UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADOR PÚBLICO TEMA: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA A LOS PROCESOS EFECTUADOS EN EL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEL HOSPITAL PEDIÁTRICO BACA ORTIZ EN LA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS DURANTE EL AÑO 2012 CON EL OBJETIVO DE DETERMINAR LA EFICIENCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS. AUTORA SAQUINGA MARTÍNEZ PAULINA ALEXANDRA DIRECTOR MCS. Fernando Borja Borja QUITO - ECUADOR 2014

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15 INTRODUCCIÓN El Hospital Pediátrico Baca Ortiz, como parte del Estado no es ajeno a los procesos en materia de compras públicas. Al igual que las entidades no financieras del sector público, éste se abastece de bienes, servicios obras y consultoría, a través de los distintos procesos que existen en el Portal de Compras Públicas. Antes del año 2008, las compras estaban normadas por una legislación obsoleta que favorecía ciertas prácticas monopolistas, oscuras y desleales, y que no se compadecían con la realidad nacional. En consecuencia; se perjudicaba al Estado, a las empresas que no podían acceder al sistema de compras, y se colige que de éste perjuicio se pasaba factura a los usuarios. Era notorio pues, que antes de la expedición de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, las adquisiciones estaban reguladas por otras normas que no abarcaban con objetividad los procesos de compras y que tendían a separar procedimientos, alargar tiempos, no existían criterios comunes, falta de procedimientos explícitos, herramientas informáticas deficientes, entre otras. Con la expedición de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, que respalda la creación Sistema Nacional de Contratación Pública, mismos que se complementan con el Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, se ha logrado la implementación de todo un andamiaje en materia de compras públicas, normas y procedimientos a los cuales las entidades del sector público deben someterse y observar como trámite previo a efectuar las adquisiciones. 1

16 La aplicación de las Leyes antes citadas, han dado paso a la presencia del Instituto Nacional de Contratación Pública, considerado como un organismo de derecho público, técnico y autónomo, con personalidad jurídica propia, que además de tener autonomía administrativa, técnica, operativa, financiera y presupuestaria, se ha convertido en el órgano rector que regula y establece las políticas para un ejercicio eficaz de las compras públicas. Sin embargo de este concepto vanguardista, en lo que se refiere a las compras públicas, éstas no siempre han sido manejadas con la eficacia, rapidez y sustentado por las herramientas tecnológicas que ahora se exige, ya que la Institución según la estructura establecida y que consta en el Manual Orgánico Funcional, se contaba únicamente con el Concurso Privado de Precios, considerado como un órgano asesor de la Dirección del Hospital, y cuyo objetivo era organizar en forma secuencial y ágil los mecanismos para la adquisición de los diferentes bienes o servicios, materiales, contratación de obras y servicios, tendientes a cubrir las necesidades del Hospital, manteniendo la corrección y honestidad de procedimientos y precautelando los intereses institucionales. En consecuencia es de relevante importancia el conocer los avances procedimentales desde las compras de antaño que se realizaba en el Hospital versus las adquisiciones que se efectúan por intermedio del Portal de Compras Pública, garantizando así el cumplimiento de los objetivos primordiales de la Ley. 2

17 CAPÍTULO I PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN Al interior de la Administración Pública Ecuatoriana, se considera que la adquisición de bienes y servicios, son el pilar fundamental dentro de los procesos administrativos de compras, mismos que dependiendo de su efectividad y eficacia, coadyuvan para el cumplimiento de los objetivos institucionales; siendo los mayores beneficiarios los usuarios externos; es decir los miles de menores que acuden al Hospital Pediátrico Baca Ortiz, en busca de una solución médica a sus múltiples dolencias. Así mismo el usuario interno, servidores públicos y trabajadores, se convertirán a parte de usuarios de los bienes, también en medidores del cumplimiento de estos procesos. Así como la Ley necesita del Reglamento para lograr su ejecución, las compras públicas requieren de la aplicación correcta de los procesos para llegar a concretarse; razón por la que la eficiencia institucional que se observe dentro de los procesos de adquisiciones, permitirá entre otros, el mantener en cantidad suficiente y adecuada los insumos, materiales y bienes que requiere la Institución, para satisfacer las necesidades del paciente y funcionarios, garantizando el acceso a un servicio de calidad. En consecuencia, el desconocimiento de los procedimientos técnicos, procedimentales y legales en el uso del portal de compras públicas, provoca que éstos procedimientos no sean equitativos e idóneos por errores que se pueden incurrir en el momento de elevar la información en las diferentes pantallas del portal del INCOP. 3

18 Por tanto, la inobservancia y el desconocimiento de la Ley, la inexperiencia de los usuarios del portal, unido al desinterés de los proveedores, a más de la falta de presupuesto, y otros factores de orden logístico, humanos y hasta político, pueden afectar drásticamente un proceso de compra. 1.1 Tema Auditoría administrativa a los procesos efectuados en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la compra de bienes y servicios durante el año 2012 con el objetivo de determinar la eficiencia de los procedimientos. 1.2 Planteamiento del Problema Al ser el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, una entidad parte del Estado, y que se nutre de las asignaciones presupuestarias que otorga el Ministerio de Finanzas, debe obligatoriamente cumplir con los lineamientos establecidos por el INCOP para satisfacer las múltiples necesidades que se presentan en el día a día de la Institución, requerimientos que de forma directa inciden en el beneficio de los usuarios tanto internos como externos. Entonces, de la eficiencia de los procesos depende el normal desarrollo de las actividades financieras - administrativas, siendo ese uno de los parámetros investigados, como también los procesos efectuados por los usuarios del portal de compras públicas para la adquisición de bienes y servicios del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, durante el año

19 1.3 Formulación del Problema En la actualidad toda institución que dependa del Estado, satisface sus necesidades materiales, de servicios y obras por intermedio de la adquisición en el Portal de Compras Públicas; sin embargo de existir todas las herramientas informáticas, legales, logísticas y procedimentales se observan procesos que no llegan a concluir o se declaran desiertos, o lo que es peor, se caen debido a errores en forma, fácilmente subsanables pero que en definitiva causan perjuicio al Hospital, al Estado y lo más grave al usuario final, que en este caso es el paciente, que se beneficia de los insumos y servicios que presta el Hospital Pediátrico Baca Ortiz. En tal virtud, se plantea la siguiente pregunta general : Es posible determinar la eficiencia de los procedimientos llevados a cabo por el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, para la adquisición de bienes y servicios durante el año 2012? 1.4 Objetivos Objetivo General Determinar la eficiencia de los procesos de compra que efectúa el Departamento de Adquisiciones del Hospital, con la finalidad de que se potencien los aciertos y/o que establezcan mejoras en los procesos de compra de bienes y servicios Objetivos Específicos - Planificar y ejecutar la auditoría administrativa al Subproceso de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz. 5

20 - Definir los procedimientos que realizan los usuarios del portal de compras públicas para la adquisición de bienes y servicios en el Hospital Pediátrico Baca Ortiz. - Definir perfiles profesionales ideales para un mejor cumplimiento de actividades al interior del Subproceso de Adquisiciones. - Determinar la existencia de procedimientos fallidos o desiertos que la Institución no concretó. - Efectuar el análisis de los resultados obtenido en la Auditoría Administrativa. - Establecer conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento de los procedimientos efectuados en el Subproceso de Adquisiciones 1.5 Justificación De forma diaria, el Estado Ecuatoriano a través de las cientos de instituciones públicas que lo conforman, acceden a la contratación de bienes, servicios, obras y consultoría, mediante el Sistema Nacional de Contratación Pública. Para tal fin y previo a iniciar los procesos de compra, las entidades contratantes deben contar la asignación presupuestaria que se cristaliza con la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y la Programación Anual de Compras (PAC), lo que garantizará el cumplimiento de las obligaciones contractuales y que debe ser preparado por la Institución de forma obligatoria. Para iniciar los procesos de contratación, la entidad ya debe contar con su registro informático, es decir, se registrará en el Portal de Compras Públicas, para acceder al uso de herramientas del Sistema Nacional de Compras Públicas, siendo total responsabilidad de la Institución por intermedio de los usuarios del portal, el llevar adelante los procedimientos de contratación pública conforme a la normativa creada para el efecto y de esta forma cumplir con los principios y objetivos de Sistema Nacional de Compras Públicas. 6

21 Sin embargo de la disposición legal, se mantienen aún errores y estos son de carácter procedimental, legal, presupuestario, logístico, humano, político, tecnológico entre otros, mismos que conllevan a un fracaso en el proceso de las adquisiciones de bienes y servicios. De esta forma se imposibilita que los procesos de compras públicas cumplan el objetivo institucional, que consiste en brindar atención médica en prevención, diagnóstico tratamiento y rehabilitación, con alta calidad profesional, ética, calidez y humanismo. Por tanto, la importancia de la investigación radica en el grado de eficiencia dentro del manejo de los procesos de adquisición que lleva a cabo el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, a fin de determinar mecanismos que mejoren el manejo de las compras públicas. 1.6 Metodología de la Investigación Se procederá con un análisis de los métodos aplicados en la investigación, a fin de que los resultados sean reales y óptimos, siempre tomando en consideración los objetivos planteados en el presente estudio Tipo de Investigación Basada en el trabajo efectuado, se inicia la investigación realizando la actividad exploratoria sobre el tema, que según se evidencia no ha sido profundizado y aún pero tratado, ya que ha ido evolucionando a medida que se van desarrollando las actividades diarias. De esta forma, nos familiarizamos con el tema motivo de estudio y estamos en capacidad de establecer mejoras al respecto. 7

22 Una vez efectuada la exploración, continuamos con el proceso en su fase descriptiva donde se detalla los términos cuantitativos y cualitativos, para así obtener datos y trabajar sobre esta información. Por último y de igual importancia, se continúa con la etapa explicativa, donde detalladamente se exponen los hechos recolectados Métodos de Investigación Con la aplicación del método de observación, podemos verificar las situaciones reales que se presentan en el estudio, facilitando los mecanismos que se pueden aplicar dentro del Departamento de Adquisiciones a fin de implementar mejoramientos en beneficio de la Institución. Posteriormente y una vez obtenida la información mediante el método de observación, aplicaré el método inductivo, con el cual le levanta la información observada, misma que será ordenada y clasificada para su debido procesamiento. Finalmente con el método estadístico se compila la información obtenida con los métodos anteriores, mismos que reflejarán los resultados cuantitativos y cualitativos producto de la investigación Primaria Está catalogada como la información obtenida al interior del Departamento de Adquisición del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, por lo que estos datos se documentarán bajo la modalidad de lluvia de ideas. De igual forma, se accederá a otras áreas que mantienen información relacionada con el objeto de la investigación. 8

23 Secundaria Como fuente secundaria, se consideran a los documentos que avalan la gestión del Departamento de Adquisiciones y que se encuentran y procesados en la Gestión Financiera del Hospital Fuentes Adicionales Entrevistas efectuadas a funcionarios del área de Adquisiciones del Hospital, quienes detallan las actividades y funciones que desempeñan en sus actividades diarias y que coadyuvan al desarrollo óptimo de las compras públicas del Hospital Pediátrico Baca Ortiz. Una fuente muy importante es el Portal de Compras Públicas, donde confluyen todos los procesos de adquisiciones del sector público y se puede evidenciar el grado de cumplimiento de la Institución a nivel de adquisiciones de bienes y servicios Tratamiento de la Información La información será procesada con los métodos explicados anteriormente y serán recopilados en una base de datos, mismos que determinarán el producto de la administración que efectúa el Departamento de Adquisiciones con la finalidad de implementar mecanismos de mejoramientos y protocolos de manejo de documentación y perfiles del personal que maneja la información Población y Muestra La población está definida por los procesos de adquisiciones realizados por el Hospital Pediátrico Baca Ortiz durante el año 2012 y que comprenden el Catálogo Electrónico, Emergencias, ÍNFIMA Cuantía, Menor Cuantía, Subasta Inversa, Cotización, Licitación y Régimen Especial. 9

24 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO 2.1 Origen de la Contratación Pública Lo que hoy se conoce como Contratación Pública, se manifiesta en el Ecuador por el año 1927, con la presencia de la Misión Kemmerer, que llegó al Ecuador en la presidencia de Isidro Ayora y cuya función primordial era modernizar el Estado, reestructurar el sistema bancario del país, corrigiendo las deficiencias administrativas en el manejo de las finanzas, bajo un nuevo diseño económico, cuya finalidad era situar al Ecuador a la altura de sus similares en América y el mundo. Al haber observado las muchas deficiencias en el manejo financiero y para garantizar el éxito de las propuestas que presentaron a Isidro Ayora, fue necesario expedir una Ley General, así como disponer la creación de organismos encargados de ejecución. Así, la Ley Orgánica de Hacienda 1, tenía por objeto esencial el establecer las normas que regirán en los aspectos de recaudación, custodia e inversión de los fondos públicos y en la adquisición, mantenimiento y disposición de los bienes nacionales. Esta Ley estaba basada en los proyectos de la Ley Orgánica de Presupuesto y la Ley de Contabilidad y Contraloría que la Misión Kemmerer presentó como parte de un informe del funcionamiento de los departamentos administrativos del Ecuador. 1 Misión Kemmerer y la Restauración Económica, Flacso Sede Ecuador, Historia, Primera Edición, 1994, Serie Tesis 10

25 Dentro de las observaciones realizadas por la Misión Kemmerer, se expuso que en el Ecuador no existe una Ley Orgánica con relación del presupuesto y de las disposiciones legales sobre la materia se encontraban dispersas en otras leyes como la Constitución Política del Ecuador, Ley de Haciendas y varias normativas de la época. Es por esto que, la nueva Ley de Hacienda en lo que respecta a la formación y expedición de presupuesto estableció normas indispensables para que en el país se asegure el orden de la Hacienda Pública, evitando las deficiencias financieras, protegiendo el interés público y limitador el poder de otros estamentos del Estado, como por ejemplo el poder Legislativo, que tenía como regla general el no dar Ley de Presupuestos, y en caso de tramitarse, se emitía sin el respaldo de normas precisas, científicas y legales. Se colige entonces que no existía una planificación presupuestaria por lo que año tras año se evidenciaba los déficits posterior a las liquidaciones de ingresos y egresos. Con el paso del tiempo, ésta Ley sufre múltiples cambios que se ven incorporados en la normativa de 1960, entre ellos la necesidad de una partida presupuestaria que respalde con fondos públicos la celebración de los contratos. Dicho procedimiento era conocido como la Licitación, proceso que previo a ser publicado en el Registro Oficial, debía contar con las respectivas bases debidamente aprobadas por la Junta de Licitaciones. La ley de licitaciones de 1964, después de sucesivas reformas se publica la Ley de Licitaciones y Concurso de Ofertas en 1974, que incorporo la tradicional figura "exorbitante", del derecho administrativo, de la "terminación unilateral y anticipada del contrato" vigente hasta nuestros tiempos además mantenía los principios de la licitación, bases, partida presupuestaria, debidamente autorizada por la entidad contratante. 11

26 Con el crecimiento del Estado, en el año 1964 se desarrolló la Ley de Licitaciones, pero es desde el año 1990 donde se dispone la creación de un instrumento legal que regule adecuadamente los varios aspectos dentro de las compras públicas. Se conoce entonces la Ley de Contratación Pública, la que fue reformada en el año 2003 y derogada en agosto de 2008, para posterior ser reemplazada por la nueva Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, fue expedida el 4 de agosto del 2008, Registro Oficial No. 395 y está considerada como la base del Sistema Nacional de Contratación Pública. Concomitante, se expide el Reglamento General de La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP), publicado en el Suplemento del Registro Oficial 399 del 8 de agosto del 2008 y reformado por Decreto Ejecutivo No. 1700, publicado en el Registro Oficial 588 del 12 de mayo del El nuevo sistema se constituye en el soporte ideal para los procesos de compra que efectúa el Estado, fortaleciendo a la Contratación Pública, revistiéndole de modernidad y prestándole múltiples herramientas para su accionar y control. 2.2 Ecuador, desarrollo de las Compras Públicas a partir de la expedición de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Como se indicó anteriormente, la contratación pública ecuatoriana, tiene sus principios en la Ley de Hacienda del año 1927, normativa que se encargaba de adquirir los bienes que servirían para el normal desarrollo de las actividades de las instituciones públicas de aquella época. 12

27 Con el paso del tiempo la Ley de Hacienda presenta modificaciones que se fueron incorporando en la codificación del año 1960, que entre otros cambios, contemplaba la necesidad de contar con una partida presupuestaria que respalde con los fondos económicos la celebración del contrato. A este procedimiento se le denominaba licitación y debía contar con las bases a ser publicadas en el Registro Oficial o en un medio de comunicación escrito, que era previamente aprobado por la Junta de Licitaciones. Posteriormente la Ley de Licitaciones de 1964, sufre varias reformas desembocando en la Ley de Licitaciones y Concurso de Ofertas en 1974, que incorporo la tradicional figura del derecho administrativo, y de la terminación unilateral y anticipada del contrato vigente hasta nuestros tiempos además mantenía los principios de la licitación, bases, partida presupuestaria, debidamente autorizada por la entidad contratante. Cabe indicar que la Ley de Licitaciones y Concurso de Ofertas, también sufre de modificaciones y tras varias transformaciones es reemplazada por la Ley de Contratación Pública, expedida en También aparece la primera Ley de Consultoría, que se publicó en 1998, y que determinaba los procedimientos para poder contratar con empresa encargadas de realizar encuestas de servicios y/o datos para las instituciones del Estado. Con el aparecimiento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación, publicada en el Registro Oficial No. 395 del 4 de agosto de 2008, se constituye la base del Sistema Nacional de Contratación Pública, que está conformada por un cuerpo normativo y la entidad reguladora. A la par de la Ley, se expide el Reglamento General de la LOSNCP, que consta en el Decreto Ejecutivo No. 1248, publicado en el Suplemento del Registro Oficial 399 del 08 de agosto de 2008, y que es reformado por Decreto Ejecutivo No. 1700, publicado en el Registro Oficial No. 588 de 12 de mayo de

28 En el Sistema de Contratación Pública se proponen cambios llamativos e innovadores como el uso de procedimientos electrónicos, varias herramientas que ayudan a dinamizar los procesos, aplicación de principios y normas, lo que moderniza la contratación en Ecuador, adaptándose a una sociedad ávida de mejorar los sistemas de gestión pública en beneficio de la colectividad El Sistema Nacional de Contratación Pública. Dentro del marco legal existente, el Sistema Nacional de Contratación Pública regida por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, ejerce como un conjunto articulado y coordinado de elementos que ayudan a la gestión de las compras públicas. Sus principales componentes son los principios, normas y herramientas informáticas que se encuentran disponibles en el portal de compras públicas, procedimientos y marco institucional. Todos éstos elementos coadyuvan en mayor o menor incidencia en los procesos de contratación, con la finalidad de que se cumpla los fines para los que fue creado el sistema, que básicamente comprenden lo siguientes - Proveer al Estado de bienes, servicios, obras y consultoría tomando cuenta la calidad, precio y oportunidad. - Promover la producción nacional. - Incluir a la economía popular - solidaria y a micro, pequeñas y medianas unidades productivas como proveedores del Estado. - Dinamizar la economía nacional aprovechando la capacidad de contratación del Estado. 14

29 2.2.2 Principios Para el fiel cumplimiento de lo que dispone la normativa la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en el artículo 4 enuncia los principios que deben observarse obligatoriamente en materia de contratación pública que son legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad, y participación nacional. En su trabajo Interrogantes y respuestas sobre la Nueva Ley de Contratación Pública, presentado por la Dra. Libia Rivas y el Dr. Nelson López Jácome 2, indican lo siguiente sobre los principios antes mencionados Legalidad Las entidades contratantes deben cumplir con las disposiciones previstas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento, y en todas las Resoluciones expedidas por el Instituto Nacional de Contratación Pública; así como los expedidos por los órganos competentes, mismas que servirán para regular adquisición y arrendamiento de bienes, ejecución de obras y la prestación de servicios incluidos los de consultoría, así como la adecuada administración y control de recursos públicos Trato Justo Significa que todo proveedor ya sea de obras, bienes y servicios deben tener acceso a contratar con el Estado en condiciones semejantes a los demás, por lo que no debe haber privilegios, ventajas, o favoritismos. 2 López, Nelson y Ribas Libia, Interrogantes y respuestas sobre la Nueva Ley de Contratación Pública., Ed. Nina Comunicaciones, Quito-Ecuador, Año

30 Igualdad Este principio se basa en la igualdad que deben tener los oferentes, es decir, deben estar en la misma condición, contando con las mismas facilidades y sobre bases idénticas. Al igual que el principio anterior, éste prohíbe cualquier tipo de preferencia a un oferente en particular Calidad Se entiende como calidad al hecho de que el bien sirva con éxito a los fines del usuario durante su uso, se conoce también como aptitud para el uso. Este concepto de aptitud para el uso o de idoneidad para el uso, ha sido popularmente denominado como calidad y que se aplica en forma universal a todos los bienes y servicios. Puede observarse características tecnológicas como la dureza; psicológicas, sabor, belleza; en relación al tiempo, como la fiabilidad o mantenibilidad; contractuales como la garantía técnica Vigencia tecnológica Mediante este principio la entidad contratante tiene la obligación a observar que en todo proceso de contratación, busque un producto o servicio dotado de modernos sistemas tecnológicos, electrónicos, científicos, incluso ambientales, evitando de ésta forma la compra de tecnología obsoleta que se encuentre desactualizada y que no cubra necesidades y expectativas del comprador. Según el Dr. Nelson López Jácome, para definir éste principio podemos acudir al derecho comparado peruano, que en el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo No PCM, lo define de la siguiente forma: 16

31 Los bienes, servicios o ejecución de obras, deberán reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnológicas necesarias para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en que son adquiridos o contratados, con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse, si fuera el caso, con los avances científicos y tecnológicos Oportunidad Básicamente trata que sobre que la Administración Pública debe actuar con celeridad atendiendo las circunstancia de cada caso en particular, para de esta forma satisfacer de forma eficaz las necesidades y el interés público en general. Trasladando este concepto a la actualidad y en nuestro sistema, se puede observar el caso de artesanos calificados en cualquier rama, tenga la posibilidad de participar y satisfacer las necesidades de las entidades contratantes, demostrado que no solamente las grandes corporaciones pueden acceder al proceso, existiendo de ésta forma oportunidad para todos sin que haya preferencia hacia determinado grupo de personas o empresa Libre concurrencia Mediante el principio de libre concurrencia, se afianza la posibilidad de oposición entre los interesados en la futura contratación e implica la prohibición para la Administración de imponer condiciones restrictivas para el acceso al concurso. No obstante, según el autor, el principio no es absoluto, ya que, la normativa jurídica impone ciertas limitaciones, dado que el interés público exige un control de la capacidad de los concurrentes. 17

32 Transparencia Guarda estrecha relación en cuanto al cumplimiento de los principios de legalidad, publicidad, libre concurrencia e igualdad entre otros Publicidad De acuerdo a la normativa, quienes efectúen adquisiciones de bienes y servicios, tienen la obligación de pública en portal de compras públicas, tanto el procedimiento precontractual como contractual, a fin de que puedan concurrir el mayor número de proveedores interesados posibles, de modo que la entidad pueda elegir al más idóneo, siguiendo un proceso de selección y que sean de conocimiento de los oferentes, sobre la forma en que serán analizadas las ofertas. Además permite dar a conocer a la ciudadanía sobre las actuaciones de la Administración Pública Participación nacional Este principio es particularmente importante, a través de este, el estado ecuatoriano retoma como finalidad de la contratación pública la dinamización de la producción nacional, a través del establecimiento de criterios de valoración que la incentiven Órganos del Sistema Nacional de Contratación Pública El Instituto Nacional de Compras Públicas, es una parte importante del Sistema Nacional de Contratación Pública, considerado como un medio por el cual todas las instancias, organismos e instituciones que manejan recursos públicos articulan su planificación, programación, presupuesto, control, administración y ejecución de las adquisiciones de bienes y servicios. 18

33 Su misión principal es liderar la gestión transparente y efectiva de la Contratación Pública, optimizando el uso de los recursos del Estado y dinamizando el desarrollo del sector productivo del país. El 4 de agosto del 2008, mediante la expedición de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, se crea el Sistema Nacional de Contratación Pública, que en el artículo 7, lo define como el conjunto de principios, normas, procedimientos, mecanismos y relaciones organizadas orientadas al planeamiento, programación, presupuestos, control, administración y ejecución de las contrataciones realizadas por las Entidades Contratantes. Forman parte del SNCP las entidades sujetas al ámbito de esta Ley Instituto Nacional de Compras Públicas - INCOP Dentro del sistema, se incluye al Instituto Nacional de Contratación Pública, que se encuentra definido en el artículo 10 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública que dice: Créase el Instituto Nacional de Contratación Pública, como organismo de derecho público, técnico y autónomo, con personalidad jurídica propia y autonomía administrativa, técnica, operativa, financiera y presupuestaria. Su máximo personero y representante legal será el Director Ejecutivo, quien será designado por el Presidente de la República. Su sede será la ciudad de Quito, tendrá jurisdicción nacional, pudiendo establecer oficinas desconcentradas a nivel nacional Según la normativa vigente, el Instituto ejercerá la rectoría del Sistema Nacional de Contratación Pública conforme a las siguientes atribuciones: 1. Asegurar y exigir el cumplimiento de los objetivos prioritarios del Sistema Nacional de Contratación Pública; 3 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, LOSNCP, Registro Oficial 395, 04 agosto

34 2. Promover y ejecutar la política de contratación pública dictada por el Directorio; 3. Establecer los lineamientos generales que sirvan de base para la formulación de los planes de contrataciones de las entidades sujetas a la presente Ley; 4. Administrar el Registro Único de Proveedores RUP; 5. Desarrollar y administrar el Sistema Oficial de Contratación Pública del Ecuador, COMPRAS PÚBLICAS, así como establecer las políticas y condiciones de uso de la información y herramientas electrónicas del Sistema; 6. Administrar los procedimientos para la certificación de producción nacional en los procesos precontractuales y de autorización de importaciones de bienes y servicios por parte del Estado; 7. Establecer y administrar catálogos de bienes y servicios normalizados; 8. Expedir modelos obligatorios de documentos precontractuales y contractuales, aplicables a las diferentes modalidades y procedimientos de contratación pública, para lo cual podrá contar con la asesoría de la Procuraduría General del Estado y de la Contraloría General del Estado; 9. Dictar normas administrativas, manuales e instructivos relacionados con esta Ley; 10. Recopilar y difundir los planes, procesos y resultados de los procedimientos de contratación pública; 11. Incorporar y modernizar herramientas conexas al sistema electrónico de contratación pública y subastas electrónicas, así como impulsar la interconexión de plataformas tecnológicas de instituciones y servicios relacionados; 12. Capacitar y asesorar en materia de implementación de instrumentos y herramientas, así como en los procedimientos relacionados con contratación pública; 13. Elaborar parámetros que permitan medir los resultados e impactos del Sistema Nacional de Contratación Pública y en particular los procesos previstos en esta Ley; 20

35 14. Facilitar los mecanismos a través de los cuales se podrá realizar veeduría ciudadana a los procesos de contratación pública; y, monitorear su efectivo cumplimiento; 15. Publicar en el Portal COMPRAS PÚBLICAS el informe anual sobre resultados de la gestión de contratación con recursos públicos; 16. Elaborar y publicar las estadísticas del SNCP; y, 17. Las demás establecidas en la presente Ley, su Reglamento y demás normas aplicables. De igual manera, el Reglamento a la Ley Orgánica de Sistema Nacional de Compras Públicas (LOSNCP), en el Art. 6, enuncia las atribuciones del Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP) Art. 6.- Atribuciones del INCOP.- A más de las establecidas en la Ley, serán atribuciones del Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP) 4 1. Ejercer el monitoreo constante de los procedimientos efectuados en el marco del Sistema Nacional de Contratación Pública; 2. Emitir de oficio o a petición de parte, observaciones de orden técnico y legal en la fase precontractual, las que serán de cumplimiento obligatorio para las entidades contratantes; 3. Supervisar de oficio o pedido de parte, conductas elusivas de los principios y objetivos del Sistema Nacional de Contratación Pública, tales como: plazos insuficientes, especificaciones técnicas subjetivas o direccionadas, presupuestos fuera de la realidad del mercado, parámetros de evaluación discrecionales, entre otros; 4 Reglamento General a La Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública, Suplemento de Registro Oficial No. 588, de 12 de mayo

36 4. Realizar evaluaciones y reportes periódicos sobre la gestión que en materia de contratación pública efectúen las entidades contratantes; y de ser el caso, generar alertas o recomendaciones de cumplimiento obligatorio, sin perjuicio de que sean puestas en conocimiento de los organismos de control pertinentes Herramientas del Portal de Compras Públicas Es importante destacar el numeral cinco sobre el desarrollo y administración del Sistema Oficial de Compras Públicas, que textualmente dice: Desarrollar y administrar el Sistema Oficial de Contratación Pública del Ecuador, COMPRAS PÚBLICAS, así como establecer las políticas y condiciones de uso de la información y herramientas electrónicas del Sistema, ya que de aquí nace una de las herramientas informáticas de mayor aporte para las compras públicas del Ecuador y a la cual acceden los usuarios del portal, funcionarios del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, para que por su intermedio se efectúen las adquisiciones de la Institución. Antes de la normativa legal, se observaba que el uso de las herramientas informáticas era pobre, escueto y su uso no trascendía en el sector público; tanto que las instituciones públicas manejan sus propios archivos de contratación y únicamente se publicaba en la prensa las convocatorias a los concursos ; es decir que no existía la publicidad en los procesos y no eran de conocimiento para las casas comerciales; se desconocía las ofertas recibidas, el resultado obtenido por los proveedores invitados, la oferta ganadora, resultados de los análisis realizados que condujeron a la adjudicación, ejecución de los contrato en caso de existir, multa, garantía, cumplimiento del contrato, fiscalización, actas de entrega recepción. 22

37 Dicha comprobación no era fidedigna ya que al no aplicarse el proceso de publicidad los procesos eran totalmente desconocidos para los proveedores y complicados para la entidades públicas que apenas estaban en capacidad de verificar el objeto de los contratos. Es así que al crear la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, (LOSNCP), se conforma el Portal Electrónico de Compras Públicas, que es considerado como una innovación tecnológica de las compras públicas, ya que se convierte en el único sitio oficial y de uso obligatorio para efectuar los procedimientos electrónicos de contratación. De esta forma, los procesos de compra tendrán publicidad en las etapas precontractual, contractual y postcontractual, logrando con esto que los procedimientos sean transparentes, accesibles, permitiendo las veedurías ciudadanas, así como facilitando por parte de las tareas de los organismos de control que realizan los seguimientos de todos los procesos de contratación de las entidades del sector público, que tienen la obligación de usar el portal y consignar en el toda la información de las adquisiciones de la institución. El portal de compras públicas del Ecuador está definido así Al hablar del portal de compras públicas, se lo define como el sistema Oficial de Contratación Pública del Ecuador, mismo que de uso obligatorio para las entidades públicas y que es administrado por el Instituto Nacional de Contratación Pública. Dentro del portal de compras públicas existen elementos que tanto el proveedor como la entidad contratante deben observar como por ejemplo el Plan Anual de Contrataciones (PAC), Registro Único de Proveedores (RUP), catálogo electrónico, listado de instituciones, estadísticas, detalle de contratistas incumplidos, la información sobre el estado de las contrataciones públicas, datos que están considerado como el único medio empleado para efectuar los procedimientos electrónicos que guardan relación con los procesos de compras públicas. 23

38 Plan Anual de Contratación - PAC Antes de la promulgación de la normativa que regula las compras públicas, al momento de que las instituciones del Estado efectuaban las compras públicas no existía una adecuada planificación para la compra de bienes y servicios; lo que generaba el cometimiento de arbitrariedades en las contrataciones y un gran de número de adquisiciones cuyo denominador común era el desorden, duplicidad de procesos, carencia de estudios previos, términos de referencia erróneos, diferencia de información entre las solicitudes de compra, órdenes de compra, contratos, lo que provocaba la dilatación del proceso de compra. Es por esto que existe la Programación Anual de Contrataciones, que está considerada como una herramienta para efectuar un mejor control del gasto público y que exista un adecuado manejo de los fondos públicos. Como se manifestó anteriormente, el proceso inicia con la elaboración del Plan Anual de Compras, más conocido como PAC, considerado como una lista de bienes, servicios, obras y consultoría que la entidad ha planificado adquirir en cada año. Según la normativa vigente que consta en el Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública 5, el Plan Anual de Contratación, debe ser aprobado y publicado por la máxima autoridad de cada entidad contratante o su delegado hasta el 15 de enero de cada año. En él se plasmarán los bienes, servicios, obras y consultoría que se contratarán durante ese año. 5 Art. 25 del Reglamento General a la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública, Suplemento de Registro Oficial No. 588, de 12 mayo

39 Existen ocasiones en que la información que alimentó el Plan Anual de Compras, debe ser reformado, ya sea porque se han realizado asignaciones presupuestarias adicionales o por modificaciones en las características y/o cantidad de los bienes; para lo cual, la misma autoridad o su delegado, podrán mediante resolución motivada modificarlo, debiendo ser publicado en el portal de compras públicas. Se eximen de publicarse la contrataciones de ínfima cuantía o las que correspondan a Emergencias; el resto de procesos deben constar en el Plan Anual de Contratación inicial o en el reformulado. Según lo indica el Art. 26 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas (LOSNCP), el Plan Anual de Contratación estará vinculado con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo o de los planes regionales, provinciales, locales o institucionales y contendrá, por lo menos, la siguiente información: 1. Los procesos de contratación que se realizarán en el año fiscal; 2. Una descripción del objeto de las contrataciones contenidas en el Plan, suficiente para que los proveedores puedan identificar las obras, bienes, servicios o consultoría a contratarse; 3. El presupuesto estimativo de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar; y, 4. El cronograma de implementación del Plan. Otro aspecto importante del Plan Anual de Contratación, es la certificación de fondos, conforme con lo dispuesto en el Art. 24 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas, y puesto que para iniciar un proceso de contratación es requisito la certificación presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación. 25

40 Figura 2.1 Fuente Elaborado por : Detalle del PAC del año 2012 Hospital Baca Ortiz : Portal de Compras Públicas : P.Saquinga En nuestro caso, el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, cumplió con la elaboración y publicación en el Portal de Compras Públicas de la Programación Anual de Compras para el año 2012, cuyo monto ascendió US , Pliegos Los pliegos que se encuentran en el Portal de Compras Públicas están considerados como anexos donde consta información técnica, económica y legal de los bienes y servicios que requiere la entidad contratante. Los pliegos que constan en el Portal de Compras Públicas siempre estarán identificados con el tipo de proceso, nombre de la entidad contratante, el código

41 del proceso y el objeto de contratación. De forma general, en los pliegos consta información técnica, legal y económica, planos y estudios, condiciones económicas, legales y contractuales, procedimientos en caso de que se realicen modificaciones, plazos y proceso para realizar preguntas, respuestas y aclaraciones, convalidación de errores, diligencias de negociación, adjudicación y registro de contratos. 2.3 Definiciones Al tenor de la normativa legal con el que se manejan las compras públicas en el Ecuador, podemos encontrar un amplio glosario que se manejara a lo largo de la investigación. 7 Acta de Apertura de Ofertas Documento mediante el cual se formaliza el acto de apertura de oferta y la evaluación del cumplimiento de los requisitos de forma. Acta de Entrega Recepción Documento mediante el cual se deja constancia que los (bienes, servicios, obras y consultoría) que se reciben cumplen con las características técnicas señaladas. Acta de Evaluación de Ofertas Documento mediante el cual se deja constancia de la evaluación realizada y de la calificación obtenida. 7 En su mayoría, el glosario se encuentra en el Art. 6, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; sin embargo, también se pudo observar las definiciones en el Portal de Compras Públicas dentro de procesos de compras específicos. 27

42 Adjudicación Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad o el órgano competente de la Entidad Contratante otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado. Adjudicatario Oferente (Proveedor) al cual la máxima autoridad o el órgano competente de la Entidad Contratante, otorgó derechos y obligaciones de manera directa sobre un proceso de Subasta Inversa. Arrendador Persona natural o jurídica que da en arriendo el bien inmueble de su propiedad. Arrendatario Persona natural o jurídica que arrienda un bien inmueble de acuerdo a sus necesidades. Bienes y servicios normalizados Objeto de contratación cuyas características o especificaciones técnicas se hallen homologadas y catalogadas. Catálogo electrónico Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal de compras públicas para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco. 28

43 Clasificador Central de Productos Nomenclatura internacional utilizada para registrar los bienes, obras, servicios y consultorías que oferta el proveedor. Esta nomenclatura también es usada por la Entidad Contratante para identificar los bienes, obras, servicios y consultorías objeto de los procesos contractuales. Consultor Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, facultada para proveer servicios de consultoría, de conformidad con la LOSNCP. Contratación Preferente Contrataciones de bienes y servicios que se adquieren por procedimientos de cotización y menor cuantía, excepto los servicios de consultoría, se privilegiará la contratación con micros y pequeñas empresas, con artesanos o profesionales, preferentemente domiciliados en el cantón donde se ejecutará el contrato, quienes deben acreditar sus respectivas condiciones de conformidad a la normativa que los regulen. Contratación Pública Se refiere a todo procedimiento concerniente a la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o prestación de servicios incluidos los de consultoría. 29

44 Convalidación Errores de forma Proceso mediante el cual el Proveedor a pedido de la Entidad Contratante convalida errores de forma. Aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial de la oferta. Convenio Marco Es la modalidad con la cual el Instituto Nacional de Contratación Pública selecciona los proveedores cuyos bienes y servicios serán ofertados en el catálogo electrónico a fin de ser adquiridos de manera directa por la entidad contratante en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio. Documento de Aceptación Es la carta del proveedor seleccionado indicando que acepta participar en el proceso de contratación al que ha sido invitado. Este documento deberá subirse al Portal en el plazo establecido para el efecto, como condición previa para que el proveedor seleccionado pueda participar en el proceso de menor cuantía de bienes y servicios. Entidad Contratante Están considerados como tal, a los organismos y entidades creadas por la Constitución o la Ley para ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado. 30

45 Entrega Física de Documentos Son los documentos impresos, copias u originales que entregan los oferentes directamente en oficinas de la entidad contratante. Feria Inclusiva Evento realizado al que acuden las Entidades Contratantes a presentar sus demandas de bienes y servicios, que generan oportunidades a través de la participación incluyente, de artesanos, micro y pequeños productores en procedimientos ágiles y transparentes, para adquisición de bienes y servicios, de conformidad con el Reglamento de la LOSNCP. Márgenes de Preferencia Porcentaje de preferencia asignado, dependiendo del tamaño de Empresa y del origen del bien o servicio ofertado. Máxima Autoridad Quien ejerce administrativamente la representación legal de la Entidad Contratante. Mejor costo en Bienes y Servicios Normalizados. Oferta que cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo. 31

46 Mejor Costo en Consultoría Criterio de "Calidad y Costo" con el que se adjudicarán los contratos de consultoría, en razón de la ponderación que para el efecto se determine en los Pliegos correspondientes, y sin que en ningún caso el costo tenga un porcentaje de incidencia superior al veinte (20%) por ciento. Mejor costo en Obras, o en Bienes y Servicios No Normalizados Oferta que ofrezca a la entidad las mejores condiciones presentes y futuras en los aspectos técnicos, financieros, legales, sin que el precio más bajo sea el único parámetro de selección. Negociación Acto administrativo en el cual se reúnen la Entidad Contratante y el Proveedor, para acordar el precio final de la contratación, este precio debe ser de al menos el 5% menor al precio referencial. Oferta Calificada Es la oferta que cumple con todos los requisitos que se exigen en los pliegos. Oferta Habilitada En la adquisición de bienes es la oferta que es habilitada por el Sistema para participar en la Puja en función del valor agregado nacional. En servicios, el Sistema habilita a todas las ofertas calificadas a participar en la Puja 32

47 Oferta Calificada Es la oferta que cumple con todos los requisitos exigidos en los pliegos. Oferta Económica Valor de la oferta que envía el proveedor, este valor puede ser igual o menor al valor del Presupuesto Referencial. Oferta Técnica Son los formularios que constan en los pliegos y que deben ser llenados por el proveedor para la entrega física. Orden de Compra Documento mediante el cual se establecen los requerimientos para la contratación de la obra, el bien o servicio. PAC Plan Anual de Contratación. Pliegos. Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública. 33

48 Portal de Compras Públicas Es el sistema informático oficial de contratación pública del Estado ecuatoriano. Presupuesto Referencial Monto del objeto de contratación determinado por la entidad contratante al inicio de un proceso precontractual. Proceso de Puja Acto en el que se subasta hacia la baja el precio ofertado, por medios electrónicos a través del Portal. Proveedor Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las entidades contratantes. Registro Único de Contribuyentes Es el número de identificación para todas las personas naturales y sociedades, públicas o privadas, nacionales o extranjeras que realicen alguna actividad económica en el Ecuador de forma permanente u ocasional, o que sean titulares de bienes o derechos por los cuales deben pagar impuestos. 34

49 Registro Único de Proveedores Es la base de datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en la LOSNCP. Su administración está a cargo del Instituto Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las entidades contratantes. Situaciones de Emergencia Son aquellas generadas por acontecimientos graves, tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequías, grave conmoción interna, inminente agresión externa, guerra internacional, catástrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una situación de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva. Solicitud de Contratación. Documento interno a través del cual la unidad requirente solicita al ordenador del gasto una contratación pública. Unidad Administrativa. Encargado de autorizar los procesos de contratación de ínfima cuantía y de elaborar el PAC, sus reformas y realizar los demás asuntos de carácter administrativo en la entidad contratante. 35

50 Unidad de Contratación. Es la unidad que lleva a cabo el proceso de contratación pública y maneja el portal de compras públicas. Unidad Financiera Realiza la certificación presupuestaria. Unidad Requirente. Es la unidad que necesita la obra, el bien o servicio, incluyendo el de consultoría. Ésta unidad es también la que activaría el proceso mediante la solicitud de contratación de acuerdo a la necesidad que surge en su seno. 2.4 Marco Legal que ampara a las Compras Públicas en el Ecuador En la actualidad, debido a los continuos cambios en los que se ve inmerso el sector público, las entidades y organismos que conforman el Estado Ecuatoriano, tiene la imperiosa necesidad de incorporar nuevos procesos y herramientas que tiendan a mejorar el desempeño administrativo, con la finalidad de brindar una respuesta positiva las muchas demandas de la población. Por mucho tiempo, la administración pública ha estado asociada con actos de corrupción, burocracia fácil de sobornar, exceso de trámites que no llevaban a una solución definitiva para los usuarios, inseguridad jurídica y qué decir de las miles de denuncias por desviación de dineros en cuentas personales de funcionarios que vieron la facilidad de los frágiles sistema informáticos para acceder de forma ilegal en las arcas del Estado. 36

51 Este tipo de actos no son ajenos en el campo de la contratación pública, es por esto que vista la necesidad de evitar actos de corrupción, lograr una mayor participación de la microempresa, procesos más transparente y sobre todo logar el ahorro país se han creado leyes que coadyuvan a su desarrollo. En nuestro país, antes de que se expida la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, las compras que realizaba el Estado estaban regidas por la Ley de Contratación Pública, la Ley de Consultoría, sin mencionar las propias reglamentaciones de las entidades, lo que hacía que los procesos de compra se manejen de forma distinta en ciertos organismos del Estado. Estos procedimientos no permitían la participación de una gran mayoría de proveedores o pequeños comerciantes, a la vez que no permitían la participación de las veedurías ciudadanas y lo que es peor dificultaban el trabajo de los organismos de control. Dentro de las dificultades que se evidenciaban en el área de las compras públicas, está el hecho de la falta de planificación anual, lo que favorecía por llamarlo de alguna forma, el abastecimiento desordenado de las institucionales sin ninguna planificación, y como se realizaban de último momento, los precios se disparan pretexto de la necesidad institucional. Según diagnóstico realizado en la elaboración del Plan Nacional de Desarrollo y que sirvió como base para el Plan Nacional para el Buen Vivir , se determina una serie de falencias a nivel de las compras públicas en el Ecuador. Estas observaciones sirvieron para la expedición de nuevas políticas, programas y proyectos que se cristalizaron con la entrega al país nuevas normativas en el campo de las compras públicas. Según el mismo estudio se determinó cuadro falencias generales básicas en el sistema de compras que regía en el Ecuador, que conllevaba a una serie de inconvenientes como son 8 8 Plan Nacional de Desarrollo , Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, Quito, Agosto

52 Tabla 2.1 Falencias Contratación Públicas 1 Irregularidades en los procesos de compra 2 Ineficiencia de las entidades contratantes en los procesos de compras 3 Registro de proveedores anárquico y manejo discrecional 4 Restricción a participación a empresa nacionales en procesos de compras públicas Fuente : Plan Nacional del Desarrollo Elaborado por : Paulina Saquinga 38

53 Por lo antes expuesto, se observa la necesidad de la expedición de la nueva normatividad, por esto, en el año 2008 nace un conjunto de leyes que revolucionaron la forma de efectuar las compras públicas, acompañado con todo un andamiaje legal que sustenta esta nueva forma de comprar bienes, servicios y obras en el Ecuador. En el marco de la Contratación Pública, la normativa legal que actualmente rige en el Ecuador es la siguiente: - Constitución de la República del Ecuador. Art. 288 : Las compras públicas cumplirán con criterios de eficiencia, transparencia, calidad, responsabilidad ambiental y social. Se priorizarán los productos y servicios nacionales, en particular los provenientes de la economía popular y solidaria, y de las micro, pequeñas y medianas unidades productivas Art. 189, Segundo Inciso: En la contratación pública procederá el arbitraje en derecho, previo pronunciamiento favorable de la Procuraduría General del Estado, conforme a las condiciones establecidas en la ley - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Registro Oficial, Suplemento 395, del 04 de agosto del 2008, con la que se determinan los principios y normas para regular los procedimientos de contratación para la adquisición de bienes, servicios y obras. Este nuevo cuerpo normativo reemplazó a la entonces vigente Codificación de la Ley de Contratación Pública, que se encontraba vigente desde

54 La nueva Ley comprende un nuevo sistema para las compras en lo que se refiere al uso del portal de compras, la obligatoriedad de la elaboración y cumplimiento de la Programación Anual de Compras (PAC), ampliación de los sujetos que como entres contratantes deben sujetarse a esta Ley. Registro Oficial, Suplemento 48, del 16 de octubre del 2009: Mediante esta normativa se expidió la Ley Orgánica de Empresas Públicas, donde se regulan la constitución, organización, funcionamiento, fusión, escisión y liquidación de las empresas públicas que no pertenezcan al sector financiero y que actúen en el ámbito internacional, nacional, regional, provincial o local; y, establecen los mecanismos de control económico, administrativo, financiero y de gestión que se ejercerán sobre ellas, de acuerdo a lo dispuesto por la Constitución de la República. De esta forma se modifico el numeral 8 del Art. 2 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. - Reglamento General de Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. - Decretos Ejecutivos expedidos por el Presidente del República, en temas de Contratación Pública. - Resoluciones emanadas por el Instituto Nacional de Contratación Pública, INCOP. 40

55 2.5 Procesos de Contratación Pública Previa a la expedición de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, se evidencia que no existía un modelo establecido para cada adquisición ya sea de bienes, servicios y obras, por lo que las entidades podían según su conveniencia modificar los términos de referencia, favoreciendo, como lo dije anteriormente a dedo, a empresas que a partir de ese momento se convertían en proveedores exclusivos, dejando de lado a otros que no podían acceder a ofertar sus bienes y servicios. Con la normativa vigente, se crea un modelo exclusivo de pliegos, que deben ser utilizados de forma obligatoria en los diferentes procesos de contratación, los que incluyen proyectos de contrato, formularios y anexos de requerirse. Si consideramos que entre las finalidades de las compras públicas es proveer al Estado Ecuatoriano de bienes, servicios, obras y consultoría con la mejor combinación de calidad, precio y oportunidad, el Sistema de Nacional de Contratación Pública, como es lógico ha previsto normas comunes a todos los procedimientos que se efectúan en el ámbito de la contratación pública, según se determina en el Art. 22 de la Ley Orgánica de Sistema Nacional de Compras Públicas, LOSNCP. Por tanto, el Sistema de Compras Públicas implementado por el Gobierno Nacional para la adquisición de bienes y servicios en las empresas estatales, es uno de los más eficientes y seguros de América, así lo estima un estudio de la Red Interamericana de Compras Gubernamentales, ya que al haberse puesto en vigencia la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación pública y fortalecido el portal de compras públicas que es una herramientas informática muy avanzada, nos permite hacer transacciones entre los proveedores del sector privado, los que ofertan bienes y servicios, y los compradores que es el sector público que adquiere los bienes y servicios 41

56 La transparencia con la que se maneja el sistema de compras públicas es otro de los puntos primordiales. La información de que es lo que se hace con los dineros de las entidades es importante ya que la ciudadanía puede acceder al portal para conocer el destino de los recursos públicos. Desde la creación del sistema en el año 2008, tanto personas Naturales como jurídicas se ven beneficiadas, ya que según estadísticas del INCOP existen proveedores registrados, de los cuales están habilitados, 6000 entidades registradas teniendo un monto transaccional de US millones hasta el momento Identificación de los procesos de Compras Públicas Como mencioné anteriormente, las herramientas informáticas que brinda el Portal de Compras Pública es muy flexible y amigable para el usuario, ya sea proveniente de la Entidad Contratante o el proveedor del bien o servicio. Dentro de las aplicaciones del sistema, consta un aplicativo que permitirá, en caso de existir dudas del usuario, identificar que una manera fácil, el proceso adecuado a seguir para las adquisiciones. La entidad contratante, elegirá el proceso tomando en consideración el objeto y el monto. Puede escoger basado en los siguientes parámetros: - Bienes y Servicios - Obras - Consultoría 42

57 Bienes y Servicios Los bienes y servicios pueden ser clasificados por normalizados y no normalizados. Al respecto, el Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Art. 42, define a los bienes y servicios normalizados como aquellos cuyas características o especificaciones técnicas han sido estandarizadas u homologadas por la entidad contratante; en consecuencia, éstas características o especificaciones son homogéneas y comparables en igual de condiciones. Tanto la Ley como el Reglamento General de las Compras Públicas pueden utilizar los términos homologados, estandarizados, normalizados, categorizados, catalogados; y la estandarización de los bienes es total responsabilidad de la entidad contratante, para lo que deberá observar la normativa respectiva. Según lo descrito en la Ley, los bienes y servicios normalizados se adquieren por procedimientos de Catálogo Electrónico y Subasta Inversa y de no aplicarse éstos procedimiento o haberse declarado desierto, se optarán por los demás procedimientos previstos en la Ley. Para facilitar la comprensión del procedimiento aplicar en cada uno de los casos, se debe seguir el siguiente proceso de selección. 1. Si los bienes son normalizados, se debe verificar si se encuentra en el Catálogo Electrónico para efectuar la contratación directa independiente del monto de la adquisición. 2. En el caso de que no conste en el Catálogo Electrónico, se debe elegir el monto de la contratación. Si es menor o igual a US ,85 se debe aplicar el procedimiento de Ínfima Cuantía, y si es mayor a US ,85 se optará por la Subasta Inversa Electrónica 43

58 3. En el caso de que la Subasta Inversa Electrónica no haya sido exitosa, y con la finalidad de no iniciar otro proceso, se puede seleccionar el monto de la contratación. - Si es menor o igual a US ,54 se aplicará el proceso de Menor Cuantía de Bienes y Servicios con la finalidad de realizar una contratación preferente, favoreciendo de ésta forma a las micro y pequeñas empresas, artesanos o profesionales que tengan su domicilio registrado en el cantón donde se realiza el contrato. La cuantía de este proceso no debe exceder el 0, del Presupuesto Inicial del Estado. - Si es entre ,54 y US ,05 se aplicará la Cotización de Bienes y Servicios, que consiste en un procedimiento basado en la invitación a presentar ofertas a cinco proveedores que cumplan con los parámetros de inclusión y contratación preferente; es decir basada en localidad y tipo de proveedor. En relación a la cuantía, debe considerarse entre el 0, y el 0, del Presupuesto Inicial del Estado. - Si el monto es mayor o igual a US ,05 la Licitación de Bienes y Servicios es el procedimiento a elegir y consiste en un proceso para bienes y servicios no normalizados exceptuando los de consultoría. El presupuesto referencial sobrepasa el del Presupuesto Inicial del Estado Obras Para el caso de procesos relacionados con Obras, debemos tomar en consideración el monto; es decir dentro de los siguientes valores. 44

59 - Si el monto es menor o igual a US ,89 se aplicará la Menor Cuantía de Obras, y su principal fin es realizar una contratación preferente, privilegiada a las micro y pequeñas empresas con artesanos y profesionales domiciliados en el cantón. La cuantía para el proceso no debe exceder al 0, del Presupuesto del Presupuesto Inicial del Estado. - Monto entre US ,89 y US ,11 Al igual que en los procesos de bienes y servicios, se invita a cinco proveedores elegidos a través del Portal de Compras Públicas que cumplan con los parámetros de inclusión y contratación preferente. La cuantía de estos procesos está entre el 0, y el 0,00003 del Presupuesto Inicial del Estado. - Mayor o igual a US ,11 Se aplica la Licitación de Obras, que es un procedimiento aplicable para contratar la ejecución, siempre y cuando el presupuesto referencial sobrepase el 0,00003 del Presupuesto Inicial del Estado. - Mayor a US ,28 En este caso se opta por la Contratación Integral por Precio Fijo, considerado como un medio beneficio para consolidad la contratación de todo un proyecto de infraestructura en un solo contratista, siempre que el presupuesto referencial sobrepasa el 0,1% del Presupuesto Inicial del Estado. 45

60 Consultoría - Menor o igual a US ,54 Se realiza una contratación directa aplicable en los procesos de Consultoría, para lo que la entidad contrata directamente al proveedor que cumple los requisitos previstos en los pliegos. Para cumplir con este procedimiento, la entidad selecciona e invita a un Consultor que se encuentre registrado y habilitado en el Registro Único de Proveedores. En cuanto al presupuesto referencial, éste debe ser inferior o igual al 0, del Presupuesto Inicial del Estado. - Entre US ,54 y. US ,05 El procedimiento a seguir es la Lista Corta, que consiste en invitar por intermedio del Portal de Compras Públicas a máximo 6 y mínimo 3 consultores, que se encuentren habilitados y registrados en el Registro Único de Proveedores que reúnan los requisitos previstos en los pliegos para poder presentar las ofertas respectivas. El presupuesto referencial debe ser entre el 0, y el 0, del Presupuesto Inicial del Estado. - Mayor a igual a US ,05 Se opta por el Concurso Público, para lo cual la entidad contratante realiza una convocatoria pública por el Portal de Compras Públicas para que los que estén interesados dentro del área de Consultoría presenten las ofertas técnicas y económicas; tomando en consideración que los proveedores estén habilitados en el Registro Único de Proveedores. El presupuesto a considerar debe ser superior o igual al 0, del Presupuesto Inicial del Estado 46

61 De lo anteriormente detallado, el INCOP ha resumido los procesos de la siguiente manera, basándose en los siguientes montos 9 Tabla 2.2 Procedimientos y Montos de Contratación OBJETO DE CONTRATACIÓN PROCEDIMIENTOS MONTOS BIENES Y SERVICIOS NORMALIZADOS Catálogo Electrónico Ínfima Cuantía Subasta Inversa Menor Cuantía Cotización Licitación Sin límites Menor o igual a US Mayor a US Menor o igual a US ,54 Entre US ,54 y US ,05 Mayor o igual a US ,05 BIENES Y SERVICIOS NO NORMALIZADOS Menor Cuantía Cotización Licitación Menor o igual a US ,54 Entre US ,54 y US ,05 Mayor o igual a US ,05 OBRAS Menor Cuantía Cotización Licitación Cotización Integral por Precio Fijo Menor o igual a US ,89 Entre US ,89 y US ,11 Mayor o igual a US ,11 Mayor a US ,28 CONSULTORÍA Contratación Directa Lista Corta Concurso Público Menor o igual a US ,54 Entre US ,54 y US ,05 Mayor o igual a US ,05 Fuente Elaborado por : Portal de Compras Públicas : Paulina Saquinga 9 Portal de Compras Públicas, capacitación virtual para entidades contratantes,

62 Estructuralmente, tanto la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública como el Reglamento General de la Ley, a lo largo de su exposición clasifican a los procedimientos de contratación entre procedimientos de Régimen Común y Procedimientos de Régimen Especial. Figura 2.2 Fuente Elaborado por : Estructura de procedimientos de compra : Portal de Compras Públicas y Normativa : Paulina.Saquinga 48

63 2.6 Proceso de Menor Cuantía de Bienes y Servicios Con la finalidad de impulsar el crecimiento de las micro, pequeñas y grandes empresas, la Ley Orgánica de Contratación Pública maneja programas específicos de menor cuantía para privilegiar a profesionales y artesanos de preferencia domiciliados en el cantón donde se ejecutará el contrato. Por eso es importante que estos sectores obtengan los documentos habilitantes que la Ley exige para negociar con el estado obras bienes o servicios según las necesidades de las instituciones o entidades del Estado Objetivo del Proceso de Menor Cuantía Es realizar una contratación preferente, favoreciendo de esta forma a las micro y pequeñas empresas, a los artesanos o los profesionales, que de manera preferencial estén domiciliados en el lugar geográfico donde se realizará la adquisición. Se grafica así: Figura 2.3 Fuente Elaborado por : Proceso de Menor Cuantía : Portal de Compras Públicas y Normativa : Paulina Saquinga 49

64 2.7. Proceso de Ínfima Cuantía El proceso de Ínfima Cuantía es otro de los procedimientos de contratación del Portal de Compras Públicas, su uso se ve reflejado en la ejecución de obras, compras de bienes o prestación de servicios. Se aplica este proceso cuando el monto anual sea igual o menor a multiplicar el coeficiente 0, por el Presupuesto Inicial del Estado (PIE). Este procedimiento se aplica tomando en consideración la normativa Incop No , donde se expide la resolución de casuística del Uso del Procedimiento de Ínfima Cuantía. El proceso de Ínfima Cuantía, se aplica en los siguientes casos: - Cuando la adquisición no fue planificada, en consecuencia, el bien o servicio no consta en el Plan Anual de Contratación. - Cuando la adquisición de los bienes o servicios normalizados no consten en el Catálogo Electrónico. - Cuando los bienes y servicios no normalizados y a pesar de constar en el PAC, no sean un requerimiento constante durante el año fiscal. - Todo tipo de seguros. - La ejecución de una obra, cuyo objeto sea la reparación o arreglo de una construcción o infraestructura existente. Se debe tener en cuenta que el proceso de Ínfima Cuantía se realiza directamente con un proveedor que es seleccionado la Entidad Contratante. Dicho proveedor puede o no estar inscrito en el Registro Único de Proveedores (RUP). 50

65 2.7.1 Objetivos del Proceso de Ínfima Cuantía El principal objetivo de las compras por Ínfima Cuantía es facilitar y agilitar las adquisiciones a las Entidades Contratantes, ya que la entidad podrá efectuar compras directas de bienes y servicios siempre y cuando no supere el 0, del Presupuesto Inicial del Estado, lo realizará directamente con el proveedor esté o no inscrito en el Registro Único de Proveedores (RUP) y por último podrá formalizar el proceso mediante el registro de la factura en el Portal de Compras Públicas. Sin embargo y pese a la flexibilidad de la Ínfima Cuantía, el Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, en el Art. 60 hace mención a que las contrataciones por Ínfima Cuantía no podrán emplearse como un mecanismo para evadir otros procedimientos como por ejemplo, la Subasta Inversa, Menor Cuantía, Licitación, entre otros. Gráficamente al proceso se ÍNFIMA Cuantía se lo grafica así: Figura 2.4 Fuente Elaborado por : Proceso de Ínfima Cuantía : Portal de Compras Públicas y Normativa : Paulina.Saquinga 51

66 2.8 Proceso de Emergencia Son aquellas generadas por acontecimientos graves tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequías, grave conmoción interna, inminente agresión externa, guerra internacional, catástrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una situación de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva. La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP), artículo 6 Definiciones, numeral 31, manifiesta claramente que las situaciones de emergencia, son aquellas generadas por acontecimientos graves tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequías, grave conmoción interna, inminente agresión externa, guerra internacional, catástrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una situación de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva. En lo que respecta a la parte procedimental, la misma normativa en el Art. 57, indica que para atender las situaciones de emergencia, antes del iniciar el proceso, la máxima autoridad de la entidad deberá remitir la resolución motivada que declara la emergencia para de ésta forma justificar la contratación. Esta declaración se debe publicar en el Portal de Compras Objetivo del Proceso de Emergencia Uno de los principales objetivos del proceso de Emergencia es facultar a las Instituciones para realizar una adquisición de forma directa, misma que es de total responsabilidad de la máxima autoridad específicamente en la compra de obras, bienes, servicios y consultoría que se necesitan de manera estricta con la finalidad de superar una situación de emergencia. 52

67 Una vez que la emergencia haya sido superada, la máxima autoridad de la entidad contratante debe publicar en el Portal de Compras Públicas un informe de las contrataciones realizadas. Los pasos dentro del proceso de Emergencia pueden ser: Figura 2.5 Fuente Elaborado por : Proceso de Emergencia : Portal de Compras Públicas y Normativa : Paulina.Saquinga 2.9 Proceso de Subasta Inversa Electrónica Una de las herramientas más novedosas que existe en el Sistema de Contratación Pública, es la subasta inversa electrónica que ha generado un ahorro presupuestario al país en más de 300 millones de dólares en procesos exitosos Objetivos del Proceso de Subasta Inversa Electrónica Mediante éste proceso desaparece la relación personal entre la entidad contratante y los oferentes para dar paso a la participación justa de personas naturales o jurídicas debidamente habilitadas en el Registro Único de Proveedores (RUP). 53

68 2.9.2 Procedimiento General del Proceso de Subasta Inversa Electrónica Figura 2.6 Fuente Elaborado por : Proceso de Subasta Inversa Electrónica : Portal de Compras Públicas y Normativa : Paulina.Saquinga 2.10 Proceso de Licitación La Licitación está considerada como un proceso de contratación, donde el sistema envía una invitación a los proveedores que se encuentran registrados en el Portal de Compras Públicas y que tengan registrada en su Registro Único de Proveedores la categoría por la cual participa Objetivos del Proceso de Licitación El principal objetivo de la aplicación de la Licitación es cuando ha sido imposible aplicar los procedimientos dinámicos de compra de catálogo o de subasta inversa electrónica. 54

69 También puede darse el caso de que los procesos hayan sido declarados desiertos y siempre que el presupuesto referencial sea superior al valor producto de la multiplicación de 0, por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del ejercicio económico anual Procedimiento General del Proceso de Licitación Figura 2.7 Fuente Elaborado por : Proceso de Licitación : Portal de Compras Públicas y Normativa : Paulina.Saquinga 2.11 Proceso de Catálogo Electrónico El procedimiento de Catálogo Electrónico, está considerada como una herramienta por medio del cual las Entidades Contratantes, pueden adquirir bienes y servicios normalizados, basados en los parámetros establecidos en la normativa dictada por el Instituto Ecuatoriano de Compras Públicas. 55

70 Las compras que se realicen por medio del Catálogo Electrónico deben constar en el Plan Anual de Contratación, y previo al inicio del procedimiento deben existir los pliegos, donde constarán los requerimientos y especificidad de los bienes, mismos que serán aprobados por la máxima autoridad. Dentro del portal de compras públicas, se identifica a una de las herramientas más modernas y novedosas que por su naturaleza pretende ser el primer y principal motor de abastecimiento del Sector Público. Para su uso, el INCOP realiza un proceso de pre-selección que conlleva a identificar que proveedores ofrecen tanto en precios como en condiciones post venta las mejores soluciones para el Estado, como por ejemplos mantenimientos, capacitación instalaciones de equipos. Luego de evaluar todos los elementos, se define quienes son las empresas/proveedores que pasarán a formar parte del llamado Catálogo Electrónico, donde los productos que se ofertan se exhiben de igual forma que en el comercio común. En el Catálogo Electrónico se puede encontrar material de oficina, limpieza, vehículos, equipos de computación entre otros. En caso de que la entidad requiera un producto que se encuentre en el Catálogo Electrónico, solicita el producto que requiere y el proveedor que está registrado en el catálogo y ha sido previamente seleccionado recibe la orden de compra electrónica de compra. Posterior se acerca a la Institución contratante y entrega los bienes requeridos. 56

71 Objetivos del Proceso de Catálogo Electrónico El objetivo principal del uso del Catálogo Electrónico, se ve reflejado en la eficacia en los procesos de compra, además de los bajos costos que se generan al momento de realizar una adquisición, especialmente operativos y de recurso humano. Además, según el INCOP, este mecanismo de adquisición se convertirá en el principal mecanismos de compra de bienes y servicios normalizados para el Estado, ya que si existen bienes catalogados no es necesario la subasta inversa electrónica u otros procesos de contratación de compras públicas Procedimiento General del Proceso de Catálogo Electrónico Figura 2.8 Fuente Elaborado por : Proceso de Catálogo Electrónico : Portal de Compras Públicas y Normativa : Paulina.Saquinga 57

72 2.12 Proceso de Cotización El proceso de Cotización, es el proceso que permite seleccionar la oferta más favorable para la entidad contratante, entre todas las ofertas que presentaron los proveedores, mismos que deben estar habilitados en el Registro Único de Proveedores y que además cumplen con los requerimientos que constan en los pliegos. Para que éste proceso esté completo y se desarrolle sin contratiempos, el proveedor debe tener registrado en su Registro Único de Proveedores el código Clasificador Central de Productos Objetivos del Proceso de Cotización El principal objetivo del proceso de Cotización es ser utilizado para la adquisición de bienes y prestación de servicios, específicamente en los no normalizados. Y en el caso de optarse por este tipo de proceso para bienes y servicios normalizados, se lo realizará únicamente cuando el proceso por Subasta Inversa realizado en primera instancia haya sido declarado desierto Procedimiento General del Proceso de Cotización Figura 2.9 Fuente Elaborado por : Proceso de Cotización : Portal de Compras Públicas y Normativa : Paulina.Saquinga 58

73 2.13 Proceso de Consultorías El INCOP avanza con pasos seguiros y eficiencia en los mecanismos de contratación, es el caso de contratación de consultorías, es decir la prestación de servicios profesionales especializados que están destinados a elaborar proyectos de diversa naturaleza como auditorías, planificación evaluación en las etapas de prefactibilidad, factibilidad y diseño y/o operación. Abarca la fiscalización, evaluación de proyectos o programas informáticos, asesoría y asistencia técnica, estudios económicos, financieros e investigación, entre otros, Pueden participa naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras facultadas legalmente para ofrecer estos servicios. Ofrece tres formas de participación 1. Contratación directa que se aplica cuando la entidad contratante puede llamar directamente a un proveedor si el momento es inferior a US Lista corta que permite a la entidad enviar invitaciones a tres proveedores cuando montos fluctúan entre y Se denomina concurso público se aplica cuando monto de negociación supera En los 3 casos las negociaciones se publican en la página web para transparentar los procesos y de forma estándar siguen el mismo procedimiento. 59

74 Procedimiento General del Proceso de Consultorías Figura 2.10 Fuente Elaborado por : Proceso de Consultorías : Portal de Compras Públicas : Paulina.Saquinga Contratación Directa Esta modalidad trata de la contratación de servicios profesionales pero que no están normalizados. Básicamente, se utiliza para el proceso integral de proyectos, ya sea en los niveles de pre-factibilidad, factibilidad, diseño u operación, incluida supervisión, fiscalización, auditoría y evaluación. También se considera a los servicios de asesoría, asesoría técnica, consultorías legales, estudios económicos, financieros, auditoría e investigación. Entre las responsabilidades de la entidad contratante se encuentran: 60

75 - Remitir al consultor, los pliegos de la consultoría, donde se incluye información básica dentro del proceso. - De ser necesario, la entidad abrirá una etapa de preguntas y aclaraciones, pudiendo ser con comunicaciones directas al consultor o por intermedio del portal de compras públicas. - Sobre la base de los pliegos, la entidad o delegado, evalúan, negocian y adjudican, pero no mayor a 3 días. Así como la entidad cumple con ciertos requerimientos, el Consultor tiene obligaciones entre las cuales se resumen las siguientes: - Entregar en los tiempos previstos por la Entidad la oferta, siendo el tiempo para máximo 6 días desde la publicación del proceso de contratación. El objeto principal de la Contratación directa es realizar la adquisición de un servicio de consultoría, cuando el presupuesto referencial del contrato sea inferior o igual al valor, producto de multiplicar el coeficiente 0, por el monto del Presupuesto Inicial del Estado Lista Corta El objeto del proceso de Consultoría por Lista Corta es básicamente similar a la Consultoría por Contratación Directa, pero se opta por la lista corta cuando el presupuesto preferencial del contrato sea mayor al valor obtenido de multiplicar el coeficiente 0, por el Presupuesto Inicial del Estado corresponda al ejercicio económico del año. 61

76 Concurso Público El objeto de consultoría es similar a la contratación directa y lista corta, variando únicamente que se aplica este procedimiento cuando el presupuesto referencian del contrato es mayor al valor que resulta de multiplicar el coeficiente 0, por el Presupuesto Inicial del Estado en relación al ejercicio económico del año. Los procesos antes descritos, constituyen el estándar de los procedimientos que se encuentran en el Portal de Compras Públicas para las entidades contratantes y que de acuerdo al tipo de contrataciones se irán aplicando en el Hospital Pediátrico Baca Ortiz que al ser una Institución del Estado tiene la obligación de realizar las adquisiciones por este medio. Sin embargo, no basta únicamente con realizar el proceso de adquisición, ya que a pesar de estar subido y registrado en el portal de compras públicas no necesariamente llega a culminarse, ya sea por asuntos inherentes al proveedor, a la Institución, al mismo Portal de Compras Públicas, u otros motivos que impiden que se lleve a feliz término el proceso de compra, lo que de forma directa afecta a los usuarios internos y externos. Es precisamente aquellos procedimientos realizados, los que determinarán el grado de eficacia de las compras públicas al interior del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, para lo cual se ha planteado la realización de una auditoría administrativa que arrojará resultados tendientes a establecer el mejoramiento de los procesos, no solo en el área de Adquisiciones, sino del entorno general del cual se nutre esta área administrativa. 62

77 2.14 Situación del Hospital Pediátrico Baca Ortiz Héctor Baca, falleció en el año 1918, y legó mediante testamento todos sus bienes a su esposa Sra. Dolores Ortiz, para que a su fallecimiento su patrimonio sea destinado para la creación de una institución que atienda a los niños más desvalidos de la sociedad de aquella época. Es así que la Sra. Dolores Ortiz, fallece el 30 de Julio de 1923, fecha desde la que se contabilizarían 25 años de plazo para que se construyera el Hospital. De no cumplirse con ésta cláusula, los bienes pasarían a manos de los sobrinos y demás familiares del matrimonio. 10 A pocos días de cumplirse el plazo, Carlos Arosemena, con un grupo de pediatras de Quito, legalizó y efectivizó este mandato. Aquella casa de hacienda y un establo, fueron adecuados para varios servicios Médicos, oficinas de administración, para quirófano y cirugía. Así, el 14 de julio de 1948, Don Carlos Julio Arosemena, Presidente de la República, inaugura el Hospital, siendo el Dr. Francisco López, sobrino del matrimonio Baca Ortiz, el primer director del Hospital. El Dr. López, tras enfrentar una huelga, es reemplazado por el Dr. Carlos Andrade Marín, en cuya gestión el Hospital progresó ostensiblemente, especialmente en lo que se refiere a mobiliario y equipos médicos. Le sucede en la Dirección el Dr. Jorge Vallardino Donoso quien realiza las gestiones para que las Hermanas de la Caridad pasen a servir y ayudar en el Hospital. En el año 1951 el comité de apoyo del hospital que había venido gestionando la construcción de un nuevo edificio, realizó los planos del edificio en el que funcionó el Hospital desde el año Posteriormente el edificio ha sido destinado a diferentes fines dentro de la misma institución, puesto que actualmente funciona en el edificio inaugurado en julio de Revista de Difusión del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, diciembre

78 Según el Manual Orgánico Funcional, del Hospital Baca Ortiz 11, elaborado en septiembre de 1993, y aprobado por el Ministerio de Salud Pública del Ecuador, define a la casa de salud como una Institución de asistencia médica, de referencia nacional en especialidades pediátricas, técnica y administrativamente dependiente de la Dirección Provincial de Salud de Pichincha y a través del Ministerio de Salud Pública. Su organización está proyectada a la atención integral de pacientes niños, hospitalizados y ambulatorios y a las actividades docentes y de investigación médica. En el organigrama estructural de aquella época, el Hospital Docente de Especialidades Pediátricas Baca Ortiz, estaba organizado por la Dirección, que abarcaba los Departamentos de Docencia e Investigación, Informática, Secretaría y archivo, Consejo Técnico, Comités, Departamento de Medicina Crítica, Recursos Humanos. En segundo lugar, constaba la Subdirección Médica, conformada por los Servicios Ambulatorios, Departamentos de Medicina Interna, Cirugía, Apoyo, Diagnóstico y Tratamiento, Servicios Técnicos y de Colaboración Médica y el Dispensario Anexo del IESS. En tercer lugar, y no por eso menos importante, la Subdirección Administrativa, que contaba con el contingente del Departamento de Mantenimiento, Guardería, Departamento Financiero y Servicios Generales. En cuanto a la infraestructura administrativa, el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, como lo describe el Manual Orgánico Funcional, se ha caracterizado por estar conformado por departamentos y servicios médicos. Dicha estructura se evidencia desde la creación del Hospital por el año 1948 hasta el año Manual Orgánico Funcional del Hospital Pediátrico Baca Ortiz vigente,

79 A partir de la inauguración oficial de la casa de salud, el funcionamiento hospitalario ha sido un reto permanente, con constantes cambios, mejoras en infraestructuras, incremento de profesionales, convenios nacionales, extranjeros, todo en beneficio de la niñez menos favorecida que acudía a la Institución. Con el paso del tiempo, el Hospital Baca Ortiz, dejó de ser la Institución que únicamente hospedaba al paciente durante su tratamiento o recuperación, ya que ahora la concepción de atención médica ha ido cambiando al ritmo de los estudios, descubrimientos, avances científicos y tecnológicos, lo que ha hecho que obligatoriamente avance en beneficio de la población infantil. Debido a los grandes avances médicos en las áreas de Neonatología, Perinatología, Cuidados intensivos, radiología, Cirugía, Endoscopias, Anestesia, Farmacología, Genética y Biología Molecular entre otros, han obligado al Hospital Baca Ortiz a iniciar un profundo cambio estructural y organizacional, pasando del Hospital especializado en niños a un Centro Hospitalario de Especialidades y Subespecialidades Pediátricas, visto a sí mismo como un centro equipado para la resolución de problemas de alta complejidad y de cobertura nacional. Ambiciosos planes de mejoramiento para la Institución se pueden apreciar, como por ejemplo, el Plan de Intervención y Mejoramiento de Consulta Externa y Emergencia, así como la remodelación del área física de Hospitalización. Debido a la demanda de pacientes para atención médica, se amplió la cobertura horaria en la atención de consulta externa en las especialidades de mayor demanda, redistribución y normatización de consultorios a fin de optimizar el uso. Como obligatoriedad, los servicios de Imagenología y Laboratorio Clínico brindan la atención las 24 horas del día los 365 días del año. 65

80 La informatización de datos, los turnos vía telefónica, internet y digitalización de historias clínicas son proyectos ambiciosos que coadyuvarán en el mejoramiento de la atención hospitalaria. En lo que respecta al área de Hospitalización, luego de efectuar un análisis de cada especialidad médica, se procedió al reordenamiento integral y redistribución del espacio acorde a las necesidades y a los indicadores de producción, como el número de camas disponibles y porcentaje de ocupación, creando de esta manera Clínica 1 conformado por Pediatría General, Clínica 2, compuesta por las Subespecialidades, reubicación de los servicios de Cirugía, Traumatología y ampliación del servicio de Lactantes. Todos estos cambios han estado direccionados a lograr que el centro pediátrico, califique como un Hospital de Cuarto Nivel de acuerdo al Manual de Acreditación de Hospitales de América Latina y el Caribe, para ubicarnos como el primer Hospital de referencia nacional, constituyendo una férrea organización administrativa, financiera y técnica de oferte a los usuarios servicios de calidad con calidez y de máxima complejidad, durante los 365 días del año, las 24 horas del día Misión del Hospital Pediátrico Baca Ortiz El Hospital Pediátrico Baca Ortiz, es una institución de carácter público, sin fines de lucro dedicado a la atención integral de la salud de la niñez ecuatoriano, que brinda servicios médicos de especialidad y subespecialidad, con tecnología de punta, y personal de profesionales, empleados y trabajadores capacitados y comprometidos con la atención del paciente, respetando sus derechos e integrando a la familia en el cuidado del infante con responsabilidad social. El carácter docente de la Institución impulsa a la capacitación permanente de sus recursos. 66

81 Visión del Hospital Pediátrico Baca Ortiz El Hospital Pediátrico Baca Ortiz debe ser un centro docente de especialidades y subespecialidades pediátricas de referencia nacional, por la excelencia académica y humanística de sus profesionales, empleados y trabajadores, tecnología de punta y alta calidad y calidez en la prestación de sus servicios; con principios de solidaridad, equidad y pertenencia social. Líder en la atención pediátrica, será el principal centro de formación y capacitación del recursos humano y promoverá y ejecutará investigaciones médicas en todos los niveles de su accionar. Comprometido con la niñez ecuatoriana se constituirá en el guardián de los derechos de los niños, siendo su principal meta calificar como un centro de nivel cuatro, de acuerdo al Manual de Acreditación de Hospitales Pediátricos de Latinoamérica, elaborado por la Organización Panamericana de la Salud Ubicación del Hospital Figura 2.11 Fuente Elaborado por : Ubicación del Hospital Pediátrico Baca Ortiz : Google Maps : Paulina Saquinga 67

82 El Hospital Pediátrico Baca Ortiz, se encuentra en la Provincia de Pichincha, en el sector noroeste de la ciudad de Quito, parroquia La Mariscal. Desde sus inicios, el Hospital funcionaba en las Avenidas Colón y 6 de Diciembre (antes conocida como Mariano Aguilera), ubicación céntrica que ha facilitado el acceso a la población infantil del país Estructura Física del Hospital Han sido muchos los cambios, que el Hospital ha tenido en cuanto a infraestructura. Desde su inicio, la característica principal era la fachada de la Institución, que se asemejaba a una casona. En este lugar, el 14 de julio de 1948, el Hospital de Niños Baca Ortiz, abría sus puertas gracias a la filantropía de los esposos Baca Ortiz y por el gran esfuerzo de un galeno, el Dr. Carlos Andrade Marín, que cristalizando un sueño, hicieron posible la entrega a la ciudad de Quito un centro asistencial para ponerla al servicio de la niñez desvalida. El Hospital desarrolló sus actividades médicas y administrativas en la construcción original desde el año 1948 y aproximadamente durante 15 años, sus principales funciones giraron en torno a la atención en consulta externa, hospitalización, laboratorio clínico y rayos X; y ya se avisoraba el manejo administrativo con la presencia de Departamentos como la Dirección del Hospital y Enfermería. 68

83 Figura 2.12 : Fachada antigua del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, año 1948 Fuente : Archivo histórico de la Institución Elaborado por : Paulina Saquinga Figura 2.13 : Patio interior del Hospital de Niños Baca Ortiz, año Planta alta, Sala de Hospitalización y Laboratorio Clínico. Planta baja Dirección, enfermería, Consulta Externa y Rayos X. Fuente : Archivo histórico de la Institución Elaborado por : Paulina Saquinga 69

84 A medida que pasaba el tiempo, la demanda de atención médica iba en aumento, y el espacio físico con el que contaba la casa de salud, era ya insuficiente; por eso, en el año 1962, el Arq. Sixto Durán Ballén, realiza el proyecto de un edificio de cinco plantas con 230 cunas, edificación que se construye en 1964 a un costo de 120 millones de sucres y que atendió por un largo tiempo a la población infantil de Quito y el país entero. Figura 2.14 Fuente Elaborado por : Edificio construido en 1964 con dos de sus modificaciones : foto de archivo del HBO y tomada por la autora : Paulina.Saquinga Sin embargo, el Comité Técnico, ante la creciente demanda de los servicios pediátricos, solicita se construya un hospital de mayor capacidad, necesidad fue atendida mediante la suscripción del financiamiento, equipamiento y construcción Hospital Baca Ortiz con Entrecanales y Tavora el 8 de agosto de

85 La Obra se inicia en 1981, pero es suspendida con la concepción de menos ladrillos, más vacunas palabras expresadas por el Ministro Francisco Huerta, quien consideraba que no se debían construir hospital pediátricos sino integrarles a hospitales generales. Con el paso del tiempo, la obra civil se empezó a deteriorar, pero en el gobierno del Ing. León Febres Cordero, un 6 de junio de 1986 se refinancia la construcción y equipamiento de la casa de salud; para finalmente en el año 1988 entregar a la ciudadanía un nuevo Hospital Pediátrico Baca Ortiz. Figura 2.15 : Edificio refaccionado año 1986 Fuente : Archivo histórico de la Institución Elaborado por : P.Saquinga Con el paso del tiempo y gracias a la entrega del presupuesto para infraestructura, remodelaciones y adecuaciones, el Hospital Baca Ortiz ha ido cambiando su fachada, que propia de un hospital infantil hace gala de un gran colorido y ambientes adecuados para la atención de los pacientes que acuden en busca de atención especializada. 71

86 Figura 2.16 : Edificio de Hospitalización Hospital Baca Ortiz, año 2010 Fuente : Archivo fotográfico de la Institución Elaborado por : Paulina Saquinga Actualmente, el Hospital está asentado sobre un área de terreno de ,00 m2 y cuenta con un área de construcción de ,46 m Estructura Administrativa La nueva estructura, se inició con una serie de Decretos Ejecutivos que propiciaban la nueva estructura del Ministerio de Salud Pública. Así podemos presenciar el marco jurídico con el cual se da inicio a las nuevas estructuras en salud. La Resolución No. OSCIDI del 17 de julio del 2003, expide la Estructura Orgánica por procesos Transitoria del Ministerio de Salud Pública, mientras se concluya el Estatuto Orgánico por Procesos, Estructura Ocupacional y hasta que se emita la Resolución de Dictamen favorable definitivo por parte del Ministerio de Relaciones Laborales. 72

87 Mediante Decreto Ejecutivo No. 195, que se encuentra publicado en el Registro Oficial No. 111 del 19 de enero del 2010, se emite los lineamientos estructurales con la finalidad de organizar las unidades administrativas en los niveles de dirección, asesoría, apoyo y operativo de los Ministerios de Coordinación y Sectoriales e Institutos Nacionales pertenecientes a la Función ejecutiva. A la par de la normativa legal, el 29 de septiembre de 2011, el Ministerio de Finanzas, emitió dictamen presupuestario favorable sobre el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Salud Pública. De igual manera, la cartera de Relacionales Laborales, emite dictamen favorable sobre el Estatuto Orgánico del Ministerio de Salud Pública, para finalmente mediante Acuerdo Ministerial No del 1º de noviembre de 2011, publicado en Registro Oficial No. 279 de fecha 30 de marzo de 2012, se emite el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por procesos del Ministerio de Salud Pública. Al hablar de procesos, éstos se clasifican en función del grado de contribución o valor agregado al cumplimiento de la misión institucional y que al ser el Hospital Pediátrico Baca Ortiz parte del Ministerio de Salud, ha sido objeto de estos cambios, evidenciándose los siguientes procesos. Los gobernantes, orientan la gestión de la Institución, formulando políticas, normas, procedimientos, acuerdos y resoluciones, entre otros, para lograr una adecuada administración y ejercicio de la representación legal de la institución. Los procesos agregadores de valor, se encargan de generar y administrar los servicios y productos que se ofrecen al usuario interno y externo, permitiendo cumplir con la misión de la Institución. 73

88 En cambio los procesos habilitantes de Asesoría y apoyo ofrecen servicios y productos para los procesos antes citados, convirtiéndose de igual forma en apoyo para la gestión institucional. Figura 2.17 Fuente Elaborado por : Procesos del Hospital Pediátrico Baca Ortiz : Portal de Compras Públicas : Paulina.Saquinga Mediante Resolución MRL de fecha 28 de enero 2011, se incorpora los cargos de Gerenciales de Hospital de Especialidades, Especializado, Hospital General y Hospital Básico del Ministerio de Salud Pública, con una escala de remuneración mensual unificada (RMU) del nivel jerárquico superior. 74

89 Pese a la nueva gestión por procesos, a partir del año 2011 aparece una nueva figura en la dirección hospitalaria, que es la Gerencia de Hospital, funcionaria que llegó a reemplazar lo que se conocía como Director del Hospital, asumiendo funciones que normalmente estaban repartidas entre la Subdirección Médica y Subdirección Administrativa. No en vano, la Constitución de la República del Ecuador, reconoce el importante rol del Sistema Nacional de Salud, y lo considera como un mecanismo para garantizar el derecho a la salud. Concomitantemente dicha normativa, dentro del Capítulo Primero, art. 3, Principios Fundamentales y como deberes primordiales, garantiza sin discriminación alguna el efectivo goce de los derechos establecidos en la Constitución y en los instrumentos internacionales, en particular la educación, la salud, la alimentación, la seguridad social y el agua para sus habitantes. De aquí parte la importancia del tema motivo de estudio, ya que el Estado a través de la asignación entregada a cada una de las Unidades de Salud, cumple con uno de los objetivos el Plan Nacional del Buen Vivir (PNBV), que principalmente se centra en buscar condiciones para lograr una vida satisfactoria y saludable para todas las personas, familias y colectividades y esto se cristaliza cuando cada una de las Instituciones de Salud, en esta caso el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, realiza las adquisiciones para beneficios de los niños que acuden en busca de una atención integral de salud, además de bienes para el correcto desarrollo de las actividades del personal de la Institución. 75

90 CAPÍTULO III AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 3.1 Conceptos Generales Como bien lo describe el tema motivo de la investigación, lo que se pretende es establecer la eficiencia de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios efectuados por el Hospital Pediátrico Baca Ortiz durante el año 2012, razón por la cual no debemos dejar de lado el concepto de auditoría administrativa y todo lo que ésta conlleva. Para este fin, debemos conceptualizar los temas relacionados con el proceso de una auditoría administrativa y como se efectuará el proceso al interior del Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz. Esta noble institución del Ministerio de Salud Pública que brinda atención a los niños del todo el país, no es ajena a los grandes adelantos tecnológicos, científicos, médicos y legales, razón por la que una adecuada administración es precisa para obtener los resultados deseados y en nuestro caso, que el servicio de salud de brinda el Hospital, se encuentre dentro de las expectativas que se ha planteado el Gobierno Nacional, especialmente la cobertura de salud a nivel nacional. Como es evidente y a medida que pasa el tiempo las instituciones se ven obligadas a asumir desafíos relacionados a la toma de decisiones a fin de aprovechar las grandes oportunidades que les brinda la modernidad, como la tecnología, automatización de procesos, nuevos perfiles y competencias del talento humano y sobre todo que los adelantos estén enmarcados dentro de la nueva normativa que se ha implementado en lo que se refiere a las compras públicas. 76

91 Por esta razón, las administraciones actuales, ya sean éstas privadas o públicas, toman decisiones relacionadas con el desempeño de la institución, siendo una de las principales la aplicación de una auditoría administrativa, procedimiento que ayudará a evaluar la real capacidad administrativa a todo nivel, ya sea jerárquico u operativo. Con ella podemos descubrir los potenciales peligros, resaltar oportunidades, eliminar cuellos de botella, observar el desempeño del recurso humano, verificar la eficiencia de los controles establecidos y servir a la Gerencia General o Dirección para establecer políticas y procedimientos que propendan al crecimiento institucional en beneficio de quienes reciben el servicio. En consecuencia, una auditoría administrativa siempre será útil para la administración, puesto que su práctica nos obliga a realizar una exhaustiva investigación de una organización, penetrando en lo más profundo de su existencia, para de esta forma poder comprender la razón de sus actuaciones para luego transformarlas en conocimientos y de ésta forma estar en capacidad de conocer el posicionamiento de una institución, como llegó al lugar que se encuentra, su inicio, camino recorrido, objetivos y a dónde quiere llegar. Enrique Benjamín Franklin, en su obra Auditoría Administrativa 12, realiza una compilación de los trabajos más significativos relacionados con ésta herramienta de control para la administración, de los cuales me permitiré citar algunos a modo de ejemplo y que son el pilar teórico de la auditoría moderna. 12 Ob.Cit. Pág

92 Tabla 3.1 Evolución de la Auditoría Administrativa AÑO AUTOR (ES) APORTE 1800 James Watt y Mathew Bolton Especificaba la conveniencia de utilizar una auditoría administrativa como mecanismo de evaluación Charles Babbage Eficiencia operativa 1856 Daniel C. McCallum Uso de organigramas 1886 Henry Metcalfe Estudio de la Administración 1933 Lyndall F. Urwick Importancia de los controles para estimular la productividad de las empresas James O. McKinsey Sienta las bases de la auditoría administrativa que consistía en una evaluación de una empresa en todos los aspectos, relacionado con el ambiente presente y futuro probable Instituto de Auditores Internos Norteamericano Trata sobre el alcance de la auditoría interna de operaciones técnicas Arthur H. Kent Manifiesta que la revisión de una empresa puede efectuarse analizando las funciones que realiza Billy E. Goetz Llega a la conclusión de que la Auditoría Administrativa es la más comprensiva y poderosa de las técnicas buscadoras de problemas, puesto que descubre y corrige errores de administración George R. Terry Menciona la necesidad de evaluar la organización por medio de una auditoría mediante procedimientos como la apreciación en conjunto, apreciación informal, apreciación por comparación y el enfoque ideal Harold Koontz y Ciryl O Donnell Proponen la auto-auditoría como una técnica de control del desempeño total para evaluar la posición de la empresa Victor Lazzaro Recopilación de material de Willian P. Leonard, relacionado con el desarrollo de los elementos básicos para la comprensión y aplicación de la auditoría administrativa The American Institute of Management Propone un método para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta la función, estructura, el crecimiento, políticas financieras, eficiencia operativa y evaluación administrativa. 78

93 AÑO AUTOR (ES) APORTE 1960 Alfonso Mejía Fernández Realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para la aplicación de la auditoría administrativa 1961 T.G. Rose Empleo de la auditoría administrativa en las organizaciones Willian P. Leonard Incorpora conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa Edward F. Norbeck Definición del concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría. Diferencias entre auditoría administrativa y financiera. Criterios para integración del equipo de auditores en diferentes modalidades C.A Clark Jhon C. Burton Fernando Vilchis Plata Visualiza a Auditoría como elemento en la evaluación de la función y responsabilidad social de la empresa. Destaca aspectos fundamentales de la auditoría tanto en aspectos como el contenido, programa e instrumentos. Explica cómo está conformado el informe de auditoría 1978 P.K.Muntz y H. Sharaf Realizan apreciación del contenido y propósito de una auditoría con un enfoque cualitativo Robert J.Thierauf Introduce a la Auditoría Administrativa y a la forma de aplicación sobre una base de preguntas para evaluar áreas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de información Contraloría General de los EEUU Normas de Auditoría Gubernamental que contiene lineamientos generales para ejecución de auditorías en oficinas públicas. Fuente Elaborado por : Recopilación Obra Auditoría Administrativa de Enrique B. Franklin : Paulina.Saquinga 79

94 Conceptualizando, Willian P. Leonard, uno de los precursores de la auditoría interna la define como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales. 13 Según ésta definición, se puede observar que el objetivo más importante de una auditoría administrativa, es el efectuar una revisión a una función específica o a un departamento, con la finalidad de precisar el nivel de desempeño y oportunidades de mejora, razón por la que se constituye en una herramienta ideal para examinar funcionamiento de las organizaciones y así definir pautas y lineamientos de mejoramiento. Para Enrique Benjamín Franklin, una auditoría administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora 14 De igual forma, la Contraloría General del Estado, organismo de técnico, define a la auditoría de gestión como el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus resultados, así como, la eficacia de la gestión de una entidad, programa proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; establecer los valores éticos de la organización y, el control y prevención de la afectación ecológica; y medir la calidad de los servicios, obras o bienes ofrecidos, y, el impacto socio-económico derivado de sus actividades Leonard Willian P., Auditoría Administrativa, Evaluación de los métodos y eficiencia administrativos, Editorial Diana, México, Benjamín Franklin, Auditoría Administrativa, McGraw-Hill, México, Manual de Auditoría de Gestión para Contraloría General del Estado, Entidades y Organismos del Sector Público; Acuerdo No. 31, 22 noviembre

95 Entonces de los conceptos antes citados, se puede concluir que una auditoría administrativa es una herramienta que sirve para examinar y medir el desempeño de una empresa y/o institución para así lograr establecer mejoras, y su aplicación permite visualizar a una organización como un todo, para facilitar un cambio positivo en ella. 3.2 El Auditor Es quien ejecuta el trabajo de auditoría, y se le conoce como un funcionario con los atributos técnicos, profesionales y éticos, que tiene entre sus actividades principales el revisar, examinar y evaluar con coherencia los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia, pudiendo ser un organismo público o privado, con la finalidad de informar o dictaminar acerca de las gestiones, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño. Su perfil, entonces, es uno de los aspectos más importantes al momento de instrumentar una auditoría, puesto que sobre el funcionario recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y obtener los resultados que requiere la organización para implementar mejoras en su beneficio. Por tanto, el éxito en la auditoría administrativa, están estrechamente relacionados con el grado de profesionalismo y sensibilidad del auditor así como de un profundo conocimiento de las actividades que ejecutará, siendo los principales parámetros de formación con los que debe contar el auditor, el nivel de formación académica, habilidades, destrezas, experiencia y responsabilidad profesional. 81

96 En cuanto a la formación académica, es imprescindible que su perfil profesional esté compuesto de carreras relacionadas con la administración de empresas y conocimiento del sector público. Es deseable que conozca el manejo de procesos y de recursos humanos. A más de la educación formal, además que debe complementar su formación con la asistencia a eventos de capacitación afines con la tarea que realiza el auditor. El auditor, adicionalmente puede contar con una formación empírica, que es la resultante de auditorías realizadas en otras instituciones, basadas en la experticia que ha alcanzado con su ejecución, pudiendo tener conocimientos adicionales sobre Teoría de la organización, Diseño y Estructura, Planeación Estratégica, Finanzas, Inteligencia Emocional, Costos, Presupuestos, Desarrollo Institucional, Comercio Internacional entre otros. En lo que respecta a las destrezas y habilidades que debe tener el auditor (a), éstas son de tipo psicológicas, de razonamiento, relaciones humanas y comportamiento, mismas que complementan la formación profesional, teórica y práctica, siendo las más predominantes las que menciona Benjamín Franklin Actitud positiva. - Estabilidad emocional. - Objetividad. - Sentido Institucional. - Saber escuchar. - Creatividad. - Respeto a las ideas de los demás. - Mente analítica. - Conciencia de los valores propios y de su entorno. 16 Franklin Enrique Benjamín, Ob.cit., pág

97 - Capacidad de negociación. - Imaginación. - Claridad de expresión verbal y escrita. - Capacidad de observación - Iniciativa. - Discreción. - Facilidad para trabajar en equipo. - Comportamiento ético. Es importante acotar, que el profesional auditará a la organización aplicando toda la capacidad de la que está dotado, inteligencia y criterio, con la finalidad de presentar los informes pertinentes y lograr mediante medidas correctivas el mejoramiento de los procesos y por ende de la organización, para lo que deberá actuar tomando en consideración ciertos parámetros básicos propios de la formación de un auditor como son los siguientes: 17 - Objetividad Debe mantener una visión independiente, no crearse juicios, anticipar criterios o caer en omisiones, puesto que puede alterarse el resultado de la auditoría. - Responsabilidad Su conducta debe ser profesional y su actuación oportuna y eficiente. - Integridad El auditor debe mantener firmeza en sus actos que estarán en concordancia con sus valores. Permanecerá incorruptible. 17 Franklin Enrique Benjamín, Ob. Cit. Pág

98 - Confidencialidad La información que obtenga de una auditoría deberá mantenerse en secreto y jamás ser utilizada para fines personales o de intereses ajenos. - Compromiso Tener una fuerte convicción y responsabilidad sobre las obligaciones que debe cumplir para consigo mismo, para la Institución donde se desempeña. - Equilibrio No debe perder la dimensión de lo realidad, y el significado de los hechos. - Honestidad Debe comportarse y expresarse basado en la coherencia y sinceridad, basado con los valores de verdad y justicia, lo que le conllevará a dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando el compromiso o trato con terceras personas. - Institucionalidad Debe ser evidente el respeto y la obediencia a la Institución a la que se pertenece, respondiendo a quienes confiaron en ellos, con sus actos y ética profesional. - Criterio Debe emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. 84

99 - Iniciativa Se caracterizará por asumir una actitud y capacidad de respuesta oportuna y equilibrada. eficaz, - Imparcialidad No debe involucrarse de forma personal en los hechos, basando sus decisiones en criterios objetivos, sin que existan influencias, prejuicios o tratos diferenciados. - Creatividad Debe ser innovador, creativo y facilitador en el desarrollo de la auditoría. Adicionalmente, la Contraloría General del Estado, dentro de las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, habla también sobre el auditor, quien para desempeñar el cargo debe cumplir con ciertos requisitos como son: - Título profesional que le faculte a ejercer el cargo - Experiencia práctica y capacidad profesional adecuada, esto según el nivel de responsabilidad y las funciones del cargo; y, - No tener impedimentos legales para desempeñar cargos públicos. En relación al trabajo de campo realizado, los Auditores de la Contraloría General del Estado, de las Unidades de Auditoría Interna y de las Firmas Privadas de Auditoría Contratadas, en el ejercicio de su función deben observar las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, y en los casos que sean necesarios, también se aplicarán las Normas de Auditoría 85

100 Generalmente Aceptadas (NAGA) y las Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA), todo con la finalidad de efectuar con calidad, esmero y profesionalismo y obtener un resultado objetivo y de calidad Objetivos de la Auditoría Administrativa El objetivo principal de la auditoría administrativa es determinar la existencia de deficiencias o irregularidades al interior de una organización, con la finalidad de determinar y establecer las soluciones tendientes a su mejoramiento. Consecuencia de lo antes citado, la auditoría administrativa ayuda a la máxima autoridad de una institución a gerenciar de forma eficiente los recursos financieros, administrativos y humanos, con la aplicación de políticas y procedimientos creados para el efecto. Los hallazgos encontrados al efectuar la auditoria, pueden ser deficiencias causantes de dificultades, irregularidades, descuidos, errores, inobservancia, desfalcos, desperdicios, procesos mal aplicados, falta de colaboración entre funcionarios o falta de conocimiento de la materia; pero, cualquiera que fuera el resultado es innegable que una auditoría permitirá plantear mecanismos que estén direccionados a lograr la excelencia en el Hospital. Para complementar y como lo manifiesta Alfonso Amador Sotomayor 19, los objetivos primarios de una auditoría interna son: - Metas y objetivos. - Confiabilidad de información 18 Contraloría General del Estado, Normas AG-02, que tratan son el Auditoría Gubernamental, Cuidado y Esmero profesional del Auditor. 19 Amador Sotomayor, Alfonso, Auditoría Administrativa, Proceso y Aplicación, México, McGraw,

101 - Salvaguardar el patrimonio. - Promover calidad, eficiencia y eficacia. - Promover controles prácticos - Actuación preventiva. - Apego a normatividad - Seguimiento a evaluaciones. - Apoyo a Auditoría externa. - Calificación del personal. 3.4 Alcance de la Auditoría Administrativa La ejecución de una auditoría administrativa, se aplica sobre un departamento o varios de ellos; una función específica o a la Institución en general y se puede definir como un área de influencia sobre la cual se realiza la auditoría. Puede comprender y detallar aspectos como la Normativa Legal de la Institución, la estructura orgánica, cómo funciona la Institución, que tipos de administración existen, los sistemas y procedimientos que se aplican, recursos humanos, que tan desarrollada se encuentran las comunicaciones y tecnología utilizada, atención a clientes internos y externos y finalmente los productos y servicios que genera el área auditada. En consecuencia, de la realización de una auditoria administrativa, podemos obtener los siguientes resultados: - Definir si se han cumplido los objetivos institucionales. 87

102 - Verificar el cumplimiento de la normatividad que rige a la Institución o Departamento auditado. - Evaluar el grado de eficiencia y economía en el uso de recursos. - Determinar el grado de eficacia en el logro de objetivos en relación a los recursos utilizados. - Definir si existen procedimientos ineficaces. - Facilidad de aplicación ya sea en forma total o parcial. Esto evitaría que las actividades de los funcionarios se vean interrumpidas. Una auditoría puede aplicarse tanto a nivel público como privado, independientemente al sector al que pertenezca. Dentro del sector público, pueden ser auditadas todas las instituciones que se describen en la Carta Magna 20 como por ejemplo en los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social, las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado, los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado, las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos. 20 Constitución de la República el Ecuador, año 2008, art

103 En el sector privado, se realiza una auditoría considerando la figura jurídica, objeto, estructura, elementos de coordinación y relación comercial y abarca gran cantidad de ramas entre las que se pueden citar, Telecomunicaciones, Servicios, Textil, Agrícola, Alimentos y Bebidas, Publicidad, Comercio, Banca, Construcción, Energía entre otras. En el sector Social, pueden ser auditadas tomando en cuenta el tipo de organización y naturaleza de la función de cumplen y pueden ser las Fundaciones, Asociaciones, Sociedades, Proyectos, Comisiones. 3.5 Metodología aplicada para ejecutar la Auditoría Administrativa Para el inicio de la auditoria administrativa, en primera instancia, es lógica la identificación de las etapas por las cuales pasará éste proceso, misma que básicamente comparten una metodología similar a las auditorías en general. Al definir las etapas del proceso, nos permite crear e insertar a la auditoría dentro de un marco de referencia técnico y profesional, lo que indiscutiblemente nos conlleva a realizar a cabo esta actividad de forma ordenada, estructurada y sistematizada. Son varios los criterios profesionales para la realización de una auditoría administrativa, por ejemplo, Alfonso Amador Sotomayor, en su obra Auditoría Administrativa, 21 habla de 4 etapas de para su ejecución: la Planeación, Desarrollo, Obtención del Informe y el Seguimiento, desarrollando las siguientes actividades en cada una de ellas. 21 Sotomayor Alfonso Amador, Auditoría Administrativa, México 2008, McGraw-Hill, pág

104 Figura 3.1 Fuente Elaborado por : Fases Auditoría Administrativa : Sotomayor Alfonso : Paulina Saquinga 90

105 Por su parte, Milton K. Maldonado, en su trabajo sobre Auditoría de Gestión 22, propone una propuesta ecléctica 23 del proceso de una auditoría basado en cinco fases, cada una de ellas de similar ejecución a las descritas por el Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF, actualmente denominado Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores, OLACEFS, entidad que propone fases que comprenden el Estudio Preliminar, Revisión de legislación, políticas y normas, evaluación de control interno, desarrollo de hallazgos, comunicación de resultados, y, monitoreo de recomendaciones. Figura 3.2 Fuente Elaborado por : Fases de Auditoría : Obra Auditoría de Gestión. Maldonado Milton : Paulina Saquinga 22 Maldonado E. Milton K., Auditoría de Gestión, 2011, Producciones Digitales Abya-Yala, pág El eclecticismo (del griego eklegein, «escoger») es, en filosofía, una escuela filosófica nacida en Grecia que se caracteriza por escoger (sin principios determinados) concepciones filosóficas, puntos de vista, ideas y valoraciones entre las demás escuelas que se asumen que puedan llegar a ser compatibles de forma coherente, combinándolas y mezclándolas aunque el resultado pueda ser a menudo contrapuesto sin llegar a formar un todo orgánico. 91

106 El Instituto Mexicano de Contadores Públicos, IMCP., tiene una propuesta basada en tres fases con las respectivas sub-fases y que a saber son las siguientes: Figura 3.3 Fuente Elaborado por : Fases de Auditoría : Instituto de Contadores de México : Paulina Saquinga Por último, el Manual de Auditoría de Gestión, de la Contraloría General del Estado define a la metodología para la realización de una Auditoría de Gestión, por cinco fases, ejecutadas de la siguiente manera: 92

107 Figura 3.4 Fuente Elaborado por : Fases de Auditoría : Contraloría General del Estado Ecuador : Paulina Saquinga Es notorio entonces que de los conceptos antes anotados, los procedimientos en la ejecución de una auditoría son similares y tienen básicamente los mismos principios, razón por la que brevemente se describirán las que se utilizaron en el presente estudio en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz. 93

108 3.5.1 Planeación La planeación se refiere a todos los lineamientos de que forma general regulan a la auditoría administrativa, para de esta forma cubrir los factores prioritarios, las fuentes de estudio, investigación preliminar, proyecto de la auditoría y el diagnóstico preliminar sea suficiente, pertinente y relevante. 24 El objetivo principal es definir las acciones que se van a efectuar para instrumentar la auditoría para que se realice en una forma secuencial y ordenada. Dentro de esta etapa es importante considerar al Control interno como un proceso que realiza la alta gerencia direccionado a quienes conforman la Institución con la finalidad de proporcionar un grado de seguridad razonable en lo que se refiere a la consecución de objetivos, dentro de las siguientes categorías: - Eficacia y eficiencia de las operaciones. - Fiabilidad de la información financiera. - Cumplimiento de las leyes y normas aplicables. Según consta en el Manual de la Contraloría General del Estado, es importante que previa a aplicar los indicadores de gestión se encuentre implementado el control interno de la entidad, puesto que es una herramienta clave de la evaluación institucional. 24 Franklin Enrique Benjamín, Auditoria Administrativa, México, McGraw-Hill, pág 56 94

109 Entre los resultados positivos que se obtiene del control interno, es que permite efectuar mediciones y evaluaciones del control de gestión, y concomitantemente está direccionado a la eficacia y eficiencia en las instituciones, mediante el cumplimiento de las metas y objetivos. El control interno, entonces, está orientado a cumplir con los siguientes presupuestos 25 : - Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de transparencia. - Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información. - Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios públicos de calidad. - Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. La Contraloría General del Estado, define al control interno como un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. También manifiesta que los componentes del control interno están conformados por el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento Ob. Cit. Pág. 44 Contraloría General del Estado, Normas de Control Interno, Acuerdo 039, pág

110 3.5.2 Instrumentación Dentro de la etapa de instrumentación, es muy importante el criterio profesional que aplique el auditor en lo que se refiere a la selección, utilización y combinación de las técnicas o prácticas más adecuadas para obtener evidencias suficientes y pertinentes que sustenten los comentarios, conclusiones y recomendaciones que se presenten en el informe. Estas pueden ser verificaciones oculares, verbales, escritas, documentales y físicas, y para la constatación de información se aplican técnicas de observación, rastreo, indagación, entrevistas, encuestas, análisis, tabulación e inspección. La observación está considerada como una verificación visual que se realiza durante la ejecución de una actividad o proceso. Se utilizan en las etapas preliminares, de planificación y ejecución. El rastreo guarda relación con un seguimiento y control de una operación dentro del proceso o de un proceso a otro con la finalidad de conocer y evaluar la ejecución. Su uso se evidencia en las fases preliminares y de ejecución. La indagación se aplica cuando se va obtener una información verbal mediante averiguaciones directas con los funcionarios de la organización sobre las operaciones que realiza el área auditada. Al igual que la técnica de rastreo su uso se aplica en las fases preliminares y de ejecución. 96

111 La entrevista y la encuesta, mecanismos que se basan en el acercamiento que realiza el auditor con los funcionarios de la institución, para cuestionarlas de una forma orientada a fin de que brinden información más completa y precisa, ya que al utilizar éstas dos técnicas se pueden obtener respuestas más concretas, percibir reacciones y actitudes, además de recibir comentarios que coadyuvarán al mejor desarrollo de la auditoría administrativa. El análisis consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o propósito con el fin de establecer su propiedad y conformidad con criterios normativos y técnicos. Su utilidad se observa en las fases de conocimiento preliminar, planificación, ejecución y seguimiento. La tabulación nos permite agrupar resultados obtenidos en el área auditada para llegar a las conclusiones que serán plasmadas en el informe preliminar y posterior en el final. Finalmente, la inspección involucra el examen físico y ocular de los documentos, valores, activos y otros con la finalidad de establecer la existencia y autenticidad, y su uso está asociado con otras técnicas como la indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación. Se aplica en la etapa de ejecución. Se debe acotar que en la actualidad y debido a los adelantos tecnológicos, es fácil para el equipo de auditoría acceder a la información generada en la organización, datos que servirán de soporte a las anteriores técnicas de recolección de datos que serán el soporte al informe presentado. El tipo de información que se obtiene provienen de datos operativos, clientes, pagos, adquisiciones, manejo de bodegas, recursos humanos, entre otros. 97

112 3.6 Examen El término denominado examen al interior de una auditoría, consiste separar todos los elementos de la misma, para de esta forma conocer las características y el origen del comportamiento; sin que esto signifique que se pierda la relación con el contexto general. Dentro de la información que consta en el examen está el hecho motivo del examen, la descripción del hecho, anotar todos los aspectos y detalles que giran en torno al hecho descrito, efectuar una revisión crítica y una vez que se cuente con todos los elementos, éstos deben ser ordenados de acuerdo a los criterios de clasificación Informe Con toda la información que se ha recolectado, es necesaria la preparación de un informe, donde se plasmen los resultados de la auditoría, donde se detallen aspectos relacionados con el accionar de la institución. Es importante considerar que la información se presente debe estar completamente respaldad con documentación pertinente y relevante que sustente lo expresado, garantizando de esta forma la transparencia y objetividad de la información. El resultado del examen debe ser objetivo, es decir; que el auditor (a) debe guardar una visión imparcial de los hechos; oportuno, claro, útil para la institución auditada, la información aportará calidad y lógica. Una vez compilada la información, el informe de la auditoría administrativa representa un documento de carácter formal que debe estar dirigido a la alta gerencia de la organización, donde constarán los resultados obtenidos con motivo de la evaluación realizada con el propósito de que las autoridades establezcan en caso de requerirlo así, mecanismos correctivos. 98

113 De forma general, constará el nombre de quien elabora el informe, la introducción, donde describimos el origen de la auditoría, las razones por las cuales se genera la auditoría, mecanismos de coordinación, participación de los empleados en el proceso de la auditoría. También se registra el antecedente, las técnicas que se emplearon en la recolección de información, diagnóstico, propuesta, conclusiones y recomendaciones, anexos y detalle de funcionarios auditados. El informe de la auditoría debe tener características de calidad para que ayude a la máxima autoridad a tomar decisiones que ayuden a mejorar los procesos internos de la institución; para esto, las características deben estar enmarcadas en una buena comunicación y la finalidad del mismo. Dentro del aspecto de comunicación, debe ser directo, persuasivo, contundente, preciso y atractivo. 27 Al ser directo, el informe estará enfocado únicamente al teme central, sin tocar profundamente tópicos de carácter intermedio. Ayuda su lectura la ubicación de títulos y subtítulos. Otra característica es ser persuasivo, puesto que debe ser convincente y que abarque aspectos que impliquen un riesgo un riesgo potencial o que hayan producido daños a la institución o empresa, Cuando se dice que el informe debe ser contundente y preciso, éste no debe dejar duda de los hallazgos y evidencias encontradas, empleando conceptos claros, para que no existan ambigüedades en él. 27 Sotomayor Alfonso Amador, Auditoría Administrativa, México 2008, McGraw-Hill, pág

114 Finalmente debe ser atractivo para que atraiga al lector tanto por su contenido, forma de presentación y redacción, evitando ahondar en los procedimientos utilizados, uso de palabras rebuscadas, personalizar errores, utilizar lenguaje destructivo o agresivo, términos vagos, redundar en ideas o enfatizar exposiciones negativas. Todas estas características, propenden a que el informe cumpla la finalidad; es decir; debe ser oportuno, constructivo, de apoyo, orientado a resultados y con recomendaciones e identificado con la evaluación solicitada. De la bibliografía revisada relacionada con el contenido estructural y según criterios de tratadistas de esta disciplina, se afirma que no existe un tipo específico; sin embargo para fines explicativos se detallará un formato genérico utilizado en una gran mayoría de informes de auditorías administrativas. a) Naturaleza y objeto de la actividad examinada Hace referencia al tipo de evaluación realizada. Si fuere el caso, se puede precisar si el examen se realiza en cumplimiento al Plan Anual de Control de la Institución o empresa, o si obedece a un imprevisto autorizado, citando el número y fecha de dicha orden, así como las modificaciones si las hubiera. Se incluye también los objetivos generales incluidos en la orden de trabajo, que estarán en relación directa con la naturaleza del examen; y los específicos establecidos en la planificación del examen. b) Período y alcance. Se señala el tiempo que tomó realizar la auditoría y se expondrá con amplitud el trabajo efectuado; esto es, lo realmente analizado y realizado. 100

115 Esta información puede contener períodos cubiertos, áreas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes, procesos y actividades examinadas. c) Limitación al alcance. En este caso, se anotarán las limitaciones únicamente en los casos que exista imposibilidad práctica de aplicar un procedimiento de auditoría, ya sea porque restricciones o impedimentos impuestos por la administración de la entidad o terceros relacionados. d) Documentos base proporcionados por la entidad. Está conformada por la información que proporciona la institución y que se constituyó como el apoyo documental en el examen practicado. Entre éstos se puede ubicar a la base legal de la Institución, la estructura orgánica, sus objetivos, montos de recursos examinados y nómina de funcionarios relacionados con la auditoría. e) Integración de los puntos centrales que se examinaron. Está constituido por los puntos específicos que se van a desarrollar en el contenido del informe. f) Resultado del examen Se expone de forma amplia y sintetizada los hechos investigados. 101

116 g) Recomendaciones Es el señalamiento específico de las actividades que debe realizar la institución a fin de mejorar las deficiencias detectadas en la evaluación, así como la sugerencia del plazo determinado para su enmienda. h) Opinión General Consta de la opinión personal respecto a la actividad evaluada, pero expresada en un sentido extremadamente constructivo. i) Anexos Son todos los documentos adicionales que respaldan los hallazgos detallados y generalmente se componen de ilustraciones o documentos fuentes. Los anexos contendrán información relacionada con asuntos tratados en el cuerpo del informe que permite aclarar aspectos técnicos, pero deberán ser utilizados solo si es necesario y al mínimo posible, ya que es recomendable que la información sea incluida en el mismo informe Papeles de Trabajo Están considerados como documentos físicos donde se registra la información recolectada durante la realización de la Auditoría, siendo estos documentos el principal soporte para elaborar el informe. De forma general está conformado por la identificación de la auditoría, proyecto, índices, cuestionarios, plantillas, observaciones realizadas, ajustes, lineamientos, cuantificación de indicadores, entre otros. Deben estar redactados en forma clara y ordenada, además de que de su estructura sea sólida en los argumentos para que sea de fácil acceso y compresión de los funcionarios y autoridades. 102

117 Otro concepto más apegado a la realidad institucional, considero que es el que emite la Contraloría General del Estado, que en el Manual de Auditoría de Gestión indica que los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cédulas, documentos y medios magnéticos (tendencia a la auditoría cero papeles) elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental, producto de la aplicación de las técnicas, procedimientos y más prácticas de auditoría, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de auditoría revelados en el informe 28 Los datos que contienen los papeles de trabajo deben ser homogéneos y contener la información más relevante en forma clara, ordenada y de fácil manejo de los funcionarios, y está considerada como evidencia producto de la recolección de información. Esta información debe ser suficiente y acertada puesto que estos datos serán los respaldos de los hallazgos realizados por el auditor. En cuanto a las evidencias recolectadas, en nuestro caso pueden ser físicas, documentales y testimoniales, las que deberán ser suficientes, competentes, relevantes y pertinentes ya que sirven para organizar y controlar las diferentes fases de la auditoría, servirán como respaldo del informe, además que es la garantía de que lo expresado en el informe proviene de una fuente fidedigna. Según lo manifiesta el CPA. Ramiro Andrade Puga, Director de Auditoría 1, de la Contraloría General del Estado, en el Manual de Auditoría de Gestión, los propósitos principales de los papeles de trabajo son: 28 Manual de Auditoría de Gestión para Contraloría General del Estado, Entidades y Organismos del Sector Público; Acuerdo No. 31, 22 noviembre 2001, pág

118 - Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar la auditoría. - Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios, conclusiones y recomendaciones que se exponen en el informe de auditoría. - Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones tomadas, todo esto de conformidad con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Por tanto, los papeles de trabajo se elaborarán tomando en consideración ciertos parámetros básicos que servirán para identificar el trabajo realizado, como por ejemplo, identificación de la auditoría, detallando cada una de las fases de la Auditoría. En los datos del encabezamiento constará el nombre de la institución, departamento a donde se realiza la diligencia y la fecha. Cada uno de los formatos que se utilizarán en el presente trabajo, podrán variar de forma en razón de que cada uno de ellos se utilizarán en diferentes tareas y fases del proceso, ya sea en la planificación e instrumentación y el mismo informe. En lo que se refiere al cuidado de los papeles de trabajo, éstos son propiedad y están cargo de las unidades de Auditoría, quienes tienen la responsabilidad de su custodia en un archivo activo hasta por cinco años y en un pasivo hasta veinticinco años y pueden ser exhibidos y entregados únicamente por requerimiento judicial y deberá ser conservado de forma organizada, sistematizada, ya sea en legajos, carpetas o archivos Manual de Auditoría de Gestión para Contraloría General del Estado, Entidades y Organismos del Sector Público; Acuerdo No. 31, 22 noviembre

119 El tipo de archivo puede definirse como permanente o continuo y archivo corriente. El permanente o continuo, está conformado por datos de interés y que puedan ser útiles para auditorías subsiguientes y su importancia radica en recordar, proporcionar y conservar información para que los auditores la puedan tener como referencia para futuras actividades. El archivo corriente guarda información relacionada con la auditoría específica de un periodo. Se compone de dos legajos o carpetas, la primera contiene información general y la segunda documentación específica por componentes. En nuestro caso, se utilizaron los siguientes papeles de trabajo, creados en consideración al tipo de actividad que se va a llevar a cabo y a la facilidad que genera el registrar la información recopilada, y que de acuerdo a las necesidades que se iban presentando se modificaron a fin de compilar la información de mejor forma. 105

120 Figura 3.5 Fuente Elaborado por : Formato para planificación preliminar auditoría : Autora : Paulina Saquinga Figura 3.6 Fuente Elaborado por : Formato para recolección de documentos : Autora : Paulina Saquinga 106

121 Figura 3.7 Fuente Elaborado por : Formato para registro de entrevista : Autora : Paulina Saquinga 107

122 Figura 3.8 Fuente Elaborado por : Formato para registro evidencia fotos : Autora : Paulina Saquinga Figura 3.9 Fuente Elaborado por : Formato para desarrollo de Programa de Auditoría : Autora : Paulina Saquinga 108

123 Figura 3.10 Fuente Elaborado por : Formato para registro de Hallazgos de Auditoría : Autora : Paulina Saquinga Marcas utilizadas en la Auditoría Están consideradas como claves de auditoría o tildes, y se las ubica como signos particulares que realiza el auditor para señalar el tipo de trabajo que ha realizado, permitiendo de ésta manera saber que ha sido auditado. Según el trabajo que realiza el auditor pueden existir marcas con significado uniforme que son utilizadas en todo tipo de auditoría. Las segundas, que son realizadas a criterio del auditor, que no tienen significado uniforme que requieren que junto a ellas exista una leyenda explicativa. Las marcas que realiza el auditor (a), de preferencia deben ser escrito por un lápiz rojo, puesto que su uso se encuentra generalizado al igual que el lápiz de papel para escritura en los papeles de trabajo. 109

124 Puesto que se ha tomado la parte conceptal de la auditoría administrativa del Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del Estado, también se hará referecia a las marcas que son de uso comun al interior del organismo de control y que son utilizadas en todas las auditorías que se efectúan en las entidades del Estado. Tabla 3.2 Marcas de Auditoría MARCAS DE AUDITORIA MARCA SIGNIFICADO MARCA SIGNIFICADO Ligado Sin respuesta Observado Confirmaciones, respuesta negativa Rastreado Comprobado Indagado Cálculos Analizado Inspeccionado Conciliado Notas Explicativas Fuente Elaborado por : Manual Auditoría Contraloría General del Estado : Paulina Saquinga 110

125 3.7 Indicadores Dentro de la obra Auditoría Administrativa el catedrático Enrique B. Franklin, manifiesta que un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación 30. El mismo autor, lo define como una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes, y argumenta que por sí solos no son relevantes, pero que adquieren importancia cuando son comparados con otros de la misma naturaleza y que éstos serán efectivos siempre y cuando cumplan con las siguientes características: - Ser relevante o útil y que faciliten la toma de decisiones. - Medible - Conducir fácilmente información de una parte a otra. - Altamente discriminativo. - Verificable. - Libre de sesgo estadístico o personal. - Aceptación por parte de la organización. - Justificable en relación a su costo beneficio. - De fácil interpretación. - Utilizable con otros indicadores. - Tener precisión matemática en los indicadores cuantitativos. - Precisión conceptual en los indicadores cualitativos. Entonces, con los indicadores se podrán realizar comparaciones, analizar y medir el tipo de comportamientos al interior de la organización, eficacia de los procesos; lo que les convierte en verdaderas herramientas que establecen marcos de referencia para evaluar los resultados de una gestión. 30 Ob. Cit. Pág

126 Con los indicadores se podrá definir elementos que promuevan una mejora en la Institución ya sea en los procesos, específicamente en los de adquisición de bienes y servicios, con una utilización de recursos de manera óptima Clasificación de los Indicadores Puntualizando y una vez definida la existencia del control interno, podemos indicar que los indicadores de gestión, según el organismo de control, se clasifican en los siguientes 31 - Cuantitativos y Cualitativos - De uso universal - Globales, Funcionales y Específicos Indicadores Cuantitativos Están considerados como una información básica y fundamental, y la componen los valores y cifras que se han establecido en forma periódica como resultado de las operaciones institucionales Indicadores Cualitativos Son aquellos que permiten medir una actividad y se establecen a partir de los principios generales de una adecuada administración, está direccionado a evaluar amenazas y oportunidades del entorno organizacional 31 Manual de Auditoría de Gestión para Contraloría General del Estado, Entidades y Organismos del Sector Público; Acuerdo No. 31, 22 noviembre

127 Indicadores de Uso Universal Este tipo de indicadores se utilizan para medir la eficiencia, la eficacia, metas, objetivos y de forma general la misión institucional Indicadores Globales, Funcionales y Específicos Sirven para evaluar la gestión de todo el sector público, en una forma global y de cada uno de los componentes llamados entidades públicas. Para ello es necesario que se defina su misión y objetivos, así como sus metas de productividad y gestión, siendo los indicadores apropiados los globales, funcionales o particulares y específicos. Dentro de los indicadores antes citados, tenemos los indicadores administrativos cuyo fin es evaluar en términos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propósitos estratégicos a partir de la revisión de sus componentes. Al manejar estos indicadores de forma simultánea permite que el auditor tenga una visión amplia y global de la organización, mediante la vinculación de la esencia con las acciones y comportamiento de los resultados. Si hablamos de indicadores de eficiencia, podremos decir que éstos se utilizan para medir la relación establecida entre las metas alcanzadas y los recursos ejercidos para tal fin y se determina de la siguiente forma: 113

128 Eficiencia es el cumplimiento de los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles. La eficiencia presupone una clara definición del alcance de los resultados proyectados y la predeterminación de los costos unitarios a incurrir, con la finalidad de que cada meta o proyecto se realice dentro de una acertada planificación del presupuesto. Conlleva también la realización de una adecuada evaluación previa, que certifique la congruencia en la definición de metas y la correcta presupuestación de recursos. En consecuencia la eficacia se logra cuando, habiéndose elaborado adecuadamente la programación y presupuestación, se cumplen las metas programadas, ejerciendo racionalmente el presupuesto autorizado, un programa o acción será más eficiente cuando logre alcanzar sus propósitos con el menor costo o bien realizar más de lo comprometido con el presupuesto autorizado. 114

129 CAPÌTULO IV SUBPROCESO DE ADQUISICIONES 4.1 Origen del Departamento de Adquisiciones Como parte del Organigrama Estructural del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, bajo dependencia de la Dirección del Hospital, y dentro de los Comités varios, se encontraba el Concurso Privado de Precios, que era considerado como un organismo asesor de la dirección, teniendo como objetivo el organizar en forma secuencial y ágil los mecanismos para las adquisiciones de los diferentes bienes o servicios, materiales, contratación de obras y servicios, tendientes a cubrir las diferentes necesidades del hospital, manteniendo la corrección y honestidad de procedimientos y precautelando los intereses de la Institución. Estaba conformado por distintas autoridades del Hospital, como el Director del Hospital, Subdirector Médico, Subdirector Administrativo, Jefe Financiero, Jefe del Departamento de Enfermería o su representante. Le acompañaban también un miembro con criterio técnico (miembro adicional) que actuaba emitiendo opiniones técnicas para reformar la información para la toma de decisiones del Comité de Adquisiciones y la Secretaria del Comité. Entre las funciones del Comité de Adquisiciones estaban las siguientes: - Elaboración de lineamientos generales para la adquisición de equipos e insumos médicos. - Estudiar las proformas presentadas y asignarlas de acuerdo a las Leyes y Reglamentos pertinentes. - Detectar necesidades y establecer prioridades para la adquisición de equipos e insumos. - Velar por la correcta administración de los fondos asignados al Hospital. 115

130 - Vigilar el estricto cumplimiento de las Leyes y Reglamentos al realizar las adquisiciones. - Impedir que las adquisiciones incumplan lo dispuesto en el respectivo Reglamento y exhortar a la negativa de cualquier pago por estos rubros. - Presentar periódicamente informes acerca de éstas adquisiciones a los niveles superiores correspondientes. - Llevar un registro actualizado de mercaderías, insumos o equipos comprados, así como el nombre del proveedor y el monto de la inversión En la actualidad, el Subproceso de Adquisiciones está ubicado jerárquicamente bajo la dirección de la Gestión de Servicios Institucionales o Administración. GERENCIA GENERAL PROCESO COORDINACIÓN SERVICIOS INSTITUCIONALES PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA SUBPROCESO DE ADQUISICIONES Figura 4.1 Fuente Elaborado por : Organigrama Subproceso de Adquisiciones dentro de la Institución : Observación realizada en el área : Paulina Saquinga 116

131 Su principal función consiste en realizar en forma ágil y oportuna los procesos para realizar las adquisiciones de los diferentes bienes o servicios, materiales, contratación de obras y servicios, tendientes a cubrir las diferentes necesidades del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, manteniendo la corrección y honestidad de procedimientos, precautelando los intereses de la Institución y dentro del marco legal que ampara a la Compras Públicas en el Ecuador. Esta área se encontraba muy ligada al área administrativa, pero siempre con cierta independencia, ya que es en Adquisiciones que se efectúa todas las compras para la Institución, siendo muy relevante su accionar en coordinación con la Gerencia General, puesto que es la máxima autoridad la que aprueba cualquier tipo de compra o de contratación y a su vez dispone el inicio de cualquier procedimiento de compra aprobando los pliegos presupuesto referencial y posteriormente adjudica dicha contratación. 4.2 Organigrama Estructural del Subproceso de Adquisiciones Figura 4.2 Fuente Elaborado por : Organigrama Subproceso de Adquisiciones : Observación realizada en el área : Paulina Saquinga 117

132 El Subproceso de Adquisiciones está conformado por un total de 10 funcionarios, el Líder de Adquisiciones, ocho usuarios del portal de compras públicas, y una secretaria. La Gestión por Procesos, da inicio con la expedición de la Resolución No. OSCIDI del 17 de julio del 2003, con la creación de la nueva Estructura Orgánica por procesos del Ministerio de Salud Pública, mientras se concluye el Estatuto Orgánico por Procesos, Estructura Ocupacional y hasta que se emita la Resolución de Dictamen favorable definitivo por parte del Ministerio de Relaciones Laborales. Con los antes citado, guarda también relación el Decreto Ejecutivo No. 195, que se encuentra publicado en el Registro Oficial No. 111 del 19 de enero del 2010, donde constan los lineamientos estructurales para organizar las unidades administrativas en los niveles de dirección, asesoría, apoyo y operativo de los Ministerios de Coordinación y Sectoriales e Institutos Nacionales pertenecientes a la Función ejecutiva. De igual manera, la cartera de Relacionales Laborales, emite dictamen favorable sobre el Estatuto Orgánico del Ministerio de Salud Pública, para finalmente mediante Acuerdo Ministerial No del 1º de noviembre de 2011, publicado en Registro Oficial No. 279 de fecha 30 de marzo de 2012, se emite el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por procesos del Ministerio de Salud Pública. 4.3 Funciones del Personal de Adquisiciones En la actualidad, el factor humano que se desempeña en las instituciones públicas y empresas en general, es el más importante sin restar valor a otros aspectos tecnológicos, institucionales y de otra índole, ya que sin el talento del recurso humano, las actividades, objetivos y el mismo desarrollo del Hospital carecería de valor. 118

133 Las actividades que cumplen los funcionarios son para beneficio mutuo, tanto para cada uno de ellos como para la entidad, toda vez que de estos dos factores depende el grado del éxito de una Institución. Es por esto que las personas que integran el Hospital son el verdadero motor para que de forma favorable y eficaz se responda a los múltiples objetivos propuestos por esta nueva modalidad aplicada para efectuar las compras públicas en el Ecuador. El Subproceso de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, está conformado por 10 funcionarios amparados bajo el régimen de la Ley Orgánica se Servicio Público LOSEP y 1 bajo el régimen de Contratación Colectiva, de cuales se determina el siguiente perfil profesional: Líder Subproceso de Adquisiciones - Clasificar documentos precontractuales por tipo de proceso. - Designar del proceso ya ordenado a los usuarios del portal de compras públicas. - Suscribir de los cuadros finalizados resumen de la compra. - Suscribir de documentos interdepartamentales. - Asistir a reuniones programadas y solicitadas por la Gerencia General y Coordinación de Servicios Institucionales. - Asistir a otros funcionarios en los procesos de compra dentro del portal Usuarios del portal de compras públicas - Recepción de los documentos precontractuales designados por el Líder de Adquisiciones. - Elaboración de los procesos de contratación. - Ingresos de los procesos de contratación en el Portal de Compras Públicas. 119

134 - Folear los documentos precontractuales y contractuales del proceso para su posterior envío a la Gestión Financiera. - Solicitar cotizaciones a los proveedores, ya sea por medios electrónicos o directamente. - Cumplir otras actividades que disponga el Líder de Adquisiciones y la Gerencia General. Secretaria - Recepción de documentos precontractuales. - Registro de documentos precontractuales. - Registrar los procesos precontractuales entregados a cada usuario del portal de compras públicas. - Repartir de procesos ya clasificados y registrados a los usuarios del portal. - Elaborar los cuadros finalizados de los procesos de compra. - Recepción de documentos relacionados con la fase precontractual, como solicitudes de compra, certificación presupuestaria, informes técnicos. - Cumplir otras actividades que disponga el Líder de Adquisiciones. 4.4 Ubicación física La oficina del Subproceso de Adquisiciones está ubicada en la primera planta del edificio antiguo (remodelado actualmente). Está conformado por dos áreas físicas, la de ingreso donde se ubica la Secretaría y una oficina donde se ubican los 9 funcionarios, conocidos como usuarios del portal de compras públicas, que realizan las Adquisiciones del Hospital. Para fines logísticos y de comunicación, Adquisiciones se ubica junto a la Gerencia del Hospital y de la Gestión Financiera y muy cercana a la puerta de ingreso principal del Hospital, esto es a la Av. 6 de diciembre y Colón, lo que favorece que tanto 120

135 clientes internos como externos puedan acceder a esta oficina. Su distribución se grafica así: Figura 4.3 Fuente Elaborado por : Distribución física del área : Observación realizada : Paulina Saquinga 4.5 Relaciones Interdepartamentales Como es lógico al interior de una Institución Pública, un Departamento debe mantener óptimas relaciones laborales con otras áreas, que de forma indirecta colaboran y son parte del proceso final que realizan el Subproceso de Adquisiciones. 121

136 Los Departamentos con los que tiene una estrecha relación por la naturaleza del cargo que desempeñan son: Departamentos y Servicios del Hospital Son el punto de partida de las adquisiciones del Hospital, puesto que es en los Departamentos y Servicios del Hospital donde se generan las necesidades, mismas que son expresadas mediante documentos enviados a la Gerencia del Hospital para su aprobación. Gerencia del Hospital Una vez que las necesidades del Hospital son conocidas por las máxima autoridad, dispone la elaboración a las Bodegas de la solicitud de compra, donde se expresa en cantidades, valores y descripción la necesidad. Servicios Institucionales La solicitud de compra es direccionada a Servicios Institucionales a fin de que sea el Administrador del Hospital quien avale su contenido para su posterior envío a la Gestión Financiera. Gestión Financiera Dentro del área Financiera, se ubica el área de Presupuesto, que es la unidad que se encarga de emitir la certificación presupuestaria que avala económicamente el pedido, posterior se entrega el certificado a Adquisiciones donde se inicia el proceso de adquisición y donde según la observación realizada es donde se encuentran los documentos respaldo de las compras públicas y de sustentatorios de pago. 122

137 Bodegas del Hospital En cada una de las bodegas se generan las solicitudes de compra que se basan en las necesidades generadas en cada uno de los servicios. 4.6 Análisis FODA del Subproceso de Adquisiciones Amenazas entorno externo - Falta de cooperación por parte de los proveedores al no saber el manejo del Portal de Compras Públicas. - Falta de cooperación por los demás departamentos y servicios de la institución. - Cambio en el manejo del portal de compras públicas. - Expedición de nuevas resoluciones derogando las leyes existentes. - Falencias en el sistema informático por parte del Instituto Ecuatoriano de Contratación Pública (INCOP) Oportunidades entorno externo - Apertura de nuevos centros de capacitación en compras públicas. - Al ser una ley del 2008 ya existes varias experiencias y criterios en cuanto a los proceso de adquisición. - Mejoramiento del portal de compras públicas. - Mejoramiento de la banda de Internet. - Equipos de computación con mayor capacidad para el personal de adquisiciones. - Mejores retribuciones para realizar el trabajos. 123

138 4.6.3 Fortalezas entorno interno - Personal Joven con fácil adaptación al cambio. - Muy buena interacción con el Portal de compras públicas. - Predisposición para realizar las tareas asignadas. - Conocimiento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP) y el Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (RGLOSNCP) por parte del personal de adquisiciones. - Apoyo de las autoridades de la institución en la ejecución de los procesos de adquisición. - Capacitación constante al personal de adquisiciones. - Trabajo en Equipo Debilidades entorno interno - Complejidad de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP) - Complejidad del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (RGLOSNCP). - Falta de experiencia al momento de interactuar con el Portal de Compras Públicas. - Cambios constantes a la herramienta informática (Portal de Compras Públicas). - Falencias al aplicar la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP) y el Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (RGLOSNCP). 124

139 Tabla 4.1 Matriz de Evaluación de Factores Externos FACTORES EXTERNOS CLAVES PONDERACIÓN CLASIFICACIÓN RESULTADO PONDERADO Falta de cooperación por los demás departamentos y servicios de la institución 0,2 1 0,20 Apertura de nuevos centros de capacitación en compras publicas 0,2 4 0,80 Al ser una ley del 2008 ya existes varias experiencias y criterios en cuanto a los proceso de adquisición 0,2 3 0,60 Falencias en el sistema informático por parte del Instituto Ecuatoriano de Contratación Pública (INCOP). 0,2 2 0,40 Mejoramiento del portal de compras publicas 0,2 4 0,80 TOTAL 1,00 2,8 Fuente Elaborado por : Subproceso Adquisiciones : Paulina Saquinga Podemos observar que el servicio está por encima de la media que es 2,5 lo cual nos indica que las oportunidades son mayores a la amenazas; y que de estas mismas puede derivarse estrategias para superar dichas amenazas. 125

140 Tabla 4.2 Matriz de Evaluación de Factores Internos FACTORES INTERNOS CLAVES PONDERACIÓN CLASIFICACIÓN RESULTADO PONDERADO Conocimiento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y el Reglamento General a la Ley Orgánica por parte del personal de adquisiciones. 0,25 4 1,00 Capacitación constante al personal de adquisiciones 0,15 3 0,45 Falencias al aplicar la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y el Reglamento General. 0,25 1 0,25 Cambios constantes a la herramienta informática (Portal de Compras Públicas). 0,15 2 0,30 Predisposición para realizar las tareas asignadas. 0,2 3 0,60 TOTAL 1,00 2,6 Fuente Elaborado por : Subproceso Adquisiciones : Paulina Saquinga Podemos observar que el servicio está por encima de la media que es 2,5 esto quiere decir que las fortalezas son mayores que las debilidades y que se puede utilizar las mismas para implementar estrategias que reduzcan dichas debilidades. 126

141 CAPÍTULO V EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 5. 1 Planificación Preliminar PLANIFICACIÓN PRELIMINAR PP Hoja 1/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 No. PROCEDIMIENTOS A REALIZAR REFERENCIA REALIZADO FECHA 1 Notificación mediante documento oficial del inicio de la Auditoría Administrativa a la Gerencia del Hospital, Gestión Financiera, Talento Humano, Subproceso de Adquisiciones y Jurídico EXT-PS EXT-PS EXT-PS EXT-PS EXT-PS P.S 23/04/ Programar la visita al Subproceso de Adquisiciones y Gestión Financiera e identificar información relevante para la realización de la auditoría. Circular EXT-PS P.S 02/05/ Solicitar a Asesoría Jurídica y Recursos Humanos la normativa vigente para el funcionamiento del Subproceso de Adquisiciones para establecer su base legal y funciones del personal, manuales, Informes de auditorías anteriores EXT-PS P.S 23/04/

142 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR PP Hoja 2/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 No. PROCEDIMIENTO A REALIZAR REFERENCIA REALIZADO FECHA 4 Solicitar a la Gestión Financiera información presupuestaria correspondiente al año EXT-PS P.S 23/04/ Solicitar al Subproceso de Adquisiciones el detalle de procesos de compras efectuados en el año EXT-PS P.S 23/04/ Solicitar las actividades realizadas por el personal de Adquisiciones Circular EXT-PS P.S Mayo junio Realizar una inspección al área física del Subproceso de Adquisiciones P.S Líder Adquisiciones Julio Visitar las instalaciones físicas del área donde reposan los procesos de adquisiciones. P.S Coordinadora Financiera Agosto Elaboración de entrevista al Líder de Adquisiciones P.S Julio Definir las funciones que cumple el personal del Subproceso de Adquisiciones. P.S Septiembre

143 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR PP Hoja 3/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 No. PROCEDIMIENTOS A REALIZAR REFERENCIA REALIZADO FECHA 11 Elaboración de formulario de control interno P.S 12 Revisión de respaldo documental de los procesos de compra realizados en el año 2012 por la Institución P.S Octubre Noviembre Ingreso al Portal de Compras Públicas para revisión de procesos registrados en la web. P.S Usuario del Portal Diciembre Actualizar y conformar el archivo permanente obtenido de las áreas de la Institución P.S DIARIO NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA Preparado por : Paulina A. Saquinga M

144 Envío de comunicaciones Oficio No EXT-PS Quito, 23 de abril de 2013 Economista Rosa Hidalgo Gerente del Hospital Pediátrico Baca Ortiz Presente De mi consideración: Como es de su conocimiento y una vez obtenida la autorización respectiva, comunico a usted que la Unidad de Auditoría Interna, de la firma PS Auditores, el 23 de abril del año 2013 iniciará la Auditoría Administrativa a los procesos efectuados en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la compra de bienes y servicios durante el año 2012, a fin de determinar su eficiencia procedimental. Cabe indicar que la información obtenida de la investigación realizada, será mantenida de forma confidencial en razón de que la misma aún no está auditada por los Organismos de Control y que será utilizada únicamente para la elaboración de la tesis de grado previa la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría de la Universidad Tecnológica Equinoccial. Por lo antes expuesto, solicito de la manera más comedida se digne disponer la colaboración necesaria para la ejecución del trabajo indicado. Atentamente, Paulina Saquinga Martínez AUDITORA 130

145 Oficio No EXT-PS Quito, 23 de abril de 2013 Doctor José Manuel Barreto Líder del Subproceso de Adquisiciones Hospital Pediátrico Baca Ortiz Presente De mi consideración: Informo a usted que vez obtenida la autorización respectiva por parte de la máxima autoridad, la Unidad de Auditoría Interna de la firma PS Auditores, iniciará la Auditoría Administrativa a los procesos efectuados en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la compra de bienes y servicios durante el año 2012, a fin de determinar su eficiencia procedimental. Según planificación efectuada por la firma, la realización de la Auditoría Administrativa dará inició el 23 de abril del 2013, razón por la que agradeceré a usted y por su intermedio al personal a su cargo, brindar la colaboración para una ejecución exitosa de la mencionada diligencia. Por lo antes expuesto, agradeceré a usted disponga la entrega del detalle de los de adquisición que realizó el Hospital Pediátrico Baca Ortiz durante el año 2012 procesos Atentamente, Paulina Saquinga Martínez AUDITORA 131

146 Oficio No EXT-PS Quito, 23 de abril de 2013 Abogada Verónica Araque Responsable de Área Jurídica Hospital Pediátrico Baca Ortiz Presente De mi consideración: Informo a usted que vez obtenida la autorización respectiva por parte de la máxima autoridad, la Unidad de Auditoría Interna de la firma PS Auditores, iniciará la Auditoría Administrativa a los procesos efectuados en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la compra de bienes y servicios durante el año 2012, a fin de determinar su eficiencia procedimental. Según planificación efectuada por la firma de auditores, la realización de la Auditoría Administrativa dará inició el 23 de abril del 2013, razón por la que agradeceré a usted y por su intermedio al personal a su cargo, brindar la colaboración para una ejecución exitosa de la mencionada diligencia. Por lo antes expuesto, agradeceré a usted disponga la entrega de la siguiente documentación relacionada con el Hospital. - Base Legal de funcionamiento - Informes de Auditorías realizadas. (2011) - Documentación Legal pertinente Por la atención le agradezco. Atentamente, Paulina Saquinga Martínez AUDITORA 132

147 Oficio No EXT-PS Quito, 23 de abril de 2013 Ingeniera Comercial Imelda Calderón Jácome Coordinadora Financiera Hospital Pediátrico Baca Ortiz Presente De mi consideración: Informo a usted que vez obtenida la autorización respectiva por parte de la máxima autoridad, la Unidad de Auditoría Interna de la firma PS Auditores, iniciará la Auditoría Administrativa a los procesos efectuados en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la compra de bienes y servicios durante el año 2012, a fin de determinar su eficiencia procedimental. Según planificación efectuada por la firma de auditores, la realización de la Auditoría Administrativa dará inició el 23 de abril del 2013, razón por la que agradeceré a usted y por su intermedio al personal a su cargo, brindar la colaboración para una ejecución exitosa de la mencionada diligencia. Por lo antes expuesto, agradeceré a usted autorice la entrega y/o acceso a los documentos que sustentan las adquisiciones que realizó el Hospital Pediátrico Baca Ortiz durante el año 2012 Por la atención le agradezco. Atentamente, Paulina Saquinga Martínez AUDITORA 133

148 Oficio No EXT-PS Quito, 23 de abril de 2013 Ingeniero Nicolás Gallardo Coordinador Unidad de Talento Humano Hospital Pediátrico Baca Ortiz Presente De mi consideración: Informo a usted que vez obtenida la autorización respectiva por parte de la máxima autoridad, la Unidad de Auditoría Interna de la firma PS Auditores, iniciará la Auditoría Administrativa a los procesos efectuados en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la compra de bienes y servicios durante el año 2012, a fin de determinar su eficiencia procedimental. Agradeceré a usted, disponga la entrega de las funciones y actividades relacionadas con el ejercicio del cargo del personal que labora en el Área de Adquisiciones de la Institución que laboró durante el año Cabe indicar que la información obtenida de la investigación realizada, será mantenida de forma confidencial en razón de será utilizada únicamente para la elaboración de la tesis de grado previa la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría de la Universidad Tecnológica Equinoccial Por la atención le agradezco. Atentamente, Paulina Saquinga Martínez AUDITORA 134

149 Circular No EXT-PS PARA : Líder del Subproceso de Adquisiciones Coordinadora Gestión Financiera ASUNTO : Notificación de fecha FECHA : Quito, 02 de mayo de 2013 Dentro del marco de la Auditoría Administrativa a los procesos efectuados en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la compra de bienes y servicios durante el año 2012, informo a usted que se realizará la visita a las oficinas donde desempeña su labor diaria, según siguiente cronograma; con la finalidad de realizar la inspección ocular de las actividades que desempeña y recabar información relacionada con el motivo de la diligencia. SUBPROCESO DE ADQUISICIONES : 06 a 27 de mayo 2013 GESTION FINANCIERA : 03 a 28 de junio 2013 En tal virtud, agradeceré a usted y por su intermedio al personal a su cargo, brinden las facilidad necesarias para el desarrollo de la diligencia. Por la atención le agradezco. Atentamente, Paulina Saquinga Martínez AUDITORA 135

150 Oficio No EXT-PS Quito, 23 de abril de 2013 Señora Elizabeth Núñez Líder de Presupuesto Hospital Pediátrico Baca Ortiz Presente De mi consideración: Informo a usted que vez obtenida la autorización respectiva por parte de la máxima autoridad, la Unidad de Auditoría Interna de la firma PS Auditores, iniciará la Auditoría Administrativa a los procesos efectuados en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la compra de bienes y servicios durante el año 2012, a fin de determinar su eficiencia procedimental. Agradeceré a usted, disponga la entrega del presupuesto aprobado y ejecutado por la Institución durante el año Por la atención le agradezco. Atentamente, Paulina Saquinga Martínez AUDITORA 136

151 REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN RECOLECTADA PP PT 1 1/1 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 No. DETALLE REFERENCIA 1 Manual Orgánico Funcional del Hospital Pediátrico Baca Ortiz. PP/ Hoja 1 2 Informe de Auditoría efectuado por Auditoría Interna del Ministerio de Salud Pública 3 Presupuesto ejecutado del año 2012 PP/ Hoja 1 PP/ Hoja 2 4 Detalle de adquisiciones realizadas por el Hospital durante el año 2012 obtenidas del Portal de Compras Públicas PP/ Hoja 2 5 Detalle de procesos desiertos realizados por el Hospital durante el año 2012 PP/ Hoja 2 6 Normativa relacionada con Contratación Pública 7 Funciones del Subproceso de Adquisiciones 8 Documentos demostrativos de procesos de compra 9 Evidencia fotográfica del área física del Subproceso de Adquisiciones y del Hospital Pediátrico Baca Ortiz. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

152 HOJA DE REGISTRO DE ENTREVISTA PP PT 2 1/2 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE ENTREVISTADO : CARGO : 1. Cómo se encontraba posicionada el área de adquisiciones antes del ejercicio de de su Jefatura, cuál es el grado de importancia a nivel hospitalario? 2. Cómo está conformado el Subproceso de Adquisiciones en cuanto al recursos humano? 3. Cuál es el grado de participación del Subproceso de Adquisiciones dentro de las decisiones hospitalarias? 4. Qué falencias a nivel humano, tecnológico y del portal de compras públicas ha encontrado? 5. Cuál es el grado de responsabilidad de los proveedores en la caída de los procesos de compras públicas? 6. Cuál es el grado de responsabilidad de Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la caída de los procesos de compras públicas? 7. Qué perfil profesional tienen los funcionarios a su cargo, es el correcto o falta, si es así de que adolecen? 8. En caso de no existir un perfil profesional adecuado, cuál sería el apropiado para el ejercicio del cargo? 9. Existen funciones y asignación de tareas claramente definidas? Estas constan por escrito? 138

153 HOJA DE REGISTRO DE ENTREVISTA PP PT 2 2/2 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE ENTREVISTADO : CARGO : 10. El personal a su cargo recibe la capacitación necesaria de acuerdo al cargo que está desempeñando? 11. Presenta otro tipo de inconvenientes en el ejercicio del cargo?. Preparado : NOMBRE DEL FUNCIONARIO Paulina A. Saquinga M. FIRMA FUNCIONARIO FECHA

154 NARRATIVA DE LA VISITA AL AREA FÍSICA DEL SUBPROCESO DE ADQUISICIONES PP PT 3 1/8 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 EVIDENCIA FOTOGRAFICA Ingreso Principal del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, ubicado en la Av. 6 de Diciembre y Colón esquina. Fachada externa donde se ubica el Subproceso de Adquisiciones NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

155 NARRATIVA DE LA VISITA AL AREA FÍSICA DEL SUBPROCESO DE ADQUISICIONES PP PT 3 2/8 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA Ubicación: Primera Planta del Hospital Ingreso principal y único al Subproceso de Adquisiciones. Esta oficina está junto a la Gerencia General, Gestión Financiera, Administración y Recursos Humanos. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

156 NARRATIVA DE LA VISITA AL AREA FÍSICA DEL SUBPROCESO DE ADQUISICIONES PP PT 3 3/8 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA Interior de la oficina del Subproceso de Adquisiciones, donde se realizan las adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

157 NARRATIVA DE LA VISITA AL AREA FÍSICA DEL SUBPROCESO DE ADQUISICIONES PP PT 3 4/8 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA Toma lateral de la oficina del Subproceso de Adquisiciones NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

158 NARRATIVA DE LA VISITA AL AREA FÍSICA DEL SUBPROCESO DE ADQUISICIONES PP PT 3 5/8 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 DETALLE DE LA VISITA La visita e inspección ocular se efectúo el día 12 agosto 2013, donde se constata que el área física del Subproceso de Adquisiciones es limitada, puesto que dentro de dos áreas físicas laboran 10 funcionarios, los que están ubicados en ambientes faltos de ergonomía. La primera área está destinada al personal de secretaría, consta de únicamente de una sección para recepción de documentación, ofertas que entregan los proveedores y todo documento que ingresa al subproceso de Adquisiciones y se constata que a la vez es el lugar de trabajo de la secretaria de Adquisiciones. Por este mismo lugar, accede y transita el resto del personal del subproceso, personal del hospital y en ocasiones proveedores. Cuenta con 10 metros cuadrados. La segunda área, donde se efectúan las adquisiciones del hospital, tiene 15 metros cuadrados, donde se ubican los 9 funcionarios de Adquisiciones. Se observa aglomeramiento tanto de los bienes y mobiliario como del personal. No existe separación física o ambientes diferentes para el Líder de Adquisiciones y el personal a su cargo. Las instalaciones sanitarias están en buen estado, pero sólo existe una batería sanitaria para todo el personal y no está ubicada en una zona alejada de la oficina, sino a menos de un metro de uno de los funcionarios. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

159 NARRATIVA DE LA VISITA AL AREA FÍSICA DEL SUBPROCESO DE ADQUISICIONES PP PT 3 6/8 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 DETALLE DE LA VISITA La instalaciones eléctricas y de conectividad están funcionando de manera óptima, pero no existe un orden para cada uno de los computadores del área, encontrándose cables eléctricos y de equipos en forma desordenada y no colocados dentro de canaleta respectiva y sin observar normas básicas de seguridad. La iluminación podría ser adecuada para otro tipo de ambientes y necesidades; sin embargo, el exceso de luz natural, hace que los empleados tengan trabajen con cortinas cerradas, y apenas con dos luminarias. La ventilación es insuficiente, y no se cuenta con equipos para el efecto, lo que hace ambiente tenga una temperatura inadecuada, especialmente en época calurosa. que el Se constata la existencia de mobiliario inadecuado y que proviene de otras áreas del Hospital, lo que conlleva a mantener posiciones inadecuadas de parte de los empleados que en su mayoría permanecen por más de ocho horas sentados, sin cambiar de posición, ya que la función que desempeñan prácticamente se desarrolla ciento por ciento frente a una computadora. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

160 NARRATIVA DE LA VISITA AL AREA FÍSICA DEL SUBPROCESO DE ADQUISICIONES PP 7/8 PT 3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 DETALLE DE LA VISITA El área de atención al público es deficiente, ya que las ventanas de la secretaría son poco funcionales, impidiendo ver tanto a quien atiende como a quien entrega documentos, además de ser muy pequeña. Debido al limitado espacio físico con el que cuenta Adquisiciones y la carencia de un área destinada a archivo pasivo, toda la documentación actual que corresponden al 2013, que genera el área es ubicada en los archivos principales y la documentación pasiva de los años 2012, 2011 y 2010 se encuentran en cajas rotuladas. En cuanto a los documentos de respaldo de las compras, estos se ubican en la Gestión Financiera ya que son respaldo para el pago. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

161 NARRATIVA DE LA VISITA AL AREA FÍSICA DEL SUBPROCESO DE ADQUISICIONES PP 8/8 PT 3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 DETALLE DE LA VISITA La motivación para observar estos factores se debe a que si no se cuenta con ambientes apropiados para el desempeño de sus actividades, los funcionarios no producen acorde a sus capacidades, ya que la existencia de enfermedades profesionales conducen a inasistencias, baja productividad, demorar en trabajos, resultados no esperados y por ende incumplimiento de los objetivos institucionales. Entonces, se ha considerado éste parámetro, puesto que el hecho de que los servidores cuenten con un ambiente adecuado para trabajar, se ajusta a las normas de seguridad laboral y salud como parte de los derechos del trabajo y su protección y son de cuenta del empleador, teniendo en este caso, el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, obligaciones, derechos y deberes que cumplir en cuanto a la prevención de los riesgos laborales. De esta forma, la normativa de nuestro país también contempla la protección a los empleados y trabajadores, que se registra en la Constitución del Ecuador, Normas Comunitarias Andinas, Convenios Internacionales, Código de Trabajo, Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y Mejoramiento del Medio Ambiente de Trabajo, además de Acuerdos Ministeriales NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado por Paulina A. Saquinga M

162 PP PT 4 ENTREVISTA 1/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE ENTREVISTADO : Dr. José Manuel Barreto CARGO : Líder del Subproceso de Adquisiciones 1. Cómo se encontraba posicionada el área de adquisiciones antes del ejercicio de de su Jefatura, cuál es el grado de importancia a nivel hospitalario? Antes de asumir la Jefatura del Departamento de adquisiciones el área se encontraba muy ligada al área administrativa, pero siempre con cierta independencia, puesto que es por aquí que pasa todo tipo de compra y de contratación. En cuanto al grado de importancia, siempre ha sido muy relevante ya que es la máxima autoridad la que aprueba cualquier tipo de compra o de contratación y a su vez dispone el inicio de cualquier procedimiento de compra aprobando los pliegos presupuesto referencial y posterior mente adjudica dicha contratación 2. Cómo está conformado el Subproceso de Adquisiciones en cuanto al recursos humano? La situación actual en términos generales del departamento es que está conformado por un líder, ocho usuarios del portal de compras públicas y una secretaria. Es un Departamento el cual necesita mucha colaboración y tiene una relación externa con proveedores y demás instituciones del Estado. 3. Cuál es el grado de participación del Subproceso de Adquisiciones dentro de las decisiones hospitalarias? En cuanto a las decisiones hospitalarias, no es mucha su relevancia, únicamente tiempo participación activa el momento en el que se inicia los procesos de compra. 148

163 PP PT 4 ENTREVISTA 2/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE ENTREVISTADO : Dr. José Manuel Barreto CARGO : Líder del Subproceso de Adquisiciones 4. Qué falencias a nivel humano, tecnológico y del portal de compras públicas ha encontrado? La única falencia humana es que no hay gente con mucha experticia ni experiencia en cuanto al manejo del portal de compras públicas y al manejo de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas, LOSNCP. A nivel tecnológico no hay falencias puesto que se cuenta con equipos nuevos y de óptima capacidad, además de conexión a internet. En cuanto al portal tiene algunas contradicciones y las matrices que usan vienen en formatos específicos los cuales no se cuenta en la mayoría de instituciones técnicas. 5. Cuál es el grado de responsabilidad de los proveedores en la caída de los procesos de compras públicas? Si, es muy importante el grado de responsabilidad de los proveedores ya que al no interactuar correctamente con el portal de compras públicas y al no publicar los documentos requeridos en las fechas señaladas los procesos de contratación se caen por ende hay que iniciarlos nuevamente. 6. Cuál es el grado de responsabilidad de Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la caída de los procesos de compras públicas? También es importante la responsabilidad de la institución ya que al no publicar las calificaciones ni los informes a tiempo ni tener bien elaborados los términos de referencia esto ocasiona que los procesos se anulen o se declaren desiertos. 149

164 ENTREVISTA PP PT 4 3/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE ENTREVISTADO : Dr. José Manuel Barreto CARGO : Líder del Subproceso de Adquisiciones 7. Qué perfil profesional tienen los funcionarios a su cargo, es el correcto o falta, si es así de que adolecen? Actualmente de los nueve funcionarios que están a mi cargo, ninguna persona tiene título de tercer nivel, y quienes tienen alguna formación únicamente es de Tecnologías pero en otras áreas. 8. En caso de no existir un perfil profesional adecuado, cuál sería el apropiado para el ejercicio del cargo? Al no existir una carrera específica para este tipo de funciones, el perfil óptimo sería un funcionario que tenga tercer nivel de administración pública, empresas, de Ingeniería Comercial, economía, finanzas, contabilidad, abogado o afines, además con conocimientos informáticos y manejo del portal. Sin embargo, el desempeño de los funcionarios del portal si es el adecuado, puesto que han recibido la debida capacitación, solo faltaría un poco mas de experticia en el manejo informático. 9. Existen funciones y asignación de tareas claramente definidas? Estas constan por escrito? No, no existen funciones definidas. Se asumió el proceso implantando anteriormente. 150

165 RESULTADO DE ENTREVISTA PP PT 4 4/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE ENTREVISTADO : Dr. José Manuel Barreto CARGO : Líder del Subproceso de Adquisiciones 10. El personal a su cargo recibe la capacitación necesaria de acuerdo al cargo que está desempeñando? Si, puesto que para el manejo de las herramientas del Portal de Compras Públicas debe tener capacitación específica, además de conocer la normativa que regula las compras públicas. 11. Presenta otro tipo de inconvenientes en el ejercicio del cargo?. En el trabajo diario no tengo más inconvenientes, pero existes circunstancias que externas que hacen un poco difícil el normal desarrollo de las actividades como por ejemplo: el escaso espacio físico e incomodidad para trabajar, pero así como existen inconvenientes también existen fortalezas que debo mencionar como por ejemplo el gran apoyo tecnológico y los equipos que brindan soporte importante en el desempeño de las actividades. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado por: Paulina A. Saquinga M

166 RESULTADO DE ENTREVISTA PP PT 4 5/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 Es importante acotar que en la observación realizada se observa que el Departamento cuenta con óptima tecnología, ya que en la actualidad, uno de los principales proyectos del gobierno es reducir la brecha digital, todo con la finalidad de proporcionar de conectividad, equipamiento y capacitación para un fácil manejo de las nuevas tecnologías. El sector público, y fundamentalmente el Subproceso de Adquisiciones no es la excepción, puesto que a miles de instituciones públicas se les ha entregado equipo y herramientas para el mejor cumplimiento de sus actividades cotidianas, mismas que de ser cumplidas a cabalidad y con responsabilidad, beneficiarán a los usuarios, que en este caso es la población usuaria de los servicios de salud. Por tanto, si consideramos que los recursos tecnológicos nos permiten cumplir los objetivos institucionales, Adquisiciones cuenta con tecnología de punta para el cumplimiento de sus funciones. Desde el inicio de los procedimientos aplicables para las compras públicas y a la fecha el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, cuenta excelente conectividad, respaldada en la Corporación Nacional de Telecomunicaciones CNT E.P, siendo la última contratación la ampliación del ancho de banda de Internet a 4MB, que consiste en un plan SDSL 4 MB Corporativo Gold más soporte técnico, lo que coadyuvará en los procesos de compras públicas, tomando en cuenta que los procedimientos se realizan y ejecutan en el Portal de Compras Públicas en un 100%. En cuanto a los equipos, el Subproceso de Adquisiciones, cuentan con 10 equipos de características técnicas como procesador Intel de tercera generación, procesador de 3.2 Ghz, disco de 500 GB, memoria 4GB en RAM y monitores Led de 18,5. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

167 RESULTADO DE ENTREVISTA PP PT 4 6/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 En cuanto a los procesos que se manejan en el Subproceso de Adquisiciones, sin incluir los propios procesos de compras que se registran en el portal de compras públicas, el único proceso estandarizado es el ingreso de los documentos para el inicio de las adquisiciones, que se efectúa de la siguiente manera: - Ingreso de documentos precontractuales. - El personal de Secretaría recepta los documentos precontractuales. - El mismo personal, registra el ingreso de éstos documentos. - Se entrega los documentos al Líder de Adquisiciones, quien los clasifica por el tipo de procedimiento. - Si todos los documentos están correctos, el Líder de Adquisiciones asigna a cada uno de los funcionarios un proceso determinado ya clasificado. - Por medio de secretaría, se registra los documentos y el nombre del funcionario designado para su trámite, y se prosigue con la entrega. - Cada uno de los funcionarios es responsable proceso, de los documentos, de foliar la documentación, preparar el expediente, elaborar el cuadro resumen del proceso finalizado y del envío a la Gestión Financiera, donde reposan los expedientes. Algo que sirve para identificar el responsable de realizar el proceso, son las siglas del funcionario y que constan al final del nombre del proceso, nombre del hospital (HBO), número, y año. mismos que ayudan a determinar que usuario del portal de compras públicas lo realizó. 153

168 Ejemplo de Identificación de procesos realizados por los usuarios del portal. SIE Nombre del Proceso (definido en Portal Compras Públicas) HBO Identificación siglas del Hospital Baca Ortiz 136 Número asignado por orden cronológico 2012 Año en que se realiza adquisición KG Siglas del nombre que funcionario que realiza proceso. Preparado : NOMBRE DEL FUNCIONARIO Paulina A. Saquinga FIRMA FUNCIONARIO FECHA

169 RESULTADO DE ENTREVISTA PP PT 4 7/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 Otra información que considero importante mencionar es que, el personal del Subproceso de Adquisiciones recibe capacitación constante, específicamente en lo que se refiere a Compras Públicas, lo que ha permitido que los procesos se efectúen de forma correcta, en total apego a la normativa vigente, acciones que se revierten en beneficio de la Institución y por ende favorece a los pacientes en la dotación de insumos, materiales y medicinas; al personal del Hospital, proporcionando las herramientas para un trabajo efectivo. En el año 2012, la capacitación a la que asistió el personal del Subproceso de Adquisiciones fue la siguiente, y por el monto total de US ,56 (siete mil ciento ochenta y tres dólares con 56/100) - Contratación Pública, Actualización Seminario Taller Contratación Pública. - Seminario de Reformas en Compras Públicas. - Responsabilidad Administrativa en los procesos de Contratación Pública. - Actualización del Manejo del Portal de Compras Públicas Básico. - Seminario de Auditoría en los procesos de Contratación Pública. Preparado : NOMBRE DEL FUNCIONARIO Paulina A. Saquinga FIRMA FUNCIONARIO FECHA

170 RESULTADO DE ENTREVISTA PP PT 4 8/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 De la entrevista también se deduce un aspecto muy importante que es el perfil de los funcionarios que ahí laboran, puesto que únicamente el Líder del Subproceso de Adquisiciones es profesional, mientras que los usuarios del portal son bachilleres o con carreras (tecnologías) en otras ramas. Pero esto, como lo manifiesta el papel de trabajo 7/8, se subsana con la capacitación que de forma constante realiza en personal. Sin embargo, de la observación realizada se han definido los perfiles, habilidades y destrezas ideales que debe cumplir el personal para una adecuada ejecución del trabajo diario. DENOMINACIÓN Líder de Subproceso de Adquisiciones NIVEL DE INSTRUCCIÓN Superior NIVEL UNIDAD O PROCESO Profesional Gestión de Servicios Institucionales TITULO OBTENIDO Cuarto Nivel Abogacía, especialidad en Contratación Pública. Tercer Nivel Auditoría y Contabilidad GRUPO Servidor Público 3 AREA DE CONOCIMIENTO Leyes, Compras Públicas, Contabilidad, Presupuesto CONOCIMIENTO ESPECÍFICO - PAC del Hospital Pediátrico Baca Ortiz. - Conocimiento sobe procedimientos de compra de bienes y servicios. - Conocimiento del mercado local, regional y nacional. - Leyes y Reglamentos aplicable a las compras públicas. - Manejo del Portal de Compras Públicas. Preparado : NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Paulina A. Saquinga

171 RESULTADO DE ENTREVISTA PP PT 4 9/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 TRABAJO EN EQUIPO ORIENTACIÓN DE SERVICIO ORIENTACIÓN A LOS RESULTADOS FLEXIBILIDAD Crea un buen clima de trabajo y espíritu de cooperación. Resuelve los conflictos que se puedan producir dentro del equipo. Se considera que es un referente en el manejo de equipos de trabajo. Promueve el trabajo en equipo con otras áreas de la organización. Demuestra interés en atender a los clientes internos o externos con rapidez, diagnóstica correctamente la necesidad y plantea soluciones adecuadas. Realiza las acciones necesarias para cumplir con las metas propuestas. Desarrolla o modifica procesos organizacionales que contribuyan a mejorar la eficiencia. Modifica las acciones para responder a los cambios organizacionales o de prioridad. Propone mejoras para la organización. CONSTRUCCIÓN DE RELACIONES CONOCIMIENTO DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL INICIATIVA APRENDIZAJE CONTINUO Construye relaciones beneficiosas para el cliente y la institución, que le permiten alcanzar los objetivos organizacionales. Identifica y crea nuevas oportunidades en beneficio de la institución. Identifica las razones que motivan determinados comportamientos en los grupos, instituciones o los problemas de fondo, oportunidades o fuerzas de poder que los afectan. Se anticipa a las situaciones con una visión de largo plazo; actúa para crear oportunidades o evitar problemas que no son evidentes para los demás. Elabora planes de contingencia. Es promotor de ideas innovadoras. Realiza trabajos de investigación que comparte con sus compañeros. Comparte sus conocimientos y experiencias actuando como agente de cambio y propagador de nuevas ideas y tecnologías Preparado : NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Paulina A. Saquinga

172 RESULTADO DE ENTREVISTA PP PT 4 10/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 DENOMINACIÓN Usuarios del Portal de Compras Públicas NIVEL DE Superior NIVEL Profesional INSTRUCCIÓN UNIDAD O PROCESO Gestión de Servicios Institucionales TITULO OBTENIDO Tercer Nivel de Carreras Afines al ejercicio GRUPO Servidor Público 1 Servidor Público 2 NIVEL DE APLICACIÓN Ámbito nacional AREA DE CONOCIMIENTO Leyes, Compras Públicas, Contabilidad, Presupuesto ESPECÍFICA - PAC del Hospital Pediátrico Baca Ortiz. - Conocimiento sobe procedimientos de compra de bienes y servicios. - Conocimiento del mercado local, regional y nacional. - Leyes y Reglamentos aplicable a las compras públicas. - Manejo del Portal de Compras Públicas. Preparado : NOMBRE DEL FUNCIONARIO Paulina A. Saquinga FIRMA FUNCIONARIO FECHA

173 RESULTADO DE ENTREVISTA PP PT 4 11/11 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 TRABAJO EN EQUIPO ORIENTACIÓN DE SERVICIO ORIENTACIÓN A LOS RESULTADOS Promueve la colaboración de los distintos integrantes del equipo. Valora sinceramente las ideas y experiencias de los demás; mantiene una actitud abierta para aprender de los demás. Identifica las necesidades del cliente interno o externo; en ocasiones se anticipa a ellas aportando soluciones a la medida de sus requerimientos. Modifica los métodos de trabajo para conseguir mejoras. Actúa para lograr y superar niveles de desempeño y plazos establecidos FLEXIBILIDAD Modifica su comportamiento para adaptarse a la situación o a las personas. Decide qué hacer en función de la situación. CONSTRUCCIÓN DE RELACIONES CONOCIMIENTO DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL INICIATIVA Construye relaciones, tanto dentro como fuera de la institución que le proveen información. Establece un ambiente cordial con personas desconocidas, desde el primer encuentro. Identifica, describe y utiliza las relaciones de poder e influencia existentes dentro de la institución con un sentido claro de lo que es influir en la institución. Se adelanta y se prepara para los acontecimientos que pueden ocurrir en el corto plazo. Crea oportunidades o minimiza problemas potenciales. Aplica distintas formas de trabajo con una visión de mediano plazo. APRENDIZAJE CONTINUO Mantiene su formación técnica. Realiza un gran esfuerzo por adquirir nuevas habilidades y conocimientos. Preparado : NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Paulina A. Saquinga

174 Documentos Precontractuales Recepción de Documentos Precontractuales Secretaria Registro de Documentos Precontractuales Secretaria No Clasificación por tipo de Procedimiento Líder Adquisiciones Todos los documentos estas correctos si Designación a cada funcionario proceso de compra ya clasificado Líder Adquisiciones Registro de documentos por tipo de proceso y por funcionario designado Secretaria Reparto de Procesos Clasificados a los funcionarios designados Secretaria Elaboración del proceso de adquisicion Funcionarios del Portal Elaboración del Cuadro del proceso finalizado Secretaria Envió de cuadro del proceso finalizado Figura 5.1 Fuente Elaborado por : Ingreso documentos precontractuales : Observación del proceso de ingreso de documentos : Paulina.Saquinga 160

175 5. 2 Planificación Específica APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO CONTROL INTERNO PE PT5 No. PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE OBSERVACIÓN 1/2 SI NO N/A OBTENIDO OPTIMO 1 El Subproceso de Adquisiciones cuenta con planes y objetivos definidos? X 1 5 Se conoce que HBO está en proceso de acreditación. 2 Se ha destinado el tiempo necesario para planificación de mejores medios para logro de objetivos? X 4 5 Se conoce que HBO está en proceso de acreditación. 3 Existe clara comprensión de los objetivos planteados? X 4 5 Se conoce que HBO está en proceso de acreditación. 4 El Subproceso de Adquisiciones cuenta con un organigrama y se mantiene actualizado? X 3 5 En proceso 5 Considera que la estructura orgánica del Subproceso de Adquisiciones es lógica y eficaz? X En el Subproceso de Adquisiciones existe claramente definidas las funciones a cumplir? 7 Considera que en el Subproceso de Adquisiciones existe duplicidad de funciones? X 4 5 X

176 APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO CONTROL INTERNO PE PT5 2/2 No. PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE OBSERVACIÓN SI NO N/A OBTENIDO OPTIMO 8 Considera que en el Subproceso de Adquisiciones se delega de forma adecuada las actividades a realizar? 9 El personal del Subproceso de Adquisiciones recibe la capacitación para el ejercicio del cargo? X X En el Subproceso de Adquisiciones existe alta rotación de personal? 11 Se cuenta con un área adecuada física para el desempeño de las actividades? 12 Cuenta con las herramientas informáticas para el desempeño de sus actividades? X 4 5 X 3 5 X 5 5 NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA Preparado :. Paulina A. Saquinga M

177 Resultado de la aplicación del cuestionario de Control Interno Tablas referenciales de nivel de cumplimiento DESCRIPCIÓN VALOR CALIFICACIÓN Nivel de cumplimiento positivo en total magnitud 5 Óptimo Nivel media Nivel baja de cumplimiento positivo en magnitud de cumplimiento positivo en magnitud 3 Bueno 1 Regular Nivel de cumplimiento negativo 0 Malo Tablas referenciales de nivel de confianza y riesgo 163

178 T A B U L A C I Ó N No. PREGUNTA OBTENIDO ÓPTIMO TOTAL CONFIANZA 73,33% RIESGO CONTROL 26,67 % De la entrevista realizada se desprende que el nivel de confianza se encuentra en un 73,33%, lo que le ubica en una escala de moderado. Mientras que el nivel de riesgo control interno asciende a un 26,67% que lo sitúa en una escala de alto. 164

179 5.3 Ejecución del Programa de Auditoría Administrativa PROGRAMA DE AUDITORÍA PE PT6 1/2 No. ACTIVIDADES HORAS REF. P/T OBSERVACIÓN PLAN REAL DIF 1 Identificar las modalidades de adquisiciones que realiza el Hospital PT/ PA1 No existe un listado, pero se verifica en procesos enviados 2 Definir los procedimientos aplicados para compras públicas en Hospital durante el año PT/ PA2 Se confronta con los establecidos en el Portal y normativa 3 Revisar los documentos precontractuales y contractuales de los procesos que respaldan las adquisición del año P/T PA3 Documentos de respaldo se encuentran en la Gestión Financiera. 4 Verificar en el portal de compras públicas el número de adquisiciones que realizó el Hospital 5 Verificar el número de procedimientos fallidos del Hospital 6 Solicitar el presupuesto asignado para el año 2012 P/T PA P/T PA P/T PA6 Se realizó con colaboración de Usuario del portal de compras públicas Se realizó con colaboración de Usuario del portal de compras públicas NOMBRES Y APELLIDOS FIRMA FECHA Preparado :. Paulina A. Saquinga M

180 PROGRAMA DE AUDITORÍA PT/ PA1 1/2 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 PROCEDIMIENTO : 1 Identificar las modalidades de adquisiciones que realiza el Hospital ACTIVIDADES 1. Solicitar al Líder de Adquisiciones facilite la información sobre los procesos de compra que realizó el Hospital durante el año Revisar que los procesos de compra realizados en el 2012 estén acorde a los expresados en el Portal de Compras Públicas.. 3. Elaborar la hoja de hallazgos y comentario. COMENTARIO De acuerdo a la revisión efectuada se constató que los procesos que efectuó el Hospital Pediátrico Baca Ortiz durante el año 2012, son los que están dispuestos en el Portal de Compras Públicas, pero no se proporcionó un listado oficial por parte de Adquisiciones, sino que se verificó la información revisando los cuadros resumen de reposan en Adquisiciones y que son enviados a la Gestión Financiera como respaldo del pago. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

181 HOJA DE HALLAZGOS P/T PA1 2/2 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 1 PROCEDIMIENTO: Identificar las modalidades de adquisiciones que realiza el Hospital CONDICIÓN Durante el año 2012, el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, por intermedio del Subproceso de Adquisiciones efectuó los procesos de compra de Emergencia, Publicación Especial, Subasta Inversa Electrónica, Menor Cuantía de Bienes y Servicios, Cotización, Licitación e Ínfima Cuantía, mismos que si se encuentran registrados o avalados su procedimiento en el Portal de Compras Públicas. Dichos procedimientos están acordes a lo que dispone la normativa legal vigente. Se evidenciaron dos tipos de ayuda como son, los cuadros resumen donde se registra el detalle de las adquisiciones y el resumen por tipo de contratación que consta en el Portal de Compras Públicas, donde se define claramente la cantidad y tipos de procedimientos realizados para la adquisiciones de bienes y Servicios del Hospital. Este cuadro está suscrito por el Líder de Adquisiciones y es enviado conjuntamente con los documentos precontractuales y contractuales a la Gestión Financiera, donde reposan y sirven de documentación sustentatoria para el pago. Dicho expedientes es conocido como procesos y entre los documentos principales que lo conforman son el memorando que contiene el expediente de compra, identificación del trámite, documentos precontractuales y contractuales, resolución de adjudicación, orden de compra y contrato si existiera. CRITERIO: El Subproceso de Adquisiciones efectúa los procedimientos que dispone la Ley para la adquisición de bienes y servicios. COMENTARIO : Se observa agilidad y criterio en el desarrollo de las adquisiciones, aplicando siempre los mejores procedimientos según lo dicta la norma en beneficio de la Institución, procedimientos que son dispuestos por el Líder del Subproceso de Adquisiciones, quien basado en la normatividad dispone el tipo de contratación que se va a realizar. 167

182 PROGRAMA DE AUDITORÍA PT/ PA2 1/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 PROCEDIMIENTO : 2 Definir los procedimientos aplicados para las compras públicas en el Hospital durante el año ACTIVIDADES 1. Observar directamente la realización de los procesos de compras en el portal de compras públicas. 2. Registrar los pasos a seguir en los procesos de compra de Emergencia, Menor Cuantía, Cotización, Subasta Inversa Electrónica, Licitación, Publicación, Ínfima Cuantía. 3. Elaborar la hoja de hallazgos y comentario. ANEXO 1 Detalle de los procedimientos efectuados en el Subproceso de Adquisiciones y flujograma de dos procesos efectuados por la Auditora. COMENTARIO Los usuarios del portal de compras públicas tienen claramente definido el procedimiento que debe aplicarse para la adquisición, puesto que la práctica diaria del ejercicio de las actividades de compras públicas ha logrado que manejen en portal óptimamente, además que son definidos también por el Líder del Subproceso de Adquisiciones. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

183 P/T PA2 HOJA DE HALLAZGOS 2/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 2 Definir los procedimientos aplicados para las compras públicas en el Hospital durante el año 2012 PROCEDIMIENTO: - Observé directamente la realización de los procesos de compras en el portal de compras públicas. Se inicia con el ingreso en la página web y posterior sale la pantalla para registro del RUC del Hospital, usuario (aquí registra el nombre del funcionario) y la contraseña, da enter y cuando se ingresa se observan varias opciones como inicio, datos generales, consultar, entidad contratante y Administración, o los íconos de otras herramientas. Posterior da inicio al proceso, se ingresa el nombre de la entidad que va a contratar y se escoge nueva contratación. Al efectuar el registro se ingresa la información relacionada con la entidad contratante. Se registra obligatoriamente, el código del proceso. En el caso el Hospital y dependiendo del proceso se coloca SIE (tipo de proceso) HBO (siglas el Hospital Baca Ortiz) 001 (número cronológico asignado por Adquisiciones) 2012 (año que se realiza el proceso). Constan también el objeto de la contratación, descripción del proceso, dirección donde será entregado el objeto de la compra, se selecciona el tipo de contratación, y se registra el presupuesto asignado para compra, forma de pago, si se cancela o no anticipo, tipo de adjudicación pudiendo ser ésta parcial o total, y el nombre del funcionario encargado del proceso. Se escoge aceptar, guardar y se continúa con el registro de productos. Posterior se busca el producto a adquirir y define que producto necesita. Cuando se escoge el bien o servicio se indica la cantidad, unidad, valor y características adicionales de ser necesario y se guarda. Al continuar se deben completar los campos relacionados con plazos y fechas. Una vez aceptado y guardada la información se detallan los anexos del nuevo proceso, el sistema pregunta si desea finalizar la creación del proceso. Click aceptar. - Registré los pasos a seguir en los procesos de compra de Emergencia, Menor Cuantía, Cotización, Subasta Inversa Electrónica, Licitación, Publicación, Ínfima Cuantía. 169

184 P/T PA2 HOJA DE HALLAZGOS 3/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 2 Es procedimiento de creación descrito, es igual para todos los procesos de compra, variando únicamente el momento de escoger el tipo de contratación que se va a realizar. CONDICION: Procedimientos claros y enmarcados dentro de la Normativa de Contratación Pública. CRITERIO: Existe un cumplimiento óptimo de la normativa de Compras Públicas en cuanto a la aplicación del criterio al momento de aplicar el tipo de contratación, al igual que de la parte procedimental. Adecuado manejo de las herramientas informáticas y uso de del portal. Agilidad en el manejo con los proveedores en el caso de necesitar presentación de ofertas económicas. Adecuado manejo de negociación con las casas comerciales direccionado al beneficio del Hospital. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

185 PROGRAMA DE AUDITORÍA P/T PA3 1/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 PROCEDIMIENTO : 3 Revisar los documentos precontractuales y contractuales de los procesos que respaldan las adquisición del año 2012 ACTIVIDADES 1. Revisar un mil seiscientos setenta y dos procesos de adquisición del Hospital durante el año 2012 y los documentos que avalan la compra. 2. Registrar los documentos estandarizados de cada uno de los expedientes de los procesos de compra y verificar su existencia física. 3. Elaborar la hoja de hallazgos y comentario. ANEXO 2 Detalle de documentos de respaldo de las adquisiciones y estandarizado del expediente de compra. COMENTARIO Existe un orden lógico y secuencial de la documentación que forma parte del expediente de respaldo de la compra, así como está estandarizado los documentos que lo conforman. Total apego a la normativa de Compras Públicas. Es importante esta fase puesto que el hecho de que un trámite no cuente con los documentos habilitantes hace que éste no sea cancelado y por ende no llegue a la terminación del proceso que es el pago. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

186 HOJA DE HALLAZGOS P/T PA3 2/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 3 Revisar los documentos precontractuales y contractuales 2012 que respaldan las adquisiciones del año PROCEDIMIENTO: - Revisé individualmente cada expediente de compra de los un mil seiscientos setenta y dos procesos, constatando visualmente que cada uno de ellos tenga los documentos precontractuales y contractuales. - Registré y verifiqué los documentos que conforman los expedientes de las compras por Publicación Especial, Licitación, Subasta Inversa Electrónica, Cotización, Menor Cuantía, Ínfima Cuantía, Emergencia. CONDICION: Expediente de compra, bien registrado, ordenado, y sustentatorio para el pago. Cumple con ser pertinente, oportuno y arroja resultados reales. CRITERIO: Procedimientos que cumplen con la normativa de Compras Públicas, de fácil manejo e identificación. Documentos ordenados y habilitantes para el trámite de pago que guardan un orden lógico de fácil comprensión. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

187 HOJA DE HALLAZGOS P/T PA3 3/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 3 Revisar los documentos precontractuales y contractuales 2012 que respaldan las adquisiciones del año PROCESO REALIZADO PORCENTAJE Publicación Especial 131 7,83% Licitación 4 0,24% Subasta Inversa ,89% Cotización 1 0,06% Menor Cuantía 142 8,49% Emergencia ,70% Ínfima Cuantía ,78% TOTAL ,00% NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

188 PT/ PA4 PROGRAMA DE AUDITORÍA 1/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 PROCEDIMIENTO : 4 Verificar en el portal de compras públicas el número de adquisiciones que realizó el Hospital. ACTIVIDADES 1. Ingresar en el Portal de Compras Públicas. Búsqueda de procesos Identificar dentro del portal al Hospital Pediátrico Baca Ortiz, escoger el tipo de procesos buscar y definir las fechas de búsqueda al año Registrar el número de procesos realizados por el Hospital en el año 2012 y efectuar el cálculo de su porcentaje. 4. Elaborar la hoja de hallazgos y comentario. ANEXO 3 Detalle de procesos del Hospital, segregado por tipo de procesos y su porcentaje de realización. COMENTARIO La Institución realiza todos los procesos que está estipulados en el Portal, mismos que debido al cumplimiento de la normativa se han cumplido en todas sus fases. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

189 HOJA DE HALLAZGOS PT/ PA4 2/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 4 PROCEDIMIENTO: Verificar en el portal de compras públicas el número de adquisiciones que realizó el Hospital CONDICION El Hospital efectúo un total de 1672 procedimientos de compra que compren la Publicación Especial, Licitación, Subasta Inversa Electrónica Cotización, Menor Cuantía de Bienes y Servicios, Emergencia, Ínfima Cuantía, y Emergencias. Esto se puedo evidenciar en el Portal de Compras Públicas, ingresando el rango de fechas del año 2012 y ubicando el tipo de proceso, siendo los más efectuados los siguientes: PROCESO CANTIDAD PORCENTAJE Publicación Especial 131 7,83% Licitación 4 0,24% Subasta Inversa ,89% Cotización 1 0,06% Menor Cuantía 142 8,49% Emergencia ,70% Ínfima Cuantía ,78% TOTAL % NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

190 HOJA DE HALLAZGOS PT/ PA4 3/3 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 4 PROCEDIMIENTO: Verificar en el portal de compras públicas el número de adquisiciones que realizó el Hospital CONDICIÓN : Se evidencia que dentro de los procedimientos que maneja el portal de Compras Públicas y que están reglamentados para la adquisición de bienes y servicios normalizados y no normalizados se encuentran 9, el Catálogo Electrónico, Ínfima Cuantía, Subasta Inversa, Menor Cuantía, Cotización, Licitación, Emergencias, Publicación Especial, Régimen Especial, mientras que el Hospital efectúa 7 - Se calcula el porcentaje de cumplimiento de la aplicación o utilización de los procesos, aplicando la siguiente fórmula: Procedimientos realizados Eficiencia = Procedimientos establecidos 7 Eficiencia = = 77,77% 9 CRITERIO: El Hospital cumple con el uso de los procedimientos establecidos en el portal de compras públicas, de los 9 que constan para este tipo de contrataciones, utiliza 7, siendo los procesos de Emergencia, Ínfima Cuantía y Subasta Inversa los más utilizados. Dicha inclinación en estos tres procesos es más notorio puesto que por la naturaleza del servicio que presta el Hospital, la mayoría de las compras están relacionadas para adquisiciones insumos, materiales para pacientes, medicamentos que están destinados para los pacientes. Preparado : NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Paulina A. Saquinga M

191 PT/ PA5 PROGRAMA DE AUDITORÍA 1/5 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 PROCEDIMIENTO : 5 Verificar el número de procedimientos fallidos del Hospital ACTIVIDADES 1. Solicitar al Líder de Adquisiciones el detalle de los procesos fallidos. 2. Revisión de los procesos fallidos para determinar los motivos de la caída del trámite. 3. Ingreso al portal de compras públicas, con cada uno de los funcionarios. 4. Definir el porcentaje de procesos fallidos del Hospital y pormenorizar el detalle de los motivos de caída y porcentajes de cumplimiento. 5. Elaborar la hoja de hallazgos y comentario. ANEXO 3 Detalle de procesos fallidos del Hospital durante el 2012, y muestra del registro en el Portal de Compras Públicas COMENTARIO El detalle de ésta información fue obtenido con una tardanza de 10 días, puesto que no existía una base de datos de procesos fallidos. La información se obtuvo de dos fuentes; los documentos de respaldo de los procesos donde se especifica procesos fallidos y el registro de cada funcionario de los procesos que no llegaron a culminarse y su posterior búsqueda en el portal. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

192 HOJA DE HALLAZGOS P/T PA5 2/5 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 5 Verificar el número de procedimientos fallidos del Hospital durante el año CONDICIÓN: Se evidencian 106 procesos fallidos durante el año 2012, de ellos, la Subasta Inversa y la Menor Cuantía son los procesos que más caídas tienen en el aspecto de cumplimiento y procedimental. PROCESO REGIMEN ESPECIAL SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA 1 0,94% 76 71,70% MENOR CUANTÌA 29 27,36% TOTAL ,00% De los 106 procesos fallidos, la Subasta Inversa Electrónica abarca 76 procesos, es decir el 71,70%, la Menor Cuantía representa un 27,36%, con 29 procesos, mientras que el Régimen Especial apenas falla en un 0,94%. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

193 HOJA DE HALLAZGOS P/T PA5 3/5 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 5 Verificar el número de procedimientos fallidos del Hospital durante el año CONDICIÓN: En los procesos de Subasta Inversa, se determinan que los motivos más frecuentes son debido al proveedor, puesto que no presenta ofertas en las fases iniciales, o en la negociación, o no está acorde con las necesidades institucionales. La Institución mientras tanto, falla únicamente en una calificación de oferta. SUBASTA INVERSA ELECTRONICA Inhabilitación proveedor 1 1,32% Institución no califica oferta 1 1,32% No cumple con los pliegos 8 10,53% No cumple necesidades institucionales 21 27,63% No se realiza acta de negociación 7 9,21% Ofertas inhabilitadas 3 3,95% Proveedor no presenta oferta 35 46,05% TOTAL ,00% NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

194 HOJA DE HALLAZGOS P/T PA5 4/5 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 5 Verificar el número de procedimientos fallidos del Hospital durante el año CONDICIÓN: En los procesos de Menor Cuantía, se determinan que la caída de los procesos se deben exclusivamente al proveedor, ya que las ofertas que presenta no es conveniente a los intereses del Hospital o no presentan las ofertas, pese a que les invita a participar. MENOR CUANTIA No cumple necesidades Institucionales 2 6,90% Proveedor no presenta oferta 27 93,10% TOTAL ,00% NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

195 HOJA DE HALLAZGOS P/T PA5 5/5 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 5 CRITERIO: Como se manifestó en la entrevista con el Líder del Subproceso de Adquisiciones, se considera al proveedor como el principal responsable de las caídas de los procesos, puesto que no se siente atraído por los llamados de la Institución para la participación en un proceso de compra. Esta realidad se ve reflejada justamente en los datos obtenidos, ya que la causa principal es que el proveedor no presenta este documento importante para continuar con la compra. La Institución por intermedio del personal del Subproceso de Adquisiciones, hace las gestiones para insistir que el proveedor presente las ofertas, sin embargo esta negativa se presenta entre los motivos de más alta incidencia y que son consecuencia directa para la caída del proceso. La Institución no tiene una relevancia alta como responsable en la falla de procesos, ya que del estudio realizado únicamente es responsable de la caída de una compra, esto debido a que no envió el informe técnico a tiempo y por tanto no pudo concretarse el trámite. Pese a las fallas en los procesos y su inicial caída, no puede definirse como tal puesto que si en primera instancia no fue positivo la misma Ley da la posibilidad de iniciar uno nuevo, es decir, faculta a que con nueva documentación se satisfaga la necesidad del Hospital. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

196 PT/ PA6 PROGRAMA DE AUDITORIA 1/1 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 PROCEDIMIENTO : 6 Solicitar el presupuesto asignado para el año 2012 ACTIVIDADES 1. Solicitar a la Líder de Presupuesto el valor del presupuesto asignado y ejecutado del año Calcular el porcentaje de eficiencia programática con los datos del presupuesto asignado y ejecutado del Hospital Pediátrico Baca Ortiz 3. Elaborar la hoja de hallazgos y comentario. ANEXO 4 Información del sistema de la Ejecución del Gasto - Reporte Información Agregada de enero a diciembre 2012 del Hospital Baca Ortiz COMENTARIO Presupuesto asignando a la Institución dentro de los tiempos establecidos y de forma íntegra, lo que permitió que el Hospital tenga disponibilidad para adquirir bienes, insumos, materiales y servicios. NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado: Paulina A. Saquinga M

197 HOJA DE HALLAZGOS REF P/T PA1 1/2 INSTITUCIÓN CIUDAD DEPARTAMENTO PERIODO Hospital Pediátrico Baca Ortiz Quito - Pichincha Subproceso de Adquisiciones 01/01/2012 a 31/12/2012 NOMBRE DEL PROCESO : PROCEDIMIENTO No. 6 Solicitar el presupuesto asignado para el año 2012 PROCEDIMIENTO: - Solicité mediante documentación inicial el presupuesto del Hospital, obtenido un dato resumido del presupuesto del año Se constata que el presupuesto asignado es de US ,20 y el ejecutado de US ,46 - Se calcula el porcentaje de ejecución, es de decir la eficiencia de los procesos de compra aplicando la siguiente fórmula: Eficacia programática Eficiencia = Eficacia presupuestal ,46 Eficiencia = = 92,48% ,20 CRITERIO: Al encontrarse en un porcentaje del 92,48% se encuentra en un novel óptimo de cumplimiento y eficiencia NOMBRE DEL FUNCIONARIO FIRMA FUNCIONARIO FECHA Preparado : Paulina A. Saquinga M

198 5.4 INFORME DE AUDITORÍA INFORME DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AADM HOSPITAL PEDIÁTRICO BACA ORTIZ Auditoría administrativa a los procesos efectuados en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz en la compra de bienes y servicios durante el año 2012 con el objetivo de determinar la eficiencia de los procedimientos Diciembre,

199 Oficio No EXT-PS Quito, 23 de diciembre de 2013 Economista Rosa Hidalgo Gerente del Hospital Pediátrico Baca Ortiz Presente De mi consideración: Informo a usted que se ha efectuado y culminado la evaluación administrativa a los procesos de adquisiciones realizados por el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, por el período comprendido entre 2 de enero y el 31 de diciembre La acción administrativa se efectuó de acuerdo con lo establecido con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener una certeza razonable de que tanto la información como la documentación examinada no contengan exposiciones erróneas de carácter significativo, al igual que las operaciones que se hayan ejecutado sean conforme con las disposiciones vigentes, políticas y demás normas aplicables. Cabe indicar que por la naturaleza de la acción realizada, los resultados se encuentran detallados como conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. Por tanto, de conformidad con lo que dispone el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de forma inmediata y con la obligatoriedad del caso. Atentamente, Paulina Saquinga Martínez AUDITORA 185

200 PARTE I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo de la Evaluación La auditoría administrativa a los procesos de adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, se realizó con cargo al Proyecto de Tesis presentado previa la obtención del Título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría. Objetivo de la Evaluación Establecer la eficacia de los procesos efectuados en el Departamento de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz en relación a las disposiciones legales y demás normas aplicables. Alcance de la Evaluación La auditoría administrativa relacionada con la eficacia de los procesos de compra que realizó el Hospital Pediátrico Baca Ortiz, cubrió el periodo comprendido entre el 2 de enero al 31 de diciembre Base Legal El Hospital Pediátrico Baca Ortiz, abrió sus puertas el 14 de julio de 1948, y su atención está direccionada a los cuidados médicos a favor de la niñez enferma y desposeída, en propiedad de la donación efectuada por los esposos filántropos Baca Ortiz. Está considerada como una Institución de asistencia médica, de referencia nacional en especialidades pediátricas y que otorga atención integral de salud, con tecnología de punta, calidez y calidad. 186

201 Estructura Orgánica La Resolución No. OSCIDI del 17 de julio del 2003, expide la Estructura Orgánica por procesos Transitoria del Ministerio de Salud Pública, mientras se concluya el Estatuto Orgánico por Procesos, Estructura Ocupacional y hasta que se emita la Resolución de Dictamen favorable definitivo por parte del Ministerio de Relaciones Laborales. El Subproceso de Adquisiciones del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, está encargo de garantizar de forma oportuna la adquisición de bienes, servicios y obras, con la finalidad de que la Institución cumpla con los objetivos institucionales en beneficio del cliente interno y externo, amparado en lo que dispone la normativa de compras públicas. Su principal función consiste en realizar en forma ágil y oportuna los procesos para realizar las adquisiciones de los diferentes bienes o servicios, materiales, contratación de obras y servicios, tendientes a cubrir las diferentes necesidades del Hospital Pediátrico Baca Ortiz, manteniendo la corrección y honestidad de procedimientos, precautelando los intereses de la Institución y dentro del marco legal que ampara a la Compras Públicas en el Ecuador. 187

202 PARTE II RESULTADOS DE LA EVALUACION ESTRUCTURAL ORGANIZACIONAL - Pese a la existencia de la Resolución OSCIDI no se ha implementado el estatuto orgánico por procesos en la Institución, lo que incluye a Adquisiciones, que a través del tiempo se ha denominado como Concurso Privado de Precios, Gestión de Material, Departamento de Adquisiciones y últimamente Subproceso de Adquisiciones. - No existe actualización de la estructura orgánica, lo que provoca que el Subproceso de Adquisiciones no cuente con el respaldo orgánico funcional para su desempeño, por tanto no existe un detalle de la estructura organizacional que esté legalmente establecida y donde se definan las atribuciones, responsabilidades, actividades, procedimientos y productos que deben desarrollar los funcionarios. De lo anterior, se colige que no se ha difundido la existencia de una estructura organizativa vigente. - No se ha actualizado los roles de los servidores, mismos que deben estar acorde con la estructura organizacional vigente. - No se ha asignado de manera formal las responsabilidades en función de los roles establecidos en la estructura orgánica por procesos. Las actividades que desarrolla el personal se desarrollan rutinariamente sin ningún referente. Conclusión No se ha dispuesto por parte de la máxima autoridad la actualización del Manual Orgánico Funcional del Hospital, incumpliendo el Acuerdo 39 de la Contraloría General del Estado. 188

203 Estructura organizativa.- La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes Políticas y prácticas de talento humano.- El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio Competencia Profesional.- La máxima autoridad y los directivos de cada entidad pública reconocerán como elemento esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas. Recomendaciones A la Gerente Hospitalaria - Establecerá y difundirá la estructura organizacional vigente con el personal del Hospital. - Verificará que todo cambio relacionado con la estructura organizacional y la denominación de procesos, subprocesos, áreas y departamentos estén respaldadas con resoluciones emanadas por el órgano rector que es el Ministerio de Salud Pública. 189

204 A Coordinador de Talento Humano - Actualizará la información de los funcionarios del Hospital, de acuerdo a la estructura orgánica por procesos vigente. ESTRUCTURA FÍSICA - Ambiente inadecuado para desarrollo de actividades, lo que causa deterioro en la salud del funcionario e impide realice las actividades con normalidad. - A pesar de contar con los servicios básicos, los existentes no son funcionales, lo que crea malestar e incomodidad. - Los funcionarios se ven expuestos a un alto riesgo por malas y/o inadecuadas instalaciones. Conclusión - No se ha dispuesto por parte de la máxima la asignación de un espacio adecuado para el trabajo diario del personal de Adquisiciones. - No existe generación de la necesidad por parte del Líder de Adquisiciones que de forma motivada respalde la petición. - No existe por parte del Área de Mantenimiento un plan de remodelación de las áreas que lo requieren. - Desinterés por renovar el mobiliario del personal de Adquisiciones. - No existe participación del área de Riesgos del Trabajo del Hospital 190

205 De los hallazgos descritos, se deduce el incumplimiento de la siguiente normativa. Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y Mejoramiento del Medio Ambiente de Trabajo Decreto Ejecutivo Recomendaciones A la Gerente Hospitalaria - Dispondrá la ambientación de un lugar de trabajo apto para el desarrollo de las actividades de compras públicas. - Dispondrá al Líder del Subproceso de Adquisiciones la elaboración de las necesidades de infraestructura y mobiliario para mejorar el área física. - Dispondrá al Líder de Mantenimiento el levantamiento de información de las áreas administrativas que requieran modificaciones en su infraestructura. - Dispondrá a Riesgos de Trabajo la implementación y ejecución de un plan de capacitación para los funcionarios sobre los riesgos laborales. A Líder del Subproceso de Adquisiciones - Dispondrá la elaboración de las necesidades de infraestructira y renovación de mobiliario y entrega a la Gerencia del Hospital con la finalidad de iniciar el proceso de adquisición. RECURSO HUMANO - El personal del área del Subproceso de Adquisiciones, no cuenta con el perfil profesional requerido para el ejercicio del cargo. 191

206 - No posee el título profesional acorde con el cargo que va a desempeñar. - Rotación de personal frecuente. - No existe un manual de clasificación de puestos, lo que impidió que los roles que desempeñan los funcionarios se efectúen por medio de un análisis actualizado del perfil y de la experiencia profesional requerida. Conclusión - De lo antes citado, se puede acotar que el personal no cumple con un perfil mínimo para el ejercicio del cargo, sin embargo, se debe destacar que pese a esta falencia, su desempeño es adecuado gracias al ejercicio diario sobre la materia que efectúan y a la capacitación frecuente. Este dato, lo arroja la matriz de evaluación de factores internos, donde se puede observar que el Subproceso de Adquisiciones está por encima de la media que es 2,5; esto quiere decir que las fortalezas son mayores que las debilidades y que se puede utilizar las mismas para implementar estrategias que reduzcan dichas debilidades. - Pese a esta fortaleza, es evidente que la máxima autoridad y el responsable de Recursos Humanos, no tomaron en consideración las políticas y procedimientos en la administración de talento humano, lo que ocasionó que no exista planificación y administración del recurso, evitando que se cumplan los objetivos de forma eficiente y eficaz. - Se evidencia falta de conocimiento de las funciones que debe desarrollar cada servidor, puesto que laborar basados en la costumbre o por indicación de los funcionarios salientes, ya que no existe un manual de funciones del Subproceso de Adquisiciones. 192

207 - El personal de nuevo y reciente de ingreso al Subproceso de Adquisiciones no h recibido inducción respecto del sitio de trabajo y actividades a cumplir. Se ha incumplido el Acuerdo 39 de la Contraloría General del Estado Políticas y prácticas de talento humano.- El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio Competencia Profesional.- La máxima autoridad y los directivos de cada entidad pública reconocerán como elemento esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas Manual de clasificación de puestos.- Las unidades de administración de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente y las necesidades de la institución, formularán y revisarán periódicamente la clasificación de puestos, definiendo los requisitos para su desempeño y los niveles de remuneración Incorporación de personal.- Las unidades de administración de talento humano seleccionarán al personal, tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de clasificación de puestos y considerando los impedimentos legales y éticos para su desempeño. 193

208 Recomendaciones A Gerente Hospitalaria - Emitirá políticas para la administración de talento humano, destinadas a realizar acciones para mantener la competencia profesional de los servidores de la entidad, así como los métodos de planificación, clasificación, reclutamiento, selección de personal y evaluación del desempeño. A Coordinador de Talento Humano - Cumplirá las políticas emanadas por la máxima autoridad, relacionadas con la planificación, clasificación, reclutamiento, selección de personal y evaluación del desempeño. A Líder de Subproceso de Adquisiciones - Efectuará programa inducción para el personal de nuevo ingreso. - Entregará de manera forman las actividades a cumplir por parte del personal del Subproceso de Adquisiciones. - Evaluará periódicamente el desempeño de los funcionarios del Subproceso de Adquisiciones - Programará eventos de capacitación cada dos meses, de acuerdo a las necesidades institucionales, relacionadas con el ejercicio del cargo. PROCESO DE ADQUISICIONES - El Subproceso de Adquisiciones efectúa los procedimientos que dispone la Ley para la adquisición de bienes y servicios. 194

209 - Se observa agilidad y criterio en el desarrollo de las adquisiciones, aplicando siempre los mejores procedimientos según lo dicta la norma en beneficio de la Institución, procedimientos que son dispuestos por el Líder del Subproceso de Adquisiciones, quien basado en la normatividad dispone el tipo de contratación que se va a realizar. - Los usuarios del portal de compras públicas tienen claramente definido el procedimiento que debe aplicarse para la adquisición, puesto que la práctica diaria del ejercicio de las actividades de compras públicas ha logrado que manejen en portal óptimamente, además que son definidos también por el Líder del Subproceso de Adquisiciones. - Existe un cumplimiento óptimo de la normativa de Compras Públicas en cuanto a la aplicación del criterio al momento de aplicar el tipo de contratación, al igual que de la parte procedimental. - Adecuado manejo de las herramientas informáticas y uso de del portal. - Agilidad en el manejo con los proveedores en el caso de necesitar presentación de ofertas económicas. - Adecuado manejo de negociación con las casas comerciales direccionado al beneficio del Hospital. - Existe un orden lógico y secuencial de la documentación que forma parte del expediente de respaldo de la compra, así como está estandarizado los documentos que lo conforman. 195

210 - Total apego a la normativa de Compras Públicas. Es importante esta fase puesto que el hecho de que un trámite no cuente con los documentos habilitantes hace que éste no sea cancelado y por ende no llegue a la terminación del proceso que es el pago. - Procedimientos que cumplen con la normativa de Compras Públicas, de fácil manejo e identificación. Documentos ordenados y habilitantes para el trámite de pago que guardan un orden lógico de fácil comprensión. - El Hospital efectúo un total de 1672 procedimientos de compra que compren la Publicación Especial, Licitación, Subasta Inversa Electrónica Cotización, Menor Cuantía de Bienes y Servicios, Emergencia, Ínfima Cuantía, y Emergencias. Esto se puedo evidenciar en el Portal de Compras Públicas, ingresando el rango de fechas del año 2012 y ubicando el tipo de proceso, con una eficacia del 77,77% - Se evidencia que dentro de los procedimientos que maneja el portal de Compras Públicas y que están reglamentados para la adquisición de bienes y servicios normalizados y no normalizados se encuentran 9, el Catálogo Electrónico, Ínfima Cuantía, Subasta Inversa, Menor Cuantía, Cotización, Licitación, Emergencias, Publicación Especial, Régimen Especial - El Hospital cumple con el uso de los procedimientos establecidos en el portal de compras públicas, de los 9 que constan para este tipo de contrataciones, utiliza 7, siendo los procesos de Emergencia, Ínfima Cuantía y Subasta Inversa los más utilizados. Dicha inclinación en estos tres procesos es más notoria puesto que por la naturaleza del servicio que presta el Hospital, la mayoría de las compras están relacionadas para adquisiciones insumos, materiales para pacientes, medicamentos que están destinados para los pacientes. 196

211 - Se considera al proveedor como el principal responsable de las caídas de los procesos, puesto que no se siente atraído por los llamados de la Institución para la participación en un proceso de compra. - La Institución no tiene una relevancia alta como responsable en la falla de procesos, ya que del estudio realizado únicamente es responsable de la caída de una compra, esto debido a que no envió el informe técnico a tiempo y por tanto no pudo concretarse el trámite. - Pese a las fallas en los procesos y su inicial caída, no puede definirse como tal puesto que si en primera instancia no fue positivo la misma Ley da la posibilidad de iniciar uno nuevo, es decir, faculta a que con nueva documentación se satisfaga la necesidad del Hospital. - De la entrevista realizada se desprende que el nivel de confianza del Subproceso de Adquisiciones se encuentra en un 73,33%, lo que le ubica en una escala de moderado, mientras que el nivel de riesgo control interno asciende a un 26,67% que lo sitúa en una escala de alto. Atentamente, Paulina Saquinga Martínez AUDITORA 197

212 5.5 Anexos Procedimiento 2 : Anexo 1 Los procesos descritos están acorde con las actividades propias del Subproceso de Adquisiciones, que consiste en los procesos de compras públicas para la adquisición de bienes, servicios y obras para el Hospital Pediátrico Baca Ortiz. Proceso de Emergencia - Creación del proceso en el Portal de Compras Públicas y declarar la situación de Emergencia. - Emisión de resolución motivada que es publicada en el Portal de Compras Públicas. - Ingresar la información de la Resolución con la que la Entidad Contratante declaró la Emergencia. - Cargar en el Portal de Compras Públicas la Resolución Motivada, archivos adjuntos y delegación de funciones. - Ingresar la información que identifique el objeto de compra, tipo y lugar donde se realizó. - Ingresar objeto de la contratación y datos de cantidad, valor y características. - Ingresar datos del oferente ganador, fechas de la suscripción de contrato y registro del contrato. 198

213 Proceso de Subasta Inversa Electrónica - Creación del proceso en el Portal de Compras Públicas y definición de la fecha de publicación. El proveedor recibe la invitación del proceso y puede revisarlo en la sección Mis procesos, del Portal de Compras Públicas. Entonces el proveedor envía preguntas sobre los pliegos a través del Portal de Compras Públicas. - Respuesta a las preguntas realizadas por el proveedor y si es el caso, realiza aclaraciones al proceso de contratación. Proveedor entrega la propuesta técnica a la entidad contratante (documento físico)- Recepción de la propuesta entregada por el proveedor (documento físico). - Solicita al proveedor la convalidación de errores. Proveedor responde a solicitud de convalidación de errores. - Evaluar ofertas técnicas, basado en este parámetro, la entidad habilita o no al proveedor acorde a pliegos. Proveedor envía al Portal de Compras Públicas la oferta económica inicial. - Subir al Portal de Compras Públicas la resolución de Adjudicación. - Subir al Portal de Compras Públicas la copia del contrato o documento que sirva de respaldo para la adquisición. - Subir al Portal de Compras Públicas documentos para finalizar proceso (facturas, actas entrega recepción y obligaciones especiales) 199

214 Proceso de Licitación - Crear el proceso en el Portal y establecer fecha de publicación y tipo de adjudicación. Para Bienes y Servicios puede ser compra parcial, para obras siempre total. En la fecha establecida el Portal invita a participar a los proveedores. Estos deben tener registrados los códigos CPC objeto de contratación. - Responde las preguntas realizadas por el proveedor y publicar aclaraciones del proceso. - Recibir oferta económica, plazo de entrega, tiempo de garantía de los proveedores y la oferta en forma física. - Solicitar convalidación de errores de forma a través del Portal a proveedor que lo requiera para solventar dudas del proceso. Proveedor responde a la solicitud de convalidación de errores. - Adjudicar a o los proveedores que presentan mejor oferta técnica económica, ya sea parcial o total, Entidad sube al Portal la resolución de adjudicación. Proveedor espera resultados de la evaluación. - Adjudicar el proceso al o los proveedores que presentaron las mejores ofertas técnico económica y subir resolución de adjudicación a Portal. - Subir al Portal de Compras Públicas copia escaneada del contrato o documento que sustenta la contratación. - Subir a Portal documentos para finalizar proceso facturas, acta entrega recepción y obligaciones particulares. 200

215 Proceso de Cotización - Crear el proceso en el Portal. Entidad establece fecha que se publica el proceso. La adjudicación puede ser total o parcial. En la fecha de publicación, el Portal sortea 5 proveedores que cumplan con los parámetros de contratación preferente e inclusión a los que se envía las invitaciones. - Responder las preguntas realizadas por el proveedor y publicar aclaraciones del proceso de contratación. - Ingresar la oferta económica, plazo de entrega, tiempo de garantía de los proveedores y la oferta en forma física. - Solicitar convalidación de errores de forma a través del Portal a proveedor que lo requiera para solventar dudas del proceso. Proveedor responde a la solicitud de convalidación de errores. - Evaluar las ofertas de proveedores en base a los pliegos y las ofertas técnico económicas recibidas. - Adjudicar el proceso a los proveedores que presentaron las mejores ofertas técnico económica y sube resolución de adjudicación a Portal. - Subir al Portal de Compras Públicas la copia escaneada del contrato o documento que sustenta la contratación. - Subir a Portal los documentos para finalizar proceso facturas, acta entrega recepción y obligaciones particulares. 201

216 Proceso de Consultoría - Crear el proceso y seleccionar a un Consultor que cumpla con los requisitos y establecer una fecha de publicación. Se envía la invitación al consultor y envía preguntas a la Entidad contratante. - Responder preguntas realizadas por consultor y si es necesario publicar aclaraciones al proceso en el Portal de Compras Públicas. - Recibir la oferta física del proveedor que también ingresa la oferta en el Portal. - Solicitar la convalidación de errores por medio del Portal de Compras Públicas al Consultor. - Evaluación de oferta entregada por el Consultor. - - Negociación de la Entidad Contratante con el Consultor. - En caso de llegar a acuerdo, la entidad adjudica al Consultor. - Subir al Portal de Compras Públicas el contrato o documentos que avalen la contratación de la Consultoría. - Subir al Portal de Compras Públicas los documentos que respalden la adquisición como facturas y actas entrega recepción 202

217 Proceso de Ínfima Cuantía Proceso de Contratación de Bienes y Servicios (ínfima cuantía) INICIO Área Requirente Solicitud de Compra Recepción de solicitudes de compra y registro del documento Secretaria Adquisiciones A Clasificación de las solicitudes de compra por montos y tipo de procedimientos Líder adquisiciones Se puede aplicar la ínfima cuantía? NO A B Si Se recibe los documentos y se revisa que estén completos para realizar el prodedimiento Asistente Adquisiciones Los documentos se encuentran completos? No B Si Solicitud de cotización Enviar a cotizar los bienes o servicios solicitados Solicitud de cotización Proveedores Asistente Adquisiciones Solicitud de cotización Solicitud de cotización Proveedores Solicitud de cotización Recepción de las cotizaciones Secretaria Adquisiciones Solicitud de cotización C 203

218 Proceso de Menor Cuantía Proceso de Contratación de Bienes y Servicios (Menor Cuantía) INICIO Área Requirente Solicitud de Compra Recepción de solicitudes de compra y registro del documento Secretaria Adquisiciones A Clasificación de las solicitudes de compra por montos y tipo de procedimientos Líder adquisiciones Se puede aplicar la Menor Cuantía? NO A B SI Se recibe los documentos y se revisa que estén completos para realizar el prodedimiento Asistente Adquisiciones Los documentos se encuentran completos? NO B SI Solicitud de cotización Enviar a cotizar los bienes o servicios solicitados Solicitud de cotización Proveedores Asistente Adquisiciones Solicitud de cotización Solicitud de cotización Proveedores Solicitud de cotización Recepción de las cotizaciones Secretaria Adquisiciones Solicitud de cotización C 204

219 Proceso de Menor Cuantía Segunda Etapa C D Se adjunta las cotizaciones al proceso y se envía a realizar informe técnico Documentos precontractuales Área Requirente Secretaria Adquisiciones Área Requirente Informe tecnico El Informe Técnico es Favorable? D SI Se elabora los pliegos y la resolución de inicio del proceso de adquisición Asistente Adquisiciones Resolución de Inicio Se sumilla los pliegos y la resolución de adjudicación y se envía a firmar Dirección Líder de adquisiciones Pliegos Firmados Dirección Resolución de Inicio Firmada Se Publica el proceso de adquisición y se invita al proveedor Invitación en el portal de Compras Publicas Proveedores Pliegos Firmados Asistente Adquisiciones Aceptación Invitación F Proveedores Publicacion de Oferta Economica Se recibe la oferta económica y se envía a realizar informe técnico Documentos Precontractuales Área Requirente Secretaria Adquisiciones Oferta Técnica y Económica Oferta técnica y económica E 205

220 Proceso de Menor Cuantía Tercera Etapa E Área Requirente Informe tecnico El Informe Técnico es Favorable? NO F SI Se Califica al Proveedor Adjudicado en el Portal de Compras Publicas Asistente Adquisiciones Se elabora la resolución de adjudicación Asistente Adquisiciones Se revisa la Resolución de Adjudicación, se envía a dirección para las firmas Resolución de Adjudicación Dirección Asistente Adquisiciones Dirección Resolución de Adjudicación Firmada Se realiza la orden de compra del producto adjudicado Asistente Adquisiciones Se firma la orden de compra y se la envía al proveedor Orden de Compra Proveedores Líder de Adquisiciones FIN 206

221 Procedimiento 3 : Anexo 2 Documentos habilitantes Ref: Proceso RE-HBO ZP Solicitud de Compra Documento pre-impreso y numerado con una copia. Se genera en las bodegas del Hospital como consecuencia de la disposición del Director/ Gerente de la Institución para iniciar el proceso de compra. 207

222 Certificación Presupuestaria Documento emitido por el área de Presupuesto, que garantiza la asignación de fondos para la adquisición de bienes y servicios 208

223 Resolución de Inicio EXTRACTO DEL PROCESO RE-HBO ZP Resolución de Adjudicación EXTRACTO DEL PROCESO RE-HBO ZP Documento que consta en el Portal de Compras Públicas donde se evidencia la adjudicación a una determinada casa comercial. La Resolución de adjudicación forma parte del expediente de respaldo de la compra. 209

224 Proceso registrado en el Portal de Compras Públicas PROCESO RE-HBO ZP 210

225 211

226 Orden de compra Documento que genera el Subproceso de Adquisiciones y es entregado al proveedor mismo que le respalda para entregar los bienes o servicios a la Institución. 212

227 DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE PROCESOS POR MODALIDAD Emergencia - Exámenes Médicos No. DOCUMENTACION SI NO 1 Memorando requiriendo certificación presupuestaria. X 2 Acta Compromiso entre el Hospital y el proveedor. X 3 Solicitud de examen. X 4 Proforma. X 5 Resultado del examen. X 6 Certificación Presupuestaria. X 7 Resolución decretando la Emergencia. X 8 Publicación de la Emergencia en Portal de Compras Públicas. 9 Resolución de Adjudicación. X 10 Orden de Compra. X X Emergencia - Insumos No. DOCUMENTACION CONSTATADA SI NO 1 Solicitud de compra. X 2 Memorando requiriendo certificación presupuestaria. X 3 Receta. X 4 Protocolo de Operación. X 5 Proforma. X 6 Certificación Presupuestaria. X 7 Resolución decretando la Emergencia. X 8 Publicación de la Emergencia en Portal de Compras Públicas. 9 Resolución de Adjudicación. X 10 Orden de Compra. X X 213

228 Subasta Inversa ORDEN DOCUMENTACION SI NO 1 Solicitud de compra. X 2 Certificación Presupuestaria. X 3 Pliego de Subasta Inversa con firmas. X 4 Impresión de proceso finalizado. X 5 Acta de la comisión técnica. X 6 Acta de negociación cuando no exista puja. X 7 Proforma ajustada al precio final. X 8 Resolución de Adjudicación. X 9 Orden de Compra X 10 Ofertas que forman parte del proceso. X 11 Intentos de subasta fallida. X Menor Cuantía No. DOCUMENTACION SI NO 1 Solicitud de compra. X 2 Certificación Presupuestaria. X 3 Intento de realización de Subasta Inversa. X 4 Proformas obtenidas. X 5 Informe técnico. X 6 Impresión proceso finalizado. X 7 Pliegos menor cuantía. X 8 Oferta técnica. X 9 Resolución de Adjudicación. X 10 Orden de Compra. X 214

229 Ínfima Cuantía Ínfima ORDEN DOCUMENTACION SI NO 1 Solicitud de compra. X 2 Certificación Presupuestaria. X 3 Proformas X 4 Resolución de Adjudicación. X 5 Orden de Compra. X Publicación Especial ORDEN DOCUMENTACION SI NO 1 Solicitud de compra. X 2 Certificación Presupuestaria. X 3 Oficio dirigido al INCOP X 4 Resolución de Régimen Especial. X 5 Resolución de Adjudicación. X 6 Exclusividades. X 7 Proforma. X 8 Orden de Compra. X 9 Documento de finalización de proceso. X 215

230 Procedimiento 5 : Anexo 3 PROCESOS DESIERTOS 2012 No. CODIGO TIPO DE PROCESO VALOR MOTIVO 1 RE-HBO AS REGIMEN ESPECIAL 2 SIE-HBO AA 3 SIE-HBO JT 4 SIE-HBO ZP 5 SIE-HBO JT 6 SIE-HBO JT 7 SIE-HBO DC 8 SIE-HBO DC 9 SIE-HBO FM 10 SIE-HBO FM 11 SIE-HBO JT 12 SIE-HBO FM 13 SIE-HBO JT 14 SIE-HBO DC 15 SIE-HBO DC 16 SIE-HBO FM 17 SIE-HBO FM 18 SIE-HBO FM 19 SIE-HBO JT 20 SIE-HBO KG 21 SIE-HBO KG 22 SIE-HBO KG ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,45 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,24 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.771,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 5.280,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.750,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 9.000,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,70 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 7.370,29 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 5.550,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,15 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.456,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 6.000,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 9.900,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 Proveedor no presenta oferta No se realiza acta de negociación Proveedor no presenta oferta No cumple necesidades Institucionales Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Incumple con los pliegos No cumple necesidades Institucionales Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta No cumple con los pliegos Proveedor no presenta oferta No cumple necesidades Institucionales Proveedor no presenta oferta No cumple con los pliegos No cumple necesidades Institucionales 23 SIE-HBO KG 24 SIE-HBO AS 25 SIE-HBO KG SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,60 No cumple necesidades Institucionales. Proveedor no presenta oferta No se realiza acta de negociación 216

231 26 SIE-HBO KG 27 SIE-HBO KG 28 SIE-HBO KG 29 SIE-HBO KG 30 SIE-HBO KG 31 SIE-HBO KG 32 SIE-HBO KG 33 SIE-HBO NV 34 SIE-HBO KG 35 SIE-HBO KG 36 SIE-HBO SIE-HBO KG 38 SIE-HBO FM 39 SIE-HBO FM 40 SIE-HBO ML 41 SIE-HBO ML 42 SIE-HBO ML 43 SIE-HBO ML 44 SIE-HBO FM 45 SIE-HBO FM 46 SIE-HBO FM 47 SIE-HBO ML 48 SIE-HBO FM 49 SIE-HBO FM 50 SIE-HBO FM 51 SIE-HBO FM 52 SIE-HBO FM 53 SIE-HBO FM 54 SIE-HBO FM 55 SI-HBO FM SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 9.600,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 5.958,43 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 6.537,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.890,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 9.000,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.657,28 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 5.666,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,60 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 5.390,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.285,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,15 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.476,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.157,88 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.460,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,02 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,70 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,40 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 Institución no califica oferta No se realiza acta de negociación No cumple necesidades Institucionales No cumple necesidades Institucionales Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta No cumple necesidades Institucionales Proveedor no presenta oferta No cumple necesidades Institucionales No cumple necesidades Institucionales No cumple necesidades Institucionales No cumple necesidades Institucionales No cumple necesidades Institucionales Incumple con los pliegos No cumple necesidades Institucionales Proveedor no presenta oferta No cumple necesidades Institucionales No cumple necesidades Institucionales Incumple con los pliegos Incumple con los pliegos Proveedor no presenta oferta No cumple necesidades Institucionales Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Incumple con los pliegos Proveedor no presenta oferta No se realiza acta de negociación Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta 217

232 56 SIE-HBO NV 57 SIE-HBO NV 58 SIE-HBO NV 59 SIE-HBO FM 60 SIE-HBO FM 61 SIE-HBO FM 62 SIE-HBO NV 63 SIE-HBO NV 64 SIE-HBO NV 65 SIE-HBO NV 66 SIE-HBO NV 67 SIE-HBO NV 68 SIE-HBO NV 69 SIE-HBO FM 70 SIE-HBO NV 71 SIE-HBO NV 72 SIE-HBO NV 73 SIE-HBO NV 74 SIE-HBO NV 75 SIE-HBO FM 76 SIE-HBO FM 77 SIE-HBO FM SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.064,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,90 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.456,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 9.654,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,08 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 5.806,80 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.476,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,20 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 7.050,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 7.603,20 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.160,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 6.854,88 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 5.258,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 9.240,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA ,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 7.200,00 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 8.250,00 No se realiza acta de negociación Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Incumple con los pliegos No se realiza acta de negociación Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Inhabilitación proveedor Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta No cumple necesidades Institucionales Proveedor no presenta oferta No cumple necesidades Institucionales No se realiza acta de negociación Proveedor no presenta oferta Ofertas inhabilitadas No cumple necesidades Institucionales No cumple necesidades Institucionales Ofertas inhabilitadas Ofertas inhabilitadas Proveedor no presenta oferta 78 MCBS-HBO JT MENOR CUANTIA 79 MCBS-HBO JT MENOR CUANTIA 80 MCBS-HBO KM MENOR CUANTIA 81 MCBS-HBO JT MENOR CUANTIA 82 MCBS-HBO AS MENOR CUANTIA 83 MCBS-HBO JT MENOR CUANTIA 84 MCBS-HBO JT MENOR CUANTIA 85 MCBS-HBO AS MENOR CUANTIA 8.771, , , ,00 200, , ,61 200,00 Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta 218

233 86 MCBS-HBO AS MENOR CUANTIA 87 MCBS-HBO NV MENOR CUANTIA 88 MCBS-HBO AS MENOR CUANTIA 89 MCBS-HBO KG MENOR CUANTIA 90 MCBS-HBO JT MENOR CUANTIA 91 MCBS-HBO NV MENOR CUANTIA 92 MCBS-HBO AS MENOR CUANTIA 93 MCBS-HBO ML MENOR CUANTIA 94 MCBS-HBO AS MENOR CUANTIA 95 MCBS-HBO NV MENOR CUANTIA 96 MCBS-HBO ML MENOR CUANTIA 97 MCBS-HBO ML MENOR CUANTIA 98 MCBS-HBO ML MENOR CUANTIA 99 MCBS-HBO ML MENOR CUANTIA 100 MCBS-HBO ML MENOR CUANTIA 101 MCBS-HBO MENOR CUANTIA 102 MCBS-HBO NV MENOR CUANTIA 103 MCBS-HBO NV MENOR CUANTIA 104 MCBS-HBO NV MENOR CUANTIA 105 MCBS-HBO NV MENOR CUANTIA 106 MCBS-HBO NV MENOR CUANTIA 3.160, , , , , ,68 775, , ,00 180, , , ,00 907,09 380,00 180,00 180, , , , ,00 Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta No cumple necesidades Institucionales Proveedor no presenta oferta No cumple necesidades Institucionales Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta Proveedor no presenta oferta 219

234 PROCESO SIE-HBO KG 220

235 221

236 222