PARTE: ASPECTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN...

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1 CONTENIDO PARTE: ASPECTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN MARCO CONCEPTUAL Qué es Administración?... 2 Cuáles son las funciones fundamentales?... 2 ENFOQUE SISTÉMICO DE LA ADMINISTRACIÓN Qué es el enfoque sistémico en la administración? Qué se entiende por sistema? PARTE: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MARCO LEGAL DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Cuáles son las disposiciones legales que regulan SABS? ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS Qué es el Sistema de Administración de Bienes y Servicios? Cuál es la importancia del Sistema de Administración de Bienes y Servicios? Cómo se desarrolla el proceso administrativo en el Sistema de Administración de Bienes y Servicios? Para qué se Administran Bienes y Servicios? Cuáles son los principios en los que se fundamenta el SABS? Cuáles son los objetivos de las Normas Básicas del SABS? Cuál es el ámbito de aplicación de las Normas Básicas del SABS? PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Qué es proceso? Qué es procedimiento? Cuál es el proceso a seguir para administrar Bienes y Servicios? Por qué programación de contrataciones, ma nejo y disposición? Qué es el SICOES? PARTE: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Qué es contratación de bienes y servicios? Para qué contratar? Qué es un contrato? Qué es un contrato administrativo? Cuáles son las partes que intervienen en un proceso de contratación? Quiénes participan en un proceso de contratación? Cuáles son las modalidades de Contratación? Qué es Licitación Pública? Cuáles son algunas características básicas en la Licitación? Cómo se realiza la Licitación Pública? Qué es el Documento Base de Contratación? Qué es la Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo en obras, bienes, servicios generales y de consultoría? Cuáles son las formas de contratación en esta modalidad? Es posible contratar bienes y servicios de forma urgente? Qué es contratación por Excepción? Cuáles son las causales para realizar una contratación por excepción? Quién es el responsable y cuál es el procedimiento en las contrataciones por excepción?... 24

2 En qué consiste la Contratación por Emergencias? SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Qué es manejo de bienes? Cuáles son las excepciones en el de manejo de bienes? Quiénes son los responsables en el manejo de bienes? Cuáles son los controles administrativos para el manejo de bienes? Qué es la Administración de Almacenes? Cuál es el proceso en la Administración de Almacenes? Qué es activo fijo? Qué es la Administración de Activos Fijos Muebles? Que implica la Administración de Activos Fijos Inmuebles? DISPOSICION DE BIENES Qué es la disposición de bienes? Qué bienes están fuera del alcance de las NB-SABS? Cuáles son los objetivos? Quién es responsable? Cuál es procedimiento para la disposición de bienes? Cuáles son las modalidades de disposición? Qué es la baja de bienes? Cuáles son las causales? PARTE: INTERRELACIÓN CON OTROS SISTEMAS DE LA LEY INTERRELACIONES DEL SABS CON OTROS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL GUBERNAMENTALES Con el Sistema de Programación de 0peraciones Con el Sistema de Organización Administrativa Con el Sistema de Presupuesto Con el Sistema de Administración de Personal Con el Sistema de Tesorería y Crédito Público Con el Sistema de Contabilidad Integrada Con el Sistema de Control Gu bernamental... 33

3 PARTE: ASPECTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN Si el hombre no sabe hacia cual puerto se dirige ningún viento le es favorable. Séneca 1.1. MARCO CONCEPTUAL Qué es Administración? 1ra. Definición: Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente adecuado en el que las personas, trabajando en equipos, alcancen con eficiencia y eficacia objetivos preestablecidos. 2da. Definición: Es la ciencia, que en el ejercicio de funciones fundamentales permite a las organizaciones sociales lograr resultados de máxima eficiencia. Cuáles son las funciones fundamentales? Las funciones fundamentales ( 1 ) que permiten el logro de los objetivos se denomina Proceso Administrativo. Según George Terry, el Proceso Administrativo esta conformado por las funciones: Planificación Organización Ejecución y Control. 1 Denominación que corresponde a G. Terry Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 2

4 Planificación. La Administración precisa de la Planificación, porque a través de este medio se proyecta la imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles y experiencias pasadas. Por lo tanto, la Planificación consiste en: Decidir cursos de acción en forma anticipada, que vayan acordes con objetivos y/o metas, para el logro eficiente y eficaz de los mismos. Planificar consiste en, reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organización y decidir cómo conviene situarla o posicionarla en su entorno. La Planificación implica que los Ejecutivos piensen con antelación en sus objetivos 2 y acciones, y que basen sus actos en algún método, plan o lógica. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. La planificación es la guía para que: la organización 3 obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos. los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos. el avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas (acciones) correctivas. Los planes pueden tener un alcance en el tiempo pudiendo ser: De largo y mediano plazos (planificación estratégica). De corto plazo (planificación operacional y presupuesto). Es importante señalar que la planificación da inicio con la definición y determinación de los objetivos de la organización, por lo que asume cierta primacía en relación a las otras fases o etapas del Proceso Administrativo. 2 En el presente texto, objetivos o metas se usan como los fines hacia los cuales se dirige la actividad. 3 Organización entendida como parte del proceso administrativo y no como organismo social. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 3

5 Organización La Administración requiere de la Organización, porque es el medio para lograr una acción colectiva efectiva. Entonces la Organización es: El proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal modo que estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera. Los Ejecutivos deben adaptar la estructura de la organización a sus objetivos y recursos; proceso conocido como diseño organizacional, en base al análisis organizacional. Ejecución Claro está, que se puede Planificar y Organizar, pero no se logra ningún resultado tangible hasta que se llevan a cabo las decisiones respecto a las actividades propuestas y organizadas. Ejecutar significar poner en acción o actuar La ejecución es hacer que los miembros de la organización, a través del uso adecuado de medios o recursos, para alcanzar los objetivos se esfuercen para lograrlos. En este entendido, la ejecución dirigirá e integrará los recursos humanos, medios técnico tecnológicos (bienes y Servicios), financieros, registro e información y dirección. Control La prueba definitiva de una Administración efectiva es el resultado que logra, es decir, producir los resultados deseados. En virtud a lo anterior, es necesario contar con instrumentos que permitan evaluar los resultados y, si se requiere, adoptar medidas correctivas para alcanzarlos. El control involucra los siguientes pasos básicos: El control consta de una serie de pasos cuya finalidad es garantizar que el desempeño real se ajuste a lo esperado (programado). Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 4

6 Establecer estándares de desempeño. Medir los resultados presentes. Comparar estos resultados con los establecidos. Tomar medidas correctivas cuando se detecten desviaciones. El Ejecutivo, gracias a la función de control, puede mantener a la organización en el buen camino. En Síntesis A objeto de simplificar las funciones fundamentales de la Administración se plantea el siguiente criterio de G. Terry: La Administración tiene como cimiento a la Planificación, sobre ella descansan, como columnas de apoyo la Organización, Ejecución y Control. (Ver Gráfico Nº 1) GRAFICO Nº 1 ADMINISTRACION O R G A N I Z A C. E J E C U C I O N C O N T R O L PLANIFICACION El Cuadro Nº 1 permite observar las funciones del Proceso Administrativo, y su relación con los subsistemas que forman parte de la Ley 1178 (SAFCO), de acuerdo al Art. 2º de esta disposición legal. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 5

7 CUADRO Nº 1 PROCESO ADMINISTRATIVO FUNCIONES (FASES/ ETAPAS) PLANIFICACION PROCESOS RELACION LEY 1178 (SAFCO) Planificación Estratégica Sistemas Nacionales de Planificación e Inversión Pública. Planificación Operacional Sistema de Programación de Operaciones Presupuesto Sistema de Presupuesto ORGANIZACIÓN Sistema de Organización Administrativa Análisis Organizacional Diseño Organizacional Implantación EJECUCION CONTROL Integración de Recursos y Dirección Humanos Sistema de Administración de Personal Medios (Bienes y Serv.) Sistema de Administración de Bienes y Servicios Financieros Sistema de Tesorería y Crédito Público Registro e Información Sistema de Contabilidad Integrada Sistema de Control Gubernamental Establecimiento de estándares Medir resultados, eficiencia, eficacia y economía. Comparar resultados con los estándares Medidas correctivas Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 6

8 ENFOQUE SISTÉMICO DE LA ADMINIST RACIÓN Qué es el enfoque sistémico en la administración? De manera general el enfoque sistémico permite considerar a la realidad como un todo, por eso se puede lograr una mejor comprensión de ese todo cuando es estudiado en una visión integral, para luego estudiar sus partes. Esta forma de ver la realidad contribuye favorablemente al estudio de la Administración Qué se entiende por sistema? Según Kast & Rosenzweig ( 4 ) sistema es un: todo organizado, compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes que actúa en un ambiente externo orientándose a un objetivo común Esto es: a) El sistema es un todo, donde las propiedades esenciales se pierden cuando éste se descompone. Aunque para fines metodológicos las partes pueden separarse. b) Estas partes están organizadas. (estructura jerárquica). c) Los componentes están ligados por las interacciones, hechos que asumen la forma de entradas y salidas. La Administración como ciencia tiene propósitos definidos, y a su vez, tal y como muestra el punto 1.1.2, implica desarrollar funciones administrativas: Planificación Organización Ejecución Control Estas cuatro funciones administrativas están entrelazadas e interrelacionadas, la ejecución de una función no concluye enteramente antes de que se inicie la siguiente. Normalmente no se llevan a cabo en una secuencia particular, sino como la situación lo requiere. En la realidad, la planificación está implícita en las funciones de organización, ejecución y control. De igual forma, los elementos de organización se emplean en la planificación, ejecución y control. Cada una de las funciones de la administración afecta a las otras y todas están íntimamente relacionadas para formar el proceso administrativo. De lograrse los objetivos trazados, ejecutándose adecuadamente las funciones administrativas, en un marco de interrelación permanente, el resultado deberá ser una combinación equilibrada e integrada de esfuerzos, llevados adelante por un grupo de trabajo bien informado y satisfecho 4 Kast & Rosenzweig, Administración en las Organizaciones, 1985 Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 7

9 2 PARTE: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 2.1 MARCO LEGAL DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Cuáles son las disposiciones legales que regulan SABS? El marco legal de este sistema constituyen: Ley Nº 1178, de Administración y Control Gubernamentales, de 20 de julio de 1990, en su artículo 10º establece los preceptos en los cuales se basan las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) NB-SABS aprobadas por Decreto Supremo Nº de 11 de julio de Reglamentación al D.S. Nº Resolución Ministerial Nº 397 de fecha 27/Ago/07 y los modelos de los Documentos Base de Contratación. La Ley Nº 1178 regula los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales, con el objeto de lograr: a) Eficacia y eficiencia en la administración de los recursos públicos. b) Información y Transparencia en los actos y sus resultados c) Responsabilidad en el desempeño de la función publica d) Desarrollar la capacidad administrativa. Las finalidades indicadas, son aplicables al SABS. En el artículo 2º de la Ley Nº 1178 se presentan los sistemas que ésta regula. En el grupo de sistemas para ejecutar las actividades programadas se encuentra el SABS, la que se aplica u operativiza mediante las Normas Básicas. Otro aspecto que se debe tomar en cuenta, es que los servidores públicos que participen en los procesos de administración de bienes y servicios en caso de incurrir en alguna contravención serán sujetos de aplicación de alguna responsabilidad prevista en el D.S. Nº A "Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública". Qué son las Normas Básicas del SABS? Las Normas Básicas del SABS, en el marco de la Ley Nº 1178, son un conjunto de principios y elementos referidos a los procesos de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios, que ha sido elaborados por el órgano rector (Ministerio de Hacienda) para su aplicación obligatoria en el sector publico. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 8

10 Qué es el Reglamento Específico? El Reglamento Específico es el documento institucional en el que se particularizan de acuerdo a las características y estructura de la entidad, los procesos, previsiones, funciones y responsabilidades establecidas en las Normas Básicas del SABS. De acuerdo con lo dispuesto en la Ley Nº 1178, cada entidad pública para la implementación del Sistema deberá elaborar su propia reglamentación específica, Este documento debe ser compatibilizado por el Órgano Rector para evitar que se encuentre fuera del marco de las NB- SABS. En el caso del SABS, el Órgano Rector establece la elaboración del Reglamento Específico el cual luego de su compatibilización deber ser aprobado por la entidad publica mediante Resolución Administrativa correspondiente, según lo dispuesto en el Art. 9 del D.S. Nº ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS Qué es el Sistema de Administración de Bienes y Servicios? El Sistema de Administración de Bienes y Servicios, es un conjunto de normas, procedimientos, cuya aplicación es necesaria para el funcionamiento eficiente del ente público (la organización), de tal manera que exista un apoyo logístico real del mencionado sistema. Un gerente moderno debe tener una visión integral de la organización; y, refiriéndonos en particular al sistema de administración de bienes y servicios le conviene poseer información ágil e integral sobre los componentes de: Contratación de bienes y servicios, Manejo de bienes; y, Disposición de bienes. En este entendido, desde el punto de vista del enfoque de sistemas, el SABS es un conjunto ordenado de los Subsistemas de Contratación, Manejo y Disposición de Bienes y Servicios que funcionan en forma integrada e interrelacionada con los otros sistemas de administración establecidos por la Ley Nº 1178, para el uso eficaz y eficiente de los recursos de las entidades públicas. La disponibilidad y tratamiento oportuno de esta información es imprescindible para tomar decisiones Cuál es la importancia del Sistema de Administración de Bienes y Servicios? El Sistema de Administración de Bienes y Servicios se constituye en un instrumento básico de apoyo a la organización; en ese sentido, se puede afirmar que el producto que proporciona este sistema es parte integrante que coadyuva al logro de objetivos de una gestión. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 9

11 El apoyo de este sistema es decisivo para proporcionar, de acuerdo a los objetivos de la entidad, bienes y servicios en: Calidad y cantidad requerida; y, De manera oportuna. Al contar con el presupuesto y personal calificado, éste sistema permite ejecutar sus funciones para cumplir con la programación de operaciones establecida. Sintetizando, el Sistema de Administración de Bienes y Servicios debe: Operar con criterios de eficiencia, eficacia y economía, para contribuir al logro de los objetivos propuestos en la programación de operaciones. Proporcionar oportunamente los bienes y servicios que se requieran para atender el proceso productivo y para el funcionamiento óptimo de las diferentes actividades de la entidad Cómo se desarrolla el proceso administrativo en el Sistema de Administración de Bienes y Servicios? EL proceso administrativo se desarrolla en el Sistema de Administración de Bienes y Servicios de la siguiente manera: Se planifica cuando se determina cuales son las necesidades de contratación al igual que las actividades relacionadas al manejo de bienes, como también a las actividades relacionadas a la disposición de bienes, para lograr los objetivos señalados en el Programa de Operaciones Anual (POA). Del POA se desprende el Programa Anual de Contrataciones (PAC ), donde se señalan el cuando y de que manera se realizarán las contrataciones programadas. El Sistema de Administración de Bienes y Servicios, para que funcione requiere de una estructura organizacional, donde la Máxima Autoridad Ejecutiva delega funciones para las distintas etapas de contratación, manejo y disposición de los bienes y servicios, para que estos subsistemas cumplan con sus objetivos. Por ejemplo, es necesario la existencia del Responsable del Proceso de Contratación (RPC), una Comisión de Calificación y otra de Recepción, las mismas que deberán ser delegadas a funcionarios de planta con una formación profesional adecuada para desarrollar dichas actividades. El Responsable del Proceso de Contratación (RPC) así como el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA) de la Entidad pública son los responsables principales de todos los procesos de contratación de bienes y servicios, por tal razón el modo en el cual dirija se traduce en la transparencia y oportunidad de cada una de las actividades que requiere el sistema. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 10

12 Al comparar el cumplimiento de las actividades realizadas en el sistema con las actividades planificadas para el mismo en el Programa de Operaciones Anual (POA) y Programa Anual de Contratación (PAC), se efectuará la evaluación y se medirán los resultados presentes, de donde se determinarán los ajustes necesarios, mediante informes, evaluaciones, u otros documentos. Cabe señalar que en el Subsistema de Contratación en esta etapa del proceso administrativo debe desarrollar controles rigurosos, en cada una de las actividades hasta el cierre del proceso de contratación de bienes y servicios, demostrando que las actividades se desarrollan con eficiencia, eficacia, transparencia y economía Para qué se Administran Bienes y Servicios? En una entidad publica, se utiliza los elementos con que se cumplen las funciones establecidas, donde se analiza como llegaron esos bienes, quien los adquirió o contrató, quien los administra, almacena, resguarda, cómo y cuándo se disponen. La respuesta a estas interrogantes, comprende las actividades que realiza en una organización, el Sistema de Administración de Bienes y Servicios, cuya aplicación es básica e importante, para proveer los bienes y servicios que requiere la organización, de esta manera apoyar el logro de sus objetivos Cuáles son los principios en los que se fundamenta el SABS? Para la aplicación de las Normas Básicas del SABS, esta orientada bajo los siguientes principios: Solidaridad: Se refiere a que los recursos públicos del Estado deben favorecer a toda la sociedad boliviana. Participación: Relacionado a que la ciudadanía o los beneficiarios deben participar en el proceso de contratación, velando por el buen uso de los recursos públicos. Transparencia: Se refiere a que los actos de los servidores públicos, documentos y la información de los procesos, tanto de contratación, manejo y disposición de bienes son públicos. Equidad: Relacionado a que los proponentes en un proceso de contratación, pueden participar sin restricciones, conforme a su capacidad productiva. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 11

13 Economía: Se refiere a que los procesos de contratación de bienes y servicios, se deben desarrollar con simplicidad, celeridad y ahorro de recursos. Eficacia: Se refiere a que los procesos de contratación deben alcanzar los resultados conforme a lo programado. Eficiencia: Las contrataciones de bienes y servicios deben ser realizadas en tiempos óptimos y al menor costo posible. Libre Participación: Relacionado a que en las contrataciones a realizarse, debe existir la más amplia participación de proponentes u oferentes. Responsabilidad: Se refiere a que los actos de los servidores públicos relacionados con la contratación, manejo y disposición de bienes y servicios, deben realizarse con el más alto grado de responsabilidad. De Buena fe: Se refiere a que se presume la buena fe en las acciones, el correcto y ético actuar de los servidores públicos y los proponentes Cuáles son los objetivos de las Normas Básicas del SABS? Establecer los principios, normas y condiciones que regulan los procesos de administración de bienes y servicios y las obligaciones y derechos que derivan en el marco de la Ley Nº Establecer los elementos esenciales de organización, funcionamiento y de control interno; relativos a la Administración de Bienes y Servicios, desde su solicitud hasta la disposición final de los mismos Cuál es el ámbito de aplicación de las Normas Básicas del SABS? Las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios se aplican de forma obligatoria en todas las entidades del sector público y en las unidades administrativas de los poderes legislativo y judicial, es decir las entidades contempladas en los artículos 3º y 4º de la Ley Nº Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 12

14 El D.S. Nº 29190, considera aspectos específicos con un tratamiento diferenciado a las Municipalidades con elevados indicadores de pobreza y conforme a la categoría demográfica 5 hasta habitantes, respecto a la aplicación del subsistema de contrataciones, debido especialmente a la capacidad institucional en cuanto a recursos, organización y personas. 2.3 PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Qué es proceso? Es el conjunto de procedimientos que deben ejecutarse para el alcance de los objetivos de la entidad, que comprende el desarrollo de actividades y operaciones. Un proceso contempla un conjunto de actividades Qué es procedimiento? Es la secuencia de tareas específicas, para realizar una operación o parte de ella. Describe la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. En síntesis, los procedimientos conforman una secuencia cronológica de acciones requeridas. Un procedimiento comprende el desarrollo de una o varias actividades desagregado en tareas específicas que llega al detalle Cuál es el proceso a seguir para administrar Bienes y Servicios? Es un proceso secuencial que comprende diferentes actividades y pasos, que si se ejecutan adecuadamente le permitirán a la entidad contar con los bienes y servicios en términos de oportunidad, economía, eficacia y eficiencia. El proceso se resume conforme al siguiente detalle: Se inicia a partir Programa Anual de Contrataciones (PAC), Prosigue con las actividades de adquisición de bienes y contratación de servicios. Luego se realiza la incorporacion de los bienes en la entidad. Se asigna a los responsables para ser utilizados y administrados (manejo) Luego de su utilización se realiza la transferencia definitiva o temporal, en función de la vida útil de cada bien (disposición). Los procesos del SABS se observa en el gráfico Nº 3. 5 Categoría Demográfica: Es la clasificación de los 327 Municipios por cantidad de población. Esta clasificación esta compuesta por: Categoría A: Hasta habitantes, Categoría B: Desde hasta habitantes, Categoría C: desde hasta habitantes, y Categoría D: Mayor a habitantes. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 13

15 Gráfico Nº 3 ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DEL SABS Programa Operativo Anual (POA) PAC CONTRATACIÓN DISPOSICIÓN Información s/bienes MANEJO Información s/bienes adquiridos en desuso o no utilizados Información s/bienes dispuestos Cómo se desarrollan los subsistemas del SABS? Los subsistemas de contratación, manejo y disposición, se alimentan de la Programación Operativa Anual (POA) y funcionan estrechamente relacionados entre si: El subsistema de contratación desarrolla un proceso que va desde la programación de las contrataciones, elaboración del Documento Base de Contratación, convocatoria, presentación de propuestas, apertura y calificación de propuestas, adjudicación, contrato, recepción y pago, luego proporciona información al subsistema de manejo, de los bienes adquiridos para su administración. Su instrumento de información es el Sistema de Información de Contrataciones Estatales (SICOES). El subsistema de manejo, a su vez, desarrolla procedimientos de administración de almacenes, activos fijos muebles y activos fijos inmuebles, efectuando los controles; proporciona datos e información al subsistema de disposición, sobre el estado de los bienes, para que se tome la decisión sobre el destino de los bienes institucionales. El subsistema de disposición desarrolla procedimientos relativos al arrendamiento, préstamo de uso o comodato, enajenación y permuta de los bienes, cuya información será enviada al subsistema de contratación, y de acuerdo a la decisión tomada los bienes podrán ser repuestos o sustituidos; de tal manera que se continúe con el ciclo Por qué programación de contrataciones, manejo y disposición? Porque es un proceso administrativo que permite identificar en el marco de la Programación de Operaciones Anual (POA), las necesidades de contratar, manejar y disponer bienes y servicios, para apoyar al logro los objetivos institucionales durante una determinada gestión. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 14

16 2.3.5 Qué es el SICOES? Es el Sistema de Información de Contrataciones Estatales, que deberá utilizar la entidad pública para publicar con carácter obligatorio e informar al Órgano Rector sobre sus procesos de contratación y sus resultados, recursos administrativos interpuestos, contrataciones por excepción y otra información relevante. Existe una Página Web SABS SICOES que es la siguiente: 3 PARTE: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 3.1. SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Qué es contratación de bienes y servicios? Es el proceso administrativo que logra el perfeccionamiento de los contratos, orden de compra y orden de servicios en las entidades, con el objeto de adquirir u obtener el bien, la prestación de un servicio o la ejecución de una obra, de acuerdo a los requerimientos del Programa de Operaciones Anual y Programa Anual de Contrataciones, de tal manera que se obtenga bienes y servicios con calidad, cantidad y precio justo, logrando un beneficio equilibrado entre la entidad contratante y el contratado o proveedor Para qué contratar? Se contrata para apoyar el cumplimiento de los objetivos institucionales. Es decir, la función de compras es la de apoyar (adquirir, entregar los materiales o insumos, contratar servicios u obras) a la parte ejecutiva y a las áreas técnicas y comerciales (esta última si hubiera) de la institución. El Estado necesita realizar obras públicas, explotar un servicio público, o adquirir bienes, para responder a las demandas de la sociedad (salud, educación, defensa, etc.). En la contratación intervienen diferentes personas: el contratante, por una parte; que es la Entidad Pública, persona jurídica de derecho público (representante legal de la entidad), y el contratado persona natural o jurídica, que mediante un CONTRATO efectivizan su relación jurídica Qué es un contrato? Es un acuerdo de voluntades (manifiesto, libre) mediante el cual se crean, modifican o extinguen derechos u obligaciones. Un contrato es: "El pacto o convenio entre partes que se obligan sobre una materia o cosa determinada y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas"(obligadas). 6 6 Diccionario Jurídico Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 15

17 "El contrato existe desde que una o varias personas consientan en obligarse respecto de otra, u otras, a dar alguna cosa o prestar algún servicio". En Bolivia, el Código Civil al referirse al tema en el artículo 450 indica que "hay contrato cuando dos o más personas se ponen de acuerdo para construir, modificar o extinguir entre sí una relación jurídica". De este concepto en el Código Civil se puede concluir: 1.- Que la relación nace del acuerdo de voluntades entre las partes. 2.- Que el mencionado acuerdo hace que aparezca una relación jurídica Qué es un contrato administrativo? Es el acuerdo celebrado entre la Administración (ente público) por una parte y una empresa o un particular (ente privado) por otra parte, para realizar una obra pública, prestar un servicio, realizar una provisión, etc. Consecuentemente este contrato está regido por la normativa administrativa. La Ley Nº 1178 en el Capítulo VII De la Jurisdicción Coactiva Fiscal, articulo 47 establece: Créase la jurisdicción coactiva fiscal para el conocimiento de todas las demandas que se interpongan con ocasión de los actos de los servidores públicos, de los distintos entes de derecho público o de las personas naturales o jurídicas privadas que hayan suscrito contratos administrativos con el Estado, por los cuales se determinen responsabilidades civiles definidas en el Art. 31 de la presente Ley. Son contratos administrativos aquellos que se refieren a contratación de obras, provisión de materiales, bienes y servicios y otros de similar naturaleza Cuáles son las partes que intervienen en un proceso de contratación? En el proceso de contratación de Bienes y Servicios intervienen las siguientes partes: a) La entidad contratante Hace referencia a una entidad del Sector Público que requiera y esté en capacidad de contratar Bienes y Servicios u otros. b) Proponentes u Oferentes Se refiere a personas naturales y/o jurídicas que tengan la capacidad de contratar con el Estado para atender servicios, proveer bienes y materiales o realizar obras Quiénes participan en un proceso de contratación? Para cumplir con estas actividades, la normativa de contrataciones ha definido atribuciones y funciones de quienes participan en un proceso de contratación: Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 16

18 Responsable del Proceso de Contratación para Licitación Publica (RPC) Responsable del Proceso de Contratación para Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA) Comisión de Calificación Comisión de Recepción Unidad Solicitante Unidad Administrativa Unidad Jurídica. Cuáles son las atribuciones y funciones de los participantes en el proceso de contratación? Para cumplir con el proceso anterior, la normativa de contrataciones (D.S. Nº 29190), ha definido atribuciones y funciones de quienes participan en un proceso de contratación: La Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) tiene las siguientes funciones y responsabilidades: Disponer que los procesos de contratación se enmarquen en el D.S. Nº y su reglamentación. Disponer que el PAC sea difundido así como remitir al SICOES toda la información generada en los procesos de contratación. Designar al RPC, RPA y Comisión de Recepción, pudiendo delegar al RPC y RPA la designación de la Comisión. Suscribir contratos y resolver los recursos administrativos de impugnación. El Responsable del Proceso de Contratación para Licitación Publica (RPC), es responsable por los actos realizados y los resultados conseguidos en el proceso de contratación en la modalidad de Licitación Pública, para la contratación de bienes, obras y servicios; es el servidor publico designado con Resolución expresa por la MAE, entre las funciones principales se tiene: Verificar la contratación se encuentre en el POA, Presupuesto y el PAC. Autorizar el inicio del proceso de contratación. Designar a la Comisión de Calificación Aprobar mediante resolución el Documento Base de Contratación. Cancelar, anular o suspender los proceso de contratación Aprobar los informes de calificación y recomendaciones Adjudicar mediante resolución la contratación de bienes y servicios. El Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA), Es el funcionario público designado con Resolución expresa por la MAE para procesos de contratación en la modalidad de Apoyo a la Producción Nacional y Empleo (ANPE), tiene las siguientes atribuciones principales: Autorizar el inicio del proceso de contratación Verificar que las contrataciones estén en el POA, Presupuesto y el PAC Designar a la Comisión de calificación y aprobar el informe y sus recomendaciones Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 17

19 Cancelar, anular o suspender el proceso de contratación Aprobar el DBC y adjudicar la contratación. La Unidad Solicitante, básicamente tiene a su cargo las principales competencias: Elaborar las especificaciones técnicas o términos de referencia Solicitar la contratación de especialistas Estimar el precio referencial Solicitar la contratación de bienes, obras, servicios generales y de consultoria Solicitar la certificación presupuestaria por el monto total de la contratación Integrar las comisiones de calificación y recepción Elaborar el informe de justificación para cancelar, anular o suspender. La Unidad Administrativa, tiene las principales competencias: Elaborar el Reglamento Especifico del SABS y remitir al Organo Rector Elaborar el PAC y remitir la certificación presupuestaria Llevar el registro de actas de las propuestas y el archivo de los mismos Custodiar las garantías y ejecutar los mismos previo informe técnico-legal Efectuar el seguimiento a los plazos del proceso de contratación Prever gastos de publicación y otros inherentes a los procesos de contratación. La Unidad Jurídica en cada proceso de contratación debe asesorar sobre los aspectos legales, revisión de documentos legales y en asuntos sometidos a su competencia, asimismo con carácter obligatorio debe elaborar informes sobre los actos jurídicos que demanden el RPC o RPA. Debe elaborar el contrato y firmar el mismo previa su suscripción, asimismo visar todas las resoluciones administrativas. La Comisión de Calificación, Designada por el RPC o RPA, conformada por personal de planta, tiene la función de realizar la recepción, apertura, análisis, evaluación y calificación de propuestas hasta la presentación del informe en calidad de recomendación ante el RPC o RPA. Finalmente, la Comisión de Recepción, designada por la MAE y conformada por el personal de planta, esta encargada de la recepción de los bienes o servicios contratados, de acuerdo con las condiciones del contrato y las especificaciones técnicas o términos de referencia y condiciones del contrato Cuáles son las modalidades de Contratación? Las modalidades de contratación que se utilizan de acuerdo a la nueva normativa, D.S. Nº 29190, son las siguientes: Para Bienes, Obras, Servicios Generales y de Consultoría se establece las siguientes modalidades: Licitación Publica Apoyo Nacional a la Producción y Empleo Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 18

20 Contratación por Excepción Contratación por Emergencias Qué es Licitación Pública? La Licitación Pública es una modalidad de contratación que tiene por objeto permitir la participación de la mayor cantidad de proponentes, mediante convocatorias públicas en el SICOES, y el medio de comunicación de circulación nacional seleccionado por la entidad. Esta modalidad se aplica cuando el monto es igual o mayor a Bs Las formas de contratación podrán efectuarse mediante los siguientes tipos de contratación: Convocatoria Pública Nacional, para contrataciones entre Bs y Bs Convocatoria Pública Internacional, para contrataciones de Bs adelante. Cabe señalar que en las licitaciones públicas hasta Bs todas las contrataciones de bienes deben estar dirigidas a la producción boliviana Cuáles son algunas características básicas en la Licitación? Como características básicas se tiene: La competencia, la igualdad de los proponentes y la publicidad del proceso (relacionado con la transparencia), bajo los siguientes fundamentos: a) La competencia permitirá a los diferentes interesados (proponentes) que estén habilitados, participar en el proceso de licitación formulando sus propuestas. b) La igualdad, se refiere a que todos los interesados deben tener igualdad de oportunidades y gozar del mismo tratamiento por parte de la administración. Lo que beneficie a uno, debe beneficiar a todos, las restricciones se aplicarán de igual forma. No existirá discriminación. c) La publicidad que es imprescindible durante el proceso y garantiza el que la propia comunidad y los interesados puedan ejercer control sobre las actuaciones de la administración Cómo se realiza la Licitación Pública? Comprende una serie de etapas claramente definidas y que tienen por finalidad, escoger la propuesta más ventajosa para la entidad convocante. Este proceso se debe desarrollar en estricta conformidad con los principios básicos de la normativa de contrataciones, sujeción al Documento Base de Contratación de la convocatoria y de la calificación objetiva de las propuestas. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 19

21 A. Cuál es el proceso que se sigue en una Licitación Pública? Las contrataciones se procesan cumpliendo básicamente el siguiente proceso: Etapas previas: Solicitud de compra o contratación según el POA y Programa Anual de Contrataciones; en caso de bienes, verificación de saldos en existencia o no disponibilidad; y Certificación Presupuestaria. Elaboración del Documento Base de Contratación. Autorización de inicio del proceso de contratación por el RPC. Convocatoria pública a la participación de proponentes. Consultas Escritas, Inspección Previa y Reunión de Aclaración Aprobación del Documento Base de Contratación (DBC) mediante Resolución Administrativa. Interposición de recursos administrativo al Documento Base de Contratación. Presentación de propuestas. Apertura de propuestas. Evaluación de propuestas y emisión de informe de evaluación y recomendación. Adjudicación. Interposición de recursos administrativo a la Adjudicación Presentación de documentos y Garantías Suscripción del Contrato. Administración o Ejecución del Contrato (hasta la recepción) y procesamiento de pago. B. Cuál es el sistema de evaluación en Licitación Pública? Para bienes en la modalidad de Licitación Publica, se aplica los siguientes márgenes de preferencia. Cuando el Costo Bruto de Producción (materia prima y mano de obra) sea entre el 30% - 50% el factor numérico de ajuste será de 0,85. Por otra parte, cuando el Costo Bruto de Producción sea mayor al 50%, el factor numérico de ajuste será de 0,75. En obras y servicios, cuando las propuestas de empresas nacionales cuyos socios bolivianos tengan una participación de acciones igual o mayor al 51% se beneficiaran con ajuste de 0,95. Por estos márgenes de preferencia, la normativa de contrataciones permite fomentar a la industria nacional en las contrataciones estatales. 7 El sistema de evaluación establece la presentación de propuestas en un sobre único, en la apertura se da lectura al precio de las propuestas y sólo se califica la propuesta que tiene el precio evaluado más bajo. Si ésta cumple con las condiciones legales, administrativas y técnicas, entonces se recomienda su adjudicación, caso contrario se tomará en cuenta a la siguiente propuesta con el precio evaluado más bajo y así sucesivamente. 7 El artículo 45 del D.S establece que todas las contrataciones igual o menor a Bs deben ser de producción boliviana, la Máxima Autoridad Ejecutiva deberá prever que los requerimientos de la entidad a su cargo se adecuen a la capacidad y características de la producción nacional de bienes, obras y servicios. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 20

22 C. Cuáles son los métodos de selección en servicios de consultoría para Licitaciones Públicas? Existen los siguientes métodos de selección: Selección basada en Calidad y Costo, cuyo puntaje sobre puntos se distribuye en 850 puntos para la propuesta técnica y 150 puntos para la propuesta económica. Selección basada en Menor Costo Selección basada en Presupuesto Fijo. D. Cuáles son los Recursos Administrativos que los proponentes podrían interponer? En los procesos de Licitación Pública, los proponentes pueden utilizar tres recursos o derechos administrativos que representan los actos de un proceso de contratación, estos son: Recurso de Impugnación contra la Resolución que aprueba el Documento Base de Contratación, Recurso de Impugnación contra de la Resolución de Adjudicación. Recurso de Impugnación contra la Resolución de declaratoria desierta Qué es el Documento Base de Contratación? El Documento Base de Contratación es el instrumento que contiene los aspectos administrativos, técnicos y legales del proceso de contratación. regula una contratación, su propósito es lograr que los proponentes conozcan el objeto del requerimiento, las especificaciones técnicas o términos de referencia, el sistema de evaluación y el modelo de contrato para que presenten de acuerdo a estas sus propuestas en igualdad de condiciones Conforme a las modalidades de contratación establecidos el Organo Rector debe elaborar y aprobar los modelos del Documento Base de Contratación (DBC), por tal razón las entidades elaboran para cada contratación un DBC, cuyo alcance dependerá de la complejidad del requerimiento y de la modalidad de la convocatoria de contratación que corresponda. En el caso de consultorías, las condiciones técnicas se denominan términos de referencia. Existen diferentes Modelos de Documentos Base de Contratación para el uso obligatorio de las entidades públicas entre las principales se tiene: a) Servicios de Consultoría. b) Provisión de Bienes. c) Contratación de Obras Públicas. d) Servicios de Supervisión Técnica. e) Contratación de Seguros. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 21

23 f) Contratación de Servicios generales. g) Adquisición de Productos Farmacéuticos. h) Adquisición de Inmuebles y otros Qué es la Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo en obras, bienes, servicios generales y de consultoría? Es una modalidad de contratación, mediante la cual se solicitan contrataciones en forma directa, obtención de cotizaciones y mediante el requerimiento de propuestas tanto para bienes, obras y servicios, cuyo monto se procesa hasta Bs Cuáles son las formas de contratación en esta modalidad? El artículo 52 del D.S. Nº 29190, establece diferentes formas de contratación el cual se realiza mediante un proceso administrativo en el cual existen requerimientos para la compra o contratación y la obligación de solicitar en forma directa por lo menos 3 cotizaciones o propuestas a proveedores o contratistas. La normativa de contrataciones únicamente determina los lineamientos básicos a seguir, que esta a cargo del Responsable de Procesos de Contratación de Apoyo a la Producción Nacional y Empleo (RPA), las entidades públicas en sus reglamentos específicos así como en el Documento Base de Contratación deben elaborar el procedimiento de compra o contratación tomando en cuenta las actividades que comprende cada proceso de contratación. Esta modalidad podrá aplicar las siguientes formas de contratación: i) Contratación Directa: No requiere cotizaciones ni requerimiento de propuestas; el monto será de hasta Bs ii) Contratación por Cotizaciones: Se realiza mediante solicitud de tres cotizaciones; el monto de contratación es de Bs hasta Bs Plazo de presentación de propuestas, mínimo 5 días. iii) Contratación por Requerimiento de Propuestas Técnicas: Se realiza mediante la solicitud de tres propuestas técnicas; el monto de contratación es de Bs hasta Bs Plazo de presentación de propuestas, mínimo 10 días. En forma excepcional, cuando no sea posible obtener tres cotizaciones o tres propuestas técnicas el RPA podrá realizar la contratación, justificando en forma escrita su decisión, la misma que debe ser aprobada de manera expresa por la autoridad superior en grado. Las contrataciones que se encuentren en el rango de Bs adelante, deben publicarse en el SICOES a través del formulario PAC. Por otra parte conforme lo establece el Art. 45 del D.S. Nº 29190, todas las contrataciones de bienes hasta Bs deberán ser dirigidas a la producción boliviana. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 22

24 Para seguros cuando el monto de la prima estimada supere los Bs , se realizara mediante Licitación Pública. En servicios de consultoría se contempla, los métodos de selección aplicables como ser: Basado en Calidad y Costo, puntaje mínimo a obtenerse 60 de 85 puntos de la propuesta técnica. Basada en Menor Costo, Calificación mínima de 70 puntos de 100. Basada en Presupuesto Fijo, Calificación mínima de 70 puntos de Es posible contratar bienes y servicios de forma urgente? Mediante el uso de la normativa de contrataciones no se puede aplicar el criterio de urgencia, su aplicación es entendida como procesos programados con anticipación. En aquellos casos en que una contratación no se encuentre en las modalidades normadas y en los alcances de una contratación por excepción, y que por alguna razón se requieren con carácter de inmediatez o urgencia, para apoyar el cumplimiento de ciertos objetivos, el servidor público que corresponda deberá asumir la responsabilidad mediante una decisión de carácter gerencial que reditué un beneficie económico o social para la entidad o la sociedad Qué es contratación por Excepción? Es una modalidad de contratación, sin límite de monto, mediante la cual la entidad pública puede contratar directamente la provisión de bienes o la prestación de servicios, asimismo esta modalidad no será aplicable cuando la misma sea por falta de previsión de la entidad o inoportuna convocatoria de la obra, bien o servicios Cuáles son las causales para realizar una contratación por excepción? Son aquellas que se describen en los casos previstos en el artículo 53 del D.S. Nº Estas causales son: Contratación de armamentos, pertrechos para la Policía Nacional. Contratación de armamento y sistemas de comando para las FF.AA. Contratación de maquinaria y equipo reacondicionado por el fabricante para las FF.AA. En obras, bienes y servicios generales cuando no haya mas de un proveedor. Incumplimiento de contrato y por necesidad de contar impostergablemente con el bien, obras o servicios. Compra de semovientes por selección Adquisición de obras de arte. Servicios de consultoría que solo puedan ser realizados por un solo consultor sea persona natural o jurídica. 8 La aplicación de la decisión comprende utilizar el artículo 33 de la Ley 1178 y el artículo 63 del D.S A de Responsabilidad por la Función Pública. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 23

25 Entre entidades publicas, cuando no existan empresas legalmente constituidas que puedan ofrecer servicios de consultoría. Adquisición de arroz, harina, fideo y aceite para las FF.AA. cuando la 1ra. Convocatoria hubiera sido declarado desierta. Hasta Bs Adquisición de arroz, harina, fideo y aceite para la Policía Nacional, cuando la 1ra. Convocatoria hubiera sido declarado desierta. Hasta Bs Comando de Ingeniería del Ejército o del Instituto Geográfico Militar de acuerdo a su misión institucional. Servicio de Geología y Técnico de Minas de acuerdo a su misión institucional. Registro Unico para Administración Tributaria Municipal (RUAT) de acuerdo a su misión institucional Quién es el responsable y cuál es el procedimiento en las contrataciones por excepción? En este tipo de proceso, la contratación debe decidir la MAE conjuntamente la autoridad administrativa de la entidad, la autorización se inicia mediante Resolución Expresa, motivada técnica y legalmente con las debidas justificaciones. El procedimiento general es como sigue: Etapas previas: solicitud, certificación presupuestaria. Resolución de inicio del proceso de contratación por Excepción que firma la MAE. Suscribir contratos en base al modelo de pliegos establecidos. Contrato Informar a la CGR y Organo Rector Publicar en un medio de circulación nacional La contratación por excepción está sometida también a las condiciones de idoneidad, moralidad, capacidad administrativa, técnica y económica por parte del contratista, que conllevan al cumplimiento de lo pactado En qué consiste la Contratación por Emergencias? Es la modalidad de contratación que se aplica única y exclusivamente en las contrataciones de bienes, obras, servicios generales y de consultoría para enfrentar la emergencia nacional, departamental y municipal, declarada conforme a la Ley Nº 2140 de , para la Reducción de Riesgos y Atención de Desastres. Las condiciones y procesos de la contratación por emergencia deben ser asumidas por la MAE en base a un reglamento, conforme a la Ley Nº Cuáles son las contrataciones directas de bienes y servicios? El Art. 65 del D.S. Nº señala las contrataciones directas conforme al siguiente detalle: Bienes con tarifas reguladas por el Estado, como ser gasolina, diesel, gas licuado y otros, cuyas tarifas sean únicas y reguladas por el Estado. Fundamentos del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (D.S de 11/07/2007) 24