar el trabajo. Su autoridad varía dependiendo de la estructura organizativa. Debe ser capaz de tratar con elementos no realistas y con la autoridad de decir NO. Integra los componentes del proyecto en un todo cohesivo que cumple con las necesidades del proyecto.

39 GERENTE DEL PROYECTO (2/2) Lidera y conduce los esfuerzos de planeamiento del proyecto. Asiste al equipo y stakeholders durante la ejecución del proyecto. Mantiene el control del proyecto al medir el rendimiento y tomar medidas correctivas. Desarrolla competencias apropiadas para operar en un ambiente que favorezca el trabajo en equipo.

40 GERENTE DEL PROYECTO. COMPETENCIAS (1/3) 1- Liderazgo/Interpersonales - Visionario - Creíble - Orientado a la acción - Con conocimiento de la organización - Capacidad de gestionar en una ambiente de trabajo no estructurado - Excelente comunicador - Provee claras y poderosas direcciones - Construye equipos multidisciplinarios - Inspira al equipo un alto rendimiento - Capacidad para ganar apoyo de la alta gerencia - Sensitivo a metas personales, necesidades profesionales y oportunidades de desarrollo

41 GERENTE DEL PROYECTO. COMPETENCIAS (2/3) 2- Gestión de proyectos - Planeamiento - Organización - Comunicación efectiva - Estimaciones y negociaciones de los recursos - Atrae y mantiene talentos - Programa actividades - Prepara presupuestos - Monitorea y reporta estado del trabajo, progreso, rendimiento y pronósticos de cumplimento - Entiende las políticas, procedimientos, regulaciones y preocupaciones de los stakeholders

42 GERENTE DEL PROYECTO. COMPETENCIAS (3/3) 3- Técnicas - Creatividad técnica - Entiende la tecnología, tendencias del mercado, aplicaciones del producto, herramientas técnicas a usar,... - Comunicación con personal técnico - Unifica el equipo y fomenta su creatividad - Resolución de problemas

43 ENTORNO ORGANIZACIONAL

44 Planeamiento, organización, dirección y control de los recursos de una organización Alta Dirección: Política Gerencia: Planeamiento + = Supervisión: Programación Operación: Procesos Brechas Jerárquicas Brechas Funcionales Fragmentación en Islas

45 Entorno ambiental de Gestión Gerente de proyecto comprensión métodos cuantitativos estructuras organizativas comportamientos organizacionales acción sobre funciones coordinar integrar

46 Actividades de Negociación Planeamiento Estratégico Gestión Financiera Asignación de Recursos, Programación e Integración de -personal -materiales -equipos Funciones Gerenciales: Planeamiento Asignación Coordinación Control Dirección Proveer el Programa y la Dirección Técnica -fondos ALTA GERENCIA ZONA DE NEGOCIACION Gerente de Proyecto GERENCIA FUNCIONAL

47 Interfase de Gestión Relaciones humanas en la Organización del Proyecto Balance entre las funciones técnicas y de administración Enfrentar los riesgos asociados al proyecto Superar las limitaciones de la Organización

48 Relaciones Alta Gerencia Gerente de Proyecto Gerente Funcional

49 La Necesidad de un Modelo de Gestión de Proyectos Nos brinda una perspectiva global Nos permite generar un lenguaje común Provee un marco de referencia Explica funcionamientos reglas mecanismos Ayuda a evitar riesgos y costos

50 Características de Efectividad aplicable en todo contexto fácil comprensión para todos los involucrados definido en forma clara y explícita validado en la práctica

51 Project Management Institute Fundado en 1969 por cinco miembros en Pennsylvania, con el propósito de difundir las prácticas de Project Management Durante 1980 se llevó a cabo el primer examen para la certificación PMP (Project Management Professional) que actualmente posee reconocimiento ISO. En 1990 publicó los primeros estándares en PM: The Guide to the Project Management Body of Knowledge. PMPBOK convertido actualmente en estándar a nivel global Posee más de asociados en 130 países

52 Procesos en la Dirección de Proyectos Iniciación Planeamiento Control Ejecución Cierre

53 MODELO Areas de Conocimientos Dirección de Proyectos Integración Alcance Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicación Riesgos Adquisiciones

54 Procesos Areas de Conocimiento Iniciación Planeamiento Ejecución 1.- Integración Seguimiento y Control Cierre 2.- Alcance 3.- Tiempos 4.- Costos 5.- Calidad 6.- Recursos Humanos 7.- Comunicación 8.- Riesgos 9.- Adquisiciones

55 Areas Conoc. Procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Seguimiento y Control Cierre 1.- Integración Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Desarrollar del Plan de Dirección del Proyecto 2.- Alcance Recopilar requisitos Definir Alcance Crear EDT 3.- Tiempos Definir actividades Secuenciar actividades Estimar recursos Estimar duración Desarrollar Cronograma 4.- Costos Estimar los costos Determinar el Presupuesto Dirigir y gestionar la Ejecución del Proyecto 5.- Calidad Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento de la Calidad 6.- Recursos Humanos 7.- Comunicación Identificar a los interesados 8.- Riesgos Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Planificar las Comunicaciones Planificar Gestión de Riesgos Identificar Riesgos Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo Plan de Respuestas Adquirir equipo Desarrollo equipo de Proyecto Gestionar el equipo de Proyecto Distribuir Información Gestionar expectativas de los Interesados Monitorear y Controlar el trabajo Control Integrado de Cambios Verificar Alcance Controlar el alcance Controlar el Cronograma Controlar los Costos Realizar el Control de Calidad Informar el desempeño Monitorear y Controlar los Riesgos Cerrar el Proyecto o Fase 9.- Adquisiciones Planificar Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones