A25. Informática aplicada a la gestión Curso 2005/2006 Access Práctica 4. Consultas e Informes

Transcripción

1 DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMÁTICOS ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGÍA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES A.D.E.M. Segundo Curso A25. Informática aplicada a la gestión Curso 2005/2006 Access Práctica 4. Consultas e Informes

2 TABLA DE CONTENIDOS. 1. Consultas Definición de consulta Crear una consulta con el asistente Ejercicio 4.1. Crear una Consulta de buscar duplicados Ejercicio 4.2. Crear una Consulta de buscar no coincidentes Ejercicio 4.3. Crear una Consulta con el asistente Abrir una consulta existente Ejercicio 4.4. Abrir una consulta Crear consultas de selección: calcular totales en una consulta Calcular totales en una consulta Ejercicio 4.5. Calcular totales Informes Crear un informe con el asistente Abrir un informe existente Tipos simples de informes Informe Columna simple Informe Grupos/Totales Informe Etiquetas Informe Tabular Práctica 4. Consultas, e Informes Página 2

3 OBJETIVOS DE ESTA PRÁCTICA Conocer la funcionalidad de los informes y las consultas. Ser capaz de crear y manipular consultas simples y complejas en Microsoft Access. Ser capaz de crear y manipular informes en Microsoft Access. Práctica 4. Consultas, e Informes Página 3

4 1. CONSULTAS 1.1 Definición de consulta Una consulta es una pregunta que se hace acerca de los datos. Por ejemplo, se podría preguntar: Qué pedidos son de clientes de Barcelona? Qué representante tuvo las ventas más altas el trimestre pasado? Qué cuentas están atrasadas? Microsoft Access recopila de una o varias tablas los datos que corresponden a la pregunta formulada. Estos datos son una hoja de respuestas dinámica (si se pueden editar) o una instantánea (si no se pueden editar). Cada vez que se ejecute la consulta, se obtendrá en la hoja de respuestas dinámica la información actualizada, o bien se realizará alguna acción en ella, como eliminar o actualizar datos. 1.2 Crear una consulta con un asistente Con un Asistente para consultas, se pueden crear fácilmente consultas avanzadas. Para Ucrear una consulta con un AsistenteU: 1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en el botón Consulta o seleccionar Consultas en el menú Ver / Objetos de la Base de Datos. 2. Hacer clic en el botón Nuevo, y nos aparecerá el cuadro de diálogo Nueva consulta que ofrece cinco posibilidades: Vista diseño. Permite crear una consulta paso a paso en la ventana de diseño. Práctica 4. Consultas, e Informes Página 4

5 Asistente para consultas sencillas. Esta opción activa el asistente para consultas, que permite crear consultas de selección de modo sencillo gracias a sus cuadros de diálogo que sirven de guía durante el proceso. Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas. Permite crear una consulta particular cuyo resultado es la creación de una tabla con tres campos: uno como cabecera de columna, otro como cabecera de fila y el tercero para mostrar una función. (No vamos a tratarlas en esta práctica). Asistente para búsqueda de duplicados: Una consulta de buscar duplicados sirve, como su nombre indica, para buscar datos duplicados en un campo de una tabla o una consulta. Asistente para búsqueda de no coincidentes: Una consulta de buscar nocoincidentes sirve para buscar los datos de un campo de una tabla que no están en un campo equivalente en otra tabla 3. En lo siguientes tres apartados de esta práctica se explica como seguir las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente Ejercicio 4.1. Crear una Consulta de búsqueda de duplicados Tras pulsar el botón Nuevo, en la ventana de consultas: 1. Hacer clic en Asistente para Consultas de búsqueda de duplicados 2. Seleccionar la tabla o consulta donde se desee buscar registros duplicados. En nuestro caso, la tabla ALUMNOS. Hacer clic en Siguiente 3. Seleccionar los campos en donde se desee buscar datos duplicados. En nuestro caso, el campo Población. Hacer clic en Siguiente 4. Seleccionar los campos adicionales que se desee aparezcan en la consulta. En nuestro caso, los campos Nombre y Dirección. Hacer clic en Siguiente 5. Poner un nombre a la consulta. En nuestro caso, Alumnos de la misma Población Elegir entre: Ver los resultados. Modificar el diseño En nuestro caso, elegir la primera. 6. Hacer clic en Terminar Ejercicio 4.2. Crear una Consulta de búsqueda de no coincidentes Tras pulsar el botón Nuevo, en la ventana de consultas: 1. Hacer clic en Asistente para Consultas de búsqueda de no coincidentes 2. Seleccionar la tabla o consulta que contenga los registros que se desee ver. En nuestro caso, la tabla ASIGNATURAS. Hacer clic en Siguiente Práctica 4. Consultas, e Informes Página 5

6 3. Seleccionar la tabla que contiene los registros seleccionados. En nuestro caso, la tabla NOTAS. 4. Seleccionar el campo de la primera tabla que coincide con el campo de la segunda tabla. En nuestro caso, Asignatura (tabla ASIGNATURAS) y Código asignatura (tabla NOTAS). Hacer clic en el botón <=> y hacer clic en Siguiente 5. Seleccionar los campos adicionales que se desee aparezcan en la consulta. En nuestro caso, los campos Nombre asignatura y Curso. Hacer clic en Siguiente 6. Poner un nombre a la consulta. En nuestro caso, Asignaturas sin coincidir notas. Elegir entre: Ver los resultados. Modificar el diseño En nuestro caso, elegir la primera. 7. Hacer clic en Terminar Ejercicio 4.3. Crear una Consulta con el asistente Tras pulsar el botón Nuevo, en la ventana de consultas: 1. Hacer clic en Asistente para Consultas sencillas 2. Seleccionar la tabla que contenga los registros que se desee archivar. En nuestro caso, la tabla ALUMNOS. Hacer clic en Siguiente 3. Seleccionar los campos que queremos visualizar en la consulta: Nombre Alumno, Dirección, Población y Teléfono. Hacer clic en Siguiente. 4. Poner un nombre a la nueva consulta. En nuestro caso, Alumnos con dirección y teléfono. Elegir entre: Abrir la consulta para ver la información Modificar el diseño de la consulta En nuestro caso, elegir la primera. 5. Hacer clic en Terminar. 1.3 Abrir una consulta existente Las consultas se pueden abrir en el modo de presentación Diseño o en modo de presentación Hoja de datos. Además podemos alternar entre un tipo de presentación y otro mediante el uso de los botones siguientes, situados en la barra de herramientas: Si estamos en modo hoja de datos, pasa a modo presentación diseño. Si estamos en modo hoja de datos, pasa a modo presentación diseño. Práctica 4. Consultas, e Informes Página 6

7 Para Uabrir una consulta en el modo de presentación DiseñoU: 1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en el botón Consultas. 2. Seleccionar la consulta que se desee abrir. 3. Hacer clic en el botón Diseño. Para Uabrir una consulta de selección presentación Hoja de datos: 1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en el botón Consultas. 2. Hacer doble clic en el nombre de la consulta (o seleccionar la consulta y hacer clic en el botón Abrir). Para Udetener la ejecución de una consultau, presionar CTRL+PAUSA Ejercicio 4.4. Abrir una consulta. Abrir la consulta CONSULTA1 en modo presentación Diseño y pasar después al modo presentación Hoja de datos. Tras observar como es este modo, cerrar la consulta. 1.4 Crear consultas de selección: calcular totales en una consulta Las consultas de selección son consultas que plantean preguntas sobre los datos. Para Ucrear una consulta de selecciónu: 1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en el botón Consultas y después en el botón Nuevo. 2. En el cuadro Nueva consulta, elegir Vista diseño. Microsoft Access muestra una ventana Consulta vacía en el modo de presentación Diseño y un cuadro de diálogo Mostrar tabla para que se puedan agregar tablas o consultas a su consulta. 3. Agregar tablas o consultas haciendo doble clic en los nombres de las tablas o consultas. Al terminar, elegir el botón Cerrar. Para agregar más tablas o consultas, con posterioridad, hacer clic en el botón Agregar tabla de la barra de herramientas o elegir Mostrar tabla en el menú Consulta. Para quitar una tabla de una consulta, seleccionar la tabla y presionar la tecla SUPR. 4. Crear combinaciones arrastrando nombres de campos entre las tablas y consultas, si es necesario. Si se han definido relaciones predeterminadas entre tablas, se mostrará automáticamente las líneas de combinación predeterminadas. En la fila Campo, agregar los campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde las listas de campos, de la siguiente manera: Práctica 4. Consultas, e Informes Página 7

8 Para seleccionar Un campo Un bloque de campos Campos no contiguos Todos los campos Hacer esto Hacer doble clic en el nombre del campo. (También puede seleccionar un campo directamente en el cuadro de lista desplegable de la fila Campo en la cuadrícula). Mantener presionada la tecla MAYÚSCULAS y seleccionar el primero y el último campo del bloque, y luego arrastrarlos a la cuadrícula de la consulta. Mantener presionada la tecla CTRL mientras se selecciona los campos, después arrastrarlos a la cuadrícula de la consulta. Hacer doble clic en la barra de título de la lista de campos. Toda la tabla o consulta Hacer clic en el asterisco (*). Si se quiere eliminar un campo de la cuadrícula, seleccionar el campo y presionar la tecla SUPR o elegir Eliminar columnas del menú Edición. 5. Refinar la consulta introduciendo criterios, ordenando, creando campos calculados, sumando los datos y ocultando campos en la cuadrícula QBE (es la parte inferior de la ventana): En la fila Orden, si se desea ordenar, indicar el tipo de orden para el campo o los campos por los que se desee ordenar. Para quitar un orden, hacer clic en la celda Orden del campo cuyo orden se desee quitar y hacer clic en la flecha abajo y en la lista, seleccionar (sin ordenar). Primero se ordena por el campo Orden más a la izquierda, después por el siguiente campo Orden a la derecha y así sucesivamente Usar el orden de clasificación ascendente para ordenar fechas y horas de la más antigua a la más reciente, y usar el orden de clasificación descendente para ordenar de la más reciente a la más antigua. En la fila Mostrar, indicar si el campo se va a mostrar o no. Si el cuadro está en blanco, el campo no se mostrará en el resultado de la consulta. Cuando se cierra una consulta, todos los campos ocultos se mueven a las columnas más a la derecha de la cuadrícula QBE. En la fila Criterios, introducir los criterios para seleccionar los registros que se desee. Los criterios son instrucciones que se usan para indicar qué registros mostrar. Los criterios pueden introducirse en uno o más campos de una consulta o filtro. Si se desea calcular totales de todos los registros o para grupos de registros, pulsar el botón Totales de la barra de herramientas para mostrar la fila Total e indicar los agrupamientos y los criterios. Práctica 4. Consultas, e Informes Página 8

9 6. Guardar la consulta, o bien, se puede ejecutar la consulta haciendo clic en el botón Presentación Hoja de datos, o eligiendo Vista Hoja de datos en el menú Ver. Dar a la consulta un nombre único, distinto del resto de las consultas y de todas las tablas de la base de datos. En las consultas de múltiples tablas, se puede saber a qué tabla está asociado cada campo mostrando la fila Nombre de tabla bajo la fila Campo en la cuadrícula QBE. En el menú Ver, elegir Nombres de tablas para mostrar esta fila Calcular totales en una consulta Una consulta se puede usar para calcular totales para todos los registros o para grupos de registros. Por ejemplo, se puede buscar el número total de pedidos procesados o el número de pedidos procesados por categoría de productos. Por ejemplo, si se quiere sumar los valores seleccionados, seleccionar Suma en la fila Total; o seleccionar Promedio para hallar el valor medio. Al utilizar una función de agrupamiento en un campo, se combina los nombres del campo y de la función para dar nombre al campo de la hoja de datos (por ejemplo, PromedioMercancía). Se puede cambiar el nombre de estos campos de forma que sean más descriptivos. No es posible agregar la opción asterisco (*) a una fila Campo de una consulta en la que se está calculando totales. Se puede Uespecificar criterios para limitar los registrosu en un cálculo de totales. Seguir las siguientes instrucciones al especificar los criterios: Para limitar las agrupaciones, especificar los criterios en los campos Agrupar por. Por ejemplo, si se está calculando el número de pedidos por categoría de productos, se podría especificar criterios para devolver totales únicamente para Pescados/Mariscos y Frutas y verduras. Para devolver únicamente los valores de totales seleccionados, especificar los criterios en la fila Total (el campo en el que selecciona una función de agrupamiento). Por ejemplo, si se calcula en número de pedidos por departamento, se puede especificar los criterios de forma que sólo se muestre los departamentos con más de 200 pedidos en la consulta instantánea. Para limitar los registros en los que se realiza el cálculo, usar la opción Dónde en la fila Total. Se puede especificar criterios para el mismo campo que se está usando para calcular totales arrastrando el campo hacia abajo una segunda vez. O bien, se puede especificar criterios para otros campos arrastrando esos campos y seleccionando Dónde en la fila Total. Por ejemplo, si se está calculando el número de pedidos por departamento, se puede limitar los pedidos a aquellos realizados en el último trimestre de 1991 especificando criterios para el campo Fecha de pedido. Los criterios Dónde se evalúan antes de realizar el cálculo. Los campos para los que se seleccionó Dónde quedan ocultos siempre, desactivando la casilla de verificación de la fila Mostrar. Práctica 4. Consultas, e Informes Página 9

10 1.4.2 Ejercicio 4.5. Calcular totales 1. Crear la tabla PAGOS, incluyendo los siguientes campos: UNombre del campou UTipo de datosu Código Alumno Numérico Pago Numérico Fecha pago Fecha/Hora Dejar que se cree un campo clave automáticamente. 2. Introducir los siguientes registros: Código Alumno Pago Fecha pago /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/00 3. Crear una Uconsulta de selecciónu siguiendo los siguientes pasos: Hacer clic en el botón Consultas y luego en el botón Nuevo Elegir Vista diseño Seleccionar las tablas PAGOS y ALUMNOS. Arrastrar a la fila Campos los siguientes campos (hay que fijarse de que tabla son los campos): Si no hemos creado la relación con anterioridad, hay que relacionar el Código de alumno de la tabla ALUMNOS con el Código de alumno de la tabla PAGOS. Para ello hacemos clic con el ratón en el campo Código de alumno de la primera tabla y arrastramos hasta el campo Código de alumno de la segunda tabla. Práctica 4. Consultas, e Informes Página 10

11 Cerrar la consulta y llamarla Pagos por alumnos. 4. Ver el resultado de la Pagos por alumnos, abriendo dicha consulta. 5. Modificar la consulta Pagos por alumnos especificando el criterio de que solo se muestren los registros con pagos superiores a Para ello, introducir en la fila Criterios > INFORMES Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Como tiene control sobre el tamaño y el aspecto de todos los elementos de un informe, puede presentar la información en la forma que se desee verla. La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla, consulta o instrucción SQL base, que es el origen de los datos del informe. 2.1 Crear un informe con un Asistente Un Asistente para informes ayuda a crear informes planteando preguntas sobre el informe que se desea crear y creándolo de acuerdo a las respuestas obtenidas. Para Ucrear un informeu usando un Asistente para informes: 1. En la ventana de la base de datos, elegir el botón Informes y después elegir el botón Nuevo. 2. En el cuadro Elija la tabla o consulta de donde provienen los datos del objeto, escribir el nombre la tabla o consulta de origen del informe o seleccionar un nombre en la lista. 3. Elegir un Asistente para informes de la lista: Vista diseño Práctica 4. Consultas, e Informes Página 11

12 Asistente para informes Autoinforme en columnas Autoinforme Tabular Asistente para gráficos Asistente para etiquetas 4. Seguir las instrucciones mostradas en los cuadros de diálogo del Asistente para informes elegidos. En el último cuadro de diálogo se puede elegir mostrar el informe en Vista preliminar o Modificar de Diseño del informe. En el apartado Tipos de informes se explica con más detalle. El informe resultante se puede modificar en el modo presentación Diseño También se puede diseñar estilos personalizados que pueda utilizar el Asistente para informes cuando se vuelva a crear un informe. 2.2 Abrir un informe existente Al hacer clic en el botón Informes, en la ventana de la base de datos se muestran todos los informes de la base de datos activa. Se puede abrir un informe existente en el modo Diseño o en Vista previa. Para Uabrir un informeu: 1. En la ventana de la base de datos, hacer clic en el botón Informes. 2. Seleccionar el nombre del informe que se desee abrir. 3. Para ver el diseño del informe, elegir el botón Diseño. Para ver la apariencia impresa que tendrá el informe, elegir el botón Vista previa. También se puede abrir un informe haciendo doble clic en su nombre en la lista para informes de la ventana de la base de datos: Al hacer doble clic en el Ubotón derechou del ratón se abre el informe en el modo Diseño. Práctica 4. Consultas, e Informes Página 12

13 Al hacer doble clic en el Ubotón izquierdou se abre una ventana o menú contextual desde la que se puede elegir el modo de apertura del informe, en modo Diseño o Vista previa. 2.3 Tipos simples de informes A continuación, se ven ejercicios de cada uno de los siguientes tipos de informes: Columna simple: Informe que presenta los campos en una columna simple Grupos/Totales: Informe que agrupa registros y presenta totales para cada grupo Etiquetas postales: Para crear etiquetas postales de tipo Avery Tabular: Informe que presenta cada registro como una fila de campos Informe Columna simple Tras pulsar el botón Nuevo, hacer clic en Asistente para informes: 1. Seleccionar la tabla de la que se va a sacar los datos. En este caso, la tabla NOTAS. 2. Seleccionar los campos que se desee mostrar en el informe. En este caso seleccionarlos todos, pulsando la tecla >>, y hacer clic en Siguiente. 3. Cuando le pida si desea agregar algún nivel de agrupamiento, hacer clic en el botón Siguiente. 4. Seleccionar los campos por los que se desee ordenar. En este caso, el campo Código alumno. Hacer clic en Siguiente 5. Seleccionar la distribución En columnas, la orientación del papel y si se quiere que todas las columnas quepan en la hoja. 6. Seleccionar el estilo del informe: Compacto, corporativo, formal, gris, informal o negrita.. Hacer clic en Siguiente 7. Asignar un título al informe. En este caso, Notas alumnos Elegir entre: Vista previa del informe. Modificar el diseño del informe. En nuestro caso, elegir la primera. 7. Hacer clic en Terminar. Práctica 4. Consultas, e Informes Página 13

14 2.3.2 Informe Grupos/Totales Tras pulsar el botón Nuevo, hacer clic en Asistente para informes: 1. Seleccionar la tabla de la que se va a sacar los datos. En este caso, la tabla PAGOS. 2. Seleccionar los campos que se desee mostrar en el informe. En este caso seleccionarlos todos menos el campo Id, y hacer clic en Siguiente. 3. Seleccionar los campos por los que se desee agrupar. En este caso, el campo Código alumno. Hacer clic en Siguiente 4. Seleccionar los campos por los que se desee ordenar. En este caso, el campo Fecha pago. Además hacer clic en el botón Opciones del resumen y elegir las opciones de la ventana de resumen que se quieran (elegimos la operación suma y mostrar detalle y resumen). Hacer clic en Aceptar y luego en Siguiente 5. Seleccionar el estilo del informe, la orientación del papel y el espaciado de líneas. En este caso, seleccionar el estilo Corporativo. Hacer clic en Siguiente 6. Asignar un título al informe, En este caso, Pagos por alumno Elegir entre: Vista previa del informe. Modificar el diseño del informe. En nuestro caso, elegir la primera. 9. Hacer clic en Finalizar Informe Etiquetas Tras pulsar el botón Nuevo, hacer clic en Asistente para etiquetas: 1. Seleccionar la tabla de la que se va a sacar los datos. En este caso, la tabla ALUMNOS. 2. Seleccionar el tamaño de las etiquetas. En este caso, no modificar nada. Hacer clic en Siguiente 3. Seleccionar la fuente y el color de los caracteres en las etiquetas. En este caso, seleccionar el color Rosa de la paleta de colores. Hacer clic en Siguiente 4. Seleccionar los campos que se desee mostrar en las etiquetas. En este caso, seleccionar los campos (separados por la tecla Enter): Nombre alumno Dirección Código Postal -- Población Hacer clic en Siguiente. 4. Seleccionar los campos por los que se desee ordenar. En este caso, el campo Nombre alumno. Hacer clic en Siguiente 7. Asignar un título al informe, En este caso, Etiquetas Alumnos Práctica 4. Consultas, e Informes Página 14

15 Elegir entre: Ver las etiquetas tal y como se imprimirán Modificar el diseño de la etiqueta. En nuestro caso, elegir la primera. 10.Hacer clic en Terminar Informe Tabular Tras pulsar el botón Nuevo, hacer clic en Asistente para informes: 1. Seleccionar la tabla de la que se va a sacar los datos. En este caso, la tabla ALUMNOS. 2. Hacer clic en Aceptar 3. Seleccionar los campos que se desee incluir en el informe. En este caso, seleccionarlos todos con el botón >>. Hacer clic en Siguiente. 4. Cuando le pida si desea agregar algún nivel de agrupamiento, hacer clic en el botón Siguiente. 5. Seleccionar los campos por los que se desea ordenar. En este caso, Dirección y Nombre (en ese orden). Hacer clic en Siguiente 6. Seleccionar la distribución del informe Tabular, la orientación del papel si se quiere que todas los campos quepan en la hoja. 7. Seleccionar el estilo del informe: Compacto, corporativo, formal, gris, informal o negrita.. Hacer clic en Siguiente 8. Asignar el título del informe. En este caso, Informe alumnos formato tabla. Elegir entre: Vista previa del informe. Modificar el diseño del informe. En nuestro caso, elegir la primera. 8. Hacer clic en Terminar. Práctica 4. Consultas, e Informes Página 15