DOCUMENTOS FUENTE. RECIBOS: El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero

Transcripción

1 DOCUMENTOS FUENTE Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad. FACTURA:Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación. La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación. Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones de exportación. Elementos que la Integran Fecha de la operación Monto de la operación Datos de identificación del vendedor Datos de identificación del comprador Descripción de las mercancías (modelo, tamaño, marca, etcétera). Fecha de pago Las condiciones para el reclamo o devolución Características principales Se originan por la compra - venta de bienes Expresan la conformidad tanto del proveedor como el cliente RECIBOS: El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero

2 en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago. RECIBOS POR HONORARIOS: El recibo por honorario debe ser utilizado (emitido) por los profesionales, técnicos, artistas y científicos que presentan sus servicios en forma independiente e individual y que para efectos del impuesto a la renta genera rentas de cuarta categoría. Es oportuno además, mencionar que si el profesional técnico, artista o científico, prestará sus servicios en forma asociativa, ya no genera rentas de cuarta, sino Rentas de Tercera Categoría. En este caso ya no está obligado a emitir recibo por honorarios, sino factura o boleta de venta. Es oportuno precisar en el caso del profesional y técnico independiente que labore en forma individual deberá emitir este tipo de comprobantes de pago. Sin embargo el profesional o técnico asociado deberá emitir factura y/o boletas de venta. Elementos que la Integran Fecha de expedición Descripción del servicio Monto de los horarios generados por la prestación del servicio Datos de identificación de la persona a quien se presto el servicio Datos de identificación del prestador del servicio Lugar de expedición del servicio RECIBOS DE ARRENDAMIENTO: Es un contrato mediante el cual la arrendadora se compromete a otorgar el uso o goce temporal de un bien al arrendatario, ya sea persona física o moral, obligándose este último a pagar una renta periódica que cubra el valor original del bien, más la carga financiera, y los gastos adicionales que contemple el contrato. es una de las formas de adquirir bienes, por lo general activos fijos, que se encuentra regulada por la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, por considerar que se trata de operaciones financieras.la libertad para concluir y contratar, y para darle contenido, es amplísima; únicamente hay un triple límite: respetar la Ley, la moral y el orden público. Dentro de ese límite, la persona tiene autonomía para poder regular sus intereses y relaciones. Dicha Ley define al contrato de arrendamiento financiero como aquél por el cual la arrendadora financiera se obliga a adquirir determinados bienes y a conceder su uso o goce temporal, a plazo forzoso, a una persona física o moral, obligándose ésta a pagar como contraprestación que se liquidará en pagos parciales, según se convenga, una cantidad de dinero determinada o determinable, que cubra el valor de adquisición de los bienes, las cargas financieras y los demás accesorios. Este tipo de contrato puede realizarse por escrito o bien de forma verbal, aunque es aconsejable la primera opción para poder ejercitar los derechos y obligaciones que ofrece la legislación española, especialmente las distintas leyes de arrendamientos urbanos que regulan estos contratos y que diferencian entre viviendas y locales de

3 uso distinto a vivienda. Elementos que la Integran: Contrato de arrendamiento Declaración del arrendador Declaración del arrendatario Declaración de ambas partes Cláusulas Firma de testigos RECIBO DE CAJA El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. RECIBOS DE GASTOS Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. Este recibo facilita al cliente información detallada sobre el consumo del periodo cobrado así como del gasto en el último año. El recibo, también refleja una media de consumo diario en los últimos doce meses. Debe contener: la fecha de emisión los teléfonos de atención al cliente, los conceptos que se cobran PAGARÉ

4 Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Es un título valor muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. La diferencia con la letra de cambio radica en que quien emite el pagaré es el propio deudor (y no el acreedor). Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o el Estado. En el pagaré intervienen: El librado: Es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determinable. La persona del librado coincide con la del librador que es aquel que emite el pagaré. El beneficiario o tenedor: Es aquel a cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagaré, si este ha sido transmitido o endosado por el librador. El avalista: Es la persona que garantiza el pago del pagaré. Requisitos del pagaré: La denominación de pagaré. El vencimiento o la fecha en la que deberá abonarse. El importe de la cantidad a abonar. El lugar en el que debe efectuarse el pago. El nombre de la persona a la que debe efectuarse el pago o a cuya orden se deba efectuar o tenedor. El lugar y la fecha de libramiento. La firma del deudor. Si no se indica alguno de los requisitos anteriores, se entenderá que no estamos ante un pagaré válido salvo que la omisión se refiera al lugar de pago, En el caso de que no se indique la fecha de vencimiento, se entenderá pagadero a la vista. CHEQUE Orden o mandato de pago incorporado a un título de crédito que permite al librador disponer, en favor de una determinada persona o del simple portador del título, de fondos que tenga disponibles en un banco. Requisitos del cheque: la denominación de cheque inserta en el texto mismo del título. el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero.

5 el nombre del que debe pagar (al que se denomina librado), que por fuerza ha de ser un banco. El lugar de pago la fecha el lugar de la emisión del cheque El cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin cláusula 'a la orden' o 'no a la orden'; puede también ser librado para que se pague al portador. El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradición; el cheque extendido a favor de una persona concreta, con o sin la cláusula 'a la orden'. El endoso deberá ser total, puro y simple; deberá, además, escribirse en el cheque y será firmado por el endosante. El endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque. CHEQUE ENDOSADO: Un cheque se endosa, cuando la persona que lo recibe lo firma en la parte posterior y se lo entrega a otra persona, para que ésta lo cobre. Todo endoso debe ser firmado por la persona que lo extiende y la firma hecha por mandato de otro debe indicar esa circunstancia. En este sentido, las personas jurídicas que endosen cheques deben completar el endoso con la expresión "por poder" o "p.p" e indicar claramente el nombre de la empresa o institución. Los cheques que no cumplan con este requisito deberán protestarse por endoso incompleto.es importante considerar que un cheque puede ser endosado varias veces. NÓMINAS Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono. Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales. La nómina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de trabajo, en relación al servicio que deba prestarse y a la remuneración Elementos que la Integran

6 Datos de la Entidad: Nombre o razón social CIF de la Entidad Domicilio Datos del Trabajador: Nombre N.I.F. del trabajador Categoría profesional Puesto de trabajo Nº de Matrícula Fecha de antigüedad en la entidad Otros datos Período de tiempo que abarca la nómina Nº de días del período Salario Base Complementos saláriales debidamente especificados Bases de cotización Importe y porcentajes de las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social Anticipos (en su caso) Remuneraciones en especie (en su caso) Líquido a percibir Lugar y fecha del recibo Firma del trabajador Firma y sello de la empresa CONCLUSIONES Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas. Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

7 Estos documentos los considero que son muy comunes, por tanto es importante conocer de que se tratan, así como sus requisitos ya sea para adquirirlo o darlo. Documentos que al parecer son fáciles de comprender pero que un error costaría demasiado. Según con el Código Fiscal de la Federación en relación con los documentos dice que: Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes por las actividades que se realicen, dichos comprobantes deberán reunir los requisitos que señala el Artículo 29-A de este Código. Las personas que adquieran bienes o usen servicios deberán solicitar el comprobante respectivo. Los comprobantes deberán ser impresos en los establecimientos que autorice la Secretaría de Hacienda y Crédito Público que cumplan con los requisitos que al efecto se establezcan mediante reglas de carácter general. La emisión de los comprobantes fiscales digitales podrá realizarse por medios propios o a través de proveedores de servicios. Dichos proveedores de servicios deberán estar previamente autorizados por el Servicio de Administración Tributaria, cubriendo los requisitos que al efecto se señalen en reglas de carácter general. Los comprobantes a que se refiere el Artículo 29 de este Código, además de los requisitos que establece, deberán reunir lo siguiente: I.- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyente de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan. II.- Contener impreso el número de folio. III.- Lugar y fecha de expedición. IV.- Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien expida. V.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. VI. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso. VII.- Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. VIII.- Fecha de impresión y datos de identificación del impresor. Los comprobantes serán utilizados en un plazo máximo de dos años, el plazo deberá ir impreso.