MANUAL DE INGRESO DE NÓMINA A CONTABILIDAD

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1 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 22 MANUAL DE INGRESO DE NÓMINA A CONTABILIDAD Página 1

2 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 2 / 22 Contenido 1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE DEL MANUAL PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Tabla de Comandos Flujograma General PROCESOS PARA REGISTRAR NÓMINA EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Ingreso a la aplicación IRS PROCESO PARA CARGAR LA NÓMINA GENERAR REPORTE DE DOCUMENTOS POR PERIODO Pre-liquidar Nómina Eliminar Nómina Causar Nómina Distribución de la nómina Radicación del pago de nómina Página 2

3 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 3 / GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCIÓN La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas por las diferentes dependencias interactuando para el ingreso de la nómina al departamento de contabilidad donde encontramos: a. Ingreso de nóminas Administrativa y Docente generadas por el departamento Talento Humano. b. Revisar y controlar el proceso de cargue de nómina a contabilidad y velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar el procesos aportando posibles soluciones para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG OBJETIVO DEL MANUAL Documentar proceso y procedimientos realizados por el personal del departamento de Contabilidad cuando ingresan las nóminas enviadas por el departamento de Desarrollo Humano ALCANCE DEL MANUAL Precisar los procesos y procedimientos del departamento de Contabilidad cuando ingresa la nómina administrativa y docente detectando las actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG Los procesos realizados en el Departamento de Contabilidad son registrados en la base de datos con la ayuda de la aplicación ICEBERG y el IRS (Iceberg Report Server), estos procesos deben seguir un determinado orden el cual está relacionado en forma detallada en este manual de procesos y procedimientos. Página 3

4 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 4 / PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows 2.1. Tabla de Comandos Objeto o Tecla Tabulador Tecla F3 Tecla F4 Tecla F6 Tecla F7 Tecla F8 Tecla F9 Tecla F10 Teclas Dirección de Descripción Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Duplica el valor de un solo campo anterior Duplica los valores de la ventana Borrar Registros en la ventana Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles Guarda los datos de la ventana Desplazamiento por los valores de los registros al pulsar flecha abajo Flujograma General Página 4

5 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 5 / PROCESOS PARA REGISTRAR NÓMINA EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 3.1. Ingreso a la aplicación IRS Se reciben nóminas en estado físico impresas por el departamento de Desarrollo Humano, luego se ingresa a la aplicación IRS para verificar si están Cerradas (C) Liquidadas (S) y Acumuladas (S) para ingresarlas a contabilidad Para Ingresar a la aplicación IRS se utilizando el siguiente link: Al ingresar a la dirección relacionada anteriormente ingresamos los siguientes datos User Name: Se digita el nombre de usuario Password: Se digita la Contraseña asignada Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar Login: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos Logo off: Da por terminado el proceso y cierra la ventana. Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula. Página 5

6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 6 / 22 Al ingresar aparece con usuario y contraseña correcto se presenta este menú, se selecciona UGC INTERFAZ DE NÓMINA para saber si las nóminas que ha enviado Desarrollo Humano están cerradas para poderlas bajar a contabilidad. Se ingresa el año y el mes liquidado y se pulsa en Ok En la columna Lote nómina se despliega el listado de las nóminas y se revisa si están liquidadas y acumuladas Página 6

7 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 7 / 22 Después de revisar las nóminas se ingresa a IN-Comparativo Acumulado vs Preliquidado contable por empleado para ver su estado Periodo nómina: se digita año y mes Lote de nómina que desea revisar: se selecciona una de la lista que esta liquidada, acumulada y cerrada luego se pulsa OK Se verifican los valores contables y de nómina, si están correctos para pasar a registrar la nómina en iceberg. Página 7

8 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 8 / PROCESO PARA CARGAR LA NÓMINA Se ingresa al sistema por ICEBERG- APLICACIÓN FINANCIERA DE NÓMINA Aplicación Contable de Nómina por Periodo. Se ingresa y se pulsa F7 en periodo se digita el año y el mes liquidado, automáticamente se cargan los datos Org: 1, Periodo: Año y mes, Estado: pre-liquidado y se cargan los lotes a o sea los nombres asignados a las nóminas liquidadas por Desarrollo Humano para este periodo. Se selecciona la primera y se pulsa en el botón Cargar Nómina Página 8

9 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 9 / 22 En esta ventana se digita el nombre del periodo de la nómina o lote que se va a cargar y se pulsa OK. Después en la ventana a la pregunta desea reemplazar se le da S y Ok al realizar este procedimiento se realizan cambios en el centro de costo relacionado. Página 9

10 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 10 / 22 Pasa a estado vigente Para liquidar se pulsa en el botón liquidar Página 10

11 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 11 / GENERAR REPORTE DE DOCUMENTOS POR PERIODO Luego se va a ICEBERG- APLICACIÓN FINANCIERA DE NÓMINA - REPORTES- DOCUMENTOS POR PERIODO DE NÓMINA-Resumen de Nómina por Periodo (CONTABLE) Periodo: Se digita el año y mes a revisar Lote Nómina: Se ingresa nombre de lote a verificar (ADM ) Se pulsa en generar Página 11

12 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 12 / 22 Se genera el proceso y pasa al estado vigente 3.4. Pre-liquidar Nómina Después se pulsa el botón para pre-liquidar el periodo y lote correspondiente. Página 12

13 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 13 / 22 Pulsamos en el boton YES Pulsar en el botón OK En la columna estado se puede observar cómo va el proceso con ese lote. Impresión de resumen contable Se realiza consulta e impresión del resumen contable para ello se ingresa a ICEBERG- APLICACIÓN FINANCIERA DE NÓMINA- DOCUMENTOS POR PERIODO DE NÓMINA- Resumen de nómina por periodo (CONTABLE) Página 13

14 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 14 / 22 Se asigna el Periodo y el valor del Lote Nómina asignado por el departamento de Desarrollo Humano y se pulsa en ejecutar. Página 14

15 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 15 / 22 Con este informe se comparan los valores para verificar si están correctos Con este reporte se revisan por conceptos de nómina, codificación contable, valores individuales por centro de costos, personas, entidades etc Eliminar Nómina Si son detectados en los dos anteriores casos diferencias en cuanto a codificación de conceptos, cuentas o terceros se procede a ELIMINAR EL CARGUE así: Página 15

16 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 16 / 22 Se pulsa el botón YES Aparece una pantalla que nos informa que el proceso de eliminación ha finalizado Una vez eliminada la nómina se realizan ajustes en los errores detectados en la base de datos en donde corresponda y nuevamente se realiza el proceso de cargue Causar Nómina Si esta correcto se continúa con el proceso de Causar la nómina así: Se pulsa sobre el botón Causar Nómina, en el estado cambia de pre-liquidado a causación Nómina Página 16

17 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 17 / 22 El sistema genera una ventanas de confirmación le damos YES y OK Al terminar el proceso nos presenta esta ventana El estado cambia a causación Nomina Empleados 3.7. Distribución de la nómina Página 17

18 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 18 / 22 Luego de tener la nómina en causación se realiza la distribución contable pulsando en el botón Aplicar Distribución Se pulsa en el botón YES y OK Luego Aparece una Ventana Confirmando El Proceso, se pulsa en el botón OK El estado de la nómina cambia Distribución Contable, aquí termina el proceso y se revisan los Documentos Generados Página 18

19 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 19 / 22 Los datos, luego se guardan los datos la columna Número de los documentos NON Y DNOM. Ej. 71 y 66 Para ver estos documentos se debe ingresar a ICEBERG-ADMINISTRACION FINANCIERA CONTABILIDAD - comprobantes manuales Página 19

20 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 20 / Radicación del pago de nómina Para realizar el pago a los terceros se debe ingresar por ICEBERG- APLICACIÓN FINANCIERA DE NÓMINA- REPORTES-DOCUMENTOS POR PERIODO DE NÓMINA-documento de nómina por tercero y concepto Se digita el número del periodo y se pulsa en ejecutar Página 20

21 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 21 / 22 Se genera un listado con todos los pagos a realizar y que se pueden radicar de acuerdo al número de documento de tipo NOM y valor a girar. Página 21

22 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 22 / 22 Página 22