PLAN DE SENSIBILIZACIÓN V CAPACITACIÓN Para la implementacion del Sistema de Control interno en la EPS SEMAPA BARRANCA S.A.

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1 PLAN DE SENSIBILIZACIÓN V CAPACITACIÓN Para la implementacion del Sistema de Control interno en la EPS Barranca^ Diciembre 2016

2 Jefe de La Oficina de Planificación y Presupuesto C.P.C. Carlos Javier Changa Changa Presidente del Comité de Control Interno Gerente Administrativo Financiero C.P.C. Claudia Karina Reyes Infante Secretaria del Comité de Control Interno Gerente Comercial - LIC. Milagros Marsano Manchego Gerente Técnico - ING. Carolina Susy Sifuentes Guillen Administrador Oficina de Supe - C.P.C. Julio Cesar Palacios Vargas Miembros Titulares del Comité de Control Interno Jefe del Departamento de Recursos Humanos - C.P.C. Fiorella Luz Sarmiento Salas Jefe del Área de Control Patrimonial - ABOG. Tony Richard Urbano Mendoza Jefe del Departamento de Catastro y Micromedición - ABOG. Maribel Rosa Luna Shocosh Jefe del Departamento de Producción y Mantenimiento de Plantas - ING. Sandra Denisse Quesquen Alarcon Jefe del Departamento de Abastecimiento - LIC. Luis Erickson Luna Campos Miembros Suplentes del Comité de Control Interno (.^. n SEMAPA éarranca S.A. cmcmóscmóa'^^^ smeuadecomolmem PRBSIOBNTE PLAN DE SENSIBIUZACIÓN Y CAPACITACIÓN Página 2 de 10

3 JÜii INDICE 1. OBJETIVO 4 2. BASE LEGAL 4 3. JUSTIFICACIÓN 4 4. ESTRATEGIA 5 5. AaiVIDADES 6 6. METAS 8 7. CRONOGRAMANA 9. ^ ík'ífmapa SAR^ANCA S.A. PLAN DE SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN Página 3 de 10

4 lis SS, ff s PLAN DE SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN 1. OBJETIVO EL presente Plan de Sensibilización y Capacitación busca informar e involucrar a todo el personal de la EPS (Funcionarios, empleados, obreros y de cualquier otra modalidad de contrato) sobre la importancia de ser parte activa del proceso de Implementacion del Sistema de Control Interno, propiciando el compromiso de los servidores de la entidad para su implementacion. 2. BASE LEGAL Ley N Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. Ley N 27785, Ley Orgánica de Sistema Nacional de Control de la Contraloría General de la República. Resolución de Contraloría N CR, Normas de Control Interno para las entidades del Estado. Resolución de Contraloría N CG, Guía para las normas de Control Interno del sector Público. Resolución de Contraloría N" CG, y Directiva N CG/GPROD, Implementacion del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado. Resolución de Gerencia General N GG- - Conformación de Comité de Control Interno - 3. JUSTIFICACIÓN De conformidad con lo establecido en la Ley N 27785, la Contraloría General de la República tiene como objeto propender al apropiado y oportuno ejercicio del control gubernamental para prevenir y verificar la correcta utilización y gestión de los recursos del Estado, el desarrollo probo de las funciones de los funcionarios públicos, así como el cumplimiento de las metas de las instituciones sujetas a control, disponiendo asimismo que el control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente, siendo que el control interno, comprende las acciones de cautela previa simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidadque la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectué correcta y eficientemente. En ese marco la Contraloría General de la República con la Resolución de Contraloría General N CG, aprobó la "Guía para la implementacion del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado", que señala en su contenido, la necesidad PLAN DE SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN PARA LA IMPLEMENTACION DEL SCI - Z016 Página 4 de 10

5 MÍ= de iniciar esta implementacion con un proceso de sensibilización dirigido al personal de la Entidad. De la otra parte, mediante Resolución de Contraloría N CG, de 13 de mayo de 2016, el Contralor General aprueba Directiva N 013-2Q16-CG/GPROD denominada Implementacion del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado, cuyo objetivo es, regular el modelo y los plazos para la implementacion del Sistema de Control Interno que deben realizar las entidades del Estado en los tres niveles de gobierno, con la finalidad de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Quincuagésima Tercera Disposición Complementaria Final de la Ley N 30372, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal Asimismo, la Resolución indicada, dispone que a partir de la suscripción del acta de compromiso, se constituya el Comité, mediante resolución suscrita por el titular de la Entidad, responsable de promover, orientar, coordinar y realizar seguimiento a las acciones para la implementacion del SCI. En ese contexto, la elaboración y ejecución de un Plan de Sensibilización y Capacitación (difusión interna), es una de las condiciones básicas y previas para la Implementacion del Sistema de Control Interno de la EPS, dado que todo servidor público debe conocer las normas relacionadas a su función y actividad diaria, en el marco de la transparencia y con la probidad que amerita el cumplimiento de las funciones y la ejecución de los recursos públicos. En ese sentido como parte de la Etapa 1 - Acciones Preliminares, se plantea realizar la actividad de Sensibilización y Capacitación, al personal de EPS SEMAPA BARRANCA S.A., que comprende una de las condiciones básicas y previas para la Implementacion del Sistema de Control Interno. 4. ESTRATEGIA 4.1 Comunicación Interna Teniendo en cuanta que, nuestro público objetivo es todo el personal de la EPS SEMAPA BARRANCA S.A S.A., utilizaremos estrategias de comunicación interna, en forma directa, y de forma horizontal y vertical. 4.2 Comunicación Directa Otro aspecto considerado es que, la comunicación será directa y personal, con las y los trabajadores de la EPS La característica de esta comunicación es la inmediatez temporal, es decir se da en mayor cantidad de tiempo pero con mayor calidad de contenidos. Asimismo, cuando se trata de este tipo de actividades, se realiza mediante actividades académicas como talleres, charlas u otras actividades, las cuales se PLAN DE SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN Página 5 de 10

6 realizan principalmente a través de la comunicación oral con apoyo muchas veces de elementos impresos o audiovisuales para sensibilizar a las o los receptora de los mensajes de control interno. 5. ACTIVIDADES 5.1 Sensibilización para la Implementacion del Control Interno Dirigida a todo el personal de EPS (Funcionarios, Empleados, Obreros y de cualquier otra modalidad de contrato) Encuesta En esta actividad, la encuesta se realizará con el propósito de averiguar la información y la valoración sobre el Control Interno, de manera de orientar la forma y el contenido de las acciones previas revistas en el plan de sensibilización. Esta se aplicará a una muestra del personal de la EPS SEMAPA BARRANCA S.A., en forma directa a través del contacto cara a cara, vía telefónica con preguntas cerradas, así como a través del portal web institucional en El tipo, directa cara a cara, consiste en la aplicación oral y directa a los entrevistados de manera individual y/o telefónicamente aplicando el cuestionario al número de anexo o celular, verbalizando las preguntas y apuntando las respuestas sin que se influya o induzca a los encuestados Encuesta de Salida Al finalizar todo el proceso de sensibilización, se aplicará una encuesta de salida a un grupo, como muestra, para medir los cambios respecto a la información básica y la valoración sobre el tema de Control Interno y con ello medir el efecto del Plan Implementado Charla Motivacional Estas charlas tienen el propósito de informar al personal de la EPS SEMAPA BARRANCA S.A. acerca de que es y porque es importante la implementacion del Sistema de Control Interno así como las ventajas que esto trae; los principios y fundamentos básicos de control interno; así como, fomentar su quehacer. Esta charla se brindará a todo el personal de la EPS SEMAPA BARRANCA S.A., por áreas o unidades orgánicas. Se preverá que en los encuentros, jornadas o acciones de monitoreo y supervisión se establezca un ti.ee para brindar los contenidos de sensibilización. BARRANCA S.A. lacüaktulfralcshlasliíno C.PC. CARLOSmÁNCA CHANCA mtmüicomoimma PRESIOENTB PLAN DE SENSIBIUZACIÓN Y CAPACITACIÓN Página 6 de 10

7 lié Difusión de información Básica del Sistema de Control Interno La utilización de Intranet, Pagina Web Institucional ( y periódico mural para la difusión de información básica sobre Control Interno y la Implementacion del Sistema de Control Interno es indudablemente ventajoso, pues ayudará a que en menor tiempo y a menor costo todo el personal de la EPS SEMAPA BARRANCA S.A. (Funcionarios, Empleados, Obreros y de cualquier otra modalidad de contrato) tenga acceso a la información sobre este proceso y conocer las acciones que se vienen trazando al respecto. Se propone colgar diapositivas, el Manual de Implementacion del Sistema de Control Interno en la EPS, entre otros Talleres de Sensibilización Persigue concientizar a los participantes sobre "Control Interno", o "Implementacion del Sistema del Sistema de Control Interno", dirigidos a responsables de las áreas administrativas y operativas de la EPS SEMAPA BARRANCA S.A. El Comité de Implementacion del Sistema de Control Interno, organizará talleres de motivación, para comprometer a todo el personal, a colaborar con la Implementacion del Sistema de Control Interno. 5.2 Capacitación para la Implementacion del Control Interno Dirigido a los integrantes del Control Interno de, gerentes, jefes y equipos de trabajo Difusión de Comunicaciones, Directivas, Normativas u Otro Material Se difundirá a los órganos y cada una de las unidades orgánicas, la responsabilidad que se tiene respecto al cuidado, manejo y utilización de los bienes públicos, en procura del beneficio y del bien común dentro del marco de la Constitución y las leyes. r\ í A/ ISEWIAPA BARRANCA S.A. lv'?.3^ SCRVCIOlniNUPJU.ÍMKUiKaBLEYUC Acciones de Información y Capacitación ^im EM...,.r. 'cmcmóscmm CHANGA' a) Desarrollo de material gráfico ^'^^^ ISV^'""' Trípticos En esta acción, se elaborarán trípticos con información relativa al Sistema de Control Interno, su relevancia e importancia para una gestión ética de la EPS, incidiendo en la necesidad de informarse y capacitarse en tópicos referidos a este tema. PLAN DE SENSIBIUZACIÓN Y CAPACITAOÓN Página 7 de 10

8 ' T IsE, ^fef = Afiches Se elaborarán afiches en papel A4 a colores, los mismos que se publicaran en módulos, periódicos murales, puertas de vidrio, etc., con la finalidad de generar expectativa e interés en las acciones emprendidas por el Comité Acciones de Fortalecimiento Institucional a) Jornada ética Se desarrollará una Charla dedicada a la Ley de Código de Ética, la misma que será desarrollada por personal de la Oficina de Asesoría Jurídica. b) Cursos de Capacitación Se capacitará a los funcionarios y personal de la EPS SEMAPA BARRANCA S.A., en tópicos referidos al Sistema de Control Interno, su normatividad, los instrumentos y estrategias para su implementacion, mantenimiento y control. Asimismo, respecto a los Funcionarios, se capacitará además en. Gestión por Procesos y Gestión de Riesgos. 6. IVIETAS Los Funcionarios, empleados, obreros y de cualquier otra modalidad de contrato, de la EPS, sensibilizados y capacitados en el tema de Control Interno, prestos a asumir el compromiso de apoyar en la Implementacion del Sistema de Control Interno. CP.C. CARLOS BHANGA CHANCA SISTlIlAOeCONmL mcrho PRESIOENTB PLAN DE SENSIBIUZACIÓN Y CAPACITACIÓN Página 8 de 10

9 CRONOGRAMANA Y PRESUPUESTO ENTIDAD: OBJETIVO: DOCUMENTO DE GESTION: RESPONSABLE 1: RESPONSABLE 2: No. A Líneas de acdón / actividades / sub-actividades REALIZACION DE ENCUESTAS DE CONTROL INTERNO PARA PLAN DE SENSIBILIZACION Determinación del público objetivo para realizar la encuesta de control interno Elaboración de cuestiona rio de entrada para determinar la información y valoración sobre Control Interno Ejecución del cuestionario sobre Control Interno Evaluación del resultado de cuestionario para orientar el contenido del plan de sensibilización. INFORMAR E INVOLUCRAR AL PERSONAL DE LA EMPRESA SOBRE LA IMPORTANCIA DE SER PARTE DE la IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, PROPICIANDO EL COMPROMISO DE LOS TRABAJADORES DE LA ENTIDAD PARA SU IMPLEMENTACION Y CONTINUIDAD. PLAN DE SENSIBILIZACION Y CAPACITACION PARA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EQUIPO DE TRABAJO Cronograma D E F M S Responsables y Participantes Presupuesto S/ S/ / S/ Observaciones 1.5 Ejecución de cuestionario de salida para determinar la información y valoración sobre Control Interno 1.6 Evaluación del resultado del cuestionario de salida para informar el grado de conocimiento de los funcionarios en Control Interno. 5/. 0.00

10 Y-'ÍK asiss^ A.2 CHARLA DE SENSIBILIZACION S/ Realización de charla motivacional previa determinación de público objetivo Difusión de información básica del sistema de control interno 2.3 Talleres de sensibilización, Imagen e Informática, Imagen e Informática S/ S/ A.3 CAPACITACION EN CONTROL INTERNO S/ Difusión de comunicaciones, directivas, normativas u otro material Acciones de información y sensibilización: trípticos y afiches 3.3 Pasantía a una EPS Jornada ética previa determinación del responsable de realizarla Cursos de Capacitación previa determinación de público objetivo Capacitación en Gestión por Procesos previa determinación de público objetivo Capacitación en Gestión de Riesgos previa determinación de público objetivo, Imagen e Informática, Imagen e Informática y Equipo de Trabajo, Imagen e Informática, Equipos de Trabajo., Equipos de Trabajo., Equipos de Trabajo. S/ S/. loo.oo TOTAL PRESUPUESTADO S/ PLAN DE SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN PARA LA IMPLEMENTACION DEL SCI-2016 Página 10 de 10