UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS IMPLANTACIÓN DE CONTABILIDAD ANALÍTICA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS IMPLANTACIÓN DE CONTABILIDAD ANALÍTICA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID 1

2 ÍNDICE DEL CLAUSURADO 1. OBJETO DEL CONTRATO OBJETIVOS REQUISITOS A SATISFACER REQUISITOS GENERALES REQUISITOS NO FUNCIONALES REQUISITOS TÉCNICOS CONSIDERACIONES SOBRE LA CONTABILIDAD DE COSTES ELEMENTOS DEL MODELO OBJETIVOS DEL MODELO USUARIOS DE LA INFORMACIÓN COMPONENTES DEL PROYECTO DE PERSONALIZACIÓN EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE LA CONTABILIDAD DE COSTES CONSIDERACIONES GENERALES FASES DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN PERSONALIZACIÓN DEL MODELO DE COSTES IMPLEMENTACIÓN DEL APLICATIVO INFORMÁTICO NOMBRAMIENTO DE RESPONSABLES INSTALACIÓN DEL SISTEMA PARAMETRIZACIÓN, PERSONALIZACIÓN Y CARGA DE DATOS FORMACIÓN Y DESPLIEGUE APOYO IN SITU SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACIÓN METODOLOGÍA DOCUMENTOS A ENTREGAR TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA DOCUMENTACIÓN DE LOS TRABAJOS ACEPTACIÓN DE LOS TRABAJOS PROPIEDAD INTELECTUAL CONFIDENCIALIDAD PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES GARANTÍA DE LOS TRABAJOS FORMA DE PAGO GESTIÓN DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN HITOS PARCIALES DEL PROYECTO SEGUIMIENTO Y CONTROL ACEPTACIÓN FINAL ESTÁNDARES DE APLICACIÓN CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LAS OFERTAS

3 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS IMPLANTACIÓN DE CONTABILIDAD ANALÍTICA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID 1.- OBJETO DEL CONTRATO 1.1. OBJETIVOS El objeto del presente contrato es la implantación de una aplicación para la gestión de la contabilidad analítica en la Universidad Politécnica de Madrid. Comprende dos fases principales: Adaptación del modelo de costes recogido en el MODELO DE CONTABILIDAD ANALÍTICA PARA UNIVERSIDADES, PARTICULARIZACIÓN DEL MODELO CANOA a la realidad de la Universidad Politécnica de Madrid. En definitiva se trata de la personalización del modelo de costes a la propia Universidad considerando su estructura organizativa y económica, objetivos definidos y situación de partida. Informatización de dicho modelo contable de forma que se implemente el modelo y se realice el cálculo de costes acorde al proceso de reparto establecido y en respuesta del modelo DE CONTABILIDAD ANALÍTICA PARA UNIVERSIDADES, PARTICULARIZACIÓN DEL MODELO CANOA. 2.- REQUISITOS A SATISFACER 2.1. REQUISITOS GENERALES A fin de poder dar respuesta a las necesidades anteriores, se plantean los siguientes requisitos generales para la ejecución de los trabajos: Métodos de trabajo: Los métodos de trabajo serán los marcados por la Universidad Politécnica de Madrid. Se valorará positivamente el empleo de su Metodología de Gestión de Proyectos Informáticos en lo referente al despliegue y puesta en marcha del sistema informático. Uso de las herramientas corporativas: Siempre que existan, los trabajos se realizarán empleando las herramientas corporativas definidas por la Universidad Politécnica de Madrid. Trabajo en colaboración con la Universidad: Los trabajos se desarrollarán bajo la dirección técnica y funcional de la Universidad y se crearán los grupos de trabajo pertinentes de acuerdo con el adjudicatario del contrato. Experiencia previa: Se valorará la experiencia previa en proyectos de sector público, sobre todo en las áreas de Arquitectura de Software, Gestión 3

4 Económica, Académica y Administrativa en Universidades y Administración Electrónica REQUISITOS NO FUNCIONALES Se deberán de atender los siguientes requisitos no funcionales: En caso de proponerse desarrollos sobre los sistemas de información existentes, se valorará positivamente que dichos desarrollos se implementen bajo los Estándares, Infraestructura y Framework de la Universidad Politécnica de Madrid. Implementación de mecanismos seguridad para obtener distintos accesos y autorizaciones por perfil. Se deberán de utilizar los sistemas de autenticación y autorización existentes en la Universidad Politécnica de Madrid. Usabilidad de la herramienta. Tiempo de respuesta de la herramienta. Se deberán de realizar pruebas de carga y estrés, antes de la aceptación final de los trabajos por parte de la Universidad Politécnica de Madrid. Se valorará positivamente la Internacionalización de etiquetas y contenidos, auditoría, accesibilidad, multicanalidad e integración con la suite ofimática (MS Office) existente en la Universidad Politécnica de Madrid en los casos de aplicación. Se valorará positivamente que la solución técnica propuesta sea funcional bajo los sistemas habituales de virtualización (VMWare, XenServer, ). Integración con sistemas corporativos de la Universidad Politécnica de Madrid. Para cada sistema de información sobre el que se planifique la obtención de información se podrán plantear distintos niveles de integración que serán valorados de forma distinta. Estos niveles podrían ser los siguientes (Relación de posibles niveles de integración de menor a mayor valoración): 1. No se plantea integración. 2. Integración a base de cargas manuales puntuales. 3. Integración automática no programable mediante carga de ficheros en formato electrónico. 4. Integración automática programable mediante carga de ficheros o consumo de servicios web con necesidad de intervención de personal cualificado. 5. Integración automática programable mediante carga de ficheros, consumo de servicios web o mediante opción de menú, sin necesidad de intervención de personal cualificado. 6. Integración directa con el sistema de información, de forma transparente para el usuario final. Para tener en cuenta la integración que se aporte será imprescindible que se entregue toda la documentación necesaria para poder tener una comprensión completa de la solución propuesta, por ejemplo, en los casos en los que existan formatos intermedios, se deberán de aportar detalles de dichos formatos y cómo esos ficheros se importarán en el sistema de información de contabilidad de costes. 4

5 Los licitadores podrán igualmente ofertar desarrollos a medida sobre los sistemas de información existentes con el objeto de obtener los ficheros, extremo éste que será valorado positivamente REQUISITOS TÉCNICOS En lo concerniente a los desarrollos o sistemas de información que estén destinados al canal web, se deberá asegurar que sean completamente funcionales bajo los siguientes navegadores, al menos: Mozilla Firefox (versión 2 o superior) Microsoft Internet Explorer (versión 7 o superior) Aunque en menor medida, se valorará también que los desarrollos o los sistemas de información destinados al canal web soporten otros navegadores como Google Chrome, Safari u Opera CONSIDERACIONES SOBRE LA CONTABILIDAD DE COSTES ELEMENTOS DEL MODELO La personalización del modelo de contabilidad analítica del MODELO DE CONTABILIDAD ANALÍTICA PARA UNIVERSIDADES a la UPM implica la concreción de las sugerencias y recomendaciones propuestas en aquél a la realidad de ésta, circunstancia que obliga a alcanzar un adecuado conocimiento de su cadena de valor, procesos de gestión, servicios prestados, y demás características de su actividad. Desde la óptica de los costes, el trabajo se materializa en la individualización de los componentes que integran el modelo que, de acuerdo con el MODELO DE CONTABILIDAD ANALÍTICA PARA UNIVERSIDADES, se concretan en: Elementos de coste Cada una de las categorías significativas en que se clasifican los consumos de la UPM agrupados por sus características económicas y el nivel de información que requiera el sujeto contable. Elementos de ingreso Se definirán los ingresos que recibe la UPM para la determinación de márgenes de cobertura de las actividades y servicios prestados y de los resultados globales de la institución. Centros de coste y responsabilidad Representan los lugares, físicos o virtuales, dónde como consecuencia del proceso productivo de la UPM, se consumen los recursos que se incorporan a la actividades, entendidas éstas en un sentido amplio como el conjunto de operaciones de todo tipo que crean productos y servicios. Actividades/servicios Actuaciones que tienen como objeto la obtención, mediata o inmediata de los productos, bienes o servicios que constituye el resultado de una actividad o de un conjunto de ellas- ofertados por la UPM, mediante un proceso productivo en el que se incorpora un valor añadido. 5

6 Relaciones internas Constituyen el núcleo básico de la propuesta del MODELO DE CONTABILIDAD ANALÍTICA PARA UNIVERSIDADES (MODELO CANOA) en cuanto definen el proceso de formación de costes, márgenes y resultados de la UPM y suponen, en consecuencia, la guía del proceso de personalización. Criterios de reparto e imputación Se materializan en las bases de reparto que constituyen la herramienta formal que permite la distribución del coste de los elementos entre los distintos objetos de coste -centros, actividades- considerados en la UPM. Sistemas de gestión que proporcionan información al modelo Subsistemas del Sistema de Información Económica de la UPM, de los que se obtendrá la información que requiere el modelo de costes -sistema de gestión de justificantes de gastos, sistema de gestión de personal, sistema de gestión de inmovilizado, sistema de gestión de almacenes, sistema de gestión de ingresos OBJETIVOS DEL MODELO De acuerdo con el MODELO DE CONTABILIDAD ANALÍTICA PARA UNIVERSIDADES (MODELO CANOA), cabe identificar los siguientes objetivos para el sistema de contabilidad analítica de la UPM: Cálculo del coste: de los servicios universitarios finalistas (docencia, investigación, ). de otros servicios universitarios intermedios (bibliotecas, reprografía, ). de las actividades de dirección y administración. de los recursos empleados. de los centros de actividad y responsabilidad. Valoración de activos generados por su actividad. Cálculo de márgenes de cobertura de los servicios universitarios. Evaluación de la eficiencia y economía con la que gestiona los recursos públicos. Obtención de información adecuada para orientar la toma de decisiones en la UPM. Confección de información para orientar la fijación de tasas y precios públicos de los servicios universitarios que presta. Generación de información para facilitar la presupuestación y el control. Elaboración de información para la captación de financiación de entidades públicas o privadas. Comparabilidad con otras universidades de su Comunidad Autónoma, nacionales de otras C.C.A.A. o extranjeras. Lógicamente, el proceso de personalización, aunque se estructure sobre la base de la adecuada identificación de los elementos del modelo, debe estar permanentemente orientado a la cobertura de tales objetivos, con indicación expresa de la relación de éstos con aquéllos. Es decir, como componente de valor de los trabajos de personalización se aportará una guía de las relaciones entre los diferentes outputs informativos y sus aplicaciones para la satisfacción de los objetivos generales del modelo USUARIOS DE LA INFORMACIÓN El proyecto de personalización debe, asimismo, tener presente continuamente su orientación para la satisfacción de las necesidades informativas de los usuarios. De esta forma, si bien es cierto que ello se concretará en la programación de un módulo informático con la suficiente flexibilidad para una gestión personalizada de la 6

7 información que procesa, no lo es menos, que los trabajos iniciales de personalización deben constituir la base que guíe al usuario sobre la explotación de las posibilidades que el sistema brinda. De esta forma, es preciso identificar los diversos grupos de usuarios internos y características de sus principales requerimientos y personalizarlos en la UPM: Nivel 1: Órganos de alta dirección (Rector, Consejo Social, Gerente, Vicerrector de Asuntos Económicos, ). Requieren información agregada y de carácter general sobre los costes, ingresos y márgenes de los distintos servicios universitarios. Nivel 2: Órganos de gestión funcional intermedia (Decanos y Directores de Centro, Directores de Departamento, Jefes de Servicio). Precisan información específica sobre el funcionamiento del centro o servicio que gestionan. Nivel 3: Órganos de gestión funcional operativa (Responsables de gestión del gasto, Responsables económicos servicios administrativos). Demandan información específica para el adecuado desempeño de sus funciones (cumplimiento de la legalidad, información a otros usuarios, rendición de cuentas, relaciones con auditores, etc.). Están vinculados con el mantenimiento de los sistemas transaccionales de procesamiento de la información. Así como los externos a la UPM respecto a los que por obligaciones de rendición de cuentas o por conveniencia de comunicación institucional es preciso transmitir información sobre las actuaciones y logros alcanzados. Nivel 4: Usuarios externos a la UPM (Administración, empresas privadas, etc.). Demandan información agregada y genérica sobre los recursos aplicados y logros conseguidos por la organización COMPONENTES DEL PROYECTO DE PERSONALIZACIÓN De acuerdo con lo expuesto, el proyecto de personalización presenta los siguientes componentes: Análisis de la estructura orgánica de la UPM, con organigrama e inventario o mapa de actividades por centros. Personalización del modelo de contabilidad analítica del MODELO DE CONTABILIDAD ANALÍTICA PARA UNIVERSIDADES a la UPM: Delimitación de elementos de coste Criterios de reconocimiento, medición y valoración Criterios de distribución Definición de indicadores de coste por elementos Enlace con otros sistemas de gestión Identificación de centros de coste Calificación de la naturaleza y comportamiento del centro Tratamiento de los costes acumulados Criterios e itinerario de distribución Definición y estructura de indicadores de coste de los centros Enlace con otros sistemas de gestión Delimitación de actividades y servicios Inventario de actividades por centros de coste Calificación de actividades y servicios Tratamiento de los costes acumulados 7

8 Criterios de reparto e itinerarios de formación de costes operativos, funcionales y totales de los centros Definición y estructura de indicadores de coste de actividades y servicios Enlace con otros sistemas de gestión Definición de ingresos y márgenes Criterios de reconocimiento y valoración de ingresos Análisis de la imputación a márgenes específicos o globales Definición de indicadores de ingresos Enlace con otros sistemas de gestión Desarrollo de otros indicadores de gestión Indicadores de inputs, outputs y outcomes Indicadores presupuestarios y contables, de organización, sociales, de entorno y de impacto Indicadores de economía, eficiencia y eficacia 2.3. EL PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE LA CONTABILIDAD DE COSTES CONSIDERACIONES GENERALES Como se indicó en anteriores apartados, el proceso de personalización descansa en un riguroso análisis de la cadena de valor y procesos de gestión de la UPM y, en consecuencia, define un itinerario de actuaciones delimitado por las relaciones causaefecto que subyacen en aquélla FASES DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN Los trabajos de personalización están definidos por la naturaleza de los procesos descritos y cabe secuenciarlo en las siguientes etapas, diferenciadas en dos grandes bloques: Personalización del modelo de costes Implementación de la aplicación informática PERSONALIZACIÓN DEL MODELO DE COSTES Identificación de los servicios prestados por la UPM Inventario de actividades-. Catalogación de los centros de coste de la UPM Inventario de centros de coste-. Análisis de las actividades desarrolladas por los centros Mapa de actividades por centros-. Estudio de los elementos de coste de la UPM Clasificación de elementos de coste. Fijación criterios de reparto Inventario de bases y criterios de reparto de la UPM. Estudio de los ingresos de la UPM Relación de ingresos con actividades y formación de márgenes-. Definición de outputs informativos del modelo Desarrollo de indicadores de coste, gestión y presupuestarios para la UPM -. No obstante, dicho itinerario supone una propuesta formal orientativa de las prelaciones lógicas que orientarán el proceso de personalización, pues todas las fases que lo integran están relacionadas y suponen un continuo caracterizado por un constate flujo de información. 8

9 IMPLEMENTACIÓN DEL APLICATIVO INFORMÁTICO Despliegue del componente Contabilidad Analítica Parametrización, personalización y carga de datos inicial con el modelo contable definido. Fase de despliegue: Formación a usuarios. Apoyo in situ para la explotación NOMBRAMIENTO DE RESPONSABLES El proceso de implantación se inicia con la reunión de arranque del proyecto, en la que se plantean los objetivos del mismo y en la que se nombran los responsables de llevarlo a cabo, tanto por parte de la Universidad como por parte de EL ADJUDICATARIO. Se deberán aportar los medios personales suficientes para cubrir las necesidades y se especificarán las jornadas mínimas estimadas para realizar los trabajos objeto del presente contrato. El oferente deberá calibrar la adscripción de los roles del equipo de trabajo a currículos pertinentes, señalando de forma clara la experiencia de cada uno de ellos tanto desde el punto de vista cuantitativo como cualitativo, optando a aumentar bien sus capacidades bien el uso de recursos. EL ADJUDICATARIO pondrá a disposición de la implantación los siguientes recursos, necesarios para una correcta puesta en marcha del sistema. Director de proyecto. Será el máximo responsable de la implantación de la aplicación en la Universidad. Realizará las labores de planificación, organización, control y seguimiento. Consultores. Serán los encargados de realizar el estudio de la Universidad y de coordinar a los técnicos de implantación para la personalización, formación y apoyo in situ. Técnicos de implantación. Serán los responsables de la personalización y configuración de la herramienta, cargas de datos, formación a usuarios y apoyo in situ. El nombramiento de responsables por parte de EL ADJUDICATARIO se llevará a cabo al comienzo de la implantación del sistema, en la reunión inicial en la que se marcan las pautas a seguir. La falsedad en el nivel de conocimientos técnicos de cualquier miembro del personal ofertado, deducida del contraste entre la información proporcionada en el apartado de la oferta Equipo de Trabajo y los conocimientos reales demostrados en la ejecución de los trabajos, implicará la sustitución del técnico y una penalización equivalente a 50 horas del coste del nuevo técnico, respetando los perfiles declarados para los mismos. La rotación de personal no aceptada por la Universidad Politécnica de Madrid será penalizada con la deducción en el pago del importe correspondiente a 50 horas del coste del nuevo técnico que sustituya al saliente. En el supuesto de más de tres reiteraciones en el acometimiento de falsedades o rotaciones de personal no aceptadas, se podrá proceder a la resolución del contrato. 9

10 INSTALACIÓN DEL SISTEMA La segunda fase de la implantación de la contabilidad de costes pasa por la instalación por la Universidad de la infraestructura necesaria para poner en marcha la aplicación informática en la Universidad PARAMETRIZACIÓN, PERSONALIZACIÓN Y CARGA DE DATOS Durante la fase de consultoría, como resultado de la personalización del modelo de costes en la Universidad, se habrán definido las diferentes configuraciones, personalizaciones y cargas de datos que se deben llevar a cabo para la puesta en marcha del sistema. También se habrá definido la integración de datos con los sistemas de gestión transaccionales. Será en la fase de implantación del sistema informático cuando se realice la carga de datos en el sistema y la parametrización del componente Contabilidad Analítica, de forma que todos los datos estén disponibles de cara a la puesta en producción del sistema. Para ello se realizarán las siguientes tareas: Carga de estructuras del módulo. Se darán de alta las estructuras esenciales del modelo de costes: centros, elementos, actividades, mapas de procesos, criterios de reparto, etc., con los datos definidos en la fase de personalización del modelo. Actualización en el sistema de la información de los sistemas orígenes (aplicaciones presupuestarias, orgánicas, etc.). En este caso se distinguirán los siguientes escenarios: La información se tomará directamente de los propios sistemas (UXXI- ECONÓMICO, UXXI-ACADÉMICO) Para los sistemas externos será necesario previamente el desarrollo de las vistas que den los datos definidos en los interfaces propuestos tras lo cual podrá realizarse el aprovisionamiento de dicha información en el componente de Contabilidad Analítica. Carga de las equivalencias entre estructuras del módulo y estructuras de los sistemas orígenes de información. Se cargarán las equivalencias establecidas en la fase de consultoría entre entidades propias de coste y su equivalente de los sistemas económicos que aporten información al modelo. Definición de los parámetros configurables del módulo. Se actualizarán aquellos parámetros configurables del sistema que mejor se adapten al procedimiento de trabajo de la Universidad. Definición y alta de los permisos y usuarios del módulo. Se darán de alta en el sistema los usuarios que accederán al componente de contabilidad analítica, asignando a cada uno de ellos los permisos de acceso y tramitación que requieran según su perfil de acceso. Personalización de los informes. Se analizarán los informes de análisis de la información que se pueden obtener del sistema detectando si es preciso abordar personalizaciones de los mismos para adecuarse a las salidas de información que requiera la Universidad. El alcance de esta actividad queda limitado a 40 horas. 10

11 Como resultado, el consultor de EL ADJUDICATARIO, elaborará, en colaboración con el responsable de la implantación en la Universidad, un manual de procedimiento de explotación del módulo adaptado a la UPM en la que se recojan aquellas pautas de actuación en la utilización del sistema, entre otras las siguientes: Listado de tareas a realizar por cada uno de los usuarios. Definición del procedimiento de actualización de la información de los sistemas orígenes y su posterior actualización en el componente de Contabilidad Analítica. Definición del procedimiento para la incorporación a coste de la información económica. Procedimiento para la realización de simulaciones y repartos de costes. Administración del componente de Contabilidad Analítica FORMACIÓN Y DESPLIEGUE Contabilidad Analítica distingue dos facetas con usuarios finales muy distintos: Gestión del módulo: orientado al gestor contable (responsable funcional del sistema) que asuma la parametrización del sistema, aprovisionamiento e incorporación a costes del a información origen, generación de procesos de reparto y mantenimiento de la aplicación una vez que finalice la implantación. Explotación de Información: análisis de la información de costes resultado de los procesos de reparto ya lanzados en el sistema y destinado a cualquier usuario integrante en los distintos colectivos que se han mencionado anteriormente como los órganos de dirección o los órganos de gestión funcional. La formación completa de Contabilidad Analítica va dirigida a los usuarios gestores del módulo que no serán más de tres personas. Se impartirá poco tiempo antes de comenzar a utilizar el sistema, bien en fase de pruebas o directamente en explotación de forma que el aprovechamiento de la misma sea total. La formación se orientará a los procesos definidos facilitando la comprensión del usuario y garantizando una adecuada explotación de la herramienta. La formación irá acompañada de: Programa formativo y documentación personalizada para los usuarios de la UPM. Guía rápida de procesos de Contabilidad Analítica. Unidad didáctica como soporte a la formación para la explicación de los conceptos básicos manejados en el módulo. Diplomas de asistencia. El contenido de la formación en Contabilidad Analítica recoge: Administración. Se incide en la definición de las tablas, estructuras, permisos, parámetros y relaciones del módulo con otros sistemas de gestión. Carga de Datos. Se incide en todos los procesos para nutrir al módulo de la información necesaria para realizar el cálculo de los costes. Procesos de Reparto. Opciones que ofrece el módulo para realizar los procesos de reparto de los costes previamente cargados en el sistema. Consultas de Reparto. Se impartirá formación sobre las salidas que ofrece el sistema de los costes calculados a partir del proceso de reparto. Es precisamente en este último punto donde puede ser preciso valorar una formación de despliegue a los usuarios destinatarios de la información de costes proporcionada por el sistema. En función de los colectivos usuarios, de los objetivos e informes 11

12 definidos en la personalización puede ser interesante una forma u otra de realizar el despliegue de la herramienta. El uso de la misma deberá ser muy intuitivo por lo que no necesariamente tiene que ser una formación presencial pero en todo caso debe valorarse cómo desplegar la explotación de la información en la Universidad Politécnica de Madrid APOYO IN SITU Tras la puesta en producción del componente la Universidad contará con el apoyo in situ del consultor de EL ADJUDICATARIO para la asistencia en los primeros momentos de la implantación. En esta fase se resolverán las dudas de gestión, de explotación de la información y de utilización del módulo de los responsables y usuarios del sistema afianzando así la implantación de Contabilidad Analítica en la Universidad. Entre las actividades a realizar en esta fase se destacan: Apoyo para la incorporación a costes de la información económica de los sistemas orígenes. Se trata de lanzar en el sistema los procesos para transformar la información económica de los sistemas orígenes (por ejemplo la ejecución presupuestaria, nóminas, etc.) en información propia de Contabilidad Analítica. Apoyo para la realización en el sistema de un proceso de reparto. Una vez que la información económica de los sistemas orígenes se ha traducido a información de coste, se podrá generar un proceso de reparto para la posterior explotación de la información. Apoyo en la revisión de los informes sobre cálculos de coste obtenidos en el sistema. Se podrá revisar, junto con los responsables de la Universidad, el resultado del reparto analizando los informes que se pueden obtener del sistema SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACIÓN Es fundamental que exista una fluida comunicación entre EL ADJUDICATARIO y la Universidad durante todo el proceso de la implantación, comunicación que aunque tendrá lugar día a día, se potenciará con la realización de las reuniones de seguimiento que sean necesarias a las que asistirán los responsables por ambas partes de la implantación y que tendrán el objetivo principal de impulsar, controlar y revisar la ejecución del proyecto suponiendo una garantía fundamental en el buen término de la implantación. 3.- METODOLOGÍA Siempre que sea de aplicación, se deberá de utilizar como metodología de análisis, diseño, desarrollo e implantación del sistema de información la metodología vigente en ese momento en el Servicio de Planificación Informática y Comunicaciones, en lo referente a los procesos a desarrollar y documentación a generar. Además, las empresas ofertantes deberán detallar las metodologías adicionales que pretenda utilizar para el desarrollo de las diferentes tareas a desarrollar, teniendo en cuenta que, si bien puede ser posible utilizar metodologías alternativas, en ningún caso podrán entrar en conflicto con la metodología vigente en el Servicio de Planificación Informática y Comunicaciones. 12

13 4.- DOCUMENTOS A ENTREGAR A la conclusión del proyecto, se deberán proporcionar los siguientes documentos: Nombre Actas de reunión Descripción Se entregarán las actas de las reuniones mantenidas, tanto las internas como las asociadas a extracción de requisitos, exploración de usabilidad, validación de escenarios, comprobación de prototipos, auditoría de hitos y documentos, estrategias de reconducción del proyecto en general, las que supongan bien una parte de la esencia evolutiva de los trabajos bien en un punto crítico de inflexión o indiferencia para el trabajo en el proyecto. Planificación de trabajos Se entregará una planificación que posea una estimación de tareas y recursos necesarios para la ejecución de los trabajos objeto del presente procedimiento. Especificación de recursos Detalle del tipo de trabajo que participará en la realización del proyecto y el tiempo requerido de cada uno de ellos. Documentación resultante de la consultoría de costes Será todo el conjunto de documentos resultantes de la fase de consultoría, que deberán de estar detallados de forma expresa e inequívoca de la oferta. Especificación de todas Requisitos de implantación Requisitos relacionados con la formación, infraestructura e instalación necesarios para preparar y organizar los recursos propios necesarios para la implantación. Documento de Especificación de la Entrega Documento con la especificación de los elementos de software entregados, así como la funcionalidad que recogen. Manual de instalación y configuración Documento donde se describe el entorno del Hardware y Software necesario para el despliegue de la aplicación, la configuración necesaria, tanto para el Sistema Operativo como para el Software Base, así como los procedimientos de compilación, despliegue y configuración de la aplicación. Manuales de usuario Documento que proporciona información al usuario para el conocimiento y manejo de las funcionalidades del sistema (en función de su perfil). 13

14 4.1. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a facilitar, en todo momento, a las personas designadas por la Universidad a tales efectos, la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos. A la finalización del contrato, el personal de la Universidad habrá sido capacitado de forma tal que pueda asumir un primer nivel de gestión y monitorización del sistema DOCUMENTACIÓN DE LOS TRABAJOS La documentación generada durante la ejecución del contrato será de propiedad exclusiva de la Universidad Politécnica de Madrid, sin que el contratista pueda conservarla, ni obtener copia de la misma ni facilitarla a terceros sin la expresa autorización de esta Universidad, previa petición formal con expresión del fin. Se entregará dicha documentación en castellano y, sin perjuicio de que pueda ser entregada en otros soportes, en el soporte digital que requiera la Universidad Politécnica de Madrid y que se acuerde para facilitar el tratamiento y reproducción de los mismos. Se requerirá por parte de la Universidad una copia en papel correctamente encuadernada. El adjudicatario deberá suministrar a la Universidad Politécnica de Madrid las nuevas versiones de la documentación que se vayan produciendo ACEPTACIÓN DE LOS TRABAJOS Los trabajos entregados deben realizarse con los estándares y niveles de calidad exigidos por la Universidad Politécnica de Madrid. A tal efecto, el equipo de trabajo debe redactar un Plan de Pruebas, consensuado con la Universidad Politécnica de Madrid, que describa las tareas a llevar a cabo para garantizar la corrección y adecuación a los estándares de aplicación. Este plan de pruebas debe incluir, como mínimo, las siguientes verificaciones: Que el trabajo resultante, se adapte al modelo de costes recogido en el MODELO DE CONTABILIDAD ANALÍTICA PARA UNIVERSIDADES, PARTICULARIZACIÓN DEL MODELO CANOA, teniendo en cuenta las particularidades de la Universidad Politécnica de Madrid. En cuanto a la aplicación informática, la propia implementación de la misma con los resultados obtenidos, permitirán aceptar la entrega del producto por la carga de la personalización previamente validada en el sistema y un resultado del cálculo de costes que se analizará de modo conjunto para detectar cualquier anomalía. Pruebas de rendimiento. Que verificarán que el sistema proporciona las prestaciones requeridas bajo las cargas que se consideren oportunas por parte de la Universidad Politécnica de Madrid. En base al número de usuarios esperados, se identificarán los escenarios de carga habituales y requeridos. 14

15 Verificación Arranque Parada Configuración Logs Descripción Se verificará que el sistema es arrancable siguiendo los pasos descritos en los procedimientos de operación. Se verificará que el sistema puede ser parado de forma correcta según lo indicado en los procedimientos de operación. Se verificará la correcta parametrización del sistema, y que los procedimientos de operación reflejen de forma correcta los posibles cambios en esta configuración. Se verificará que la aplicación genera correctamente los logs de operación y auditoría correspondientes PROPIEDAD INTELECTUAL Sin perjuicio de lo dispuesto por la legislación vigente en materia de propiedad intelectual y de protección jurídica de las instalaciones informáticas, el adjudicatario acepta expresamente que la titularidad y los derechos de explotación de las instalaciones informáticas, de la documentación generada tanto en el proceso de consultoría como de implantación del sistema de información, y de los programas desarrollados al amparo del presente contrato corresponden únicamente a la Universidad Politécnica de Madrid, con exclusividad y a todos los efectos CONFIDENCIALIDAD El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros a ningún efecto. Todos los desarrollos habrán de permitir que la Universidad Politécnica de Madrid cumpla la legislación citada anteriormente. Asimismo, toda la información que se ponga a disposición de las empresas ofertantes de cara a realizar los trabajos objeto de este contrato (componentes software, normativas, procedimientos, manuales, etc.), son propiedad de la Universidad Politécnica de Madrid y las empresas licitadoras quedarán expresamente obligadas a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre las mismas, no pudiendo copiar o utilizar dicha información con un fin distinto al que figura en la documentación del presente procedimiento de contratación, ni tampoco ceder esta información a terceros a ningún efecto. 15

16 4.6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES La empresa adjudicataria deberá garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa de protección de datos personales, en relación con los datos de carácter personal a los que ésta pudiera tener acceso. Asimismo, quedará obligada al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, especialmente en lo indicado en el artículo número 12, que regula el acceso a los datos por cuenta de terceros. Se establece también que los datos de carácter personal que requieran tratamiento dentro del presente contrato se mantendrán con el nivel de seguridad exigido, según la categorización de niveles de seguridad establecida por el reglamento de desarrollo de la LOPD, R.D. 1720/2007, de 21 de diciembre. Si fuese necesario, el adjudicatario apoyará a la Universidad Politécnica de Madrid en el proceso de registro y/o actualización de los ficheros de datos de carácter personal originados como consecuencia de este proyecto ante la Agencia Nacional de Protección de Datos GARANTÍA DE LOS TRABAJOS El adjudicatario deberá garantizar por un año los productos derivados de la presente contratación, a contar desde la fecha de aceptación final del sistema, obligándose a realizar durante dicho periodo los cambios necesarios para solventar las deficiencias detectadas imputables a la empresa adjudicataria, si así lo solicitase la Universidad Politécnica de Madrid. Dicha garantía incluirá la subsanación de errores o fallos que se pongan de manifiesto en el funcionamiento de las aplicaciones, así como la conclusión de documentación incompleta y subsanación de la que contenga deficiencias. Los productos originados como consecuencia de la subsanación de fallos deberán entregarse de conformidad con lo exigido en este pliego. 5.- FORMA DE PAGO El pago se realizará conforme a lo establecido en la Ley de Contratos del Sector Público y previa presentación de factura. Se realizarán abonos parciales, a medida que se realice el contrato de acuerdo con la planificación de hitos parciales descrita en la siguiente cláusula del presente pliego, y según los siguientes porcentajes: - Hito1: Instalación del componente, 60% de la personalización y 50% de los gastos de desplazamiento. - Hito 2: 40% de la personalización y el 50% de los gastos de desplazamiento. - Hito 3: 100% de los servicios de implantación de la aplicación 16

17 6.- GESTIÓN DEL PROYECTO 6.1 PLANIFICACIÓN Los trabajos comenzarán el día siguiente a la fecha de formalización del correspondiente contrato administrativo, y se prolongarán por un periodo máximo de 15 meses. La empresa adjudicataria definirá la planificación temporal de los trabajos a realizar, donde se describan las principales actividades, tareas e hitos del proyecto y la someterá al criterio y aprobación del Comité de Seguimiento del proyecto HITOS PARCIALES DEL PROYECTO Los hitos parciales, que además en este caso tendrán efectos a la hora de la facturación serán los siguientes: Hito número 1 (fase de consultoría, toma de datos y trabajos iniciales): Definición de elementos de coste, ingresos, centros y actividades. Entrega del mapa de procesos y criterios de reparto. Hito número 2 (cierre de la fase de consultoría): Entrega de la personalización completa y de todos los resultados de la consultoría. Hito número 3 (Instalación, implantación y puesta en producción del sistema de información): Instalación y despliegue del sistema de información. Formación a usuarios finales. Apoyo presencial durante el arranque del sistema SEGUIMIENTO Y CONTROL El seguimiento y control del proyecto se efectuará sobre las siguientes bases: La empresa contratista deberá mantener un plan de proyecto actualizado, consensuado con la Universidad. Reuniones y revisiones periódicas, entre la Dirección de Proyecto del adjudicatario y el personal del Comité de Seguimiento de la Universidad, al objeto de revisar el grado de cumplimiento de los objetivos, las reasignaciones y variaciones de efectivos de personal dedicado al proyecto, las especificaciones funcionales de cada uno de los objetivos y la validación de las programaciones de actividades realizadas. Tras las revisiones, el Comité de Seguimiento de la Universidad podrá rechazar en todo o en parte los trabajos realizados, en la medida que no respondan a lo acordado o que no superasen los controles de calidad. Caso de detectarse desviaciones entre la planificación y la situación real del proyecto, la empresa adjudicataria deberá emprender las acciones correctivas apropiadas, tras ser consensuadas con el Comité de Seguimiento de la Universidad Politécnica de Madrid ACEPTACIÓN FINAL A la conclusión, se realizará una aceptación final de los trabajos, donde se validarán todos los documentos del proyecto por parte del Comité de Seguimiento de la Universidad Politécnica de Madrid. 17

18 Así mismo será necesario ejecutar exitosamente el plan de aceptación consensuado entre el adjudicatario y la Universidad Politécnica de Madrid. 7.- ESTÁNDARES DE APLICACIÓN Serán aplicables a alguna fase del proyecto los siguientes estándares: Estándar Descripción IEEE 830 Estándar IEEE 830 "Software Requirements Specification". Accesibilidad Formatos de salida para informes Framework de la Universidad Politécnica de Madrid Estándares de codificación Estándares de diseño Las funcionalidades que se expongan a través de Internet deberán ser conformes al menos con la especificación "doble A" de la WAI (Web Accessibility Initiative). El resultado de las consultas de información, listados e informes deberán mostrarse en formato HTML, RTF, PDF y CSV, pudiendo valorarse la utilización de otros formatos (especialmente los formatos utilizados por la suite ofimática MS Office, de uso común en la U.P.M. Para la construcción de nuevos componentes software fuera de las herramientas propias del producto seleccionado se recomienda seguir el Framework de la U.P.M., sin que deban utilizarse componentes que requieran el abono de algún tipo de licencia adicional sin conocimiento y autorización expresa por parte de la U.P.M. Se deberán de observar los estándares de codificación implantados en el Servicio de Planificación Informática y Comunicaciones de la Universidad, basados en estándares abiertos y de amplia difusión dentro de la comunidad Java. Se deberán de observar los estándares de diseño implantados en el Servicio de Informática y Comunicaciones de la Universidad, basados en estándares abiertos y de amplia difusión dentro de la comunidad Java. 8.- CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LAS OFERTAS TÉCNICAS Para determinados puntos será recomendable documentar su contenido con todos aquellos gráficos o diagramas que permitan una sencilla comprensión de los conceptos propuestos, en una búsqueda de una mayor claridad en las explicaciones. 18

19 Las ofertas técnicas deberán tener la siguiente estructura y, con los puntos aquí presentados, deberán demostrar cada uno de los aspectos a evaluar para la adjudicación del contrato. 1. Introducción 1.1. Identificación de la oferta Aceptación con carácter general de las condiciones de los Pliegos Datos de la empresa licitadora Trabajos realizados por la empresa licitadora Objeto y descripción de la solución propuesta. 2. Alcance de la solución propuesta 2.1. Consideraciones generales Modelo de costes a implantar y su aplicación a la Universidad Politécnica de Madrid Implantación de la solución Fases del proceso y cronograma Creación de comisiones y asignación de responsabilidades Definición del modelo final a implantar Instalación del sistema Personalización y carga inicial de datos Formación Puesta en producción Apoyo y seguimiento inicial Mecanismos de control y vigilancia durante la implantación. Medidas correctivas. 3. Metodología, equipo y plan de trabajo Planteamiento metodológico y de calidad para el proyecto Planificación detallada de los trabajos a realizar Equipo de trabajo, composición y detalle del personal ofertado para el desarrollo de los trabajos objeto del contrato. 4. Otros aspectos a valorar 4.1. Estructura y claridad de la oferta presentada. Las ofertas deberán estar escritas en español. Con independencia de las copias impresas que se puedan solicitar en la documentación del presente concurso, se deberá de presentar al menos una copia impresa y la misma información en soporte digital o electrónico. Se recomienda que las ofertas presentadas por los licitadores no superen los 100 folios de extensión, pudiéndose valorar de forma negativa una extensión superior. Madrid, a 15 de septiembre de EL GERENTE SIXTO GARCÍA ALONSO 19