OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN. Informe CERO PAPEL Período enero junio de 2016

Transcripción

1 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Informe CERO PAPEL Período enero junio de 216 Parques Nacionales Naturales apoya y aplica la iniciativa CERO PAPEL al utilizar papel estamos acabando los bosques, aumentando el calentamiento global Elaboró: Ernesto Bermúdez B. Profesional Especializado Bogotá, D.C. 29 de julio de 216

2 Contenido 1 ANÁLISIS DE TENDENCIAS OBSERVADAS DURANTE EL SEMESTRE CONSUMO DE PAPEL EN RESMAS CONSUMO DE PAPEL POR FOTOCOPIAS CANTIDAD DE IMPRESIONES COSTO PAPEL IMPRESIÓN Y FOTOCOPIAS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 9

3 INFORME CERO PAPEL Período enero - junio 216 En aplicación de la política de Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública, cuyo propósito principal consiste en adoptar buenas prácticas que tiendan a reducir el consumo de papel en las entidades públicas, entre las que se cuentan la racionalización y reducción de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos fundamentados en la aplicación de las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones, la Oficina Asesora de Planeación adelantó un proceso de seguimiento y evaluación a su cumplimiento en los tres niveles de la organización esto es: Nivel Central, Territorial y Áreas Protegidas para el período comprendido entre enero y junio de 216 con los resultados que se describen a continuación. 1 ANÁLISIS DE TENDENCIAS OBSERVADAS DURANTE EL SEMESTRE Teniendo como referencia las cifras reportadas mensualmente durante este período, el consolidado arrojó un importante aumento en el consumo de papel, al pasar de 1216 resmas en el período enero-junio/15 a 1385 resmas en el mismo período del 216, lo que significó un incremento de aproximadamente el 14% en el consumo de papel, situación que pone de manifiesto resultados contrarios a las políticas trazadas por el Gobierno Nacional y disparan alertas tempranas sobre la necesidad de emprender acciones que tiendan a restablecer la tendencia de racionalización y buen manejo en el consumo de este material que se venía observando en la entidad. El cuadro que se presenta a continuación, denominado Consolidado consumos de papel PNN primer semestre vigencias 214 al 216 se determinan de manera detallada los resultados comentados, en donde lo más representativo, es el notorio incremento en el consumo de papel anotado anteriormente, en lo recorrido del primer semestre 216. CONSOLIDADO CONSUMOS DE PAPEL PNN PRIMER SEMESTRE VIGENCIAS 214 AL Variación Tendencia Consumo de papel (en resmas) 1331,1 1216,5 1385,3 13,9% AUMENTO Cantidad impresiones ,2% AUMENTO Cantidad impresiones dúplex ,7% DISMINUCIÓN Cantidad de fotocopias ,6% AUMENTO Costo papel + impresión + fotocopiado ,2% AUMENTO

4 De las cifras anteriores se infiere un incremento de aproximadamente el 15% en los consumos de este material, derivado de las aplicaciones de papel en impresiones y fotocopias que tuvo igualmente impacto significativo en los costos asumidos por este concepto durante el semestre objeto de análisis. El único ítem que registro disminución corresponde a impresiones dúplex, situación que evidencia un bajo nivel de cumplimiento en las políticas de austeridad emitidas por la entidad para el tema de CERO PAPEL. 1.1 CONSUMO DE PAPEL EN RESMAS Consumo de papel (en resmas) primer semestre Consumo de vigencias papel (en resmas) y 216 enero - junio / ,1 1385,3 1216,5 14, 12, 12, 1, 213 1, 8, , 8, , 6, 216 2, 4,, 2, Consumo de papel (en resmas), El consumo de papel en resmas reportó para el semestre de análisis una variación atípica pues como se refirió anteriormente, evidenció un aumento equivalente a 169 resmas de papel, para el primer semestre comparativo Esta situación rompe el comportamiento tendiente a la reducción evidenciada para los períodos anteriores donde venía cayendo el consumo de papel a razón de un 8% semestral, muy aproximada a la meta requerida en directiva presidencial 4/212. En términos absolutos el nivel Territorial fue el que más contribuyó en esta tendencia creciente mientras que a nivel Central se evidenció una disminución en el consumo de papel del 9,24% equivalente a 34 resmas de papel. Fuente: Información suminstrada por el Nivel Central y Direcciones Territoriales A nivel Territorial, las DTPA y DTAM generaron las cifras de mayor, al pasar de 97 a 162 remas y de 116 a 179 resmas de papel respectivamente comportamiento que a pesar de ser contrario a las metas de austeridad, es preciso señalar que en el caso particular de la DTAM el mayor consumo de papel se presentó debido a que en la territorial funciona el proyecto GEF - CORAZÓN DE LA AMAZONÍA que genera gran cantidad de procesos de impresión en la que es utilizada impresora multifuncional de la dependencia, sin embargo, se aclara que dicho proyecto reintegra a la territorial la papelería utilizada y el tóner consumido, razón por la que se considera necesario que la DTAM deduzca dicha cantidad en los reportes periódicos que realiza a la Oficina Asesora de Planeación, a fin de lograr mayor coherencia en las cifras analizadas.

5 La gráfica que se presenta a continuación ilustra la tendencia verificada, durante el primer semestre 214/116, donde se corrobora los incrementos en el consumo de papel evidenciados en las Direcciones Territoriales Pacífico y Amazonía, seguidos por las territoriales de Andes Nororiental y Caribe. Consumo de papel en resmas primer semestre vigencias , 35, 3, 25, 2, 15, 1, 5,, DTAO DTAM DTC DTOR DTPA DTAN SEDE CENTRAL I SEM 215 I SEM 216 Fuente: Información suminstrada por el Nivel Central y Direcciones Territoriales Con el propósito de modificar estos resultados para el segundo semestre 216, se considera prioritario emprender campañas de educación de ahorro y eficiente aprovechamiento del papel a través del Grupo de Comunicaciones y Educación Ambiental - GCEA, convocando al uso y sustitución de papel por medios electrónicos cuando se requiera la producción de informes preliminares, borradores y demás actuaciones donde no sea imprescindible la impresión de documentos. Así mismo, es importante que tanto del nivel Central como del Territorial se mantenga un permanente monitoreo que garantice el uso adecuado y control de las máquinas impresoras, controlando que los documentos generados correspondan a documentos de carácter oficial ya que el sistema de control de las máquinas de la Sede Central es muy vulnerable y sólo el cambio en la denominación del archivo, impediría determinar si el documento que se imprime es de carácter oficial.

6 1.2 CONSUMO DE PAPEL POR FOTOCOPIAS Cantidad de fotocopias Primer semestre vigencias I SEM 214 I SEM SEM 216 Como en los casos analizados anteriormente el consumo de papel por fotocopias, registró un comportamiento similar, determinándose un aumento de aproximadamente el 16%, situación que impacta de manera negativa los propósitos de la política CERO PAPEL. El consolidado de las cifras reportadas, dan cuenta de un aumento en 37 resmas de papel por este concepto comparado con el semestre anterior. A nivel Territorial con excepción de las DTC y DTOR, se apreció un significativo incremento en el consumo de papel por este concepto, donde las mayores contribuciones las realizaron las DTPA y DTAM con incrementos del 224% y 91% respectivamente, al pasar de 6977 a fotocopias en la DTPA y de 4476 a 8539 en la DTAM. Consumo de papel fotocopias primer semestre vigencias DTAO DTAM DTC DTOR DTPA DTAN I SEM 214 I SEM 215 I SEM 216

7 1.3 CANTIDAD DE IMPRESIONES El consumo de papel por impresiones, fue la variable que más influyó negativamente en los registros obtenidos al término del semestre Cantidad impresiones vigencias y Al respecto es importante aclarar que en la Sede Central que representa la mayor carga en consumo de papel por este concepto, no fue posible obtener información para el primer semestre 216, pues según se argumentó, el traslado de Sede ocurrido a comienzos de año sumado a los daños ocasionados en la operación de las máquinas donde se centraliza la operación de impresión, hicieron necesario resetear el sistema de control ocasionando la pérdida de la información almacenada. Por lo anterior, el análisis de la información se realizará únicamente con base en la información reportada por la Direcciones Territoriales. Al respecto inicialmente debe precisarse que la tendencia observada fue un importante crecimiento en el consumo por este concepto equivalente al 16% al pasar de 743 resmas de papel en el primer semestre/15, a 863 resmas de papel durante el lapso enero-junio/16, comportamiento que contradice los lineamientos cero papel impartidos por la Subdirección Administrativa y que preocupa por su marcada tendencia ascendente evidenciada para los años Con excepción de la DTOR, donde se percibe una progresiva disminución en el consumo que para los últimos semestres analizados significo una disminución del 21% en el consumo de papel por este concepto, en las demás Territoriales se observó un aumento siendo los más notorios, los reportados por las Direcciones Territoriales de Amazonía, Pacífico y Cantidad de Impresiones primer semestre vigencias 214, 215 y 216 DTAO DTAM DTC DTOR DTPA DTAN I SEM 214 I SEM 215 I SEM 216

8 Caribe con incrementos de 57%, 39% y 25% respectivamente. No obstante lo anterior, conviene precisar la salvedad expresada por la DTAM, en razón del proyecto l GEF - CORAZÓN DE LA AMAZONÍA cuyo alto consumo de este material, será retornado a la Territorial. 1.4 COSTO PAPEL IMPRESIÓN Y FOTOCOPIAS Costo papel + impresión + fotocopiadoprimer semestre vigencias I SEM 214 En términos de costos por concepto de suministro de papel y obtención de fotocopias e impresiones se pasó de aproximadamente $54 millones en 214 a $62 millones en el año 2.154, hecho que evidencia un incremento de aproximadamente el 16%. I SEM 215 Como se aprecia, en el grafico detallado 4 por dependencias que se presenta a 3 I SEM 216 continuación, las dependencias que 2 reportaron mayores gasto por concepto de 1 compra de papel y obtención de impresiones y fotocopias durante el año 216 fueron la DTPA y la Sede Central con Incrementos del 66% y 46% respectivamente, al pasar de $1 7 a $17 3 millones en el caso de la DTPA y $11 9 a $17 2 millones en la Sede Central. Como se aprecia en el cuadro de Costo de papel+impresión+fotocopiado En las Territoriales Amazonía, Andes Occidentales y Orinoquía se redujo el gasto por concepto de adquisición de esta papelería, siendo el más significativo el de la DTAM que pasó de $2 57 a $742 lo que le representó una disminución del 64% con respecto al primer semestre 215, con lo cual queda corroborado lo manifestado por la DTPA en términos de la justificación que se presenta el mayor consumo de papel versus los menores gastos de adquisición. Costo papel + Impresión + fotocopiado variación tendencia DTAO % Disminución DTAM % Disminución DTC Aumento DTOR % Disminución Costo papel+impresión+fotocopiado enero-junio DTPA Aumento DTAN Aumento SEDE CENTRAL Disminución I SEM 215 I SEM 216

9 2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El análisis de tendencias teniendo como fundamento las cifras consolidadas para aquellas dependencias con información del semestre enero-junio para los años 215 y 216 determina un aumento significativo de consumo de papel, contrario a las estadísticas y tendencias que se venían observando en períodos anteriores, hecho que se encuentra expresado en los siguientes resultados: Consumo de papel en resmas Cantidad de impresiones (sólo DT) Cantidad de fotocopias Costo papel+impresión+fotocopiado 13.9 % de aumento 16.2 % de aumento 15.6 % de aumento 16.2 % de aumento Los anteriores resultados, determinan que los lineamientos y controles adoptados por la entidad, no han sido lo suficientemente efectivos para consolidar la meta que se espera de reducir en un 3% el consumo de papel. Los procedimientos y mecanismos de control utilizados con la centralización de procesos de impresión que operan en los pisos 2, 3 y 8 de la Sede Central deben ser revisados, a fin de ejercer una mejor y mayor verificación sobre los documentos que se imprimen. Igualmente se debe asegurar el respaldo y conservación de información que almacena el sistema, para evitar las contingencias, que motiven pérdida de la información almacenada. Con base en los resultados contenidos en el presente informe, se debe emprender una efectiva y persisten campaña tendiente a la reducción en el consumo de papel a través del Grupo de Comunicaciones y Educación Ambiental, a fin de lograr las metas propuestas por el Gobierno Central a través de la Política de la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel. Es necesario que las dependencias generen un plan de acción efectivo de concientización que contribuya en mejorar el uso del papel, racionalizando su consumo.