LA OFICINA ADMINISTRATIVA COMO DISEÑO ESPACIAL ACORDE A LAS NECESIDADES DEL TRABAJADOR

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1 LA OFICINA ADMINISTRATIVA COMO DISEÑO ESPACIAL ACORDE A LAS NECESIDADES DEL TRABAJADOR ANDRÉS FELIPE MARÍN GALEANO UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE ARQUITECTURA Y DISEÑO PROGRAMA ARQUITECTURA PRÁCTICAS ACADÉMICAS PEREIRA

2 LA OFICINA ADMINISTRATIVA COMO DISEÑO ESPACIAL ACORDE A LAS NECESIDADES DEL TRABAJADOR ANDRÉS FELIPE MARÍN GALEANO INFORME DE PRÁCTICA ACADÉMICA TUTOR VÍCTOR JULIÁN JIMÉNEZ ARQUITECTO UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE ARQUITECTURA Y DISEÑO PROGRAMA ARQUITECTURA PRÁCTICAS ACADÉMICAS PEREIRA

3 TABLA DE CONTENIDO SÍNTESIS... 5 ABSTRACT... 5 DESCRIPTORES... 5 DESCRIPTORS... 5 INTRODUCCIÓN... 6 LA OFICINA ADMINISTRATIVA COMO DISEÑO ESPACIAL ACORDE A LAS NECESIDADES DEL TRABAJADOR LA OFICINA DESDE LA HISTORIA HASTA NUESTROS DÍAS EL DISEÑO DEL ESPACIO DE TRABAJO Y SUS DETERMINANTES AMBIENTALES Y SOCIALES El ruido La temperatura Iluminación LA PLANTA ARQUITECTÓNICA Y LAS NECESIDADES FUNCIONALES DE LA OFICINA La oficina como espacio flexible CONCLUSIONES REFERENCIAS

4 TABLA DE ILUSTRACIONES ILUSTRACIÓN 1. Primeras oficinas entre ILUSTRACIÓN 2. Edificio de oficinas Johnson Wax, arquitecto Frank Lloyd Wright... 8 ILUSTRACIÓN 3. Ejemplo de un sistema de absorción del sonido en suspensión de formas y colores diferentes que ofrecen un amplio campo para diseñar la acústica y la estética del ambiente ILUSTRACIÓN 4. Diseño bioclimático de extracción del aire caliente y persiana como sistema pasivo de sombra. Edificio Centro Social Calle 94 Compensar Bogotá ILUSTRACIÓN 5. Ejemplo de un espacio para oficinas completamente cerrado en sus costados pero iluminado de forma natural por lucernarios. Edificio de Oficinas Vanguardia: Taller Gonzalo Mardones Viviani Arquitectos ILUSTRACIÓN 6. Ejemplo de un área de bienestar, cafetería Oficinas Directv ILUSTRACIÓN 7. Ejemplo de un espacio abierto oficinas Leasing de Occidente ILUSTRACIÓN 8. Ejemplo de un espacio cerrado Oficinas Advent

5 SÍNTESIS Este documento es una reflexión sobre la importancia del diseño arquitectónico y ergonómico en las oficinas administrativas, y como los diferentes factores ambientales, sociales, espaciales juegan un papel fundamental en el bienestar físico y mental de los trabajadores, además trata de entender la evolución en el diseño de oficinas y como estas se han trasformado según las necesidades de sus usuarios, desarrollándose en diferentes tipologías que son complementadas con los nuevos avances tecnológicos que buscan mejorar las condiciones de confort y de trabajo de sus usuarios. ABSTRACT This document is a reflection on the importance of architectural design and ergonomic in the administrative offices, and how the different environment factors socials, spatial and ergonomics play a role in physical and mental well-being of workers, and try to understand the evolution in the design of offices and how these have been transformed according to the needs of their users, they develops different typologies that are complemented with new technological advances that improve the comfort conditions and work of their users. DESCRIPTORES Diseño, oficinas administrativas, determinantes ambientales, ergonomía, espacio flexible DESCRIPTORS Design, administrative offices, environmental determinants, ergonomics, flexible space 5

6 INTRODUCCIÓN El presente documento hace referencia al diseño arquitectónico de oficinas administrativas y su diferentes desarrollos y tipologías según las necesidades de los usuarios, pues al vivir en un mundo con un gran crecimiento y desarrollo económico donde las empresas se ven forzadas a generar nuevos puestos de trabajo a medida que los organigramas organizacionales van creciendo y las nuevas tecnologías van moldeando la forma en que se desarrolla el trabajo y la interacción con los otros empleados, a convertido a las edificios administrativos en espacios únicos de platas libres con capacidad de trasformase y adaptase a las nuevas necesidades de las empresas y de los empleados que laboran en ellas. Estos motivos son lo que han generado las preguntas suficientes para desarrollar un documento que exprese como deben ser el ideal de diseño espacial que este acorde a las necesidades de los empleados de una empresa, pues no es solo diseñar el espacio como elemento contenedor de las funciones de los empleados sino en entender como diferentes factores externos e internos ya sea de índole ambiental, ergonómica o social favorecen o desfavorecen la funcionalidad y el confort del diseño de una oficina administrativa, por tal motivo el documento platea la siguiente pregunta: Cómo debe ser el diseño espacial de una oficina administrativa para que esté acorde a las necesidades funcionales y ergonómicas de sus usuarios?, la anterior pregunta será respondida en el documento basándose en referentes elaborados por diferentes organizaciones y grupos de profesionales que han buscado soluciones y respuestas a los problemas e inquietudes de diseño en el campo corporativo y empresarial. Para la elaboración del documento fue necesario realizar una investigación complementada con el trabajo desarrollado durante la práctica que fue fundamental para entender la lógica espacial y funcional de un edificio administrativo que debido al crecimiento de la empresa está en constante cambio y trasformación. 6

7 LA OFICINA ADMINISTRATIVA COMO DISEÑO ESPACIAL ACORDE A LAS NECESIDADES DEL TRABAJADOR 1.1 LA OFICINA DESDE LA HISTORIA HASTA NUESTROS DÍAS Anterior al mundo industrializado que se conoce actualmente, la mayoría de las personas vivían de la agricultura y de los oficios artesanales, pero todo esto cambió cuando se generaron los primeros centros urbanos y el desarrollo de pequeños talleres de producción artesanal que se instalaban en las viviendas, en cuyo primer piso se destinaban para el taller, ya que el segundo piso se utilizaba como espacio de administración de la producción, de esta manera empieza a darse el surgimiento de las primeros espacios para oficinas administrativas. Pero el gran cambio ocurre con la llegada de la revolución industrial, pues la consolidación de la industria como motor del desarrollo social y urbano necesitaba espacios para que las personas encargadas de su administración trabajaran de forma cómoda y eficiente por lo cual fue necesario desarrollar edificios destinados a este tipo de función, así es como nacen los primeros edificios de oficinas. En principio los edificios de oficinas eran de poca altura pues aun la tecnología era muy precaria y los materiales constructivos no permitían mayores elevaciones, pero con el desarrollo de los primeros elevadores Otis y la evolución del acero como elemento estructural, permitió llevar a las edificaciones a conquistar las alturas, así se dio la posibilidad de crear los primeros rascacielos, además las nuevas tecnologías dieron la base fundamental para diseñar edificios con iluminación artificial, sistemas de calefacción y la utilización del teléfono como elemento de comunicación. ILUSTRACIÓN 1. Primeras oficinas entre Fuente: 7

8 ILUSTRACIÓN 2. Edificio de oficinas Johnson Wax, arquitecto Frank Lloyd Wright Fuente: La distribución interna de las oficinas era muy similar a un edificio de apartamentos pues estas eran una serie de dependencias separadas entre sí por muros y comunicadas por largos pasillos. En los años 30 y 40 del siglo XX aparecen los primeros aires acondicionados y todo un sistema más complejo de iluminación artificial, además el desarrollo de esquemas de organización funcional en planta fue evolucionando hasta el punto de concebir un espacio único separado por módulos de trabajo inspirados en los esquemas de bibliotecas. Entre los años de 1950 y 1960 aparece una tipología de edificio de oficinas denominada la caja de vidrio, pues concebía una planta libre que permitía gran flexibilidad en la instalación de módulos de trabajo individuales dentro de un gran espacio donde se rompen las jerarquías y la distribución se adapta a las necesidades de sus usuarios. En los siguientes años la imagen de cómo debía ser una oficina ya estaba asimilada alcanzando su cenit en los años 60 y 70. La vinculación de la arquitectura a la tecnología cobro cada vez mayor protagonismo volviendo a las oficinas dependientes de los sistemas ambientales artificiales para su funcionamiento, pero la crisis del petróleo en los años 70 cambiaría el concepto del diseño de este tipo de edificios, pues la necesidad de reducir los consumos energéticos le quito la posibilidad al empleado de controlar su propio sistema ambiental, dando un resultado muy negativo pues el edificio empezó a experimentar patologías de edificio enfermo ya que su habitabilidad era cada día peor. Con la aparición de los primeros ordenadores en la década de los 80, generaron drásticos cambios en el espacio como la manera de organizar el trabajo, de este modo los edificios de oficinas debían adaptase a los nuevos requerimientos, al terminar el siglo XX los edificios 8

9 de oficinas son prácticamente cajas selladas con sistemas ambientales centralizados y espacios flexibles en constante cambio que se reinventan cada día con la evolución tecnológica y las nuevas necesidades de una sociedad humana cada vez más globalizada y comunicada. 1.2 EL DISEÑO DEL ESPACIO DE TRABAJO Y SUS DETERMINANTES AMBIENTALES Y SOCIALES Cuando se habla del diseño del lugar de trabajo podemos decir que se trata de la distribución en planta de los trabajadores respecto a sus elementos de trabajo, como son los escritorios, computadores, archivos etc. Por este motivo los aspectos más importantes para tener en cuenta, encontramos la forma de disponer todos estos elementos adecuadamente, la necesidad de privacidad y territorio, las diversas posturas del trabajador y las distancias entre los equipos. Al diseñar los módulos de trabajo los aspectos sociales tienen mucha relevancia pues deben permitir la interacción entre los diferentes empleados, el espacio debe generar pertenencia y darle la libertad al trabajador para moverse y controlar sus elementos de trabajo, en pocas palabras el espacio debe ser amigable. Se puede decir que la personalidad y el temperamento determinan en muchos casos el tamaño del espacio a utilizar, pero también existen otros factores como son el tipo de profesión o de jerarquía en la empresa la que también sugiere el tamaño de espacio de trabajo. Un ambiente de trabajo se entiende como aquel aspecto fundamental que tiene una incidencia directa ya sea positiva o negativa sobre la productividad laboral, cuando este ambiente no es el correcto genera fatiga física, aburrimiento y falta de motivación, para evitar esto es necesario que los trabajadores cuente con buenas condiciones ambientales para no llegar a estas situaciones negativas. Los factores ambientales que afectan o favorecen la productividad son los siguientes: el ruido, la temperatura, la iluminación y su distribución en torno a los puestos de trabajo. 9

10 1.2.1 El ruido el ruido es un factor ambiental propio de la actividad laboral, que dependiendo de su intensidad puede causas efectos patológicos y psicológicos en la salud humana, pues puede traer confusión y afectar el estado de ánimo del trabajador, además el enmascaramiento del ruido distorsiona la comunicación y afecta la atención del trabajador respecto a sus funciones laborales, estas son las razones por la cual se debe atacar este problema concibiendo estructuras y espacios que minimicen la propagación del ruido y diseñar una planificación acertada que identifique los focos donde se produzca este incomodo factor ambiental, así tomar las medidas necesarias para su control, como el aislamiento de ambientes o de máquinas. ILUSTRACIÓN 3. Ejemplo de un sistema de absorción del sonido en suspensión de formas y colores diferentes que ofrecen un amplio campo para diseñar la acústica y la estética del ambiente. Fuente: Ecophon Saint-Gobain. Diseño acústico en la oficina actual 10

11 1.2.2 La temperatura. La temperatura es sin duda alguna un factor ambiental que afecta de forma contundente el desempeño laboral, pues cuando las condiciones de temperatura son inadecuadas el trabajo se vuelve incomodo, por lo general el diseño de un edificio de oficinas debe tener presente las condiciones ambientales del territorio donde se encuentra ubicado, para ello se ha sugerido orientar el edificio de una forma adecuada para evitar el exceso de calor producto de la incidencia de los rayos solares, o también se recomienda utilizar elementos pasivos de sombra como persianas y cortasoles. Existen algunos casos donde las condiciones propias del ambiente y de la edificación impiden generar estas medida, para ello se recurre a elementos tecnológicos como los aires acondicionados que pueden traer una temperatura ambiental más cómoda pero su consumo energético es muy elevado haciéndolos inviables económicamente a largo plazo, entonces para evitar estos inconvenientes se recomienda que el diseño arquitectónico deba ser bioclimático. ILUSTRACIÓN 4. Diseño bioclimático de extracción del aire caliente y persiana como sistema pasivo de sombra. Edificio Centro Social Calle 94 Compensar Bogotá Fuente: stentables_jorge_ram%edrez.pdf 11

12 1.2.3 Iluminación Siendo la luz el aspecto más importante para ejecutar las actividades laborales de una oficina debe ser a su vez el que más cuidado se deba tener al diseñar el espacio laboral, ya que de una buena iluminación depende en gran medida una buena productividad, para ello se debe tener presente que el grado de iluminación tiene una variación dependiendo del tipo de trabajo pues no todas las actividades requieren de la misma intensidad de luz. La mejor iluminación será la natural siempre y cuando no genere deslumbramientos ni contrates marcados en las sombra, para ello el diseño arquitectónico debe favorecer y manipular estas condiciones de la naturaleza a favor del hombre. Existen casos donde las luz natural es muy poco eficiente y para ello se recurre a la iluminación artificial así sea para iluminar de día o de noche si las jornadas laborales son extendidas en horarios nocturnos. Todas las superficies (techo, piso y paredes) reflejan la luz, la intensidad del reflejo solo varia con el color de las superficies, pues si es clara el reflejo será mayor que si por el contrario fuera oscura, así pues la distribución de la luz debe ser muy cuidadosa y tener prioridad en los puestos de trabajo y permitir a sus usuarios tener control sobre ella para así manipular el grado de iluminación según la comodidad del trabajador. ILUSTRACIÓN 5. Ejemplo de un espacio para oficinas completamente cerrado en sus costados pero iluminado de forma natural por lucernarios. Edificio de Oficinas Vanguardia: Taller Gonzalo Mardones Viviani Arquitectos. Fuente: 12

13 1.3 LA PLANTA ARQUITECTÓNICA Y LAS NECESIDADES FUNCIONALES DE LA OFICINA El mejoramiento de la calidad espacial de una oficina seguramente tendrá como resultado una mejor productividad, esta hipótesis puede ser la más importante a tener en cuenta cuando de diseño de espacios laborales se habla, la sola idea implica que las necesidades espaciales del trabajador serán resueltas de forma apropiada y seguramente evitara futuras modificaciones, pues un buen diseño se destaca cuando aprovecha al máximo el espacio disponible y trata en lo posible de reducir las áreas de circulación y dar prioridad a los espacios destinados al bienestar y a los servicios, todo ello de acuerdo a la funcionalidad de la misma edificación, por esto la organización misma de la planta arquitectónica debe estar íntimamente relacionada al organigrama de la empresa o la relación de los diferentes procesos que desarrollaran sus actividades en dichos espacios. ILUSTRACIÓN 6. Ejemplo de un área de bienestar, cafetería Oficinas Directv. Fuente: Es muy lógico suponer que durante el largo tiempo de vida de una edificación su mantenimiento será quien determine su viabilidad misma, pues hacer una edificación con materiales que puedan ser muy económicos pero su tiempo de utilidad sea mínimo no corresponde con los modelos actuales de sostenibilidad y reducción de la huella ecológica, esto nos sugiere que los materiales escogidos requieran de poco mantenimiento, y en lo posible sean de origen local con desperdicios mínimos durante la construcción, todo ello sin olvidar que los acabados y colores escogidos serán la imagen que la empresa proyecte a sus empleados y clientes. 13

14 1.3.1 La oficina como espacio flexible La forma en que la oficina se concibe actualmente responde a criterios de flexibilidad y trasformación constante, por ello el concepto de flexible es aquel que permita desarrollar un espacio donde se puedan crear ambientes abiertos o cerrados según las necesidades de los empleados de una empresa, pues la forma en que deba trabajar cada empleado será diferente según su cargo y seguramente requieran espacios para desarrollar sus actividades de forma grupal o confidencial. ILUSTRACIÓN 7. Ejemplo de un espacio abierto oficinas Leasing de Occidente Fuente: Los espacios para oficinas de acuerdo a su función se dividen en tres tipologías: espacios abiertos, espacios cerrados y espacios de servicio. En los espacios abiertos se emplazan los módulos de trabajo y normalmente ocupan el 70% del espacio disponible y su iluminación debe ser la más eficiente, además debe estar aislado de las circulaciones de alta densidad pues de esta manera se evitara que los trabajadores no se desconcentren de sus actividades. La segunda tipología son los espacios de carácter cerrados, y en ellos se desarrollan actividades que requieran mayor grado de privacidad, por eso su ocupación dentro del espacio total disponible es del 15% y se recomienda que al diseñar esta tipología espacial la funcionalidad prime sobre la jerarquía, la última tipología es la destinada a los servicios que son todos aquellos que ofrezcan un servicio general al funcionamiento de la oficina como son las estaciones de café, impresión y casilleros, su ocupación dentro de la oficina 14

15 corresponde al 15% del área útil restante. Estos porcentajes fueron extraídos de la guía de criterios de diseño para los espacios administrativos de la UNED. ILUSTRACIÓN 8. Ejemplo de un espacio cerrado Oficinas Advent Fuente: 15

16 CONCLUSIONES Al entender las necesidades de los trabajadores de una oficina a nivel espacial, ergonómico y ambiental, se lograr resultados eficientes en el diseño de un espacio laboral, y con la ayuda de la tecnología y la implementación de nuevos materiales constructivos, la forma de hacer arquitectura corporativa ha ido evolucionando positivamente ya que no solo se pretende generar un bienestar al usurario si no que a su vez crear la posibilidad de construir un entorno amigable que permita dar la suficiente libertad de generar esa idea de espacio donde no solo se trabaje sino que también permita la interacción con las demás personas, que las motive y evite crear en ellas patologías que afecten su bienestar. Las determinantes ambientales y sociales como lo son el ruido, la temperatura y la iluminación afectan directamente el espacio de trabajo y la productividad, esto nos sugiere que el diseño arquitectónico del espacio laboral debe dar soluciones contundentes encaminadas al bienestar y confort de los usuarios de un edificio de oficinas, atacando directamente los factores que generan incomodidad, en el caso del ruido con el diseño de paneles o elementos que minimicen la propagación del mismo, en el caso de la temperatura es muy acertado dar una orientación adecuada a la edificación respecto al sol, pero también las soluciones tecnológicas pueden ser de gran ayuda como los elementos pasivos de sombra o los sistemas de aire acondicionado, y por último un buen diseño arquitectónico permitirá que la iluminación sea natural para así reducir los costos energéticos que genera la utilización de iluminación artificial y evitar daños en el sistema visual humano. La planta arquitectónica de un edificio de oficinas debe ser flexible para permitir las futuras modificaciones, pues al trascurrir el tiempo los organigramas empresariales y la llegada de nuevas tecnologías trasforman la forma en que se desarrollan las actividades dentro de la edificación generando espacios que un hoy pueden ser abiertos mañana tal vez se requiere que sean cerrados. Se sabe que una buena arquitectura para sobrevivir en el tiempo de tener la capacidad de ser trasformada sin cambiar su esencia. 16

17 REFERENCIAS Llaneza Álvarez Javier /lex nova /Ergonomía y psicosociología aplicada manual para la formación del especialista / edición 13 Diseño del puesto de trabajo en oficinas y despachos en las administraciones públicas/ instituto regional de seguridad y salud en el trabajo/ consejería de empleo y mujer comunidad de Madrid Ramírez Cavassa C (2006). Ergonomía y productividad. Segunda edición. México D.F editorial Limusa Revista axxis (2013) Espacios Funcionales, ediciones gamma, edición G office, UNED (2010), Concepción del entorno de trabajo-guía de criterios de diseño para los espacios administrativos de la UNED, España, versión Sánchez (2009) manual de diseño para oficinas mercantil seguros, versión Ecophon Saint-Gobain. Diseño acústico en la oficina actual ntables_jorge_ram%edrez.pdf