10 de mayo de Licda. Adelita Abarca Ortega Jefe Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional. Registro Nacional.

Transcripción

1 10 de mayo de 2017 Licda. Adelita Abarca Ortega Jefe Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional. Registro Nacional Estimado señora: Es a partir de octubre de 2016, que me incorpore a la UDEI, como el Coordinador del Subproceso Fortalecimiento Institucional, integrada por tres profesionales en Ingeniería Industrial, que con el apoyo de la Jefatura y compañeros de la UDEI, logrando realizar estudios de gran importancia e impacto institucional que fueron desarrollados y estuvieron orientados a la mejora de la atención de oportunidades y fortalecimiento de procesos. Debido a que mi retiro de la institución, por otorgarse mi jubilación, dejando el puesto que he venido desempeñando de Profesional Jefe de Servicio Civil 1, destacado en la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional (UDEI) como Coordinador de del Subproceso de Fortalecimiento Institucional y en cumplimiento al artículo 12, de la ley de Control Interno, así como las directrices y lineamientos emanados por la Contraloría General de la República, presento informe ejecutivo de rendición de cuentas considerando los logros y productos alcanzados por las distintas actividades que se ejecutaron en el período que me desempeñe en la UDEI. Aclarar que se incluyen los aspectos más sobresalientes, que se incluyen en el informe. Cabe destacar que el volumen de trabajo de la Unidad de Fortalecimiento Institucional en el periodo que estuvo a mi cargo se incrementó sustancialmente en virtud de múltiples solicitudes de la Dirección General, unidades asesoras, direcciones registrales y departamentos que requieren estudios específicos, estudios de cargas de trabajo y actualización de manuales, procesos y procedimientos, con el fin de atender normativa, directrices, para mejorar los servicios que se brinda a las instituciones y los ciudadanos usuarios del Registro Nacional. No omito manifestar que el trabajo realizado fue posible gracias a la colaboración de muchos funcionarios del Registro Nacional dentro de los que destacan funcionarios técnicos de las distintas áreas y muchos otros que colaboraron para llegar al objetivo, a los cuales aprovecho la oportunidad para mostrar mi agradecimiento. Cordialmente, Lic. José Enrique Arguello González. Coordinador Fortalecimiento Institucional Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional. Adjunto CD. Informe de Gestión Digital Cc. Lic. Luis Jiménez Sancho-Director General. Lic. Carlos Calvo Coto-Jefatura Departamento de Gestión Institucional de Recurso Humanos.

2 INFORME FINAL DE GESTION Subproceso de Fortalecimiento Institucional. Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional. Coordinador: Lic. J. Enrique Arguello González. RESULTADOS DE LA GESTIÓN: De concordancia con la programación del 2016 y 2017, establecidas en los Planes Operativos Institucionales, los informes de Índices de Gestión Institucional, Informes de Autoevaluación de Control Interno, se realiza el Informe de Gestión Final. La Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional es una unidad organizativa asesora dependiente de la Dirección General del Registro Nacional. Su objetivo consiste en apoyar a la Junta Administrativa y a la Dirección General en el alineamiento estratégico de la institución, ejecutando los procesos de planificación institucional, desarrollo organizacional, fortalecimiento institucional, control interno, acorde con los lineamientos estratégicos, emitidos por el Director General y asesorando a las demás unidades organizativas de la institución en estos procesos. Para lograr la operatividad de esos procesos la Unidad tiene tres subprocesos a saber: 1-Subproceso de Fortalecimiento Institucional. 2-Subproceso de Planificación Institucional. 3-Subrproceso de Control Interno. 1-FORTALECIMIETO INSTITUCIONAL. Este Subproceso es de gran importancia en la Institución, pues sus estudios y recomendaciones han permitido y orientado decisiones para mejoras sustanciales en los servicios públicos que brinda el Registro Nacional. A continuación se detallan actividades: Se realizaron las siguientes actividades: Procedimientos revisados y actualizados y formalizados. Código DGL-001 DGL-002 DGL-003 DGL-004 DGL-005 DGL-006 Nombre del procedimiento Dirección General Trámite de Documentos Elaboración del PAO de la Dirección General Generación de Bases de Datos Solicitud y Asignación de Espacio en el Parqueo Institucional Ejecución y Seguimiento del PAO de la Dirección General Control de Espacios en el Parqueo Institucional ( PARA FIRMAR )

3 Dirección Administrativa GRH-009 GRH-017 GRH-018 GRH-019 GRH-021 GRH-022 GRH-006 GRH-015 GRH-016 GRH-007 GRH-005 GRH-023 Estudio Dirección Administrativa Procesos mapeados de todos los departamentos que componen la Dirección Administrativa. Pendiente levantamiento de dos procesos que se realizan en la Jefatura del Departamento Financiero, elaboración del informe final (Pendiente) Subproceso de Tesorería Procedimientos revisados y enviados a Tesorería para revisión y aprobación (Pendiente) Gestión del Empleo Planificación del Concurso Regímenes Especiales Recepción de Ofertas de Concurso Regímenes Especiales Aplicación de Pruebas de Concurso Regímenes Especiales Nombramiento Concurso Regímenes Especiales Nombramientos Resolución de Nóminas Inducción Pedimentos de Personal Prácticas Supervisadas de Estudiantes en el Registro Nacional Publicaciones de Nombramientos de Primer Ingreso Gestión de solicitudes de Trabajo Comunal Universitario, Prácticas Profesionales Universitarias y/o Pasantías. Control y Seguimiento del Periodo de Prueba ( Pendiente) Registro Inmobiliario Dirección Registro Inmobiliario DRI-001 Gestión Administrativa Registro Inmobiliario ( en revisión ) DRI-002 Elaboración PAO Registro Inmobiliario DRI-003 Ejecución y Seguimiento PAO Registro Inmobiliario Departamento Inmobiliario Registral DRI-INR-001 Inscripción de Bienes Inmuebles DRI-INR-002 Reconstrucción de Bienes Inmuebles ( en revisión ) Departamento Catastral Registral DRI-CTR-001 Oposición a la Calificación de Planos ( en revisión ) DRI-CTR-002 Oposición a Minuta de Calificación de Planos ( en revisión ) DRI-CTR-003 Cancelación de Planos ( en revisión ) DRI-CTR-004 Inscripción de Planos de Agrimensura ( en revisión ) CRMC-04 Calificación y Registración de Mapas Catastrales (Pendiente de asignar persona) Departamento Catastral Técnico DRI-CTE-001 Actualización y Mantenimiento de Mapa Catastral ( en revisión ) DRI-CTE-002 Control de Calidad del Levantamiento Catastral ( en revisión ) DRI-CTE-003 Control de Calidad de Procesos Cartográficos Fotogramétricos ( en revisión )

4 DRI-CTE-004 Fotogrametría Catastral ( en revisión ) DRI-CTE-005 Georreferenciación Catastral ( en revisión ) 1MC Mantenimiento de Hojas Cartográficas (Ya no se hace) DRI-CTE-006 Conciliación Catastral ( Se incluyó ) 1MN Mantenimiento de Mapa y Cartografía de Referencia ( pendiente ) 1RP Resellos (Ya no se hace) 1SN Saneamiento de la Información Registral y Catastral ( pendiente ) 1TP Levantamiento de Plano Topográfico, de Agrimensura y de Informe Técnico. ( pendiente ) 2AM Administración, Seguridad y Condicionamiento del Mapa Catastral. ( pendiente ) 1LU Departamento Normalización Técnica Inclusión o Modificación de Nuevos Actos en el Sistema de Enteros del Registro Nacional. ( pendiente ) Patentes de la Dirección de Propiedad Intelectual Actualizar el procedimiento de Patentes ( Pendiente) Unidad de Control y Fiscalización Procedimiento Análisis de Estados Financieros del Registro Nacional sometidos a conocimiento de la JARN ajustado ( en revisión ) Procedimiento de Análisis de Informes de Ejecución Presupuestarias sometidas a aprobación de la JARN ajustado ( en revisión ) Procedimiento de Análisis de Modificaciones Presupuestarias sometidas a la JARN ajustado ( en revisión ) Procedimiento de Análisis del Anteproyecto de Presupuesto sometido a aprobación de la JARN ajustado ( en revisión ) Dirección Registro Personas Jurídicas Reconstrucción de folios por Imágenes digitalizadas ( pendiente ) Rectificación de Asientos Registrales ( pendiente ) Traslados de tomos de Personas Físicas y Jurídicas al Sistema Digitalizado ( pendiente ) Inscripción de documentos de Asociaciones ( pendiente ) Legalización de libros de Asociaciones ( pendiente ) Inscripción de Documentos Mercantil ( pendiente ) Legalización de Libros Mercantil ( pendiente ) Reserva de Nombre ( pendiente ) Constitución de Sociedades Anónimas y de Responsabilidad limitada por crear empresa ( pendiente ) Calificación Formal ( pendiente ) Diligencia Administrativa ( pendiente ) Fiscalización de Asociaciones ( pendiente ) Investigación Preliminar ( pendiente ) Ocurso ( pendiente ) Oposición de Asociaciones ( pendiente ) Elaboración PAO ( pendiente )

5 Ejecución y seguimiento del PAO ( pendiente ) Total de Procedimientos 64 Total de Procedimientos Pendientes 26 Total Procedimientos incluidos 1 Total Procedimientos en Revisión 17 Total Procedimientos Aprobados 0 Total Procedimientos por firmar 1 Total de Procedimientos Formalizados 19 Así mismo, se encuentran terminados los siguientes estudios especiales: Estudio de Cargas de trabajo en los Colegios de Ingenieros y Arquitectos y Colegio de Abogados. Actualización del Estudio de Cargas de trabajo en el Subproceso de Portal Web- Estudio de cargas de trabajo en el puesto de la Coordinación de la PADI. Se programa para a partir del segundo trimestre del año 2017, se realice Estudio de cargas de trabajo de registradores del Registro de Bienes Muebles actualmente se recolecta y coordina, para contar con la información que sustenta el estudio, se programa la toma de tiempos y movimientos y se analiza los pesos por movimiento. Es importante mencionar que el subproceso de fortalecimiento Institucional, de forma continua da seguimiento a la Arquitectura Empresarial, que a la fecha se detalle de forma general su avance: Actualización de algunas definiciones e incorporación del sistema SEVRI a la RSA Actualización de los objetivos estratégicos y metas de acuerdo al actual Plan Estratégico Actualización de la descripción de los servicios de negocio Por instrucciones de la Jefatura de la Unidad de Desarrollo Estratégico Institucional, un funcionario del subproceso de Fortalecimiento Institucional asume la representación de la Unidad en la Camisón de Sellos, que se encarga del análisis y formato para la estandarización de sellos institucionales, cuyo avance se detalla: Revisión de los sellos de las Sedes Regionales, Dirección de Servicios, Dirección de Inmobiliario y Personas Jurídicas. Pendiente seguir revisando los sellos de las Direcciones de acuerdo al cronograma establecido. Estudio de Cargas en la Dirección de inmobiliario. Solicitud de información requerida para el estudio. Pendiente la toma de Tiempo, análisis y elaboración del informe. El subproceso de Fortalecimiento Institucional ha cumplido en tiempo y forma con las disposiciones de los estudios de la Contraloría General de la Republica, de igual forma con los lineamientos emitidos sobre el Sistema de Control Interno, con el Índice de Gestión Institucional y del SEVRI.