MANUAL ELECTRONICO COMPRAS. Starsoft. STARSOFT Calle Tiahuanaco Urb. Maranga - San Miguel - Lima / SISTEMA GOLD EDITION 2011

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1 MANUAL ELECTRONICO COMPRAS Starsoft SISTEMA GOLD EDITION 2011 STARSOFT Calle Tiahuanaco San Miguel - Lima /

2 ÍNDICE Pág. A. INTRODUCCIÓN 4 A.1. Finalidad 4 A.2. Botones utilizados en el sistema 5 A.3. Ingreso al sistema 6 1. BASE DE DATOS Artículos Logística Proveedores Tablas de relación Proveedor clase Clase proveedor Clase - artículos 1.5. Tablas de ayuda LISTADOS Catálogo de artículos Catálogo de proveedores GESTIÓN COMPRAS Requisiciones Requisiciones de compras Requisiciones de servicio 3.2. Cotizaciones Emisión de Solicitud de Cotización Actualiza Solicitud de Cotización Registro de cotizaciones Imprime cuadro comparativo Pág Ordenes de Compra Emisión de orden de compra Actualizar estado de orden de compra 3.4. Ordenes de Servicio Emisión de orden de servicio 1

3 Actualizar estado de orden de servicio Nota de ingreso por servicio 3.5. Liquidaciones de compra FACTURAS Registro de facturas Asiento Contable Registro de guía de servicio CONSULTAS Cotizaciones Órdenes de compra Órdenes de servicio REPORTES Requisiciones Órdenes de compra Facturas de compras Guías por proveedor Estadísticas de ingresos por compras Listado de documentos Registro de compras Registro de compras por proveedor Consistencia de asientos CONFIGURACIÓN Crear Empresa Usuario Administrador 7.2. Formateo de documentos Cambiar empresa activa Cambiar fecha del sistema Fondo de pantalla 62 Pg. 2

4 8. HERRAMIENTAS Verificar base de datos Verificar menú 63 3

5 INTRODUCCIÓN A.1 FINALIDAD La presente guía de Operación del Software STARSOFT GOLD EDITION COMPRAS, tiene por finalidad explicar, de una manera fácil y didáctica el manejo del Sistema, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fácilmente todas las bondades que tiene este moderno Sistema de información. A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA Los botones de ejecución usados en el sistema son los siguientes: Botón para ingreso de registros Botón para modificar registros Botón para eliminar registros Botón para cerrar la ventana Botón para llenar una ficha técnica de un artículo. Botón para grabar los datos ingresados. Botón para aceptar los reportes. 4

6 Botón para imprimir o visualizar reporte. Botón para ingresar o visualizar las líneas de las Familias. Botón para ingresar o visualizar los grupos de las líneas. Botón para consultar una orden de compra. Botón para agregar artículos a una orden de compra. Botón para quitar artículos a una orden de compra. Botón para anular la orden de compra. A.3. INGRESO AL SISTEMA A.3.1.INGRESO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA Al abrirse el Software StarSoft - COMPRAS, la primera ventana que se abre en el sistema es la de SEGURIDAD A NIVEL DE ADMINISTRADORES, donde el "Administrador del Programa, digitará su código de administrador, e ingresará su contraseña, para luego dar un click en el Botón de aceptar. 5

7 OBSERVACIÓN.- Se debe tomar en cuenta la nota en el recuadro, dentro de la figura. Luego se da un click en: Botón para confirmar la operación. 1. BASE DE DATOS Esta opción del Menú Principal sirve para actualizar la Base de Datos requeridos para efectuar el Proceso de Compras. Se cuenta con los siguientes sub. menús: 1.1. ARTÍCULOS En este sub. menú se registra todos los datos de los artículos. Cada artículo es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de crear el artículo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem. Se puede registrar todo tipo de artículos: Materias primas, productos en proceso, productos terminados, mercaderías, repuestos, suministros y servicios. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualización de datos- Generales, es una BROWSE con la relación de artículos, mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudará a seleccionar sólo los artículos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del código o nombre de los artículos deseados. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro usualmente está ordenado por código, pero puede ser modificado y ordenarlo de acuerdo a lo que desea buscar el usuario. 6

8 ACTUALIZA DATOS GENERALES DE ARTÍCULOS Es importante indicar que antes de registrar los datos de los artículos se tiene que haber completado el registro de las Tablas de ayuda, ya que el registro de artículos requiere datos de estas tablas; tales como unidad de medida, código de grupo, etc. Es muy importante reconocer e identificar la finalidad de cada una de las teclas de función, las cuales siempre se indican en la última línea de la pantalla. La explicación de la finalidad de cada tecla de función se encuentra en la Introducción del presente manual Para simplificar e! registro de datos siempre se cuenta con Ayudas en línea - HELP. Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos dé datos, éstos se toman de las tablas de Ayuda correspondientes, por este motivo antes de registrar los datos de los artículos es importante verificar que las tablas de ayuda estén completas con los datos requeridos. Durante Actualización de Datos Generales es posible crear artículos nuevos, modificar los datos de tos artículos ya existentes (excepto el código), eliminar los artículos que no hayan tenido movimiento de almacén y no tengan stock, o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos: Código: Registra el código interno, asignado por la empresa. Su ingreso es obligatorio. Se puede ingresar hasta 20 caracteres alfanuméricos. 7

9 Cód. Fabricante: Registra el código del articulo asignado por el proveedor. Su uso es opcional. Se puede ingresar hasta 15 caracteres alfanuméricos. Descripción: Registra el nombre del artículo, permite hasta 50 caracteres. Descrip. Alterna: Registra la descripción complementaria de los artículos, Unidad Medida: Registra la unidad de medida, debe existir en la tabla de ayuda. Familia: Registra la familia del articulo, debe existir en la tabla de ayuda Línea: Registra la línea del artículo, debe existir en la tabla de ayuda Grupo: Registra al grupo del articulo, debe existir en la tabla de ayuda. Tipo articulo: Tipo al cual pertenece el articulo, debe existir en la tabla de ayuda Nota.- Así mismo podemos registrar una ficha técnica de los artículos que descripción más detallada. Para ello necesitamos ingresar a la opción FICHA LOGÍSTICA En este sub menú se puede modificar o consultar toda la logística de la empresa. La logística esta dividida por almacenes y se puede efectuar una búsqueda tanto por descripción del artículo como por el código de este. 8

10 Durante la modificación de los artículos en el mantenimiento de datos logísticos, se puede modificar la clasificación del artículo, el tipo de compra, el stock mínimo y el máximo, el punto pedido y el punto reposición. 1.3 PROVEEDORES Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de los Proveedores de la empresa. Cada proveedor es identificado mediante un código que es asignado por única vez momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro proveedor. La primera pantalla que se presenta a) seleccionar la opción de Actualización de datos Generales, es una BROWSE con la relación de proveedores, mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudará a seleccionar solo a los proveedores que deseamos visualizar; digitando tos primeros caracteres del código o nombre de! proveedor deseado el sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro está ordenado por Código, o Razón Social. 9

11 ACTUALIZA DATOS GENERALES DEL PROVEEDOR Para simplificar el registro de datos siempre se cuenta con Ayudas en línea - HELP. Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos, éstos se toman de las tablas de Ayuda correspondientes, por este motivo antes de registrar los datos a los artículos es importante verificar que las tablas de ayuda estén completas con los datos requeridos. Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar proveedores nuevos, modificar los datos de los proveedores ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: 1

12 Código: Registra el código del proveedor, asignado por la empresa. Consta de 11 caracteres alfanuméricos. Es obligatorio RUC: Registra el No de RUC del proveedor. Nombre: Registra la Razón Social del proveedor. Dirección: Registra la dirección del proveedor. Localidad: Registra la ubicación del proveedor. País Procedencia: Registra el país de origen del proveedor. Teléfono: Registra el número telefónico del proveedor. Fax: Registra el número de facsímil del proveedor. Representante: Registra al Representante legal del proveedor. Cargo del Representante: Registra el Cargo en la empresa del Representante Legal Telf. Representante: Registra el No telefónico del Representante Legal TABLAS DE RELACIÓN Es la Base de Datos donde se registra la relación de los proveedores que abastecen a la empresa con determinados productos PROVEEDOR - CLASE Listado de los proveedores en relación a la clase de artículos que proveen. 1

13 CLASE - PROVEEDOR Listado de las clases de artículos en relación a los proveedores que los proveen CLASE - ARTÍCULO Listado de las clases de artículos en relación a los artículos que pertenecen a estas clases. 1

14 1.5. TABLAS DE AYUDA Mediante esta tabla elaboramos la Base de Datos para obtener la ayuda requerida por el usuario en la creación de la Base de Datos de proveedores, artículos, etc. Estas tablas están disponibles presionando la tecla [F1]. Podemos crear, eliminar o modificar elementos contenidos en estas tablas. Contiene los siguientes elementos: ÁREA Es la Base de Datos donde se registran todas las áreas contables de la empresa. Se pueden editar las áreas actuales, eliminarlas, o creas nuevas. Estos códigos no pueden ser cambiados o asignados a otras áreas. 1

15 ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas áreas, modificar los datos ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido a las diferentes áreas CENTRO DE COSTOS Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de las Centro de Costos que registrará cada compra realizada por la empresa, Cada centro de costos es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar al código de cuenta, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem. 1

16 ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos Centros de Costos, modificar los datos de los centros de costos ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido de los centros de costos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: Código Centro C. : Registra el código del centro de costo. Descripción : Registra la descripción de! Centro de Costos UNIDAD DE MEDIDA En la primera pantalla encontramos la relación de las unidades de medida ingresadas las cuales podemos consultar por Código o Descripción. Registra el tipo de unidades de medida que contabilizarán los articules que se comprarán. 1

17 ACTUALIZA DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas Unidades de Medidas, modificar los datos de las unidades de medidas ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido de las unidades de medida; al mismo tiempo se puede ingresar los datos equivalentes a las unidades de referencia. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: 1

18 Código : Se ingresa el código de (a unidad a registrar. Contiene hasta 6 caracteres. Descripción: Descripción de cada elemento de la tabla. Registra hasta 20 caracteres FAMILIA DE ARTÍCULOS En!a primera pantalla encontramos la relación de las Familias de los artículos, las cuales podemos consultar por Código o Descripción. Registra el tipo de familias de los artículos que se ingresen al almacén ACTUALIZA DATOS GENERALES En estas tablas se puede crear nuevos elementos de ayuda, modificar, eliminar, consultar, imprimir u observar los datos correspondientes a las Familias de los articules. Cuenta con los siguientes campos: 1

19 Código : Se ingresa el código de la unidad a registrar. Contiene hasta 4 caracteres. Nombre: Descripción de cada elemento de la tabla. Registra hasta 45 caracteres TIPO DE ARTÍCULO Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes al tipo de artículo. Cada tipo de artículo es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos tipos de artículo, modificar los datos ya existentes (excepto el código), anular o consultar 1

20 cualquier dato requerido del tipo de artículo. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: Código: Registra el código del tipo de articulo. Contiene 8 caracteres alfanuméricos Descripción: Registra la descripción del tipo de articulo CLASE DE ARTÍCULOS Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a la clase de artículo. Cada clase de artículo es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem. 1

21 ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas clases de artículo, modificar los datos ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido de la clase de artículo PERSONAL SOLICITANTE Es la Base de Datos donde se registran al personal autorizado para realizar órdenes de compra. Cada personal solicitante es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrarlo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro personal solicitante ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevo personal solicitante, modificar los datos del personal solicitante ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido del personal existente. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: 2

22 Código: Registra el código del personal que solicita la compra. Personal Autorizado: Registra al nombre del personal autorizado de realizar las solicitudes de compra TIPO DE CAMBIO Este sub. Menú es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes al tipo de cambio. Nos permite ingresar, modificar o eliminar tipos de cambio, de compra y venta en dólares americanos. 2

23 ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos tipos de cambios, modificar los datos ya existentes (excepto la fecha), o consultar cualquier dato requerido del tipo de cambio CUENTA COMPRAS Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a la cuenta de registro de compras. Cada cuenta de registro de compra es identificada mediante un código, que es asignado por única vez, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem. También se le asigna una cuenta contable, que es editable. 2

24 ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante la actualización de datos generales es posible ingresar nuevas descripciones, modificar los datos (excepto el código) ESTADO DE ORDEN DE COMPRA Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a los Estados de Orden de Compra RESPONSABLE DE COMPRAS Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a los responsables de compras. Cada responsable es identificado mediante un código, 2

25 que es asignado por única vez al momento de ingresar al responsable, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible modificar el nombre de los responsables ya existentes CONCEPTOS GENERALES Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a las tablas de conceptos generales. Cada concepto es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de ingresar el concepto, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem. 2

26 ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevos conceptos, modificar los datos ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido. Nota : Los conceptos generales existentes deben modificarse teniendo en cuenta las indicaciones del consultor de STARSOFT. 2

27 ESTADO DE DOCUMENTOS Es la Base de Datos donde se registran todos los datos referentes a los estados de documentos. Cada estado es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de ingresar el estado, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem. 2. LISTADOS Esta opción del Menú Principal sirve para visualizar los listados requeridos para facilitar cualquier duda o información que se requiera acerca de los artículos o los proveedores. Se cuenta con los siguientes sub. Menús: 2.1. CATÁLOGO DE ARTÍCULOS Este listado de artículos contiene los siguientes parámetros de tipo de búsqueda o de tipo de catálogo: Por código interno Por descripción Por familia Por código de fabricante Por cuenta contable Por tipo de artículo Por tipo de ubicación También cuenta con la opción de listar todo, colocando de que artículo hasta que artículo se quiere realizar la búsqueda y formación del catálogo. 2

28 2.2. CATÁLOGO DE PROVEEDORES Este listado de proveedores contiene los siguientes parámetros de tipo de búsqueda o de tipo de catálogo: Catálogo por código Catálogo por nombre Catálogo por RUC Catálogo por clase 2

29 3. GESTIÓN COMPRAS En este menú se realizan todos los procesos referidos a las transacciones a realizar por el departamento de compras REQUISICIONES REQUISICIONES DE COMPRA En este sub. Menú se ingresan los pedidos de artículos a comprar. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualización de datos Generales, es un BROWSE con la relación de las requisiciones de compra, mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudará a seleccionar sólo los documentos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del número de la requisición de compra deseada. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro está ordenado por No de requisición, centro de costos, solicitante, fecha de requisición. La pantalla mostrada tendrá la siguiente información: ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas requisiciones de compra, modificar los datos de las requisiciones ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: 2

30 No Requisición: Registra de forma automática el No de requisición Fecha: Registra la fecha de la requisición, por defecto es la fecha actual. Solicitante: Registra a la persona que está solicitando el artículo. Se obtendrá ayuda presionando la tecla [F1]. Glosa: Registra una nota de a requisición de la orden de compra. El botón Agregar sirve para ingresar los artículos que contiene dicha orden de compra. Al presionarlo se obtendrá el siguiente cuadro: Código: Registra el código del artículo. Descripción: Registra el nombre del artículo, automáticamente después de haber ingresado su código. Unidad: Registra de forma automática la Unidad de medida del artículo Cantidad: Registra la cantidad requerida del artículo. Fecha requerim.: Registra la fecha de la requisición, por defecto aparece la fecha actual 2

31 Centro de Costo: Registra el Centro de Costo a la cual pasará el costo de la requisición REQUISICIONES DE SERVICIO En este sub. Menú se ingresan los pedidos de servicios. La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualización de datos Generales, es un BROWSE con la relación de las requisiciones de servicios, mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudará a seleccionar sólo los documentos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del número de la requisición de servicio deseada. El sistema nos mostrará sólo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro está ordenado por No de requisición, área, solicitante, fecha de requisición, estado. La pantalla mostrada tendrá la siguiente información: ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas requisiciones de servicio, modificar los datos de las requisiciones ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido.. 3

32 El botón Agregar sirve para ingresar los artículos que contiene dicha orden de servicios, al presionarlo se obtendrá el siguiente cuadro: 3.2. COTIZACIONES EMISIÓN DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN En este sub. Menú se encuentran registradas las solicitudes de cotizaciones a los proveedores, después de ingresar la orden de requisición. El primer cuadro a mostrar será el siguiente: 3

33 Se procede a marcar los artículos con los proveedores de los cuales se desea realizar la solicitud de cotización, luego de presionar el botón grabar aparecerá un cuadro de confirmación de la solicitud de cotización, después de presionar la opción SI, se muestra la siguiente ventana: Para ver el detalle de la solicitud de cotización de las órdenes de compra se procede a presionar el botón Consultar y se mostrara la siguiente ventana, donde se muestra la relación de artículos con sus respectivas cantidades: 3

34 ACTUALIZA SOLICITUD DE COTIZACIÓN En este sub. Menú se procederá a actualizar la solicitud de cotización, si se desea realizar algún cambio se procederá a presionar el botón Editar. Se muestra la siguiente ventana: 3

35 REGISTRO DE COTIZACIONES En este sub. Menú se registra las cotizaciones de los proveedores. Presionando el botón editar, se pueden actualizar los artículos, cambiar el precio, descuento, garantía, calidad, etc. También se puede editar la forma de pago, la validez de la oferta, tiempo de entrega, el número de cotización (distinto al número de solicitud), el tipo de moneda. 3

36 IMPRIME CUADRO COMPARATIVO En este sub. Menú se imprimen los cuadros comparativos de las cotizaciones solicitadas a los diferentes proveedores, primero el sistema pedirá el No de Solicitud. Después de ingresar el No de Solicitud se presiona el botón Reporte 3

37 3.3. ORDENES DE COMPRA EMISIÓN DE ORDEN DE COMPRA En este sub. Menú se procederá a emitir la orden de compra de los artículos solicitados de acuerdo a los pedidos realizados, en la primera pantalla aparecerán indicando el estado respectivo de la orden de compra. Se muestra la siguiente ventana: ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas órdenes de compra, modificar los datos de las órdenes ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: 3

38 Proveedor: Registra el código del proveedor a quién se le efectuará la compra del artículo a solicitado. Emisión: Registra la fecha de emisión de la orden de compra. Entrega: Registra la fecha de entrega del artículo solicitado Moneda: Registra la moneda de compra del artículo. T. Cambio: Registra al tipo de cambio del día. Forma: Pago Registra la forma de pago en que será cobrado el artículo. Entregar en: Registra la dirección de entrega del artículo Solicitado por: Registra el nombre de la persona que hizo el requerimiento. Observación: Registra una nota respecto a la compra a realizar. Después de llenar los datos requeridos se presiona el botón agregar, para luego pasar a llenar los siguientes datos: 3

39 Código: Registra el código del articulo a comprar. Se puede obtener ayuda presionando la tecla [F1]. Descripción: Registra automáticamente la descripción o nombre del artículo. Cantidad: Registra la cantidad a comprar. Precio: Registra el precio del artículo cuya información se obtendrá de la cotización realizada por el proveedor. Porcent. Dscto. : Registra el porcentaje de descuento otorgado por el proveedor. Precio Neto: Registra el precio unitario después de aplicado el descuento. Total Compra: Registra e! total en unidades monetarias de la compra a efectuar. Porcent. IGV: Registra el porcentaje del IGV. 3

40 Importe IGV: Registra el importe del IGV, este cálculo se realiza de forma automática. Total Neto: Registra el cálculo automático del importe total de la compra, después de realizado el descuento y haber calculado el IGV. Comentario: Registra cualquier observación que se requiera hacer sobre la compra ACTUALIZAR ESTADO DE ORDEN DE COMPRA En este sub. Menú se actualizan las órdenes de compra después de haber sido emitidas, aquí se realiza el cambio de estado de la Orden de Compra. La primera pantalla mostrada es la siguiente: Para cambiar el estado de la orden de compra se presiona el botón Cambiar Estado y se mostrará la siguiente ventana: 3

41 Se puede obtener ayuda presionando la tecla [F1] ORDENES DE SERVICIO EMISIÓN DE ORDEN DE SERVICIO En este sub. Menú se procederá a emitir la orden de servicio. Se mostrará la siguiente ventana: 4

42 ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES Por Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas órdenes de servicio, modificar los datos de las órdenes de servicio ya existentes (excepto el código), anular o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: Después de llenar los datos requeridos se presiona el botón agregar, para luego pasar a llenar los siguientes datos: 4

43 ACTUALIZAR ESTADO DE ORDEN DE SERVICIO En este sub. Menú se actualizan las órdenes de servicio después de haber sido emitidas, aquí se realiza el cambio de estado de la Orden de Servicio. La primera pantalla mostrada es la siguiente: 4

44 Para cambiar el estado de la orden de servicio se presiona el botón editar, y se obtendrá el siguiente cuadro: NOTA DE INGRESO POR SERVICIO En este sub. Menú se realizan las notas de ingreso por servicio después que han sido emitidas. Cada nota de servicio está caracterizada por un número. Se puede realizar una búsqueda, basándose en el número de ingreso, movimientos o fecha de documento. La primera pantalla mostrada es la siguiente: 4

45 3.5. LIQUIDACIÓN DE COMPRA En este sub. Menú se realiza el registro o mantenimiento de las liquidaciones de compra. Cada liquidación tiene un tipo de documento y serie, la primera pantalla muestra los registros ya realizados de las liquidaciones, estos se pueden modificar. La primera pantalla es la siguiente: 4

46 Para agregar nuevos registros se debe presionar el botón agregar, aquí se hace el mantenimiento completo de el registro de la liquidación a efectuar. Una vez que se han llenado todos los datos correspondientes, se procede a hacer clic al botón GRABAR CABECERA. La pantalla mostrada es la siguiente. 4

47 4. FACTURAS 4.1. REGISTRO DE FACTURAS Este sub. Menú hace un registro de toda la facturación de la empresa. Se distribuye de la siguiente manera: REGISTRO DE DOCUMENTOS Este sub. Menú hace un registro de toda la facturación por servicios de la empresa. El listado de documentos puede ser buscado por orden, proveedor, o documento. La primera pantalla mostrada es la siguiente: Si se quiere realizar un nuevo ingreso por servicio, tipo luz, agua, desagüe, etc. se presiona el botón nuevo y se llenan los datos requeridos por la pantalla. La pantalla mostrada es la siguiente: 4

48 REGISTRO DE FACTURAS SIN GUÍAS Este sub. menú nos permite realizar el registro de la facturación de las compras efectuadas o los ingresos al almacén sin el requerimiento de guías de compras. La primera pantalla nos muestra el listado de las facturas ya ingresadas y enviadas tanto a contabilidad como al registro de documentos. 4

49 Para modificar facturas ya registradas se presiona el botón modificar, para agregar nuevas facturas simplemente se presiona el botón agregar y mostrará la siguiente pantalla en la cual debemos llenar todos los campos requeridos: 4

50 Luego de llenar todos los datos solicitados, se presiona el botón grabar cabecera y luego se ingresan los artículos haciendo un clic en el espacio debajo de código y se procede a colocar de igual manera la cantidad de artículos y el precio de compra. Finalizamos presionando grabar REGISTRO DE FACTURAS CON GUÍAS Este sub. menú nos permite realizar el registro de la facturación de las compras efectuadas o los ingresos al almacén por medio de guías de compras. La primera pantalla nos muestra el listado de las facturas ya ingresadas y enviadas tanto a contabilidad como al registro de documentos. Para modificar facturas ya registradas se presiona el botón modificar, para agregar nuevas facturas simplemente se presiona el botón agregar y mostrará la siguiente pantalla en la cual debemos llenar todos los campos requeridos: Para seleccionar los proveedores se debe de dar doble clic al espacio en blanco después de proveedores y luego presionar el botón pegado a este para que nos muestre todos los datos de las guías con sus respectivos artículos que pertenecen a dicho proveedor. Luego de llenar todos los datos solicitados, se presiona el botón grabar cabecera y luego se ingresan los artículos haciendo un clic en el espacio debajo de código y se procede a colocar de igual manera la cantidad de artículos y el precio de compra. Finalizamos presionando grabar. 4

51 4.2. ASIENTO CONTABLE Este sub. Menú nos permite enviar los asientos de compras al sistema StarSoft Contabilidad PROVISIÓN A CONTABILIDAD Este sub. Menú nos permite realizar la provisión de la compra de todas las facturas registradas en el sub. Menú anterior y presionando el botón registrar, las registra en el sistema StarSoft Contabilidad, presentando luego el estado de contabilizado. La pantalla mostrada será la siguiente. 5

52 MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES DE COMPRA Este sub. Menú nos permite realizar modificaciones a los comprobantes contabilizados. Para esto, debemos seleccionar un documento de la lista que se muestra en la primera pantalla y luego se presiona el botón actualizar y a continuación aparecerá la pantalla siguiente: 5

53 4.3. REGISTRO DE GUÍA DE SERVICIO Este sub. Menú nos permite visualizar y registrar las guías de servicio. Primero se nos muestra una vista general, luego seleccionamos una, si la queremos modificar, para esto presionamos el botón modificar. Si queremos agregar un nuevo registro, presionamos el botón agregar y se nos mostrará la siguiente pantalla: 5

54 Luego de llenar todos los datos solicitados, se presiona el botón grabar cabecera y luego se ingresan los artículos haciendo un clic en el espacio debajo de código y se procede a colocar de igual manera la cantidad de artículos y el precio de compra. Finalizamos presionando grabar. 5

55 5. CONSULTAS Este menú nos permite realizar consultas de las cotizaciones, ordenes de compra y ordenes de servicio, cada una de estas consultas se distribuye en consultas por artículo y por proveedor, viendo también en los casos de órdenes de compra y servicio, las que aun están pendientes. Contamos con los siguientes sub. menús: 5.1. COTIZACIONES Este sub. Menú nos permite visualizar y hacer una búsqueda exacta de las cotizaciones recibidas, estas se distribuyen en dos casos: COTIZACIONES RECIBIDAS POR PROVEEDOR En este sub. Menú se visualiza una lista de todas las cotizaciones recibidas, agrupadas por proveedores. Si seleccionamos alguno de estos proveedores, en la parte inferior se mostrarán una lista de los artículos cotizados por dicho proveedor, indicándonos la fecha de la cotización, el número de cotización, el número de artículo, el nombre del artículo, la cantidad, el precio y el tipo de moneda. La pantalla mostrada será la siguiente: 5

56 COTIZACIONES RECIBIDAS POR ARTÍCULO En este sub. Menú se visualiza una lista de todas las cotizaciones recibidas, agrupadas por artículos. Si seleccionamos alguno de estos artículos, en la parte inferior se mostrarán una lista de los proveedores que nos han cotizado dicho artículo, indicándonos la fecha de la cotización, el número de cotización, el código del proveedor, el nombre del proveedor, la cantidad, el precio y el tipo de moneda. La pantalla mostrada será la siguiente: 5.2. ÓRDENES DE COMPRA En este sub. Menú se pueden visualizar todas las órdenes de compra. La visualización de estas órdenes de compra se divide en tres tipos: ÓRDENES DE COMPRA POR ARTÍCULO Este sub. Menú nos permite visualizar todas las órdenes de compra eligiendo de una lista que contiene todos los artículos. Si elegimos un artículo, este nos mostrará en la parte inferior las ordenes de compra de ese artículo. 5

57 ÓRDENES DE COMPRA POR PROVEEDOR Este sub. Menú nos permite visualizar todas las órdenes de compra eligiendo de una lista que contiene todos los proveedores. Si elegimos un proveedor, este nos mostrará en la parte inferior los datos de la orden de compra de ese proveedor. 5

58 ÓRDENES DE COMPRA PENDIENTES Este sub. Menú nos permite visualizar una lista de todas las órdenes de compra que aun están pendientes, indicándonos a los proveedores con los respectivos artículos, pero solo nos mostrará a aquellos que estén pendientes, no la lista completa como en los casos anteriores. La pantalla mostrada será la siguiente: 5

59 5.3. ÓRDENES DE SERVICIO En este sub. Menú se pueden visualizar todas las órdenes de servicio. La visualización de estas órdenes de servicio se divide en tres tipos: ÓRDENES DE SERVICIO POR TIPO DE SERVICIO Este sub. Menú nos permite visualizar todas las órdenes de servicio eligiendo de una lista que contiene todos los tipos de servicio. Si elegimos un servicio, este nos mostrará en la parte inferior los proveedores de este servicio. 5

60 ÓRDENES DE SERVICIO POR PROVEEDOR Este sub. Menú nos permite visualizar todas las órdenes de servicio eligiendo de una lista que contiene todos los proveedores. Si elegimos un proveedor, este nos mostrará en la parte inferior los artículos que son distribuidos por este proveedor. 5

61 ÓRDENES DE SERVICIO PENDIENTES Este sub. Menú nos permite visualizar una lista de todas las órdenes de servicio que aun están pendientes, indicándonos a los proveedores con los respectivos artículos, pero solo nos mostrará a aquellos que estén pendientes, no la lista completa como en los casos anteriores. 6

62 6. REPORTES En este menú se obtendrán los reportes correspondientes a los movimientos realizados en el departamento de compras, se pueden emitir los siguientes reportes: 6.1. REQUISICIONES En es sub. Menú se puede emitir reportes de las requisiciones pendientes, tanto de compras como de servicios REQUISICIONES DE COMPRA PENDIENTES En este sub. Menú se puede emitir los reportes de compra pendientes, catalogados por clase, artículo, solicitante, o centro de costos, indicando desde donde hasta donde se desea realizar el reporte. Luego de seleccionados los objetos, se procede a presionar el botón imprimir. 6

63 REQUISICIONES DE SERVICIO PENDIENTES En este sub. menú se puede emitir los reportes de servicio pendientes, catalogados por clase, servicio, solicitante, o centro de costos, indicando desde donde hasta donde se desea realizar el reporte. Luego de seleccionados los objetos, se procede a presionar el botón imprimir ÓRDENES DE COMPRA ÓRDENES DE COMPRAS POR PROVEEDOR En es sub. Menú se puede emitir reportes de las compras realizadas según el proveedor o según el estado de la orden de compra. Para ello se debe ingresar los datos solicitados en la siguiente pantalla: Desde P.: Registra el código de proveedor, desde el cual se desea el reporte. 6

64 Hasta P.: Registra el código del proveedor, hasta e! que se desea el reporte. Desde E.: Registra el código del estado de la OC, desde el cual se desea el reporte Hasta E.: Registra el código de estado de la OC, hasta la cual se desea el reporte ÓRDENES DE COMPRAS POR ARTÍCULO En es sub. Menú se puede emitir reportes de las compras realizadas según el artículo de la orden de compra. Para ello se debe ingresar los datos solicitados en la siguiente pantalla: Desde A. Hasta A. Desde E. reporte. Hasta E. Reporte. Registra el código del artículo, desde el cual se desea el reporte. Registra el código del artículo, hasta el que se desea el reporte. Registra el código del estado de la OC, desde el cual se desea el Registra el código del estado de la OC, hasta la cual se desea el 6.3. FACTURAS DE COMPRAS COMPRAS POR PROVEEDOR Emite un reporte de las facturas de las compras por proveedor y artículo. Para ello se debe ingresar los datos solicitados en la siguiente pantalla: 6

65 Desde P. Hasta P. Desde A. Hasta A. Registra el código del proveedor, desde el cual se desea el reporte. Registra el código del proveedor, hasta el que se desea el reporte. Registra el código del artículo, desde el cual se desea el reporte. Registra el código del artículo, hasta el que se desea el reporte COMPRAS POR ARTÍCULO Emite un reporte de las facturas de las compras agrupadas por artículo. 6

66 Desde A. Hasta A. Registra el código del artículo, desde el cual se desea el reporte. Registra el código del artículo, hasta el que se desea el reporte GUÍAS POR PROVEEDOR Este sub. Menú nos permite emitir un listado de las guías de compra o de servicio por proveedor. Podemos elegir el tipo de documento, el estado que está entre pendientes, facturas y todos; el tipo de moneda, las fechas y el rango de proveedores. La pantalla emitida será la siguiente: 6

67 6.5. ESTADÍSTICAS DE INGRESOS POR COMPRAS Este sub. Menú nos permite emitir un listado con todas las estadísticas de los artículos que ingresan al almacén y también nos permite hacer un comparativo por meses INGRESOS AL ÁLMACEN POR ARTÍCULOS Este sub. Menú nos permite emitir un listado con las estadísticas de todos los ingresos al almacén agrupados por artículos. Debemos seleccionar el rango de los artículos, el movimiento de compras y la dev. de compras. También tenemos la opción de realizar un reporte resumido como uno detallado INGRESOS AL ALMACÉN POR PROVEEDOR Este sub. Menú nos permite emitir un listado con las estadísticas de todos los ingresos al almacén agrupados por proveedores. Debemos seleccionar el rango de proveedores a investigar, el movimiento de compras y la dev. de compras. También tenemos la opción de realizar un reporte resumido como uno detallado. La primera pantalla mostrada será la siguiente: 6

68 INGRESOS AL ALMACÉN POR COMPRAS COMPARATIVO POR MESES. Este sub. Menú nos permite emitir un listado comparativo por meses de todos los ingresos por compras al almacén agrupados por artículos. Debemos seleccionar el rango de artículos a investigar, el movimiento de compras y la dev. de compras. La primera pantalla mostrada será la siguiente: 6

69 6.6. LISTADO DE DOCUMENTOS Este sub. Menú nos permite emitir un listado de las facturas de compras con la relación de guías de compra o ser vicio FACTURAS CON GUÍAS EMITIDAS Este sub. Menú nos permite emitir un listado de cada factura y la relación de guías de acuerdo al tipo de documento (GC = guía de compra, GS = guía de servicio), y al proveedor. 6

70 GUÍAS EMITIDAS CON FACTURAS Este sub. Menú nos permite emitir un listado de las guías con su respectiva factura de acuerdo al tipo de documento (GC = guía de compra, GS = guía de servicio), y al proveedor. I 6.7. REGISTRO DE COMPRAS Este sub. Menú nos permite emitir el registro de compras de un mes. Estos registros se pueden ordenar por tipo de documento, fecha de documento, o comprobante contable. 6

71 6.8. REGISTRO DE COMPRAS POR PROVEEDOR En este sub. Menú se puede emitir un registro de compras por proveedor. Desde : Registra el código de proveedor, desde el cual se desea el reporte. Hasta : Registra el código del proveedor, hasta e! que se desea el reporte CONSISTENCIA DE ASIENTOS Esta opción se utilizará para emitir un reporte de consistencia acerca de la transferencia de los movimientos de compras a la contabilidad. Es de mucha utilidad para comprobar que todos los movimientos digitados en el módulo de Copras hayan sido transferidos correctamente al sistema de contabilidad. 7

72 7. CONFIGURACIÓN En este menú se crean los parámetros del sistema CREAR Encontramos los siguientes campos: Crear Empresa Crear Usuario Crear Administrador CREAR EMPRESA Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de las empresas que tendrán acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un código que asignado por única vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa. 7

73 Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el código o RUC), eliminar Empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: Código: Registra el código asignado a la empresa por ingresar. Este código contiene 3 caracteres alfa numéricos. RUC: Registra el número de RUC de la empresa, el cual será verificado por el sistema. Razón Social: Registra el nombre de la empresa. Dirección: Registra la dirección de la empresa. Teléfono: Registra el número telefónico de la empresa. 7

74 Fax: Registra el número de fax de la empresa. Representante: Registra al Representante Legal de la empresa. Pantalla: Registra la pantalla que será utilizada por la empresa. Reporte: Registra los reportes que podrá obtener la empresa ingresada. Nota : Solo se puede crear la empresa cuando no se tiene instalado el sistema StarSoft Contabilidad, caso contrario la empresa tiene que ser creada por el sistema StarSoft Contabilidad CREAR USUARIOS Es la Base de Datos donde se registran a los usuarios que tendrán acceso al uso del Sistema. Cada usuario es identificado mediante un código asignado por única vez al momento de crear al usuario, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario. Durante la Actualización de Datos Generales es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente. Se cuenta con las siguientes opciones: 7

75 Código Usuario: Registra el código de usuario. Nombre Usuario: Registra el nombre del usuario que tendrá acceso al sistema. Password Usuario: Registra el password con el que se identificará el usuario. Confirmar: Se confirma el password con el que se identificará el usuario. Se procederá a marcar con un check, a los menús a los cuales tendrá acceso dicho usuario CREAR ADMINISTRADOR Es la Base de Datos donde se registran a los administradores que tendrán acceso al uso del Sistema integrado StarSoft. Cada administrador es identificado mediante un código asignado por única vez al momento de crearlo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro administrador. Durante la Actualización de Datos Generales es posible ingresar a un nuevo administrador, editar (modificar) o eliminar a un administrador ya existente. 7

76 Se cuenta con las siguientes opciones: Código: Registra el código del administrador. Se recomienda el nombre. Password: Registra el password con el que se identificará al administrador. Confirmar: Se confirma el password con el que se identificará al administrador, 7.2. FORMATEO DE DOCUMENTOS En este sub. Menú se configura los formatos de impresión personalizados o estándar de todos los documentos indicados en la tabla. Se nos muestra la descripción del documento y su número actual. 7

77 Luego de escoger un documento se procede a presionar el botón modificar si se quiere alterar algún documento de la tabla. No se puede modificar ni la descripción ni el tipo de documento CAMBIA EMPRESA ACTIVA En este sub. Menú se puede cambiar de empresa. Basta con posesionarse del campo donde se encuentra la empresa y presionar el botón aceptar. Al cambiar de una empresa a otra, se debe tener en cuenta que se deben cerrar todas las ventanas previamente, y se tendrá acceso a los menús de acuerdo a la especificación que ha otorgado el administrador y dependiendo del usuario que se encuentre usando el sistema. 7

78 7.4. CAMBIAR FECHA DEL SISTEMA Este sub. menú sirve para cambiar la fecha de trabajo cuando se quiere trabajar con una fecha distinta a la actual. Nota.- La fecha de trabajo seleccionada se utilizará como mes de registro de los documentos de compra FONDO DE PANTALLA Esta opción permite configurar una imagen como fondo de pantalla del programa: 7

79 8. HERRAMIENTAS 8.1. VERIFICAR LA BASE DE DATOS Este sub. Menú nos permite actualizar la base de datos con los últimos cambios realizados desde la última vez que se hizo esta operación, que puede tardar algunos minutos, dependiendo de la cantidad de cambios que se hayan realizado en la base de datos y del tamaño de la misma. Luego de ingresar a este sub. Menú se presionará el botón continuar, si no se quiere efectuar esta actualización. Se deberá presionar el botón cancelar. La pantalla mostrada será la siguiente: De mostrar algún mensaje de error se deberán presionar los botones continuar, aceptar u omitir, dependiendo del caso o del tipo de error. Una vez concluido el proceso se mostrará la siguiente pantalla y el sistema ya estará actualizado: 7

80 8.2. VERIFICAR MENU Este sub. Menú nos permite actualizar las opciones del menú del sistema, en caso de haber actualizado la versión. 7