POLÍTICA DE SEGURIDAD DE CORREO ELECTRÓNICO

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1 POLÍTICA DE SEGURIDAD DE CORREO ELECTRÓNICO PSHCM_ NOTA DE CONFIDENCIALIDAD DE ACUERDO A CLASIFICACIÓN Este documento es de propiedad exclusiva del Hospital Clínico de Magallanes y su uso debe estar ceñido a lo dispuesto en la clasificación del mismo, quedando prohibida la divulgación y/o reproducción total o parcial del contenido de éste sin la debida autorización por parte del Comité de Seguridad de la Información.

2 DECLARACIÓ N CÓRPÓRATIVA Se define el sistema de Correo Electrónico como una herramienta oficial de comunicación en Hospital Clínico de Magallanes, a ser utilizado para materias relacionadas directamente con la función de cada usuario. GENERAL El correo electrónico es conveniente, rápido y efectivo para comunicarse con los otros funcionarios, proveedores y clientes del Hospital Clínico de Magallanes. Sin embargo, el correo electrónico debe emplearse en forma segura y adecuada, considerando que cualquier declaración o mensaje irresponsable o sensible en un correo electrónico puede ser utilizado en contra del funcionario y del Hospital Clínico. Al mismo tiempo, comentarios hacia otras personas, bajo ciertas circunstancias, pueden llegar a constituir algún tipo de acoso o discriminación. El estar conectado al correo electrónico aumenta el riesgo de transferir (en forma no autorizada) información o archivos del Hospital y viceversa. A MBITÓ Uso únicamente para soportar las actividades del Hospital Clínico necesarias para llevar a cabo de mejor manera sus funciones propias del trabajo. El uso y administración del Sistema de Correo Electrónico por parte de funcionarios y terceros autorizados. La mensajería tanto interna como hacia el exterior de Hospital Clínico. 1

3 RÓLES Y RESPÓNSABILIDADES Comité de Seguridad de la Información Generar las condiciones que permitan el tráfico y manejo seguro de la información que es enviada/recibida a través del correo electrónico. Recepcionar alertas de que vulneren la seguridad de la red. Gatillar el procedimiento de incidentes de seguridad. Realizar auditorías internas a cuentas de usuario. Departamento de Informática Habilitar mecanismos tecnológicos de manera de prevenir el uso de técnicas de ataque a sistemas de correo electrónico. Velar por la disponibilidad del servicio correo permanente Creación de cuentas de correo Administración de espacio asignado según rol y criticidad de usuarios Administración de cuentas de correos Resguardo de Información y alertas sobre incidentes Inducción de uso del correo institucional al personal según políticas de seguridad Usuarios del Hospital Todo funcionario es responsable del uso adecuado y correcto de lo estipulado en esta política de seguridad. Todo funcionario tiene la obligación de informar al Comité de Seguridad de la Información cualquier actividad que contravenga lo aquí definido o que simplemente le resulte sospechosa. 2

4 REGLAS DE LA PÓLI TICA 1.- Uso del Correo Electrónico 1.1. Sólo las personas expresamente autorizados por el jefe directo pueden hacer uso del Sistema Correo Electrónico institucional El servicio debe ser utilizado para materias relacionadas con la función desempeñada Los usuarios estarán sujetos a una auditoria por parte del Comité de Seguridad de la Información en cuanto a tráfico y manejo seguro de la información enviada, cuando se estime estrictamente necesario Se acepta el uso eventual para fines personales, siempre y cuando éste no interfiera con las actividades del Hospital, además no se viole ninguna otra política, disposición, o norma Solo el Departamento de Informática, puede utilizar el correo electrónico para fines de administración, advertir sobre virus o su posible existencia en los computadores personales, habiendo realizado la verificación de autentificación de la fuente de la información. 2.- Creación y Eliminación de Casillas La creación de casillas de correo se regirá por la Política de Cuentas de Usuario y el Procedimiento Creación y Eliminación de Cuentas de Usuario. 3.- Mensajes Masivos El envío de mensajes a grupos o listas de destinatarios, funcionarios o externos, que no sean del ámbito de trabajo del funcionario que hace el envío, se encuentra prohibido. Se incluye en esta prohibición, el envío de mensajes conocidos como Cadenas Está prohibido que los usuarios envíen alertas de seguridad. Si algún usuario recibe una alerta proveniente de un remitente distinto al Comité de Seguridad de la Información, debe reenviar ese mensaje al Encargado de Seguridad, y Jefe del Departamento Informática dando cuenta de la situación Se prohíben expresamente, para todo usuario autorizado, el uso de técnicas de ataque a sistemas de correo electrónico como mail SPAM (1), mail Bombing(2), mail Spoofing(3) o mail Relay no autorizado(4). 3

5 3.4.- Será responsabilidad del Departamento de Informática la habilitación de los mecanismos tecnológicos a su alcance, para prevenir el uso de técnicas de ataques. 4.- Información del Remitente Para facilitar las comunicaciones, cada mensaje electrónico debe incluir, el nombre y apellido del remitente, su cargo, el área de trabajo a la que pertenece, su dirección de correo electrónico y su teléfono. 5. -Prohibición de usar Cuentas Ajenas Los usuarios tienen prohibido enviar o recibir mensajes electrónicos, usando la identidad de otro usuario, sin perjuicio de las cuentas de correo grupales, que se indican en el punto Restricciones al Contenido de los Mensajes Está prohibido enviar o re-enviar mensajes, imágenes o videos que incluyan contenidos sexuales o que sean injuriosos, u ofensivos en base al género, nacionalidad, orientación sexual, raza, religión, orientación política, discapacidad u otros que por su contenido se aparten de temas propios del Hospital Está prohibido el enviar o re-enviar mensajes tipo cadenas Uso del correo electrónico para asuntos de caridad, comerciales o campañas de tipo solidario ajenas al Hospital, con excepción de las autorizadas por la Dirección del Hospital Suscribirse a páginas de humor o transmitir imágenes inapropiadas, utilizando el correo electrónico institucional No se podrán incluir contenidos que eventualmente puedan comprometer el nombre de Hospital Clínico de Magallanes o que puedan dañar o provocar menoscabo en la imagen o prestigio de empresas, instituciones o personas Está prohibido propagar en forma intencional, todo tipo de virus o código malicioso en general, a través del correo Está prohibido difundir software o contenidos que violen derechos de autor o programas no licenciados Está prohibido enviar y recibir correos encriptados, salvo el personal debidamente autorizado por el Encargado de Seguridad de la Información. 4

6 (1) Abuso de mensajería no deseada. (2) Ataque para la denegación del servicio de mensajería. (3) Suplantación de identidad. (4) Uso de servidores de mensajería de terceros para el despacho no autorizado de correo electrónico Difundir por correo electrónico al interior del Hospital, noticias cuya fuente sea de internet o de otros medios, o tomar información de dicha red informándola por cierta. Solamente la Unidad de Comunicaciones puede difundir cualquier noticia autorizada por la Dirección del Hospital Enviar información confidencial del Hospital a personas no autorizadas Uso de copias ocultas en el envío de correos con información confidencial Uso de mensajería instantánea (Messenger, etc) durante la jornada de trabajo, a menos que por necesidad el Hospital se requiera y se autorice a nivel de Jefatura el uso en particular Chatear con personas ajenas al Hospital, durante la jornada laboral Las cuentas de usuario no pueden utilizarse para difundir, visualizar o almacenar anuncios personales o comerciales, u otra información similar. 7.- Privacidad de los Mensajes Electrónicos Los usuarios deben tratar los mensajes electrónicos como de uso interno. Si se desea que sea tratado como información privada entre el remitente y el destinatario, se debe explicitar en el mismo correo electrónico como RESERVADA o CONFIDENCIAL Está prohibido enviar, en cualquier parte del correo o en archivos adjuntos, información confidencial a personas no autorizadas a conocerla o poseerla El correo electrónico, sin embargo, desde el punto de vista del contenido del mensaje, debe ser considerado como de dominio público o de mensajería insegura. Eso significa que no se debe incluir números de tarjetas de crédito, de cuentas corrientes, password u otra información confidencial, así como tampoco entregar instrucciones con efecto contable, a menos que el correo electrónico se envíe firmado digitalmente y encriptado y con la debida autorización del Encargado de de Seguridad de la Información. 8.- Creación y acceso de cuentas de Correo Electrónico La creación de cuentas de correo electrónico, es de responsabilidad del Administrador de Cuentas de Correo La solicitud de creación de cuentas de correo debe ser realizada por la Jefatura Directa o 5

7 el Jefe del Departamento de Recursos Humanos, vía correo electrónico u oficio formal al Administrado de cuentas de Correo Para la creación de la cuenta de correo se debe enviar el Nombre Completo del funcionario, rut, cargo, departamento o unidad donde se desempeñara, Nombre del Jefe Directo, función o rol del usuario dentro de la Institución Se debe otorgar cuenta de correo electrónico a todo funcionario contratado, por períodos definidos en el Hospital En los casos que corresponda, se debe crear cuentas de correo a aquellos funcionarios no contratados (suplencias), por períodos definidos, los que pueden ser reactivados de acuerdo a las necesidades de sus labores en el Hospital La activación, reactivación y desactivación de cuentas de correo, será realizada por el Administrador de cuentas de correo, previo aviso del Departamento de Recursos Humanos En el caso de personal externo se debe incluir la clausula de confidencialidad y uso del correo electrónico, como norma en el contrato de servicios Se pueden generar cuentas de correo genéricas, o alias, previa autorización del Jefe de Servicio, estas deben ser excepcionales, y siempre deben estar reenrutadas a un responsable del Servicio Cuando la ausencia prolongada sea una ausencia programada, por ejemplo permiso, vacaciones, se debe generar en el correo electrónico un mensaje emergente automático, que señale el período de ausencia, identificando el subrogante, correo electrónico, y número de teléfono Las cuentas de correo de usuarios que dejen de pertenecer a la organización, serán bloqueadas, respaldadas y posteriormente eliminadas, no permitiendo bajo ningún punto de vista que estas sean enrutadas a otros correos. Además, se eliminara el acceso a dichas cuentas desde fuera de la red del Hospital Los usuarios que dejen de pertenecer al Hospital, debe ser informado por el Jefe del Departamento de Recursos Humanos, lo cual permitirá mantener actualizado las cuentas de correo del Hospital La contraseña del correo electrónico es de responsabilidad del usuario, así como también, el cambio o modificación de la contraseña, que es entregada por el Administrador de Correo Electrónico, cuando se genera la cuenta de correo electrónico La entrega de la cuenta de correo es de Responsabilidad del Administrador de Correos, 6

8 quién debe hacer entrega formal de la cuenta con la clave inicial de acceso, vía Reporte de Entrega de Correo ( formato adjunto). En este documento se debe indicar el acceso vía administrador de correos web, webmail.redsalud.gov.cl, lo cual permitirá acceder a la cuenta de Correo fuera de la red del Hospital Las cuentas de correo institucional del Hospital, se definen bajo el dominio redsalud.gov.cl Todo correo personal institucional que es creado tiene por nomenclatura, identificando: Nombre correo funcionario: redsalud.gov.cl Se pueden generar correos electrónicos grupales, denominados alias, los cuales tienen como nomenclatura: Nombre grupo alias: nombre_ Para poder generar un grupo alias, todos los integrantes de este grupo deben tener una cuenta de correo institucional. 9.-Consideraciones Las comunicaciones realizadas por este medio serán consideradas formales Cualquier documento o archivo que se adjunte a un archivo debe estar libre de virus No se deben enviar correos electrónicos con archivos adjuntos superiores a lo establecido por el Comité de Seguridad de la Información Se debe mantener precaución de cualquier archivo ejecutable que venga adjunto a los correos electrónicos Si el origen del correo electrónico es desconocido, se sugiere no abrir, ni ejecutar, ningún archivo adjunto antes de que este sea revisado por personal de Informática Cuando se envié una respuesta en un mensaje original, se recomienda eliminar la información adjunta que no esté relacionada con el contenido de la respuesta. En estos casos, se prohíbe la modificación al mensaje original, sin advertir por escrito esa circunstancia Todo usuario es el responsable de hacer uso adecuado de su cuenta de correo, para permitir la correcta recepción de mensajes, para lo cual debe realizar los respaldos necesarios, eliminación de correos antiguos, resguardo del espacio, y contraseña. 7

9 9.11.-En el caso de mensajes masivos, si el receptor considera necesario responder al emisor, la respuesta deberá realizarse sólo al emisor del mensaje, y no a todos los destinatarios del correo electrónico recibido Reenvío al Exterior A menos que el remitente lo haya autorizado o que la información sea de naturaleza pública, los usuarios no deben re-enviar un mensaje electrónico a un destinatario externo a Hospital Software Cliente Sólo se permite el software cliente establecido como estándar para el servicio de correo electrónico en el Hospital Clínico Manejo de Espacio de Almacenamiento Se definirá en forma estándar un espacio limitado de almacenamiento a cada usuario de correo electrónico. Las excepciones serán autorizadas por el Comité de Seguridad de la Información o a quien él delegue y registradas por el Administrador del Correo Electrónico y el Departamento de Tecnologías de Información La responsabilidad de mantener espacio disponible en la cuenta de correo electrónico es del usuario. La cuenta permanecerá inactiva temporalmente, tanto para la recepción y envío de mensajes, hasta que el usuario liberare el espacio, borrando mensajes o guardándolos en carpetas privadas Los sistemas de correo electrónico, no deben ser usados como bases de datos, por lo tanto el usuario debe extraer del servicio de correo electrónico, los archivos adjuntos recibidos, o enviados, con esto administrará en forma más óptima el espacio asignado Se definirá un tamaño máximo permitido para el envío de archivos adjuntos, tanto para el correo electrónico interno como externo. Las excepciones serán autorizadas por el Comité de Seguridad de la Información Formato del Mensaje de Correo Todos los correos electrónicos que salen de la red del Hospital deben agregar al final del mismo, pie de Firma, un párrafo definido por el Comité de Seguridad de la Información como estándar del Hospital. 8

10 Por ejemplo: Nombre Completo del Funcionario: Cargo y/o Función: Servicio y/o Departamento en el cual se desempeña: Teléfonos de Contacto: Minsal y Externo Correo Electrónico institucional Logo Institucional 9

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