NORMA TÉCNICA DE EMPRESA

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1 JUEGOS DE AZAR. REQUISITOS DE SEGURIDAD Y CALIDAD PARA LAS ORGANIZACIONES QUE REALIZAN ACTIVIDADES DE PRE SORTEO Y SORTEO E: SAFETY AND QUALITY REQUIREMENTS FOR ORGANIZATIONS THAT MAKE PRE AND DRAW ACTIVITIES DESCRIPTORES: juegos de azar; requisitos de seguridad - juegos de azar; requisitos de seguridad - actividades de pre sorteo y sorteo; gestión de calidad - juegos de azar. I.C.S.: Bogotá D.C., Diciembre 14 de 2011

2 PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de El ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La Federación Colombiana de Empresarios de Juegos de Azar -FECEAZAR- y la Federación de Loterías de Colombia -FEDELCO- solicitaron apoyo técnico a ICONTEC para elaborar el presente documento. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizado por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, éste último caracterizado por la participación del público en general. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma de empresa: BINGOS Y LOTERÍAS - BINGOLOT CONSEJO NACIONAL DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR CORREDOR EMPRESARIAL ETESA EN LIQUIDACIÓN FECEAZAR FEDELCO GTECH ICONTEC LOTERÍA DE BOGOTÁ LOTERÍA DE CUNDINAMARCA OCCIDENTAL DE JUEGOS SCHROEDER COLOMBIA Además de las anteriores, en Consulta Pública dirigida el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas: ANDELOTE FECOLOT FEDERACIÓN NACIONAL DE DEPARTAMENTOS MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA

3 CONTENIDO Página 1. OBJETO REFERENCIAS NORMATIVAS TÉRMINOS Y DEFINICIONES REQUISITOS REQUISITOS DE GESTIÓN REQUISITOS DE CONTINUIDAD DE LA OPERACIÓN REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN GESTIÓN DE RECURSOS CRONOGRAMA DEL SORTEO PROCESO DE PRE SORTEO SELECCIÓN ALEATORIA DE BALOTERAS Y JUEGOS DE BALOTAS VERIFICACIÓN D CONDICIONES DE LAS BALOTAS (OPCIONAL) DESARROLLO DE PRUEBAS SORTEO ANEXOS ANEXO A (Normativo) LEGISLACIÓN APLICABLE A JUEGOS DE AZAR... 24

4 Página ANEXO B (Informativo) TIPOS DE PRECINTOS DE SEGURIDAD ANEXO C (Normativo) GENERALIDADES SOBRE LAS BALANZAS... 31

5 JUEGOS DE AZAR. REQUISITOS DE SEGURIDAD Y CALIDAD PARA LAS ORGANIZACIONES QUE REALIZAN ACTIVIDADES DE PRE SORTEO Y SORTEO 1. OBJETO Esta norma establece los requisitos de seguridad y calidad que se deben tener en cuenta durante la realización del pre sorteo y sorteo, con el fin de garantizar su transparencia y la aleatoriedad de los resultados. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Véase el Anexo A (Normativo). 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para los propósitos de esta norma, se aplican los siguientes términos y definiciones: 3.1 Aleatorio. Proceso cuyo resultado no es previsible. 3.2 Análisis de riesgo. Uso sistemático de la información para identificar las fuentes y estimar el riesgo. 3.3 Balotas. Elemento esférico que se identifica con números o caracteres, de acuerdo con el plan de premios de cada sorteo. 3.4 Baloteras. Máquinas electro neumáticas que permiten extraer las balotas, en forma aleatoria. 3.5 Bóveda. Lugar donde se almacenan los elementos del sorteo. 3.6 Calibración. Procedimiento de comparación entre lo que indica un instrumento y lo que "debiera indicar", de acuerdo con un patrón de referencia con valor conocido. 3.7 Control interno (Ley 87 de 1993). Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen, de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. 1 de 32

6 3.8 Competencia. Aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades. 3.9 Debe. Palabra, dentro de un documento normativo, que indica la necesidad de cumplir las condiciones descritas, si se pretende declarar conformidad con el mismo, y de las cuales no se permite desviación Debería. Palabra, dentro de un documento normativo, que indica que, entre varias posibilidades, una se recomienda como adecuada particularmente, sin mencionar ni excluir otras; o que alguna línea de acción se prefiere, pero no necesariamente se exige; o que (en forma negativa) se desaprueba, pero no se prohíbe 3.11 Electro neumático. Aplicación donde se combinan dos ramos de la automatización, como son la neumática (manejo de aire comprimido) y la electricidad y/o la electrónica Ente de control. Persona jurídica envestida de funciones de vigilancia, supervisión y control de la aplicación de las normas que regulan la operación de los sorteos Evaluación del riesgo. Proceso de comparar el riesgo estimado contra criterios de riesgo dados, para determinar la importancia del riesgo Incidente de seguridad. Evento o serie de eventos de seguridad no deseado o inesperado, que tienen una probabilidad significativa de comprometer las operaciones del pre sorteo o del sorteo y amenazar la seguridad de los mismos Instrumento de medición. Dispositivo utilizado para realizar mediciones, solo o asociado a uno o varios dispositivos suplementarios Integridad. Propiedad que un elemento no ha sido modificado o alterado Juego de suerte y azar (Ley 643 de 2001). Son de suerte y azar aquellos juegos en los cuales, según reglas predeterminadas por la ley y el reglamento, una persona, que actúa en calidad de jugador, realiza una apuesta o paga por el derecho a participar, a otra persona que actúa en calidad de operador, quien le ofrece un premio a cambio, en dinero o en especie, el cual ganará si acierta, dados los resultados del juego, no siendo éste previsible con certeza, por estar determinado por la suerte, el azar o la casualidad Mantenimiento correctivo. Comprende el mantenimiento que se lleva, con el fin de corregir los defectos que se han presentado en el equipo Mantenimiento predictivo. Mantenimiento basado en la inspección para determinar el estado y operatividad de los equipos, mediante el conocimiento de valores de variables que ayudan a descubrir el estado de operatividad; esto se realiza en intervalos regulares para prevenir las fallas o evitar las consecuencias de las mismas Mantenimiento preventivo. Mantenimiento que se realiza con el fin de prevenir la ocurrencia de fallas y mantener en un nivel determinado a los equipos; se conoce como mantenimiento preventivo directo o periódico, por cuanto sus actividades están controladas por el tiempo; se basa en la confiabilidad de los equipos Organización / Operador. Entidad estatal o privada legalmente constituida / persona jurídica autorizada por ley para realizar juegos de suerte y azar No conformidad. Incumplimiento de un requisito. 2

7 3.23 Precinto. Ligadura o señal sellada numerada, que se coloca sobre mecanismos de cierre para controlar que éstos no se abran sin autorización (adrede o por accidente). Una vez colocado, el sello no puede eliminarse sin provocar su destrucción (véase el Anexo B (Informativo)) Pre sorteo. Proceso en el que se verifica el funcionamiento de la(s) balotera(s) y balotas, según lo establecido en la presente norma Seguridad física. Impedimento a terceros no autorizados para el acceso a un lugar Recomendación. Expresión para comunicar que, entre varias posibilidades, una se recomienda como adecuada particularmente, sin mencionar ni excluir otras; o que alguna línea de acción se prefiere, pero no necesariamente se exige; o que (en forma negativa) se desaprueba, pero no se prohíbe. NOTA Tomado de ICONTEC. I-NN-01 Reglas de estructura y redacción de normas técnicas, guías técnicas colombianas y demás documentos normativos. El Instituto, Sorteo. Proceso mediante el cual se utilizan equipos y mecanismos, legalmente autorizados para determinar uno o varios resultados que definen quienes son los favorecidos, para acceder a un plan de premios, de un juego debidamente aprobado (véase el Anexo A (Normativo)) Transparencia. Condición que garantiza que la operación de los juegos de suerte y azar, esté exenta de fraudes, vicios o intervenciones tendientes a alterar la probabilidad de acertar o sustraerla del azar Trazabilidad metrológica. Propiedad de un resultado de medición por la cual el resultado puede relacionarse con una referencia mediante una cadena ininterrumpida y documentada de calibraciones, cada una de las cuales contribuye a la incertidumbre de medición Verificación. Suministro de evidencia objetiva de que un ítem satisface los requisitos especificados Urna: (Arca o ánfora). Parte de la balotera donde se mezclan las balotas para ser seleccionadas en los sorteos. 4. REQUISITOS 4.1 REQUISITOS DE GESTIÓN Planificación La organización debe: a) determinar los procesos necesarios para realizar el pre sorteo y sorteo (antes, durante y después); b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos; c) determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces, y 3

8 d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos La organización debe: a) identificar los riesgos de seguridad que puedan afectar la aleatoriedad de los resultados y/o la transparencia de las actividades relacionadas con el pre sorteo y sorteo, incluyendo personal, procesos, instalaciones y equipos; b) analizar y evaluar dichos riesgos, incluyendo el establecimiento de criterios de aceptación de los riesgos; c) identificar y evaluar las opciones para el tratamiento de dichos riesgos (controles), ya sea: - aplicando los controles apropiados para mitigar el riesgo, - aceptando los riesgos, - evitando el riesgo, - transfiriendo o compartiendo el riesgo, y d) formular y documentar un plan para el tratamiento de riesgos que identifique el riesgo, la acción por tomar, los recursos, responsabilidades y prioridades para manejar los riesgos de seguridad, así como los controles necesarios Implementación La organización debe: a) implementar los procedimientos identificados en el numeral ; b) implementar el plan de tratamiento de riesgos establecido; c) implementar los controles necesarios para realizar la medición de la eficacia de los procesos y acciones, y d) implementar procedimientos y otros controles para detectar y dar respuesta oportuna a los incidentes de seguridad Seguimiento La organización debe ejecutar procedimientos de seguimiento y revisión y otros controles para: a) medir, cuando sea aplicable, los procedimientos identificados; b) ayudar a detectar eventos de seguridad, y de esta manera, impedir incidentes de seguridad mediante el uso de indicadores; c) determinar si las acciones tomadas para solucionar un problema de violación a la seguridad fueron eficaces; d) medir la eficacia de los controles para verificar que se han cumplido los requisitos; 4

9 e) revisar las valoraciones de los riesgos a intervalos planificados, teniendo en cuenta los cambios en: - la organización, - la tecnología, - los objetivos y procesos del negocio, - las amenazas identificadas, - la eficacia de los controles implementados, y - eventos externos, tales como cambios en el entorno legal o reglamentario, en las obligaciones contractuales, y en el clima social, y f) realizar auditorías internas a intervalos planificados Mantenimiento y mejora Regularmente, la organización debe: a) emprender las acciones correctivas y preventivas identificadas en el numeral anterior, para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos; b) aplicar las lecciones aprendidas de las experiencias de seguridad de otras organizaciones y las de la propia organización; c) comunicar las acciones y mejoras a todas las partes interesadas, con un nivel de detalle apropiado a las circunstancias, y en donde sea pertinente, llegar a acuerdos sobre cómo proceder, y d) asegurar que las mejoras logran los objetivos previstos Acción correctiva La organización debe emprender acciones para eliminar la causa de no conformidades asociadas con los requisitos de seguridad, con el fin de prevenir que ocurran nuevamente. El procedimiento documentado para la acción correctiva debe definir requisitos para: a) identificar las no conformidades; b) determinar las causas de las no conformidades; c) evaluar la necesidad de acciones que aseguren que las no conformidades no vuelven a ocurrir; d) determinar e implementar la acción correctiva necesaria; e) registrar los resultados de la acción tomada (véase el numeral 4.3.2), y f) revisar la acción correctiva tomada. 5

10 Acción preventiva La organización debe determinar acciones para eliminar la causa de no conformidades potenciales con los requisitos de seguridad y evitar que ocurran. Las acciones preventivas tomadas deben ser apropiadas al impacto de los problemas potenciales. El procedimiento documentado para la acción preventiva debe definir requisitos para: a) identificar no conformidades potenciales y sus causas; b) evaluar la necesidad de acciones para impedir que las no conformidades ocurran; c) determinar e implementar la acción preventiva necesaria; d) registrar los resultados de la acción tomada (véase el numeral 4.3.2), y e) revisar la acción preventiva tomada. La organización debe identificar los cambios en los riesgos e identificar los requisitos en cuanto acciones preventivas, concentrando la atención en los riesgos que han cambiado significativamente. La prioridad de las acciones preventivas se debe determinar con base en los resultados de la valoración de los riesgos. NOTA Con frecuencia, las acciones para prevenir no conformidades son más rentables que la acción correctiva. 4.2 REQUISITOS DE CONTINUIDAD DE LA OPERACIÓN La organización debe emplear los resultados de la valoración del riesgo de seguridad, para desarrollar e implementar los planes y disposiciones necesarias para asegurar la continuidad de las actividades del pre sorteo y sorteo La organización debe garantizar que todos los empleados conocen los procedimientos utilizados por ella para identificar e informar sobre incidentes de seguridad La organización debe contar con planes documentados que detallen cómo la organización gestionará un incidente y cómo recuperará o mantendrá sus actividades a un nivel predeterminado, en caso de que ocurra una interrupción La organización debe designar el personal de respuesta al incidente de seguridad, con la responsabilidad, autoridad y competencia necesarias para gestionar un incidente La organización debe asegurar que el personal identificado en el numeral esté entrenado para atender emergencias que puedan presentarse con el manejo del sorteo La estructura de la respuesta al incidente debe disponer de personal para: a) establecer la naturaleza y magnitud de un incidente; b) dar inicio a la respuesta del incidente; c) tener planes, procesos y procedimientos para la activación, operación, coordinación y comunicación de la respuesta al incidente; 6

11 d) contar con los recursos disponibles para apoyar los planes, procesos y procedimientos para manejar un incidente, y e) comunicar a las partes interesadas Los planes de continuidad del pre sorteo y sorteo y planes de gestión del incidente deben: a) tener un propósito y un alcance definidos; b) ser accesibles a quienes van a usarlos y ser entendidos por ellos; c) tener propietarios identificados, nombrado(s), para que sean responsables de su revisión, actualización y aprobación; d) estar alineados con los planes de contingencia pertinentes a la organización. e) contener líneas de comunicaciones identificadas; f) incluir información sobre las tareas principales y de referencia; g) describir roles y responsabilidades definidos para las personas que tienen autoridad durante un incidente y luego del mismo; h) aclarar la responsabilidad de que los empleados reporten las actividades que atenten contra la seguridad, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o sabotaje del sorteo; i) contener pautas y criterios considerando cuáles individuos tienen autoridad para activar cada plan y bajo qué circunstancias; j) contener un método por el cual activa cada plan; k) contener equipos de sorteo, organizaciones y recursos pertinentes que puedan ser necesarios para dar soporte a la respuesta; l) contener un proceso de retorno a la normalidad una vez que el incidente ha sido solucionado; m) incluir una referencia de datos de contacto esenciales para mantener comunicación entre el lugar del sorteo y la oficina principal; n) describir los detalles para gestionar las consecuencias inmediatas de una interrupción del sorteo considerando: - las opciones estratégicas y operacionales para responder a la interrupción, y - la transparencia del sorteo o) incluir los detalles para gestionar un incidente, incluyendo: - la provisión para la gestión de problemas durante un incidente ocurrido en las etapas de pre sorteo y sorteo; y 7

12 - los procesos para permitir la continuidad del sorteo; p) incluir un método para registrar la información principal sobre el incidente, las acciones emprendidas y las decisiones tomadas; q) describir los detalles de las acciones y tareas que deben realizarse, y r) incluir los detalles de los recursos que se requieren para la continuidad del sorteo y la recuperación de él en diferentes momentos La organización debe probar sus planes y acciones para asegurarse de que cumplen con los requisitos para llevar a cabo el sorteo La organización debe tener un programa para asegurarse de que las pruebas al sistema se lleven, de acuerdo a la legislación vigente, tanto para el equipo de sorteo como el equipo de contingencia. Esta prueba debe quedar en un informe escrito, su resultado y retroalimentación, incluyendo las medidas que deben tomarse En caso de que ocurra un incidente de seguridad, debe llevarse a cabo una revisión posterior al incidente para: a) identificar la naturaleza y la causa del incidente; b) evaluar la pertinencia de la respuesta; c) evaluar la efectividad de la organización en el cumplimiento de sus tiempos objetivo de recuperación; d) evaluar la pertinencia de las disposiciones en la preparación de los empleados para dar respuesta al incidente, e e) identificar las mejoras que deben hacerse. 4.3 REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN Los documentos requeridos para apoyar la realización del pre sorteo y el sorteo, asegurar la aleatoriedad de los resultados y la transparencia del pre sorteo y sorteo, deben protegerse y controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse, de acuerdo con los requisitos establecidos en el numeral Dentro de los documentos encontramos: a) procedimientos documentados para la realización del pre sorteo y sorteo; b) informe de la valoración de riesgos de seguridad; c) plan de tratamiento de riesgos de seguridad; d) planes de continuidad de operación del sorteo; e) los registros requeridos en esta norma, y f) otros que la organización identifique. 8

13 4.3.1 Control de la documentación Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión; b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente; c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos; d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso; e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables; f) asegurarse de que los documentos de origen externo que la organización determina como necesarios para las actividades del pre sorteo y sorteo, se identifican y que se controla su distribución; g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón, y h) asegurar que la distribución de documentos esté controlada, (solo para el personal que los requiera) Control de registros Se deben establecer y mantener registros para brindar evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos en esta norma, en la legislación vigente aplicable, obligaciones contractuales y otros que la organización considere La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento (medio), la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. 4.4 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN La alta dirección de la organización debe asegurar que: a) las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización; b) se designa a un representante, que tenga la competencia y el poder de toma de decisiones para: - presenciar y coordinar las actividades del pre sorteo y el sorteo, así como guiar a los asistentes; - tomar las decisiones que se requieran durante el desarrollo del pre sorteo y sorteo; 9

14 - verificar la asistencia de los delegados; - garantizar la verificación del funcionamiento técnico de los equipos, según la presente norma; - elaborar y firmar los registros establecidos en esta norma y los establecidos por la organización; - asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para garantizar la seguridad durante estas actividades; - asegurar que se promueva a todo el personal involucrado en la toma de conciencia de los requisitos de seguridad así como los riesgos asociados, y - contar con el conocimiento de legislación vigente relacionada con el sorteo. 4.5 GESTIÓN DE RECURSOS Recurso humano Generalidades La organización debe identificar el personal que tiene injerencia en la seguridad de las actividades de pre sorteo y sorteo (véase el numeral ) Cuando un empleado o contratista (identificado en el numeral ), ingrese a la organización, se debe solicitar la documentación necesaria que acredite empleos anteriores, referencias personales y antecedentes y éstos deben ser verificados por la organización o un ente externo que ella contrate Al momento de la contratación de alguno de los funcionarios identificados en el numeral , se debe incluir un acuerdo de confidencialidad, bien sea como cláusula en el contrato o cómo anexo al mismo, que debe contener: a) consecuencias de la violación de algún código de seguridad, y b) actos que debe hacer el funcionario si se retira de la organización La organización debe establecer y mantener procedimientos documentados para la selección, contratación, y formación del personal identificado en el numeral La organización debe identificar los perfiles requeridos del personal, incluyendo: competencias necesarias para desarrollar la operación, (educación, formación, habilidades y experiencia del personal responsable del sorteo) niveles de autorización, elementos de seguridad y control de acceso. La organización debe mantener los registros que evidencian la competencia del personal La organización debe realizar un estudio de seguridad al personal identificado en el numeral (por ejemplo, verificación de antecedentes laborales, judiciales, disciplinarios, visita domiciliaria). 10

15 La organización debe proporcionar inducción y entrenamiento sobre las políticas y procedimientos de seguridad, riesgos presentes en su trabajo y cuáles serían las consecuencias de no cumplir las normas y procedimientos de seguridad. a) mantenimiento de la integridad del sorteo; b) continuidad del pre sorteo y sorteo; c) accesos no autorizados; d) fraudes en documentos, sistemas de información y manejo de balotas y equipos para el sorteo; e) prácticas delictivas que puedan resultar en sabotaje del sorteo; f) seguridad dispuesta para preservar los sistemas de información relacionados con el pre sorteo y sorteo Delegados Delegado de la organización (cuando sea requisito) Las funciones del Delegado son: a) asistir al pre- sorteo y sorteo; b) verificar el cumplimiento de cada una de las actividades del pre sorteo y del sorteo respectivamente; c) vigilar el correcto cumplimiento de las funciones de los responsables del sorteo; d) constatar la seguridad de los sistemas que se utilizarán en el pre sorteo y sorteo; e) asegurar la conformidad del protocolo (resultado de los pre sorteos y del sorteo), cuando no exista delegado de control interno lo hace el delegado del ente regulador; f) dejar registro de las no conformidades identificadas, y g) firmar el registro Presentador (a) del sorteo Las funciones del (la) presentador(a) son: a) realizar la presentación del sorteo, de acuerdo con el guión establecido por el operador; b) hacer lectura y ubicación del número en cada resultado, cumpliendo con lo establecido en el numeral (manejo de balotas), y c) informar al público el desarrollo del sorteo y relatar las contingencias que se presenten. 11

16 Operador del sistema (coordinador del sorteo) El sistema comprende todos los equipos necesarios para llevar a cabo el proceso de pre sorteo y sorteo. El operador del sistema debe: a) realizar las pruebas a los equipos durante el proceso del pre sorteo; b) coordinar que se levante el acta de pesaje de balotas y de pruebas al sistema (durante el pre sorteo); c) firmar el acta del pre sorteo y del sorteo; d) poner en funcionamiento el sistema neumático de balotas tanto para el pre sorteo como para el sorteo, e e) intervenir los equipos, en caso de ser necesario, de acuerdo con lo determinado en el plan de contingencia Otros delegados Los demás delegados establecidos por la legislación nacional vigente, que intervienen directamente en el sorteo, serán veedores de la realización de los sorteos en los que previamente se han asignado y deben firmar las actas, tanto del pre sorteo como del sorteo Infraestructura y dispositivos de seguridad Generalidades La organización debe identificar los requisitos de infraestructura y los dispositivos de seguridad necesarios para: a) almacenar los equipos utilizados durante el pre sorteo y sorteo tales como baloteras, balotas entre otros; y b) realizar el pre sorteo y sorteo. Con el cumplimiento de dichos requisitos, la organización debe garantizar la integridad de los equipos y la transparencia del pre sorteo y sorteo. NOTA Dentro de los requisitos de infraestructura, se incluyen las condiciones ambientales tales como iluminación, ventilación y temperatura Dicha infraestructura (instalaciones) debe contar mínimo con los siguientes dispositivos de seguridad: a) control de acceso para permitir el acceso solo al personal autorizado; b) sistema de video grabación. (CCTV); c) alarma de intrusión; d) sistema de protección y prevención contra el fuego; e) fuente de energía secundaria de respaldo. 12

17 La organización debe realizar el mantenimiento de las instalaciones y de los dispositivos de seguridad, a intervalos planificados. La organización debe dejar registros de dichos mantenimientos Dispositivos de seguridad Control de acceso físico: a) La organización debe asegurar que el control de acceso a dichas infraestructuras, cuente con al menos dos métodos que permitan la identificación y autenticación de los custodios plenamente. Por ejemplo, sistemas biométricos, tarjeta inteligente, pin. b) Cuando se trate de métodos de reconocimiento, la información debe estar protegida por claves de acceso que garanticen la confidencialidad de la misma, por ejemplo códigos de acceso. c) La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento documentado para el control de acceso del personal permanente, flotante (mantenimiento), visitantes (observadores) y otros (auditorías), que incluya como mínimo: - el responsable de autorizar el acceso, así como la forma de otorgarlo; - el ingreso a las instalaciones, inspecciones de seguridad; - la forma de identificación y verificación del personal; - el número máximo de personas permitidas; - el acompañamiento de visitantes si se requiere; - los elementos que se permiten ingresar, y - los registros que se deben generar; d) El acceso a dichas infraestructuras, debe ser presenciado por al menos dos (2) delegados de entidades diferentes y dejar evidencia. e) La organización debe contar con un sistema de respaldo que garantice un nivel de identificación, autenticación y seguridad similar, en caso de falla del sistema de control de acceso principal. f) La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento documentado sobre el uso del sistema de respaldo de acceso. Este debe incluir además de lo establecido anteriormente: - Situaciones en que se debe utilizar; - Personal autorizado; y - Los registros que se deben generar 13

18 Sistema de video grabación (CCTV) a) Las instalaciones deben estar equipadas con un sistema de circuito cerrado de televisión, que permita la grabación de imágenes a baja y alta luminosidad y un elemento dinámico asegure que la imagen no es fija. b) El sistema de CCTV debe permitir la grabación de imágenes en tiempo real. c) Las cámaras que componen el CCTV deben poder ser controladas y configuradas remotamente desde un cuarto/sala de control y estar dispuestas, de tal forma que permitan realizar un seguimiento de todas las actividades realizadas permanentemente. d) La organización debe asegurar que en caso de falla de una de las cámaras, ésta sea reemplazada de inmediato. e) La organización debe identificar las necesidades de tecnología, protocolos y políticas de seguridad requeridos, para el almacenamiento de la información capturada por el CCTV. f) La organización debe controlar la información almacenada por los CCTV, de acuerdo con lo establecido en el numeral de control de registros (véase numeral 4.3.2). g) Cuando así se requiera, la organización debe realizar copias de dicha información. Las copias deben ser controladas, de acuerdo con lo establecido en el numeral de control de registros. h) Las operaciones del CCTV se deben centralizar en un cuarto/sala de control, equipado con: - sistemas de control de acceso; - ventilación natural o artificial; y - dispositivos de almacenamiento de información, acordes con el tamaño de la información capturada, según lo identificado por la organización Sistema de intrusión Las instalaciones deben estar equipadas con un sistema de intrusión, que se active en caso de acceso no autorizado Sistema de protección y prevención del fuego Las instalaciones deben contar con equipos de prevención y protección contra el fuego, tales como detectores de humo, sirenas, extintores. Las instalaciones deben contar con salidas demarcadas de emergencia y rutas de evacuación Fuente de energía secundaria de respaldo La organización debe asegurar que la fuente de energía secundaria esté diseñada para soportar todos los dispositivos de seguridad y con autonomía, de modo que permita concluir todas las actividades antes, durante y después del pre sorteo y sorteo. 14

19 4.5.3 Equipos Balotas La organización debe establecer qué personal está autorizado para manejar las balotas Las balotas deben ser tipo ping pong de la más alta calidad, según especificaciones de cada fabricante Cada balota debe estar marcada con un solo número, caracter o símbolo en mínimo seis (6) caras, de tal manera que el número, caracter o símbolo pueda leerse claramente, sin dar lugar a confusión. Al menos los números 6 y 9 deben estar claramente diferenciados. Por ejemplo, una raya o letras en la parte inferior Para el manejo de las balotas el personal autorizado debe limpiar sus manos de tal manera que se asegure que no haya presencia de grasa, tierra, y demás partículas que puedan adherirse a la superficie de las balotas. Se recomienda utilizar guantes Se deben seguir las instrucciones del proveedor o fabricante en cuanto al manejo y mantenimiento de las balotas Las balotas deben almacenarse en el lugar designado por la organización, o en los maletines o cajas determinados para tal fin Las balotas deben ser destruidas cuando: - no cumplan los requisitos establecidos en el numeral y - otros que la organización determine. La destrucción se debe hacer, de acuerdo con un protocolo de disposición final (numeral ) La organización debe establecer un protocolo documentado para la disposición final de las balotas que incluya, como mínimo, los siguientes requisitos: a) identificar y documentar la causa por la que se dispone de las balotas; b) en caso que se presente fraude, se deben hacer los análisis forenses requeridos, con la cadena de custodia; c) cadena de custodia (tiempo, responsable, lugar de almacenamiento, seguridad, etc.) d) tener en cuenta la disposición legal vigente; e) establecer un mecanismo y el personal necesario, para destruir las balotas. Este mecanismo debe asegurar que las balotas no puedan ser reutilizadas; y f) registro. 15

20 La organización debe definir las pruebas y los criterios para garantizar la aleatoriedad de los resultados, en los casos en que las balotas tengan un componente adicional cuyas características no se puedan validar con lo establecido en los numerales anteriores Elementos del equipo para el pre sorteo y sorteo Para la realización de los sorteos, se debe utilizar un equipo con las siguientes características: a) su funcionamiento debe ser electro neumático; b) debe generar un movimiento de las balotas, de forma aleatoria dentro de la urna; c) debe haber un número de balotas que garantice todos los resultados posibles de conformidad, con el reglamento de cada juego (véase el Anexo A); d) cuando un juego utilice una o varias baloteras, se debe garantizar que todas las balotas participen en el juego (véase numeral 6.1); e) debe seleccionar el número de balotas ganadoras, que sean necesarias para cada juego, quedando el resto de balotas contenidas en el equipo; f) debe tener un sistema de selección de la balota, de tal forma que esta última se desplace a la parte superior de la balotera, y que en dicho lugar haya un mecanismo de retención que no permita que la balota sea expulsada o devuelta a la urna; g) se recomienda que el equipo para el sorteo tenga aislamiento sonoro, para suprimir el ruido tanto de las partes mecánicas como del movimiento aleatorio de las balotas; h) debe ser completamente operacional, en el momento del pre sorteo y sorteo; i) no deben usarse prototipos ni equipos no garantizados (ensayados y probados) por el fabricante; j) todas las partes del equipo deben estar sujetadas firmemente para evitar ruidos o vibración; k) se recomienda que el compresor esté situado a una distancia tal, que el ruido del mismo no interfiera o afecte la realización del sorteo; l) se recomienda contar con un dispositivo antiestático, para evitar daños ocasionados por cualquier descarga electrostática; m) el equipo debe contar con protección eléctrica; n) cuando un sorteo tenga tiempos de apertura de compuerta superior y de mezclado, el procedimiento debe estar documentado, y o) el equipo debe tener como mínimo los siguientes componentes: - balotera, - ventilador y/o compresor, - mangueras, 16

21 - consola, y - sistema de alimentación suplementaria Requisitos generales de los componentes de la balotera Balotera principal y de contingencia a) Cada balotera debe tener un número de identificación asignada por la organización que realiza el sorteo, para efectos de trazabilidad. b) Cada balotera debe contener un sistema selector de balotas. Cada balotera debe ser mecánicamente independiente. c) En caso de la falla de una balotera, la organización que realiza el sorteo debe garantizar el cambio o reemplazo por una balotera de contingencia. d) Se recomienda que la urna tenga una compuerta en la parte posterior, para la extracción de las balotas. e) Se recomienda que la base de la balotera sea accesible para mantenimiento de las partes (revisión de fugas, lubricación, entre otros). f) La urna debe ser construida de material transparente, para asegurar la visibilidad del sorteo. g) La base de la balotera podrá ser del mismo material de la urna, siempre y cuando asegure la estabilidad del conjunto. h) El volumen y la forma de la urna deben garantizar que el movimiento de las balotas sea visible desde cualquier ángulo, permitiendo la libre circulación de las mismas. i) La organización debe garantizar que el fondo del escenario donde se realiza el sorteo sea de un color tal que las balotas resalten en el momento del sorteo. j) La balotera debe tener al menos, los siguientes componentes: - cámara de mezcla (urna), con base; - sistema neumático para seleccionar la balota ganadora; - sistema de alimentación de balotas para el sorteo; - sistema de agitación o mezcla de balotas, y - mecanismo de recolección de balotas Ventilador El ventilador debe mover un flujo de aire, en grandes cantidades, pero a baja presión. Además, debe generar una turbulencia tal que se pueda apreciar visualmente que las balotas se agitan dentro de la balotera, a una altura mínimo del tubo o campana recolectora de balotas. El aire generado por el ventilador debe ser distribuido uniformemente. 17

22 Compresor El compresor debe producir grandes presiones y flujos de aire relativamente pequeños. Se debe asegurar que la presión de aire del compresor sea constante y la especificada por el fabricante de la balotera Mangueras Se deben utilizar las mangueras que el fabricante de la balotera recomiende para las presiones de trabajo utilizadas Consola Para controlar la activación de las baloteras en todas sus funciones, se debería usar un PLC (Programable Logic Controller). Se recomienda asegurar que el tiempo de mezcla dentro de cada urna sea el mismo, con el fin de evitar carga electro estática. La organización debe tener un protocolo de funcionamiento de la(s) consola(s), en donde se especifique quién puede operarla, como funciona y qué hacer en caso de falla. Se recomienda que las partes electrónicas estén selladas para evitar su modificación, adulteración o reemplazo, y solamente puedan ser accesibles por las personas o entidades establecidas por la organización que realiza el sorteo Sistema de alimentación suplementaria Se debe contar con al menos un dispositivo que proporcione energía eléctrica tras un apagón, a todos los dispositivos que la requieran, incluyendo los equipos de televisión. (Ejemplo: UPS, planta eléctrica, etc.) (véase numeral ) Mantenimiento de los equipos a) Los equipos deben recibir el mantenimiento programado para asegurar su permanente disponibilidad e integridad, de acuerdo con las recomendaciones de intervalos y especificaciones del fabricante del equipo. b) El mantenimiento debe incluir como mínimo: - revisar el funcionamiento de las instalaciones eléctricas y neumáticas del lugar donde están ubicados los equipos para el juego; - limpiar los equipos (interna y externamente); - hacer los ajustes necesarios para llevar los equipos a condiciones de correcta operación; - efectuar los mantenimientos o reparaciones necesarias; - revisión de fugas de aire; 18

23 - elaborar el registro de mantenimiento de los equipos (véase el numeral ), y - realizar las pruebas de funcionamiento necesarias. a) Además, se deben cumplir las siguientes condiciones: 1. Los trabajos de mantenimiento solamente deben ser realizados por personal que haya recibido un entrenamiento apropiado. Se recomienda que el mantenimiento sea realizado por la empresa fabricante del equipo, y que sea dicha empresa quien certifique al personal en su competencia técnica. 2. No se debe desplazar las baloteras del sitio de sorteo para su mantenimiento. Solamente para casos excepcionales, la organización debe establecer el protocolo para mover las baloteras Baloteras principales y de contingencia a) La limpieza de las piezas acrílicas o de vidrio debe hacerse con un limpiador y un paño suave, no deben usarse limpiadores o detergentes que contengan amoníaco, ni usar toallas de papel. b) El gabinete y la consola de controles pueden limpiarse usando cualquier tipo de limpiador liviano. c) Los filtros de aire localizados dentro de los gabinetes de cada balotera deben ser lavados cada año, usando jabón y agua tibia limpia; para volver a instalarlos deben estar completamente secos Equipo neumático a) Se deben seguir las instrucciones de mantenimiento de cada uno de los fabricantes de los componentes del equipo neumático. b) Antes de desensamblar cualquier componente sometido a presión, el compresor se debe aislar, de manera efectiva, de cualquier fuente de presión Verificación de las condiciones físicas de las balotas La organización que realiza los sorteos debe verificar y documentar que las condiciones físicas de las balotas, estén dentro de las especificaciones establecidas por el (los) fabricante(s), en cuanto a apariencia, textura, peso y dimensión (diámetro). En caso de presentarse alguna irregularidad, se debe proceder según protocolo de destrucción de balotas, (véase el numeral ). Para cumplir este requisito, la organización debe cumplir una de las siguientes alternativas: a) Contratar un tercero que haga dichas verificaciones, utilizando instrumentos a los que sea posible demostrar trazabilidad metrológica a patrones nacionales o internacionales. La frecuencia de las verificaciones deben ser las establecidas por la organización, pero mínimo debe ser 12 veces al año (cada mes). 19

24 b) Realizar verificaciones por su propia cuenta. En este caso, la frecuencia de las verificaciones deben ser las establecidas por la organización, pero no debe ser superior a 12 sorteos (incluido); anualmente se deben realizar al menos tres (3) verificaciones externas (contratadas con un tercero), y se deben cumplir los requisitos establecidos en los numerales a Para apariencia y textura a) Las balotas no deben presentar fracturas, muescas, abolladuras y deben ser de textura consistente, de acuerdo con las especificaciones del fabricante. b) Se recomienda que las balotas estén tan limpias como sea posible, de tal forma que los números, caracteres o símbolos sean legibles Para peso a) Se debe medir cada balota y comparar con la especificación del fabricante. Cuando la medición supere el ± 6 % de dicha especificación, la organización que realiza el sorteo debe reemplazar dicha balota (o serie de balotas, según el tipo de juego) y disponerla según procedimientos internos. b) Para pesar las balotas se debe utilizar al menos una balanza que tengan tres dígitos de resolución, y se recomienda que sea balanza de Tipo II. c) Se deben mantener registros de la calibración del instrumento, la cual es establecida por la organización que realiza el sorteo, dependiendo del uso. d) Para la correcta utilización de las balanzas, véase el Anexo C (normativo) Para dimensión (diámetro) a) Se debe medir cada balota y comparar con la especificación del fabricante. Cuando la medición supere el ± 2,5 % de dicha especificación, la organización responsable del sorteo debe reemplazar dicha balota (o serie de balotas) y disponerla según procedimientos internos (véase el numeral ). b) Se deben utilizar instrumentos de medición que tengan, al menos tres dígitos de resolución. c) Se deben mantener registros de la calibración del instrumento, la cual es establecida por la organización que realiza el sorteo dependiendo del uso. d) Se deben realizar al menos tres mediciones del diámetro en puntos distintos, para lo cual se debe rotar la balota 90 a lo largo de los ejes x, y y z después de cada medida. e) Se recomienda utilizar un comparador de carátula, instrumento cuyas mediciones muestran las variaciones del diámetro de la balota. Cuando se utilice dicho instrumento: - se debe evitar el error de paralaje observando la carátula del reloj en posición frontal; - se debe montar el reloj, siempre en posición perpendicular a la base de referencia para evitar errores en la lectura; 20

25 - se debe proteger el reloj de impactos o fuerzas excesivas; - para fijar el reloj por el vástago, se debe introducir por el agujero lo máximo posible; - se debe usar una base rígida para montar el reloj, y procurar siempre dejarlo lo más cerca de la base; - después del uso, se debe limpiar de la suciedad y marcas dejadas por los dedos en el uso, usar un paño limpio y seco, y - se debe guardar el instrumento siempre en ambiente seco y limpio, de preferencia en su estuche Registros Registro de mantenimiento a) Los mantenimientos se deben realizar a intervalos planificados, dependiendo de la frecuencia con que se realicen los sorteos y de las recomendaciones del fabricante de los equipos. b) Se debe dejar registro de mantenimiento realizado, el cual debe contener como mínimo la siguiente información: - fecha del mantenimiento; - número de orden (código interno de la empresa de mantenimiento); - responsable del mantenimiento, y - descripción del trabajo realizado, especificando a qué equipo (código interno de la balotera), si es predictivo, preventivo o correctivo, las maniobras realizadas y la fecha del próximo mantenimiento Certificados de competencia del personal que realiza el mantenimiento Sistemas de información del pre sorteo y del sorteo a) La organización debe identificar las necesidades de tecnología, protocolos y políticas de seguridad requeridos para la gestión de la información. b) La información debe estar protegida por claves de acceso que garanticen la confidencialidad de la misma, por ejemplo códigos de acceso Contratación de terceros En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier servicio, ésta debe asegurarse de controlar todos los elementos establecidos en este documento. El tipo y grado de control que se va a aplicar debe estar definido. NOTA Asegurar el control sobre los procesos contratados externamente no exime a la organización de la responsabilidad de cumplir todos los requisitos del cliente, legales y reglamentarios. 21

26 5. CRONOGRAMA DEL SORTEO La organización debe enviar el cronograma del sorteo para su aprobación a la autoridad competente, cuando sea aplicable. Una vez aprobado el cronograma, la gerencia de cada operador realiza la programación interna de los sorteos anualmente. 6. PROCESO DE PRE SORTEO a) Se deben documentar las actividades establecidas por la organización en esta etapa. b) El proceso de pre sorteo incluye: - ingreso a instalaciones (véase el numeral ); - verificación de delegados (véase el numeral ); - apertura de la bóveda (véase el numeral ); - selección aleatoria de balotas y baloteras (véase el numeral 6.1); - verificación de las condiciones físicas de las balotas cuando aplique (véase el numeral ), y - desarrollo de pruebas (véase el numeral 6.3) y continuidad de operación (véase numeral 4.2). c) La organización debe dejar registro de dichas actividades y de cualquier no conformidad identificada en el proceso. 6.1 SELECCIÓN ALEATORIA DE BALOTERAS Y JUEGOS DE BALOTAS La organización debe establecer un procedimiento para asegurar que, de manera aleatoria, se seleccionen los maletines (o juego de balotas) que se usarán, para llevar a cabo el pre sorteo y el sorteo. Este procedimiento también es aplicable a la selección de juegos de balotas de contingencia Para el caso de sistemas de baloteras individuales, que permitan su rotación sin dificultad, la organización debe establecer un procedimiento para asignar aleatoriamente las baloteras que van a ser usadas en el pre sorteo y en el sorteo, así como su ubicación. Este procedimiento también se aplica para la selección de baloteras de contingencia. 6.2 VERIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LAS BALOTAS (cuando sea aplicable) Una vez sean seleccionados en forma aleatoria los maletines (o juegos de balotas), se determinará el retiro de los precintos de cada maletín, con el fin de efectuar lo establecido en el numeral Una vez se lleve a cabo la selección aleatoria de baloteras y juegos de balotas, el operador del sistema es el responsable de verificar las condiciones de las balotas, siempre y cuando esté determinado que el mismo se efectúa antes del sorteo Para el manejo de las balotas, debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral

27 6.3 DESARROLLO DE PRUEBAS Antes de hacer el cargue de baloteras, se debe hacer una inspección física de éstas revisando los siguientes aspectos: a) Verificar que el compresor, las compuertas, el(los) interruptor(es) de energía y válvulas de aire funcionen. b) Verificar que no se encuentran objetos ajenos o extraños dentro y fuera de las baloteras. c) Asegurar que no se encuentran balotas ni dentro ni en el sistema de alimentación de balotas Ubicar las baloteras y balotas, de acuerdo con los resultados obtenidos en el numeral 6.1. Para el manejo de las balotas debe tenerse en cuenta lo establecido en el numeral Se deben realizar al menos el número de pruebas establecido por la legislación nacional vigente. 7. SORTEO a) Se debe documentar las actividades establecidas por la organización en esta etapa y dejar registro de dichas actividades. b) El proceso de sorteo incluye: - Enviar la información antes del sorteo, de acuerdo con lo establecido en la legislación nacional vigente; - Realizar pruebas de televisión (sonido, luces, presentadora, entre otros); - Preparar balotas y baloteras para el juego; - Realizar el sorteo; - Almacenar y cerrar la bóveda de balotas y baloteras; - Procesar la información, cuando sea aplicable, y - Socializar (enviar) la información, cuando sea aplicable. c) La organización debe asegurar la realización y transmisión del sorteo, de acuerdo con la legislación nacional vigente. d) Se deben mantener los registros de los resultados del sorteo y de cualquier no conformidad identificada en el proceso. e) Cuando el sorteo no es precedido inmediatamente por el pre sorteo, la organización debe garantizar que las condiciones validadas en el numeral 6 se mantengan. 23