Reuniones Exitosas. Capítulo 9 del libro Adiós a las Reuniones Improductivas! De A. Senlle Edit Gestión Barcelona 1ª Edición 2003.

Transcripción

1 Reuniones Exitosas Capítulo 9 del libro Adiós a las Reuniones Improductivas! De A. Senlle Edit Gestión Barcelona 1ª Edición Un mal ejemplo de reunión 9.- Ejemplos y consideraciones La dirección de una empresa fija una reunión mensual con los jefes de departamento. Una vez reunidos, algunos miembros plantean problemas que ellos consideran importante resolver. Muchos acuden sin ideas fija. Los asistentes entran y salen. Después de concretar dos o tres problemas algunos miembros dan su parecer. Tras dos horas de discusión, se llega a algunas soluciones de los problemas planteados. Algunos temas se someten a votación y en otros el jefe impone sus propios criterios. Finalmente, se resuelve levantar la sesión para reunirse el próximo mes y ver que se adopten mejores soluciones. Algunos miembros quedan en «ver» por su lado la posibilidad de concretar «algo» para argumentar posiciones más estudiadas la próxima vez. Se toma una bebida y se da por terminada la reunión. Los asistentes se marchan con la idea de que la reunión «fue una lata», pero que es necesario asistir dado que se es integrante de la empresa y la dirección ve con buenos ojos a los que se muestran colaboradores Un buen ejemplo de reunión La dirección de una empresa fija una reunión con los jefes de departamento para tratar el problema de equipos de seguridad. Previamente se reparte un comunicado planteando el problema y pidiendo que cada asistente, considerando su departamento y el material actual, presente un pequeño estudio. El día de la reunión el que preside da unas normas. 1.- Asigna un tiempo para que cada asistente presente un resumen del estudio y exponga su propuesta.

2 2.- Cada integrante anota en un impreso especial y basándose en la exposición de su colega, los materiales máximos y mínimos aconsejables (lentes, guantes, protectores, etc.) como también las medidas a tomar. 3.- Una vez terminada la asignación personal, se pide al expositor toda clase de explicaciones, dando un tiempo determinado para ello. 4.- Se anotarán las observaciones correspondientes en una hoja al efecto. 5.- Terminadas las asignaciones, se promedian los materiales asignados clasificándolos adecuadamente. 6.- Se redacta una memoria final y la Jefatura de Seguridad en pedir y concretar los presupuestos para la adquisición de equipos. 7.- se forma una comisión encargada de ejecutar las medidas adoptadas. 8.- Se fija un seguimiento. 9.- se evaluará la reunión de acuerdo con un procedimiento específico. El orden, positivismo, concretar ideas, aunar pareceres, junto con una buena dirección, será la clave del éxito de la reunión. Seguramente sus integrantes desearán reunirse para solucionar otro nuevo problema. Objetivo de conducta positiva. El asistente adopta una actitud que ayuda a solventar su problema y concretar soluciones de conjunto. Para desarrollar una reunión exitosa deben cumplirse los siguientes puntos: 1.- Cumplir el procedimiento específico referido a las reuniones. 2.- Partir de un problema concreto. 3.- Discutir racionalmente los temas con la aportación de todos los miembros. 4.- Concretar decisiones finales que reflejan el parecer del grupo. 5.- Evaluar los resultados. 6.- Evaluar las actuaciones personales. 7.- Aplicar las decisiones tomadas en la práctica. 8.- Contar con una dirección y guía apropiados (líder) 9.- Redactar el acta.

3 Lo que debe evitarse: 1.- Incumplir el procedimiento específico. 2.- Reunirse sin concretar el tema a tratar. 3.- Discusión desordenada y falta de técnica. 4.- Que unos hablen mucho y otros nada. 5.- Terminar la reunión sin concretar decisiones. 6.- Que las decisiones no tengan aplicación práctica. 7.- No contar con la dirección apropiada. 8.- Que no asistan todas las personas necesarias o que estén presentes personas innecesarias. 9.- No establecer compromisos claros y responsabilidades No evaluar la reunión No establecer un seguimiento No cumplimentar un acta normalizada acorde con el procedimiento Normas para la dirección de reuniones 1.- No presuma nunca: varias cabezas piensan más que una sola. 2.- Haga intervenir a todos: ellos son los protagonistas. 3.- No se enfrente con el grupo: es mal enemigo. 4.- No discuta ni adopte posiciones personales: ello puede coartar o inhibir al grupo. 5.- No pierda de vista el tema de la reunión: no divague ni permita divagaciones. 6.- No permita que nadie acapare la reunión, incluyéndose usted mismo. 7.- No hiera a nadie de ninguna manera. 8.- Resuma a tiempo los resultados parciales.

4 9.- Trate a cada uno según sus características personales No se deje envolver por situaciones anómalas Plantee con inteligencia las preguntas Controle al grupo en su interacción Empiece a tiempo y evite la fatiga Termine a tiempo Resuma lo convenido y aceptado Decálogo de las reuniones eficaces Decálogo de la eficacia 1. Establecer y dar a conocer, con antelación suficiente, el tema concreto y un resumen aclaratorio. 2. Fijar día, hora y duración. Controlar que se cumpla. 3. Conducir el desarrollo de la reunión, motivando a los asistentes y dando reconocimiento por sus aportaciones. 4. Escuchar y luego exponer de forma clara y precisa. 5. Discutir racionalmente el problema con la aportación de todos. 6. Concretar soluciones que reflejen el parecer del grupo. 7. Tomar decisiones y fijar compromisos. 8. Determinar la aplicación y puesta en práctica. 9. Establecer un seguimiento apropiado. 10. Evaluar la reunión y su dinámica.

5 Decálogo de la ineficacia 1. Reunirse si un tema y objetivos concretos. 2. Reunirse sin horario claro. 3. Tratar muchos temas. 4. Acaparar el tiempo con largas intervenciones. 5. Desorden, salirse del tema o divagar. 6. Perseguir, atacar o hacer bromas humillantes a algún integrante del grupo. 7. Permitir enfrentamientos. 8. Actitudes sumisas aceptando todo, o de poder, pretendiendo ganar siempre. 9. Actuar con indiferencia, sin comprometerse. 10. Terminar una reunión sin soluciones concretas. Reproducción autorizada conservando nombre del libro y autor