Manual Curso de Contabilidad General de la Nación Sector Público Texto del Alumno

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Manual Curso de Contabilidad General de la Nación Sector Público Texto del Alumno (Módulo III)

2 ÍNDICE PÁG. Módulo 3: Normativa Específica Compra y venta de bienes de consumo y de bienes de uso Compras Normativa legal Normativa contable Procedimientos Ventas Normativa legal Normativa contable Procedimientos Consumos básicos Normativa legal Normativa contable Procedimientos Gastos en personal Normativa contable Normas Específicas relacionadas con Personal Procedimientos Trasferencias Normativa Legal Normativa contable Procedimientos Administración de fondos Normativa contable II

3 5.2. Procedimientos Actualizaciones y depreciaciones Normativa contable Procedimientos Cierre y Apertura de Cuentas Normativa contable Procedimientos Taller: Aplicación de la normativa específica III

4 Módulo 3: Normativa Específica 1. Compra y venta de bienes de consumo y de bienes de uso 1.1. Compras Normativa legal * Decreto N 854, de 2004, que determina las Clasificaciones Presupuestarias. Bienes y Servicios de Consumo: Comprende los gastos por adquisiciones de bienes de consumo y servicios no personales, necesarios para el cumplimiento de las funciones y actividades de los organismos del Sector Público. Asimismo incluye los gastos derivados del pago de determinados impuestos, tasas, derechos y otros gravámenes de naturaleza similar. Adquisición de activos no financieros: Comprende los gastos para formación de capital y compra de activos físicos existentes. * La ley de compras públicas Nº , de 2003, actualizada a marzo de 2010, cambió radicalmente la manera en que la Administración Pública realiza sus compras, con la entrada en vigencia de esta ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios más conocida como Ley de Compras Públicas. La Dirección de Compras y Contratación Pública-Chile Compra, tiene como objetivos primordiales lograr la transparencia en los procesos de compras; mejorar la eficiencia y obtener ahorros significativos para el Estado, a través de su plataforma electrónica. Persigue uniformar los procedimientos administrativos de contratación de suministros de bienes muebles y servicios necesarios para el funcionamiento de la Administración Pública. Se utiliza la plataforma web para realizar las adquisiciones superiores a 3 UTM según indica el reglamento y la ley de compras públicas Nº Las adquisiciones de bienes y las contrataciones de servicios se efectúan por medio de cuatro procedimientos: Convenio Marco Licitación Pública Licitación Privada, y Trato o contratación directa 5

5 Se debe cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y desarrollar todos los procesos de adquisición de contratación de bienes, servicios y obras a que alude la Ley, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establece la Dirección de compras y Contratación Pública. Quedan excluidos de su aplicación: a) Las contrataciones de personal de la Administración del Estado y los contratos a honorarios con personas naturales para que presten servicios a las instituciones públicas. b) Los contratos que celebren entre sí los organismos públicos enumerados en el art. 2 del DL c) Los contratos efectuados con un organismo internacional, asociados a créditos o aportes que éste otorgue. d) Los contratos relacionados con la compraventa y la transferencia de valores negociables o de otros instrumentos financieros. e) Contratos relacionados con la ejecución y concesión de obras públicas. Pueden efectuarse fuera del Sistema de Información: a) Las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM. (Se formalizan por la emisión de órdenes de compras y la aceptación de ésta por parte del proveedor). b) Las contrataciones directas, inferiores a 100 UTM, con cargo a los recursos destinados a operaciones menores (caja chica), siempre que el monto total de dichos recursos haya sido aprobado por resolución fundada y se ajuste a las instrucciones presupuestarias correspondientes. c) Las contrataciones que se financien con gastos de representación. d) Los pagos por concepto de gastos comunes o consumos básicos de agua potable, electricidad, gas de cañería u otros similares, respecto de los cuales no existan alternativas ni sustitutos razonables Normativa contable Norma Contable que indica que los bienes de consumo por su naturaleza constituyen gastos patrimoniales, a no ser que la autoridad administrativa haya resuelto activarlos en forma transitoria, para llevar un control contable de dichos bienes. Sin perjuicio de reconocerse estos bienes como gastos patrimoniales, debe habilitarse el correspondiente control físico y/o administrativo de las especies. La cuenta IVA-Crédito Fiscal debe utilizarse, exclusivamente, por los entes que tengan derecho al crédito fiscal. En caso contrario, el impuesto pagado, debe formar parte del costo del bien. 6

6 Adquisición de bienes de uso Los bienes muebles e inmuebles que se adquieran para ser usados en la producción o para fines administrativos, y que se espera utilizarlos en más de un período contable, deben contabilizarse en las cuentas de Bienes de Uso correspondientes. Los bienes muebles cuyo monto de adquisición sea poco significativo, se consideran de acuerdo al principio de materialidad o importancia relativa, como gastos patrimoniales. Cualesquiera sean los valores de los bienes muebles debe mantenerse un control administrativo que incluya el recuento físico de las especies. Criterios de valuación aplicables a las incorporaciones de bienes de uso Los bienes de uso incorporados por operaciones de compra deben contabilizarse por el valor de adquisición, más todos los gastos inherentes a la transacción hasta que los bienes se encuentren en condiciones de ser usados. Se consideran como gastos inherentes a la compra los siguientes: fletes, embarques, desaduanamientos, impuestos originados por la compra del bien, instalaciones, seguros e intereses, y otros análogos. Aquellos gastos por seguros e intereses incurridos con posterioridad a la fecha en que el bien comienza a funcionar, no se consideran costo del bien y, por lo tanto, deben contabilizarse como Gastos Patrimoniales. Los bienes de uso incorporados por donación deben contabilizarse por el valor del bien, por el avalúo fiscal vigente o por el valor de tasación que determine un organismo o profesional competente designado para tal efecto por la autoridad administrativa. Los bienes de uso incorporados por reasignación deben contabilizarse por el valor de libros que registren las especies en la entidad de origen, más todos los gastos inherentes a la operación hasta que los bienes se encuentren en condiciones de ser usados. Los bienes de uso incorporados por expropiación deben contabilizarse por el valor de la indemnización que se pague al expropiado, más todos los gastos inherentes a la operación. Los bienes de uso incorporados por permuta deben contabilizarse por el valor de transacción pactado por las partes, más todos los gastos inherentes a la operación hasta que los bienes estén en condiciones de ser usados, considerándose dicha transacción como de compraventa. Tratándose de incorporaciones de bienes inmuebles, el valor del terreno y el de la construcción, deben contabilizarse separadamente. Leasing Financiero: El arrendamiento o leasing financiero es una modalidad de financiamiento a plazo para la obtención de un bien, mediante el cual, al momento de las suscripción, se transfieren todos los riesgos y retribuciones atribuibles a la propiedad. Los contratos de leasing financiero deben contabilizarse en las cuentas de Bienes en Leasing y en Cuentas por Pagar Adquisición de Activos no Financieros. 7

7 En forma simultánea, el total de las cuotas pactadas, debe reconocerse como Cuentas por Cobrar Endeudamiento. La percepción y pago presupuestario constituye una operación ficta, que al momento de su ocurrencia no genera modificación en las disponibilidades. Esta forma de operar deriva, exclusivamente, por la aplicación del Decreto de Hacienda N 854, de El pago de las cuotas devengadas por concepto de arrendamiento de bienes con opción de compra, debe contabilizarse como Cuentas por Pagar Servicio de la Deuda. Al término del contrato, devengada la última cuota y la respectiva opción de compra, de los bienes, los montos acumulados en las cuentas de Bienes en Leasing, deben traspasarse a las cuentas de Bienes de Uso correspondientes. Las autorizaciones para operaciones de leasing o leaseback que apruebe el Ministerio de Hacienda, tendrán una vigencia de 12 meses a contar de la fecha de emisión del oficio aprobatorio. Erogaciones capitalizables. Los desembolsos por concepto de reposiciones vitales, reparaciones extraordinarias, mejoras y adiciones que aumenten la vida útil del bien, o incrementen su capacidad productiva o eficiencia original, deben contabilizarse en las mismas cuentas de Bienes de Uso en las que se encuentren contabilizados los bienes que han sido sujetos de una erogación capitalizable. Reposiciones vitales: Son cambios de partes o piezas con el propósito de que el bien pueda quedar en condiciones de normal funcionamiento y cuyo monto es significativo. Reparaciones extraordinarias: Están constituidas por desembolsos necesarios para que el bien quede en condiciones de normal funcionamiento, cuyo objeto es prolongar la vida útil original del bien. Mejoras: Implican un cambio estructural en el bien, con el ánimo de elevar su calidad tecnológica y con ello dejarlo en condiciones de prestar un mejor servicio. Adiciones o ampliaciones: Son agregados a los bienes de uso existentes en la entidad y que aumentan el valor del bien. Estos desembolsos pasan a constituir incrementos del activo principal y, por ende, se rigen por las normas de actualización y depreciación aplicables al activo existente al inicio del ejercicio. Los desembolsos por concepto de mantenimiento deben contabilizarse como Gastos Patrimoniales. Se entiende por mantenimiento todas las acciones destinadas a conservar los bienes de uso en condiciones normales de funcionamiento, como por ejemplo, limpieza y pintura, reemplazo de partes o piezas, reparaciones o compostura, entre otras. 8

8 * La cuenta Cuentas por Pagar Adquisición de Activos no Financieros, debe emplearse para registrar el valor de adquisición más todos los gastos necesarios hasta que el bien entre en normal funcionamiento. Asimismo, se debe utilizar para registrar los gastos originados por erogaciones capitalizables Procedimientos * Oficio C.G.R. N , de 2006 y sus modificaciones Procedimiento A-01 Compra de Bienes de Uso con pago en el ejercicio. Procedimiento A-03 Compra de Bienes de Uso con pago en ejercicios Futuros. Procedimientos A-08 y A-09 Arrendamiento de bienes con opción de compra Leasing Financiero Ventas Normativa legal ** Decreto N 854, de 2004, que determina las Clasificaciones Presupuestarias. Venta de Bienes: Incluye elementos tangibles sujetos a transacción, producidos y/o comercializados por el respectivo organismo. Venta de Activos no Financieros: Corresponde a ingresos provenientes de la venta de activos físicos de propiedad de los organismos del Sector Público, así como de la venta de activos intangibles. *DL N 1.056, de Se autoriza la enajenación de toda clase de activos, muebles o inmuebles, corporales o incorporales, del Fisco y de las instituciones o empresas descentralizadas del Sector Público, que no sean imprescindibles para el cumplimiento de los fines de la entidad respectiva. Las ventas serán dispuestas por el jefe superior del organismo correspondiente. El producto de la enajenación de los bienes muebles, constituirá ingreso propio del Servicio. El producto de las enajenaciones de bienes inmuebles, será ingresado al patrimonio Normativa contable Los bienes muebles que la autoridad administrativa, en uso de sus facultades legales, ha resuelto excluir de la actividad institucional, deben contabilizarse en la cuenta Bienes Excluidos. La utilización de la cuenta Bienes Excluidos requiere la utilización de un control físico y/o administrativo de las especies. 9

9 Las disminuciones de bienes de uso por ventas, donaciones, reasignaciones, permutas, retiros o bajas, deben contabilizarse al valor libro existente al momento de originarse la operación. Se considera valor libro a la diferencia que resulte del valor contabilizado del bien, menos su correspondiente depreciación acumulada Procedimientos ** Oficio C.G.R. N , de 2006 y sus modificaciones: Procedimiento B-01 Bienes de Uso Depreciables retirados de la actividad normal. Procedimiento B-02 Venta de Bienes de Uso Excluidos, con cobro en el ejercicio. Procedimiento B-03 Venta de Bienes de Uso Excluidos con cobro en ejercicios futuros (para entidades autorizadas legalmente). Procedimiento B-04 Venta de Bienes de Uso no Depreciables con cobro en el ejercicio. Procedimiento B-05 Venta de bienes de Uso no Depreciables con cobro en ejercicios futuros (para entidades autorizadas legalmente). Procedimientos B-06 Venta de Bienes de Cambio con Cobro en el ejercicio. 2. Consumos básicos 2.1. Normativa legal *Decreto N 854, de 2004, que determina las Clasificaciones Presupuestarias. Comprende los gastos por adquisiciones de bienes de consumo y servicios no personales, necesarios para el cumplimiento de las funciones y actividades de los organismos del Sector Público. ** Ley N , de Pueden efectuarse fuera del Sistema de Información: a) Las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM. (Se formalizan por la emisión de órdenes de compras y la aceptación de ésta por parte del proveedor). b) Las contrataciones directas, inferiores a 100 UTM, con cargo a los recursos destinados a operaciones menores (caja chica), siempre que el monto total de dichos recursos haya sido aprobado por resolución fundada y se ajuste a las instrucciones presupuestarias correspondientes. 10

10 c) Los pagos por concepto de gastos comunes o consumos básicos de agua potable, electricidad, gas de cañería u otros similares, respecto de los cuales no existan alternativas ni sustitutos razonables Normativa contable * Los consumos básicos corresponden a los gastos derivados de adquisiciones de bienes de consumo, servicios no personales y gastos financieros, todos los cuales sean necesarios para que las Entidades puedan realizar sus actividades habituales Procedimientos ** Oficio C.G.R. N , de 2006 y sus modificaciones: Procedimiento A-04 Compra de Bienes de Consumo con pago en el ejercicio. 3. Gastos en personal *Decreto N 854, de 2004, que determina las clasificaciones Presupuestarias. Comprende todos los gastos que, por concepto de remuneraciones, aportes del empleador y otros gastos relativos al personal, consultan los organismos del Sector Público, para el pago del personal en actividad. El Gasto en Personal se clasifica en: Personal de Planta Personal a Contrata Otras Remuneraciones Otros Gastos en Personal El gasto en personal, deberá registrarse en la cuenta Gastos en Personal, considerando la apertura a nivel de subasignación en los gastos del Personal de Planta y Personal a Contrata Normativa contable Los compromisos por concepto de remuneraciones, como asimismo las jubilaciones, pensiones o montepíos, deben registrarse como Cuentas de Acreedores Presupuestarios en el momento que se produzca el reconocimiento de la obligación de pago, reflejando el detalle de las obligaciones con terceros en registros auxiliares habilitados para estos efectos. 11

11 3.2. Normas Específicas relacionadas con Personal A contar del año 2004, se dio el carácter de permanente a las regulaciones específicas relativas a la contratación de personas naturales a honorarios y a los recursos que perciban los servicios e instituciones del sector público por devoluciones que les efectúen los servicios de salud e instituciones de salud previsional por concepto de pagos de licencias médicas, que se consideraban en la Ley de Presupuestos, cuyos alcances y efectos presupuestarios son los que se indican a continuación: a) Conforme a la normativa sobre modificaciones presupuestarias, los montos aprobados para contratación a honorarios de personas naturales, no podrán ser incrementados con transferencias de recursos desde el Tesoro Público ni con traspasos del Subtítulo Bienes y Servicios de Consumo salvo en casos debidamente calificados, a sancionar mediante decreto del Ministerio de Hacienda. b) El artículo 2 de la ley N deroga el artículo 11 de la ley N , por lo que las recuperaciones de recursos que los órganos y servicios públicos obtengan de los servicios de salud y de las instituciones de salud previsional por pago de licencias médicas y maternales, deberán incorporarlas a sus presupuestos. Al respecto, cabe señalar que con cargo a las aludidas recuperaciones se podrán solventar las suplencias y reemplazos que se dispongan, de modo que las modificaciones presupuestarias que se propongan para incorporar tales recursos, por regla general, sólo podrán considerar para estos, dicho destino de gasto. c) Durante el año 2011, los órganos y servicios deberán abstenerse de disponer incrementos en las remuneraciones del personal a contrata, a través de modificaciones de sus grados de asimilación, con cargo a los recursos destinados a proveer cargos vacantes en sus plantas o a menor dotación efectiva, salvo que la vacancia o menor dotación efectiva se mantenga durante el ejercicio presupuestario y se efectúen los ajustes correspondientes en los periodos siguientes. En consecuencia, el Ministerio de Hacienda no admitirá peticiones de mayores recursos para gastos en personal, cuyo objetivo sea proveer vacantes en planta o dotación, cuando tales recursos hayan sido utilizados en aumentos de grado de personal a contrata. Imputación contable de remuneraciones del personal En relación con la materia cabe señalar que las cuentas del subgrupo 531 Gastos en Personal deben imputarse considerando la agrupación cuentas nivel 3 del Plan de Cuentas, por ejemplo, Sueldos Bases, Asignación de Antigüedad, etc., tratándose del personal de planta. Viáticos Los trabajadores del sector público que en su carácter de tales y por razones de servicio deban ausentarse del lugar de su desempeño habitual, dentro del territorio de la República, tendrán derecho a percibir un subsidio, que se denominará viático, para los gastos de alojamiento y alimentación en que incurren, el que no será considerado sueldo para ningún efecto legal. 12

12 Asimismo, debe anotarse que conforme a la normativa contable vigente que regula esta materia, los fondos entregados en calidad de anticipos para cometidos funcionarios y otros adelantos análogos, que no afecten el presupuesto al momento de su ocurrencia, deben contabilizarse en Anticipos de Fondos. Las aplicaciones de dichos adelantos, deben registrarse contra las cuentas de Acreedores Presupuestarios correspondientes, y los reintegros de fondos no invertidos, con cargo a Disponibilidades. Honorarios Instrucciones Operativas Sobre esta materia, cabe precisar que la entidad pagadora debe retener un 10% de impuesto sobre el monto íntegro de las rentas ganadas por el prestador de servicios, en conformidad con el decreto ley N 824, de 1974, y sus modificaciones, cifra que debe ser enterada en arcas fiscales dentro de los doce primeros días del mes siguiente. Por su parte, los profesionales liberales, los técnicos profesionales no universitarios y los que desempeñen cualquier profesión u ocupación lucrativa comprendida en el N 2 del artículo 42 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, se encuentran obligados a emitir boleta por los ingresos u honorarios que perciban. Sin embargo, lo anteriormente expuesto no obsta a que la entidad pública pueda emitir boleta de servicios por cuenta de terceras personas, cuando éstas últimas tengan el carácter de prestadores de servicios ocasionales; sean contribuyentes de difícil fiscalización, o presten servicios en forma personal en los que prima su habilidad esencialmente manual. Seguidamente, cabe manifestar que las personas contratadas a honorarios en la administración pública están afectas al impuesto único a los trabajadores establecidos en el N 1 del artículo 43 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, respecto de las citadas remuneraciones, siempre que reúnan los siguientes requisitos copulativos: a) Que sus emolumentos se fijen de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 33 del decreto ley N 249, de 1973, sobre Escala Única de Sueldos. b) Que presten sus servicios sujetos a jornada diaria de trabajo, y c) Que las remuneraciones sean percibidas en cuotas mensuales. Recuperaciones por devoluciones de pagos de licencias por enfermedad o subsidios por reposos maternales y permisos del hijo menor. Las recuperaciones a que se refiere el artículo 12 de la ley N , que perciban los órganos y servicios públicos a contar del año 2001, según la ley N Ley de Presupuestos, constituyen ingresos propios y se incorporan a sus respectivos presupuestos. Recuperación de asignaciones familiares pagadas al personal que se rige por el Código del Trabajo. Las asignaciones familiares pagadas con recursos de la institución, dan origen a constituir al Fondo Único de Prestaciones Familiares (FUPF) como deudor. 13

13 Por su parte, la recuperación de las asignaciones familiares pagadas a trabajadores que se rigen por el Código del Trabajo, se efectúa mediante su compensación con los valores a enterar en el Instituto de Previsión Social, por concepto de imposiciones y aporte patronal. Reintegro de remuneraciones líquidas, imposiciones previsionales, fondos de salud, impuesto único y otros descuentos pagados en exceso. En el momento que se determine la existencia de un pago de gastos en personal en exceso, debe constituirse en deudor al funcionario afectado y a los organismos correspondientes, tales como: Entidad de Previsión, FONASA, etc. Ahora bien, si el reintegro se produce en el mismo ejercicio en que se efectuó el pago en exceso, se debe contabilizar como Acreedores Presupuestarios, con signo negativo. A su vez, si el reintegro se produce en ejercicios siguientes al que se efectuó el pago en exceso, se debe contabilizar como Deudores Presupuestarios. Por otra parte, si el Contralor General autoriza al funcionario para efectuar el reintegro de su sueldo líquido en cuotas, el reajuste que corresponda aplicar conforme a la jurisprudencia administrativa vigente, debe contabilizarse como un incremento de los derechos por cobrar. Finalmente, cabe señalar que el reintegro de remuneraciones líquidas y descuentos legales y voluntarios correspondientes participa del procedimiento contable relativo a remuneraciones del personal Procedimientos *Oficio C.G.R. N , de 2006 y sus modificaciones: Procedimiento D-01 Remuneraciones del Personal de Planta. Procedimiento D-02 Gastos en Viáticos. Procedimiento D-03 Gastos en Honorarios. Procedimiento D-04 Recuperaciones por devoluciones de pago de licencias por enfermedad o subsidios por reposos maternales y permiso del hijo menor. Procedimiento D-05 Pago de asignaciones Familiares Procedimiento D-06 Recuperación de Asignaciones pagadas al Personal que se rige por el Código del Trabajo. 14

14 4. Trasferencias 4.1. Normativa Legal *Decreto N 854, de 2004, que determina las clasificaciones Presupuestarias. Entidades Receptoras: Transferencias Corrientes: corresponden a los ingresos que se perciben del sector privado, público y externo, sin efectuar contraprestación de bienes y/o servicios por parte de las entidades receptoras. Se destinan a financiar gastos corrientes, es decir, que no están vinculadas o condicionadas a la adquisición de un activo por parte del beneficiario. 05 Transferencias Corrientes: 01 Del Sector Privado 02 Del Gobierno Central 03 De Otras Entidades Públicas 04 De Empresas Públicas No Financiera 05 De Empresas Públicas Financieras 06 De Gobiernos Extranjeros 07 De Organismos Internacionales Transferencias Para Gastos de Capital: Corresponden a donaciones u otras transferencias, no sujetas a la contraprestación de bienes y/o servicios, y que involucran la adquisición de activos por parte del beneficiario. 13 Transferencias Para Gastos de capital: 01 Del Sector Privado 02 Del Gobierno Central 03 De Otras Entidades Públicas 04 De Empresas Públicas No Financiera 05 De Empresas Públicas Financieras 06 De Gobiernos Extranjeros 07 De Organismos Internacionales 15

15 Entidades Otorgantes Transferencias Corrientes: Comprenden los gastos correspondientes a donaciones u otras transferencias corrientes que no representan la contraprestación de bienes o servicios. Incluyen aportes de carácter institucional y otros para financiar gastos corrientes de instituciones públicas y del sector externo. 24 Transferencias Corrientes: 01 Al Sector Privado 02 Al Gobierno Central 03 A Otras Entidades Públicas 04 A Empresas Públicas No Financiera 05 A Empresas Públicas Financieras 06 A Gobiernos Extranjeros 07 A Organismos Internacionales Transferencias de Capital: Comprenden todo desembolso financiero, que no supone la contraprestación de bienes o servicios, destinado a gastos de inversión o a la formación de capital. 33 Transferencias de capital: 01 Al Sector Privado 02 Al Gobierno Central 03 A Otras Entidades Públicas 04 A Empresas Públicas No Financiera 05 A Empresas Públicas Financieras 06 A Gobiernos Extranjeros 07 A Organismos Internacionales 4.2. Normativa contable La normativa contable establece que el aporte fiscal de libre disposición o destinado al servicio de la deuda y las transferencias de fondos corrientes y de capital, deben contabilizarse como Gastos Patrimoniales en el ente público otorgante y como Ingresos Patrimoniales en el organismo público beneficiario. No obstante, las transferencias otorgadas a organismos públicos y a instituciones o personas del sector privado, obligados a rendir cuenta al organismo otorgante, deben contabilizarse como Bienes Financieros en las cuentas Deudores por Rendiciones de Cuentas, en tanto se encuentre pendiente la rendición por parte del organismo receptor. 16

16 Cabe agregar que dichas cuentas, se utilizan cuando la trasferencia otorgada esté sujeta al cumplimiento de un objetivo y deba reconocerse como gasto presupuestario al momento de su entrega. El traspaso a las cuentas de Gastos Patrimoniales del grupo 54 Transferencias Otorgadas, de los montos consignados en Deudores por Rendición de Cuentas deberá efectuarse con la rendición de cuentas, de su ejecución, sustentada en los informes financieros, de inversión o de utilización de fondos transferidos, según corresponda. Por su parte, las transferencias corrientes o de capital son gastos que no suponen la contraprestación de bienes o servicios, de acuerdo con lo señalado en el decreto N 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones. A su vez, las transferencias a personas o instituciones del sector privado, efectuadas en conformidad a la ley, se acreditan con el comprobante de ingreso de la entidad que recibe el aporte firmado por la persona que la percibe. Con todo, resulta necesario acotar que la unidad operativa otorgante rendirá cuenta de la transferencia con el comprobante de ingreso emitido por el organismo receptor, el que deberá especificar el origen del aporte. La inversión de la transferencia será examinada por la Contraloría General en la sede del Servicio receptor o mediante el acceso a los sistemas de tratamiento automatizado de información donde se almacene la documentación pertinente. Similar modalidad de examen de cuentas se seguirá para el caso de las transferencias que no deban ser incorporadas a los presupuestos de los organismos receptores. Cabe agregar que el organismo público receptor estará obligado a enviar a la unidad otorgante un comprobante de ingreso por los recursos percibidos y un informe mensual de su inversión, que deberá señalar, como mínimo, el monto de los recursos recibidos en el mes, el monto detallado de la inversión realizada y el saldo de recursos disponibles para el mes siguiente. Dicho informe servirá de base para la contabilización del devengamiento y del pago que importe la ejecución presupuestaria del gasto. En relación con el otorgamiento del aporte fiscal libre y para el servicio de la deuda corresponde señalar que el Servicio de Tesorerías pone a disposición de los organismos públicos, cuotas periódicas conforme al Programa de Caja. Asimismo, puede efectuar pagos directos o entregar montos globales con cargo a los fondos que consultan los programas 02, 03, y 04 del capítulo 01 de la Partida Tesoro Público, autorizados por decreto que anualmente dicta el Ministerio de Hacienda Procedimientos ** Oficio C.G.R. N , de 2006 y sus modificaciones Procedimiento E-01 Transferencias Otorgadas A Instituciones o Personas del Sector Privado No Sujetas A Rendición de Cuentas. Procedimiento E-02 Transferencias otorgadas a Servicios Públicos. 17

17 Procedimiento E-03 Transferencias otorgadas a Servicios Público que No Ingresan al Presupuesto del Organismo Receptor. Procedimiento E-04 Aporte Fiscal Libre y Para el Servicio de la Deuda Otorgada por el Tesoro Público. Procedimiento E-06 Transferencias otorgadas al sector privado por las que se debe rendir cuenta. Procedimiento E-07 Transferencias Recibidas de Servicios Públicos. Procedimiento E-08 Aporte Fiscal Libre y Para el Servicio de la Deuda Recibidos por Servicios Públicos. Procedimientos E-09 Transferencias Otorgadas a Servicios Públicos que Deben Rendir Cuenta de su ejecución al Servicio Otorgante. 5. Administración de fondos 5.1. Normativa contable La normativa contable establece que los fondos que en calidad de administración perciban los organismos públicos para cumplir determinadas finalidades, que por disposición legal no se incorporan a sus presupuestos, deben contabilizarse como Depósitos de Terceros en Administración de Fondos. La aplicación de los fondos recibidos en calidad de administración debe contabilizarse como Anticipos y Aplicación de Fondos en Aplicación de Fondos en Administración Procedimientos * Oficio C.G.R. N , de 2006 y sus modificaciones Procedimiento H-01 Fondos Administrados por Entidades Públicas que no los incorporan a su presupuesto. 6. Actualizaciones y depreciaciones 6.1. Normativa contable * Actualización de Activos, Pasivos y Patrimonio: Los activos y pasivos existentes al 31 de diciembre de cada año, como asimismo el patrimonio inicial, deben actualizarse de acuerdo con las normas específicas establecidas para tal efecto. No obstante, en aquellos casos en que la citada normativa no establezca modalidades de reajustabilidad para 18

18 determinados activos y pasivos, la Contraloría General de la República determinará la forma en que debe realizarse la actualización, para cuyo efecto actuará de oficio o a petición de los interesados. * Actualización de Bienes Financieros: Los bienes financieros representativos de una expresión monetaria diferente a la moneda de registro de curso legal, deben actualizarse al tipo de cambio observado, determinado por el Banco Central de Chile para las respectivas monedas, vigente al último día hábil bancario del mes de diciembre de cada año. Los bienes financieros reajustables, deben actualizarse de acuerdo con las cláusulas de reajustabilidad pactadas. El Impuesto al Valor Agregado Crédito Fiscal, debe reajustarse de acuerdo con las normas tributarias vigentes. Las inversiones en acciones y derechos en sociedades provenientes del ejercicio anterior y las efectuadas en el primer semestre del ejercicio contable respectivo, deben actualizarse de acuerdo con el índice de actualización anual. Las inversiones en acciones y derechos en sociedades efectuadas en el segundo semestre del ejercicio contable respectivo, no se actualizan. * Actualización de Bienes Intangibles: Los bienes intangibles provenientes del año anterior y los adquiridos en el primer semestre del ejercicio contable respetivo, deben actualizarse de acuerdo con el índice de actualización anual. Los bienes intangibles adquiridos durante el segundo semestre del ejercicio contable respectivo, no deben actualizarse. El saldo de las cuentas de valuación Amortización Acumulada, deben ajustarse de acuerdo con el índice de actualización anual, en forma previa al registro de la amortización del período. Dicho ajuste debe efectuarse conjuntamente con la actualización del bien intangible respectivo. * Actualización de Bienes de Uso: Los bienes de uso provenientes del año anterior y los adquiridos en el primer semestre del ejercicio contable respectivo, deben actualizarse de acuerdo al índice de actualización anual. Los bienes de uso adquiridos en el segundo semestre del ejercicio contable respectivo, no deben actualizarse. Los saldos de las cuentas de valuación de Depreciación Acumulada, deben ajustarse de acuerdo con el índice de actualización anual, en forma previa al registro de la depreciación del período. Dicho ajuste debe efectuarse conjuntamente con la actualización del bien respectivo. 19

19 * Índice de Actualización Anual: Variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor entre el último día del segundo mes anterior al de iniciación del ejercicio contable y el último día del mes anterior al de término del citado ejercicio. * Actualización del Patrimonio: El patrimonio inicial del ejercicio contable respectivo debe actualizarse de acuerdo con el índice de actualización anual. Se entiende por patrimonio inicial el monto que resulte de la suma de los saldos existentes al 1 de enero de cada año, en las cuentas Patrimonio Institucional y Resultados Acumulados. El patrimonio inicial sujeto a actualización de acuerdo con las modalidades señaladas precedentemente, debe ajustarse con cargo a la cuenta Actualización de Patrimonio y abono a las cuentas de Patrimonio Institucional y Resultados Acumulados. * Depreciación de Bienes de Uso La depreciación es la distribución sistemática y racional del costo de los bienes de uso sujetos a desgaste el que se distribuye en relación a los años de utilización económica. Deben depreciarse mediante la aplicación del método de cálculo constante o lineal. El monto así determinado debe contabilizarse como Gastos Patrimoniales, utilizando para dicho efecto el método de registro indirecto o de acumulación, lo cual implica que durante el transcurso de la vida útil de las especies, la depreciación acumulada debe registrarse en la cuenta de valuación de activo que corresponda. El cálculo y registro de la depreciación debe efectuarse en cada período contable, hasta que la vida económica útil estimada de las especies se extinga, considerando un valor residual de una unidad monetaria ($1), al término del período proyectado. El cálculo de la depreciación debe efectuarse sobre la base de los saldos actualizados de las cuentas de bienes de uso sujetos a desgaste y de las respectivas cuentas de valuación. Las cuentas de bienes de uso depreciables y las respectivas cuentas de valuación, deben ajustarse en el ejercicio siguiente a aquél en el que se extinga la vida útil estimada de las especies. Todos los bienes de uso sujetos a depreciación, que hayan sido adquiridos en el segundo semestre del ejercicio respectivo, no deben depreciarse durante el primer año de su adquisición. Contraloría General establecerá la tabla de Vida útil. Para aquellos bienes que no se encuentren incluidos en la Tabla, se debe consultar a CGR para establecer los años de vida útil que le corresponde, de acuerdo a su naturaleza. 20

20 6.2. Procedimientos ** Oficio C.G.R. N , de 2006 y sus modificaciones Procedimiento K-01 Actualización del Patrimonio Inicial. Procedimiento K-02 Actualización de Bienes Financieros. Procedimiento K -03 Actualización de Bienes de Uso. Procedimiento K -04 Actualización de la Deuda. Procedimiento K -09 Depreciación de bienes de Uso. Procedimiento K -10 Actualización de Bienes Intangibles. 7. Cierre y Apertura de Cuentas 7.1. Normativa contable Apertura de deudores y acreedores presupuestarios. Al inicio de cada ejercicio contable los saldos del año anterior de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios, deben traspasarse a los conceptos presupuestarios de Ingresos por Percibir y Deuda Flotante, respectivamente conforme lo determinado por el Clasificador Presupuestario vigente. Cierre de deudores y acreedores presupuestarios. Los saldos de las cuentas de Deudores Presupuestarios, deben traspasarse al término del ejercicio contable a la cuenta Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios. Los saldos de las cuentas de Acreedores Presupuestarios, deben traspasarse al término del ejercicio contable a la cuenta Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios. Cierre de las cuentas de gestión económica. Las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales, deben quedar cerradas al término de cada ejercicio contable, saldándose contra la cuenta Resultado del Ejercicio. Cierre de las cuentas fluctuación de cambios. Al 31 de diciembre de cada año, las cuentas Fluctuación de Cambios Deudor y Fluctuación de Cambios Acreedor, deben compensar sus saldos. 21

21 A su vez, el saldo no compensado, sea deudor o acreedor, debe cerrarse contra las cuentas de Deudores o Acreedores Presupuestarios, según corresponda, en moneda nacional. Cierre de las cuentas remesas. Las cuentas Remesas Otorgadas y Remesas Recibidas, deben quedar cerradas al término de cada ejercicio contable, tanto en las unidades operativas remisoras como en las receptoras, saldándose contra la cuenta Patrimonio Institucional. De igual forma se debe proceder con la cuenta Intermediación de Fondos Procedimientos * Oficio C.G.R. N , de 2006 y sus modificaciones Procedimiento M-01 Apertura de Deudores y Acreedores Presupuestarios. Procedimiento M-02 Cierre de Deudores y Acreedores presupuestarios al término del ejercicio. Procedimiento M -03 Cierre de las Cuentas de Gestión Económica al termino del ejercicio. Procedimiento M -06 Cierre de las cuentas Fluctuación de Cambio y reconocimiento presupuestario del resultado. 8. Taller Aplicación de la normativa específica 1. A 01 Compra de bienes de uso con pago en el ejercicio El 10 de octubre, el Departamento de Adquisiciones de la Institución, adquiere vía Chile-Compra, equipos computacionales con monitores de pantallas líquidas para la Sede de la IX Región, a COMPUNTYN LTDA según factura N 407 por un total de $ IVA incluido. Los equipos adquiridos son recibidos e instalados en la misma fecha, las condiciones de pago son: contado con cheque del Banco Estado. 2. A 04 Compra de bienes de consumo con pago en el ejercicio El 12 de octubre el Servicio AABB, adquiere vía Chile Compra materiales y útiles de aseo para las distintas dependencias del servicio, en la suma de $ IVA incluido según Fact.N 390, de ASEOBLANCO Ltda. 22

22 3. A 06 Compra y utilización de bienes de consumo para stock con pago en el ejercicio El 12 de octubre el Servicio AABB, adquiere vía Chile Compra materiales y útiles de aseo para las distintas dependencias del servicio, en la suma de $ IVA incluido según Fact.N 391, de ASEOBLANCO Ltda. La autoridad competente ha determinado llevar un control contable de las compras de bienes de consumo, correspondiente a materiales de oficina y de los útiles de aseo. El 13 de octubre se reciben los útiles de aseo y se procede a entregar los materiales a las dependencias del Servicio, que suma $ El 14 de octubre se cancela la factura N B 01 Bienes de uso depreciables retirados de la actividad normal El 07 de octubre el Servicio JUVENTUD, dicta una Resolución que dispone la exclusión de los bienes de uso que se señalan: Nº DESCRIPCIÓN COSTO UNITARIO VALOR COSTO DEPREC. ACUMULADA 5 Computadores $ $ $ Camioneta Fiat año 2007 $ $ $ Estantes modelo 1800 $ $ $ B 02 Venta de bienes excluidos con cobro en el ejercicio El 08 de octubre, el Servicio JUVENTUD, procede a la venta de una camioneta Fiat año 2007, excluido de la actividad institucional, en la suma de $ , al contado con cheque. Los datos necesarios en ejercicio sobre procedimiento B A 05 Compra y utilización de bienes de cambio, de consumo y contratación de servicios no personales con pago en el ejercicio Compra de bienes de cambio El 15 de octubre, la Institución, encarga a Imprenta Hnos. La impresión de textos técnicos para la venta a los usuarios del Servicio, por un monto ascendente a $ , más IVA. ORD. N

23 Con fecha 20 de se recepcionan junto a factura Nº 204, los libros en Sala de Ventas, firmando conforme guía de despacho, dándose curso al pago con cheque del Banco Estado. Utilización de servicios no personales El día 15 de septiembre se reciben las facturas por consumos según detalle: METROGAS Factura Nº 4065 por $ CHILECTRA Factura Nº 2081 por $ TELEFÓNICA Factura Nº 4076 por $ Consumo de teléfonos fijos. El día 25 de octubre se giran los cheques para el pago de las citadas facturas. Materia gastos en personal 1. 2 D 01 Remuneraciones personal de planta y asignaciones familiares El 14 de octubre del año en curso, el departamento de finanzas de la Institución, recibe la planilla de remuneraciones del personal de planta correspondiente al mes. CONCEPTO $ Sueldos base personal planta Asignación de Antigüedad Asignación D.L. 3551/ Asignación de zona Otras asignaciones Trabajos extraordinarios Suplencias y reemplazos Otras cotizaciones previsionales personal planta A servicio se bienestar Asignación Profesional Bon. Compensatoria art/8 Ley Gastos de representación Asignación de dirección superior Desempeño Institucional TOTALES

24 DESCUENTOS $ Retención Administradora de Fondos de Pensiones Retenciones Instituciones Salud Previsional Retenciones del Instituto Seguridad Laboral Retención Judicial Descuentos voluntarios Descuentos Asociación Chilena de Seguridad Reintegro por atraso e inasistencia Retención de Impuesto Único TOTALES RETENCIONES Nota: Retenciones cotejadas con libro de remuneraciones. Con fecha 19 de octubre se pagan al personal de planta las remuneraciones líquidas y la asignación familiar (depósito en cuenta del Banco Estado). Las asignaciones familiares ascienden a $ Con fecha 15 de octubre el F.U.P.F. envía cheque para su pago. El día 10 de noviembre se giran cheques por todas las retenciones efectuadas, a los organismos correspondientes. 2. D 02 Gastos en viáticos La Institución, por Resolución de fecha 2 de octubre, dispone que la Jefa de contabilidad y Presupuestos, asista al seminario Aplicación NIC para el Sector Público, que organiza la Universidad de Chile, en Valparaíso, por un lapso de tres (3) días, a contar del 8 de octubre del año en curso. El Jefe de contabilidad tiene derecho a un viático diario de $ (vigente desde el 1 de diciembre de 2011, para E.U.S.). El día 5 de octubre el Departamento de Finanzas entrega, un anticipo de viático de $ El 15 de octubre, el jefe de contabilidad y presupuesto presenta la siguiente liquidación de viáticos y gastos de traslado: 25

25 3. D 03 Gastos en honorarios EL 1 de octubre el Servicio Juventud, cursa los siguientes decretos sobre contratación Honorarios: Decreto 220, autoriza contrato a honorario que indica: a) Contratase a contar de 1 de noviembre y hasta el 31 de diciembre del año en curso, al señor Carlos Pinto Moler, con residencia en la región Metropolitana, a honorarios a suma alzada, para efectuar trabajos especializados en los programas del nuevo sistema de información. b) Su contratación tendrá un costo bruto de $ , mensual. Registre: el pago de honorarios, con fecha 28 de noviembre del presente año, más el pago del Impuesto de segunda categoría el 10 de diciembre. Materia: Transferencias 1. E 01 Transferencias otorgadas a instituciones o personas del sector privado no sujetas a rendición de cuentas El 2 de septiembre el Servicio Juventud, por resolución exenta, otorga a dos (2) funcionarios, media beca de estudio a cada uno, para realizar cursos de carácter formativo, durante el último trimestre del presente año, según convenio. El 6 de octubre, el Servicio JUVENTUD, procede a pagar $ con cheque, correspondiente al total de la ayuda. 2. E 02 Transferencias otorgadas a servicios públicos El 03 de septiembre, el Servicio Público, da curso a transferencia corriente por $ que de acuerdo a la asignación 002 de la Ley de Presupuestos del presente año, debe ser otorgada al Servicio Público J. Para tal efecto, gira cheque por el monto respectivo. La entidad receptora acredita la percepción de los fondos con el Comprobante de Ingreso de Fondos. 26

26 3. E 06 Transferencias otorgadas a instituciones o personas del sector privado que deben rendir cuenta El 13 de octubre, la Institución por resolución exenta, y de acuerdo a disposiciones legales, debe entregar a la Fundación La Tercera Edad, la suma de $ mensuales, sujeta a rendición de cuenta. El 20 de octubre el Servicio, cursa cheque del Banco Estado por la suma indicada. Posteriormente, el 05 de noviembre la Fundación rinde cuenta de los gastos efectuados, entregando el respectivo informe y acompañando la documentación de respaldo por $ E 08 Aporte fiscal libre y para el servicio de la deuda recibidos por servicios públicos El 17 de octubre, la Institución en conformidad al programa de caja formulado por la Dirección de Presupuestos, emite giro de fondos N 11 contra el Tesoro Público, correspondiente a un aporte complementario aprobado en el Decreto N 200, del Ministerio de Hacienda, ascendente a $ El Tesoro Público comunica y procedió a depositar los recursos del giro de fondos N 11 en la Cuenta Única Fiscal Subsidiaria del Servicio. Materia: Administración de fondos 1. H 01 Fondos administrados por entidades publicas que no los incorporan a su presupuesto El 15 de octubre, el Gobierno Regional de la Araucanía, recibe del Fondo de Investigación de Terrenos, la suma de $ , para financiar acciones del Programa Chile Renace. Los recursos recibidos no deben incorporarse al presupuesto de la Institución en virtud de lo dispuesto en la Ley de Presupuestos. El 21 de octubre se reciben y pagan facturas por insumos destinados al Programa Chile Renace, por la suma de $ IVA incluido. El 30 de octubre se paga honorario a un profesional para desempeñar tareas de apoyo integral al proyecto, con cargo al Programa Chile Renace, por un total de $ reteniéndose el 10% a declarar y pagar antes del día 10 de noviembre. El 13 de octubre, devuelve al Fondo de Investigación de Terrenos, los recursos no ocupados del Programa Chile Renace. 27

27 Materia: Actualización y depreciación 1. K Actualizacion del patrimonio inicial, de bienes de uso y depreciacion de los bienes de uso Al 31 de diciembre de 2011, la contabilidad institucional, muestra los siguientes saldos en Bienes de Uso y Patrimonio CUENTAS CON SALDO DEUDOR MONTO Maquinarias y Equipos de Oficina Vehículos Muebles y Enseres CUENTAS CON SALDO ACREEDOR MONTO Depreciación Acumulada Máquinas y Equipos Depreciación Acumulada de Vehículos Resultados Acumulados Patrimonio Institucional Las cuentas Patrimonio Institucional y Resultados Acumulados no han tenido movimiento durante el ejercicio. En la cuenta Vehículos se registra una embarcación adquirida en el segundo semestre del ejercicio vigente en $ y Vehículos terrestres adquiridos en el año anterior en la suma de $ El saldo de la cuenta Muebles y Enseres corresponde a estaciones de trabajo adquiridas en el primer semestre del ejercicio vigente. El índice de actualización para el presente ejercicio es de 2.5% La vida útil restante de las máquinas de oficina es de 10 años y de los vehículos 6 años. 28

28 Materia: Cierre y apertura 1. M 01 Apertura de deudores y acreedores presupuestarios Efectúe los asientos de apertura correspondientes, a partir de la información contenida en el Ejercicio M-02.: CUENTAS CON SALDO DEUDOR AL CIERRE C X C Ingresos de operación $ C X C Otros ingresos corrientes $ CUENTAS CON SALDO ACREEDOR AL CIERRE C X P Bienes y servicios de consumo $ C X P Adquisicion de activos no financieros $ C X P Iniciativas de inversión $ M 02 Cierre de deudores y acreedores presupuestarios De la información contable al 31 de diciembre del año 2011, las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios presentan los siguientes saldos: CUENTAS CON SALDO DEUDOR MONTO C X C Ingresos de operación $ C X C Otros ingresos corrientes $ CUENTAS CON SALDO ACREEDOR C X P Bienes y servicios de consumo $ C X P Adquisicion de activos no financieros $ C X P Iniciativas de inversión $

29 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA