DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PERTENECIENTE A SANDOVAL & GONZÁLEZ ASOCIADOS, C.A.

Transcripción

1 Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General Pregrado Coordinación Pasantías Sandoval & González Asociados, C.A. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PERTENECIENTE A SANDOVAL & GONZÁLEZ ASOCIADOS, C.A. (Trabajo presentado como requisito parcial para optar al titulo de Licenciado en Contaduría Publica) Realizado por: Rodríguez, Neimarys C.I Ciudad Bolívar, Marzo

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3 ÍNDICE Pág. Introducción. 4 Descripción de la empresa: Identificación de la empresa 5 Misión... 5 Visión 5 Objetivos.. 6 Unidad donde se desarrollo la pasantía.. 6 Situación presente o necesidad de la organización 8 Objetivos de la Pasantía: Objetivo General.. 8 Objetivos Específicos.. 8 Descripción de las Actividades Realizadas: Introducción al conocimiento de la organización y entrenamiento del Sistema Contable (SAINT) 9 Recibir y registrar, recibos de los anticipos de ventas de los inmuebles.. 11 Evaluar el proceso de Caja Chica y Conciliación Bancaria.. 12 Recibir, revisar, procesar y entregar al área contable las facturas de compras y de venta, comprobantes de retenciones de IVA y comprobantes de Retenciones de I.S.L.R. 18 Emitir los reportes para los análisis mensuales del proceso contable.. 29 Logros y método aplicado en la realización de las actividades de pasantías 31 Facilidades y dificultades encontradas Aportes dados a la organización. 32 Conocimientos teórico - prácticos adquiridos 33 Conclusiones 34 Recomendaciones 35 Referencias Bibliográficas Anexo

4 INTRODUCCIÓN La elaboración de este informe de Pasantía tiene como propósito describir las diferentes actividades realizadas en el Departamento de Contabilidad de Sandoval & González Asociados, C.A. con miras de conocer una metodología laboral que permita ampliar los conocimientos, habilidades y destrezas, ya adquiridas durante la carrera y así dar cumplimiento con el requisito parcial para optar al titulo de Licenciada en Contaduría Publica. De esta manera puedo destacar que el proceso de pasantías me ayudo a adquirir amplios conocimientos y a desarrollar nuevas actividades ligadas al área contable, lo que conllevo a conocer: el manejo de un sistema contable, los registros contables que se derivan de una empresa dedicada a la construcción y venta de inmuebles, los deberes que debe cumplir la empresa como contribuyente especial, así como también pude aportar nociones de la teoría a la carrera de Contaduría Publica para una formación profesional integral. Las actividades fueron realizadas con mucha constancia y comunicación con mi tutor industrial, el cual fue un importante elemento en este proceso. El informe esta estructurado por cinco elementos importantes, que se puntualizan a continuación: Descripción de la empresa, incluye: la identificación de la misma, misión, visión y objetivos. Descripción del Departamento de Contabilidad. Explicación de la situación presente o necesidad de la empresa. Descripción de las Actividades Desarrolladas de acuerdo al plan de trabajo acordado. Los resultados obtenidos, incluye: logros, facilidades, dificultades, aportes dados a la empresa, conocimientos teóricos-prácticos ganados. Conclusiones y Recomendaciones del proceso de pasantías. 4

5 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA: Identificación de la empresa: Sandoval & González Asociados, C.A. es una empresa que se constituyo a través de una compañía anónima, y esta creada para operar de acuerdo a las decisiones de la Junta de Directores, esta ultima esta compuesta por un Presidente y un Administrador cuyos cargos han sido designados a Isabel Sandoval y Armando González respectivamente, correspondiéndole, a ambos de manera conjunta los máximos poderes de representación y disposición de la empresa; sin mas limitaciones que las establecidas en la ley. La empresa fue fundada el 26 de Septiembre del 2007, en Ciudad Bolívar, Municipio Heres del Estado Bolívar. La misma tiene por objeto, el ramo de la construcción de bienes inmuebles, mantenimiento, inspección, estudio, planificación y servicios, en toda su amplitud, arquitectura, construcciones eléctricas, levantamientos, topográficos, domesticas, comerciales e industriales, plomería, herrería, albañilería, carpintería; transporte y alquiler de maquinarias, vehículos, equipos y materiales de construcción, pintura, jardinería y demás actividades conexas; y en general, la compra y venta de enseres, materiales y equipos relacionados con el ramo de la construcción. Misión: Construir inmuebles con los mejores materiales posibles y una buena mano de obra, de forma que se garantice la calidad estructural de las mismas y así satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes; comprometiéndonos a construir cada obra con profesionalidad y ética empresarial. Visión: Convertirnos en una empresa constructora de éxito, que proporcione el mejor servicio, con niveles crecientes de efectividad y eficiencia, y brindar la mejor opción 5

6 a nuestros clientes, quienes quieren vivir en un lugar donde puedan encontrar seguridad y confort adaptándose siempre a sus necesidades. Objetivos: Conseguir la plena satisfacción del cliente, mediante el estricto cumplimiento de los requisitos contratados. Trabajar con los mejores materiales, que permitan prestar un servicio eficiente de alto nivel y calidad. Disponer de operarios especializados, con una amplia experiencia en la realización de trabajos de construcción de inmuebles. Mantener control en los procesos de la organización, con el fin de mejorarlos. Cumplir con los requisitos legales aplicables, tanto en los aspectos Medioambientales como en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. Ampliar nuestro posicionamiento en el mercado, mejorando nuestra imagen y servicios. Unidad donde se desarrollo la pasantía: El desarrollo de las pasantías fueron dadas en el Departamento de Contabilidad de Sandoval & González Asociados, C.A.; para la empresa este departamento tiene mucha importancia, por la razón siguiente, que es el responsable del manejo de las actividades contables y quien suministra información financiera y diversa, para la eficiente conducción y evaluación de las distintas actividades que realiza la misma. Este Departamento se encuentra ubicado en el Área de Administración y Finanzas como lo muestra la Estructura Organizativa de la empresa. (Ver Ilustración 1). Las actividades que se llevan a cabo en dicho departamento son las siguientes: Ingresar al sistema contable los registros de las facturas de compra y venta, los de documentos por los que se contraen obligaciones con acreedores de diferentes índole, por adquisición de bienes, alquileres y honorarios, planillas 6

7 de sueldos, anticipos de venta de inmuebles por parte de los clientes y, en general, cualquiera otro registro contable inherente a las operaciones propias de la empresa, en un periodo determinado. Encargarse del cumplimiento de las obligaciones adquiridas, pago oportuno de los tributos y aportaciones que la normatividad legal le fija a la empresa. Controlar la preparación oportuna de las conciliaciones bancarias mensuales de la empresa. Actualizar y consolidar la información financiera de la empresa. Preparar y analizar los Estados Financieros. Presentar un diagnóstico financiero, basándose en la información financiera y estadística para la toma de decisiones de las autoridades superiores. Formular alternativas y ajustes considerando los objetivos organizacionales. Presidente Junta Directiva Vicepresidente Secretaria General Administración y Finanzas Dirección de Proyectos Almacén Adquisiciones Depto. Contabilidad Supervisión Obras Depto. Administración Mano de Obra Maquinarias Ilustración 1. Estructura Organizativa de Sandoval & González Asociados, C.A. Fuente: Neimarys Rodríguez 7

8 SITUACIÓN PRESENTE O NECESIDAD DE LA ORGANIZACIÓN. La empresa Sandoval & González Asociados, C.A. al momento de iniciar las pasantías, contaba con una sola persona para llevar a cabo el proceso tanto Contable como Administrativo del área de Administración y Finanzas; esta situación trajo como consecuencia, el atraso de algunas funciones inherentes a estos dos departamentos, ya que no se daba abasto para la realización de todas las actividades, de una forma pertinente y oportuna. En vista de la situación antes planteada, se destaca que la necesidad inmediata por parte de la empresa esta enfocado en un recurso humano que pueda solventar parte de las actividades y que le permita al encargado de esta área, atender aquellas que requerían estrictamente de su capacidad profesional y experiencia. OBJETIVOS Objetivo General: Conocer una metodología laboral, que permita reforzar y ampliar los conocimientos, habilidades y destrezas técnicas, adquiridas a lo largo de la carrera. Objetivos Específicos: Dar cumplimiento a las actividades asignadas por el Tutor Industrial de la empresa. Emplear conocimientos teóricos-prácticos en el desarrollo de las actividades asignadas. Desarrollar las habilidades y destrezas dentro del conocimiento específico del área de contaduría. Interpretar todo lo referente a las realidades observadas durante la pasantía con miras a ampliar los conocimientos teóricos- prácticos adquiridos. 8

9 ACTIVIDADES REALIZADAS 1) Introducción al conocimiento de la organización y entrenamiento del sistema contable (SAINT) Una vez realizada la presentación del personal que labora para la empresa y la breve descripción de las actividades desarrolladas en la misma, así como, la explicación generalizada acerca de la forma en que esta se encuentra constituida, se prosiguió al entrenamiento del sistema contable; el sistema utilizado por la empresa es el denominado Saint Contable. El Saint Contable es un Sistema Computarizado, orientado a facilitar los procesos de registros Contables de la Información de una Empresa por medio de un programa, previamente diseñado para cubrir todas las exigencias contables, siguiendo las Normas y Principios de Contabilidad de Aceptación General, por la cual se rigen los registros Contables de las operaciones de una Empresa de acuerdo al Código de Comercio, Ley de I.S.L.R y Código Orgánico Tributario. (Peña, 2004, p. 2) El sistema presenta los siguientes módulos: Ilustración 2. Interfaz del Modulo Principal del Sistema El Modulo Opciones tiene Cuatro Submodulos que son: selección de empresas, trabajar con el Ejercicio actual, trabajar con Precierre y manual del sistema. 9

10 El Submodulo Selección de Empresas es el campo donde aparecerán todas las empresas que previamente se han instalado al sistema, contiene Tres Campos: Código, Nombre de la Empresa y Ubicación. (Ver Ilustración 3) Ilustración 3. Submodulo Selección de Empresas El submodulo Trabajar con el Ejercicio Actual es solo a titulo informativo, que indicara en que ejercicio fiscal se esta trabajando determinada empresa y cual es el cierre Fiscal del mismo. El submodulo Trabajar con Precierre, se utiliza cuando ya se ha elaborado el Pre-Cierre del Ejercicio, de esta manera se podrá realizar los ajustes correspondientes al ejercicio anterior, así como imprimir los reportes que sean necesarios. Ilustración 4. Módulos y submodulos: Archivos, Transacciones, Reportes y Varios del Sistema Saint Contable 10

11 Para el registro de un asiento contable en el Sistema Saint, se debe efectuar en el modulo Transacciones, ubicándose en el Submodulo Procesar Comprobantes, colocar el numero de comprobante que le corresponde a la transacción a registrar; para consultar los códigos del plan de cuentas de la empresa se debe seleccionar F1, seguidamente colocar el detalle de la cuenta, especificar el tipo de documento y el monto de acuerdo a la naturaleza de la cuenta. Para ejemplificar lo anteriormente explicado ver la ilustración 5. Ilustración 5. Ejemplo de Registro Contable de Sandoval & González Asoc, C.A. 2) Recibir y registrar, recibos de los anticipos de ventas de los inmuebles. La empresa Sandoval & González Asociados, C.A. como se menciono en un principio tiene como actividad principal la construcción de bienes inmuebles por un periodo mayor a un año; las ventas de estos inmuebles son realizadas a crédito por lo cual es normal para la empresa recibir anticipos por partes de sus clientes. El primer anticipo que se recibe al realizar el contrato, son aquellos créditos solicitados por parte de nuestros clientes a los bancos, los siguientes anticipos son efectuados de sus propios ingresos hasta llegar a cancelar el precio total del inmueble. Los anticipos de Venta de Inmuebles son una subcuenta del pasivo que pertenece al grupo de los créditos diferidos, en la cuenta de Ingresos recibidos por Anticipado 11

12 según el Plan de Cuentas de la Empresa. Estos Anticipos son un ingreso que no corresponde al periodo en que se percibe y que se registra inicialmente como pasivo en tanto que es traspasado a los ingresos de los ejercicios que debe afectar (Benavente, 2007, p.248). Dicho de otra forma ellos representan una obligación por parte de la empresa con sus clientes. La cuenta de Anticipo de Venta de Inmuebles se acredita cuando recibe el anticipo y se debita cuando se entrega el bien inmueble. Para registrarlo en el sistema contable se hace entrega al departamento de contabilidad, un recibo el cual especifica que el cliente hace entrega de cierta cantidad de dinero por concepto de abono de la casa Nº X y conjuntamente se le anexa a ese recibo una copia del cheque como soporte del registro; el asiento seria el siguiente: Comprobante: 10 Concepto: Operaciones mes de Octubre Fecha: 31/10/2011 Código Descripción Debe Haber Banco , Anticipo de Inmueble ,00 Anticipo del Inmueble Nº 14, Cheque Nº ) Evaluar el proceso de Caja Chica y Conciliación Bancaria Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuantía, que por ser tan pequeños, no amerita la emisión de cheque y se les utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisición de materiales de oficina, movilización y otros. Silva (2005) define caja chica, como: un fondo de efectivo destinado a cancelar gastos relativamente pequeños, que deben pagarse en efectivo o no ameritan hacer un cheque por ser cantidades triviales (p. 128). Para establecer un fondo de Caja Chica, se hace una estimación de la cantidad de dinero necesaria para cancelar los gastos que se van a consumir durante un periodo 12

13 breve, no mas de un mes. Para crear este fondo se expide un cheque y se carga a la cuenta Caja chica por el monto calculado para el fondo fijo; se cambia el cheque y se le entrega el dinero a la persona asignada como responsable de caja chica. A fin del posterior control del proceso de caja chica, se deben establecer políticas para su correcto manejo, dichas políticas comprenderán: Fin de la creación del fondo de caja chica. Monto del fondo fijo. Nombre de la persona responsable del fondo de caja chica. Delimitar los pagos que serán efectuados con caja chica. Monto máximo por cada pago efectuado. Porcentaje y fecha para realizar la reposición del fondo. Además, es importante mencionar que toda liquidación de caja chica deberá contener la documentación de soporte, facturas, las cuales deberán estar razonadas y firmadas por la persona que realizó el gasto y visto bueno del director administrativo. En esta actividad estaba encargada de verificar que el proceso se llevara a cabo, de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa, que los soportes de caja chica cumplieran con lo que establece la ley y registrar en la contabilidad los pagos efectuados con caja chica. En el mes de Octubre se creo el fondo fijo de caja chica, el asiento fue el siguiente: Comprobante: 10 Concepto: Operaciones mes de Octubre Fecha: 31/10/2011 Código Descripción Debe Haber Caja Chica , Banco ,00 Apertura del Fondo Fijo, Cheque Nro Ahora bien, para la reposición de Caja Chica se vacían los soportes en el formato prestablecido, contando con la presencia del responsable de Caja Chica: 13

14 Ilustración 6. Formato para realizar Reposición de Caja Chica Esto se realiza a final del mes, con el fin de obtener el monto por el cual se debe emitir el cheque de reposición del fondo de caja chica, este ultimo debe hacerse a nombre de la persona encargada de manejarla; quien solo podrá efectuar los pagos previamente autorizados. Los pagos realizados con caja chica y la reposición de la misma serán introducidos al sistema de la siguiente manera: 14

15 Comprobante: 11 Concepto: Operaciones mes de Noviembre Fecha: 30/11/2011 Código Descripción Debe Haber Gastos Artículos de Oficina Gastos Artículos de Limpieza Honorarios Profesionales Caja Chica 2.064, , , ,00 Gastos de Caja Chica Caja chica 5.200, Banco 5.200,00 Reposición de Caja Chica, Cheque Nro El asiento de Reposición de Caja Chica es realizado de la manera anteriormente presentada, por una política contable implementada por la empresa, con el objeto de mostrar para fines fiscales el movimiento de entrada y salida. En este mismo orden de ideas, otra de las actividades realizadas durante el periodo de pasantías consistió en colaborar en la evaluación del proceso de conciliación bancaria. La conciliación bancaria puede definirse como un proceso de Análisis y de Investigación, tendiente a aclarar los motivos por los cuales el saldo que muestra el estado de cuenta mensual, enviado por el banco a la empresa, no coincide con el saldo que la cuenta del banco muestra en los libros de la empresa; y, lo que es mas importante, permite conocer cual es el saldo correcto y exacto que ha de tener dicha cuenta, en los registros del banco y en los de la empresa. (Gómez, 2005, p. 88) Las causas principales de las discrepancias que se pueden encontrar, son: 1- Cheques emitidos por la empresa, y no presentados al cobro por sus tenedores aun. Se les denomina cheques pendientes o en transito 15

16 2- Depósitos efectuados por la empresa, a última hora; los cuales aparecerán en el estado de cuenta del mes siguiente. 3- Cheques depósitos por la empresa, devueltos luego por el banco, por no tener fondos o cualquier otra nulidad. 4- Comisiones y otros cargos efectuados por el banco; los cuales no tenía noticia la empresa. 5- Abonos hechos por el banco, sin saberlo aun la empresa 6- Cheques de otra empresa cargados a esta por error 7- Errores u omisiones. Por ejemplo un cheque de Bs. 960 cargado por 690. El procedimiento para la conciliación bancaria en la empresa es el siguiente, tan pronto como se recibe el estado de cuenta bancario, se elabora un estado de conciliación bancaria, que como se menciono anteriormente tiene como propósito determinar la razón de cualquier discrepancia existente entre el saldo del banco que aparece en los libros de la empresa y el que muestra el estado de cuenta del banco. Se procede a: 1- Comparar los cheques emitidos por la empresa con los pagados por el banco a fin de verificar cuales están pendientes. Esta actividad se realiza con el estado de cuenta del banco, el talón de la chequera y el registro auxiliar de la empresa. 2- Examinar si están en orden, y registrados por el banco, todos los depósitos hechos por la empresa. El chequeo se realiza con el libro de banco, la carpeta de archivo de los comprobantes de los depósitos bancarios y el estado de cuenta del banco. 3- Revisar todas las notas de debito y crédito que aparezcan en el estado de cuenta, con el fin de verificar cuales están registradas en la empresa y cuales no lo están. 4- Chequear, en el estado de cuenta del Banco y el auxiliar de la empresa, si todos los cheques en transito del mes anterior fueron cobrados o no. El formato utilizado por la empresa, para elaborar la conciliación bancaria es el siguiente: 16

17 Ilustración 7. Formato de Conciliación Bancaria 17

18 4) Recibir, revisar, procesar y entregar al área contable las facturas de compras y de venta, comprobantes de retenciones de IVA y comprobantes de retenciones de I.S.L.R. Una vez recibidas las facturas y comprobantes en el Departamento de Contabilidad, se procede a revisar si cumplen o no con las normas que se establecen para su emisión. Para ello, se toma en cuenta los artículos 13 al 16 de la providencia 0071: Normas generales de emisión de facturas y otros documentos, los cuales rezan lo siguiente: Artículo 13. Las facturas emitidas sobre formatos o formas libres, por los contribuyentes ordinarios del Impuesto al valor agregado, deben cumplir los siguientes requisitos: 1. Contener la denominación de factura. 2. Numeración consecutiva y única. 3. Número de Control preimpreso. 4. Total de los Números de Control asignados, expresado de la siguiente manera desde el Nº hasta el Nº. 5. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor. 6. Fecha de emisión constituida por ocho (8) dígitos. 7. Nombre y Apellido o razón social y número de Registro de Información Fiscal, del adquiriente del bien o receptor del servicio. Podrá prescindirse del número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), cuando se trate de personas naturales que no requiera la factura a efectos tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como mínimo, el número de cédula de identidad do pasaporte, del adquiriente o receptor. 8. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con indicación de la cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en aquellas prestaciones de servicio que por sus características ésta no pueda expresarse. Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no gravado con el Impuesto al valor 18

19 agregado, deberá aparecer al lado de la descripción o de su precio, el carácter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E). 9. en los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos. 10. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado. 11. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje aplicable. 12. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de loa prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde. 13. Contener la frase sin derecho a crédito fiscal, cuando se trate de las copias de las facturas. 14. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable. 15. Razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), de la imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de La Providencia Administrativa de autorización. 16. Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho (8) dígitos. Artículo 14. Las facturas emitidas mediante Máquinas Fiscales, por los contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben contener la siguiente información: 1. La denominación Factura. 19

20 2. Nombre y Apellido o razón social número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) y domicilio fiscal del emisor. 3. Número consecutivo y único. 4. La hora y fecha de emisión. 5. Descripción, cantidad y monto del bien o servicio. Podrá omitirse la cantidad en las prestaciones de servicio que por sus características no puedan expresarse. En los casos en que las características técnicas de la máquina fiscal limiten la impresión de la descripción específica del bien o servicio, deben identificarse los mismos genéricamente. Si se tratare de producto o servicios exentos, exonerados o no sujetos de impuesto al valor agregado, debe aparecer, junto con la descripción de los mismos o de su precio, el carácter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato (E). La descripción del bien o servicio debe estar separada, al meno, por un carácter en blanco de su precio, en caso de que la longitud de la descripción supere una línea, el texto puede continuar en las líneas siguientes imprimiéndose el correspondiente precio en la última línea ocupada. 6. En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos. 7. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado. 8. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje aplicable. 9. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extrajera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deben constar ambas 20

21 cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable. 10. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde, precedido de la palabra TOTAL y, al meno, un espacio en blanco. 11. Logotipo Fiscal seguido del Número de Registro de la Máquina Fiscal, los cuales deben aparecer en ese orden al final de la factura, en una misma línea, con al menos tres (3) espacios de separación. Las facturas emitidas mediante Máquinas Fiscales darán derecho a crédito fiscal o al desembolso cuando, además de cumplir con todos los requisitos establecidos en este artículo, la misma imprima el nombre o razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del adquiriente o receptor del los bienes o servicios en la propia factura. Artículo 15. Las facturas emitidas sobre formatos o formas libres, por los sujetos que no califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben contenedor la siguiente información: 1. La denominación Factura. 2. Numeración consecutiva y única. 3. Número de control preimpreso. 4. Total de los números de control asignados, expresado de la siguiente manera desde el Nº hasta el Nº. 5. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor. 6. La expresión Contribuyente Formal o no sujeto al impuesto al valor agregado, de ser el caso. 7. Fecha de emisión, constituida por ocho (8) dígitos. 8. Nombre y Apellido o razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del adquiriente del bien o receptor del servicio. Podrá prescindirse del número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) cuando se trate de personas naturales que no requieran la factura a efectos 21

22 tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como mínimo, el número de cédula de identidad o pasaporte, del adquiriente o receptor. 9. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con indicación de la cantidad y monto. 10. En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos. 11. En los casos de operaciones cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extrajera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable. 12. Indicación del valor total de la venta o la prestación del servicio, o de la suma de ambos si corresponde. 13. Razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) de la imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa de autorización. 14. Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho (8) dígitos. Artículo 16. Las facturas emitidas mediante Máquinas Fiscales, por los sujetos que no califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben contenedor la siguiente información: 1. La denominación Factura. 2. Nombre y Apellido o razón social, número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) y domicilio fiscal del emisor. 3. La expresión contribuyente formal o no sujeto al impuesto al valor agregado, según sea el caso. 4. Número consecutivo y único. 5. La hora y fecha de emisión. 22

23 6. Descripción, cantidad y monto del bien o servicio. Podrá omitirse la cantidad en las prestaciones de servicio que por sus características no puedan expresarse. En los casos en que las características técnicas de la máquina fiscal limiten la impresión de la descripción específica del bien o servicio, deben identificarse los mismos genéricamente. La descripción del bien o servicio debe estar separada, al menos, por un carácter en blanco de su precio. En caso de que la longitud de la descripción supere una línea, el texto puede continuar en las líneas siguientes imprimiéndose el correspondiente precio en la última línea ocupada. 7. En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos. 8. En los casos de operaciones cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deberán constar ambas cantidades den la factura con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable. 9. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde, precedido de la palabra TOTAL y, al menos, un espacio en blanco. 10. Logotipo Fiscal seguido del número de Registro de la Máquina Fiscal, los cuales deberán aparecer en ese orden al final de la factura, en una misma línea, con al menos tres (3) espacios de separación. En estos casos, las facturas emitidas mediante Máquinas Fiscales darán derecho al desembolso, cuando, además de cumplir con todos los requisitos establecidos en este artículo, la Máquina Fiscal sea capaz de imprimir el nombre o razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del adquiriente o receptor de los bienes o servicios. 23

24 Una vez verificado que las facturas cumplan con las normas establecidas, se procede a registrar en el sistema las facturas de compra y venta, para luego ser archivadas, de la siguiente manera: Comprobante: 12 Concepto: Operaciones mes de Diciembre Fecha: 31/12/2011 Código Descripción Debe Haber Materiales y Suministros 342, I.V.A. Crédito Fiscal 41, Banco 383,32 Factura #37412 Materiales S.H. El Rey, C.A. Las facturas de venta de la empresa, están excluidas de la aplicación de la providencia 0071 según lo que se establece en el Articulo 3, numeral 1, sin embargo, hacen uso de facturas forma libre elaboradas por una imprenta autorizada. El registro de las facturas de venta, se llevan a cabo de la siguiente manera: Comprobante: 12 Concepto: Operaciones mes de Diciembre Fecha: 31/12/2011 Código Descripción Debe Haber Banco , Anticipo de Inmuebles , I.S.L.R Retenido Enajenación 2.575,00 Inmueble Ventas Internas No Gravadas ,00 Neimarys Rodríguez, RIF. V , Venta de Inmueble Nº

25 El anterior asiento tiene varias particularidades que son importantes resaltar; en primer lugar, las ventas de los inmuebles de la empresa, no están sujetos al impuesto al valor agregado, por otra parte, es este, el momento en el cual se da el caso mencionado de la actividad Nº 2, donde al entregar el bien inmueble se debita la cuenta Anticipos de Inmuebles y es traspasado a el ingreso del ejercicio que debe afectar y por ultimo tenemos el pago anticipado de I.S.L.R que la empresa hace por la Enajenación de Inmuebles. La venta o enajenación de bienes inmuebles está sujeta al pago de un impuesto anticipado (anticipo de Impuesto sobre la Renta), el cual deberá ser liquidado en el momento en que se efectúe la operación de venta. Se habla de un anticipo, toda vez que es en la declaración de rentas, que se realiza el pago del impuesto al enriquecimiento que ha tenido la persona en el año fiscal correspondiente, sin embargo, la ley ha determinado que este anticipo debe darse para que proceda el registro de la venta. El anticipo de impuesto está fijado en cero punto cinco por ciento (0.5%) calculado sobre el precio de la enajenación del inmueble, dicho monto podrá ser acreditado al monto del impuesto resultante de la declaración definitiva de renta del ejercicio correspondiente. Se encuentran exentos del pago de este anticipo, las enajenaciones (ventas) de la vivienda principal, en cuyo caso el vendedor deberá presentar ante el Registrador o Notario, previo al otorgamiento, la constancia de Registro de Vivienda Principal. Igualmente están exentas las operaciones cuyo monto sea inferior a tres mil unidades tributarias (3.000 U.T.). Ahora bien, la empresa fue asignada como Agente de Retención, tanto del IVA como del I.S.L.R, por lo cual se debe verificar que los comprobantes de Retención de IVA anexados a las facturas, cumplan con el articulo 18 de la Providencia 0056 Providencia Administrativa mediante la cual se designan agentes de retención del impuesto al valor agregado : Articulo 18. Los agentes de retención están obligados a entregar a los proveedores un comprobante de cada retención de impuesto que les practiquen. El comprobante debe 25

26 emitirse y entregarse al proveedor a más tardar dentro de los primeros tres (3) días continuos del periodo de imposición siguiente, conteniendo la siguiente información: a) Numeración consecutiva. La numeración deberá contener catorce (14) caracteres con el siguiente formato: AAAAMMSSSSSSSS, donde AAAA, serán los cuatro (4) dígitos del año, MM serán los dos (2) dígitos del mes y SSSSSSSS, serán los ochos (8) dígitos del secuencial en cual deberá reiniciarse en los casos de que superen dicha cantidad. b) Identificación o razón social y número del Registro de Información Fiscal (RIF) del agente de retención. c) Nombres y apellidos o razón social, numero del Registro de Información Fiscal (RIF) y domicilio fiscal del impresor, cuando los comprobantes no sean impresos por el propio agente de retención. d) Fecha de emisión y entrega del comprobante. e) Nombres y apellidos o razón social y numero del Registro de Información Fiscal (RIF) del proveedor. f) Numero de control de la factura, numero de la factura e impuesto retenido. Ilustración 8. Ejemplo de Comprobante de Retención de IVA según Art. 18 de la Providencia

27 Aquellas facturas que se les haya realizado una retención de IVA, serán registradas en el sistema contable de la siguiente manera: Comprobante: 1 Concepto: Operaciones mes de Enero Fecha: 31/01/2012 Código Descripción Debe Haber Materiales y Suministros 1.071, I.V.A. Crédito Fiscal 128, Retenciones I.V.A. 96, Banco 1.103,57 Factura # Hierros Ricupero, C.A. De acuerdo con el artículo 4 de la providencia 0056, la retención será del 75% del impuesto causado, en caso de ser retenido el 100% se debe a alguna de las causas que se citan en el artículo 5 de la providencia ya nombrada: Artículo 5: El monto a retenerse será el cien por ciento (100%) del impuesto causado, cuando: a) El monto del impuesto no este discriminado en la factura o documento equivalente. En este caso la cantidad a retener será equivalente a aplicar la alícuota impositiva correspondiente sobre el precio facturado. b) La factura no cumpla los requisitos y formalidades dispuestos en la ley del Impuesto al Valor Agregado o en su Reglamento. c) El proveedor no este inscrito en el Registro de Información Fiscal (RIF) o cuando los datos de registro, incluido su domicilio, no coincidan con los indicados en la factura o documento equivalente. d) El proveedor hubiere omitido la presentación de alguna de sus declaraciones del impuesto al valor agregado. 27

28 En cuanto a las constancias de retención de I.S.L.R, se debe verificar si el tipo de servicio y el porcentaje de retención coinciden con la factura, se registrara de la siguiente forma en el sistema: Comprobante: 12 Concepto: Operaciones mes de diciembre Fecha: 31/12/2012 Código Descripción Debe Haber Materiales y Suministros , I.V.A. Crédito Fiscal 8.622, Retenciones I.S.L.R. Banco 1.437, ,51 Factura #266 S.M Facilum, C.A. Ilustración 9. Ejemplo de Constancia de Retención de I.S.L.R 28

29 5) Emitir los reportes para los análisis mensuales del proceso contable. Luego de procesar las facturas, documentos y comprobantes derivados de las actividades de la empresa; de forma mensual se extraen del sistema Saint Contable aquellos Reportes que son necesarios para el análisis del proceso contable, como lo son: el Estado de Ganancias y Perdidas y Balance General. En el modulo de Reporte, específicamente en el Submodulo de Estados Financieros, se obtiene la siguiente información: Ilustración 10. Reporte del Estado de Ganancias y Pérdidas de Sandoval & González Asoc, C.A. SANDOVAL & GONZÁLEZ ASOCIADOS, C.A. ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS DEL 01/10/2011 AL 31/10/2011 INGRESOS Ingresos por Ventas ,00 Total Ingresos Netos ,00 COSTO DE VENTA Costo de Venta ( ,12) Total Costo de Venta ( ,12) UTILIDAD BRUTA ,88 GASTOS OPERATIVOS Sueldos y Salarios y demás Remuneraciones ,00 Contribuciones Sociales 905,62 Total Gastos Admin. y Conserv. Inmuebles 1.071,43 Total GASTOS OPERATIVOS (27.477,05) UTILIDAD ANTES APARTADO ,83 UTILIDAD DEL EJERCICIO ,83 29

30 Ilustración 11. Reporte del Balance General de Sandoval & González Asoc, C,A, SANDOVAL Y GONZÁLEZ ASOCIADOS, C.A. BALANCE GENERAL AL 31/10/2011 ACTIVO CIRCULANTES: Caja y Bancos ,47 Cuentas por Cobrar Intercompañías ,00 Inventario Costo de Vivienda ,46 Crédito Fiscal I.V.A. S/Compra ,90 TOTAL CIRCULANTES ,83 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS: Mobiliarios y Equipos 3.062,50 Depreciación Acumulada (153,13) TOTAL PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS 2.909,37 TOTAL ACTIVO ,20 PASIVO: CIRCULANTES: Cuentas por Pagar Socios ,58 GASTOS E IMPUESTOS POR PAGAR: I.S.L.R por Pagar ,68 Retenciones del I.V.A ,40 Retenciones del I.S.L.R ,10 Retenciones del S.S.O. 405,00 Retenciones del P.F. 50,66 TOTAL GASTOS E IMPUESTOS POR PAGAR ,84 TOTAL CIRCULANTES ,42 CRÉDITOS DIFERIDOS: Anticipo Venta de Inmueble ,00 TOTAL CRÉDITO DIFERIDO ,00 TOTAL PASIVO ,42 CAPITAL: Capital Social ,00 Utilidad Acumulada ,95 Utilidad Ejercicio ,83 TOTAL CAPITAL NETO ,78 TOTAL PASIVO Y CAPITAL ,20 30

31 LOGROS Y MÉTODO APLICADO EN LA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE PASANTÍAS Las actividades planificadas y realizadas en el departamento de Contabilidad de Sandoval & González Asoc, C.A., se llevaron a cabo luego de la inducción por parte de la persona encargada de este departamento acerca de como se manejaba el sistema contable de la empresa y explicación de las operaciones inherentes a las actividades de la misma que debían ser registradas, lo cual permito el desarrollo exitoso de las actividades. El plan de trabajo acordado se llevo a cabo satisfactoriamente, excepto por, el acuerdo que se llego con el tutor industrial de no ejecutar la ultima actividad planificada relacionada a la realización de ajustes y cierre al final del ejercicio económico, que englobaba cálculos de depreciación del activo fijo, amortizaciones de gastos, inventario, ajustes a los créditos diferidos, ajuste a los impuestos (I.S.L.R), ajuste por inflación y cierre de las cuentas nominales. La razón de este cambio se debe a que era un proceso amplio que conllevaba mucho tiempo para el análisis de cada partida y por la fecha de finalización de las pasantías no iba a llegar hasta la culminación de la misma. Los medios utilizados para llevar a cabo las actividades correspondientes, fueron los siguientes: Equipos de Oficina: computadoras, impresoras, fotocopiadoras, etc. Formatos establecidos dependiendo de la actividad a realizar: formato de Reposición de Caja Chica, conciliaciones bancarias, retenciones de IVA e I.S.L.R, etc. Leyes y providencias por las cuales deben regirse para dar cumplimiento con sus deberes: Ley de Impuesto al Valor Agregado, Ley de Impuesto Sobre La Renta, Providencia 0071, Providencia 0056, entre otras. Luego de haberse obtenido las bases teóricas necesarias, se procedió a la puesta en práctica de tales conocimientos, pero siempre bajo la supervisión y revisión del tutor industrial. 31

32 FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS Facilidades El sistema contable de la empresa era sencillo y muy fácil de utilizar, de forma que el registro de las transacciones no produjo ninguna complicación. Todos los documentos de la empresa se encontraban archivados de forma eficiente, lo cual permitía buscar rápidamente para verificar cual dato en el área contable. La empresa fue muy abierta en brindarme apoyo para el desarrollo y culminación exitosa de las pasantías. Dificultades Para la realización de las actividades solo se contaba con un equipo computarizado, por lo cual si surgía una situación imprevista que requiriese el uso del mismo entonces se debía paralizar la introducción de datos en el sistema contable. El sistema contable utilizado por la empresa a pesar de cumplir con los requisitos necesarios, no es el más novedoso ya que la versión del Saint es del 4.1 y ya al mercado existen versiones mucho mas actualizadas que les pueden proporcionar herramientas más novedosas. La empresa no cuenta con manuales de procedimientos que orienten a un posible nuevo personal. Aportes dados a la Organización Dado que la empresa Sandoval & González Asoc, C.A., otorgo la oportunidad de realizar las pasantías en sus instalaciones, en contraprestación era necesario dejar un aporte que dejara una buena imagen tanto de mi casa de estudio como de mi persona y futura profesional del área de Contaduría Publica. Además del aporte que conlleva realizar las actividades de manera responsable y puntual, otro de los aportes dados fue la elaboración del organigrama de la empresa donde aplique los conocimientos adquiridos de las materias de Fundamentos de Administración y Organización y 32

33 Métodos, de acuerdo a la información que me proporciono la empresa. Así mismo, en el mes que comencé a realizar las pasantías se creo una Caja Chica, por lo cual otro aporte fue la elaboración de un manual de manejo de Caja Chica para futuros pasantes o personal que labore en la empresa, ambos aportes fueron realizados bajo la asesoría y supervisión del tutor industrial. CONOCIMIENTOS TEÓRICO - PRÁCTICOS ADQUIRIDOS La realización de las pasantías en Sandoval & González Asoc, C.A. fue una experiencia enriquecedora, que reforzó tanto los conocimientos teórico como practico, obtenidos a lo largo de la carrera. Los conocimientos teóricos adquiridos en la ejecución de las actividades realizadas están relacionadas al tema tributario, lo que establecen las leyes acerca de este tema; un caso palpable es el pago de impuesto por la enajenación de inmuebles que establece la ley de I.S.L.R, este es un anticipo de Impuesto Sobre la Renta que se considera como un requisito para dar paso a la operación de venta. Además, gracias a esta práctica puede tener conocimiento de los deberes y formalidades que tiene una empresa al ser calificada como sujeto pasivo especial y su labor como agentes de retención tanto de IVA como I.S.L.R. En cuanto, a la parte practica pude conocer otro sistema contable ya que en la catedra Software Contable y Administrativo nos dan una inducción del sistema contable Galac, lo cual conlleva a poder realizar comparaciones y establecer semejanzas y diferencias entre ambos sistemas, además pude poner en práctica los conocimientos ya adquiridos en mi casa de estudio acerca de caja chica y conciliación bancaria y finalmente visualizar como se lleva el registro contable de las actividades realizadas en una empresa cuya actividad principal es la construcción y venta de inmuebles. 33

34 CONCLUSIONES La realización de pasantías desarrolladas en el Departamento de Contabilidad de la empresa Sandoval & González Asociados, C.A., arrojo las siguientes conclusiones: El uso de un sistema de contabilidad facilita el registro de las transacciones, que se derivan de las actividades realizadas por la empresa, reduciendo el tiempo que se debe emplear para el mismo. La empresa al ser calificada como sujeto pasivo especial, tiene responsabilidades adicionales, en comparación a otras empresas. Esto derivo el estudio cuidadoso para el cumplimiento de sus deberes como contribuyente especial y por consiguiente agente de retención. Se hace indispensable la creación manuales que orienten al nuevo personal; para solventar esta dificultad, se creo un manual de uso de caja chica, con el fin de visualizar el beneficio que conlleva la elaboración manuales y así prevenir futuros errores. La venta de inmuebles deriva el pago de un Impuesto anticipado, para que se pueda dar la operación de venta, este se denomina I.S.L.R por enajenación de inmuebles y debe ser registrado en la contabilidad al momento de darse lugar el registro de la venta. 34

35 RECOMENDACIONES A la universidad La Universidad Nacional Experimental de Guayana es uno de los pilares fundamentales en nuestra formación académica, por tal motivo es recomendado a la universidad seguir preparando a los estudiantes para las practicas profesionales, que le suministre el conocimiento de una metodología laboral, con el fin de prepararlos frente la realidad. Se sugiere aumentar la cantidad de prácticas profesionales antes de obtener el titulo de Licenciados, que permita aumentar más nuestra experiencia laboral. A la empresa A Sandoval & González Asociados, C.A. se le recomienda seguir aceptando pasantes tanto de la Universidad Nacional Experimental de Guayana como de otras universidades, de esta manera estará apoyando el desarrollo profesional. Además se le sugiere comprar mas equipos computarizados que permita facilitar el desarrollo de actividades administrativas y contables de una forma fluida, así como también se le exhorta a la elaboración de manuales que orienten al nuevo personal o a los futuros pasantes acerca de los procesos que se llevan a cabo. A los futuros pasantes Se les hace la recomendación de sacar el máximo provecho al periodo de pasantías, adquiriendo todos los conocimientos que se les suministre tanto a nivel teórico como práctico, que ayudara a ampliar la experiencia en el área de la contabilidad para futuros retos profesionales. 35

36 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Benavente, Néstor (2007) Plan Único de Cuentas Contable (PUC). Venezuela: Legis Editores. Gómez, Francisco (2005) Contabilidad II Semestre (Teoría y Practica). Venezuela: Ediciones Fragor Peña, Esteban (2004). Curso Saint Contable. Recuperado el 20 de diciembre de 2011, de ftp://isis.faces.ula.ve/saint/curso%20saint%20contab.ppt Providencia N SNAT/2005/0056 mediante la cual se designan agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado - Sujetos pasivos calificados como especiales (2005) Gaceta Oficial Nº , Febrero 28, Providencia Nº SNAT/2011/0071 mediante la cual se establece las Normas generales de Emisión de Facturas y otros documentos (2011) Gaceta Oficial Nº , Noviembre 08, Silva M., Jesús (2005) Fundamentos de Contabilidad. Venezuela: Ediciones Co-Bo 36

37 ANEXO 37

38 38