Sistema de base de datos para la información de gestión de laboratorios de calidad de agua

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1 INGENIERÍA HIDRÁULICA Y AMBIENTAL, VOL. XXIII, No. 3, 2002 Sistema de base de datos para la información de gestión de laboratorios de calidad de agua INTRODUCCIÓN El sistema de base de datos 1,2 que se presenta, surge como respuesta a la necesidad de crear una herramienta automatizada que permitiera: Poner a disposición de los especialistas y directivos de los laboratorios de calidad de aguas toda la información cuantitativa que en ellos se genera, de una manera sencilla, inmediata y fiable, mediante un sistema coherente. Generación automática de los modelos que se entregan al cliente tanto durante el proceso de contratación como de salida de resultados. PLANTEAMIENTO GENERAL DE LA BASE DE DATOS La base de datos contiene, de manera organizada, la información relativa a los clientes, entidades o receptores de los servicios del laboratorio, así como detalles sobre los contratos que con dichas entidades se efectúan; registra y permite imprimir informes relativos a programas de muestreos o de entrada de muestras, facturas, prefacturas así como hojas de resultados. Este tipo de salidas se almacenarán también impresas por parte del laboratorio, conservándose así la información en cuatro carpetas manuables y de fácil acceso, además de archivarse en formato digital. Esto permite lograr la uniformidad necesaria en las salidas y en los documentos en general que expide el mismo. El sistema permite la realización de consultas específicas en períodos o intervalos seleccionados, ofreciendo así de una manera inmediata, datos reales y sin errores, tanto sobre la actividad económica como del propio manejo de datos. Otras de sus finalidades fundamentales son: La automatización de la elaboración de documentos de salidas e historial en general de la gestión del laboratorio. El procesamiento y la respuesta rápida de la información solicitada. Resumen / Abstract En los laboratorios de calidad de aguas del Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos se almacena actualmente su larga historia de servicio generalmente en forma de registros manuscritos o en documentos y tablas independientes archivados de manera no uniforme lo cual conlleva a que en ocasiones la información parezca confusa, significando esto la pérdida, tanto del tiempo como de los recursos empleados para producirla. En el presente trabajo se presenta la elaboración de un sistema de base de datos que permite poner a disposición de los especialistas y directivos de los laboratorios de calidad del agua toda la información cuantitativa que en ellos se genera, de una manera sencilla, inmediata y fiable, mediante un sistema coherente, permitiendo la generación automática de los modelos que se entregan al cliente, tanto durante el proceso de contratación como de salida de resultados. Palabras clave: calidad del agua, laboratorios de calidad del agua, base de datos In the laboratories of water quality of the National Institute of Hydraulic Resources it is stored their long history of service, generally in the form of hand written registrations or in documents and independent charts, filed in not standard formats which makes, sometimes, the information to seems confused, meaning this the waste of time and the loss of the resources used to produce it. In this work is presented the elaboration of a database system that allows specialists and executives of water quality laboratories the access to all the quantitative information that is generated in them, in a simple, immediate and reliable way, by means of a coherent system, allowing the automatic generation of the models supplied to customers during both the contracting and results output processes. Key words: water quality, laboratories of water quality, database Argelio O. Fernández Richelme, Ingeniero Hidráulico, Aspirante a Investigador, Centro de Hidrología y Calidad del Agua, CENHICA argelio@hidro.cu Ivette Mora Leyva, Licenciada en Química, Aspirante a Investigador, Centro de Hidrología y Calidad del Agua, CENHICA, Ciudad de La Habana cenhica@ceniai.infu.cu 19

2 Contribuir con el proyecto de informatización del Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA BASE DE DATOS El sistema de gestión de bases de datos (SGBD) que fue empleado es el Microsoft-Access, sistema propiedad de Microsoft Corporation. 3 Se trata de un SGBD de tipo relacional con lenguaje estructurado de consultas (SQL) estándar y con todas las herramientas necesarias para su correcta explotación (chequeo de sintaxis SQL, procesador de lenguaje de programación, copias de seguridad, recuperación en caso de desastres etc.). Este SGBD puede instalarse sin problemas en máquinas computadoras con procesador 486 o superior con sistema operativo Windows 95 o superior, aprovechando sus capacidades multiusuario y multitarea, así como la potencia de este tipo de máquinas. El Sistema está, hasta hoy, implementado en el Laboratorio de Referencia Nacional de Calidad del Agua, pero en poco tiempo estará a disposición de los técnicos y especialistas del resto de los laboratorios del Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos. Tabla 1 Tabla de la base de datos ANÁLISIS CARGOS CHEQUES NOMBRE CLASIFICACIÓN DE ANÁLISIS CLIENTES CONTRATOS GENERALES GRUPOS DE ANÁLISIS DATOS Relación de análisis por muestra Cargos para personal de laboratorio Lista de cheques recibidos Relación de áreas de trabajo Clientes Relación de contratos Datos generales del laboratorio Relación de grupos de análisis según su naturaleza DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA BASE DE DATOS La base de datos se ha organizado siguiendo las ideas expuestas anteriormente, construyéndose las tablas de datos descriptivos a partir de las tablas para clientes, contratos y lista de análisis, y vinculadas a estas, las de datos temporales (pagos, muestras). Para la gestión personalizada de los datos (búsquedas concretas, impresión de informes, etc.) el Access provee al usuario de un conjunto de asistentes y herramientas gráficas que acceden directamente a las tablas y pueden ejecutarse como comandos del sistema. La base de datos consta actualmente de 22 tablas, de ellas 2 de tipo temporal. Los elementos principales de la base de datos se corresponden con los tres elementos ya descritos anteriormente: tablas guías o de datos descriptivos, tablas de datos o series temporales y programas o aplicaciones informáticas de explotación. Tanto los formularios para la introducción de la información correspondiente a las tablas guías, como aquellos para las tablas temporales, muestran siempre un registro o línea de la tabla. Todos los formularios presentan controles programados para añadir, modificar o borrar registros, efectuar búsquedas etcétera. Tablas guías Del conjunto de tablas componentes de la base de datos (tabla 1) cabe distinguir las tablas que contienen la información principal para la gestión y administración de servicios del Laboratorio, de las tablas auxiliares (organismos, provincias, cargos etc.) que sirven para completar la información existente. 20 MAESTRO ANALISIS MÉTODOS MUESTRAS MUNICIPIOS ORGANISMOS PAGOS PERSONALLAB PROVINCIAS RELACIÓNMÉTODOS REPRESENTANTES TIPOSAGUAS TIPOSMUESTRAS TIPOSPROYECTOS UNIDADES Relación de técnicas disponibles en el laboratorio Métodos con sus respectivos precios y costos según análisis Muestras por contrato Municipios Organismos de la Administración Central del Estado Relación de pagos efectuados Lista del personal de laboratorio Provincias Relación de métodos para realizar análisis Representantes por clientes Relación de los posibles tipos de agua a analizar Naturaleza de las aguas a analizar Relación de posibles tipos de proyectos a que pueden pertenecer las muestras Unidades de medida

3 Las tablas guía disponibles actualmente son: Clientes Contratos MaestroAnalisis En la tabla Clientes se almacenará la información necesaria que permita disponer de un registro nominal de cada cliente (personas jurídicas) del laboratorio. Entre los datos a ingresar se encuentra: el nombre, las siglas, las direcciones postal y electrónica, número de teléfono y de fax y el organismo de la Administración Central del Estado a que el cliente pertenece. Simultáneamente, se llevará un registro de los diferentes representantes (personas naturales) de cada cliente. La información correspondiente a los contratos para los diferentes clientes (tabla Contratos), además de la referencia al cliente y su representante, comprenderá la referencia a la persona del laboratorio que interviene en la firma del contrato, el tipo de muestras que serán analizadas, la fecha de firma y el valor monetario tanto en moneda nacional como libremente convertible. Finalmente, en la tabla MaestroAnálisis, se almacenará la lista de los diferentes elementos que pueden ser analizados en el laboratorio. El proceso de adición/ modificación de esta información se realizará ejecutando el formulario Relación de análisis. Además de los distintos FIG. 1 Formulario Clientes. Fig. 2 Formulario Contratos. 21

4 tipos de análisis se puede indicar para cada uno de ellos varios métodos de ejecución a través del subformulario Métodos donde, junto con el nombre del método, se registrarán los precios del análisis activo según el método. Los datos del personal Laboratorio (Tabla PersonalLab) intervienen tanto en el proceso de contratación como en la recepción de muestras. La información solicitada es: número de CI., nombre y apellidos, cargo y fechas de inicio y fin del contrato laboral. FIG. 3 Formulario Relación de análisis. Tablas auxiliares Estas tablas vienen a complementar la información propia de las diferentes tablas guías. ORGANISMOS PROVINCIAS MUNICIPIOS REPRESENTANTES CARGOS PERSONALLAB TIPOSMUESTRAS TIPOSPROYECTOS TIPOSAGUAS CHEQUES PAGOS GRUPOSANALISIS CLASIFICACIONANÁLISIS UNIDADES MAESTROANÁLISIS RELACIONMÉTODOS MÉTODOS ANÁLISIS Los datos del laboratorio (nombre, dirección y teléfonos) van a ser empleados exclusivamente en el encabezado de los informes PreFactura, Factura, Programacion y Resultados. Dichos datos serán almacenados en la tabla Generales y podrán introducirse mediante el formulario Laboratorio, accediendo al mismo desde el formulario Panel. Tablas de datos temporales En la base de datos para la información de gestión de laboratorios de calidad del agua se presentan las tablas de tipo temporal Muestras y Pagos. Estas tablas contienen exclusivamente datos temporales, de manera que en ambas aparece un campo de tipo fecha. La información temporal de las diferentes muestras estará asociada al campo "fecha de entrada", almacenándose en el mismo la fecha en que es recibida la muestra en el laboratorio. De igual forma, la tabla Pagos almacenará para cada contrato los datos de las diferentes etapas en que se abona el valor del contrato, la cantidad abonada, así como la fecha en que cada pago es ejecutado. Para la introducción de los datos de las muestras se dispone del formulario Muestras y Análisis el cual permitirá al mismo tiempo registrar los datos de los diferentes análisis que se realizarán a cada muestra. En el caso de la tabla "Pagos", sus datos serán introducidos mediante el subformulario "Pagos" comprendido en el formulario "Contratos" Tanto los formularios Clientes y Contratos como el formulario Muestras y análisis presenta en su parte superior la sección Seleccionar... que se empleará para agilizar el proceso de búsqueda (filtrado) de un determinado registro en la tabla reduciendo el numero de clientes mostrados a los pertenecientes a una determinada provincia, municipio o OACE. Las operaciones de tránsito o desplazamiento entre los distintos registros se efectuarán mediante los selectores de registros ubicados en la parte inferior del formulario/ subformulario. 22

5 FIG. 4 Formulario Muestras y análisis. CONSULTAS E INFORMES Se encuentran confeccionadas un conjunto de consultas prediseñadas que permiten el tratamiento de los datos contenidos en las tablas, mostrando la información de una manera más explícita que el simple registro como ocurre con las tablas guía y de datos descritas anteriormente. Además de las ya mencionadas consultas Programa de muestreo, Prefactura, Factura y Resultados, las consultas disponibles en estos momentos son: Cantidad de muestras por período: cantidad de muestras analizadas en el laboratorio en un período de tiempo indicado. Relación de muestras por período: lista con la descripción de las muestras analizadas en el laboratorio en un período de tiempo indicado. Relación de muestras por cliente: lista con la descripción de las muestras entregadas por cada cliente. Laboratorio de Referencia Nacional Ave. Las Palmas y Primero de Mayo, Boyeros, Ciudad de La Habana Telf: Programación de muestras Cliente: Empresa de Aprovechamiento Hidráulico Contrato: 001 Muestra Entrada Procedencia Análisis Método Grupo de metales Absorción atómica Conductividad eléctrica Celda conductimétrica Coliformes totales Conteo en placas 1 02/05/2002 RedCal Coliformes fecales Conteo en placas Cloruros Electrodo selectivo (pote) Calcio Absorción atómica Bicarbonatos Valoración colorimétrica 2 09/05/2002 RedCal Conductividad eléctrica Coliformes fecales Celda conductimétrica Conteo en placas FIG. 5 Vista del informe Programación de muestras. 23

6 Cantidad de análisis por período: cantidad de análisis realizados durante un período de tiempo dado. Relación de análisis por período: lista con la descripción de los análisis realizados en el periodo de tiempo indicado. Ingreso por cliente: cantidad monetaria pagada al laboratorio por cada cliente. Ingreso por grupo: cantidad monetaria recaudada por cada grupo de trabajo del laboratorio. CONCLUSIONES Se elaboró un sistema de base de datos para el manejo de la información generada por la actividad corporativa de los laboratorios de calidad del agua del Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos. El Sistema tiene como objetivos principales: poner a disposición de los especialistas y directivos de los laboratorios de calidad del agua toda la información cuantitativa que en ellos se genera, de una manera sencilla, inmediata y fiable, mediante un sistema coherente; permitir la generación automática de los modelos que se entregan al cliente tanto durante el proceso de contratación como de salida de resultados. La base de datos se ha organizado construyéndose las tablas de datos descriptivos a partir de las tablas para clientes, contratos y lista de análisis, y dependiendo de estas, las tablas de datos temporales (pagos, muestras). Consta de 22 tablas, de ellas 2 de tipo temporal. Se diseñó además un conjunto de formularios para la introducción de la información en las tablas anteriormente mencionadas de forma interactiva. Se empleó el sistema de gestión de bases de datos (SGBD) Microsoft-Access, sistema propiedad de Microsoft Corporation. A partir de los diferentes campos que componen las tablas así como de las relaciones que existen entre estas se pueden elaborar cuantas consultas sean necesarias en aras de obtener la información procesada que se desee. De antemano se diseñaron las consultas que devolvieran la información siguiente: Cantidad total de muestras analizadas. Relación de todas las muestras analizadas. Relación de las muestras analizadas para cada cliente. Cantidad de análisis realizados. Relación de análisis realizados. Ingresos por cada cliente. Ingresos por cada una de las áreas de trabajo existentes en el laboratorio. Los resultados de las anteriores consultas estarán definidos para un intervalo de tiempo indicado por el usuario. REFERENCIAS 1. FERNÁNDEZ, A.: Sistema de base de datos para la información de gestión de laboratorios de calidad de agua, Informe técnico, CENHICA, INRH, FERNÁNDEZ A. Y JOSÉ F. SANTIAGO: Sistema de información de fuentes contaminantes de aguas terrestres, Informe técnico, CENHICA, INRH, Microsoft Corporation: Microsoft Access versión 7. Prentice Hall, USA, Recibido: febrero del 2002 Aprobado: mayo del