1. Objetivo Establecer las actividades para realizar una inspección o auditoría a una entidad regulada.

Transcripción

1 1. Objetivo Establecer las actividades para realizar una inspección o auditoría a una entidad regulada. 2. Alcance El presente procedimiento es aplicado por los Inspectores de la Coordinación Técnica de Seguridad de la Aviación, Mercancías Peligrosas y Facilitación, antes, durante y después de una Inspección o Auditoría a una entidad regulada. Nota: A partir del año 2009, la CTAVS realiza auditorias e inspecciones a las entidades reguladas en temas relacionados a seguridad de la aviación, mercancías peligrosas y facilitación. Para el caso de las actividades de vigilancia de los SEAs habilitados en suministro de combustible, operador de base fija y operaciones de apoyo de equipo terrestre en plataforma, en aspectos distintos a seguridad de la aviación, mercancías peligrosas y facilitación, estas actividades serán realizadas por las Coordinaciones Técnicas competentes. 3. Referencias Normativas a. Ley 27261, Ley de Aeronáutica Civil del Perú. b. Reglamento de la Ley aprobado por DS N MTC y sus modificatorias. c. Ley 28404, Ley de Seguridad de la Aviación Civil. d. Reglamento de la Ley aprobado por DS N MTC. e. Ley 27444, Ley de Procedimientos Administrativo General. f. Programa Nacional de Seguridad de la Aviación Civil RM MTC/02, a. RAP 107: Seguridad Aeroportuaria, b. RAP 108: Programa y Procedimientos de Seguridad de la Aviación para Explotadores Aéreos, c. RAP 109: Agentes de Carga, d. RAP 110: Transporte de Mercancías Peligrosas por Vía Aérea. e. RAP 111: Permiso de Operación, Certificación de Operador y Regulaciones de los Servicios Especializados Aeroportuarios. g. RAP 129: Operaciones de transportadores extranjeros en el Perú y Operadores en el extranjero con aeronaves de matrícula peruana 4. Documentos Relacionados a. No Aplica. 5. Símbolo y Abreviaturas a. AVSEC : Seguridad de la Aviación. b. CTAVS : Coordinador Técnico de Seguridad de la Aviación Mercancías Peligrosas y Facilitación. c. CCC : Coordinador de Calidad de la Coordinación. d. IAVS : Inspector de Seguridad de la Aviación, Mercancías Peligrosas y Facilitación. e. PNSAC : Programa Nacional de Seguridad de la Aviación Civil. f. RAP : Regulación Aeronáutica del Perú. g. SEA : Servicio Especializado Aeroportuario. 6. Términos y Definiciones a. Auditoría. Examen a una entidad regulada acerca del cumplimiento de todos los aspectos aplicables de la normativa aeronáutica emitida por la DGAC en materia de Seguridad de la Aviación, Mercancías Peligrosas y Facilitación. b. Discrepancia. Todo incumplimiento de la normativa de Seguridad de la Aviación, Mercancías Peligrosas y Facilitación. a. Entidad Regulada. Persona natural o jurídica que debe cumplir con la normativa aeronáutica aplicable a su operación y/o posee un certificado o autorización emitida por la DGAC. Entre las entidades reguladas se encuentran el explotador aéreo, el explotador de aeródromo, el servicio especializado aeroportuario, el agente acreditado, la organización de mantenimiento aprobada, el centro de instrucción de aeronáutica civil y el proveedor de servicios de tránsito aéreo. Página 1 de 18

2 c. Inspección. Examen a una entidad regulada acerca del cumplimiento de uno o varios aspectos aplicables de la normativa aeronáutica aplicable emitida por la DGAC en materia de Seguridad de la Aviación, Mercancías Peligrosas y Facilitación. d. Inspección No Programada. Inspección que no es parte de la programación del Plan de Vigilancia Anual de la DGAC. Esta se lleva a cabo por un Inspector de la DGAC, durante el desarrollo de sus actividades de trabajo. e. Inspección Programada. Inspección asignada a un Inspector de la DGAC de acuerdo a la programación mensual. f. Plan de Acción. Plan que describe de manera detallada las acciones a implementarse en atención a cada discrepancia identificada como resultado de una inspección o auditoría que incluye los datos del responsable y el plazo para implementar dichas acciones. 7. Responsables a. Director de Línea. b. Coordinador Técnico de AVSEC. c. Inspectores AVSEC. d. Coordinador de Calidad de la Coordinación. 8. Actividades del Procedimiento: Nº Responsable Descripción 1 Planificación de la inspección o auditoría IAVS a. El IAVS verifica en el formato F-DSA-AVS-001: Programa Mensual de Vigilancia, si debe realizar una auditoría y/o una inspección en Lima, provincia o en el extranjero. b. El IAVS debe comunicar a la entidad regulada siempre y cuando se trate de una auditoría. c. El IAVS debe revisar en la Aplicación Informática las discrepancias anteriores reportadas a la entidad regulada. d. De ser el caso, el IAVS debe revisar las cartas de respuesta enviadas por las entidades reguladas en atención a los oficios de notificación de discrepancias anteriores. e. El IAVS debe revisar el programa de seguridad, manual de políticas y procedimientos para el transporte de mercancías peligrosas u otro documento aprobado por la DGAC para la entidad regulada. 2 Ejecución de la inspección o auditoría IAVS a. El IAVS para una Auditoría o Inspección debe utilizar la Lista de Verificación correspondiente a la entidad regulada como guía referencial. Nota 1: Las Listas de Verificación figuran en la sección de Registro y Formatos del presente procedimiento. b. De la Auditoría o Inspección: b.1 Auditoría o Inspección con Discrepancias: El IAVS debe registrar en el formato F-DSA-AVS-017: Reporte de Inspección/ Auditoría, la referencia de la RAP (ej ) con el detalle que sustente el incumplimiento y de ser posible adjuntar evidencia que lo sustente. b.2 Auditoría sin Discrepancias: El IAVS debe registrar en el formato F-DSA-AVS-017: Reporte de Inspección/Auditoría en la sección observaciones que la entidad regulada cumple con los requisitos establecidos en la Lista de Verificación aplicable. Página 2 de 18

3 Nota 2: En este caso no es necesario incluir la referencia de las RAPs observadas, toda vez que se entiende que se ha visto la totalidad de las normas en la Lista de Verificación aplicable. b.3 Inspección sin Discrepancias: El IAVS debe registrar en el formato F-DSA-AVS-017: Reporte de Inspección/Auditoría los aspectos normativos verificados, incluyendo la referencia de la RAP (ej ). c. En el caso que una inspección o auditoria no se realice, el IAVS debe registrar en el formato F-DSA-AVS-017: Reporte de Inspección/ Auditoría el motivo de la cancelación. 3 Después de la inspección o auditoría Nota 3 : Durante la ejecución de la auditoría o inspección el IAVS, debe de hacer énfasis respecto a la obligación de la entidad regulada, sobre la notificación de incidentes o accidentes imputables a mercancías peligrosas y la notificación ante la detección de mercancías peligrosas no declaradas o mal declaradas. IAVS a. El IAVS debe registrar en la Aplicación Informática los resultados de la inspección o auditoria (con o sin discrepancia) descritas en el formato F-DSA-AVS-017: Reporte de Inspección/Auditoría. b. Cuando se registren discrepancias, el IAVS a través de la aplicación informática genera un oficio dirigido a la entidad regulada y lo entrega al CTAVS para su firma. c. El IAVS debe archivar el formato F-DSA-AVS-017: Reporte de Inspección/Auditoría y de considerarlo conveniente, adjuntar la evidencia de la inspección o auditoría. 4 Seguimiento a las Discrepancias Nota 4: El ingreso y registro de información acerca los resultados de una inspección o auditoria y su seguimiento en la Aplicación Informática se realizará de acuerdo al Anexo 1: Guía para el uso adecuado de la Aplicación Informática. Nota 5: Los plazos a otorgarse en los oficios de notificación a las entidades reguladas se harán de acuerdo a lo señalado en el Artículo 132 de la Ley 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General. IAVS a. El IAVS verifica si la entidad regulada ha enviado un plan de acciones correctivas, dentro del plazo otorgado, de ser el caso proceder con el paso b, caso contrario continuar con el paso c. b. El IAVS evalúa el plan de acciones correctivas. De considerar satisfactorio, registra los datos de la carta en la aplicación informática y procede a archivar el documento, caso contrario realiza lo siguiente: b.1 El IAVS elabora un oficio reiterativo hasta por dos (02) oportunidades, solicitando a la entidad regulada un nuevo plan de acciones correctivas o la modificación del plan anteriormente propuesto. En el oficio se incluirá el plazo para dar respuesta. Página 3 de 18

4 b.2 En caso de incumplimiento de los plazos otorgados, el IAVS elabora un informe de posible sometimiento a la JIAC firmado por el CTAVS dirigido al DSA. Nota 6: El IAVS, solo podrá enviar hasta dos (2) oficios reiterativos solicitando el envío de un nuevo plan o la modificación del plan anteriormente propuesto. c. En caso la entidad regulada no haya enviado un plan de acciones correctivas dentro del plazo otorgado, el IAVS elabora un oficio reiterativo por única vez, solicitando un plan de acciones correctivas. En el oficio se incluirá el plazo para dar respuesta. d. Cuando la entidad regulada remita un plan de acciones correctivas dentro del plazo otorgado en atención al oficio reiterativo del paso c, el IAVS evalúa el plan de acciones correctivas. De considerar satisfactorio el contenido de dicho plan, registra los datos de la carta en la aplicación informática y procede a archivar el documento. Caso contrario, elabora un informe de posible sometimiento a la JIAC firmado por el CTAVS dirigido al DSA. e. Cuando la entidad regulada no remita un plan de acciones correctivas dentro del plazo otorgado en atención al oficio reiterativo del paso c, el IAVS elabora un informe de posible sometimiento a la JIAC firmado por el CTAVS dirigido al DSA. Nota 7: Cuando una entidad regulada solicite un plazo adicional para el envío del plan de acción y esta solicitud haya ingresado por mesa de partes antes del vencimiento del plazo comunicado en el oficio, el IAVS puede remitirle un oficio de extensión (en la Aplicación Informática) en atención a su solicitud. En caso, la entidad regulada no remita su plan de acción a pesar de la extensión otorgada, el IAVS elabora un informe de posible sometimiento a la JIAC. Nota 8: Cuando el IAVS elabore un informe de posible sometimiento a la JIAC debe tener en cuenta el procedimiento P-DCA-JIAC-001: Proceso Sancionador de Aeronáutica Civil. Nota 9: Cuando se haya emitido un informe de posible sometimiento a la JIAC, el IAVS debe registrar en la Aplicación Informática el número de informe. 9. Indicadores Ítem 1 Nombre del Indicador Cumplimiento del Programa Mensual por Inspector Formula de Medición Número de inspecciones y/o auditorías realizadas al mes por Inspector/ Número de inspecciones y/o auditorías programadas por mes por Inspector) * 100 Criterios de Evaluación Óptimo: Mayor o Igual a 80% Aceptable: Entre 79% y 70% Crítico: Menor a 70% Meta Óptimo Frecuencia Mensual Página 4 de 18

5 2 Cumplimiento del Programa Anual por Inspector (Número de inspecciones realizadas al año por Inspector/ Número de inspecciones programadas por año por Inspector) * 100 Óptimo: Mayor o Igual a 80% Aceptable: Entre 79% y 70% Crítico: Menor a 70% Óptimo Anual 10. Diagrama de Flujos 1. Planificación de la Inspección o Auditoría Inspector AVSEC Inicio Verifica en el formato F-DSA-AVS-001: Programa Mensual de Vigilancia, si debe realizar una Aauditoría o una Inspección en Lima, provincia o en el extranjero. SI Es una Inspección? NO Revisa en la aplicación informática las discrepancias anteriores reportadas a la entidad regulada. Comunica a la entidad regulada sobre la visita a realizar. Revisa las cartas de respuesta enviada por las entidades reguladas en atención a los oficios de notificación de discrepancias. Revisa el Programa de Seguridad, Manual de Políticas y Procedimientos para el Transporte de Mercancías Peligrosas u otro documento aprobado por la DGAC para la entidad regulada. Fin Página 5 de 18

6 2. Ejecución de la Inspección o Auditoría Inspector AVSEC Inicio SI Se trata de una Auditoría? NO SI Es una Auditoría con Discrepancia? NO Es una Inspección con Discrepancia? Rregistra en el formato: F-DSA- AVS-017 Reporte de Inspección/ Auditoría, la referencia de la RAP (ej ) con el detalle que sustente el incumplimiento. Registra en el formato F-DSA-AVS-017 Reporte de Inspección/Auditoría en la sección observaciones que la entidad regulada cumple con los requisitos establecidos en la Lista de Verificación aplicable. SI NO Fin Registra en el F-DSA-AVS-017 : Reporte de Inspección / Auditoría los aspectos normativos verificados, incluyendo la normativa de la RAP. 3. Después de la Inspección o Auditoria Inspector AVSEC Coordinador Técnico AVSEC Secretaria AVSEC Inicio Registra en la Aplicación Informática los resultados de la Inspección o Auditoría (con o sin discrepancias) descritas en el Formato: F- SA-AVS-017 Reporte de Inspección /Auditoría. NO Registro de una Inspección o Auditoría con Discrepancias? SI Archiva el Formato F-DSA-AVS-017: Reporte de Inspección / Auditoría. A través de la aplicación informática, genera un Oficio dirigido a la entidad regulada. Envía el oficio al CTAVS para su firma y posterior envió a la entidad regulada. Recibe Oficio, lo firma y lo remite a la SCTAVS para gestionar su envío a la entidad regulada. Recibe Oficio y gestiona su envío a la entidad regulada auditada o inspeccionada. Fin Página 6 de 18

7 4. Seguimiento a las Discrepancias Inspector AVSEC Inicio 1 SI La entidad regulada ha enviado un plan de acciones correctivas dentro del plazo otorgado? NO Evalúa plan de acciones correctivas Elabora un oficio reiterativo a la entidad regulada, Solicitando un plan de acciones correctivas. El plan de acción correctiva es satisfactoria? NO Oficio reiterativo se ha enviado anteriormente? SI NO Registra los datos de la carta en la aplicación informática y archiva documento. Elabora un oficio reiterativo solicitando a la entidad regulada un nuevo plan de acciones correctivas o la modificación del mismo. 1 SI Oficio reiterativo se ha enviado anteriormente hasta en dos oportunidades? SI Elabora un informe de posible sometimiento a la JIAC. NO 1 Fin 11. Registros a. L-DSA-AVS-001: Seguridad Aeroportuaria - RAP 107 Rev. 17 y RAP 110 Rev. 18. b. L-DSA-AVS-002 Explotadores Aéreos - RAP 108- Rev. 17 y RAP 110 Rev.18 c. L-DSA-AVS-003 Agente Acreditado - RAP 109 Rev. 17 y RAP 110 Rev.18 d. L-DSA-AVS-004 Mercancías Peligrosas RAP 110 Rev. 18 Página 7 de 18

8 e. L-DSA-AVS-005 Servicios Especializados Aeroportuarios RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Versión Completa) f. L-DSA-AVS-006 Servicios Especializados Aeroportuarios RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Suministro de Combustible) g. L-DSA-AVS-007 Servicios Especializados Aeroportuarios RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Suministro de Alimentos) h. L-DSA-AVS-008 Servicios Especializados Aeroportuarios RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Terminal de Almacenamiento de Carga Aérea) i. L-DSA-AVS-011 Servicios Especializados Aeroportuarios RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Servicios de Seguridad) j. L-DSA-AVS-012 Servicios Especializados Aeroportuarios RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Terminal de Carga del Explotador Aéreo) k. L-DSA-AVS-013 Transporte Aéreo de Carga RAP 112 Rev. 16 l. L-DSA-AVS-014 Aerolínea Internacional RAP Rev. 17 m. F-DSA-AVS-017 Reporte de Inspección / Auditoría. 12. Anexos Anexo 01 Guía para el uso adecuado de la Aplicación Informática. a. Registro de Discrepancias. Paso 1.- En la PC, hacer clic en el ícono con el nombre Portal - DGAC. Seguidamente, en la siguiente pantalla ingresar el nombre de usuario y la contraseña; Paso 2.- Luego se debe de ingresar en el Ítem Vigilancia Aérea Seguimiento de Inspecciones y luego en el Ítem Registro y Actualización ; Página 8 de 18

9 Paso 3.- A continuación se debe de ingresar en el Ítem Registro y Actualización de Inspecciones y Discrepancias AVSEC y luego en el Ícono se debe dar un click; Paso 4.- Aparecerá la siguiente pantalla en donde se completará la información de la pantalla correspondiente de acuerdo a los datos de la inspección o auditoría realizada. De no existir discrepancias, se marcará un aspa en el recuadro de Sin Novedad y se hará clic en Registrar. En el caso que la inspección o auditoría a registrar cuente con discrepancias no se debe marcar el checkbox (casilla) Sin Novedad, de tal forma que será mostrada la pantalla para registrar los datos referidos a las discrepancias. En la aplicación aparecerá una pantalla en la que resaltan los siguientes detalles: Número de Oficio, es autogenerado por el sistema. RAP/PNSAC: De llenado OBLIGATORIO ya que servirá para indicar al usuario la parte de la RAP o PNSAC que ha sido afectado con la discrepancia. Si desea también puede indicar la subparte, el capítulo, etc. Página 9 de 18

10 En el recuadro que se encuentra debajo de Número de Secuencia se debe redactar el párrafo o subpárrafo afectado con la respectiva redacción de la evidencia objetiva. Paso 5.- Luego de registrada la primera discrepancia, la aplicación preguntará si desea registra otra o si desea imprimir el Oficio de Inspección o Auditoría, en el primer caso volverá a visualizar la pantalla anterior; en el segundo caso, se mostrará una pantalla previa a la de impresión del Oficio de Inspección o Auditoría, donde tendrá que indicar información adicional para poder imprimir el documento. Además esta pantalla tiene la opción de actualizar la descripción de la discrepancia, así como la fecha de vencimiento. Paso 6.- Luego presionar Vista Preliminar ; En la Fase de vista preliminar es sumamente importante que se revise el correcto llenado del documento en relación a ortografía, género de la persona a la que se dirige el documento (Sr./Sra.), dirección correcta y completa, cargo de la persona a la que se dirige el documento, fechas ( del oficio y del vencimiento), lugar/tramo; Página 10 de 18

11 Paso 7.- Finalmente, se debe imprimir el documento para ser derivado al CTAVS para su firma. Nº Oficio b. Levantamiento y /o Extensión de las Discrepancias. El seguimiento de las discrepancias por parte del Inspector puede originar lo siguiente: Levantamiento: Si la entidad inspeccionada o auditada da respuesta documentaria satisfactoria a las discrepancias encontradas durante la inspección dentro del plazo establecido. El Inspector procederá a ingresar los datos en la Aplicación Informática y dar por subsanadas dichas discrepancias. Paso 1.- El Inspector deberá realizar los pasos 1 y 2 que se mostraron en el instructivo de registro de discrepancias. A continuación se debe de ingresar en el Ítem Registro y Actualización de Inspecciones y Discrepancias AVSEC ubicará la inspección realizada en la Aplicación Informática y hará clic en el icono: Levantamiento o Extensión Discrepancias a levantar o extender Página 11 de 18

12 Paso 2.- Luego se deberá marcar las discrepancias a levantar o extender; Paso 3.- Luego se deberá elegir la opción de levantamiento o Extensión; Paso Si se eligió la opción Levantar se coloca el Nº de la carta de respuesta del explotador y se ingresa la fecha de la carta en mención, se registra y luego se acepta para concluir Página 12 de 18

13 Paso Si se eligió la opción Extensión se marca las discrepancias a extender y se acepta para dar conformidad a la acción; Paso 4.- Luego saldrá un mensaje solicitando su decisión acerca de la emisión de oficio; Página 13 de 18

14 Paso 5.- Si la respuesta fue positiva se llenará los datos que son solicitados para la emisión del oficio; Paso 6.- Finalmente, se debe imprimir el documento, para luego ser derivado para la firma del CTAVS. c. Emisión de Reportes. Se pueden emitir varios reportes que sirven de ayuda al Inspector y conlleva a que éste pueda realizar una buena gestión en el control de sus discrepancias (Pendientes, Vencidas o Vencidas con Extensión) y a realizar una adecuada revisión de los antecedentes de los operadores, en lo que refiere a inspecciones (historial). Para realizar esta acción se debe ingresar en la etiqueta Reportes y se mostrará las diferentes opciones de reportes, aquí se mencionaran ejemplos de los más relevantes: c.1 Reporte de Inspecciones Vencidas por Inspector Con esta opción el Inspector obtiene un reporte de las inspecciones y discrepancias vencidas, filtrando la información por Inspector. Página 14 de 18

15 c.2 Reporte de Inspecciones Vencidas por Empresa Es muy parecida a la opción anterior pero esta vez esta filtrado por Empresa. c.3 Reporte de Inspecciones con Discrepancias por Empresa Se trata de un reporte más general en el que solo se filtran las inspecciones por el año y mes deseado y se subdivide por aéreas también. d. Actualización de Inspecciones y Discrepancias en la Aplicación. Se realiza la búsqueda por empresa, de manera similar a la Consulta de Inspecciones y Discrepancias, luego se selecciona el año y el mes. El cuadro mostrado en la parte inferior, es parecido al de la Consulta; sin embargo, al hacer clic en la descripción de la Página 15 de 18

16 inspección y de las discrepancias (que aparecen como enlaces) se mostrará las pantallas para poder actualizar los datos correspondientes. Al costado de la Inspección se visualiza el icono que permite Actualizar Discrepancias en Bloque. Paso 1.- Marcar la casilla de la Discrepancia a actualizar Paso 2.- Ingresar la nueva fecha de vencimiento del Plazo y Actualizar. e. Eliminación de un ingreso. Página 16 de 18

17 Paso 1.- Se ubica la inspección, se hace clic en el tipo de inspección, que se encuentra en la pantalla en letras de color azul. Paso 2.- Apareciendo la siguiente pantalla: Paso 3.- Se selecciona Eliminar. Paso 4.-Se da conformidad 2 veces dando click en SI Página 17 de 18

18 Paso 5.- Finalmente se acepta y se concluye. 13. Formatos: a. L-DSA-AVS-001: Seguridad Aeroportuaria - RAP 107 Rev. 17 y RAP 110 Rev. 18. b. L-DSA-AVS-002 Explotadores Aéreos - RAP 108- Rev. 17 y RAP 110 Rev.18. c. L-DSA-AVS-003 Agente Acreditado - RAP 109 Rev. 17 y RAP 110 Rev.18. d. L-DSA-AVS-004 Mercancías Peligrosas - RAP 110 Rev. 18. e. L-DSA-AVS-005 Servicios Especializados Aeroportuarios - RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Versión Completa). f. L-DSA-AVS-007 Servicios Especializados Aeroportuarios RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Suministro de Alimentos). g. L-DSA-AVS-008 Servicios Especializados Aeroportuarios RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Terminal de Almacenamiento de Carga Aérea). h. L-DSA-AVS-011 Servicios Especializados Aeroportuarios RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Servicios de Seguridad). i. L-DSA-AVS-012 Servicios Especializados Aeroportuarios RAP 111 Rev.17 y RAP 110 Rev. 18 (Terminal de Carga del Explotador Aéreo). j. L-DSA-AVS-013 Transporte Aéreo de Carga RAP 112 Rev. 16. k. L-DSA-AVS-014 Aerolínea Internacional RAP Rev. 17. l. F-DSA-AVS-017 Reporte de Inspección / Auditoría. Página 18 de 18