PROCEDIMIENTO PDI.PRO 55 Gestión de Alianzas

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1 PROCEDIMIENTO PDI.PRO 55 Gestión de Alianzas ELABORA REVISA APRUEBA FECHA 10/02/ /03/ /03/ /03/ /03/2015 FIRMA Asesor RR.HH. Jefe Sección P.D.I. Jefe Sección Retribuciones y S.S. Gabinete Plantilla Profesorado Jefe Servicio Página 1 de 8

2 Tabla de contenido 1. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DIRECTRICES REGISTRO Y ARCHIVO PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS DIBUJO DEL PROCEDIMIENTO MODELO PDI.PLA 20 "GESTION DE ALIANZAS"... 7 Página 2 de 8

3 1. OBJETO El procedimiento persigue definir el conjunto de actividades y estrategias que deben desarrollarse para identificar posibles alianzas a establecer con distintas Unidades de la UC con el objetivo final de buscar y alcanzar beneficios mutuos. 2. ALCANCE El alcance de este procedimiento deberá tener en cuenta las siguientes actividades: Identificación de posibles alianzas Caracterización de las detectadas Negociación de alianzas Seguimiento de alianzas Control y mejora de alianzas 3. REFERENCIAS No se conocen referencias explicitas vinculadas a un entorno de servicios universitarios, ni legislación o normativa que regule este tipo de actividades. 4. DIRECTRICES Si nos atenemos a la relación de actividades que se hacen figurar en el apartado de alcance, deberemos tener en cuenta las siguientes directrices: Identificación de posibles alianzas. Será el paso siguiente a un proceso de planificación de la organización (planificación estratégica o planificación anual). Se puede detectar la necesidad de realizar una alianza al descubrir valores añadidos a fomentar, relacionados con los servicios que ofrecemos a nuestros usuarios/clientes y con el desarrollo interno de los mismos, que no se conseguirían optimizar/mejorar con recursos propios y que sí sería factible alcanzar colaborando con otros Servicios/Unidades. La posibilidad de alcanzar una alianza con una organización externa será posible siempre que se den las condiciones de valor añadido mencionadas anteriormente Caracterización de la Alianza Una vez iniciado el proceso para realizar la alianza deberá procederse a realizar su definición: Detalle de los propósitos a obtener de la alianza con todas las características que satisfagan las necesidades de las partes respecto de la relación. La Unidad o Servicio que operativamente será gestor de la alianza. Página 3 de 8

4 La estrategia básica de la alianza Los indicadores que permitan medir el impacto y la eficacia de la alianza Los recursos y material que serán necesarios Los posibles riesgos que pueden afectar al éxito de la alianza. Los resultados esperados tras su despliegue y la evaluación de los mismos Y por último las propuestas que permitan identificar las oportunidades de mejora de la alianza. Negociación de la Alianza Tras identificar posibles aliados y clarificar objetivos, es el momento de llevar a cabo su desarrollo: Celebración de contactos para obtener la viabilidad de la alianza (si fuese posible intentando identificar prioridades). Creación de una comunidad de intereses. Alineamiento con la política gerencial. Aprovechamiento de las sinergias. Establecimiento de otros términos para la efectiva gestión de la alianza: Objetivos de colaboración. Funcionamiento de la alianza. Recursos a aportar por las partes. Relaciones para el seguimiento, evaluación y mejora de la alianza. Después de acordar la necesidad de la alianza y una vez establecidas las negociaciones oportunas, se debería firmar de manera simbólica un acuerdo por escrito, utilizando para ello el modelo PDI.PLA 20 Gestión de Alianzas. Seguimiento de la Alianza Cada alianza definirá su plan de seguimiento, evaluación y revisión, de manera que sea posible valorar la evolución de la alianza respecto a los términos del acuerdo suscrito. Será clave en dicho plan de seguimiento fijar un calendario de reuniones entre los aliados, al objeto de analizar la consecución de objetivos y el cumplimiento de las características del proyecto conjunto y en su caso fijar las acciones correctoras necesarias. Control y mejora de la Alianza Anualmente o a la finalización de la Alianza si su duración es menor al año, y en similares términos que el seguimiento periódico, se evaluará la efectividad de la alianza en la consecución de los objetivos, el nivel de cumplimiento del acuerdo firmado y la adecuación de las relaciones generadas entre los aliados. Dicha evaluación se realizará por parte del responsable de la alianza y se reportará a la Gerencia. Serán indicadores para el Servicio Página 4 de 8

5 El número de unidades identificadas para alcanzar una alianza El número de Alianzas formalizadas a través de acuerdo. Resumen de directrices / actividades RESUMEN DE DIRECTRICES ACTIVIDADES DIRECTRIZ TEMPORALIZACIÓN RESPONSABLE EJECUCIÓN CONTROL RECURSOS REGISTRO Identificación de posibles alianzas Caracterización de la alianza Negociación de la alianza Seguimiento de la alianza Control y mejora de la alianza Detección necesidad Detección necesidad Según calendario Según fije la Alianza Según fije el convenio 5. REGISTRO Y ARCHIVO Propietario y equipo Propietario y equipo Jefe Servicio / Unidad Propietario / Administrad Propietario/ Administrad Reunión equipo Definir objetivos Firma alianza/convenio Reunión Reunión Según necesidad Según necesidad Especificados Especificados Especificados Listado necesidades y objetivos Listado necesidades y objetivos Convenio/ alianza Final o renovación de la Alianza Nuevo convenio o renovación Alianza Cada Alianza formalizada dará lugar a un expediente compuesto fundamentalmente de la plantilla PDI.PLA 20 debidamente cumplimentada en cada una de sus etapas, así como de las minutas de las reuniones mantenidas por los integrantes de la Alianza y los informes o estadísticas que se generen fruto de la Alianza. Cada organización participante dispondrá de un ejemplar completo, a ser posible en formato digital. Del registro y archivo será responsable la Unidad Operativa Gestora que se designe. 6. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS PDI.PRO 04 Atender a usuarios PDI.PRO 08 Realizar informes y/o estadísticas Página 5 de 8

6 GESTIÓN DE ALIANZAS IDENTIFICACIÓN DE POSIBLES ALIANZAS CARACTERIZZACIÓN DE LA ALIANZA NEGOCIACIÓN DE LA ALIANZA ES INTERESANTE PARA LAS PARTES SI FIRMA DEL ACUERDO Modelo PDI.PLA-20 NO SEGUIMIENTO DE LA RELACIÓN SI FIN DEL PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE LA RELACIÓN NO MEJORA DE LA ALIANZA Y RENOVACIÓN Página 6 de 8

7 1. FORMATO / INVENTARIO DE LA ALIANZA Organización: Con quien se establece la alianza Unidad Operativa Gestora: Quien gestiona la alianza Interlocutor: PROPÓSITO DE LA ALIANZA: Valor añadido/gi s:descripción cualitativa Posible métrica asociada: indicador de valor añadido de la alianza ESTRATEGIA BÁSICA Objetivo estratégico con el que se relacionan PROCESO (CLAVE) CON EL QUE SE RELACIONAN 2. IMPACTO Los indicadores utilizados para medir la eficiencia de la alianza son clave (macroprocesos y/ o CMI) La alianza sirve para generar nuevos productos / servicios. La alianza sirve para incrementar capacidades/habilidad para generar valor para los grupos de interés La alianza sirve para gestionar competencias, sinergias y procesos sin interrupciones La alianza sirve para generar ideas de innovación 3. DESPLIEGUE ACCIONES (si se ha respondido SI en algún apartado anterior) PLAZO RESPONSABLE Los indicadores utilizados para medir la eficiencia de la alianza son clave (macro procesos y/ o CMI) La alianza sirve para generar nuevos productos / servicios. La alianza sirve para incrementar capacidades / habilidad para generar valor para los grupos de interés La alianza sirve para gestionar competencias, sinergias y procesos sin interrupciones La alianza sirve para generar ideas de innovación 4. RECURSOS Y MATERIALES NECESARIOS 5. POSIBLES RIESGOS QUE PUEDEN IMPEDIR ALCANZAR EL ÉXITO Las partes acuerdan la celebración de una alianza estratégica de colaboración con una duración de firman el de de 2.0, lo que Fdo. Fdo. Página 7 de 8

8 REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE LA ALIANZA 6. EVALUACIÓN Y REVISIÓN Resultados previstos Grado de consecución a fecha 7. PROPUESTAS PARA LA MEJORA Las partes acuerdan la de su alianza estratégica de colaboración de duración de el de de 2.0, lo que firman Fdo. Fdo. Página 8 de 8