Documentos Comerciales UNIDAD 3.

Transcripción

1 Documentos Comerciales UNIDAD 3. SIC 4 AÑO. Profesora Silvia Umaño.

2 IMPORTANCIA Podría afirmarse que la actividad comercial propiamente dicha consiste en la realización de transacciones, pero tan importantes como éstas son los documentos comerciales que dan testimonio de las mismas, otorgan respaldo jurídico y constituyen la base de la registración contable. CONCEPTO Son comprobantes o constancias escritas de todas las operaciones comerciales que se realizan. ARCHIVO Y CONSERVACIÓN El documento comercial individualiza a la persona que interviene, es un medio de prueba ante cualquier problema que se presente y también es una fuente de registro. Las personas deben solicitar o retener el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que realiza. Deben ser contabilizados y luego archivados por orden de fecha de emisión. Por ley deben ser conservados durante 10 años a partir de la fecha de emisión. PARTES DE UN COMPROBANTE La mayoría de los documentos comerciales pueden contener los siguientes datos: Encabezamiento: Lugar, fecha y datos personales del comprador y vendedor. Nombre y número de documento. Número de CUIT del comprador y del vendedor. Número de Ingresos Brutos del emisor. Fecha de inicio de actividades del emisor. Condición frente al IA del comprador y vendedor. Detalle: Descripción literal y numérica de la operación. Delimitación de responsabilidad: Firmas o iniciales de las personas que intervienen. Nombre de la imprenta que imprimió y número de CUIT. Fecha de emisión y número de habilitación municipal de la imprenta. Desde y hasta que número se imprimió el documento. Fecha de vencimiento y código de autorización de impresión (CAI) para los formularios A y B. La documentación comercial que debe llevar fecha de vencimiento es aquella autorizada por la AFIP, p.e.: las identificadas con las letras A, B, R. 1

3 ORDEN DE COMPRA O NOTA DE PEDIDO Es el comprobante emitido por el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para requerir mercaderías, servicio o materiales. Debe ser concreto, claro y específico en lo que se solicita. Antes de emitirlo, es conveniente enviar una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores para comparar precio, forma de pago y calidad. Lugar y fecha de emisión. Nombre y número de orden de comprobante. Nombre y domicilio del comprador y del vendedor. Número de CUIT, Ingresos Brutos, fecha de inicio de actividades y condición frente al IVA del emisor. Número de CUIT y condición frente al IVA del destinatario. Detalle de las mercaderías solicitadas. Condición de pago y entrega. Firma del comprador o encargado de compras. Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. Debe aclararse que es un documento No válido como Factura y colocar la letra X. FORMAS DE EMISIÓN Original: para el vendedor. Duplicado: para el comprador. MODELO 2

4 REMITO Es un documento que emite el vendedor, está destinado al comprador y acompaña a las mercaderías vendidas o a un servicio como comprobante de su entrega o realización respectivamente. Lugar y fecha de emisión. Nombre y número de orden del comprobante. Nombre y domicilio del vendedor y del comprador. Número de CUIT, Ingresos Brutos, Fecha de inicio de actividades y condición frente al IVA del emisor. Número de CUIT y condición frente al IVA del destinatario. Detalle de las mercaderías solicitadas y precio unitario (no es obligatorio que conste el precio total). Lugar de entrega. Medio por el cual se envían las mercaderías. Firma de la persona que recibe las mercaderías. Fecha de emisión del formulario, nombre y número de CUIT de la imprenta que confecciona el modelo de formulario, habilitación municipal y numeración de los documentos impresos. Colocar la letra R (Responsables inscriptos en el IVA) o X (Exentos, No alcanzados). FORMAS DE EMISIÓN Original: es para el comprador, que consigna con su firma o sello que ha recibido la mercadería. Duplicado: es para el vendedor y es un documento que confirma que las mercaderías fueron recibidas y aceptadas por el comprador en tiempo y forma. Triplicado: es para el transportista y, en ese sentido, es un documento de control de su entrega. MODELO 3

5 FACTURA Es un documento que envía el vendedor al comprador, en el cual acredita legalmente una operación de compra-venta. En la factura se consignan detalladamente los artículos que el proveedor envía al comprador, la cantidad, el precio unitario y el final, la forma de pago, etc. Lugar y fecha de emisión. Nombre y número de orden del comprobante, identificación del modelo A, B o C. Nombre y domicilio del comprador y vendedor. Detalle de las mercaderías vendidas (cantidad, descripción, precio unitario y total) Condiciones de venta. Número de Remito. Total Bruto, impuestos, IVA inscripto e importe neto a pagar o total (según modelo). Número de inscripción del vendedor en Ingresos brutos, fecha de inicio de actividades. Número de CUIT y posición frente al IVA del vendedor y comprador. Fecha de emisión del formulario, nombre y número de CUIT de la imprenta que confecciona el modelo de formulario, habilitación municipal y numeración de los documentos impresos. Para los modelos A y B el número del código de autorización de impresión (CAI) y la fecha de vencimiento. Sistema de identificación de datos (código de barras). FORMAS DE EMISIÓN Original: para el comprador. Duplicado: para el vendedor. Triplicado: también el comprador, para que éste lo ponga a disposición de la AFIP, en caso de que la operación implique la discriminación y pago del IVA detallado. Para las operaciones en que no corresponda discriminar IVA, no se requiere triplicado. La AFIP-DGI clasifica a los contribuyentes para el pago del IVA en distintas categorías. Según quien emita y quien reciba la factura, esta llevará la letra A, B, o C. TIPO DE CONTRIBUYENTE CARACTERIZACIÓN RESPONSABLES INSCRIPTOS Son los sujetos que efectúan ventas, locaciones y/o prestaciones de servicios, alcanzados por el IVA en tanto y en cuanto el monto anual de sus operaciones supere un determinado tope fijado por la AFIP. MONOTRIBUTISTAS Son aquellos que pertenecen a un régimen integrado y simplificado que abarca: IVA, ganancias y sistema previsional. El volumen de sus operaciones no supera el monto fijado por la AFIP. Pueden optar por ser RI. NO RESPONSABLES No están alcanzados por el impuesto. CONSUMIDOR FINAL Son aquellos que destinarán el bien o servicio adquirido al consumo particular. Sobre ellos recae, el IVA. EXENTOS Son actividades que por su naturaleza se encuentran dentro del ámbito del IVA, pero en virtud de la propia ley del impuesto o de otras leyes, se dispone que no generen IVA en la venta, pero sí que se pague en las compras. TIPO DE FACTURA EMISOR RECEPTOR A RI RI (Discrimina IVA) B (El RI deberá segregarlo al realizar sus anotaciones contables) C RI Monotributista, exento, no responsable Monotributista, exento, consumidor final, no responsable. Cualquiera. 4

6 MODELOS DE FACTURAS FACTURA A FACTURA B 5

7 FACTURA C IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) En nuestro país comenzó a regir a partir de enero de 1975, por la ley El IVA, reemplazó al impuesto nacional a las ventas, también debía reemplazar a los impuestos locales de actividades lucrativas. En términos generales el IVA es un impuesto nacional a los consumos que tiene que ser abonado por las personas en cada una de las etapas del proceso económico, en proporción al valor agregado del producto, así como sobre la realización de determinadas obras y locaciones, y la prestación de servicios. El IVA es un impuesto que se aplica sobre los bienes y prestaciones de servicios y sobre las importaciones definitivas de bienes, en todo el territorio de la nación. Actualmente la tasa general es del 21%, aunque algunos bienes o servicios tienen una tasa reducida del 10,5% y otros una tasa incrementada, por ejemplo del 27%. El organismo que lo recauda es la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos). El importe que se cobra en concepto del IVA, se denomina Débito Fiscal. La suma que se paga en concepto de IVA, se denomina Crédito Fiscal. La diferencia entre el Débito Fiscal y el Crédito Fiscal, es depositada mensualmente en una institución bancaria a favor de la AFIP. Cuando el Débito Fiscal supere al Crédito Fiscal, el saldo es a favor de la AFIP. Cuando el Crédito Fiscal supere al Débito Fiscal, el saldo es a favor del contribuyente (empresa), quien podrá descontarlo el mes siguiente. TICKET Cumple la misma función que la factura y se utiliza en operaciones de pequeños importes. Lo emite el vendedor por medio de máquinas registradoras autorizadas por la AFIP, imprimen los montos parciales y el total de ventas del día, quedando todo registrado en la memoria de la máquina. Las impresoras fiscales permiten emitir ticket-factura A y B a los R.I. Deben contener como mínimo los siguientes datos: Fecha de emisión. Numeración consecutiva y progresiva. 6

8 Apellido y nombre o razón social, domicilio comercial y CUIT del emisor. La leyenda A Consumidor Final o condición frente al IVA. Importes parciales y monto total de cada operación. Además debe ser Perfectamente Legibles en cuanto a la identificación de los conceptos de importes. Entregarse obligatoriamente a los consumidores, no pudiéndose negar la entrega por necesidades operativas o sistemas administrativos de control interno. MODELO Verdulería Mako S.R.L Fecha: H. Irigoyen 1895 CABA Consumidor Final Emisor Resp. Inscripto Ticket N Cód. Descripción Kg. Precio x Kg Total 171 Pera William Zapallo anco Uva red globe Cebolla comercial Repollo blanco TOTAL NOTA DE DÉBITO Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por gastos, intereses, error en la facturación, etc. Lugar y fecha de emisión. Nombre y número de orden de comprobante. Nombre y domicilio del comprador y el vendedor. Número de inscripción en Ingresos brutos, fecha de inicio de actividades. Número de CUIT de vendedor y comprador. Posición frente al IVA del emisor y del destinatario. Motivo e importe de la deuda. Número de la factura que corresponde al débito efectuado. Datos de la imprenta que realizó el comprobante, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. Para los modelos A y B el número del CAI y la fecha de vencimiento. Sistema de identificación de datos (Código de barras). FORMAS DE EMISIÓN Original: es para el comprador y representa un aumento de su deuda. Duplicado: es para el vendedor y significa que le deben más. 7

9 MODELOS NOTA DE DÉBITO A NOTA DE DÉBITO B 8

10 NOTA DE DÉBITO C NOTA DE CRÉDITO Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que su deuda ha disminuido o que tiene un crédito a su favor, por descuentos, devoluciones, errores en la facturación, etc. Lugar y fecha de emisión. Nombre y número de orden de comprobante. Nombre y domicilio del comprador y el vendedor. Número de inscripción en Ingresos brutos, fecha de inicio de actividades. Número de CUIT de vendedor y comprador. Posición frente al IVA del emisor y del destinatario. Motivo e importe de la disminución de la deuda. Número de la factura que corresponde al crédito efectuado. Datos de la imprenta que realizó el comprobante, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. Para los modelos A y B el número del CAI y la fecha de vencimiento. Sistema de identificación de datos (Código de barras). FORMAS DE EMISIÓN Original: es para el comprador y representa una disminución de su deuda. Duplicado: es para el vendedor y significa que le deben menos. 9

11 MODELOS NOTA DE CRÉDITO A NOTA DE CRÉDITO B 10

12 RECIBO Es el comprobante que envía el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheques, pagarés u otros valores. Lugar y fecha de emisión. Nombre de quien recibe (vendedor o beneficiario). Nombre de quien entrega (comprador o pagador). Nombre y número de orden de comprobante. Cantidad recibida en letras y números. Detalle de lo que se recibe (dinero, cheque, etc.). Motivo por el cual se recibe. Firma y aclaración de la persona que recibe. Número de inscripción del vendedor en Ingresos brutos, fecha de inicio de actividades. Número de CUIT de vendedor y comprador. Posición frente al IVA del emisor y del destinatario. Datos de la imprenta que realizó el comprobante, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. Para los modelos A y B el número del CAI y la fecha de vencimiento. Sistema de identificación de datos (Código de barras). FORMAS DE EMISIÓN Original: es para el pagador y significa que pagó, ya sea un alquiler, deudas, etc. Duplicado: es para el que cobra y significa que ha recibido dinero por un motivo determinado CLASES Por cancelación de facturas y notas de débito. De alquileres, sueldos y jornales, mercaderías y otros bienes. IMPORTANCIA Vendedor o beneficiario: medio de registración y control de los ingresos de dinero y otros bienes. Comprador o pagador: medio de prueba y de registración de egreso de dinero y otros bienes. MODELOS RECIBO COMÚN 11

13 RECIBO A RESUMEN DE CUENTA Es un documento que le envía en forma periódica (mensualmente) el vendedor al comprador detallando las operaciones efectuadas en cuenta corriente (compras, pagos, notas de débito y crédito). Lugar y fecha de emisión. Nombre y domicilio del vendedor y comprador. Nombre y número de orden del comprobante. Saldo del período anterior. Fecha, número de importes de las facturas y notas de débito (Debe). Fecha y número e importes de los recibos y notas de crédito (Haber). Saldo a la fecha. FORMAS DE EMISIÓN Original: para el comprador o cliente. Duplicado: para el vendedor o proveedor. IMPORTANCIA Vendedor: recordar al cliente o comprador el estado de su cuenta corriente. Comprador: controlar los datos del Resumen de cuenta con sus propios registros. 12

14 MODELO RESUMEN DE CUENTA PAGARÉ Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero, en un plazo determinado. Lugar y fecha de emisión. Lugar y fecha de pago (vencimiento). Nombre del beneficiario. Importe en letras y números. La cláusula o a su orden. Sellado correspondiente. Motivo por el cual se emite. Nombre y firma del librador. PERSONAS QUE INTERVIENEN Librador, pagador o firmante: es la persona que firma el pagaré y promete pagarlo. Beneficiario: es la persona cuyo nombre figura en el pagaré para que a ella o a su orden se realice el pago. Tenedor: es la persona que tiene el documento por habérselo transferido al beneficiario por medio del endoso, para que cobre el importe o endosarlo nuevamente. Endosante/s: es la persona o personas que transfieren el pagaré. IMPORTANCIA Permite realizar las operaciones sin entregar dinero en forma inmediata (a crédito). Permite obtener préstamos de dinero. 13

15 Ofrece seguridad para su cobro. Permite su negociación antes del vencimiento. VENCIMIENTOS A la vista: se paga en el momento de ser presentado el documento para su cobro. A tantos días o meses de la fecha: la fecha de su vencimiento se cuenta a partir del momento de su emisión. A día fijo o determinado: se expresa directamente el día de su vencimiento. PARTES DE UN PAGARÉ Talón: queda en poder del librador y representa una deuda documentada. Cuerpo: se entrega al beneficiario y representa el documento a cobrar. AVAL Es la obligación que toma un tercero (avalista) de garantizar el pago del documento. ENDOSO Es el acto por el cual una persona transfiere a otra los derechos de cobro de un documento, firmando al dorso del mismo. TIPOS DE ENDOSO En Blanco o simple: el beneficiario se limita a firmar al dorso del documento, con aclaración de firma y número de DNI o CUIT. Completo: además de la firma debe indicarse la fecha y los datos personales del nuevo beneficiario. PROTESTO Es el acto por el cual el beneficiario o tenedor de un documento deja constancia ante un escribano público que el pagaré no ha sido abonado a su vencimiento. PAGARÉ SIN PROTESTO Los pagarés que traen impresa la cláusula sin protesto, son aquellos que permiten al beneficiario o tenedor iniciar juicio de cobro sin realizar previamente el trámite de protesto. LEY DE SELLOS Los pagarés están sujetos a un impuesto nacional de sellos que consiste en un porcentaje sobre la base imponible que surge del documento y que se paga por medio de estampillas fiscales que se adhieren al mismo. MODELO DE PAGARÉ 14

16 BANCOS Los bancos son empresas financieras cuya función principal es recibir dinero de sus clientes en forma de depósitos, otorgar préstamos y brindar otros servicios: Guardar dinero u otros valores en cajas de seguridad. Operar a través de cajeros automáticos. Pagar impuestos, servicios, prepagas, etc., sea personalmente o por débito automático. Gozar de servicios del tipo fonobanco, homebanking, etc., a través de los cuales los clientes pueden hacer consultas y también realizar movimientos en sus cuentas. Comprar y vender moneda extranjera. En nuestro país existen bancos: Privados: cuyos capitales pertenecen a particulares. Oficiales: cuyos capitales pertenecen al Estado. Mixtos: cuyos capitales se forman con aportes privados y estatales. La actividad bancaria, en casi todos los países, es regulada y controlada por el gobierno a través de diversos mecanismos. En nuestro país esa función está a cargo del Banco Central de la República Argentina (BCRA). Su objetivo es la regulación y la supervisión del sistema bancario, además de ser el ente regulador de todos los bancos y entidades financieras que operen en nuestro país. NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETA DE DEPÓSITO Es el documento que el banco entrega a sus clientes declarando haber recibido dinero (pesos o dólares), cheques, giros u otros valores (al cobro) en calidad de depósito en cuenta corriente o caja de ahorro. Nombre del banco. Lugar y fecha del depósito. Nombre y número del comprobante. Nombre, domicilio y número de la cuenta corriente o caja de ahorro del cliente. Importe total depositado en números y letras. Detalle de los valores que se depositan. Firma y nombre del depositante. Plazo en que el depósito debe ser acreditado. Firma del cajero y sello del banco. DEPÓSITOS BANCARIOS Existen básicamente tres clases de depósitos bancarios: TIPO DE DEPÓSITO INTERÉS EXTRACCIONES POSIBLES Cuenta corriente Ninguno Ilimitadas Caja de ahorro común Bajo Limitadas (s/ el banco) Caja de ahorro especial Un poco más alto Uno o más (s/ el banco) Plazo fijo Alto Ninguno hasta que venza el plazo Interés: es el dinero adicional que otorga el banco por un depósito en caja de ahorro o plazo fijo y que dependerá del tiempo y la cantidad depositada. Extracción: operación mediante la cual una persona o empresa realiza un retiro de dinero de su cuenta bancaria. Cualquiera de estos depósitos puede hacerse de diversas maneras: A la orden individual: a nombre y a la orden de una persona (solo ella puede retirar el dinero). A la orden conjunta: a nombre de dos o más personas (para retiros de dinero, se requiere la firma de todas ellas). 15

17 A la orden recíproca o indistinta: a nombre de dos o más personas (para retiros de dinero, basta con la firma de una de ellas). A la orden de una persona y a nombre de otra: p.e., para una persona menor de edad que aún no tiene la libre disposición de sus bienes. MODELO DE NOTA DE CRÉDITO O BOLETA DE DEPÓSITO CHEQUE Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto o emitir cheque con fecha diferida. Girar en descubierto significa librar cheques sin tener los fondos suficientes, previa autorización del Banco. Lugar y fecha de emisión. En el caso del cheque de pago diferido debe detallarse la fecha de pago. Nombre y número de comprobante, impreso en el cuerpo y talón del cheque. Nombre y domicilio del banco contra el cual se libra el cheque. Especificación de si es el portador o a favor de una determinada persona. La cantidad expresada en letras, números y clase de moneda (pesos, dólares). Nombre del titular, domicilio y número de la cuenta. Firma del librador. Número de CUIT o CUIL del titular de la cuenta. PARTES DE UN CHEQUE Talón fijo del cheque: Puede o no estar. Si está, queda en nuestra chequera. Indica que entregamos un cheque a una persona (proveedor o acreedor) para pagarle, lo que nos disminuirá el saldo de la cuenta corriente bancaria. Las chequeras suelen tener hojas especiales donde se anotan los depósitos efectuados y los cheques emitidos; esas hojas cumplen una función similar al talón fijo. Cuerpo: Si lo tenemos, un cliente o un tercero nos lo entregó para pagarnos; si lo cobramos, tendremos más efectivo. Se puede depositar en cuenta corriente o en caja de ahorro; esto hará aumentar el saldo de la misma. PERSONAS QUE INTERVIENEN Librador o firmante: es quien emite el cheque y ordena su pago. El banco: es la institución contra la cual se ha girado o librado el cheque y que debe pagarlo. Beneficiario: es la persona que recibe el cheque y puede cobrarlo. Endosante: recibe el cheque y lo transfiere por medio del endoso. TIPOS DE CHEQUES En la práctica comercial se utilizan dos tipos de cheques: Cheque común, al día o corriente: debe ser presentado en el banco y cobrado dentro de los 30 días de emitido. Se asimila al efectivo, por lo que lo suele considerar caja (efectivo en la empresa). 16

18 Cheque de pago diferido: el pago del mismo se posterga (difiere) por entre 1 y 360 días; una vez transcurrido ese plazo, hay 30 días para presentarlo al cobro ante el Banco. FORMAS DE EMISIÓN Al portador: es aquel en el que no se menciona el nombre del beneficiario, pudiéndose dejar en blanco el lugar o escribir al portador. El banco lo abonará a la persona que lo presente en ventanilla para su cobro o aceptará el depósito en su cuenta bancaria. A favor de una determinada persona: en este caso se indica el nombre del beneficiario acompañado: a) Con la cláusula a la orden o sin ella: el beneficiario podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta corriente o caja de ahorro bancaria o entregarlo a un tercero; en todos los casos se realiza esta transferencia por vía del endoso. b) Con la cláusula no a la orden : el beneficiario podrá cobrarlo en ventanilla o depositarlo en su cuenta corriente o caja de ahorro bancaria por vía del endoso. Este cheque no se puede transferir a un tercero mediante endoso. Cheque cruzado: es el que lleva dos líneas paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo. No se puede cobrar en ventanilla, por lo tanto, debe ser depositado en cuenta corriente o caja de ahorro bancaria con una demora de hs., dependiendo del lugar de emisión del cheque. ENDOSO El cheque extendido a favor de una persona determinada, que no posea la cláusula no a la orden, será transmisible por endoso. La firma a insertarse en un cheque para su cobro o depósito, no se computa como endoso. El endoso deberá ser puro y simple, y contendrá la firma del endosante, sus nombres y apellidos completos o la denominación de la persona jurídica que representa, su DNI o CUIT según corresponda. El endoso es limitado para el cheque común y para el cheque diferido. Cheque común: un endoso. Cheque diferido: dos endosos. MODELO DE CHEQUES CHEQUE COMÚN CON TALÓN CHEQUE DIFERIDO SIN TALÓN 17