PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

Transcripción

1 PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL ESTADO COORDINACIÓN DE BIBLIOTECAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INDICADORES DE GESTIÓN Lic. Hilda Julieta Castillo Arceo Con participación de: Lic. Juan Antonio Gutiérrez Chávez. Lic. Claudia Domínguez Acuña. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; a 11 de Octubre del 2010

2 Índice 1 Introducción Antecedentes Histórico Presentación de la Objetivos Misión de la Visión de la Estructura de la Marco Legal Identificación de Procesos y Procedimientos Administrativos de la s Servicios de Prestamos y Difusión de Material Bibliográfico Proceso Difusión préstamo y de Material Bibliográfico Descripción del Procedimiento: Orientación al Usuario Descripción del Procedimiento: Elaboración y Difusión de Listado y Boletines Bibliográficos Descripción del Procedimiento: Información a través de Correo Electrónico Descripción del Procedimiento: Reservación del Material Bibliográfico Descripción del Procedimiento: Préstamo del Material Bibliográfico Descripción del Procedimiento: Préstamo del Material Audiovisuales Descripción del Procedimiento: Renovación del Material Bibliográfico y Audiovisual Descripción del Procedimiento: Consultas de Internet y Bases de Datos Descripción del Procedimiento: Ubicación de Material Bibliográfico y Audiovisual Proceso Adquisición y Procesamiento del Material Bibliográfico Descripción del Procedimiento: Compra del Material Bibliográfico Descripción del Procedimiento: Canje de Duplicados Descripción del Procedimiento: Canje de Publicaciones Producidas por Poder Judicial del Estado Descripción del Procedimiento: Donación del Material Bibliográfico por el Poder Judicial del Estado Descripción del Procedimiento: Procesamiento Técnico de Libros Descripción del Procedimiento: Procesamiento Técnico de Publicaciones Seriadas Descripción del Procedimiento: Procesamiento Técnico de Materiales para Archivo Vertical 60 3.Proceso de Gestión Administrativa Descripción del Procedimiento: Elaboración y Presentación de Informes Estadísticos Descripción del Procedimiento: Reporte de Listados de Usuarios Morosos Descripción del Procedimiento: y control de 66 Monitores 2

3 3.4. Descripción del Procedimiento: Diligenciamiento de Paz y Salvo Descripción del Procedimiento: Asesoría en el Uso y Manejo de las Fuentes de Información Verificación del Centro Indicadores de Gestión de Centro Glosarios de Términos Formato del Centro Procedimiento para la Actualización del Manual Descripción del Procedimiento: Actualización del Manual de Procedimiento Formato para la Actualización del Manual de Procedimiento 109 3

4 INTRODUCCIÓN El Manual de Procesos y Procedimientos e Indicadores de Gestión de la Bibliotecas del poder Judicial del Estado, ha sido diseñado con el propósito de estandarizar y aclarar los métodos de trabajo y de esta manera disminuir las posibilidades de error y la dispersión de resultados que ocurren cuando la ejecución de los procedimientos depende básicamente de los criterios personales de quien los lleva a cabo. Los procedimientos definidos en el manual buscan unificar el modo de operación de las diferentes dependencias y definir claramente los cargos responsables de realizar las actividades enmarcadas en los procedimientos estandarizados, a fin de garantizar su efectiva implementación. Con los indicadores de gestión se pretende generar un mecanismo que permita medir sistemáticamente, sobre una base continua en el tiempo, los resultados obtenidos por cada biblioteca y comparar éstos con lo deseado o planificado, a fin de generar información que facilite la toma de decisiones en pro del mejoramiento continuo de la organización. El documento se encuentra dividido en cuatro capítulos básicos, en los cuales se presentan los Procesos y Procedimientos que se realizan en la dependencia y los indicadores que deben ser aplicados para medir y evaluar su gestión. En primera instancia se presenta la dependencia a través de la Misión y de su ubicación dentro de la estructura orgánica, posteriormente son identificados los Procesos y Procedimientos que se realizan en el área con su respectivo gráfico, más adelante en cada capítulo se describen cada uno de los procedimientos estandarizados y se presentan los Indicadores de Gestión, también son determinados unos momentos de verificación que se constituyen en puntos de control claves para garantizar la operación de la dependencia y finalmente se define el Glosario con términos propios de la labor que se lleva a 4

5 cabo y un listado de los formatos que deben ser aplicados con el objetivo de viabilizar la aplicación del Manual. Se debe tener en cuenta que el Manual de Procesos y Procedimientos es un documento dinámico que debe ajustarse y actualizarse a través del tiempo, lo cual es responsabilidad directa de los funcionarios de área en coordinación del Jefe de la misma, ya que la operación de la Biblioteca del Poder Judicial será siempre susceptible de ser mejorada, para ello anualmente los ajustes al manual deben ser enviados a la a la Dirección de Organización y Métodos para que ésta gestione su respectiva aprobación al consejo de la Judicatura y estos cambios queden formalmente incluidos, aplicando para ello el procedimiento de actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos el cual se encuentra en el último capítulo de este documento. El Manual de Procesos y procedimientos e Indicadores de Gestión fue diseñado en forma conjunta con los funcionarios de las Dependencias en esta medida su aplicación depende de la voluntad de los Jefes de cada área los cuales deben generar mecanismos para que los empleados revisen y apliquen los procedimientos aquí planteados. 1. COORDINACIÓN DE BIBLIOTECA 1.1 Antecedentes Históricos 5

6 Debido a la necesidad de los propios trabajadores del Poder Judicial y aunado a la gran cantidad de personas que se concentran en esta institución para investigaciones de carácter jurídico, se comienza a crear la biblioteca del entonces Tribunal Superior de Justicia del Estado en el transcurso de 1985 y 1986 lapso en el cual se fueron integrando acervos, documentos e información relevante. Esta biblioteca se ubicó en el edificio que actualmente ocupa el Congreso del Estado, teniendo como titular a un jefe de área. Al principio esta biblioteca brindaba servicios únicamente a los trabajadores del Supremo Tribunal de Justicia; pero la continua visita de (litigantes, estudiantes e investigadores), requiriendo bibliografía jurídica, se otorga este servicio al público con la finalidad de satisfacer esta necesidad. Durante el año de 1993 se le asigna su ubicación dentro del edifico A el cual, en lo que respecta a la distribución de sus espacios sufre una remodelación, para la creación del área de cómputo, para una consulta más rápida y actualizada tanto en jurisprudencia como en leyes del país, estado y municipios y una sala de lectura, ambas separadas para un mejor servicio y aprovechamiento de la biblioteca. Actualmente el acervo cultural es aproximadamente de 18,000 libros jurídicos todos los ramos del derecho. Contamos con jurisprudencias de 1917 al 2010, en libros y CD ROM. Nuestro acervo hemerográfico, algunos datan del año de 1917 a la fecha; en periódicos y en diarios oficiales datan de 1989 al año 2010, continuando su recopilación a partir del año del En lo que respecta a leyes, códigos y reglamentos se cuenta con información actualizada. El 11 de enero de 1997 el H. Pleno del Supremo Tribunal de Justicia, en sesión ordinaria eleva a dirección el área de biblioteca, denominándose Dirección de Biblioteca y Compilación de Leyes. Actualmente en el 2010 con las nuevas reformas al Código de Organización del Poder Judicial del Estado pasa de ser Dirección y Compilación de Leyes a de bibliotecas con el fin de mejorar las funciones y procedimientos administrativos. 6

7 1.2. Presentación del Centro El Tribunal Superior de Justicia del Estado de Chiapas, a través de la s, ha llevado a cabo una compleja labor tendiente a consolidar la modernización de sus servicios y la organización e incremento del acervo jurídico, en aras de brindar y apoyar a los funcionarios del Poder Judicial, litigantes postulantes y a los estudiantes de derecho 1.3. Objetivos Las Bibliotecas Jurídicas del Poder Judicial del Estado pretenden fomentar la cultura de la consulta y lectura a través de una sala disponible para ello, la cual se encuentra dotada de de quipos tecnológicos, acervo bibliográfico, con modernas herramientas necesarias para la búsqueda de información Misión de La. Dispones de un centro de colecciones jurídicas, informativas y documentales que permitan la consulta oportuna y veraz de las normas, conceptos y Jurisprudencias que requieran los servidores públicos de la administración de justicia Visión de la. Lograr que las bibliotecas jurídicas del Poder Judicial del Estado Contribuyan al desarrollo intelectual y profesional de los estudiantes, profesores, servidores públicos, investigadores y al público en general, impulsando tanto innovación como el aprovechamiento de las nuevas tecnologías y otros recursos con una clara vocación de servicio público Estructura del Centro Marco Jurídico CONSTITUCIONES: Constitución Política De Los Estados Unidos Mexicanos. 7

8 Constitución Política Del Estado Libre Y Soberano Del Estado De Chiapas. LEYES: Ley Orgánica Del Poder Judicial Del Estado De Chiapas. Ley De Responsabilidades De Los Servidores Públicos Del Estado De Chiapas. REGLAMENTOS: Reglamento Interior Del Poder Judicial Del Estado De Chiapas. CAPÍTULO VIII0 De la s Artículo 52.- Son atribuciones de la s, las siguientes: I. Seleccionar, adquirir, organizar, clasificar y difundir el material documental jurídico y electrónico, así como brindar los servicios propios de las bibliotecas en forma oportuna y eficaz; II. Ofrecer a los usuarios internos y externos, el acceso a los materiales de sus distintos acervos, al igual que aquellos materiales distantes y disponibles por otros medios; III. Proponer al Presidente del Tribunal Constitucional las normas necesarias para que los servicios de las Bibliotecas se integren a las actividades del Poder Judicial; IV. Vigilar la conservación y actualización del acervo de las bibliotecas; V. Proponer al Presidente del Tribunal Superior de Justicia la adquisición de material biblio-hemerográfico; VI. Proponer al Presidente del Tribunal Superior de Justicia la celebración de convenios con instituciones públicas y privadas relacionados con fines académicos y adquisición bibliográfica; 8

9 VII. Informar trimestralmente al Presidente del Tribunal Constitucional, sobre las actividades de las bibliotecas; VIII. Formular el catálogo del acervo bibliográfico; IX. Elaborar un catálogo de adquisiciones de manera semestral; X. Cuidar que tanto las obras, como los textos en general que constituyen el acervo de la biblioteca, así como los muebles y útiles de la misma se conserven en buen estado; XI. Coordinar y supervisar las bibliotecas del Poder Judicial; y, XII. Las demás que le otorguen este Código y el Reglamento Interno. Artículo 53.- El Coordinador s será designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia del Estado y deberá reunir los requisitos siguientes: I. Ser ciudadano mexicano, en pleno ejercicio de sus derechos civiles y políticos; II. Tener cuando menos veinticinco años de edad cumplidos al día de la designación y no más de setenta y cinco años; III. Acreditar conocimientos como bibliotecario profesional o con especialidad en ciencias humanas o sociales; Código de Organización del Poder Judicial del Estado de Chiapas. IV. No pertenecer al estado eclesiástico, ni ser ministro de algún culto religioso; y, V. Gozar de buena reputación y no haber sido condenado por delito que amerite una pena corporal de más de un año; pero si se tratare de otro delito que lesione seriamente la fama pública del aspirante, se considerará inhabilitado para el desempeño del cargo, cualquiera que haya sido la pena impuesta. Artículo 54.- La s se integrará por lo menos con: I. Un Coordinador s; 9

10 II. Un Jefe de Oficina de Colecciones; y, III. Jefe de Acervo. 1.4 IDENTIFICACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE BIBLIOTECAS En LA se han identificado tres procesos fundamentales: 10

11 Difusión y préstamo de material bibliográfico. Adquisición y procesamiento de material bibliográfico. Gestión administrativa de biblioteca. Cada uno de los procesos identificados se encuentra constituido por los procedimientos que se presentan en el cuadro siguiente: Tabla 1. Identificación de Procesos y Procedimientos DIFUSIÓN Y PRÉSTAMO DE ADQUISICIÓN Y GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PROCESAMIENTO 1.Orientación al usuario 10.Manejo de correspondencia de publicaciones periódicas 18. Elaboración y presentación de informes estadísticos 2. Elaboración y difusión de listados y boletines bibliográficos 11. Compra de material bibliográfico 19. Listados de usuarios morosos 3. Difusión de información a través de correo electrónico 12.Canje de duplicados 20. y control de monitores 4. Reservación de material bibliográfico 5. Préstamo y recepción de material bibliográfico 6. Préstamo y recepción de material audiovisual 13. Canje de publicaciones producidas por el Poder Judicial 14. Donación de material bibliográfico por parte del Poder Judicial 15. Procesamiento técnico de libros 21. Diligenciamiento y entrega de paz y salvos 22. Asesoría para el uso y manejo de fuentes de información y elaboración de trabajos escritos 7. Renovación de material 16. Procesamiento técnico 11

12 bibliográfico y audiovisual de publicaciones seriadas 8. Consulta internet y bases de datos 17.Procesamiento técnico de materiales para archivo vertical 9. Ubicación de material bibliográfico y audiovisual Ver Figura 1: Espina de pescado procesos y procedimientos de la : 2. SERVICIO DE PRÉSTAMO Y DIFUSIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO. 2.1 Proceso de Difusión y Préstamo de Material Bibliográfico Descripción del Procedimiento: Orientación al Usuario 12

13 Procedimiento a través del cual se le explica al usuario como usar el servicio de biblioteca y se le canaliza hacia la sección de la cual requiere un servicio. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Solicita 1 de biblioteca Usuario orientación para localizar información *** *** Permanente bibliográfica Orienta al usuario en la 2 de biblioteca Funcionario biblioteca consulta de bases de *** *** Permanente datos y ficheros Remite al usuario a las 3 de biblioteca Funcionarios biblioteca colecciones y/o secciones donde se *** *** Permanente encuentra la información Capacita al 4 de biblioteca Jefe de Área de Atención al Usuario usuario en la búsqueda, uso y manejo de la base de *** *** Permanente datos y 13

14 fuentes de información de bibliotecas Supervisa a los 5 de biblioteca Jefe de Área de Atención al Usuario funcionarios de la sección en la atención oportuna y *** *** Permanente eficiente a los usuarios Descripción del Procedimiento: Elaboración y Difusión de Listados y Boletines Bibliográficos 14

15 Procedimiento a través del cual la Biblioteca informa a la comunidad sobre los nuevos materiales bibliográficos adquiridos que se encuentran disponibles para ser consultados. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo 1 de biblioteca Servicio al Público Recibe material bibliográfico y audiovisual 2 de biblioteca Servicio al Público Recupera Información del material bibliográfico y audiovisual *** Relevancia de la Información contenida en el material bibliográfico *** Procesa 3 de biblioteca Servicio al Público recuperación de Información en la base de datos Imprime listados y los 4 de biblioteca Servicio al Público Informaciones del material bibliográfico y/o audiovisual 5 de biblioteca Servicio al Público Exhibe listados y Información en carteleras *** *** Revistas quincenales 15

16 Informa a los 6 de biblioteca Servicio al Público departamentos sobre la nuevos listados y *** *** Libro mensual boletines Descripción del Procedimiento: Información a Través de Correo Electrónico. Procedimiento a través del cual la biblioteca consulta información de interés académico e informa a los Departamentos sobre material bibliográfico encontrado en la red, de interés para los diferentes usuarios de acuerdo a su perfil. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo 1 de biblioteca Coordinador Biblioteca Recupera boletines y listados de nuevo material bibliográfico y audiovisual *** *** En cualquier momento 2 de biblioteca Coordinador Biblioteca Consulta e identifica información de interés de Internet *** *** En cualquier momento 3 de biblioteca Coordinador Biblioteca Baja información de interés de Internet *** Relevancia de la información En cualquier momento 16

17 4 de biblioteca Coordinador Biblioteca Elabora listados de direcciones de páginas con temas de interés *** *** En cualquier momento 5 de biblioteca Coordinador Biblioteca Selecciona la información de acuerdo al perfil de los usuarios *** *** En cualquier momento 6 de biblioteca Coordinador Biblioteca Envía boletines y listados a los departamentos *** *** En cualquier momento 7 de biblioteca Coordinador Biblioteca Envía información de interés bajada de internet a los usuarios definidos de acuerdo a su perfil por correo electrónico *** Funcionarios Públicos del Poder Judicial En cualquier momento Descripción del Procedimiento: Reservación de Material Bibliográfico 17

18 Procedimiento a través del cual los miembros de la comunidad separan material bibliográfico para acceder a su préstamo, una vez estos sean entregados a la Biblioteca. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo 1 de biblioteca Usuario Solicita la reservación del material bibliográfico Solicitud de préstamo *** *** Es libro de 2 de biblioteca Auxiliar Biblioteca reserva o de colección general? Si es libro de reserva: Identifica en la estantería 3 de biblioteca Auxiliar Biblioteca de la colección de libros de reserva, las áreas Dewey y busca los libros 4 de biblioteca Auxiliar Biblioteca Adjunta el credencial oficial 18

19 actualizada del usuario a la ficha de préstamo del libro solicitado Informa al usuario el día 5 de biblioteca Auxiliar Biblioteca y hora en que puede retirar y devolver el *** *** 3 días préstamo a domicilio libro y termina procedimiento Si es colección general: Recibe del usuario el 6 de biblioteca Auxiliar Biblioteca formato de solicitud de material bibliográfico y lo anexa a la ficha de préstamo Informa al 7 de biblioteca Auxiliar Biblioteca usuario, la fecha en que puede prestar 19

20 el libro Descripción del Procedimiento: Préstamo de Material Bibliográfico Procedimiento a través del cual los usuarios pueden acceder al préstamo de material bibliográfico ya sea para consulta en la sala o para llevarlo a su domicilio y revisarlo con mayor tiempo. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Recibe del usuario 1 Servicio Público el formato de solicitud de material Solicitud de préstamo *** *** bibliográfico Identifica en la 2 Servicio Público estantería de la colección de libros, las áreas Dewey y busca los libros 3 Servicio Público Solicita el credencial del usuario *** Credencial vigente *** 4 Verifica es 20

21 Servicio préstamo en la Público sala o a domicilio? 5 Servicio Público Si es préstamo en la sala: anexa el credencial al formato de solicitud o ficha de préstamo *** Libros de referencia: formato solicitud del libro *** 6 Servicio Público Entrega el libro al usuario *** Libros de colección general ficha de préstamo *** Guarda el credencial vigente 7 Servicio Público con la ficha de préstamo o formato de solicitud temporal y continúa en actividad 15 8 Servicio Público Si es préstamo a domicilio: Verifica Es préstamo por primera vez? 9 Servicio Público Si es préstamo por primera vez: abre tarjeta de usuario y diligencia datos Tarjeta de usuario *** *** 21

22 personales del usuario y continúa en actividad Servicio Público Si no es préstamo por primera vez: continúa en actividad 11 *** Para libros: asignatura topográfica No. inventario, fecha devolución. Revistas: titulo de revista año, volumen y número *** Registra en la tarjeta del usuario 11 servicio público los datos de identificación del material bibliográfico y la fecha de devolución 12 servicio público Retira la ficha de préstamo y le coloca la fecha de devolución con el fechador *** Libros colección general Libros Reserva Tesis y Revistas 8 días De un día para otro 3 días 22

23 Hace firmar al 13 servicio público usuario la tarjeta de préstamo y marca la fecha de devolución en la tarjeta y en la Hoja *Tarjeta de préstamo *Hoja de vencimiento *** *** de vencimiento 14 servicio público Entrega el libro al usuario 15 servicio público Recibe el libro del usuario 16 Servicio público Verifica es préstamo a domicilio o en sala? Si es préstamo en sala: devuelve carné al usuario, y 17 Servicio público deposita el formato de solicitud de material bibliográfico en el respectivo casillero por tipo de usuario 18 Servicio Ubica el material bibliográfico en la 23

24 público colección y termina procedimiento Si es préstamo a 19 Servicio público domicilio: (verifica) el libro fue devuelto en la fecha indicada? Si fue devuelto en la fecha indicada: 20 Servicio público marca en la tarjeta del libro y del usuario la Tarjeta del libro tarjeta del usuario *** *** devolución con el fechador Ubica el material 21 Servicio público bibliográfico en la colección y termina procedimiento Si no fue devuelto 22 Servicio público en la fecha indicada: verifica días de retardo, Sanción. La que señale el Infracción por no hacer entrega *** *** reglamento 23 Sanción. La que 24

25 Servicio señale el público reglamento 24 servicio público Ubica el material bibliográfico en la colección 25 Servicio público Sanción. La que señale el reglamento 26 Servicio público Anexa Sanción. La que señale el reglamento *** *** Mensual Descripción del Procedimiento: Préstamo de Materiales Audiovisuales Procedimiento a Través del cual los usuarios pueden acceder al material audiovisual que posee la biblioteca. 25

26 Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo 1 referencia Recibe solicitud de préstamo de material audiovisual Entrega al usuario los listados de 2 Usuario audiovisuales: Diapositivas, películas en Beta; VHS y CD-ROOM 3 Usuario Selecciona audiovisuales de interés Busca el audiovisual 4 referencia solicitado por el número de identificación del material 5 referencia Retira del audiovisual la ficha de préstamo 6 Solicita la 26

27 referencia credencial al usuario 7 referencia Firma la ficha de préstamo del audiovisual Préstamo material *** *** 8 referencia Anexa la credencial la ficha de préstamo del audiovisual 9 referencia Entrega el audiovisual al usuario Guarda el 10 referencia credencial del usuario y la ficha de préstamo de audiovisual Deposita el formato 11 referencia de solicitud del audiovisual en el respectivo casillero por tipo de usuario 12 referencia Recibe audiovisual del usuario y entrega credencial 13 referencia Marca en la tarjeta la devolución del 27

28 audiovisual, con el fechador 14 referencia Ubica el audiovisual deposita en su lugar Descripción del Procedimiento: Renovación del Material Bibliográfico y Audiovisual Procedimiento a través del cual los usuarios pueden solicitar la continuidad del préstamo del material que tiene en su poder. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Solicita la 1 Usuario renovación del material bibliográfico Recibe al 2 préstamo usuario el material bibliográfico Coloca la nueva 3 préstamo fecha de devolución tanto en la tarjeta de usuario como 28

29 en la ficha de préstamo del material bibliográfico o audiovisual 4 préstamo Entrega material al usuario Descripción del Procedimiento: Consultas de Internet y Bases de Datos Procedimiento a través del cual los usuarios pueden realizar consultas de información específica a través del uso de Internet o de los Bases de Datos especializadas que posee el por Poder Judicial en diferentes temas. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Solicita 1 Usuario servicios de información a través de Internet 2 Auxiliar biblioteca Recibe formato diligenciado con información requerida y Estrategia de búsqueda *** *** 29

30 diskette *Demanda solicitudes 3 Auxiliar biblioteca Define tiempo de entrega de la información *** *Complejidad del tema *Tiempo *** requerido de búsqueda Define medio 4 Auxiliar biblioteca de consulta: Internet o base de datos 5 Auxiliar biblioteca Realiza la consulta Graba la 6 Auxiliar biblioteca información obtenida en el dispositivo 7 Auxiliar biblioteca Informa al usuario 8 Auxiliar biblioteca Entrega información al usuario 30

31 2.1.9 Descripción del Procedimiento: Ubicación de Material Bibliográfico y Audiovisual Procedimiento a través del cual los empleados de la biblioteca organizan nuevamente en su lugar y en perfecto orden el material que ha sido devuelto por los usuarios. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Revistas: alfabéticamente, por título de publicación, año, volumen y No. Organiza Libros: en orden 1 préstamo material bibliográfico *** ascendente, según *** o audiovisual clasificación Dewey o por número de identificación. Audiovisual: por No. de identificación 2 préstamo Revisa que concuerde el material con 31

32 la ficha de préstamos para libros y audiovisuales Identifica área y 3 préstamo estantería para ubicación del material Ubica el material 4 préstamo bibliográfico y/o *** *** Permanente audiovisual en su lugar 32

33 2.2 Proceso Adquisición y Procesamiento del Material Bibliográfico Descripción del Procedimiento: Manejo de Correspondencia de Publicaciones Periódicas Procedimiento a través del cual la Biblioteca da respuesta oportuna a las solicitudes o propuestas que llegan en torno a la adquisición o intercambio de material bibliográfico. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo 1 Secretaria Recibe correspondencia Entrega correspondencia 2 Secretaria al auxiliar de registro y canje de materiales bibliográficos Abre 3 Canje correspondencia y entrega al jefe de la sección Define 4 Jefe de sección respuesta a la correspondencia recibida 5 Diligencia Canje o *** *** 33

34 canje respuesta en formatos según el caso donación Verifica 6 Jefe de sección información diligenciada y firma documentos Envía correspondencia 7 canje a administración de documentos y archiva y copia 34

35 2.2.2 Descripción del Procedimiento: Compra de Material Bibliográfico Procedimiento a través del cual la adquiere nuevo material bibliográfico. Paso Dependencia Cargo del Responsable Descripción Formato Mecanismos de Control Plazos o Tiempo 1 Centro de Biblioteca Director Identifica requerimientos de material bibliográfico Lista de material requerido Solicitud de jefes y personal departamento *** 2 Centro de Biblioteca Secretaria Contacta proveedores de materiales y solicita cotizaciones bibliográficas *** Proveedores de libros Suscriptores de revistas *** 3 Centro de Biblioteca Director Recibe y analiza cotizaciones Gestiona 4 Centro de Biblioteca Secretaria adquisición de material como centro de gastos 5 Centro de Biblioteca Secretaria Recibe material Listado de material *** *** 35

36 bibliográfico y confronta que coincida con el pedido bibliográfico Organiza 6 Centro de Biblioteca Secretaria material y entrega a los jefes de sección Descripción del Procedimiento: Canje de duplicados Procedimiento a través del cual la institución del Poder Judicial intercambia material repetido por otros materiales de interés con otras instituciones de su misma naturaleza. Pa so Depende ncia Cargo del responsa ble Descripción Formato Mecanis mos de control Plazos o tiempo 1 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Separa las publicaciones duplicadas de las que ingresarán a colección 2 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Organiza los duplicados alfabéticamente por titulo, año, volumen y número 36

37 3 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje 4 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Ubica las publicaciones duplicadas en la colección de duplicados 5 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Copia en dispositivo listado de publicaciones para canje Envía por correo 6 Centro de Biblioteca Jefe de sección electrónico listado de publicaciones para canje a las instituciones que poseen correo electrónico Imprime listados de duplicados de 7 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje publicaciones para enviar a instituciones que no poseen dirección electrónica Elabora sobres con direcciones de 8 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje instituciones locales, nacionales e internacionales para enviar listados de duplicados 9 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Envía sobres con listados de canje a la secretaría del 37

38 de Bibliotecas Recibe sobres con listados de duplicaciones de 10 Centro de Biblioteca Secretaria publicaciones y los envía a la sección de Administración de Documentos Recibe listados por las instituciones tanto por 11 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje correo electrónico como por correo aéreo, con la solicitud de duplicaciones de su interés 12 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Selecciona las publicaciones solicitadas 13 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Descarga los duplicados solicitados de los listados automatizados Elabora oficios de remisión 14 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje de publicaciones para canje y los pasa al jefe de Sección para su control y firma 15 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Firma oficios 38

39 16 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Empaca las publicaciones duplicadas solicitadas con el oficio de remisión 17 Centro de Biblioteca Auxiliar de canje Envía duplicados de publicaciones a la secretaría del centro Envía duplicados de 18 Centro de Biblioteca Secretaria publicaciones a la sección de Administración de Documentos Descripción del Procedimiento: Canje de Publicaciones Producidas por el Poder Judicial. Procedimiento a través del cual la institución intercambia material bibliográfico de interés que posean otras instituciones de su misma naturaleza. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Envía a la sección de canje de un número 1 Director determinado de ejemplares de cada documento producido y editado en por el 39

40 Poder Judicial. Recibe las 2 Jefe de sección publicaciones enviadas para canje por el Centro Editorial Revisa el envío y entrega las 3 Jefe de sección publicaciones a la auxiliar de Registro y canje de materiales bibliográficos Ubica las publicaciones en 4 canje la colección "Publicaciones del poder Judicial" Determina las instituciones a las cuales se les 5 Jefe de sección enviará las publicaciones y demás documentos editados por el Poder Judicial 40

41 Verifica los listados automatizados de las diferentes instituciones con las que se tiene 6 canje establecido el canje para cargar las publicaciones que se enviarán de acuerdo a los programas que editan publicaciones Descarga los 7 canje duplicados solicitados de los listados automatizados Elabora oficios de remisión de 8 canje publicaciones para canje y los pasa al Jefe de Sección para su control y firma 9 canje Firma oficios 41

42 Empaca las publicaciones duplicadas 10 canje solicitadas con el oficio de remisión y las envía a Administración de documentos Descripción del Procedimiento: Donación de Material Bibliográfico por parte del Poder Judicial Procedimiento a través del cual el Poder judicial regala a otras entidades de naturaleza similar, material bibliográfico. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Selección del 1 Jefe de Sección material de duplicados aquellos a donar 2 Auxiliar Elabora listados de material para donación 3 Jefe de Sección Contactan instituciones 42

43 interesadas en material bibliográfico y envía listados de material a donar Entrega o envía Copia del 4 Auxiliar a las instituciones la *** listado donado a la *** donación institución Descripción del Procedimiento: Procesamiento técnico de libros Procedimiento a través del cual la Biblioteca analiza la información, cataloga, clasifica y prepara físicamente el material bibliográfico para su consulta. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Envía al Jefe de procesos técnicos los 1 Secretaria libros y materiales audiovisuales y gráficos recibidos en el centro con sus respectivos 43

44 listados Recibe de la secretaría del los 2 Jefe de procesos técnico libros y materiales audiovisuales y gráficos y confronta contra listados Envía con listado los materiales bibliográficos 3 Jefe de procesos técnico (libros, audiovisuales, CD, Cassettes, Diskette) recién adquiridos al área de catalogación Recibe los materiales 4 Catalogadora de Libros bibliográficos con su correspondiente listado, del jefe de sección 5 Catalogadora Constata que el 44

45 de Libros material bibliográfico recién recibido no contenga imperfecciones de edición Confronta libros con fichero de autor interno 6 Catalogadora de Libros para constatar que no haya existencia del mismo libro ni repetición de ediciones Confronta fichero topográfico y en la respectiva 7 Catalogadora de Libros ficha registra el nuevo ejemplar y su respectivo número de inventario 8 Catalogadora de Libros Verifica número de edición de los libros nuevos *** Por cada nueva edición hace proceso completo de catalogación *** 9 Catalogadora Sella los libros en 45

46 de Libros el mayor número de hojas posible y en las páginas terminadas en 25 Asigna al libro el número de inventario, con el numerador y anota fecha de 10 Catalogadora de Libros entrada del libro,; el volumen y número de ejemplar cuando es necesario, y la forma de adquisición registrando en ella: Número de inventario asignado, autor, 11 Catalogadora de Libros Elabora fichas de acceso (Entrada de material bibliográfico, audiovisual y gráfico) *** titulo, lugar de edición, editorial, fecha de edición del libro, fecha de recibo del material, biblioteca que le corresponde, *** programa al cual va destinado directamente el libro, 46

47 precio, forma de adquisición Registra en los formatos de estadística de 12 Catalogadora de Libros acuerdo con la ficha de inventario, la existencia de libros 13 Catalogadora de Libros Verifica El libro es nuevo? Catalogadora de Libros Si no es libro nuevo: continúa en actividad 22 Si es libro nuevo: cataloga el material 14 Catalogadora de Libros ingresado a la sección de acuerdo a las reglas de Catalogación Angloamericanas Asigna la clave 15 Catalogadora de Libros de autor de acuerdo a la tabla de Cutter 47

48 Entrega al jefe de sección el material catalogado para 16 Catalogadora de Libros su clasificación con: Ficha catalográfica (borrador) Ficha de acceso debidamente diligenciada Revisa la catalogación 17 Jefe de Procesos Técnicos para verificar la correcta aplicación de las reglas angloamericanas Asigna los encabezamientos de materia adecuados para 18 Jefe de Procesos Técnicos la recuperación de la información, de acuerdo a las listas de encabezamientos de materia y 48

49 tesaurus Clasifica los materiales bibliográficos 19 Jefe de Procesos Técnicos audiovisuales y gráficos llegados al centro de acuerdo al Sistema de Clasificación Melvil Dewey Envía los materiales bibliográficos (libros, 20 Jefe de procesos técnicos audiovisuales, CD, cassete, disquette) al área de preparación física de materiales bibliográficos Recibe los materiales 21 Auxiliar duplicadora bibliográficos catalogados y clasificados con su respectiva ficha 49

50 catalográfica Duplica las fichas de autor interno y 22 Auxiliar duplicadora topográfica con base en el borrador de la ficha catalográfica Elabora ficha de préstamo al material 23 Auxiliar duplicadora bibliográfico. Contiene: Signatura topográfica, No. de acceso, autor, título Elabora bolsillo al material de 24 Auxiliar duplicadora préstamo Contiene: Signatura topográfica y No. de acceso Rotula el material 25 Auxiliar duplicadora bibliográfico con su correspondiente 50

51 No. de clasificación Pega el bolsillo 26 Auxiliar duplicadora con su ficha de préstamo, y hoja de devolución Elabora listados Contiene: biblioteca de los libros que le 27 Auxiliar duplicadora procesados para las bibliotecas *** correspondefacultad, programa, titulo, *** Central y autor, signatura departamentales topográfica Entrega listados a la coordinación del centro para el programa de 28 Auxiliar duplicadora difusión y diseminación selectiva de la información. Los libros al jefe de procesos técnicos 29 Jefe de Servicios al público Revisa fichas del autor interno y la topográfica 30 Jefe de Servicios al Ubica el material en el área de 51

52 público libros para las diferentes colecciones Elabora listados de libros y los 31 Jefe de Servicios al público entrega a la Bibliotecas o envía a las Bibliotecas departamentales Recibe del jefe 32 Jefe de Servicios al público de procesos técnicos libros y materiales audiovisuales procesados Confronta los 33 Jefe de Servicios al público libros con los epígrafes para recuperación de nueva información 34 Jefe de Servicios al público Entrega los libros a los funcionarios responsables de las colecciones 52

53 Entrega las 35 Jefe de Servicios al público fichas para intercalarlas en los catálogos públicos Elabora listados sistematizados 36 Jefe de Servicios al público por materias con la información recuperada de los últimos libros ingresados a la colección Difunde la 37 Jefe de Servicios al público información a través de carteles y correo electrónico 53

54 2.2.7 Descripción del Procedimiento: Procesamiento Técnico de Publicaciones Seriadas Procedimiento a través del cual la biblioteca analiza la información, registra y prepara físicamente las publicaciones periódicas que recibe el Centro de Bibliotecas del Poder Judicial del Estado de Chiapas. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo 1 canje Recibe publicaciones periódicas Separa las publicaciones según su destino 2 canje final: bibliotecas o Bibliotecas Departamentales Organiza las publicaciones 3 canje alfabéticamente por título para registrarlas en la base de datos 54

55 4 canje Registra las publicaciones en la base de datos del CCNPS según su periodicidad *** Diaria, mensual, bimestral, trimestral, semestral, anual, irregular *** 5 canje Verifica Es título nuevo? Si es título 6 canje nuevo: verifica son pocos ejemplares de la publicación? Si son pocos ejemplares: 7 canje separa revistas como materiales de cuarentena y entrega al Jefe de la Sección Recupera la 8 Jefe de sección información de las publicaciones para su difusión 9 Jefe de sección Difunde información relevante 55

56 Ubica revistas en 10 Jefe de sección colección de cuarentena y termina procedimiento Si no son pocos 11 canje ejemplares: registra las publicaciones en la base de datos Registra el título de la publicación 12 canje en el listado de nuevos títulos ingresados a la colección Por: Título por suscripción, canje, Registra el título donación. 13 canje de la publicación en los listados automatizados *** Títulos por programas académicos *** y su respectiva forma de adquisición 56

57 Sella cada 14 canje publicación y en la página termina en canje Señala el título de la publicación Rotula cada publicación con 16 canje sus respectivos datos de identificación. Año, Vol, N 17 canje Pega rótulo en el lomo o pasta de la publicación Capacita a los monitores para el 18 Jefe de sección análisis y recuperación de la información de las publicaciones Selecciona los títulos de revistas 19 Jefe de sección que deben ser analizadas de acuerdo a la temática de los programas 57

58 académicos y a las necesidades de los usuarios Entrega a los funcionarios analistas y a los 20 Jefe de sección monitores las publicaciones seleccionadas para ser analizadas Recibe las 21 Analistas de información publicaciones seleccionadas para ser analizadas Elabora la ficha 22 Analistas de información con la catalogación descriptiva de las publicaciones Selecciona los artículos de 23 Analistas de información mayor interés y asigna los encabezamientos de materia adecuados para 58

59 la recuperación de la información, de acuerdo a las listas de materia y tesauros Supervisa la elaboración correcta de la 24 Jefe de sección catalogación descriptiva y asignación de epígrafes a las publicaciones Duplica las 25 Analistas de información analíticas por materia y ficha catalográfica Supervisa la 26 Analistas de información correcta duplicación de analíticas Alfabetiza las analíticas por 27 Analistas de información materia, siguiendo las normas bibliotecológicas 59

60 para alfabetización Intercala las analíticas en el 28 Analistas de información fichero público de hemeroteca siguiendo el orden alfabético por materia Descripción del Procedimiento: Procesamiento Técnico de Materiales para Archivo Vertical Procedimiento a través del cual se catalogan y preparan documentos que llegan al Centro, diferentes a libros o publicaciones seriadas y se ubican en un archivo especial para su consulta. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Envía los 1 Secretaria documentos para el archivo vertical con su respectivo listado 2 Jefe Servicios al Recibe de la secretaria del 60

61 Público Centro los documentos para el archivo vertical Cataloga los documentos para 3 Jefe Servicios al Público el archivo vertical de acuerdo a las reglas de catalogación Angloamericanas Asigna encabezamientos 4 Jefe Servicios al Público de materia de acuerdo a la normatividad de indización coordinada 5 Jefe Servicios al Público Asigna número de identificación a los documentos 6 Jefe Servicios al Público Elabora resumen a los documentos que lo ameriten Registra los 7 referencia materiales procesados en la base de datos 61

62 Elabora las 8 referencia fichas de préstamo y hojas de vencimiento 9 referencia Rotula los materiales procesados Ubica el material procesado en la colección de 10 referencia archivo vertical de acuerdo a la numeración del sistema de indización coordinada Alfabetiza e 11 referencia intercala materiales procesados Elabora listados 12 Jefe Servicios al Público sistematizados del nuevo material procesado 13 Jefe Servicios al Público Difunde la información a través de las 62

63 carteleras y correo electrónico 63

64 3 PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA 3.1 Descripción del Procedimiento: Elaboración y Presentación de Informes Estadísticos Procedimiento a través del cual se elaboran y reportan informes periódicos relacionados con el servicio que presta la Biblioteca en sus diferentes secciones. Paso Dependencia Cargo del Responsable Descripción Formato Mecanismos de Control Plazos o Tiempo 1 Jefe de Sección Recoge estadísticas de las secciones *** *** Mensual 2 Jefe de Sección Elabora reporte estadístico 3 Jefe de Sección Entrega al Director del Centro 4 Coordinador de Bibliotecas Revisa informes estadísticos Consolida 5 Secretaria información para reporte semestral Ver relación de Informes Estadísticos 64

65 Relación de Informes Estadísticos INFORMES ESTÁDISTICOS Listados de material procesado o boletines Listados y boletines de páginas web por temas de interés Préstamos en sala y a domicilio: PERIODOS DE PRESENTACIÓN Trimestral Trimestral Mensual y semestral Por tipo de usuario Por subcategoría Por áreas del conocimiento Consultas de internet y bases de datos Semestral Por programa Préstamo de material audiovisual Semestral Por tipo de usuario Reporte de suscripciones y compras Materiales enviado y recibidos en canje Materiales enviados y recibidos en donación Artículos y documentos analizados Libros catalogados y clasificados Periódicamente Semestral Semestral Mensual Mensual 65

66 Usuarios morosos Mensual Asesorías en uso de fuentes de información Mensual 3.2 Descripción del Procedimiento: Reporte de Listados de Usuarios Morosos Procedimiento a través del cual se informa de los usuarios que deben material bibliográfico o no cumplen con el tiempo de entrega por lo cual se sancionan en las las bibliotecas del Poder Judicial. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o Tiempo Verifica en las tarjetas de 1 préstamo préstamo de los usuarios las fechas de préstamo Nombre de usuario,, 2 préstamo Elabora listado de usuarios morosos *** título de la revista, vol, N, fecha, *** fecha de vencimiento 66

67 Entrega listado 3 préstamo de usuarios morosos al Coordinador de la Sección 3.3 Descripción del Procedimiento: y Control de Monitores Procedimiento a través del cual se seleccionan, capacitan, orientan y hace seguimiento a los interesados que apoyarán la realización de labores de la biblioteca. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Convoca a estudiantes 1 Director interesados en ser Semestral monitores de la biblioteca 2 Director Realiza entrevista 67

68 Estudiantes de semestres avanzados preferiblemente, 3 Director Selecciona monitores, que muestren habilidad e interés en trabajos relacionados con manejo de información 4 Coordinador Informa a los monitores seleccionados Capacita a los monitores en 5 Jefe de Sección el manejo de la información de acuerdo al área específica Concreta 6 Jefe de Sección horarios con monitores y asigna labores 7 Monitores Diligencia Cumplimiento 68

69 formatos de cumplimiento de horario y labores realizadas de labores realizadas Evalúa labor de monitores 8 Jefe de Sección y presenta informe al Semestral Director del Centro 3.4 Descripción del Procedimiento: Diligenciamiento de Paz y Salvos. (No Adeudo de Libros) Procedimiento a través del cual se les entrega a los usuarios que lo solicitan, la constancia de que no tiene ninguna deuda pendiente con Centro. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo 1 Usuario Solicita el paz y salvo Busca la tarjeta 2 préstamo del usuario en orden alfabético por programa, 69

70 apellido y usuario respectivamente Verifica que el usuario no deba libros y en caso 3 préstamo de deberlos que la fecha de vencimiento no sobrepasa a las reglamentarias Nombre del usuario, área departamental, código organización 4 préstamo Llena el formato de paz y salvo *** del Poder Judicial del *** Estado, carrera, fecha, firma del funcionario responsable 5 préstamo Entrega paz y salvo al usuario 70

71 3.5 Descripción del Procedimiento: Asesoría en el uso y manejo de fuentes de información. Procedimiento a través del cual se resuelven consultas de los usuarios en cuanto a la forma de presentación de trabajos y el uso de las fuentes de información. Paso Dependencia Cargo del responsable Descripción Formato Mecanismos de control Plazos o tiempo Normas para 1 Usuario Solicita asesoría *** presentación de tesis y trabajos de Permanente grado 2 Coordinador Evalúa la asesoría requerida 3 Coordinador Determina el tiempo de atención 4 Coordinador Presta la asesoría al usuario 71

72 3.6 Momentos de Verificación Centro De Biblioteca A cargo del Coordinador s Quincenalmente verifica que los libros procesados en este lapso de tiempo hayan sido enviados a las diferentes colecciones Mensualmente verifica que los libros adquiridos en este lapso de tiempo hayan sido procesados A cargo de Jefe de Sección Semanalmente verifica la calidad del análisis de información realizada por los monitores A cargo del Jefe de Hemeroteca Mensualmente verifica la continuidad en los procesos de canje A cargo de Coordinador(a) y Jefe de Sección Semanalmente verifica que se estén registrando las estadísticas definidas A cargo del Coordinador Mensualmente verifica que las solicitudes de los docentes de material bibliográfico hayan sido tramitadas 72

73 3.7. INDICADORES CENTRO DE BIBLIOTECA Nombre del indicador: Material Bibliográfico Difundido PROCEDIMIENTO OBJETIVO(S) INTERPRETACIÓN TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD Elaboración y difusión de listados y boletines bibliográficos Medir la cantidad de material bibliográfico difundido en un año Porcentaje de listados de material difundido Eficacia Anual Total listados de difusión de material DEFINICIÓN OPERACIONAL bibliográfico publicados x listados de difusión proyectados a publicar FUENTE DE DATOS NIVEL DE COMPARABILIDAD O REFERENCIA RESPONSABLE DE RECOLECTAR DATOS RESPONSABLE DE EVALUAR EL INDICADOR RESPONSABLE DE LA TOMA DE DECISIONES Listados Estándar: 12 listados en promedio anuales Jefes de hemeroteca y procesos técnicos Coordinador Biblioteca Director centro 73

74 Nombre del indicador: Tipo de Consultas de Libros y Revistas PROCEDIMIENTO OBJETIVO(S) Préstamo de material bibliográfico Evaluar la demanda de préstamo de libros y revistas en sala y a domicilio INTERPRETACIÓN Porcentaje de libros o revistas prestados en sala y a domicilio TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD Eficiencia Semestral N libros o revistas consultados a domicilio x 100 DEFINICION OPERACIONAL Total libros o revistas del área Dewey N libros o revistas consultados en sala x 100 Total libros o revistas del área Dewey 74

75 Fichas de libros o revistas FUENTE DE DATOS Formatos de solicitud de préstamo Estadísticas NIVELDE COMPARABILIDAD O REFERENCIA RESPONSABLE DE RECOLECTAR DATOS RESPONSABLE DE EVALUAR EL INDICADOR RESPONSABLE DE LA TOMA DE DECISIONES Entre áreas DEWEY Histórico Auxiliares de préstamo Jefes de Sección Hemeroteca, Libros o revistas y Bibliotecas satélites Director y Coordinador Nombre del Indicador: Préstamos a Domicilio por Programa PROCEDIMIENTO OBJETIVO(S) INTERPRETACION TIPO DE INDICADOR PERIODICIDAD Préstamo de material bibliográfico Evaluar la demanda de préstamo de material bibliográfico (libros y revistas) y audiovisual por los diferentes programas Porcentaje de material bibliográfico o audiovisual prestado a domicilio Eficiencia Semestral 75