FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS- FMI

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1 FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS- FMI TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN DE UN PROVEEDOR QUE CONCEPTUALICE, DISEÑE, PRODUZCA Y EJECUTE LA ESTRATEGIA DE DIVULGACION Y COMUNICACIONES DEL FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS- FMI COM 002 Bogotá D.C. OCTUBRE DE 2013

2 Contenido 1. ANTECEDENTES EL FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION DE LA CONTRATACION DEFINICIONES OBJETO DE LA INVITACIÓN TÉRMINOS JURÍDICOS RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN CLÁUSULA DE RESERVA PROPIEDAD INTELECTUAL VALOR DE LA PROPUESTA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES ESTUDIOS PARA PARTICIPAR EN EL CONCURSO INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA CAPACIDAD FINANCIERA CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN FORMULACIÓN DE INQUIETUDES CIERRE Y ENTREGA DE LA PROPUESTA EVALUACIÓN CRITERIOS DE DESEMPATE EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO METODOLOGIA VALOR AGREGADO PROPUESTA ECONOMICA... 15

3 6.6.1 Forma de pago... Error! Marcador no definido. 7. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA ALCANCE DE LA PROPUESTA Diseño e Implementación del Plan Estratégico de Comunicaciones Estrategia Web y redes sociales Líneas de mensaje para gerente del FONDO Eventos (si la estrategia definida lo incluye) Pauta Publicitaria (si la estrategia definida lo incluye) CRONOGRAMA DE ENTREGA DE PRODUCTOS RECHAZO DE PROPUESTAS DECLARATORIA DESIERTA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA EL CONTRATO SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO OBLIGACIONES DE BANCÓLDEX COMO ADMINISTRADOR DEL FONDO OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA DURACIÓN DEL CONTRATO NO EXCLUSIVIDAD SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO GARANTÍA DEL CONTRATO SUBCONTRATOS... 27

4 1. ANTECEDENTES 1.1 EL FONDO DE MODERNIZACIÓN E INNOVACIÓN PARA LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS La Ley 1450 de 2011 (Plan Nacional de Desarrolló ) creó el Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, en adelante EL FONDO, como una cuenta de orden (asimilada a un patrimonio autónomo) que administrará Bancóldex. Al respecto el artículos 44 y 45 de la Ley 1450 de 2011 establecen lo siguiente: Artículo 44. Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas. El artículo 17 de la Ley 590 de 2000, quedará así: Artículo 17. Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas. Créase el Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, como un sistema de manejo separado de cuentas del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A.- Bancóldex, que para todos sus efectos se asimilará a un patrimonio autónomo y quien lo administrará a través de una cuenta de orden. Las actividades, los actos y contratos celebrados por el Fondo se regirán por derecho privado y se someterán a los procedimientos y requerimientos internos establecidos para los actos y contratos del Banco de Comercio Exterior de Colombia S. A., Bancóldex. El Fondo tendrá por objeto aplicar instrumentos financieros y no financieros, estos últimos, mediante cofinanciación no reembolsable de programas, proyectos y actividades para la innovación, el fomento y promoción de las Mipymes. Parágrafo. El Gobierno Nacional creará y reglamentará la integración y funciones del Consejo Asesor del Fondo y establecerá su dirección y secretaría técnica. 1.2 ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN En el Plan Nacional de Desarrollo , se diseñaron las iniciativas encaminadas a potenciar el sector empresarial. Entre ellas, el Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, se crea como un instrumento de cofinanciación no reembolsable orientado a apoyar programas, proyectos y actividades dirigidas a la innovación

5 y competitividad de las Mipymes Colombianas, con un enfoque de crecimiento empresarial rápido, rentable y sostenido, a través de la innovación y los encadenamientos productivos. Luego de más de un año de creación del Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas en el que se han asignado mas de $ Millones en recursos de cofinanciación, que están beneficiando a más de Mipymes en 28 departamentos de la geografía nacional, lo que representa un aporte importante para la competitividad de este segmento empresarial y en general para la economía del país, se identificó la necesidad de fortalecer la difusión de las actividades y resultados del FONDO, con el objetivo de garantizar una comunicación clara, oportuna y efectiva sobre la importancia de su labor y los avances y resultados conseguidos. Esta comunicación estará dirigida a sus audiencias de interés, representadas por empresarios (Empresas Ancla y Mipymes), gremios, Cámaras de comercio y entidades representantes de Mipymes, gobierno y Medios de Comunicación, con quienes interactúa el FONDO para cumplir con sus objetivos estratégicos en materia de Comunicaciones y el desarrollo de su misión. 2. DEFINICIONES Para efectos de los presentes términos de referencia, se adoptan las siguientes definiciones: a) EL FONDO: Es el Fondo de Modernización e Innovación para las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas creado por el artículo 44 de la Ley 1450 de b) PROPUESTA: Es la oferta que presenta a esta convocatoria un proponente. c) PROPONENTE: Corresponde a la empresa (persona natural o jurídica, nacional o extrajera) que presenta una propuesta conforme con los presentes términos de referencia. 3. OBJETO DE LA INVITACIÓN Contratar los servicios de conceptualización, diseño de la estrategia de comunicaciones del FONDO para los años 2013 y 2014, así como la producción y ejecución de la misma, de conformidad con lo establecido en el numeral 11 de los presentes Términos de Referencia. El público objetivo es: o Empresas Ancla: Es la empresa que jalona el crecimiento empresarial rápido, rentable y sostenido, de las Mipymes que hacen parte de sus cadenas de distribución o proveeduría, con el objetivo de incrementar la productividad y competitividad de los actores de las mismas. Bajo estas circunstancias se convierten en potenciales proponentes de dos (2) de las convocatorias de Innpulsa Mipyme.

6 o Gobierno: Ministerios y entidades gubernamentales en cuyo plan de acción esté involucrado el fortalecimiento de las Micro Pequeñas y Medianas empresas. o Entidades de apoyo empresarial: Gremios, Cámaras de Comercio, Confederaciones de Empresarios u Organismos Representantes de Encadenamientos Transversales o Clúster conformados por Mipymes. o Mipymes i EL FONDO se reserva el derecho a decidir si ejecuta o no la totalidad de las actividades relacionadas en la propuesta de la entidad seleccionada. 3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS o Contar con un plan estratégico de comunicaciones que señale los objetivos, oportunidades y el calendario de actividades para el desarrollo del plan que incidan positivamente en las audiencias previamente identificadas de acuerdo al numeral anterior. o Contar con el plan de comunicaciones orientado a la presencia de EL FONDO en medios virtuales, incluyendo página web y redes sociales. o Ejecutar el plan de comunicaciones (incluyendo medios virtuales). 4. TÉRMINOS JURÍDICOS 4.1. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE El proceso de selección y la contratación que de él se derive, se encuentran sometidos a las normas del Derecho Privado Colombiano VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA El Proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada durante el proceso de selección de Proponentes. EL FONDO, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que El Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, EL FONDO, podrá verificar toda la información suministrada por el Proponente. 4.3 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

7 Así las cosas, el Proponente seleccionado acepta que la ejecución del contrato que se celebre será desarrollado bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del FONDO o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de selección y contratación o por cualquier otro motivo, para desarrollar actividades diferentes a las contempladas en el objeto, alcance y obligaciones que le correspondan de conformidad con el contrato, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. 4.4 CLÁUSULA DE RESERVA EL FONDO se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria, y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de las entidades que presentaron propuesta. 4.5 PROPIEDAD INTELECTUAL El Proponente seleccionado acepta que la información entregada por EL FONDO en desarrollo de la presente invitación así como la información que se genere como consecuencia de la prestación del servicio que se contrate es de propiedad exclusiva del FONDO. Así mismo, el material que se llegue a desarrollar o a realizar en cumplimiento del contrato que se adjudique o como resultado directo o indirecto del mismo, será propiedad del FONDO, por lo que El Proponente reconoce expresamente que no tendrá ningún derecho sobre el material elaborado, ni intentará obtener ningún tipo de título o registro de propiedad sobre los mismos en su favor. Así mismo, el Proponente seleccionado renuncia a cualquier derecho de propiedad, reproducción, distribución, comunicación pública y transformación que pueda recaer o sea titular EL FONDO. 4.6 VALOR DE LA PROPUESTA El valor total de la propuesta no podrá exceder bajo ninguna circunstancia, la suma de CIENTO TREINTA MILLONES DE PESOS ($ oo) incluido el IVA. Todas las actividades propuestas por el PROPONENTE deben ajustarse a este presupuesto. 4.7 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Cada Proponente deberá incluir a su propuesta una garantía de seriedad de la oferta, con una suma asegurada igual al veinte por ciento (20%) del valor total de la propuesta, la cual podrá

8 consistir en una garantía bancaria a primer requerimiento (on-demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria para el FONDO. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de Referencia y a las disposiciones legales vigentes. Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales o extranjeros, siempre que tengan límite de exposición crediticia con Bancóldex (cupo de crédito aprobado con Bancóldex). La garantía deberá ser válida por un periodo mínimo de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta. La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex Fondo de Modernización e Innovación para la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, NIT , la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de Referencia o en el Contrato. 5. INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES 5.1 ESTUDIOS PARA PARTICIPAR EN EL CONCURSO Corresponde a todo proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la propuesta, asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, los cuales no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto. La presentación de una propuesta implicará que el proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos. 5.2 INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR LA PROPUESTA Las propuestas recibidas que no cumplan los requisitos y no vengan acompañadas de TODA la documentación exigida en estos Términos de Referencia, serán excluidas del proceso de evaluación. Si el Proponente lo estima conveniente, podrá adicionar a su propuesta información suplementaria a la solicitada en estos términos de referencia, siempre y cuando dicha información sea suministrada dentro del término establecido para la entrega de las Propuestas, o por solicitud del FONDO de un oficio.

9 La propuesta debe ser presentada en Español, en medio físico y digital. Se recomienda que todas sus páginas estén enumeradas en forma ascendente consecutiva, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta. No obstante lo anterior, la falta de dicha numeración no ocasionará el rechazo de la propuesta o inhabilitación de su evaluación. 5.3 REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA Los proponentes deberán cumplir los siguientes requisitos: Ser personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras, que cumplan con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia. Los Proponentes podrán participar a través de la figura de consorcios o uniones temporales, en dicho caso: tendrán aplicación las siguientes reglas: 1. Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de la unión temporal o consorcio según se trate en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los efectos de la presentación de la propuesta de la eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la convocatoria). 2. No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que la responsabilidad de los miembros será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato. 3. La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse por, y cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima. 4. Cada uno de los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y capacidad financiera deberá acreditarse en su totalidad por al menos uno de los miembros del consorcio o unión temporal, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes. 5. La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal. 6. El formato de vinculación de clientes deberá ser diligenciado en su totalidad por cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal además de entregarse toda la información de cada uno de los participantes exigida en los presentes términos de referencia y el formato de vinculación de clientes. EL PROPONENTE deberá contar con un mínimo de tres (3) años de existencia al momento de la presentación de la propuesta. EL PROPONENTE deberá acreditar la experiencia establecida en los presentes términos de referencia, de acuerdo al numeral 6.2. El equipo de trabajo que presente EL PROPONENTE deberá cumplir con los requisitos de experiencia establecidos en los presentes Términos de Referencia en el numeral 6.3. Tener la capacidad financiera exigida en el numeral 5.3.1

10 El Proponente favorecido debe estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto del contrato con base en el cronograma del proyecto (numeral 7.2) disponibilidad que se presumirá con la sola presentación de la Propuesta. Aportar oportunamente toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia CAPACIDAD FINANCIERA El proponente deberá tener la capacidad financiera suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, de acuerdo con criterios de evaluación de ingresos, capacidad o suficiencia operativa y endeudamiento. Para la validación de esta información, el proponente deberá diligenciar el formato anexo de vinculación y deberá adjuntar la totalidad de la documentación solicitada. Con base en los Estados Financieros entregados por el Proponente se calcularán los siguientes indicadores financieros Capital de trabajo neto = Activo Corriente Pasivo Corriente Razón de liquidez = Activo Corriente / Pasivo corriente Razón de Endeudamiento = Pasivo / Total Pasivo + Patrimonio El análisis de la situación financiera y respaldo que ofrece cada uno de los proveedores se realiza con base en los indicadores financieros enunciados anteriormente promediando el resultado de los periodos analizados. Para evaluar la capacidad financiera, los proponentes deben cumplir como mínimo los siguientes parámetros: El capital de trabajo neto debe ser superior o igual al diez (10%) del valor de la propuesta. La razón de liquidez debe ser mayor o igual a uno (1). La razón de endeudamiento no debe ser superior al setenta por ciento (70%). 5.4 CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN El Desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente cronograma, el cual podrá ser modificado por EL FONDO, mediante adenda a los presentes términos de referencia. EVENTO Apertura y publicación de los Términos de 11 de octubre FECHA

11 Referencia Formulación y radicación o envío de inquietudes por parte de los proponentes al FONDO Respuesta de inquietudes enviadas por los proponentes al FONDO Cierre y entrega de las propuesta 16 al 18 de octubre 22 de octubre Fecha límite: 25 de octubre 5.5 FORMULACIÓN DE INQUIETUDES Las inquietudes o preguntas relacionadas con los presentes Términos de Referencia, que surjan por parte de los proponentes, deberán ser presentadas en la fecha relacionada en el numeral precedente, mediante comunicación escrita al correo electrónico nora.arias@innpulsacolombia.com, indicando en el asunto la referencia de esta convocatoria: COM002. EL FONDO, publicará en su página web ( las respuestas a las inquietudes formuladas por los Proponentes, siempre y cuando, las mismas se presenten en la fecha y en los términos indicados en estos Términos de Referencia. 5.6 CIERRE Y ENTREGA DE LA PROPUESTA Los proponentes deberán presentar las Propuestas de conformidad con el numeral 7 de los presentes Términos de Referencia, a más tardar en la fecha indicada en el numeral 5.4 antes de las 4:30 pm, en la Calle 28 No. 13 A 15, piso 39, Bogotá D.C., Oficina de Correspondencia de Bancóldex, dirigidas a BEATRIZ DAZA ARIZA, Gerente del Fondo Colombiano para la Modernización e Innovación Empresarial. El Fondo hará constar en recibo entregado a la persona que radique la propuesta, la fecha y hora de presentación. Las propuestas que fueran presentadas más allá de la hora de cierre no serán objeto de evaluación y por consiguiente no serán tenidas en cuenta en el proceso de adjudicación por haber sido presentadas de forma extemporánea. No se validarán propuestas presentadas vía correo electrónico. La fecha de cierre no se modificará o aplazará, salvo que el Fondo lo considere conveniente. La ampliación del plazo se dará a conocer mediante adenda que se publicará en la página Web antes de la fecha de cierre. 6. EVALUACIÓN

12 El proceso de evaluación de la Propuesta tendrá en cuenta los siguientes criterios: Experiencia Específica: Considera la experiencia del Proponente en la realización de consultorías similares Experiencia del Equipo de Trabajo: Considera la experiencia del equipo de personas que intervendría en el diseño e implementación de la estrategia de comunicaciones, y su dedicación. Metodología: metodología de trabajo que emplearía para la prestación de cada uno de los servicios a contratar. Valor agregado: Evalúa las propuestas y/o servicios adicionales que el Proponente incluya en su propuesta y no estén enunciados en estos Términos de Referencia. Aspectos Económicos: Los aspectos económicos evalúan el planteamiento de la propuesta en términos de costo, duración y requerimientos obligatorios y adicionales. Estos criterios serán evaluados así: EVALUACION PUNTAJE MAXIMO Experiencia Especifica 25% Experiencia del equipo de trabajo 25% Metodología 20% Valor Agregado 15% Aspectos Económicos 15% Capacidad Financiera Habilita / No habilita Total 100% El fondo se reserva el derecho a definir internamente una metodología que le permita asignar el puntaje correspondiente a cada ítem de evaluación, en pleno respeto de los principios generales de equidad y justicia. Nota: Para que la propuesta sea considerada para la adjudicación, la evaluación de cada uno de los criterios evaluables deberá tener un puntaje mínimo equivalente al setenta por ciento (70 %). Las propuestas que no obtengan dicho puntaje NO serán tenidas en cuenta para el proceso de adjudicación. El Fondo adjudicará la propuesta que obtenga el mayor puntaje teniendo en cuenta lo indicado en los párrafos precedentes. En el caso en que la propuesta no sea seleccionada, ésta y todos sus anexos deberán ser reclamados por el proponente en un plazo máximo de quince (15) días hábiles posterior a la notificación por parte del Fondo. Cumplido este plazo, si el proponente no reclama la documentación, se procederá con su destrucción 6.1. CRITERIOS DE DESEMPATE

13 Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se tendrá en cuenta la propuesta de menor valor 6.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE El Proponente deberá acreditar y contar con mínimo tres (3) años de experiencia comprobada en el diseño e implementación de estrategias de comunicaciones para empresas colombianas y/o extranjeras y/o programas gubernamentales. Para acreditar la experiencia exigida el Proponente deberá aportar mínimo tres (3) certificaciones emitidas por clientes del sector público, privado o mixto, a los cuales les haya desarrollado, elaborado e implementado estrategias de comunicaciones similares a la que se solicita por un valor mínimo de ochenta millones de pesos ($ oo) en cada uno de los contratos. El proponente, debe acreditar conocimiento del estrato Mipyme y experiencia en el desarrollo de campañas dirigidas a estas empresas, para lo cual, por lo menos una de las certificaciones, debe acreditar esta experiencia. Cada certificación deberá contener como mínimo la siguiente información: I. Nombre o razón social del contratante II. Nombre o razón social del contratista III. Objeto del servicio o contrato IV. Calificación del servicio (excelente, bueno, regular) o estado de cumplimiento del contrato V. Valor del contrato VI. Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato VII. VIII. IX. Dirección y teléfono del contratante Certificación del cliente de entrega a satisfacción de los productos contratados Fecha de elaboración de la certificación 6.3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL EQUIPO DE TRABAJO El Equipo de Trabajo deberá ser suficiente e idóneo para cumplir con el objeto de la presente convocatoria. El Proponente debe conformar como mínimo el siguiente equipo de trabajo: CARGO EN EL PROYECTO EXPERIENCIA 1. Director/gerente del proyecto Profesional en Comunicaciones, Periodismo o carreras afines, con la experiencia mínima relacionada a

14 continuación, en temas relacionados con el diseño e implementación de estrategias de comunicaciones. Disponibilidad permanente durante el diseño e implementación de la estrategia de comunicaciones. Experiencia Mínima (cualquiera de las siguientes): 10 años de experiencia más especialización o maestría o más de 15 años de experiencia profesional. Experiencia en, por lo menos, dos campañas dirigidas a Mipymes. 2. Ejecutivo de cuenta (2 personas) Profesional en comunicaciones, mercadeo o periodismo carreras afines con mínimo tres (3) años de experiencia en temas relacionados con el diseño e implementación de estrategias de comunicaciones, generación de contenidos y relaciones con medios de comunicación. Disponibilidad permanente durante el diseño y ejecución de la estrategia de comunicaciones 3. Diseñador gráfico Profesional en diseño, con mínimo tres (3) años de experiencia en la elaboración de piezas gráficas para internet e impresos. Disponibilidad permanente durante el diseño y ejecución de la estrategia de comunicaciones. 4. Community Mannager Profesional en comunicaciones, mercadeo o periodismo con mínimo (2) años de experiencia en gestión de contenidos digitales con experiencia en el manejo de redes sociales de entidades oficiales o corporativas. Experto en la formulación y análisis de estrategias web. Disponibilidad permanente durante el diseño y ejecución de la estrategia de comunicaciones El Proponente deberá indicar para cada uno de los cargos propuestos al interior del Equipo de Trabajo: El nivel de formación (profesional, técnico o tecnólogo, posgrado), La experiencia específica relacionada con el cargo a desempeñar (años, meses y días). Adicionalmente, el Proponente deberá anexar las hojas de vida detalladas (nivel educativo, experiencia y participación en proyectos similares) del Equipo de Trabajo propuesto para el desarrollo del objeto de la presente convocatoria. El Proponente deberá adjuntar las cartas de intención de cada uno de los integrantes del Equipo de Trabajo, mediante las cuales se manifieste el compromiso de trabajar en el objeto de la presente convocatoria, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato.

15 6.4 METODOLOGIA El proponente deberá especificar las actividades, resultados esperados, y estrategias para asegurar el logro del objeto del contrato. Se calificará el aporte metodológico según la coherencia y la consistencia de las actividades propuestas VALOR AGREGADO Para la obtención de puntaje por el valor agregado se tendrá en cuenta: el personal adicional al mínimo requerido en estos Términos de Referencia para trabajar en el equipo, la calidad de nuevas iniciativas para complementar la estrategia y todas las nuevas iniciativas que se propongan por el oferente que se puedan llevar a la práctica como por ejemplo: Nuevas acciones para complementar la estrategia. Servicio de traductor para los contenidos de la página web Servicio de fotografía para ciertos eventos. (Favor especificar el número de acompañamientos al año o si es ilimitado). Servicio de grabación en video de alta definición para eventos o entrevistas. 6.6 PROPUESTA ECONOMICA El proponente deberá discriminar en su oferta económica el valor de cada uno los bienes y/o servicios ofertados en su propuesta. Así mismo, deberá discriminar en su oferta económica el IVA de los bienes y/o servicios ofertados y todos los impuestos a que haya lugar conforme a las normas tributarias vigentes. Si el proponente no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA) u otro impuesto y el bien y/o servicio causa dicho impuesto, el FONDO lo considerará INCLUIDO en el valor total de la oferta y así lo acepta el proponente. El valor total de la propuesta deberá presentarse en pesos colombianos, la cual no podrá exceder bajo ninguna circunstancia, la suma de CIENTO TREINTA MILLONES DE PESOS ($ ) incluido el IVA. Para efectos de los proponentes extranjeros, estos deberán igualmente presentar la propuesta en pesos colombianos. La Propuesta económica deberá cubrir todos los gastos en los que incurra el Proponente, incluyendo traslados, gastos de viajes, tiquetes aéreos y cualquier otro gasto. En ningún caso el FONDO reembolsará o cubrirá gastos adicionales que superen el valor de la propuesta presentada o que estén por fuera del límite de los CIENTO TREINTA MILLONES DE

16 PESOS ($ ) incluido el IVA. Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance del objeto de la presente invitación y condiciones previstas en estos Términos de Referencia, así como de las normas tributarias aplicables, será responsabilidad del Proponente y no se le permitirá ajustar sus precios. 7. CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA 7.1. ALCANCE DE LA PROPUESTA ENTREGABLES El proponente seleccionado se obliga a diseñar e implementar un plan de comunicaciones estratégicas cuyo objetivo sea posicionar (ante los diferentes públicos definidos de acuerdo al numeral 3 de los presentes Términos de Referencia) al FONDO, como un instrumento orientado a apoyar la Innovación y Modernización de las Mipymes colombianas bajo un enfoque de Crecimiento Rápido, Rentable y Sostenido. La propuesta debe enfocarse al diseño de la estrategia de comunicaciones para finales del año 2013 y todo el 2014 y la producción y ejecución de la misma en lo que corresponde a los tres primeros meses a partir de la celebración del contrato, de conformidad con lo establecido en el numeral 11 de los presentes Términos de Referencia. A continuación se describen el mínimo de actividades que se deben desarrollar durante la vigencia del contrato y los entregables correspondientes a cada actividad. El contratista puede proponer nuevas acciones que serán tomadas como valor agregado Diseño e Implementación del Plan Estratégico de Comunicaciones Como parte de la metodología, se realizarán dos (2) sesiones estratégicas con el equipo de comunicaciones del FONDO para analizar las necesidades de comunicación y la estrategia. Con los resultados de las sesiones mencionadas, el proponente diseñará y ejecutará un plan estratégico de comunicaciones que señale los objetivos, oportunidades y el calendario de actividades que incidan positivamente en las audiencias previamente identificadas. Entregable: Estrategia de comunicaciones. El contratista deberá adelantar, como mínimo, las siguientes actividades relacionadas con: a. Producción de comunicados de prensa

17 El contratista será responsable de la producción de noticias, boletines y comunicados, realizando el levantamiento de la información según necesidades del equipo de comunicaciones del FONDO. Además deberá gestionar la publicación de dichos contenidos en los distintos medios de comunicación. Como anexo a esta labor, el contratista será responsable de elaborar un análisis mensual con las noticias relacionadas con el FONDO que hayan sido publicadas en medios de comunicación nacionales e internacionales. Entregable: Tres (3) Comunicados mínimos al mes b. Generación de contenidos El contratista será responsable de la generación de los contenidos sobre EL FONDO utilizados en productos impresos (broshures, volantes), artículos escritos, columnas de opinión, presentaciones, videos, entre otros. Para la elaboración de los contenidos mencionados se coordinará con el equipo de comunicaciones del FONDO. Entregable: Informe sobre los contenidos generados durante el mes a partir de la demanda del FONDO. c. Desarrollar estrategia de relacionamiento con medios El contratista será responsable de generar reuniones con los distintos directores de medios del país, para relacionar al Gerente del FONDO. Esta actividad incluirá construir una línea de mensaje específica para cada cita, dependiendo de las necesidades que genere la coyuntura del momento. La estrategia incluye además gestionar la publicación de noticias de INNPULSA MIPYME o la realización de entrevistas del Gerente con los editores o periodistas de los más importantes medios económicos del país. Para ello, también se deberá construir línea de mensaje. Entregables: Gestión de al menos dos (2) entrevistas al mes para el Gerente del FONDO y/o el vocero designado. Gestión ante los medios de comunicación para que sean publicados los tres (3) comunicados producidos al mes. Gestión para que el FONDO participe en los especiales de los medios de comunicación relacionados con el tema de Productividad, Competitividad, Desarrollo empresarial, Innovación en las Mipymes. d. Entrenamiento a vocero

18 El contratista será responsable de realizar las sesiones que sean necesarias para entrenar como vocero al gerente del FONDO. Esto pensando no solo en las intervenciones en los medios de comunicación, sino también entregar herramientas que sirvan para la mejor elocuencia en reuniones o discursos en eventos cerrados. Entregable: Informe sobre las sesiones requeridas por el FONDO durante el mes. e. Visitas a las regiones El contratista será responsable de realizar la estrategia de comunicaciones en las regiones, para lo cual se realizarán visitas a las regiones con el vocero del FONDO donde se deberá coordinar rondas de radios, visitas o entrevistas con directores de principales medios, televisión y prensa y encuentros con columnistas. Para ello, el contratista deberá realizar convocatorias, gestión de citas, comunicados, línea de mensaje. Se realizarán, mínimo tres (3) visitas durante el periodo del contrato. Entregable: Informe sobre la coordinación de visitas a las regiones. f. Diseño gráfico El contratista realizará como parte de la implementación del Plan Estratégico de Comunicaciones, el diseño de todas las piezas gráficas que se requiera y la producción del material audiovisual necesario durante el contrato. El contratista correrá con todos los gastos relacionados con el trabajo de diseño gráfico y la producción correspondiente. El tipo de piezas gráficas como broshures, volantes, afiches, pendones, presentaciones en power point, prezi, las fechas de diseño y entrega de artes finales y producción deben establecerse en un cronograma alineado con el Plan Estratégico de Comunicaciones. Entregable: Diseño y producción de piezas gráficas demandadas durante el mes por el FONDO. g. Videos El proponente debe tener la capacidad de conceptualizar y producir los videos que se determinen en la estrategia o que sean requeridos por el FONDO. Igualmente, debe tener la capacidad de realizar las entrevistas o contenidos necesarios para la producción del video. Entregable: videos demandados durante el mes por el FONDO. h. Comunicaciones Internas El contratista será responsable de la generación de los contenidos sobre EL FONDO para ser publicado en los medios de comunicación internos de Bancoldex (Boletín empresarial, Revista interna, intranet, redes sociales del Banco y todos aquellos que sean requeridos por EL FONDO).

19 7.1.2 Estrategia Web a. Diseño de la estrategia web El contratista debe diseñar la estrategia de presencia de EL FONDO en medios virtuales, incluyendo página web y redes sociales. b. Generación de contenidos y administración de la página web El contratista debe prestar los siguientes servicios relacionados con la página web del FONDO, de acuerdo con la estrategia definida: Generación y actualización de contenidos El contratista deberá actualizar la información de EL FONDO en la página web, de acuerdo con la estrategia definida y bajo un esquema de calendario acordado por ambas partes. El contratista, será capacitado en la administración de la página. Entregable: Informe sobre la generación y actualización de contenidos de la página web demandados durante el mes por el FONDO. Redes sociales El contratista será responsable de construir una estrategia de redes sociales de EL FONDO y, a la vez, administrar sus contenidos, la estrategia debe contemplar como mínimo el uso de redes sociales como (youtube, twitter, facebook) para lo que deberá proporcionar una persona que se encargue del manejo de los perfiles en redes sociales y de la actualización de contenidos en los mismos - a partir de los insumos acordados con el equipo de comunicaciones del FONDO - durante el tiempo de duración del contrato. Para realizar tal administración se suscribirá un acuerdo de confidencialidad. Entregable: Documento que especifique una estrategia en redes sociales, su administración y el calendario de actividades que se deberá coordinar con el equipo de comunicaciones del FONDO Líneas de mensaje para gerente del FONDO El contratista será responsable de realizar las líneas de mensaje para los discursos o presentaciones que tenga el gerente del FONDO de acuerdo con la estrategia de comunicaciones diseñada. Las líneas de mensaje tendrán una extensión no mayor a dos páginas. Entregable: Informe sobre las líneas de mensaje requeridas por el FONDO durante el mes.

20 7.1.4 Informes Mensuales Una vez definida la estrategia de comunicaciones (incluye estrategia web) e iniciada la ejecución, el contratista debe presentar un informe mensual de actividades en el cual se relacionarán las actividades mínimas ejecutadas durante el respectivo mes de conformidad con el plan de trabajo definido conjuntamente con el Fondo de acuerdo con los requerimientos efectuados por este. Entregable: Informe mensual de ejecución de la estrategia Eventos (si la estrategia definida lo incluye) El contratista será responsable de la realización de eventos (incluye: conceptualización, diseño, producción, y realización de eventos) que se requieran en el marco de la estrategia de comunicaciones. Por cada evento que requiera desarrollar, el Proponente deberá presentar el respectivo presupuesto. El proponente al que se le adjudique la propuesta debe tener la capacidad de atender eventos de veinte (20) y hasta quinientos (500) asistentes, además de prestar todo tipo de servicios relacionados con la organización de eventos en cualquier lugar del país a petición del FONDO. En el marco de los eventos a desarrollar, de acuerdo a la estrategia, el contratista debe prestar los servicios de (según se requiera): Streaming: El proponente deberá tener la capacidad para prestar el servicio de streaming en los eventos. Servicio de traducción e interpretación: Capacidad para prestar los servicios de traducción e interpretación simultánea en los idiomas que se requiera teniendo como prioridad el idioma inglés para los eventos desarrollados. Alimentos y bebidas y personal de servicios: El proponente debe tener la capacidad para cotizar, contratar y coordinar con diferentes proveedores menús, menaje e índice de personal de apoyo requerido para los eventos. Coordinación de áreas y servicios: El proponente debe tener la capacidad de alquilar salones y áreas para el desarrollo de los eventos que se realicen en el marco del contrato. Contratación de conferencistas: El proponente debe tener la capacidad para contactar, cotizar, contratar y coordinar a las personas o entidades idóneas que sean expertos en los temas que EL FONDO determine, sean estos nacionales o internacionales. Permisos: El proponente debe tener la capacidad de realizar toda la gestión para obtener los permisos necesarios en caso que se requieran en el marco de eventos.

21 Operación Logística: El proponente debe tener la capacidad de cotizar, contratar y coordinar con diferentes proveedores o con recursos propios todos los elementos necesarios para desarrollar las actividades tales como: alquiler de sillas, mesas, carpas, tarimas, sonido, luces y ayudas audiovisuales, entre otros. Almacenamiento: El proponente tendrá tener la capacidad de almacenar el stand, material pop y el material general que el FONDO produzca para el desarrollo de eventos o participación en ellos. Escenografía: El proponente debe tener la capacidad de cotizar, contratar y coordinar con diferentes proveedores o con recursos propios el desarrollo de la ambientación y escenografía de las diferentes actividades que se requieran en el marco del desarrollo del contrato Pauta Publicitaria (si la estrategia definida lo incluye) El contratista será responsable del diseño, producción y coordinación de la pauta publicitaria de acuerdo con la estrategia definida. Deben contemplarse, entre otras, las siguientes actividades: Negociación de pauta publicitaria : negociar con medios de comunicación, tradicionales y digitales, espacios para pautar las piezas publicitarias que determine el FONDO Diseño y Producción de pauta publicitaria: capacidad de conceptualizar, diseñar y producir el desarrollo de piezas publicitarias en el marco del contrato, tales como: volantes, plegables, pendones, cuñas de radio, comerciales de televisión, avisos etc. Contratación de pauta publicitaria: capacidad de contratar con medios de comunicación, tradicionales y digitales, la compra de espacios para pautar las piezas publicitarias que se determinen en el marco del contrato. Planes de medios: El proponente tiene que tener la capacidad de diseñar planes de medios para campañas de publicidad CRONOGRAMA DE ENTREGA DE PRODUCTOS Y FORMA DE PAGO El proponente debe realizar entregas parciales en medio físico y a través de correo electrónico al área de comunicaciones del FONDO de acuerdo con el objeto del contrato, y participar en reuniones para discusión y revisión de las mismas, con la persona designada como supervisora del contrato. Adicionalmente, deberá realizar los ajustes necesarios a cada producto, y entregarlo nuevamente. PRODUCTOS FECHA DE ENTREGA PORCENTAJE PAGO SOBRE EL TOTAL DEL PROYECTO ENTREGABLE 1: Estrategia 5 días hábiles contados a partir de la 15%

22 de comunicaciones ENTREGABLE 2: Estrategia web Entregable: Informe mensual de ejecución estrategia de comunicación legalización del contrato 8 días hábiles contados a partir de la legalización del contrato Tres informes mensuales, que deberán ser entregados dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del respectivo mes contado a partir de la fecha de celebración del contrato. 10% 75% dividido en tres pagos mensuales vencidos iguales contra la entrega de informe respectivo Los pagos de los entregables 1 y 2 serán realizados contra la entrega y recibo a satisfacción de los mismos por parte de El Fondo junto con la cuenta de cobro, aprobados por el supervisor del contrato por parte de El Fondo. Para los pagos mensuales se requerirá la entrega de un informe de actividades en el cual se relacionarán las actividades mínimas ejecutadas durante el respectivo mes de conformidad con el plan de trabajo definido conjuntamente con el Fondo de acuerdo con los requerimientos efectuados por este. En el evento que durante el mes se superen las actividades mínimas pactadas a ejecutar, las mismas no generarán cobros adicionales para el Fondo. Asimismo, si la meta mínima de actividades mensuales no se cumpliere durante el mes porque las mismas no fueron requeridas o demandadas expresamente por el Fondo la cuota mensual se reconocerá sin modificaciones. Para todo pago se deberá presentar factura de venta en legal forma y el entregable respectivo, documentos que deberán contar con el recibo a satisfacción por parte del Fondo. En caso que la estrategia definida incluya la realización de eventos y pauta publicitaria, el proponente debe presentar la propuesta para la realización de la actividad y el valor aprobado se pagará contra la entrega del informe, aprobación del mismo por parte del Fondo y presentación de la respectiva factura. 8. RECHAZO DE PROPUESTAS Se rechazarán de plano las Propuestas en las que: a) El Proponente no cumpliere con los requisitos establecidos en estos Términos de Referencia. b) No se incluya en la Propuesta TODA la documentación exigida en el numeral 10.2 de estos Términos de Referencia. c) Se hubiere presentado la Propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. d) No se incluya la garantía de seriedad, o la garantía aportada no cumpla con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia. e) Se incluya información que no sea veraz.

23 f) Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana. g) La misma empresa se presente en más de una propuesta directa o indirectamente. h) El valor de la Oferta sea mayor al valor máximo establecido en los Términos de Referencia en el numeral DECLARATORIA DESIERTA La convocatoria se declarará desierta en los siguientes casos: Cuando ninguna de las propuestas evaluadas cumpla con los requisitos exigidos en los términos de referencia. Por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, debidamente sustentados. Cuando se hubiere violado la reserva de las propuestas presentadas. Cuando no se presente ninguna propuesta. Cuando ninguna de las propuestas hubiese obtenido el puntaje mínimo requerido. 10. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA El Proponente presentará una sola propuesta en idioma español en dos ejemplares, uno en medio físico y otro en medio magnético en formato PDF ó TIFF Grupo IV en blanco y negro, almacenadas en medios magnéticos no re grabables, tales como disco compacto CD-R, disco versátil digital DVD-R u otros. En caso de diferencias entre los dos ejemplares, primará la propuesta presentada en medio físico. Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que entregue de acuerdo con las fechas establecidas para el cierre de convocatoria. Una vez radicada la Propuesta en la oficina de correspondencia, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional después de la fecha de cierre, a menos que el EL FONDO lo haya requerido expresamente de oficio. La presentación de la propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en los Términos de Referencia 10.1 PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA

24 La Propuesta tendrá un periodo de validez de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre y entrega de la propuesta señalada en el numeral 5.4 de estos Términos de Referencia DOCUMENTACIÓN DE LA PROPUESTA La Propuesta deberá incluir los siguientes documentos: I. Carta de presentación de la propuesta dirigida a Beatriz Elena Daza Ariza, Gerente General del Fondo en la cual indique el nombre, cargo e información de contacto del responsable a quien se contactará para cualquier asunto relacionado con la Propuesta; además, deberá declarar expresamente que acepta los términos y condiciones establecidos en los Términos de Referencia y en sus adendas y anexos, firmada por el representante legal. (Según Anexo). II. Póliza de seriedad de la oferta, de acuerdo con los establecido en el numeral 4.7. anexando adicionalmente el respectivo recibo de pago. III. Propuesta de conformidad con el numeral 7.1 IV. Propuesta económica, la cual deberá constar en pesos colombianos según lo establecido en el numeral 6.6. V. Documentación correspondiente a la experiencia específica del proponente de acuerdo al numeral de 6.2 VI. Documentación correspondiente a la experiencia específica del equipo de trabajo de acuerdo al numeral de 6.3 VII. En el evento que aplique, para personas jurídicas nacionales acta del órgano social respectivo autorizando al Representante Legal de la persona jurídica para presentar la presente propuesta y celebrar el contrato con Bancóldex como administrador del FONDO. VIII. Poder debidamente otorgado y reconocido en texto y firma ante notario, cuando se actúe por representación o apostillado si el documento se otorga en el exterior.. IX. Formato de vinculación para personas jurídicas nacionales (ver anexo), totalmente diligenciado, firmado y con huella del representante legal, con todos los documentos anexos. En caso de presentarse en unión temporal, todas las empresas que hagan parte de la misma deberán diligencia el formato de vinculación de cliente en su totalidad. X. Declaración del proponente (Según anexo) firmado por el representante legal en el sentido de: a. No conocer ninguna circunstancia que implique conflicto de intereses con Bancóldex y/o Bancóldex como administrador del FONDO. b. No estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, según lo dispuesto en los artículos 8, 9 y 10 de la ley 80 de 1993 en

25 el decreto Ley 128 de 1976 y en el Estatuto Anticorrupción Ley 1474 de 2011 c. No estar incurso en un proceso de liquidación 11. EL CONTRATO 11.1 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Una vez se adjudique el Contrato por parte de EL FONDO se informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del mismo, junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento. En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el Contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier otra circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos Términos de Referencia, EL FONDO podrá contratar con el Proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente. En este caso, EL FONDO podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía. Para efectos de este texto, se entenderá que cuando EL FONDO realice algún acto contractual, lo hará a través de su administrador el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex OBLIGACIONES DEL FONDO En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, EL FONDO, tendrá las siguientes obligaciones: Pagar al Contratista la suma debida según los términos del Contrato. Cooperar con el Contratista para el normal desarrollo del Contrato. Entregar al Contratista el material e información necesaria para efectos del desarrollo del objeto del Contrato OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Contratista tendrá las siguientes obligaciones: