ACUEDUCTO METROPOLITANO DE BUCARAMANGA S.A. E.S.P INFORME DEFINITIVO COMITÉ EVALUADOR EVALUACIÓN JURÍDICA, EXPERIENCIA Y ECONOMICA

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1 ACUEDUCTO METROPOLITANO DE BUCARAMANGA S.A. E.S.P INFORME DEFINITIVO COMITÉ EVALUADOR EVALUACIÓN JURÍDICA, EPERIENCIA Y ECONOMICA INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR No. amb VENTA DE MADERA FINCA LA MARIANA UBICADA EN EL MUNICIPIO DE TONA Bucaramanga, Mayo de 2007

2 ANEOS ANEO Nº 1 CONSTANCIA DE PUBLICACIÓNES Diario Vanguardia y El Frente Pagina Web del amb Carteleras de la empresa ANEO Nº 2 ANEO Nº 3 ANEO Nº 4 ANEO Nº 5 ANEO Nº 6 ANEO Nº 7 RELACIÓN VENTA DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES ACTA REUNIÒN INFORMATIVA COPIA ACTA DE APERTURA URNA Y CIERRE DE LA INVITACIÓN EVALUACIÓN JURÍDICA OBSERVACIONES FORMULADAS AL INFORME PRELIMINAR RESPUESTA A OBSERVACIONES FORMULADAS AL INFORME PRELIMINAR 2

3 INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR No. amb VENTA DE MADERA FINCA LA MARIANA UBICADA EN EL MUNICIPIO DE TONA PARA: DE: Dr. Germán Augusto Figueroa Galvis Gerente General Comité Evaluador FECHA: Mayo 14 de 2007 SITIO DE REUNIÓN: Sala de Juntas de la Gerencia General 1. INFORMACIÓN GENERAL FORMA DE SELECCIÓN: INVITACIÒN PÚBLICA OBJETO: VENTA DE MADERA FINCA LA MARIANA UBICADA EN EL MUNICIPIO DE TONA PLAZO DE EJECUCIÓN: 24 MESES 2. DESARROLLO DE LA INVITACION PÚBLICA De conformidad con las normas generales de contratación del amb S.A. E.S.P. y los Pliegos de Condiciones, la invitación a cotizar amb se desarrolló bajo el siguiente cronograma de actividades: Mediante Acta No. 651 de fecha Febrero 23 de 2007 la Junta Directiva del amb S.A. E.S.P. aprobó y autorizó la iniciación del proceso y la contratación de la venta de madera en finca la Mariana ubicada en el municipio de Tona. La invitación Pública a cotizar se publicó en el diario Vanguardia el día 15 de Abril de 2007, en la página Web (contratación en línea del amb S.A. E.S.P.) y en las carteleras interiores y exteriores de la empresa desde el día 13 de Abril en horas de la mañana hasta el 27 de Abril de 2007 a las 3:00 p.m., dando en consecuencia inicio al proceso de la invitación. (ANEO No.1). Desde el día 19 hasta el 22 de Abril del año en curso a las 6:00 p.m. los interesados en participar en esta invitación, podían formular observaciones y /o aclaraciones al proyecto de Pliego de Condiciones, no siendo presentada ninguna observación o aclaración. El día 23 de Abril de 2007 se estableció como fecha de apertura del proceso de invitación, a partir de las 8:00 a.m. 3

4 Los Pliegos de Condiciones se podían adquirir desde las 8:00 a.m. del día 23 hasta las 4:00 p.m. del 30 de Abril de 2007, encontrándose que adquirieron los Pliegos de Condiciones las siguientes sociedades: C.I. Empaques Técnicos S.A. y Caima Ltda, lo anterior consta en la relación de venta de los Pliegos de Condiciones. (Anexo No. 2) El día 23 de Abril de 2007, se llevó a cabo la Visita Obligatoria reunión informativa, la cual fue coordinada por el Gerente de Planeación y Proyectos y el Jefe División Contratación, contando con la asistencia de las siguientes personas naturales y jurídicas: Horacio Cadena, Caima Ltda., Industriales M (curumani), C.I. Empaques Técnicos S.A., Aserrios la Variante, Aserrios del Huila Ltda., Semicol, Inmasan S.A. y Melvin Becerra tal y como consta en el acta correspondiente. (Anexo No. 3) Hasta el 25 de Abril de 2007 a las 6:00 p.m. los interesados en participar en la invitación pública podían formular observaciones y sugerencias a los Pliegos de Condiciones definitivos, las cuales fueron analizadas, emitiéndose las respectivas respuestas por parte del amb S.A. E.S.P. a cada uno de ellos y publicadas en la pagina web del amb S.A. E.S.P. El día 25 de Abril de 2007 mediante Addenda No. 1 se modificó el numeral 1.15 Cronograma de la Invitación. El día 03 de Mayo de 2007 a las 3:00 p.m., se adelantó la diligencia de cierre de la invitación a cotizar y apertura de la urna, encontrándose en la urna triclave las siguientes propuestas: C.I. Empaques Técnicos S.A. y Caima Ltda., como consta en el acta correspondiente la cual fue suscrita por el Gerente de Planeacion y Proyectos, la Jefe de la Oficina de Control de Gestión y el Jefe de la División Contratación y algunos proponentes que asistieron (Anexo No.4) Mediante Oficios números y se les informó a los proponentes C.I Empaques Técnicos Ltda. y Caima Ltda. respectivamente sobre la modificación del cronograma de la invitación a cotizar. De acuerdo con el cronograma de actividades del proceso, el amb publicó el 10 de Mayo de 2007, el informe preliminar de la evaluación de las propuestas presentadas por C.I. EMPAQUES TÉCNICOS S.A. y CAIMA LTDA, para que los oferentes de encontrarlo necesario presentaran observaciones al mismo. Hasta el día 11 de Mayo de 2007 a las 6:00 p.m. se recibieron observaciones al informe preliminar por parte de los proponentes. En el Anexo No.6 se adjunta las observaciones formuladas por el proponente CAIMA LTDA. al informe preliminar y recibido por el amb dentro del término establecido para ello. Dentro del término establecido para la publicación del informe de evaluación definitivo se dio respuesta a las observaciones formuladas por el oferente CAIMA LTDA al informe preliminar, las cuales se incluyen en el Anexo No.7. Por lo anterior y teniendo en cuenta que analizadas las observaciones formuladas por el oferente CAIMA LTDA, los argumentos soportes de las mismas no fueron aceptadas, por las razones esbozadas en el Anexo No.7., en consecuencia se mantiene la evaluación jurídica desarrollada en el informe preliminar. 3. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS De conformidad con lo dispuesto en el numeral 2.3 de los Pliegos de Condiciones y Adenda, las cuales forman parte de los Pliegos de Condiciones; el Gerente General designó un comité evaluador 4

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13 ANEO No. 5 INVITACIÓN PÚBLICA COTIZAR No. amb VENTA DE MADERA FINCA LA MARIANA UBICADA EN EL MUNICIPIO DE TONA EVALUACIÓN JURÍDICA INFORMACIÓN GENERAL DEL PROPONENTE PROPUESTA Nº 1 NOMBRE DEL PROPONENTE C.I. EMPAQUES TÈCNICOS S.A. REPRESENTANTE LEGAL LINDA YASMIN BOLIVAR RADA DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURÍDICO OBJETO DE EVALUACIÓN DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA EISTE CUMPLE OBSERVACIONES SI NO SI NO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Presentación del documento Según modelo en todo su contenido (anexo no. 1) 1 firma del oferente ( si la oferta es presentada por una persona jurídica, unión temporal o consorcio deberá venir suscrita por el representante) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del oferente (si la oferta es presentada por una persona jurídica, unión temporal o consorcio deberá adjuntar la cédula de ciudadanía del representante) CERTIFICADO DE EISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Presentación del documento (de la persona jurídica y de cada uno de los integrantes que conforman el consorcio o unión temporal) Original del documento 2 3 Fecha de expedición no mayor a 45 días calendario a la fecha de entrega de la propuesta Vigencia de la sociedad: su duración debe ser superior a 5 años, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación Objeto social debe comprender las actividades principales materia del presente proceso. MATRICULA MERCANTIL (PERSONA NATURAL) Presentación del documento NO APLICA Original del documento NO APLICA Fecha de expedición no mayor a 30 días calendario a la fecha de entrega de la propuesta NO APLICA 13

14 Vigencia no inferior a seis (6) meses, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación AUTORIZACIÓN AL REPRESENTANTE NO APLICA Presentación del Documento 4 Si el representante de la persona jurídica tiene restricciones para contraer obligaciones a nombre de la sociedad, deberá adjuntar copia del acta de la junta de socios o junta directiva según corresponda, en la cual conste que el representante está facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES Presentación del documento(de la persona jurídica y de cada uno de los integrantes que conforman el consorcio o unión temporal) Original del documento 5 Fecha de expedición no mayor a 45 días calendario a la fecha de entrega de la propuesta Actividad: 1, Especialidad: 2, Grupos 13 Capacidad de contratación superior a 1000 smmlv Registra Aserrio para madera Registra horno para secado de madera 6 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA Presentación del documento Formato entre particulares Tomador: el proponente Asegurado y beneficiario : el amb S.A. E.S.P. Valor asegurado Vigencia 120 días a partir de la fecha de cierre de la invitación a cotizar Firma del tomador Al revisar la póliza de seriedad, se constató que el tomador no firma la misma. Cabe señalar que el representante legal se presentó el día 3 de mayo a las 3:00 pm. en la oficina de contratación con el fin de firmar de la póliza antes señalada. Lo anterior consta en el acta respectiva. 14

15 Recibo de pago expedido por la compañía aseguradora CERTIFICADO DE ACREDITACIÓN DE PAGOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Presentación del documento Ver (*1) 7 Expedida dentro de los treinta días calendario anteriores a la fecha de cierre de la invitación Encontrarse al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales Persona Jurídica: certificado expedido por el revisor fiscal o por el representante legal REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO 8 Persona jurídica/ Natural presentación del documento ADMISIBLE JURIDICAMENTE CONCEPTO FINAL NO ADMISIBLE JURIDICAMENTE *(1) A folio 39 el proponente adjunta documento donde consta que la Cooperativa de Trabajo ASESOCIOS ha cumplido y se encuentra al día en sus obligaciones provenientes del sistema de Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales con el personal suministrado a la empresa C.I. Empaques Técnicos; oficio que es ajeno a este proceso de selección, toda vez que la cooperativa precitada no es oferente dentro de la invitación en curso. Por lo anterior y teniendo en cuenta que el proponente C.I. Empaques Técnicos era quien debía acreditar que se encontraba al día en el pago de sus obligaciones respecto de sus empleados frente al sistema de salud, riesgos profesionales y pensiones y parafiscales, conforme a los señalado en el numeral subnumeral 7) de los pliegos de condiciones. Teniendo en cuenta que la presentación de éste documento No es subsanable de acuerdo con lo establecido en el numeral ítem 7 la propuesta no es Admisible Jurídicamente, lo anterior en concordancia con lo estipulado en el numeral 2.4 Eliminación de las Propuestas la falta de documentos requeridos en los Pliegos de Condiciones en el capitulo II numeral y En Consecuencia la propuesta es Eliminada del proceso de selección. 15

16 ANEO No. 5 INVITACIÓN PÚBLICA COTIZAR No. amb VENTA DE MADERA FINCA LA MARIANA UBICADA EN EL MUNICIPIO DE TONA EVALUACIÓN JURÍDICA INFORMACIÓN GENERAL DEL PROPONENTE PROPUESTA Nº 2 NOMBRE DEL PROPONENTE CAIMA LTDA REPRESENTANTE LEGAL VIRNA TERESA FADUL YENIZ DOCUMENTOS DE CONTENIDO JURÍDICO OBJETO DE EVALUACIÓN DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA EISTE CUMPLE OBSERVACIONES SI NO SI NO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Presentación del documento Según modelo en todo su contenido (anexo no. 1) 1 firma del oferente ( si la oferta es presentada por una persona jurídica, unión temporal o consorcio deberá venir suscrita por el representante) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del oferente (si la oferta es presentada por una persona jurídica, unión temporal o consorcio deberá adjuntar la cédula de ciudadanía del representante) CERTIFICADO DE EISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Presentación del documento (de la persona jurídica y de cada uno de los integrantes que conforman el consorcio o unión temporal) Original del documento 2 3 Fecha de expedición no mayor a 45 días calendario a la fecha de entrega de la propuesta Vigencia de la sociedad: su duración debe ser superior a 5 años, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación Objeto social debe comprender las actividades principales materia del presente proceso. MATRICULA MERCANTIL (PERSONA NATURAL) Presentación del documento NO APLICA Original del documento NO APLICA Fecha de expedición no mayor a 30 días calendario a la fecha de entrega de la propuesta NO APLICA 16

17 Vigencia no inferior a seis (6) meses, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación Presentación del Documento AUTORIZACIÓN AL REPRESENTANTE NO APLICA NO REQUIRE 4 Si el representante de la persona jurídica tiene restricciones para contraer obligaciones a nombre de la sociedad, deberá adjuntar copia del acta de la junta de socios o junta directiva según corresponda, en la cual conste que el representante está facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato NO REQUIERE CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES Presentación del documento(de la persona jurídica y de cada uno de los integrantes que conforman el consorcio o unión temporal) Original del documento 5 Fecha de expedición no mayor a 45 días calendario a la fecha de entrega de la propuesta Actividad: 1, Especialidad: 2, Grupos 13 Capacidad de contratación superior a 1000 smmlv Registra Aserrio para madera (*1) Registra Horno para secado de madera GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA Presentación del documento Formato entre particulares Tomador: el proponente 6 Asegurado y beneficiario : el amb S.A. E.S.P. Valor asegurado Vigencia 120 días a partir de la fecha de cierre de la invitación a cotizar Firma del tomador Recibo de pago expedido por la compañía aseguradora CERTIFICADO DE ACREDITACIÓN DE PAGOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES 17

18 Presentación del documento 7 Expedida dentro de los treinta días calendario anteriores a la fecha de cierre de la invitación Encontrarse al día en el pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales Persona Jurídica: certificado expedido por el revisor fiscal o por el representante legal REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO 8 Persona jurídica/ Natural presentación del documento CONCEPTO FINAL ADMISIBLE JURIDICAMENTE NO ADMISIBLE JURIDICAMENTE (*1) Una vez revisado el Certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes (folio14), se constata que en el mismo, no se registra la siguiente maquinaria: Aserrio para madera y Horno para secado de madera, solicitada en el numeral ítem 5 de los Pliegos de Condiciones. Lo anterior es un requisito No subsanable de acuerdo con lo establecido en el numeral ítem 5. Por lo anterior la propuesta no es Admisible Jurídicamente, en concordancia con lo estipulado en el numeral 2.4 -Eliminación de las Propuestas- Cuando la propuesta no es Admisible Jurídicamente. En Consecuencia la propuesta es Eliminada del proceso de selección. 18

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20 Anexo No. 6 OBSERVACIONES FORMULADAS AL INFORME PRELIMINAR INVITACION PÚBLICA A COTIZAR No. amb OBJETO: VENTA DE MADERA FINCA LA MARIANA EN EL MUNICIPIO DE TONA Bucaramanga, Mayo

21 El Comité Evaluador de ofertas de la Invitación Pública a Cotizar No. amb para la venta de madera finca la Mariana, procede a resolver dentro del término señalado en el cronograma del proceso de contratación identificado, las observaciones formuladas por el oferente Caima Ltda., al Informe Preliminar, así: 1º. OBSERVACIONES FORMULADAS Evaluación Jurídica Mediante comunicación la firma CAIMA LTDA, formula las siguientes observaciones que son resueltas como se sigue: a) Se formula observación con relación a que declarar no exigible la propuesta porque en el RUP no aparece consignada la existencia del horno, es detenerse en una formalidad de la que el articulo No. 25 Ley 80 de 1993 denomina cualquiera, particularmente por que la existencia del horno para el desarrollo de las actividades de madera solo debe acreditarse con la resolución expedida por el ICA. RESPUESTA: Dentro de los Pliegos de Condiciones que rigen el presente proceso, se dispuso en el numeral REQUISITOS PARA PARTICIPAR- subnumeral 3. Estar debidamente inscrito clasificadas y calificadas en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio, en la Actividad 1 Constructores, Especialidad 2 Obras Sanitarias y ambientales, Grupo 13 Explotación de los recursos naturales. Con una capacidad de contratación K=1000 SMLMV. Además deberá a través del registro único de proponentes que cuenta mínimo con un aserrio para la transformación de la madera y un horno secador de madera. En el numeral DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EVALUACIÓN JURÍDICA ítem 5 Registra aserrio para madera No Subsanable- y Registra horno para secado de madera- No Subsanable-.( las subrayas y resalto son propios). La firma CAIMA LTDA, aporta para el cumplimiento del requisito precitado una RESOLUCIÓN No , expedida por el ICA, no obstante a esto, en el Registro único de Proponentes no se acredita la maquinaria relacionado anteriormente, tal como se exige de manera expresa en los Pliegos de Condiciones. Atendiendo a los principios de transparencia, selección objetiva y de igualdad entre otros que rigen la contratación del amb, es obligación de someter a todos los oferentes a las mismas condiciones plasmadas en el Pliego de Condiciones, y con ello, la sujeción estricta de las propuestas con estos. Luego no es procedente la alteración de las condiciones del Pliego de Condiciones con posterioridad a la presentación de las propuestas, por que con ello se violarían los referidos principios. Al respecto se tiene que el contenido de los Pliegos de Condiciones, fue explícito en el sentido de exigir que en el Registro Único de Proponentes debía acreditarse la tenencia de aserrio para 21

22 madera y horno para secado de madera y no en otro documento, que no obstante al ser leído no expresa dentro de su contenido la existencia de los equipos relacionados anteriormente. Por esta razón y atendiendo el hecho que los mismos Pliegos de Condiciones identifican este documento como NO SUBSANABLE, es del caso concluir que por no haberse acreditado dicha tenencia de aserrio para madera y horno para secado de madera. en el Registro Único de Proponentes, la propuesta resulta NO ADMISIBLE JURIDICAMENTE y de acuerdo con lo dispuesto en el Numeral 2.4. de los Pliegos de Condiciones, se procede a disponer la ELIMINACION DE LA PROPUESTA presentada por CAIMA LTDA. b) Se formula la observación en relación a que en el numeral 18 del Art. 25 de la Ley 80 de 1993 la declaratoria de desierta de la licitación o concurso procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. RESPUESTA: En el numeral 1.5 -MARCO LEGAL- de los Pliegos de Condiciones, se estableció la normatividad que rige el proceso de contratación amb , así: El presente proceso de contratación y el contrato que llegue a suscribirse, están sometidos a la ley colombiana y en especial, se rigen por las normas del Código de Comercio; Código Civil; la Ley 142 de 1994 y sus decretos reglamentarios modificada por la Ley 689 de 2001 y el Acuerdo No. 003 de Normas Generales de Contratación del Acueducto Metropolitano de Bucaramanga S.A. ESP., y el decreto No del 4 de octubre de 1996 por el cual se establece el Régimen de Aprovechamiento Forestal y demás estipulaciones o normas establecidas por la autoridad ambiental competente. El presente proceso de selección se rige en forma especial por los parámetros generales y específicos de estos pliegos de condiciones y en lo no previsto en estos, se regirá por las Normas Generales de Contratación del Acueducto Metropolitano de Bucaramanga S.A. ESP (Acuerdo No. 003 de 2004). De acuerdo con la ley colombiana, se presumen conocidas por todos los proponentes que participen en el presente proceso de contratación, las normas actualmente vigentes sobre contratación y el Acuerdo No. 003 de 2004 antes citado. (el subrayado es nuestro) Colorario con lo señalado anteriormente, es claro que se fijaron expresamente dentro de los Pliegos de Condiciones la normatividad aplicable al proceso de selección para la venta de madera, es importante clarificar que el amb, como empresa prestadora de servicios públicos domiciliarios, esta sometida al régimen de derecho privado, por lo tanto el Estatuto General de Contratación (Ley 80 de 1993) no es aplicable a nuestro régimen, potestad dada por la Ley, por lo tanto contamos con nuestro propio Estatuto de Contratación (acuerdo No. 003 de 2004) Igualmente dentro de los Pliegos de Condiciones se señalo en el numeral 2.8 DECLARATORIA DE DESIERTA de los Pliegos de Condiciones las causales en que el amb S.A. E.S.P. se abstiene de adjudicar y en los casos en que procederá la Declatoria de Desierta, Por lo anterior y teniendo en cuenta que ninguna de las propuestas presentadas dentro del proceso de selección se ajusto a los Pliegos de Condiciones y en concordancia con lo señalado 22

23 en el numeral antes citado literal a), fue que el comité evaluador recomendó a la Gerencia General Declarar Desierto el proceso antes señalado. La naturaleza jurídica y el carácter vinculante que tienen los Pliegos de Condiciones, son el reglamento que disciplina el procedimiento de selección del contratista, por lo tanto son de obligatorio cumplimiento para las partes. c) La tercera observación se expuso en que el presente proceso de evaluación de las propuestas ha violado el artículo 30 numeral 8 de la Ley 80 de 1993 En el numeral 1.15 CRONOGRAMA DE LA INVITACION, modificado mediante Adenda No. 01 y oficio de fecha 8 de Mayo de 2007 de los Pliegos de Condiciones, se estableció el cronograma de la invitación en curso, el cual era conocido por todos los proponentes, cabe señalar que los Pliegos de Condiciones son ley para las partes y deben ser de obligatorio cumplimiento. Cabe señalar que Pliego de Condiciones son fuente de derechos y obligaciones de las partes, pues contienen la voluntada de la entidad contratante a la que se someten los proponentes durante todo el proceso de contratación, cabe señalar que desde el comienzo las condiciones son claras, expresas y concretas, por lo tanto son de conocimiento. Es de precisar que se estableció un término para observaciones y preguntas a los pliegos de condiciones, no surtiéndose en su oportunidad ninguna sobre el asunto por parte del oferente CAIMA LTDA, por lo tanto no es procedente realizar esta observación en esta etapa del proceso de selección. Se hace evidente que la base de las observaciones presentadas por parte del proponente CAIMA LTDA, radica en la aplicación que pretende realizar a la Ley 80 de 1993, dentro de este proceso de contratación, interpretación errónea, en la medida en que fue claramente señalado en los Pliegos de Condiciones el régimen aplicable a los procesos de selección por parte del amb, habida cuenta que la naturaleza jurídica de esta empresa de Servicios Públicos, no debe ser confundida con un ente público. 23