Manual de generación de archivo XML de consulta masiva de capacitaciones en GIASS, generado desde Microsoft Excel

Transcripción

1 Manual de generación de archivo XML de consulta masiva de capacitaciones en GIASS, generado desde Microsoft Excel Confidencialidad: lo definido en el presente documento, hace parte de la plataforma GIASS; está destinado al uso exclusivo de la Caja de Compensación Familiar con la cual Asocajas tiene convenio para su desarrollo e implementación.

2 Versiones del documento Versión Fecha Secciones, página(s) y texto revisado Ene-27 Estructura del documento y definición inicial. Pág. 2

3 Contenido Versiones del documento... 2 Introducción... 4 Funcionalidad... 5 Pasos a seguir Active la pestaña de desarrollador de Microsoft Excel: En Microsoft Excel, se debe generar un nuevo archivo en blanco: Asigne el archivo XSD al Documento nuevo de Microsoft Excel: Generar archivo XML de capacitaciones desde Microsoft Excel: Exportar archivo XML desde Microsoft Excel: Validar Archivo XML generado en el validador externo de XML contra XSD: Cargue Archivo XML de Consulta Masiva de capacitaciones a la plataforma GIASS: Pág. 3

4 Introducción El formato XML se ha implementado en la plataforma GIASS, para el intercambio de datos entre los sistemas locales de las Cajas de Compensación Familiar y las bases de datos espejo, de tal manera que sin requerir de un mismo motor de base de datos o lenguaje de programación, se pueda dar dicho intercambio, basado en etiquetas previamente definidas. Microsoft Excel permite que se asigne una estructura de formato XSD (similar a una importación), para la generación de un archivo XML (el cual se exporta al final del proceso); esto permite que el manejo de datos organizados en celdas sea convertido al modo de XML sin necesitar de una rutina adicional o sistema externo que haga dicha conversión (de modo Excel a XML). Los criterios de validación contenidos en los archivos XSD, se encuentran en la web de GIASS, para su descarga y uso en el validador: Las consultas masivas expresadas en formato XML, deben ser generadas de conformidad a las definiciones del correspondiente manual, ubicado en la sección de manuales de la web de GIASS: El uso del validador externo de XML contra XSD es autorizado exclusivamente para las Cajas de Compensación Familiar que tengan convenio vigente y activo con Asocajas para el uso de la plataforma GIASS. Nota: El usuario y la clave de acceso a los recursos mencionados de la web de GIASS, serán entregados por parte de la mesa de ayuda, al igual que la atención y respuesta a las inquietudes que puedan surgir en torno al manejo del validador externo, en los contactos: Vía telefónica: (PBX en Bogotá): exts.: 195 y 196 Vía Skype: soporte_giass soporte2giass Vía correo electrónico: soportegiass@asocajas.org.co soporte2giass@asocajas.org.co Pág. 4

5 Funcionalidad Microsoft Excel permite que se asigne una estructura de formato XSD (similar a importación), para la generación de un archivo XML (el cual se exporta al final del proceso), esto permite que el manejo de datos organizados en celdas sea convertido al modo de XML sin necesitar de una rutina o sistema externo que haga dicha conversión. Pasos a seguir 1- Active la pestaña de desarrollador de Microsoft Excel: - Ejecute Microsoft Excel en su equipo - Ir a en la pestaña Archivo. - Haga clic en Opciones. - Haga clic en Personalizar la cinta de opciones. - Despliegue la lista de Personalizar la cinta de opciones y elija Pestañas principales, luego active la casilla Desarrollador. Pág. 5

6 2- En Microsoft Excel, se debe generar un nuevo archivo en blanco: - Ir a en la pestaña Archivo. - Haga clic en Nuevo. - Elija libro en blanco: 3- Asigne el archivo XSD al Documento nuevo de Microsoft Excel: - Ir a la pestaña de desarrollador, y luego haga clic en el botón de Origen para habilitar la ventana Origen XML en la parte derecha del archivo de Excel: Pág. 6

7 - Ir a la opción Origen, luego hacer clic en el botón Asignaciones XML, esto habilitará otra ventana con el nombre de Asignaciones XML: - Ir a la ventana Asignaciones XML, y hacer clic en el botón Agregar: Pág. 7

8 - Seleccionar el Archivo XSD correspondiente a CargaMasivacapacitacion.xsd (descargado previamente en su equipo, como lo indica la sección de introducción) y luego hacer clic en el botón abrir: Pág. 8

9 - Ir a la ventana Asignaciones XML y hacer clic en el botón aceptar: - En la ventana Origen XML debe estar la estructura del archivo XSD de capacitación: - Ir a la ventana Origen XML y dar clic al primer registro de la estructura carga masiva de capacitaciones y con el clic sostenido (sin soltar), arrástrelo a la celda A1: Pág. 9

10 - En la primera fila nos debe mostrar los campos de la consulta masiva de capacitaciones: 4- Generar archivo XML de capacitaciones desde Microsoft Excel: Una vez se tiene la estructura del archivo XSD de capacitaciones asignado al documento de Microsoft Excel, se deben diligenciar los registros con los datos obligatorios de las personas que desean consultar, en relación a la obligatoriedad de campos de la estructura XSD de capacitaciones: C1 Tipo de Registro C169 Código de la administradora C511 Tipo de identificación del objeto del trámite C512 Número de identificación del objeto del trámite C614 Primer nombre del postulante C616 Primer apellido del postulante Se debe tener en cuenta que todos los campos se encuentren en tipo texto y el caracter de separación del campo fecha sea guion medio. Pág. 10

11 Pasos para colocar los datos de las columnas en formato texto: - Se debe seleccionar cada columna del Archivo de Microsoft Excel que se requiere dejar en tipo texto dando clic sobre la Columna: - Ir a la pestaña Datos, luego de Clic en la Opción Texto en Columnas: - Seleccionar la opción de ancho fijo y de clic en el botón Siguiente: - Clic en el Botón Siguiente: Pág. 11

12 - Seleccionar la Opción Texto y dar Clic en el Botón Finalizar: - Nota: Los pasos anteriores de deben replicar en cada columna que se requiera en tipo texto. - Para el ejemplo se realizará con tres registros la consulta capacitaciones: Pág. 12

13 5- Exportar archivo XML desde Microsoft Excel: Una vez se tiene el documento de Microsoft Excel con los registros diligenciados necesarios para la consulta, se procede a exportarlo en formato XML. - Ir a la pestaña Desarrollador y luego de Clic en el botón exportar: - En la ventana escoja la ubicación donde va a guardar el archivo XML de consulta masiva de capacitaciones, asígnele un nombre y expórtelo: Pág. 13

14 6- Validar Archivo XML generado en el validador externo de XML contra XSD: - Descargue la herramienta de validación correspondiente y su manual de usuario, para asegurarse de haber generado correctamente el archivo XML de su consulta de Postulación, (GIASS acepta exclusivamente las consultas masivas que cumplan con la estructura XSD y estén codificadas en UTF-08). - Abrimos el Validador Externo de XML Contra XSD, de Igual manera Nos podemos remitir al manual GIASS.Manual_de_usuario_validador_externo_XML_contra_XSD.PDF que se encuentra en la siguiente ruta: Pág. 14

15 Manual_de_usuario_validador_externo_XML_contra_XSD.pdf - Ruta de descarga Validador Externo de XML contra XSD: SD_GIASS_Asocajas.zip 7- Cargue Archivo XML de Consulta Masiva de capacitaciones a la plataforma GIASS: - Ingrese a la Plataforma GIASS con usuario y clave de Fosfec, en la pestaña Procesos, podemos ver las transacciones, damos doble clic en la transacción de capacitaciones: - Ir a la pestaña Servicios y de doble Clic en Carga Masiva: - Se abrirá una ventana con el mensaje de: se ha generado una instancia de proceso, para continuar Ir a la pestaña pendientes, y allí de clic en el botón Aceptar: Pág. 15

16 - Ir a la ventana de Pendientes, de clic en el icono Actualizar, verá que se genera un registro con fecha de Inicio y número de Transacción, de doble clic en el registro que se ha generado (puede identificarlo por fecha reciente): - Ir a la ventana de Pendientes y dar clic en el botón Browse: Pág. 16

17 - Seleccione el Archivo XML de Consulta de Carga Masiva de capacitaciones y de Clic en el Botón Abrir (Open): - Una vez cargado el Archivo XML, mostrará una Ventana con un mensaje en la parte Inferior de Cargue Exitoso y La cantidad de registros que tiene el archivo XML de consulta de capacitaciones: Pág. 17

18 - Por último de clic en el botón procesar y así se iniciará el procesamiento de la consulta: - El tiempo de procesamiento de la consulta por parte de la plataforma GIASS, depende de la cantidad de registros que se hayan incluido en el archivo XML, la actualización de BDE que hayan realizado las CCF y disponibilidad de recursos de procesamiento, de acuerdo a la concurrencia de usuarios que estén haciendo uso de este recurso: Ú L T I M A L I N E A D E L D O C U M E N T O Pág. 18