IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO. Cubre: Todo el territorio nacional Se detallan dos subprocesos: Convenios y Llamado General

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1 Fecha: Formato: Word Nº de edición: 02 Soporte: electrónico Página 1 de 6 IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO Ficha de proceso Objetivo Recursos humanos Materiales, información Software / Herramientas informáticas FORMACIÓN PROFESIONAL Gerencia/Unidad Gerencia Formación Profesional Responsable Gerente Dar cumplimiento a las demandas de capacitación que se Alcance Cubre: presenten a INEFOP. Todo el territorio nacional Se detallan dos sub: Convenios y Llamado General Capacitación, apoyo a la inserción laboral, continuidad educativa o reinserción educativa, de personas mayores de edad que se encuentren desempleadas, y adolescentes de 15 a 17 años. Capacitación para trabajadores en Seguro de Desempleo (con las causales que atiende el Instituto) ELEMENTOS DE ENTRADA/ RECURSOS Gerente de Formación Profesional Coordinadoras Técnicos o Asesores de proyectos o Orientadores o Supervisores Administrativas Secretaria ISO 9001:2015 Resoluciones de Consejo Directivo Bases Generales 2017 para la presentación de Propuestas de capacitación y Documentos asociados Términos de referencia de llamados específicos (en adelante TDR) Propuestas de capacitación Evaluación de pertinencia Registro de ECAs y Especialistas Planilla de vigencia contratos marcos (con ECAs) K2B (generación de contratos) (gestión de expediente electrónico de las demandas de capacitación) Approach (registro de gestión de cursos de TSD) Gestión INEFOP (registro de acciones de supervisión) Vía Trabajo (registro de beneficiarios y cursos) Modificaciones respecto de la edición anterior N Ed Se realizan ajustes en los materiales e información, proceso y evaluación de resultados

2 Fecha: Formato: Word Nº de edición: 02 Soporte: electrónico Página 2 de 6 Institución o grupo de personas presentan al INEFOP, CD (o alguno de sus integrantes), o al Secretario Ejecutivo, una demanda de capacitación. Se crea GESDOC (o por mail) y se envía a la Gerencia de FP Gerencia de FP, reenvía demanda (Mail o GESDOC) a la Coordinadora de la Unidad de Cursos Se designa Técnico Asesor por parte de la Coordinadora de la Unidad de Cursos. Para las demandas que se consideran pertinentes, se analiza la forma más adecuada de dar respuesta. a- Llamado General b- Llamado Específico mediante TDR c- Solicitud de Réplica d- Llamado Acotado e- Compra directa (casos excepcionales o cuando los puntos anteriores no permiten dar respuesta a la demanda). f- Recursos Humanos de la Gerencia de Formación Profesional. Para dar respuesta mediante el llamado general no se solicita aprobación del CD. En el caso del punto c-, en esta instancia la solicitud debe ingresar a la Mesa de Trabajo. Los puntos b-, d-, y e-, debe ingresarse al CD una solicitud para su aprobación. S.I.G.- PR 05 (Funcionamiento Mesa de Trabajo) cuando corresponda PROCESO CONVENIOS y ACUERDOS Actuación GESDOC de Secretaría Ejecutiva y envío al Gerente de Área para designar un Técnico Asesor Nota identificando una demanda primaria de capacitación. GESDOC o mail a la Coordinadora de la Unidad de Cursos solicitando que se designe un Técnico Asesor. conteniendo actuación (designación de Técnico Asesor). Mails, explicitando demanda y designación de Técnico Asesor (cuando corresponda debe contener en forma adjunta nota de la institución que plantea la demanda) b-, d-, y e-, Solicitud del Técnico Asesor al CD, fundamentando la pertinencia de dar respuesta a la demanda de capacitación. Y según sea el caso, fundamentar el medio mediante el cual se sugiere dar respuesta a la demanda de capacitación. Debe estar firmada por el Técnico Asesor y la Gerencia del Área TDR identificando y fundamentando la demanda y su pertinencia, así como la información necesaria para identificar por parte de las ECAs la oferta de capacitación que se está necesitando. Debe contar con la firma del Técnico Asesor y el Gerente de Área c- Solicitud a la Mesa de Trabajo, identificando demanda y tres expedientes de cursos que al entender del Técnico puedan dar respuesta a la necesidad de capacitación. f- Cuando se trata de talleres o charlas referidas a Orientación Educativo Laboral, se puede cubrir la demanda con Técnicos de la Unidad de Orientación, para ello es necesario la aprobación del Gerente Nota: Algunas compras directas y llamados acotados se realizan por intermedio de la Mesa de Trabajo. Nota explicitando la demanda o, mail de directores del CD o Secretario Ejecutivo identificando la demanda primaria de capacitación y solicitando designar un Técnico Asesor Mail o GESDOC (actuación y/o nota Mails cuando corresponda Solicitud del Técnico Asesor al CD TDR Solicitud a la Mesa de Trabajo Dirección Evaluación y Monitoreo Modificaciones respecto de la edición anterior N Ed Se realizan ajustes en los materiales e información, proceso y evaluación de resultados

3 Fecha: Formato: Word Nº de edición: 02 Soporte: electrónico Página 3 de 6 Si el CD aprueba, se publican los TDR, y en el caso que corresponda se solicita a una ECA la presentación de oferta. Se publique el llamado en la página web del instituto Se solicite a la ECA para presentar oferta en calidad de compra directa. TDR. Mail enviado a la ECA explicitando la solicitud para presentar oferta. ECA entrega en recepción o en forma online la Recepción crea el expediente en GESDOC Oferta del curso oferta de un curso La oferta es evaluada por la Unidad de Evaluación y Monitoreo: ver proceso de Evaluación y Monitoreo (FP 08) Se aprueba el curso por el CD. En AyFse asigna un número de contrato y se pasa el contrato Resolución del CD del curso con los elementos informativos básicos a Formación (intranet, sitio web) Profesional. La comunicación es por expediente en GESDOC Oferta de capacitación de la ECA Administración de FP envía expediente a la Coordinadora de la Unidad de Cursos para designar Técnico Supervisor. De no contar con supervisores disponibles, las tareas que se mencionan a continuación quedan a cargo del Técnico Asesor referente del convenio o acuerdo para el que se presenta el curso. La Coordinadora de la Unidad de Cursos asigna un Técnico Supervisor y envía exp El Técnico Supervisor identifica la oferta de capacitación Se acuerda el cronograma y el Supervisor solicita a la Coordinadora de la Unidad de Orientación que se designe un Técnico Orientador para que realice la conformación grupal del curso Se conforma el grupo por parte del Técnico Orientador Cuando el Técnico Supervisor dispone de la planilla del grupo conformado, fechas de inicio y finalización por la ECA, adjunta una solicitud de pago y se lo entrega a una de las Administrativas de FP Dirección Comunicación Gestión Humana Dirección Comunicación Adm. y Verificar que esté disponible la resolución del CD y el contrato GESDOC Comunicación Realizar la actuación en GESDOC GESDOC Realizar el análisis de la oferta para el conocimiento de la misma y contactarse con la ECA para presentarse y ajustar cronograma de cursos Contacto telefónico (no requiere registro) o Correo electrónico Verificar sez designe un Técnico Orientador SharePoint, carpeta Orientación, carpeta con el mes que se hará la conformación grupal, planilla electrónica. Verificar por parte de la Coordinadora de la Unidad de Orientación que el Técnico Orientador registre en la planilla creada para tal fin, que se ha conformado el grupo. Nota: en caso de registrarse incidentes tales como no conformarse el grupo, se informa a quien esté supervisando el curso para que coordine con la ECA una nueva instancia y se re-agende el inicio de curso. A- Verificar que la planilla del grupo contenga los siguientes datos, ECA, nombre del curso, nombre, apellido, y cédula de cada participante. B- Verificar que la solicitud de pago esté completa y firmada por quien fue designado para supervisar el curso. SharePoint, carpeta Orientación, carpeta con el mes que se hará la conformación grupal, planilla electrónica. Planilla del grupo conformado Cronograma del curso Solicitud de pago (formato papel)

4 Fecha: Formato: Word Nº de edición: 02 Soporte: electrónico Página 4 de 6 Administración de FP registra las fechas en el contrato, completa el contrato, se imprime y se hace firmar por el Gerente de FP. Administrativa de la Gerencia de FP realiza la solicitud de pago a la Gerencia de del pago inicial del curso Se realiza el pago por parte de la Gerencia de, lo informa a la ECA y a las administrativas de FP Administrativa de la Gerencia de FP realiza la solicitud de pago a la Gerencia de del pago final del curso Se realiza el pago por parte de la Gerencia de AyF lo informa a la ECA y a Administración de FP Con el pago final, Supervisión solicita a la Coordinación de unidad de cursos o Gerencia de FP el cierre del expediente Cuando corresponda, verificar la existencia de un contrato marco. Verificar se firme el contrato: Marco: entre ECA y Director General de INEFOP Específico: entre ECA y el Gerente de FP Actuación GESDOC. Verificar se complete la carpeta contable con la siguiente documentación: Contrato, lista de participantes, fechas de inicio y finalización de curso, formulario solicitud de pago AyF ) devuelve la carpeta contable a las administrativas de FP. Actuación GESDOC. Verificar se complete la carpeta contable con la sig. Doc.: Informe final presentado por la ECA y formulario solicitud de pago ) Actuación de AyF en GESDOC. Las administrativas de FP reciban la carpeta contable Contrato marco Contrato específico (K2B) Carpeta contable física, completa Carpeta contable física completa, con registro de pago. Carpeta contable física, completa Carpeta contable física completa, con registro de pago. Jurídica Fianzas Actuación del Supervisor en GESDOC. GESDOC Evaluación con los participantes por parte de la supervisión del curso (cuando. Valoración del cumplimiento de todo el proceso por parte de la supervisión de curso o del Técnico Asesor referente (cuando Controles administrativos relacionados a número de personas que finalizaron, número de personas que aprobaron, y número de personas que lograron su inserción laboral y/o reinserción educativa, (según criterios establecidos en las Bases Generales) EVALUACIÓN DE RESULTADOS (para CONVENIOS Y ACUERDOS) Evaluación escrita realizada por participantes, o informe de supervisión que especifica la evaluación realizada por los participantes. Informe del Técnico Supervisor o Técnico Asesor Los resultados del curso coincidan en todos los aspectos que corresponda con lo especificado en la propuesta de capacitación y las coordinaciones realizadas con la ECA Evaluación escrita por los participantes, o informe de supervisión Software de gestión de cursos, informe de supervisión. Materiales entregados a la supervisión del curso por parte de las ECAs. Solicitudes de pago por cierre definitivo del curso realizada por quien supervisa el curso.

5 Fecha: Formato: Word Nº de edición: 02 Soporte: electrónico Página 5 de 6 LLAMADO GENERAL Objetivo: Dar cumplimiento a las demandas de capacitación de trabajadores en seguro de desempleo que se presenten al INEFOP con las causales que atiende el instituto. La Entidad de Capacitación (en adelante ECA) entrega en recepción o en forma online la oferta de un grupo o cupo. Recepción crea un expediente. Jurídica incluye una copia de la oferta en formato digital luego de realizado el control pertinente. Nota: la modalidad voucher sigue un procedimiento diferente S.I.G.- PR 01 (Aprobación de voucher por las Gerencias Operativas) cuando corresp. Jurídica verifica que la oferta cumpla con los requisitos estipulados en las Bases vigentes La oferta es evaluada por la Unidad de Evaluación y Monitoreo: ver proceso de Evaluación y Monitoreo (FP 08) Se aprueba el curso por el CD, y se envía el En AyF (Unidad K2B) se verifica que la resolución expediente con la resolución a la Gerencia de coincida con la oferta que está en GESDOC. (K2b). Quedan excluidos los convenios de compra directa (ej.cocap-utu). AyF (Unidad K2B) envía Administración de FP el GESDOC Se coordina el inicio del curso en equipo de Trabajo MESA TSD. La ECA carga el curso en Vía Trabajo. En función de la demanda: a. Se coordinan los inicios. b. Se cargan los grupos La Unidad de Orientación realiza la orientación y derivación de participantes. Nota: Cuando no existe una propuesta de capacitación acorde al Proyecto Educativo Laboral y perfil del usuario se le otorga un Voucher Coincida lo establecido en la oferta de curso con la resolución del CD de su aprobación. Registro de propuesta aprobada (cursos) en VIA TRABAJO Planillas de inicio de cursos Perfiles Mails DINAE (registro en VIA TRABAJO si la ECA es nueva) Creación del expediente en GESDOC Resolución del CD de aprobación l curso (intranet, sitio web) K2B Banco de ofertas Vía Trabajo Share Point (registro de reuniones de coordinación) Guía de pasos, instructivos y formularios Contacto telefónico (no requiere registro) Correo electrónico Verificación de la carga del curso en Vía Trabajo Vía Trabajo Correo electrónico Es igual para cupo y grupo Según la guía de VIA TRABAJO se realiza la entrevista Vía Trabajo Gestión Humana Evaluación y Monitoreo Dirección Modificaciones respecto de la edición anterior N Ed Se realizan ajustes en los materiales e información, proceso y evaluación de resultados

6 Fecha: Formato: Word Nº de edición: 02 Soporte: electrónico Página 6 de 6 Derivación a grupo, cupo o excepcionalmente voucher. La Administrativa de la Gerencia de FP genera el contrato de pago K2B para el pago inicial. En los casos que se dispone de Técnico Supervisor, el mismo supervisa la ECA. En todos los casos se realiza un control administrativo. Administrativas de FP, terminado el curso proceden a su cierre administrativo. Administrativas de FP realizan y entregan los certificados S.I.G.- PR 01 (Aprobación de voucher por las Gerencias Operativas) cuando corresp. Vía Trabajo Planilla lista de espera Formulario de Voucher Chequeo de coincidencia entre contrato y resolución del CD. Constatar vigencia Contrato Marco Vía Trabajo Vía Trabajo K2B Oferta de capacitación Oferta de capacitación Sofware de gestión INEFOP Verificar que la ECA cargue en Vía Trabajo los resultados (notas) finales de curso y presentar documentación en papel para cobrar el monto final Verificar en VT listado de participantes que aprobaron el curso Carpeta con documentación de curso y solicitud de pago GESDOC Vía Trabajo Vía Trabajo Comunicación Controles administrativos relacionados a número de personas que finalizaron, número de personas que aprobaron. Valoración del cumplimiento de todo el proceso por parte de la supervisión de curso o del Técnico Asesor referente (cuando EVALUACIÓN DE RESULTADOS para LLAMADO GENERAL Los resultados del curso coincidan en todos los aspectos que corresponda con lo especificado en la propuesta de capacitación y las coordinaciones realizadas con la ECA Materiales entregados a Administración de FP por parte de las ECAs y Solicitudes de pago por cierre definitivo del curso realizada por Administración de FP. Informe del Técnico Supervisor o Técnico Asesor Software de gestión de cursos, informe de supervisión. En ambos sub-: Registro de presuntos incumplimientos por parte de las ECAs y/o Consultores S.I.G.- PR. 06 (Reporte de presuntos incumplimientos de ECAs y Cons) Los mencionados en el procedimiento Los mencionados en el procedimiento Evaluación y Monitoreo Número de personas atendidas y no derivadas a cursos. Número de personas derivadas a cursos. ELEMENTOS DE SALIDA

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