UNIDAD 1.1 MARCO CONCEPTUAL

Transcripción

1 UNIDAD 1.1 MARCO CONCEPTUAL En esta unidad se desarrollará el marco conceptual necesario para entender los términos usados en el transcurso de las unidades siguientes; además, se aborda una breve explicación de la metodología de costeo basada en actividades Costos Hay muchas definiciones acerca de este concepto; la definición usada como base para el desarrollo de la metodología es la siguiente: Costo es toda erogación incurrida por el área operativa relacionada con la actividad principal de la erogación, la erogación de las demás áreas es considerada como gastos. Esta definición está basada según la concepción de la contabilidad de costos 1

2 Dinamismo del costo Los costos son dinámicos, es decir, fluctúan periódicamente de acuerdo con las variables que las afectan; por ello, para la estimación de los costos, se debe considerar un nivel de actividad en condiciones normales de operación, es decir, en el cálculo de costos se debe considerar los recursos necesarios para operar normalmente un procedimiento administrativo en el periodo de vigencia del TUPA Objeto de costo Es un procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad cuyo costo se requiere determinar. Debemos indicar que la estimación de costos no es exacta; pero si puede ser mas precisa, dependiendo de la metodología de costeo que se use. La metodología desarrollada en el DS PCM está basada en la metodología basada en actividades, la cual es una metodología moderna y que logra una precisión mucho mayor que otras metodologías. 2

3 Elemento de costo Recursos consumidos por un Procedimiento Administrativo Se clasifican en: Personal directo Material fungible Material no fungible Servicio identificable Depreciación de activos y amortización de intangibles Servicios de terceros Costos fijos Elemento de costo Tipo de elemento de costo Clasificación Ejemplos Identificable Personal directo Jefe, especialista, técnico, asistente Material fungible Servicio identificable No identificable Material no fungible Depreciación Servicios de terceros Costos fijos Hojas bond A4, papel pre-impreso, clips, grapas Servicio de movilidad, servicio de courier Sellos, bolígrafos, tinta para sello,tóner de impresora PCs, fotocopiadora, impresora, escritorio, silla Mantenimiento de Equipos Energía eléctrica, telefonía, internet 3

4 Ojo (Nota) A efectos de determinar el costo de un Procedimiento solo se deberán considerar aquellos elementos de costo vinculados directamente con la prestación de dicho procedimiento. Es decir: El elemento de costo debe ser consumido durante el procedimiento. El elemento de costo debe ser necesario para la ejecución del procedimiento Centro de Actividad Es un área que acumula y realiza actividades. Puede ser una unidad orgánica de la entidad. Los recursos consumidos en el centro de actividad incurren en costos. El centro de actividad responsable es aquella área o unidad orgánica que es responsable principal de la ejecución del procedimiento. 4

5 Centro de Actividad Por ejemplo: El trámite de una constancia de posesión pasa por diferentes centros de actividad Centrosde Actividad Trámite Documentario Mesa de Partes Desarrollo Urbano Obras Privadas Asesoria Legal Trámite Documentario Archivo Constancia de Posesión Actividad Conjunto de tareas realizadas por personas para desarrollar un procedimiento administrativo. Las actividades consumen recursos (elementos de costo) Las actividades tienen una duración en el tiempo 5

6 Actividad Las actividades se realizan en un Centro de Actividad Una misma actividad puede realizarse en diferentes centros de actividad. Por ejemplo: La actividad firmar documentos Inductor El inductor es una unidad de medida que permitirá determinar los costos Inductor directo: Se utiliza para determinar el costo directo identificable. Para determinar el costo de personal se utiliza el inductor minutos efectivos Para determinar el costo de material fungible se utiliza el inductor cantidad consumida Para determinar el costo de servicio identificable se utiliza el inductor cantidad consumida 6

7 Inductor Otros Inductores: Unidad de Medida utilizado como criterio para identificar los costos de los Elementos de Costos (Recursos) a los Centros de Actividad (Áreas), mediante una relación Causa Efecto, que explique la razonabilidad del costo consumido. Elemento de Costo Energía Eléctrica = S/. 100 Inductor: Nro PCs 2 PCs (2/5 = 40%) 3 PCs (3/5 = 60%) 5 PCs en total Costo de Energía Eléctrica en Mesa de Partes = 40% de S/.100 = S/. 40 Costo de Energía Eléctrica en Registro Civil = 60% de S/.100 = S/. 60 Inductor Inductor Duración de actividades: Es un inductor basado en la duración de minutos de las actividades realizadas de un procedimiento administrativo. Se utiliza para identificar los costos de un Elemento de costo a las actividades y luego se utiliza para identificar el costo de un Elemento de costo a los procedimientos administrativos 7

8 El modelo de costeo ABC Los objetos de costos consumen actividades y las actividades consumen recursos Es un modelo de cálculo de costos de procedimientos administrativos mas preciso que otras metodologías Es un modelo que puede brindar información para la gestión estratégica de costos Puede ser utilizado tanto para la toma de decisiones gerenciales como para la contabilidad de costos Es un modelo que puede ser utilizado en cualquier tipo de empresa Metodología de determinación de costos de los Procedimientos Administrativos y Servicios prestados en exclusividad 8

9 Metodología de determinación de costos de los Procedimientos Administrativos y Servicios prestados en exclusividad A continuación explicaremos el modelo conceptual de la metodología de determinación de costos de los Procedimientos Administrativos y Servicios prestados en exclusividad: Tenemos dos grandes bloques de cálculos: El bloque de cálculo de costos directos identificables, a la derecha del modelo, y el bloque de cálculo de costos directos no identificables, a la izquierda del modelo. Observamos que encerrados en rectángulos tenemos elementos de costos, centros de actividad y actividades cuyas flechas están orientadas finalmente al Objeto de costo o procedimiento. Es decir, los costos de los recursos pasarán por diferentes etapas de cálculo hasta llegar a determinar cuanto es el costo de cada recurso correspondiente a un procedimiento. En cada etapa de cálculo se utilizan inductores, por eso es la importancia de conocer y manejar dicho concepto. En el bloque de cálculo de costos directos identificables se costean los siguientes elementos de costos: Personal Directo, Servicio Directo identificable y Material fungible, cada uno de estos recursos se costean haciendo uso de los inductores directos ya predefinidos los cuales serán minutos efectivos en el caso de personal directo y cantidades consumidas en los casos de servicios directos identificables y material fungible. Observamos que el Elemento de costo denominado Personal Directo está encerrado en un rectángulo y una flecha se dirige al Objeto de costo o procedimiento administrativo, encerrado en una elipse. Esto significa que si yo conocemos el costo mensual de una persona que labora en una entidad y los minutos efectivos que participa en un trámite de procedimiento entonces podremos conocer el costo de dicha persona que debe afectarse solo a un determinado Procedimiento administrativo Metodología de determinación de costos de los Procedimientos Administrativos y Servicios prestados en exclusividad En el caso de Material fungible: Si conocemos el costo unitario de un material fungible y su cantidad consumida en un procedimiento entonces podremos conocer el costo de dicho material que debe ser afectado solo al procedimiento administrativo. De manera similar para el caso de Servicio directo identificable: Si conocemos el costo unitario de un servicio y su cantidad consumida en un procedimiento entonces podremos conocer el costo de dicho servicio que debe ser afectado solo al procedimiento administrativo. En el bloque de cálculo de costos directos no identificables se costean los siguientes elementos de costos: Material no fungible, Depreciación y amortización, servicios de terceros no identificables y costos fijos, los cuales denominaremos elementos de costos no identificables. La particularidad de los costos directos no identificables es que cada uno de los elementos de costos pasa por la misma etapa de cálculo, solo cambia el concepto del elemento de costo. Es decir: iniciamos con el costo total anual de un elemento de costo en una entidad, luego con un inductor debe obtenerse el costo anual del elemento de costo para cada uno de los centros de actividad de la entidad. Luego este costo debe repartirse a las actividades a través del inductor predefinido denominado duración de actividades y finalmente se vuelve a usar el mismo inductor para determinar el costo del elemento de costo no identificable al Procedimiento, en este punto se ha llegado a obtener costos anuales por procedimiento, por lo que será necesario dividir dicho costo entre la cantidad de prestaciones para determinar el costo unitario del procedimiento. El calculo de costos no identificables se detalla en la unidad 2, sin embargo adelantamos una sugerencia. Debido a que los elementos de costos no identificables pasan por las mismas etapas de cálculo basta aprender la metodología con un solo elemento de costo, por ejemplo, material fungible, luego la misma metodología se repetirá para el caso de los siguientes elementos de costos no identificables, depreciación y amortización, servicios de terceros no identificables y costos fijos. Es por eso que se sugiere prestar mucha atención al cálculo del material fungible, pues los otros elementos de costos se calcularán de la misma manera repitiendo la metodología. 9

10 0 Procedimiento de Determinación de Costos Identificación de Datos para costeo Costo de personal directo por minuto, costo unitario de material fungible, costo unitario de servicio de tercero identificable, costo anual de material no fungible, costo anual de servicio de terceros, costo anual de depreciación y amortización de intangibles, costo anual de costo fijo. 1 Cálculo del Costo Directo Identificable 1. Cálculo del Costo de personal directo: 1.a. Cálculo del tiempo mensual efectivo por cargo. 1.b. Cálculo del costo de personal directo por minuto por cargo. 1.c. Cálculo del tiempo total por actividad. 1.d. Cálculo del costo total de personal directo por actividad. 1.e. Cálculo del costo de personal directo por prestación. 2. Cálculo del costo del material fungible: 2.a. Cálculo del costo de material fungible por actividad. 2.b. Cálculo del costo de material fungible por prestación. 3. Cálculo de servicios directos identificables 3.a. Cálculo del costo de servicio directo identificable por actividad. 3.b. Cálculo del costo de servicio directo identificable por prestación. Procedimiento de Determinación de Costos 2 Cálculo del Costo Directo No Identificable Cálculo del Costo de elemento de costo: material no fungible, servicio de terceros, depreciación de activos, amortización de intangibles y costos fijos. 1. Cálculo del costo del elemento de costo por centro de actividad: Elemento de costo: material no fungible, servicio de terceros, depreciación de activos, amortización de intangibles y costos fijos. Inductor: depende del elemento de costo y su consumo en el centro de actividad. 2. Cálculo del costo del elemento de costo por actividad por centro de actividad: Costo del elemento de costo actividad por centro de actividad. Inductor: tiempo de duración de la actividad en el centro de actividad. 3.Cálculodelcostodelelementodecostoporobjetodecosto,poractividadyporcentrodeactividad. Costo del elemento de costo por actividad por centro de actividad. Inductor: tiempo de duración de la actividad en el objeto de costo. 4. Cálculo del costo del elemento de costo por prestación Se divide el costo del elemento de costo de la actividad por centro de actividad por objeto de costo entre el número de prestaciones. 10

11 Procedimiento de Determinación de Costos 3 Cálculo del Costo Unitario del Procedimiento Se suma los costos unitarios de cada elemento de costo por cada objeto de costo y se obtiene el c unitario por procedimiento por prestación Pasos Previos Determinar los objetos de costos. Realizar mapeo de actividades por cada centro de actividad. Recopilar información de consumo de cantidad de elementos de costos considerados. Recopilar información del costo unitario por cada elemento de costo considerado. 11