MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA

Transcripción

1 MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA MiFACTURA GVA C O N T E N I D O 1. Requerimientos del equipo Instalación del sistema Descripción del Sistema Alcances Licencia de Uso. (ANEXO-1) Elementos del Sistema Emisión de CFD Desde la pantalla inicial Registro de Partidas en el CFD Generación del CFD Representación del CFD de forma Impresa Cancelaciones de un CFD Generación de ADDENDA 27 (solo para versiones 2 y 3 con complementos) Identificación de la pantalla principal Ingreso de la addenda Herramientas Activar Sistema Certificado y Sello Digital Reporte Mensual al SAT Reporte Contable Respaldos Ingresa tu logo Catálogos Datos Fiscales Sucursales Series Clientes Productos 49 1

2 6.5 Almacenamiento Representación Impresa (.PDF) Archivos XML Reporte Mensual Reporte Contable Ayuda Cerrar el Sistema 7 Problemas comunes Configuración Regional del Equipo. Formato equivocado de representación numérica. 8. Actualización del Sistema 58 ANEXO 1 60 ANEXO 2 (De las Cargas Batch, exportación de catálogo de clientes, productos y servicios) 62 ACTUALIZACIÓN RESOLUCIÓN MISCELANEA FISCAL 2012 Estas novedades estarán marcadas en un recuadro naranja a lo largo del documento RMF

3 1. Requerimientos del equipo. Plataforma: Windows XP o Superior (32 bits). No aplica para Mac Memoria RAM: 512 MB Espacio Libre en Disco Duro: 10 GB Resolución mínima: 1024 X 768 No aplica para mini laptop Conexión a Internet con velocidad de conexión mínima de: 56 Kbps Ratón y Teclado. Instalación de Java v.6 o superior. 2. Instalación del Sistema Mi FACTURA GVA Antes de comenzar es necesario instalar correctamente en el equipo la versión 6 de Java, o superior. La cual podemos descargar de la página: a) Damos clic en el icono de descarga gratuita Primero instala Java... Fig. Descarga de JAVA Ver. 6.0 b) Aparecerá la siguiente pantalla en la cual damos clic en guardar archivo c) Buscamos el archivo en la carpeta de descargas y damos doble clic o clic derecho ejecutar. 3

4 d) Nos desplegara la siguiente pantalla y damos clic en instalar. e) Comenzará la instalación de java 4

5 Aparecerá la siguiente pantalla que nos indica el final de la instalación f) Automáticamente java abre una ventana para verificar que la instalación este correcta, por lo cual tenemos que dar clic en Verificar la instalación de java 5

6 g) En la última pantalla nos dará un mensaje con el resultado Ingresar al sitio: O bien directamente en el sitio: Ingresa a nuestro portal Fig. Ingreso al portal de GVA. 6

7 Ingresar el Usuario y la Clave que le fueron enviados al correo electrónico que registró. Da clic en la parte de Descargas. Fig. Ingreso a la tu cuenta de MiFACTURA GVA. Fig. Cuenta de MiFACTURA GVA. 7

8 Descargar el archivo de instalación en una carpeta conocida y de fácil acceso como Escritorio, Mis Documentos o Documentos, según la versión que adquiriste. Descargar el archivo de configuración en una carpeta conocida y de fácil acceso como Escritorio, Mis Documentos o Documentos. Fig. Descarga de Archivos MiFACTURA GVA. NOTA: Descarga de archivo de configuración de la versión que adquiriste, ya que este archivo no activa otras versiones, (no aplica en la versión DEMO). IMPORTANTE. Debido a la demanda del sistema MiFACTURA GVA, y dependiendo de la velocidad de conexión de los usuarios, la descarga del mismo puede verse interrumpida, por lo que el archivo de instalación puede estar incompleto y marcar un error al querer ejecutarlo. A continuación explicamos brevemente la forma de comprobar una descarga exitosa: 8

9 Quítale la palomita.. Fig. Descarga MiFACTURA GVA. 1. Al iniciar la descarga, aparece el diálogo con una barra que marca el porcentaje de avance en la descarga, y un indicador de la cantidad de MB que representa el avance, contra la cantidad total (12.6MB en este caso). Esta 2. medida total es un buen parámetro para asegurar que la descarga se realizó correctamente. 3. Asegúrese de que la opción Cerrar el diálogo al completar la descarga este deshabilitada. Esto forzará un mensaje de confirmación al término de la descarga. Fig. Descarga completa 1. Si deshabilitó correctamente la opción Cerrar el diálogo al completar la descarga, al término de la descarga, le aparecerá la confirmación correspondiente, con el mensaje Descarga Completa. 2. La barra aparecerá llena completamente, y podrá verificar que el tamaño del archivo es el correcto (Descargado: 12.6MB en 34s en este caso). De esta manera puede asegurar una descarga exitosa. 9

10 SIGUIENDO CON LA INSTALACIÓN. Ejecutar el archivo de instalación MiFAC.exe y seguir las instrucciones. Siguiente, siguiente, siguiente... Fig. Instalación del Sistema. Fig. Contrato de Licencia GVA. 10

11 Súper importante: Escribe tu RFC al final de la ruta. Fig. Definir el RFC para cada Instalación NOTA IMPORTANTE. La carpeta predeterminada de instalación se llama TU_RFC_AQUI, la cual se encuentra configurada para generarse automáticamente en la carpeta del ESCRITORIO (Desktop) del usuario que instale el sistema. Antes de continuar con la instalación, el usuario debe cambiar el nombre a la carpeta destino TU_RFC_AQUI, por el RFC con el que vaya a facturar, por ejemplo RFCPRUEBA2010, CABE MENCIONAR QUE ESTE MISMO PROCESO SE DEBE REALIZAR POR CADA SISTEMA INSTALADO YA SEA EN UNA MAQUINA O EN DIFERENTES LA VENTAJA ES QUE DESDE LA VENTANA MOSTRADA ANTERIORMENTE SE PUEDE NOMBRAR EL RFC CON QUE SE VA A FACTURAR. Fig. Confirmación de la Carpeta de Instalación. Fig. Inicio de Instalación. 11

12 De esta manera, el sistema genera en el escritorio del usuario una carpeta con el nombre del RFC correspondiente al sistema. Fig. Termino de Instalación. IMPORTANTE. Si se ha instalado JAVA correctamente, una vez instalado el sistema Para poder ejecutar el sistema es necesario ingresar a la carpeta que se instalo en el escritorio. Fig. Carpeta generada automáticamente con el nombre del RFC El contenido de la anterior carpeta es importante ya que se almacenan los diferentes archivos del sistema como la base de datos entre otros. 12

13 Fig. Archivos Almacenados Es importante crear un acceso directo al escritorio para facilitar su ejecución en cualquier momento y renombrarlo con el RFC correspondiente ejemplo: Fig. Acceso Directo con el nombre del RFC a ocupar El icono del Acceso Directo con el Nombre de RFC a ocupar lo colocamos sobre la carpeta MiFACTURA que se generó automáticamente en el escritorio: Fig. Acceso Directo sobre el Escritorio 13

14 Felicidades Ya está instalado NOTA: Este proceso se debe repetir para todos los RFC que se tengan contemplados utilizar en el mismo equipo. 3. Descripción General del Sistema. MiFactura GVA es un sistema de escritorio que se Descarga De Internet Y Se Instala Localmente En El Equipo De Cómputo. Esto significa que es necesaria una conexión a internet para la descarga del instalador y del archivo de activación del sistema. Una vez que el archivo ejecutable de instalación, y el archivo de activación se encuentran almacenados en el equipo, la conexión ya no es necesaria para su uso. El sistema ha sido diseñado para cumplir con los requisitos establecidos en la Resolución Miscelánea Fiscal para 2010 y su anexo 1-A y en el Anexo 20 de la Primera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2010, para la generación de Comprobantes Fiscales Digitales. 4. Alcances del Sistema MiFACTURA GVA De acuerdo a lo establecido en el Anexo de la Primera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2010 y Reformas Fiscales Administración de Sellos Digitales Control y asignación del Folios y Series. Generación del CFD con la Cadena Original y Sello Digital. Generación de los CFD en el formato estándar.xml Generación de Representación Impresa del CFD (en Formato.PDF) Generación del Reporte Mensual en Formato.txt para su envió al SAT. Adicional el Sistema MiFACTURA GVA Generación de Respaldo de Información (No disponible en la versión DEMO). Generación de Reporte Mensual Contable. Generación de CFD en Dólares y Euros. Información de aduana por producto. <Addenda>. (Sólo aplica en las versiones que así lo indiquen <complemento concepto> y <Complemento>.( Sólo aplica en las versiones que así lo indiquen) 14

15 15

16 NOTA: Para los clientes que adquirieron la versión 2 o 3 con complementos podrán ingresar sus impuestos locales. 16

17 5. Licencia de Uso. (ANEXO-1) Fig. Licencia de uso y Garantía 6. Elementos del Sistema 6.1 Emisión de CFD Una vez establecidos los Sellos Digitales y definidos los Folios solicitados al SAT, estamos en condiciones de poder emitir CFD S, aquí denotamos que la emisión de un CFD, a diferencia de los demás programas comerciales, MiFACTURA GVA elabora los comprobantes en 2 procesos. 1.- Desde la pantalla inicial. Hagamos una factura 17

18 Fig. Generación del CFD. En este punto el sistema nos solicita los datos Fiscales del CFD, a nombre de quien se expide (Tipo de documento, Serie a utilizar, Tipo de Moneda, Impuestos, Sucursal, Cliente, Condiciones, Forma de cobro, Parcialidades, Lugar de Expedición, Concepto, un nuevo campo es el numero de Cuenta de Pago) RMF 2012: Comprobación del campo: Tipo de Cambio RMF 2012: Se agregan campos para: Forma de Cobro. RMF 2012: Se agregan GVA campos Consultoría para y los Capacitación pagos en S.C. parcialidades Av. Juárez No. 100 Col. Centro de la Ciudad de México Delegación Cuauhtémoc. 18

19 Fig. Ingreso de factura (ventana para versión 1, 2 y 3). Fig. Ingreso de factura (ventana para versión 2 y 3 con complementos). NOTA: Para emitir el CFD, se necesitan capturar previamente los catálogos de CLIENTES Y PRODUCTOS. Una vez generado el ESQUEMA, el sistema lo mantiene con estatus PENDIENTE, para el Segundo Paso que es el registro de las partidas (productos y/o servicios a facturar). 2.- Registro de Partidas en el CFD Relación CFD Productos y/o Servicios. Del documento con estatus pendiente (seleccionado), Relacionamos y pulsamos el botón Ingresar Nuevo. Del registro previo en el catálogo de productos, se seleccionan los Productos y/o Servicios a incluir en el CFD. En este formulario seleccionamos el producto que se va a facturar. 19

20 Fig. Registro de partidas en el CFD - En el campo cantidad podrás ingresar decimales (disponible en las 5 versiones). - Para los clientes de versiones 2, 3 y 2 complemento y 3 complemento podrán modificar los campos descripción y precio unitario. - Para los clientes que manejan la versión 3 y 3 complemento les indicaran si el producto seleccionado maneja IEPS (Impuesto Especial sobre Productos y Servicios). Observemos el registro en la parte inferior de la pantalla. Fig. Verificación de los productos en el CFD. Y el estatus que permanece PENDIENTE Fig. Comprobación del Estatus. 20

21 Ahora ingresa un producto o servicio a tu CFD, da click en ingresar nuevo: RMF 2012: El campo: Aduana se torna Opcional Generación del CFD Una vez Capturados los datos completos del documento, se pulsa el botón de Generar CFD. El sistema solicita la confirmación para generar el CFD. 21

22 Fig. Generación del CFD. Una vez concluido el proceso de generación del CFD, el sistema abrirá de forma automática la carpeta de almacenamiento del archivo *.xml (estos se organiza de forma automática dentro de la carpeta de instalación con la estructura de la fecha de creación) -Y el Estatus del CFD, cambia a GENERADO A partir de la versión 2, el sistema te permite, en el caso de ser necesario, la modificación de la descripción del producto, antes de generar el CFD en el momento de anexar el producto a tu CFD. 22

23 A partir de la versión 2, el sistema te permite, en el caso de ser necesario, la modificación del precio del producto, antes de generar el CFD. 23

24 6.1.4 Representación del CFD de forma Impresa. Si el Cliente solicitara la impresión del CFD, El sistema MiFACTURA GVA incluye la representación gráfica del mismo, seleccionando el documento deseado, se habilita el botón de Representación Impresa. 24

25 Fig. Representación Grafica del CFD. Nota: El formato predeterminado del Sistema es *.pdf Fig. Impresión del CFD. 25

26 Fig. Factura impresa con IEPS desglosado Cancelaciones de un CFD. Por disposiciones legales, todos los Folios que sean utilizados deberán incluirse en el Reporte Mensual, se encuentren vigentes o se hayan cancelado. La referencia es igual a la de Generación o Representación, se selecciona el documento a cancelar, y se da clic en el Botón correspondiente, en este caso Cancelar Factura. Un error cualquiera lo comete Fig. Selección de la cancelación. Tratando de evitar errores, el sistema solicita la confirmación de esta, para su cancelación. 26

27 Y el estatus cambia a Cancelado Fig. Confirmación de la Cancelación. ***** SECCION NUEVA ***** 6.2 Generación de ADDENDA (solo para versiones 2 y 3 con complementos) En este apartado mencionaremos como ingresar a una factura la addenda que nos proporciona una descripción más amplia dentro de la factura. Cabe mencionar que esta modificación solo está disponible en nuestras versiones 2 y 3 con complementos Identificación de la pantalla. En la pantalla principal podemos identificar que versión es la que manejamos y lo más importante si el menú contiene la pestaña de addenda, se mostrará de la siguiente manera: 27

28 6.2.2 Ingreso de la addenda Después de haber ingresado los datos fiscales del cliente, así como los productos y teniendo nuestro comprobante en estatus pendiente, seleccionamos la factura, y damos clic en addenda, seleccionamos Descripción CFD : El sistema nos desplegara la siguiente pantalla, en la cual podemos ingresar la información adicional de hasta 10 mil caracteres: Ya ingresado el texto en la ventana, damos clic en aceptar, y nos debe aparecer el siguiente mensaje: 28

29 Damos clic en aceptar y cerramos la ventana de la addenda. Siguiendo los pasos de la generación de CFD, seleccionamos de nuevamente la factura en estatus pendiente y damos clic en generar. La vista de la factura impresa será de la siguiente forma: 29

30 Los datos de la addenda pueden modificarse solo cuando el CFD siga con estatus en pendiente. NOTA IMPORTANTE: Una vez generado el CFD ya no se podrán realizar modificaciones a la addenda, a un comprobante generado ya no se le podrá ingresar la addenda. 6.3 Herramientas del Sistema Activar Sistema Para activar el Sistema MiFACTURA GVA es necesario DESCARGAR EL ARCHIVO CON EXTENSIÓN.CFD con el Usuario y Clave que le asigna al adquiriente del programa, es necesario guardar este archivo como sugerencia en una carpeta conocida para que en el momento de activar el sistema sea sencillo su proceso, si no activa el sistema como se le recomienda no podrá utilizar el sistema, se instalará como un sistema de Prueba. 30

31 Ruta de Acceso: Herramientas/Activar Sistema Fig. Activación del Sistema. Nota Importante: El sistema MiFACTURA GVA con una sola licencia previamente adquirida se podrá instalar en varios equipos siempre y cuando se utilice el mismo RFC ya sea persona física o persona moral para la emisión de comprobantes fiscales digitales caso contrario esta licencia única no se podrá utilizar para diferentes RFC S. 31

32 Nota Solo para actualizaciones: Si se realiza una actualización de una versión a otra, es necesario que se descargue el nuevo archivo de activación para la versión nueva Certificado Digital El Certificado de Sello Digital (*.cer) y la Clave Privada (*.key) son dos archivos junto con la contraseña de clave privada que se tramitaron previamente ante el SAT, estos dos archivos se agregaran en la ventana correspondiente a su configuración, se sugiere que estos archivos estén guardados en una carpeta conocida en nuestro equipo para identificarlos con facilidad. Fig. Certificado Digital. Fig. Registro del Certificado. NOTA: Es muy importante la organización de los archivos *.cer y *.key, procurando no cargar los archivos de la FIEL, recordando los archivos correspondientes son los del Certificado de Sello Digital. 32

33 NOTA: En el sitio cfd.gvamundial.com.mx es posible descargar los archivos de certificado de prueba, comprimidos en un archivo (.zip). Dentro del archivo, existe también la clave de dichos certificados, en forma de un archivo (.txt), la clave, es el NOMBRE DE DICHO ARCHIVO: a Reporte Mensual al SAT De acuerdo a las disposiciones fiscales descritas en el Anexo 20 el reporte mensual es generado con las especificaciones tecnológicas, el sistema MiFACTURA GVA cumple con dicho requisito en el cual el programa genera de manera automática el reporte en Formato.TXT que es el estándar que manejado por el SAT para que después se Firme y Envié a través del portal del SICOFI. Fig. Reporte Mensual. NOTA: Los datos de las casillas de selección: Año y Mes mostraran la información correspondiente a las facturas que se hayan emitido. 33

34 El sistema informa de la generación del archivo de texto que se genera. Fig. Generación del Archivo *.txt del Reporte mensual. Una vez generado el reporte, el sistema abrirá de forma automática la carpeta de almacenamiento del archivo *.txt (estos se organizan de forma automática dentro de la carpeta de instalación en la carpeta MENSUALES ) Fig. Carpeta de Reportes. Si lo consultamos a fondo contiene, la información requerida por el SAT en el Anexo 20. Fig. Visualización del Reporte. Para su envío por internet al SAT, a través del portal SICOFI. 34

35 6.3.4 Reporte Contable El reporte contable se genera por mes con la información relevante de la emisión de comprobantes fiscales digitales con el fin de conocer los datos correspondientes para la elaboración de las Pólizas por los ingresos correspondientes en el mes. Fig. Reporte Contable. REPRESENTACION GRAFICA DEL REPORTE CONTABLE PARA LA VERSION 1, 2 Y 3: Respaldos Es muy importante fomentar la costumbre de contar con un sistema de respaldos eficiente que nos permita tener permanentemente la tranquilidad de que nuestro trabajo está seguro y protegido ante cualquier eventualidad. La periodicidad y recursos con los que debemos planear un sistema de respaldos dependen de la importancia de la información, por lo que, hablando de la implementación de CFD en nuestras empresas, no debemos escatimar. A continuación, describimos los dos tipos de respaldo que existen. 35

36 1. Respaldo por medio de la Administración Interna del Sistema. Se realiza por medio del sistema y para el uso mismo del sistema, y la manipulación de momentos en el tiempo. Su propósito es poder generar y guardar un momento y estado del sistema, para poder regresar a él por medio de una Restauración. No es objetivo de este respaldo hacer una planeación periódica. Fig. Respaldos Una vez que seleccionando la opción respaldo me muestra el siguiente mensaje y presionamos el botón aceptar automáticamente se cierra la pantalla del Sistema. Ahora nos muestra la carpeta donde ejecutamos la pantalla del administrador de respaldos. 36

37 Ingresamos al icono antes señalado en el recuadro rojo y mostrara la siguiente ventana para crear los respaldos y restaurarlos. Una vez generado el respaldo se muestra el mensaje de aviso que se Respaldo Correctamente, presionamos aceptar y el respaldo se mostrara en el área de Histórico. 37

38 Este respaldo (s) se guardara en la carpeta RESP. La carpeta RESP se encuentra en la siguiente ruta. Nota Importante: El sistema MIFACTURA GVA genera 3 respaldos tomando en cuenta que el que se seleccione para restaurarlo solamente mostrara la información de ese respaldo, si rebaso el límite de respaldos las posteriores generaciones de un mismo día el sistema automáticamente sobrescribe el archivo res_ , también se recomienda hacer respaldos de manera externa de esta carpeta RESP, a continuación se muestra la imagen con los respaldos (.zip). 38

39 2. Respaldo Periódico General de la Información. Una correcta planeación e implementación de un respaldo periódico nos va a permitir mantener nuestra información protegida de todo tipo de daños: daños de información, daños físicos del sistema, corrupción en la información, robo, extravío, etc. Un respaldo general del sistema, se realiza simplemente copiando la carpeta en la que instalamos el sistema (MiFactura si siguieron la recomendación de instalación del presente Manual) y pegándola en el medio en el que se vayan a almacenar los respaldos. Hay varios lugares en donde podemos guardar nuestros respaldos, y es muy importante entender que entre más respaldos tengamos, es mejor. Estos respaldos los puedes guardar en ubicaciones diferentes dentro del mismo equipo: Es de suma importancia realizar este tipo de respaldos, ya que se podrían tener problemas con el sistema actual, para esto se podría descargar e instalar de nuevo del sistema y restaurarlo con las carpetas guardadas. 39

40 6.3.6 Inserción del logotipo (Aplica a partir de la versión 2). Para la inserción del logotipo deberá ser una imagen en formato.jpg, será una imagen cuadrada. Y tu Logo??? Fig. Ingresa tu Logo Da clic en la opción indicada, te aparecerá la siguiente ventana Fig. Ventana ingresa tu logo Nota Importante: La opción para ingresar el logo solo está disponible en la versión 2 y 3 Da clic en el botón examinar y ubica la carpeta en la cual está guardada el logo: 40

41 Fig. Directorio del logo Te aparecerá un mensaje: Fig. Ventana logo ingresado Cuando ingreses una nueva factura el logo se añade automáticamente a la factura impresa de la siguiente manera: Fig. Factura impresa con logo Formato de imagen Si la imagen a ingresar tiene una forma diferente tendrás que modificarla ya que si es un rectángulo u circulo, tomaran automáticamente la forma y se deformara la imagen a continuación se presenta un ejemplo: 41

42 Fig. Logo sin formato Fig. Impresión de factura con logo sin formato Para evitar este detalle se les recomienda que modifiquen su logo y le agreguen algunos espacios en blanco de la siguiente manera: 1. Ingresa a paint. 2. Inserta tu logo. 3. Agrega los espacios que necesites para que tome una forma cuadrada. 4. Las dimensiones de la imagen no deben ser de 250 x 250 pixeles. A dibujar??? Fig. Logo con formato correcto 42

43 2. Guarda la imagen con extensión, jpg Fig. Guardar logo con formato. 7. Damos clic en guardar e ingresamos de nuevo al sistema de mi factura gva, e ingresamos el nuevo logo. Fig. Factura impresa logo con formato. 43

44 6.4 Catálogos Datos Fiscales Los Datos Fiscales del Sistema son capturados con información real del contribuyente que servirá posteriormente para la elaboración de los Comprobantes Fiscales Digitales, como sabemos son requisitos fiscales que tenemos que mostrar en los comprobantes como emisores del documento correspondiente al ingreso por ventas de productos y/o servicios ya sea personas Físicas o Morales. Ingresa tus datos. Fig. Datos Fiscales de la Empresa. RMF 2012: Se agrega Régimen se elimina Tel., RMF 2012: Combos de datos obligatorio. RMF 2012: 4 combos de selección para regímenes Fig. Datos Fiscales de la Empresa. Nota: Es importante denotar, el RFC del contribuyente se toma de la activación (dato que no se podrá modificar) considerando que posiblemente cambiara de domicilio la empresa los datos restantes puedan ajustarse excepto el RFC. 44

45 6.4.2 Sucursales Las sucursales es una forma de llevar la información de manera independiente si contamos con varios negocios, el sistema MiFACTURA GVA lleva el control de la sucursal donde está operando el programa por si lo llegamos a ocupar es importante llevar los comprobantes con sucursal de manera opcional para identificar en su caso nuestras ventas. Cuentas con sucursales? Fig. Datos de sucursales. Fig. Alta de sucursales de la Empresa. 45

46 6.4.3 Series Las Series en el sistema MiFACTURA GVA es una forma de controlar mis Comprobantes Fiscales Digitales, ya que si se adquiere más de una Licencia la única forma de operar los Folios tramitados ante el SAT es el manejo de diferentes Series, el requisito del programa es tramitar diferente series por cada RFC a utilizar en la emisión de CFD. Fig. Catalogo Series. Fig. Definición de Series a utilizar en los CFD s. Para ingresar una serie solo da clic en ingresar nuevo folio y llena los campos de Serie, número de aprobación, año de aprobación y folios. Fig. Catalogo de series con datos 46

47 NOTA IMPORTANTE: Para dar de alta una serie nula no es necesario ingresar valores en el campo serie, ya que el sistema automáticamente detecta el campo sin valor, el campo serie no acepta caracteres numéricos Clientes Como todo sistema de información se necesita tener un catálogo de clientes cargado en el sistema, el sistema MiFACTURA GVA cuenta con un catálogo de captura de clientes con los datos requeridos para el momento de la generación de CFD. Para dar de alta un cliente es necesario dar clic en el botón ingresar cliente, es necesario llenar todos los campos del formulario, si no se cuenta con algún dato es recomendable ingresar algún carácter, (ejemplo: 0, coma, punto, nulo, etc.) Fig. Datos Fiscales de los Clientes. Al ingresar un cliente y para no duplicar registros es necesario verificar si ya está en el sistema, para este caso el catalogo cuenta con una búsqueda por RFC, además los clientes se almacenan de 50 por página. 47

48 Fig. Búsqueda de los Clientes. Para realizar una modificación en algún registro de los clientes, selecciona el cliente a modificar y el sistema despliega la información en los campos, ya que se haya modificado, da clic en guardar cambios. Fig. Modificación de cliente. NOTA: Solo podrás eliminar clientes que no hayas incluido en un CFD, para las Cargas BATCH (opción Importar/Exportar), ver el ANEXO 2. 48

49 6.4.5 Productos MiFACTURA GVA cuenta con la ventana para dar de alta productos y/o servicios así contar con la información para la emisión de comprobantes fiscales digitales. Para dar de alta un producto es necesario dar clic en el botón ingresar producto, es necesario llenar todos los campos del formulario, si no se cuenta con algún dato es recomendable ingresar algún carácter, (ejemplo: 0, coma, punto, nulo, etc.) Fig. Catálogo de Productos. 49

50 Al ingresar un nuevo producto y para no duplicar registros es necesario verificar si ya está en el sistema, para este caso el catalogo cuenta con una búsqueda por CLAVE o por NOMBRE DEL PRODUCTO, además los productos se almacenan de 50 por página. Fig. Búsqueda de los Productos. Para realizar una modificación en algún registro de los productos, selecciona el producto a modificar y el sistema despliega la información en los campos, ya que se haya modificado, da clic en guardar cambios. Fig. Modificación de productos. 50

51 SOLO PARA USUARIOS DE LA VERSIÓN 3 Y 3 CA: Cuando se ingrese algún producto que maneje IEPS (Impuesto Especial sobre Productos y Servicios), deberán especificar en el catalogo los siguientes datos: 1. La cantidad o porcentaje del valor de IEPS que se manejara en la partida. 2. Si se desglosara el IEPS en la factura impresa. Fig. Datos de productos con IEPS. NOTA: Para las Cargas BATCH (opción Importar/Exportar), ver el ANEXO

52 6.5 Almacenamiento Representación Impresa (.PDF) El sistema tiene la facilidad de generar la representación Impresa de los Comprobantes Fiscales Digitales en Formato *.PDF el cual se podrá mandar a Imprimir ó Inclusive adjuntarlo a un correo electrónico del emisor, en esta opción su forma de almacenamiento de los comprobantes es dentro de una carpeta del año y mes de emisión lo cual permite tener un mejor control. Fig. Datos Generales de Almacenamiento del Sistema Archivos XML Los archivos *.XML son el estándar tecnológico implementado por el SAT en el manejo de Comprobantes Fiscales Digitales, es una obligación almacenarlos en un lugar seguro, el sistema MiFACTURA GVA genera y almacena los archivo por cada comprobante, se sugiere que aparte de almacenarlos en la ruta que el programa muestra se realice un respaldo independiente en una unidad de almacenamiento seguro como puede ser un disco externo Reportes Mensuales MiFACTURA GVA cuenta con la opción de tener un almacenamiento de los archivos con los reportes mensuales que se envían al SAT, esta alternativa me puede servir para tener un historial y llevar un control de los reportes generados hasta el momento su extensión conocida *.TXT, se sugiere que también tengan un respaldo externo. 52

53 6.5.4 Reportes Contables MiFACTURA GVA cuenta con la opción de tener un almacenamiento de los archivos con los reportes contables, en dicho reporte se almacenan los registros de las facturas realizadas, el reporte lo podrás generar por día o por mes. Esta alternativa me puede servir para tener un historial y llevar un control de los reportes generados hasta el momento su extensión conocida *.xls, se sugiere que también tengan un respaldo externo. lmacenamiento/reportes Contable 53

54 6.6 Ayuda La ayuda del sistema MiFACTURA GVA cuenta con información relevante para el usuario del sistema también se conecta en línea con la página de GVA Consultoría y Capacitación así como contar con el link de consulta referente de los comprobantes Fiscales Digitales (preguntas frecuentes), el único requisito contar en su equipo con conexión a Internet. 6.6 Cerrar el Sistema Para finalizar el sistema MiFACTURA GVA cuenta con la opción de salir o con el método abreviado del teclado <Ctrl - Q> es la forma más adecuada de cerrar el sistema, es recomendable cerrar el sistema desde esta opción para que no quede ninguna aplicación abierta que sea parte del programa. a de Acceso: Cerrar Sistema/Salir Fig. Termino de la Sesión. 54

55 7. Problemas comunes Configuración Regional del Equipo. Formato equivocado de representación numérica. Uno de los errores más comunes al generar una CFD se presenta por una mala configuración del equipo: Esto se debe a que el equipo en el cual fue instalado el sistema de Mifactura GVA tiene una configuración regional y de idioma no apropiada, cómo nos podemos dar cuenta de esto? 1. Cuando ingresemos al menú de catálogos productos, y damos de alta uno, podemos identificar el error de la configuración cuando ingresamos el precio del producto lo ingresa correcto en la caja de texto, pero en la tabla del catalogo hace una separación de decimales con coma (,): Separación de decimales con punto (.) Separación de decimales con coma (,) Este error sucede por la siguiente configuración regional y de idioma: 1. Ingresamos al panel de control 55

56 2. Damos clic en Configuración regional y de idioma 3. Abre la siguiente ventana y nos ubicamos en la pestaña de formatos: Al tener esta configuración nos modifica la ordenación de las cantidades, quedando de la siguiente forma: 56

57 Para poder cambiar la configuración regional realizamos lo siguiente: 1. En la pestaña de formatos seleccionamos Español (México) : 2. Damos clic en configuración adicional, para verificar los separadores de miles y decimales, apareciendo la siguiente ventana, dando un clic en aceptar para confirmar los datos: 3. Para finalizar la configuración damos un primer clic en aplicar y luego en aceptar. 4. Para corroborar la configuración ingresamos a MiFcatura GVA, en catálogos, productos y verificamos las cantidades: 57

58 5. Ya configurado el equipo se podrá generar el CFD y aparecerá de la siguiente manera: CFD generado correctamente Abre la ventana del XML generado 8. Actualización del Sistema El sistema MiFACTURA GVA se encuentra en constante mantenimiento y actualización. Por lo cual es muy importante que nuestros clientes se mantengan informados en el sitio para mantener su sistema actualizado. Para actualizar el sistema siga estos pasos: Toda actualización te respeta los datos capturados anteriormente, antes de comenzar, te recomendamos realizar un respaldo de la carpeta que contiene la instalación actual archivos, solo copia la carpeta completa dando clic derecho selecciona copiar y pega la carpeta en un dispositivo USB, CD-ROM, o Disco Duro externo: 58

59 Después de descargar el instalador con la nueva versión, ejecútalo y avanza hasta el paso en el que te pide elegir el directorio en donde deseas instalar el sistema, el cual deberá ser el mismo en el que se encuentra la instalación anterior, y que deseas actualizar: Al sobrescribir la información, el sistema se actualizará a la versión más reciente sin modificar la información ya capturada y generada. Ahora con la carpeta respaldada y la nueva actualizada podrás verificar los cambios en el sistema. 59

60 ANEXO-1 LICENCIA DE USO Y GARANTÍA DE MiFACTURA GVA ===================================================== El presente documento constituye un convenio entre Usted, que se convierte en adquirente (el "TITULAR") de una LICENCIA DE USO del PROGRAMA MiFACTURA GVA amparado por la misma, y GVA Consultoría y Capacitación, S.C., como titular de los derechos de autor del Programa. SI USTED NO ESTÁ DE ACUERDO CON LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ESTE CONVENIO, NO INSTALE O USE O BIEN PERMITA QUE SE INSTALE O USE ESTE PROGRAMA. Aún antes de la Activación del PROGRAMA amparado por la presente "Licencia de Uso", como dicho término se define más adelante, por la simple instalación o utilización de este PROGRAMA, USTED QUEDA OBLIGADO CON GVA Consultoría y Capacitación, S.C., AL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES DE LA LEY FEDERAL DEL DERECHO DE AUTOR Y LAS DE LOS TRATADOS INTERNACIONALES EN LA MATERIA, ASI COMO A LOS TERMINOS Y CONDICIONES QUE RESULTAREN APLICABLES DE ESTA LICENCIA DE USO, considerándose que Usted acepta los mismos. El PROGRAMA MiFACTURA GVA amparado por esta Licencia de Uso (el "PROGRAMA") ha sido debidamente registrado por GVA Consultoría y Capacitación, S.C. ante la Dirección General del Derecho de Autor de la Secretaría de Educación Pública. Por el pago efectuado, Usted adquiere el derecho de usar este "PROGRAMA" mediante la LICENCIA DE USO contenida en este documento, quedando sometido a los siguientes términos y condiciones: LICENCIA DE USO =============== OTORGAMIENTO DE LA LICENCIA. El presente convenio (la "Licencia de Uso") le otorga a Usted, como TITULAR de esta "Licencia de Uso", el derecho de utilizar el "PROGRAMA" sin limitación alguna de tiempo, en una o varias computadoras de la misma empresa y bajo el mismo RFC. El número de CFD que puede emitir con el Programa, es ILIMITADO. El titular de esta licencia podrá descargar el programa en todas las computadoras de la empresa que desee, en el momento que decida, aclarando que el RFC será de la misma empresa. RFC como elemento de Control. Cada licencia, tendrá asignado el RFC que el cliente indique y el programa no permite modificar el RFC indicado por el cliente. Cuando el Cliente solicite una licencia, deberá indicar de manera CORRECTA, el RFC de la empresa que va a emitir el CFD. Una vez que GVA envió las claves para descargar el Programa, ya no se podrá modificar el RFC, indicado por el Cliente en la Hoja de Pre registro. Si desea un nuevo Programa con un RFC diferente, deberá pagar otra licencia. Cada licencia es para un RFC de Persona Moral o Persona Física. PROPIEDAD DEL "PROGRAMA". EL "PROGRAMA" ES PROPIEDAD DE GVA Consultoría y Capacitación, S.C., Y SE ENCUENTRA PROTEGIDO POR LAS DISPOSICIONES DE LA LEY FEDERAL DEL DERECHO DE AUTOR DE MÉXICO Y LAS DE LOS TRATADOS INTERNACIONALES APLICABLES y, por esta razón, NO PODRÁ SER DUPLICADO POR EL TITULAR Y/O POR CUALQUIER USUARIO. El cliente solo podrá respaldar la información permitida por el mismo programa. QUEDA ESTRICTAMENTE PROHIBIDO REPRODUCIR, FOTOCOPIAR O DE CUALQUIER OTRA FORMA DUPLICAR EL CONTENIDO DEL MANUAL Y/O INSTRUCTIVO DE USO (IMPRESO O EN LINEA) QUE SE ACOMPAÑA AL "PROGRAMA". La "Licencia de Uso" de este "PROGRAMA" se le otorga exclusivamente a Usted, como TITULAR de la misma, y NO PODRÁ SER VENDIDA, ARRENDADA, SUBLICENCIADA, CEDIDA, COMERCIALIZADA, O EN CUALQUIER OTRA FORMA TRANSMITIDA A TERCEROS. CONTRAVENIR ESTA DISPOSICIÓN CONSTITUYE UNA VIOLACIÓN DE LOS DERECHOS DE AUTOR DE GVA Consultoría y Capacitación, S.C., PROTEGIDOS POR LA LEY FEDERAL DEL DERECHO DE AUTOR, Y SERÁ SANCIONADO POR LAS AUTORIDADES COMPETENTES. ACTUALIZACIONES. GVA Consultoría y Capacitación, S.C., se reserva el derecho de crear y comercializar versiones actualizadas 60

61 del "PROGRAMA". Con la ACTUALIZACION del "PROGRAMA" se adquiere el derecho a utilizar una versión actualizada del mismo únicamente. Cualquier ACTUALIZACION del "PROGRAMA" debe partir de la versión inmediata anterior del mismo debido a que los procesos de lectura, archivo y almacenamiento de bases de datos que realice la versión actualizada del "PROGRAMA" pueden no ser exactamente compatibles con versiones anteriores a la versión del "PROGRAMA" que está en uso y que se está actualizando y, en consecuencia, producirse pérdida de información o imposibilidad para llevar a cabo este proceso de ACTUALIZACION. GVA Consultoría y Capacitación, S.C. no será en ningún caso responsable por pérdida de información del "PROGRAMA" cuando su ACTUALIZACION no se realice a partir de la versión inmediata anterior del mismo. VIGENCIA. La vigencia de la presente "Licencia de Uso" del "PROGRAMA" será por un período ilimitado de tiempo. El "Período de Vigencia" iniciará al momento de que GVA Consultoría y Capacitación, S.C., envíe por Correo Electrónico las claves para descargar el Programa. ACTIVACION. El Titular podrá descargar el Programa una vez recibidas las claves de descarga en su correo electrónico. El inicio del Programa para emitir CFD, será decidido por el Titular, una vez que haya solicitado los Folios Electrónicos al SAT. GVA Consultoría y Capacitación, S.C., se reserva el derecho de modificar los procedimientos de Activación del "PROGRAMA" y de establecer la forma de darlos a conocer al TITULAR de esta "Licencia de Uso". GARANTIA ========== GVA Consultoría y Capacitación, S.C., garantiza que el "PROGRAMA" funciona correctamente en la forma que lo solicita la SHCP en su anexo 20 y sólo podrá cobrar si la SHCP modifica dicho anexo en fecha posterior al 1 de enero de GVA Consultoría y Capacitación, S.C., no garantiza la correcta operación del "PROGRAMA" o, en su caso, el daño al(los) disco(s) de instalación, cuando este fuere ocasionado por fallas en la energía eléctrica o en la transmisión de datos por Internet, virus, incorrecta instalación del "PROGRAMA", insuficiente o inadecuada capacidad instalada del equipo de cómputo del TITULAR y/o usuario, o por cualquier otra razón que no sea directamente imputable a GVA Consultoría y Capacitación, S.C.. La responsabilidad de GVA Consultoría y Capacitación, S.C., y el único derecho del TITULAR, será: a) La devolución del importe pagado por la "Licencia de Uso" del "PROGRAMA", cuando el "PROGRAMA" no reúna las instrucciones de programación que se establecen en el Anexo 20 emitido por el SAT, o b) La sustitución o reemplazo del "PROGRAMA" que no reúna las instrucciones de programación que se establecen en el Anexo 20 emitido por el SAT EN NINGÚN CASO LA RESPONSABILIDAD DE GVA Consultoría y Capacitación, S.C., SERÁ POR UNA CANTIDAD MAYOR A LA DEL PRECIO DE ADQUISICIÓN DE ESTA "LICENCIA DE USO" DEL "PROGRAMA". En ningún caso GVA Consultoría y Capacitación, S.C., será responsable por daños directos, indirectos, incidentales o de lucro cesante. Para la interpretación y cumplimiento de este convenio, las partes se someten expresamente a la jurisdicción de los tribunales competentes de la Ciudad de México, Distrito Federal y renuncian a cualquier otra jurisdicción que por su domicilio presente o futuro pudiere corresponderles. 61

62 ANEXO-2 DE LAS CARGAS BATCH Del Nombre del ARCHIVO, el formato considerado para la exportación de datos es *.CSV (Excel: Delimitado por comas) es importante que se determine que el archivo debe llevar un nombre sencillo sin espacios en blanco ni caracteres especiales (ñ, #, $, %, &, #, etc.). Del Contenido del Archivo, Es importante que se inicie desde la primera celda (A1) se considera que NO DEBE LLEVAR TÍTULOS, el orden de los datos se establece de acuerdo a la siguiente tabla; COLUMNA TITULOS CLIENTES PRODUCTOS A CLAVE CLAVE B RAZON_SOCIAL NOMBRE C TIPO_CONTRIBUYENTE DESCR D TIPO_CLIENTE TIPO E CURP UNIDAD_MEDIDA F NOMBRE PRECIO G AP_PATERNO H AP_MATERNO I NACIONALIDAD J PAIS_RESIDENCIA K NO_ID_FISCAL L RFC M CALLE N NUM_EXTERIOR O NUM_INTERIOR P ESTADO Q CIUDAD R LOCALIDAD S COLONIA T CP U CLAVE_VENDEDORA V VENDEDORA Ejemplo Clientes: Ejemplo Productos: El llenado de datos en las tablas para los catálogos es de manera OBLIGATORIA, por lo que si de alguno de los campos no se tuviese información se debe rellenar con Algún Carácter, o colocar una leyenda de no utilizado (puede ser alguna otra leyenda) 62

63 DE LA EXPORTACION DEL CATALOGO DE CLIENTES (Aplica a partir de la versión 2 del programa) Ejemplo exportar clientes: elegir la opción. Aparecerá la ventana con el mensaje, sólo confirma la opción: Aparecerá la siguiente ventana: 63

64 Inmediatamente después aparecerá la carpeta de CATALOGOS dentro de la carpeta de Mi Factura GVA, estos se almacenaran en la misma carpeta, después podrás copiar y guardarlos en cualquier otro sitio. Después podrás abrirlo como cualquier archivo de Excel y manipularlo de manera normal. 64

65 DE LA EXPORTACION DEL CATALOGO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS (Aplica a partir de la versión 2 del programa): Ejemplo exportar clientes: elegir la opción. Aparecerá la ventana con el mensaje, sólo confirma la opción: 65

66 Aparecerá la siguiente ventana que muestra la ruta donde será guardado: Después podrás abrirlo como cualquier archivo de Excel y manipularlo de manera normal. Este manual fue elaborado por personal del Departamento de Sistemas de GVA, Y las imágenes contenidas en el mismo son propiedad de GVA Consultoría y Capacitación, S.C. Derechos Reservados 66