Procesos y Operacionalización del Sistema de Compras Públicas

Transcripción

1 Procesos y Operacionalización del Sistema de Compras Públicas

2 Institucionalidad del Sistema de Compras PROVEEDORES Observatorio ChileCompra Contraloría COMPRADORES Ciclo de Abastecimiento Tribunal de Compras Primero Definición de requerimientos Redacción de bases Licitación Segundo Evaluación Adjudicación Contrato Tercero Ejecución de servicios Recepción de productos

3 Cómo Podemos Mejorar la Acción en Nuestro Servicio?

4 Participación en Capacitación y Acreditación Los Servicios deben buscar y participar de las actividades periódicas de capacitación ofrecidas por la DCCP, respecto del proceso de compras y contrataciones en el Estado, sus requisitos y obligaciones y el rol de los funcionarios en el mismo. Deben contar con funcionarios debidamente acreditados en el uso del Sistema de Información, de conformidad a directrices impartidas por la DCCP. Se recomienda establecer procesos de evaluación por parte del Servicio, para valorar la forma cómo se está desarrollando el proceso de compras por parte de los funcionarios.

5 Qué Sucede con la Distribución de Claves? Las claves entregadas no reflejan los involucrados en las compras. No promover el traspaso de claves a usuarios no habilitados. Es recomendable que los Servicios definan el perfil de los funcionarios que tendrán las claves para manejar el sistema, considerando que estos funcionarios tengan la jerarquía adecuada para el servicio del cargo. Es necesario que el Servicio analice cómo estructurar el proceso de compras y que defina una estructura jerárquica del proceso, que considere distintos niveles de responsabilidad y supervisión. La estructura definida, debe ser formal y contar con la aprobación del Jefe de Servicio o su delegado.

6 Cómo Designar a los Encargados? Los Servicios deben elegir al personal de compras, teniendo en consideración: Los conocimientos legales y reglamentarios del proceso de compras, necesarios para realizar su función. Los Servicios deben establecer procedimientos para que el personal de compras dé cuenta de los posibles conflictos de interés que puedan existir en algún proceso.

7 Qué Sucede Hoy en el Organismo? Falta de comprensión integral de los procesos de compra, más allá de los alcances de la ley de compra, quesetraduceen: Planificación deficiente. Falta de interoperabilidad con otros sistemas administrativos. Falta de controles. Funcionarios susceptibles a presiones de otros actores involucrados. Por ejemplo: Jefe, usuario requirente, etc.

8 Qué Rol juegan en este proceso los Directivos? Los directivos tienen un rol fundamental en la generación de un contexto propicio para la planificación. Deben: Promover una cultura de planificación y control de resultados, lo que en la práctica significa comenzar por marcar objetivos, priorizarlos, difundirlos y controlarlos. Facilitar la coordinación entre los diversos actores que participan en el proceso de abastecimiento, generando o apoyado las instancias de contacto entre usuarios y proveedores internos. De esta forma, se puede generar un ambiente que permita realizar una planificación de las compras que reporte todas las ventajas ya descritas anteriormente.

9 Qué Ocurre Actualmente en la Preparación de la Compra?

10 Especificaciones Técnicas Falta de definición previa de especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar. Sub especificación o sobre especificación (el esfuerzo debe ser puesto en especificar performance o soluciones y no en descripciones técnicas de los bienes o servicios) Falta apoyo de las unidades requirentes.

11 Actividades de Control o Buenas Prácticas Los Servicios deben definir en base al plan de compras o a los requerimientos emergentes: Bienes o servicios a adquirir. Calidadqueseesperadelbienoservicio. Características técnicas del bien o especificaciones del servicio a adquirir. Otros requerimientos adicionales. Si ello no es posible, puede realizarse una consulta al mercado para tener claro los productos ofertados, costos aproximados, tiempos de entrega, etc. De ello debe quedar constancia por escrito y ser uno de los fundamentos de las especificaciones técnicas. Se debe tener en consideración que el esfuerzo debe ser puesto en especificar performance o soluciones y no descripciones técnicas de los bienes o servicios. El aporte de los clientes internos es fundamental.

12 Determinación del Procedimiento de Contratación Determinación de un procedimiento errado en relación a la naturaleza de la adquisición. Faltadeplandecompraoéstenosemonitorea. Falta de revisión de los productos y servicios disponibles en catálogo electrónico de convenios marco.

13 Actividades de Control o Buenas Prácticas Los Servicios deben, a través del departamento de adquisiciones o de la unidad que se encargue de las compras, desarrollar al menos los siguientes procedimientos para determinar cómo adquirir: Revisión del plan de compras. Respecto de los bienes y servicios planificados existen algunas causales que no son aplicables(urgencia). Identificar los montos involucrados en el proceso de compra. Identificar proveedores. Identificar si el producto es exclusivo o común. Identificar plazos máximos de satisfacción del requerimiento.

14 Actividades de Control o Buenas Prácticas Cada Servicio es responsable de estimar el posible monto de las contrataciones para determinar qué mecanismo corresponde utilizar para la adquisición, si ello no es posible, debe efectuarse a través de una licitación pública. Debe revisar los convenios marco disponibles, para evaluar si está el bien o servicio que necesita y cuáles son sus condiciones. Si no compra por Convenio Marco, debe demostrarse que se obtuvieron condiciones más ventajosas que las establecidas en el convenio marco. Estas condiciones deben fundamentarse en factores objetivos tales como: Obtener menor plazo. Obtener mejores garantías. Obtener mejor calidad en los productos o servicios. Obtener un mejor precio de los bienes y servicios. De este análisis debe dejarse constancia en un documento que sirva de base a la decisión de no comprar vía Convenio Marco.(Fundamenta Resolución)

15 Actividades de Control o Buenas Prácticas Por otra parte, es necesario que se defina un procedimiento para monitorear y supervisar el plan de compras que contemple lo siguiente: Responsable de efectuar el monitoreo. Periodicidad del monitoreo. Comparaciónentreloprogramadoenelplanylaejecuciónrealdelascomprasen forma mensual o con otra periodicidad que se determine. Justificar las desviaciones dadas en la ejecución, debiendo explicarse los motivos de las compras no programadas o la no realización de las compras planificadas. Exigencia de actualizar el plan e informar a la Jefatura del Servicio del avance del Plan y la ejecución del presupuesto de compras. Definir obligatoriedad y plazos de informes y reportes periódicos del avance del plan de compras.

16 Por qué Planificar?

17 Planificando Planificar las compras significa definir: Qué necesita la organización? Cuánto? Para cuándo lo necesita? En un período de tiempo determinado Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.

18 Ventajas de Planificar las Compras Una adecuada planificación se traduce en numerosos beneficios para la entidad, optimizando los métodos de compra y mejorando los resultados en términos: Eficacia Eficiencia Transparencia.

19 Ventajas de Planificar las Compras Precios Más competitivos y mejor calidad obtenida en cualquiera de los distintos mecanismos de compra, debido a que una adecuada programación nos permite: Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales (precio, calidad, entrega, servicio post venta, etc.). Facilitar a la Dirección de Compras y Contratación Pública la suscripción de nuevos Convenios Marco, basándose en los requerimientos futuros estimados por los planes de compra de los servicios. Realizar una mejor definición de los requerimientos y de los plazos de los distintos procesos de compra, lo que trae aparejado un mayor número de proveedores potenciales y una mejor negociación en el caso de un único proveedor.

20 Ventajas de Planificar las Compras Menores Costos Administrativos Al agregar demandas se realizan menos procesos de compra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos coordinaciones, menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc. Menores Costos de Inventario Con una adecuada planificación será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados. Compras Oportunas Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos, por lo tanto, ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.

21 Ventajas de Planificar las Compras Adecuada Distribución de la Carga de Trabajo Con una buena planificación, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo, que además de perjudicar el clima laboral, afectan la eficiencia de los procesos. Personal Menos Estresado Aumenta el compromiso con la organización, disminuye la rotación, el ausentismo y aumenta la productividad.

22 Ventajas de Planificar las Compras Apoyo al Cumplimiento de los Objetivos Estratégicos Permite liberar recursos para enfocarse en las compras que resulten estratégicas para la organización, ya sea en términos de su importancia para el desarrollo de las labores propias de la organización o de su relevancia para la implementación de un proyecto estratégico para la institución. Mejoras al Funcionamiento Diario de la Organización Las compras sencillas o rutinarias, aunque aparentemente son menos importantes, resultan indispensables para trabajar eficientemente.

23 Ventajas de Planificar las Compras Identificar Oportunidades para la Generación de Contratos de Suministro En la medida que observamos que existen productos o servicios para los cuales es difícil prever la cantidad y/o el momento en que serán requeridos, es recomendable licitar con el fin de adjudicar al mejor proveedor y generar un contrato de suministro con él, en el que se le solicitan los productos o servicios en la medida que se van requiriendo. Resolver Situaciones de Crisis de Mejor Forma Una buena planificación permitirá tener en cuenta situaciones de estacionalidad como aumentos de demanda en una determinada época del año. El planificar y programar la mayoría de las compras ayudará a estar más preparado para enfrentar las verdaderas situaciones urgentes, es decir, aquéllas imposibles de planificar como la ocurrencia de eventos de fuerza mayor.

24 Ventajas de Planificar las Compras Disminución de Licitaciones Desiertas y de Compras Urgentes. Permitirá prestar la atención necesaria y dotar de los recursos adecuados a la realización de procesos de licitación. Por lo tanto, se podrá establecer plazos apropiados y redactar buenas bases lo que facilitará la participación de los proveedores, con los consecuentes beneficios que ello implica en términos de eficiencia y transparencia. Una Excelente Planificación, permitirá controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro.

25 Cómo Planificar las Compras del Servicio?

26 Cómo se Entiende la Planificación de las Compras? La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas: Levantamiento de requerimientos Programación de las compras Control y seguimiento de la ejecución del plan Es fundamental tener claro que la planificación de las compras no es una tarea exclusiva del departamento de abastecimiento, ya que será necesario consultar y hacer participar a otros departamentos y unidades de la organización.

27 Qué Hacer Primero? Levantamiento de Requerimiento Saber qué se va a necesitar durante el próximo período Seguimiento del Plan de Compras Programación de las Compras

28 Cuál es el Segundo Paso? Levantamiento de Requerimiento Definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir. Seguimiento del Plan de Compras Programación de las Compras

29 Y Después Qué? Levantamiento de Requerimiento Guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente. Seguimiento del Plan de Compras Programación de las Compras

30 Qué Considera el Plan Anual de Compras? Los contenidos del Plan anual de Compras son una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán, detallándose de acuerdo a la Ley de Compras Públicas, como mínimo: Descripción o especificación del bien o servicio Código del clasificador de rubro utilizado en Cantidad del bien o servicio Monto estimado Modalidad de adquisición Fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar. Se recomienda además detallar: Usuarios principales Si es una compra simple o estratégica Cronograma del proceso para las compras complejas Fuentes de financiamiento

31 Qué Procedimiento de Compra Utilizar?

32 Procedimientos de Compras Normales 1. CONVENIO MARCO Modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y condiciones de compra para bienes y servicios. Tales bienes y servicios se disponen en un Catálogo Electrónico mediante el cual los organismos públicos acceden directamente, pudiendo emitir una orden de compra a los proveedores licitados.

33 QUÉ ES UN CONVENIO MARCO? «Las entidades celebrarán directamente sus contratos de suministro o servicio por medio de los convenios marco, licitados y adjudicados por la DCCP, sin importar el monto de las contrataciones, los que serán publicados a través de un Catálogo de Convenios Marco en el sistema de información» (Art. 8, del Reglamento) Las condiciones más ventajosas deberán referirse a situaciones objetivas, demostrables y sustanciales para la Entidad, tales como, plazo de entrega, condiciones de garantías, calidad de los bienes y servicios, o bien, mejor relación costo beneficio del bien o servicio a adquirir. (Art. 15. del Reglamento) Si la Entidad obtuviera condiciones, deberá informarlo a la DCCP, vía mail u oficio.

34 QUÉ ES UN CONVENIO MARCO? Ventajas Precios y Condiciones ofrecidas y adjudicadas mediante una licitación pública. Facilita el proceso de compra. El ahorro trasciende en la gestión y no sólo en el precio.

35 QUÉ ES UN CONVENIO MARCO? Ventajas Ahorro trasciende el precio y Facilita el proceso de compra Definición Requerimiento 1 Selección Mecanismo de Compra 2 Llamado y recepción de ofertas 3 Evaluación de ofertas 4 Adjudicación oferta 5 LICITACIÓN PÚBLICA O PRIVADA Tiempo promedio: 15 días. Convenio Marco Tiempo máximo: 2 días. AHORRO DE ETAPAS Recibo de producto o servicio 6 Seguimiento y monitoreo de la compra 7

36 Puede el Proveedor Rechazar Órdenes de Compra? Los proveedores adjudicados no podrán rechazar las órdenes de Compra válidamente emitidas, salvo: ExistenciadedeudavencidadelaEntidadqueemitelaOrden decompracon el proveedor destinatario de la misma. Que el valor de la OC recibida sea inferior al valor mínimo declarado por el oferente en su oferta. Que la OC no cumpla con condiciones especiales definidas para cada Convenio Marco. No adjuntar a la OC la «Disponibilidad Presupuestaria»

37 Grandes Compras Adquisiciones vía CM en compras superiores a 1000 UTM En las adquisiciones vía convenio marco superiores a UTM, las entidades deberán comunicar, a través del Sistema, la intención de compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en CM el tipo de producto requerido. (Art. 14 bis. Del Reglamento) Llamado Ofertas Cierre Recepción de Ofertas Evaluación Formalización de la compra Al menos 10 días

38 Procedimientos de Compras Normales Licitación Pública Procedimiento administrativo de carácter concursal, mediante el cual la administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que sujetándose a las bases fijadas formulen propuestas de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

39 Antecedentes Obligatorios para una Licitación Pública Artículo 22 del Reglamento de Compras: Las bases deberán contener, en lenguaje claro y preciso, a lo menos las siguientes materias: 1. Requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus ofertas sean aceptadas. 2. Las especificaciones de los bienes y/o servicios que se requiere contratar(...) 3. Etapasyplazosdelalicitación(...) 4. Condición,plazoymodoenquesecomprometeelolospagos(...) 5. Plazo de entrega del bien o servicio adjudicado 6. NaturalezayMontodelasGarantíasquelaentidadexijaalosoferentes(.) 7. Los criterios objetivos que serán considerados para decidir la adjudicación. 8. Enlaslicitacionesmenoresa1000UTMysuperioresa100UTM,definirsiserequerirá la suscripción de contrato o si éste se formalizará mediante la emisión de la orden de compra por el comprador y la aceptación por parte del proveedor, en conformidad con lo establecido en el Art. 63 del Reglamento.

40 Antecedentes Obligatorios para una Licitación Pública 9. Los medios para acreditar si el proveedor adjudicado registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social( ) 10. La forma de designación de las comisiones evaluadoras (sobre UTM y Lic. Complejas.) Respecto de las Garantías de Seriedad de la Oferta(Art. 31, Reglamento) Bajo las 1000 UTM, recuerde que deberá ponderarse el riesgo involucrado. Podrá aceptarse boleta de garantía, vale vista, certificado de fianza, póliza de seguro, o cualquier otraformaqueasegureelpagodelagarantíademanerarápidayefectiva.

41 Antecedentes Obligatorios para una Licitación Pública Respecto a la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, Art. 68, Reglamento: Para garantizar el fiel y oportuno cumplimiento del contrato una vez producida la adjudicación, el adjudicatario entregará las cauciones o garantías que correspondan, a favor de la entidad licitante, cuyos montos ascenderán entre 5% y un 30% del valor total del contrato, salvo lo dispuesto en los artículos 42 y 69 del presente Reglamento. Las bases administrativas que regulen contratos de ejecución sucesiva podrán asociar el valor de las garantías a las etapas, hitos o períodos de cumplimiento y permitir al contratante la posibilidad de sustituir la garantía de fiel cumplimiento, debiendo en todo caso respetarse los porcentajes precedentemente indicados en relación a los saldos insolutos del contrato a la época de la sustitución. Obligatorio para contrataciones que superen las 1000 UTM (Art. 22, N 6 párrafo 4 del Reglamento En el caso de contrataciones de prestación de servicios, se entenderá, sin necesidad de estipulación expresa, que las garantías constituidas para asegurar el fiel cumplimiento del contrato caucionan también el pago de las obligaciones laborales y sociales con los trabajadores de los contratantes.

42 Antecedentes Obligatorios para una Licitación Pública Respecto de las comisiones evaluadoras Art. 37, 4 párrafo: En las licitaciones en las que la evaluación de las ofertas revista gran complejidad y en todas aquellas superiores a UTM, las ofertas deberán ser evaluadas por una comisión de al menos tres funcionarios públicos, internos o externos al organismo respectivo, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia entre los oferentes. Excepcionalmente, y de manera fundada, podrán integrar esta comisión personas ajenas a la administración y siempre en un número inferior a los funcionarios públicos que la integran. La entidad licitante podrá proveer a la comisión evaluadora de la asesoría de expertos de reconocido prestigio en las materias técnicas a revisar en los procesos de licitación. La integración de la comisión evaluadora se publicará en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública.".

43 Antecedentes Obligatorios para una Licitación Pública Art. 27 Contactos durante la licitación y aclaraciones Las preguntas formuladas por los Proveedores deberán efectuarse a través del Sistema de Información, salvo que en las Bases se permitan aclaraciones en soporte papel, no pudiendo los proveedores contactarse en ninguna otra forma con la entidad licitante o sus funcionarios, por la respectiva licitación, durante el curso del proceso. La entidad licitante deberá dar respuesta a las preguntas a través del Sistema de información dentro del plazo establecido en las Bases. La Entidad Licitante no podrá tener contactos con los Oferentes, salvo a través del mecanismo de las aclaraciones, las visitas a terreno establecidas en las Bases y cualquier otro contacto especificado en las Bases.

44 Antecedentes Obligatorios para una Licitación Pública Artículo 39: Durante el período de evaluación, los oferentes sólo podrán mantener contacto con la entidad licitante tales como aclaraciones, entrevistas, visitas a terreno, presentaciones, exposiciones, entrega de muestras o pruebas que ésta pudiese requerir Y QUE HUBIESEN SIDO PREVISTAS EN LAS BASES, quedando prohibido cualquier otro tipo de contacto Artículo 41: a. Las entidades licitantes deberán publicar oportunamente en el sistema de información los resultados de sus procesos de licitación o contratación. Asimismo, deberá publicar la resolución fundada que declare inadmisibilidad y/o declaración de desierto del proceso. b. Cuando la adjudicación no se realice dentro del plazo indicado en las bases, deberá informar las razones que justifican el incumplimiento( ) c. La entidad deberá publicar la mayor cantidad de información respecto del proceso de evaluación. d. Deberá indicar el mecanismo para resolución de consultas respecto de la adjudicación. e. No podrá adjudicar a una oferta que no cumpla con las condiciones y requisitos establecidos en las bases

45 Antecedentes Optativos para una Licitación Pública Artículo 23 del Reglamento de Compras: Las bases podrán contener las siguientes materias: a. La prohibición de subcontratar y el alcance de tal prohibición. b. Puntajes o ponderaciones que se asignen a los Oferentes derivados del cumplimiento de normas que privilegian el medioambiente( ) c. Cualquier otra materia que no contradiga las disposiciones de la Ley de Compras

46 Plazos Asociados para una Licitación Pública Art. 25. Plazos entre publicación y cierre: - Licitaciones iguales o menores a 100 UTM; mínimo 5 días - Licitacionesmayoresa100ymenores a1000utm;mínimo10días - Licitaciones iguales o mayores a 1000 UTM; mínimo 20 días Consideraciones: Los plazos indicados son en días corridos. Recuerde que algunos plazos mínimos pueden ser reducidos a la mitad en el evento que se trate de bienes o servicios de simple y objetiva especificación, y que razonablemente conlleve un esfuerzo menor en la preparación de las ofertas. En el caso de las licitaciones iguales o inferiores a 100 UTM el plazo mínimo que debe mediar entrelapublicacióndebasesylarecepcióndelasofertasseráde5díascorridos. Contodo,elplazodecierreparalarecepcióndeofertasnopodrávencerendíasinhábilesnien undíalunesoenundíasiguienteaundíainhábil,antesdelas15horas.

47 Criterios de Evaluación Cuáles podemos utilizar? Precio Otros Más usados Condiciones Técnicas Plazo de Entrega Criterios sustentables Metodología de trabajo Asistencia técnica o soporte Servicios post Venta Recargos por flete Comportamiento contractual anterior Experiencia en el Rubro

48 Criterios de Evaluación Casos: Qué opina de estos criterios?

49 Criterios de Evaluación Se puede tomar una decisión de compra transparente con estos criterios?

50 Comisión Evaluadora Para la designación de los integrantes de la comisión y de su composición: La autoridad competente (jefe de servicio, alcalde, concejo ) deberá tomar en cuenta las consideraciones profesionales y de probidad de sus potenciales integrantes de la Comisión Evaluadora. Serecomiendaquelamayoríadelosmiembrosdelacomisión,conla excepción de los asesores externos que las integren, hayan aprobado, al menos en una oportunidad, la prueba de acreditación que efectúa la Dirección ChileCompra. Los miembros de las comisiones evaluadoras deben ser designados con anterioridad a la fecha de apertura de las ofertas. De esta manera, los integrantes de dichas comisiones podrán estar presentes durante el acto de apertura, lo que les permitirá resolver cualquier cuestionamiento que surja de esa instancia. Se recomienda que la integración de la comisión evaluadora se encuentre reconocida a través de un acto administrativo, dictado por la autoridad competente y publicarse en

51 Comisión Evaluadora Los miembros de la comisión evaluadora no podrán tener conflictos de interés con los oferentes. (Artículo 37 del reglamento de la ley N ) Se recomienda solicitar a todos los integrantes de la comisión, la suscripción de declaraciones juradas en las que expresen no tener conflicto de interés alguno en relación a los actuales o potenciales oferentes en ci respectivo proceso licitatorio. Ejemplo: Fecha: DECLARACION DE CONFLICTOS DE INTERESES DE LA COMISIÓN EVALUADORA LICITACIÓN ID N De conformidad con las normas de transparencia y la ley de compras públicas, yo <Nombre integrante comisión>, Cédula de identidad N, declaro no tener relación ni parentesco con las empresas evaluadas y/o trabajadores de las mismas, que me impidan participar en la comisión evaluadora. En caso contrario me hago acreedor de las sanciones administrativas y penales que imponen los reglamentos y dispositivos legales correspondientes. <Nombre integrante comisión> <Cargo> <Institución>

52 Comisión Evaluadora El integrante afectado por algún conflicto deberá abstenerse de participar en la comisión, debiendo poner en conocimiento de su superior jerárquico la implicancia que le afecta. El funcionario que se hubiese abstenido deberá ser reemplazado por otro funcionario idóneo, mediante acto administrativo dictado por la autoridad competente. Ejemplo: MODIFICA DESIGNACION DE INTEGRANTES DE COMISION EVALUADORA QUE INDICA VISTOS: Lo dispuesto en la Ley N , Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y sus modificaciones; en el D.S. N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda; en la Resolución N 1.600/08 de la Contraloría Genera! de la República, que establece normas sobre exención del trámite de torna de razón, y en el Decreto N 1000/2009, del Ministerio de Hacienda, que determina orden de subrogación de la Dirección de Compras y Contratación Pública. CONSIDERANDO: a) El llamado efectuado por <entidad> para la <adquisición o contratación> de <bien o servicio>, a través de la licitación pública ID, cuyas basesfueronaprobadasporresoluciónn delaño ; b) Que de acuerdo a lo indicado en las bases de la licitación precedentemente señalada, por resolución exenta N del <fecha>, se designó a los miembros de!a comisión evaluadora; c) Que es necesario reemplazar a uno de los funcionarios designados por medio de la resolución exenta previamente citada; d)queporende; 1. Reemplácese como miembro integrante de la comisión evaluadora de la licitación ID a don(doña), designándose en su lugar al funcionario(a)dela<nombreinstitución>,ddon(doña),ci.n. 2. Publíquese la presente resolución, en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, en ci sitio denominado

53 Comisión Evaluadora Para evitar prácticas contrarias a la probidad, el rol de integrante de la comisión evaluadora no debiera confundirse con el de otros funcionarios que participen de la licitación, por ejemplo: o o o o Quien elaboró las bases. El asesor jurídico de la comisión. La autoridad competente que debe adoptar la decisión de adjudicación. El encargado de la administración de los contratos. Es recomendable evitar que un mismo funcionario o un mismo grupo reducido de funcionarios, integre permanentemente las comisiones evaluadoras relativas a una misma materia en particular.

54 Comisión Evaluadora Se recomienda que las comisiones evaluadoras funcionen en base a una estructura formal de trabajo. Deberán: o Sesionar en forma continua, o Asistencia de todos sus miembros o Dejar constancia escrita en actas del contenido de sus deliberaciones. Los miembros de la comisión evaluadora deben adoptar las medidas que aseguren el correcto almacenamiento de los documentos que deben revisar en el ejercicio de sus funciones. Se sugiere: o Llevar registros. o Enumerar los documentos o Almacenar los documentos en forma centralizada. o Implementar un sistema de acceso limitado a los documentos. La confidencialidad de las deliberaciones de la comisión, durante el período de evaluación, es fundamental para asegurar la integridad del proceso licitatorio.

55 Comisión Evaluadora Los miembros de la comisión evaluadora no podrán tener contactos con los oferentes, salvo a través del mecanismo de las aclaraciones, las visitas a terreno establecidas en las Bases y cualquier otro contacto especificado en las Bases. (Artículo 37 del reglamento de la Ley ) La comisión, durante el proceso de evaluación, deberá contar con la colaboración permanente de un asesor jurídico, con la finalidad de que este pueda prestar asesoría permanente en todas las cuestiones de orden jurídico que se susciten durante el proceso de evaluación La comisión evaluadora no está facultada para adjudicar. La comisión propone la adjudicación a la autoridad competente, a través de un acto administrativo fundado. La proposición de adjudicación de la comisión debe contenerse en un informe completo y fundado, suscrito por todos los miembros de la comisión.

56 Tips para la Adjudicación La Adjudicación deberá estar fundada exclusivamente en los criterios de evaluación OBJETIVOS, que se hayan definido en Bases. Deberá publicar la resolución fundada o decreto alcaldicio que declare la admisibilidad, deserción o Adjudicación, en función del Acta de adjudicación. En la adjudicación, publique la mayor cantidad de información respecto al proceso de evaluación. Minimizará las dudas que tengan los oferentes respecto al accionar de la institución y dará confianza en su gestión.(acta comisión evaluadora, Informe comisión técnica, entre otros) De ser necesario, aclare las dudas formales de la Adjudicación, que le presenten. Se debe publicar acta de la comisión evaluadora a parte de resolución o decreto alcaldicio. Deberá siempre incorporar el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria.

57 Procedimientos de Compras Excepcionales 3. LICITACIÓN PRIVADA Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la administración invita a determinadas personas para qué sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente. Una adquisición mediante Licitación Privada requiere: a. La resolución que autoriza este procedimiento en donde se fundamenta la causal que justifica este mecanismo excepcional. b. Las bases de licitación. En este caso, es importante recordar que cuando el fundamento es que no se presentaron oferentes a la licitación original, NO se pueden modificar las bases utilizadas previamente en la licitación pública. c. El procedimiento de adquisición mediante licitación privada está regulado en los artículos 44 al 47 del Reglamento de Compras.

58 Procedimientos de Compras Excepcionales 4. TRATO DIRECTO Contratación realizada a un solo proveedor, previa Resolución fundada o Decreto Alcaldicio, solicitando un mínimo de tres cotizaciones, salvo las causales de las letras c, d, f, y g del Art. 8 de la Ley. (Art.10 Reglamento). Al ser la licitación pública la regla general, las causales de propuesta privada o trato directo son taxativas y de derecho estricto y por ende, deben constar en el acto administrativo que aprueba el convenio respectivo, y acreditar su concurrencia (Dicts. Nos / / / /09 entre otros) No basta para los fines de justificar un trato directo, la sola referencia a las disposiciones legales y reglamentarias que contienen la causal que fundamenta dicha modalidad de contratación, como tampoco la sola alusión a razones de índole interno de funcionamiento del Servicio (Dict. N /08)

59 TRATO DIRECTO Contexto Legal Antecedentes Obligatorios Una adquisición mediante Trato Directo requiere: a. La resolución que autoriza este procedimiento en donde se fundamenta la causal que justifica este mecanismo excepcional. b. Sólo se podrá omitir la fundamentación de la resolución cuando el Trato Directo invoque la causal f) del artículo 8 de la Ley «si se trata de servicios de naturaleza confidencial o cuya difusión puede afectar la seguridad nacional o el interés nacional, los que serán determinados por decreto supremo». c. Términos de Referencia, aprobados por la entidad.

60 TRATO DIRECTO No olvide que Deacuerdoaloestablecidoenelartículo57,letrad),unTratooContrataciónDirecta debe ser publicado en con la siguiente documentación: Resolución Fundada Términos de Referencia (pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones) Recepción y cuadro de evaluación de las cotizaciones recibidas Resolución que resuelve sobre la adjudicación (La orden de compra hace las veces de la descrita resolución) Texto del Contrato, si existiere, la forma y modalidad de pago. Cualquier otro documento que la entidad licitante determine.

61 Para Tener Presente Cantidad de Reclamos al 04 de Agosto

62 Gracias