MECANOGRAFÍA LA CARTA COMERCIAL

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Benito Aguilar Montero
hace 6 años
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EMP 1º S MECANOGRAFÍA Semana 11 LA CARTA COMERCIAL La mayor parte de las transacciones comerciales se realizan por carta, de modo que es importante saberlas mecanografi ar La carta representa a la

1 EMP 1º S MECANOGRAFÍA Semana 11 LA CARTA COMERCIAL La mayor parte de las transacciones comerciales se realizan por carta, de modo que es importante saberlas mecanografi ar La carta representa a la persona o institución que la envía Para que ella produzca un efecto positivo en el ánimo del destinatario, se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos así como las diversas partes de la carta, que iremos analizando una por una Aspectos importantes Calidad de papel Correcta distribución Nitidez al copiarlo División correcta de las palabras al final de la línea de escritura, etc Evitar Errores Mecanográfi cos Errores ortográfi cos Borrones visibles Mala calidad de la cinta 1 Encabezamiento Textos Despedida Antefi rma (opcional) Nombre del fi rmante Cargo que desempeña el fi rmante Partes de la carta comercial 2 Cuerpo o Contenido Membrete Fecha Destinatario Asunto o referencia (opcional) Línea de atención Saludo 3 Otros elementos Anexos (opcional) Indicación de copias (opcional) Iniciales de identifi cción 51

2 Semana 11 MECANOGRAFÍA EMP 1º S 1 Encabezamiento a Membrete: Resume la razón social del remitente, actividad la cual se dedica, ubicación, dirección cablegráfica y apartado postal Generalmente está colocado en el ángulo superior izquierdo del papel, aunque también suele aparecer en el centro superior del mismo b Fecha: La fecha se comienza a escribir a cuatro espacios, debajo del membrete Consta de: Ciudad desde donde se escribe la comunicación, separada por una coma Número del día, nombre del mes y el año - El nombre de la ciudad o pueblo se omite cuando está impreso en el membrete - El nombre del mes se escribe con minúscula, pero si con él se indica la fecha, se escribirá con mayúscula Ejemplos: 28 de agosto de 20 Agosto 28 de 20 El año se escribe en cifras, sin el punto de las unidades de mil c Destinatario: Tratamiento, título del destinatario, nombre del destinatario, dirección y lugar de destino Se comienza a escribir en el margen izquierdo y a 4 espacios de la fecha Ejemplo: Señores González y Müller Apartado 5048 Maracaibo Tratamiento: debe ocupar una línea de la escritura El título debe ir acompañando al nombre y en este caso se abrevia Ejemplo: Señor Lic Luís Pérez Cargo: Si el destinatario desempeña un cargo, generalmente éste se escribe en la misma línea, separado por una coma Ejemplo: Señor Dr Aldemaro Ortega Zamora Presidente, Gadibugia, SA Dirección: Determina el sitio donde vive, trabaja o está establecido el destinatario Ejemplo: Señor Luís Franco Av Francisco de Miranda, Nº 8 Lugar de destino: Comprende el nombre de la ciudad o pueblo donde vive, trabaja o está establecido Si la comunicación va al mismo lugar del remitente, se escribe Ciudad Cuando la correspondencia se entrega personalmente, en lugar de Ciudad se escribe Presente d Asunto o Referencia: Es una información breve de los que trata la carta Se escribe a siete espacios verticales de la fecha, del centro del papel hacia la derecha e Línea de atención: Es la mención que se hace de la persona a quien se encomienda en primer término la comunicación En caso de utilizarse esta línea, se escribirá a 2 espacios de la dirección, a partir del margen izquierdo Cuando la carta lleve solamente la línea de atención, se colocará en el mismo lugar que asignamos al asunto o referencia f Saludo: Se escribe desde el margen izquierdo y a tres espacios del lugar de destino No se usan abreviaturas 52

3 EMP 1º S MECANOGRAFÍA Semana 11 2 Cuerpo o Contenido a Texto: Se comienza a escribir a 2 espacios del saludo y se mecanografía a espacio sencillo Desde el punto y aparte, se dan dos espacios b Despedida: Se escribe a dos espacios después de la última línea del texto c Antefirma: Indica que el firmante de la carta lo hace en nombre y representación de la empresa Se coloca a dos espacios de la despedida Debe escribirse con mayúscula sostenida d Nombre del firmante: Se escribe a 4 espacios de la antefirma, debajo de ella e Cargo que desempeña el firmante: Se escribe a 1 espacio del nombre del firmante y debajo de él 3 Otros elementos: a Anexos: Se escribe a tres espacios debajo del cargo y hacia el margen izquierdo Ejemplo: Anexo: Fact nº 845 Adj: Comprobante nº 642 Anexos: 3 b Indicación de copias: A veces, una carta dirigida a una empresa puede ser de importancia para otra persona En este caso se acostumbra hacer copia adicional y enviarla, indicándolo así en la carta original La indicación de copias se transcribe hacia el margen izquierdo a dos espacios verticales, debajo del anexo Ejemplo: cc: Sr Alfonso Ibarra c Iniciales de identificación: Se escriben a dos espacios verticales del anexo y hacia el margen izquierdo Se omiten las primeras iniciales, cuando la persona que firma es la misma que redacta En caso de que sea otra la que redacta, se colocan las iniciales en mayúsculas, y en minúsculas las de la mecanógrafa, separadas por una diagonal Ejemplo: Imf IP/Imf Cuando la secretaria redacta y mecanografía la carta, sus iniciales se escribirán en letras mayúsculas sin la diagonal Ejemplo: AFG Puntuación: En las cartas comerciales se utilizan las siguientes clases de puntuación: a Abierta: No se usan signos de puntuación al final de las líneas de fecha, dirección, saludo, despedida, firma y cargo b Completa: Se usa punto al final de la fecha Coma, en cada una de las líneas de dirección a excepción de la última que termina con punto El saludo se cierra con dos puntos Coma, al final de la despedida y firma Punto en el cargo c Standard: Lleva dos puntos después del saludo y coma después de la despedida Esta puntuación es la más usada en Venezuela Extensión: Por razón de la extensión las cartas pueden ser: cortas, medianas y largas Detallamos las líneas de escritura y los espacios de borde superior e inferior que corresponden a cada una Estos detalles son sólo una ayuda El buen juicio de quien mecanografíe debe permitir una buena presentación 53

Semana 11 MECANOGRAFÍA EMP 1º S Partes: 1 Encabezamiento 2 Cuerpo contenido 3 Otros elementos 2 EV Membrete 10 ó 20 EV Fecha 1 5 EV Destinatario Asunto (opcional) Línea de Atención (opcional) Saludo

4 Semana 11 MECANOGRAFÍA EMP 1º S Partes: 1 Encabezamiento 2 Cuerpo contenido 3 Otros elementos 2 EV Membrete 10 ó 20 EV Fecha 1 5 EV Destinatario Asunto (opcional) Línea de Atención (opcional) Saludo 2 EV 5 (s) 2 EV 5 (s) 2 EV 2 3 EV Despedida Antefirma (opcional) 2 EV 5 ó 6 EV Nombre del Firmante 1 EV 3 EV 1 EV 3 Anexos Identificación de las copias (opcional) Iniciales de Identifi cación Fecha (abreviada) Cargo que Ocupa 54

EMP 1º S MECANOGRAFÍA Semana 11 LA CARTA: SUS ESTILOS fi rma, se escriben del centro del papel hacia la derecha : Se utiliza puntuación Standard, es decir; dos puntos (:) después del saludo y coma en

5 EMP 1º S MECANOGRAFÍA Semana 11 LA CARTA: SUS ESTILOS fi rma, se escriben del centro del papel hacia la derecha : Se utiliza puntuación Standard, es decir; dos puntos (:) después del saludo y coma en la despedida (Fig 2), c Estilo semibloque Figura 1 Figura 2 Tiene la misma distribución que el estilo bloque Su diferencia radica en que tiene la sangría de 5 espacios (fi g 3) d Estilo sangrado : La diferencia con el semibloque está en que cada una de las líneas de la dirección, exceptuando la primera se sangran La sangría es 5 espacios más en cada línea Es un estilo poco usado, pues consume mucho tiempo (fi g 4), Estilo bloque extremo Figura 3 Figura 4 a Estilo bloque extremo En este estilo todas las líneas parten del margen izquierdo Su escritura es fácil y rápida La puntuación es abierta, es decir, no se usan signos de puntuación al final de las líneas Solamente se usa el punto al finalizar cada párrafo (ver fig 1) b Estilo bloque Este estilo es una modificación del bloque extremo Las líneas de la fecha, despedida y Lea y estudie el modelo adjunto de carta comercial escrita en modelo bloque extremo Es el estilo más sencillo pues cada una de las líneas se inician en el margen izquierdo Observe, sobre todo, los siguientes puntos: 1 La palabra señor no está abreviada y se escribe en la primera línea de la dirección 2 Debe dejar espacios entre la última línea de la dirección y el saludo 3 Deje 2 espacios después del saludo, para iniciar el texto 55

6 Semana 11 MECANOGRAFÍA EMP 1º S 4 Después de cada párrafo deje 2 espacios 5 Al finalizar la carta, deje 3 espacios para copiar la despedida y otros 6 para copiar su nombre 6 Después de copiar su nombre deje dos espacios y copie sus iniciales hacia el margen izquierdo 7 Mecanografíe a espacio sencillo, cambiando la fecha por la del día INSTITUTO TECNOLÓGICO Casilla Postal 192 Avenida Brasil 87 Maracay, Venezuela 6 de noviembre de 2005 Señor Miguel T Rivera Avenida Bolívar 1911 Maracay, Venezuela Estimado estudiante Esta carta está ecrita en el estilo bloque extremo Es el estilo mas sencillo, mas económico en el tiempo y el que requiere menos esfuerzo, ya que todas las líneas arrancan del margen izquierdo Este estilo no es muy artístico, pues todo el peso está en un solo lado Para mejorarlo puede escribir la fecha al lado derecho Conviene conocer este estilo, ya que los otros que estudiaremos más adelante son modificaciones de éste Además, tal vez su jefe lo prefiera en algunas ocaciones Usamos también la puntuación abierta Note que no se usa puntuación después de las líneas especiales Este estilo se escribirá siempre a espacio sencillo; nunca a espacio doble Entre párrafos se dejarán siempre dos espacios verticales Atentamente (nombre del participante) 56

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