DOCUMENTOS COMERCIALES

Transcripción

1 DOCUMENTOS COMERCIALES Los documentos comerciales son las constancias escritas de cada una de las operaciones realizadas por una empresa. Los documentos se presentan generalmente en talonarios, numerados, con duplicados, en texto ya impresos con determinados datos y espacios en blanco para completar de acuerdo a cada circunstancia. Se confeccionan por duplicado o triplicado, para que cada una de las personas que intervienen en la operación tengan su ejemplar. Están numerados para evitar la desaparición de algunos de ellos. Esta numeración es de vital importancia ya que es utilizada para: Comprobar la operación realizada, Control de la empresa (ejemplo, salida de mercaderías), Servir de base para la resignación contable a la que respaldan, Ser utilizados como medio de prueba en juicios. REQUISITOS GENERALES DE LA DOCUMENTACIÓN: Existen ciertos requisitos que son comunes a casi todos los documentos. Ellos son: Emisión por duplicado (como mínimo) Fecha de emisión. Nombre del documento. Número del documento (numeración correlativa y preimpresa) Datos de las personas que intervienen en la operación: Comprador y vendedor (una factura), Deudor y acreedor (un pagaré) y Propietario e inquilino (un recibo) FACTURA Es el documento respaldatorio de toda operación de venta. En la actualidad existen 3 (tres) tipo de facturas "A", "B" y "C". Esta clasificación es por razones tributarias, a saber: Ante el impuesto al valor agregado (IVA.) existen 3 (tres) tipos de responsables 1- Monotributarista 2- Responsable Inscripto 3- Responsable No Inscripto MONOTRIBUTARISTA A esta condición pueden acogerse las microempresas, Pymes y los autónomos (cuentapropistas). Según el tipo de actividad comercial que realicen: Industria, Comercio, Servicio se le fijan parámetros de máxima sobre las siguientes variables: Monto facturado anual, Metros cubiertos del establecimiento y Cantidad de recursos humanos Deben abonar al fisco una patente mensual, variable según la categoría, con la cual abonan: IVA., Ganancia y Aporte Jubilatorio Estos responsables emiten factura tipo "C". En esta factura no se discrimina el IVA. 1

2 RESPONSABLE INSCRIPTO Son todos aquellos que superan los parámetros establecidos para ser monotributarista y que no optan por ser responsables no inscriptos. Tienen obligación de llevar un libro por todas sus compras y otros para todas sus ventas. Mensualmente abonan, en concepto de IVA, la diferencia entre el crédito fiscal y el débito fiscal. Estos responsables emiten factura tipo "A" o "B"; Factura "A" cuando su cliente es otro responsable inscripto. En estas facturas el IVA aparece discriminado al responsable inscripto. Factura "B" cuando su cliente es un monotributarista, responsable no inscripto o consumidor final. En este tipo de factura no se discrimina IVA. RESPONSABLE NO INSCRIPTO Son todos aquellos que no pueden ser monotributarista y optan por esta opción. No tienen obligación de llevar libros de compra y venta. Pero cada vez que realizan una compra, pagan una adicional del 10,5 % (diez y medio por ciento). Estos emiten factura tipo C para responsables inscriptos y no inscriptos, exentos y consumidores finales. EXENTOS Son todas aquellas personas de existencia física o ideal, que desarrollan actividades que se encuentran expresamente excluidas del ámbito de la ley de impuesto al IVA. CONSUMIDORES FINALES Son todas aquellas personas que efectúan las adquisiciones para consumo individual, y por lo tanto pagan IVA, sin ninguna posibilidad de transferirlo. DESTINO DE LAS FACTURAS: Original: se entrega al adquiriente. Duplicado: queda en poder del emisor para su procesamiento administrativo y contable. Triplicado: en caso de emitirse por triplicado, se entregará con el original al adquiriente (para mantenerlo en archivo). Todas las facturas, sean "A", "B" o "C" en su parte superior deben contener: Margen Izquierdo En el centro En el Margen Derecho En el cuerpo central Nombre de la empresa y/o titular Domicilio fiscal Teléfono Condición ante el IVA La letra A, B o C, según corresponda Fecha de Emisión Número, compuesto por 12 dígitos, ocho para la numeración correlativa y cuatro para designar sucursal de emisión Número de CUIT Número de Ingreso Bruto Fecha de Inicio de Actividad Nombre del cliente Domicilio del Cliente Condición de venta, Calidad del cliente (RI., R.N.I., Monotributarista) CUIT del cliente Cantidad Mercadería y/o servicio prestado Importe Unitario Importe Total 2

3 En las facturas tipos "A" se discrimina el IVA cobrado, en las facturas tipos "B" o "C" no. La factura da lugar a cambios en el patrimonio de ambas partes: para el comprador significa una adquisición de bienes (aumento del activo) y un pago al contado (disminución del activo) o una deuda a pagar (aumento del pasivo). Para el vendedor, la situación es: aumentan sus derechos de cobro o sus disponibilidades (aumento del activo), pero disminuyen sus bienes (disminución del activo). MODELO DE FACTURA Librería - Juguetería El Soldadito Paraguay 1024 Rosario A Factura N Fecha IVA responsable Inscripto C.U.I.T. I. Brutos Ex caja provincial de comercio Señor (es) Domicilio: IVA Resp. Inscrip. Resp. No Inscrip. C.U.I.T. N Exento Cons. Final Cond. de venta: CTDO. CTA. CTE. CANT. DETALLE P. UNIT. P. TOTAL SUBTOTAL $ IVA INSCRIP. $ IVA NO INSC. $ TOTAL $ Imprenta: La Loma de José Pérez C.U.I.T. N Fecha de impresión: Julio 2002 NOTA DE COMPRA (PEDIDO) La relación se establece entre vendedor y comprador, cuando este último le envía una Nota de Compra solicitándole determinado tipo de mercaderías, con un precio determinado. Esta no da lugar a cambios en el patrimonio ya que no se ha realizado operación alguna. Es simplemente un pedido al proveedor indicando un deseo de compra, aún no realizado. NOTA DE VENTA El vendedor contesta al su cliente la nota de compra, remitiendo una Nota de venta, ofreciedo vender mercaderías, indicando si tiene todo o parte de lo solicitado, la variación en los precios y las condiciones de venta. La nota de venta no da lugar a cambios en el patrimonio ya que no se 3

4 ha realizado aún operación alguna. Es la respuesta del vendedor al comprador, indicándole que está en condiciones de venderle lo solicitado. La venta no se realizó todavía. MODELO DE NOTA DE COMPRA O PEDIDO Librería Amigos del arte corrientes 725 Rosario C Nota de Pedido N Fecha IVA responsable No Inscripto C.U.I.T. I. Brutos Ex caja provincial de comercio Señor (es) Domicilio: IVA Resp. Inscrip. Resp. No Inscrip. C.U.I.T. N Exento Cons. Final Cond. de venta: CTDO. CTA. CTE. CANT. DETALLE P. UNIT. P. TOTAL Imprenta: La Loma de José Pérez C.U.I.T. N Fecha de impresión: Junio 2002 MODELO NOTA DE VENTA Librería - Juguetería El Soldadito Paraguay 1024 Rosario A Nota de Venta N Fecha IVA responsable Inscripto C.U.I.T. I. Brutos Ex caja provincial de comercio Señor (es) Domicilio: IVA Resp. Inscrip. Resp. No Inscrip. C.U.I.T. N Exento Cons. Final Cond. de venta: CTDO. CTA. CTE. CANT. DETALLE P. UNIT. P. TOTAL SUBTOTAL $ IVA INSCRIP. $ IVA NO INSC. $ TOTAL $ Imprenta: La Loma de José Pérez C.U.I.T. N Fecha de impresión: Julio

5 REMITO Es el documento respaldatorio de todo movimiento de mercadería y/o prestación de servicio. Los datos son similares a los de las facturas. Las principales diferencia son: Se identifican con una "X" o con una R. No se consigna precio Tiene dos objetivos diferentes: TICKET Para el comprador: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercadería solicitada y, fundamentalmente, para controlar las mercaderías que recibe con la posterior facturación. Para el vendedor: al recibir el duplicado del remito debidamente firmado por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercadería, que el comprador recibió las conforme y, en base al Remito, confeccionar la Factura. Es el único documento legal que le permite al vendedor demostrar la entrega de las mercaderías. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada. No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores. Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por operaciones de contado o en cuenta corriente. Los tickets sólo pueden ser emitidos por máquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar por la AFIP. CUADRO RESUMEN Son los sujetos que efectúan ventas, locaciones y/o prestaciones de servicios alcanzados por el I.V.A., en tanto y en cuanto el monto anual de sus operaciones supere determinadas cifras. Características: RESPONSABLE INSCRIPTO Liquidación mensual del presupuesto. El I.V.A. se discrimina en el comprobante. Alícuota general: 21% Esta categoría es ideal para pequeños comercios u oficios que no cuentan con una estructura administrativa. Cuando el volumen de sus operaciones no supera los montos indicados, y cuando no corresponde encuadrarlos en el monotributo, estos contribuyentes pueden optar por revestir la calidad de responsables no inscriptos. Características: RESPONSABLE NO INSCRIPTO (limitada casi exclusivamente a las personas del art. 17 inc. b de la ley de monotributo) No se determina mensualmente el impuesto. El IVA no se discrimina en el comprobante que emiten, porque no lo generan. Cuando realizan compras, además de la alícuota general, se le adiciona una sobretasa del 50% del tributo facturado. En definitiva, abonan un 31,5% de impuesto, que es discriminado en el comprobante de la operación. No pueden ser RNI: las empresas constructoras, comisionistas e intermediarios que realicen a nombre propio pero por cuenta de terceros compras o ventas, ni quienes importen definitivamente cosas muebles a su nombre pero por cuenta de terceros. 5

6 EXENTO NO RESPONSABLE CONSUMIDOR FINAL RESPONSABLE MONOTRIBUTO Son los que realizan actividades que por su naturaleza se encuentra dentro del ámbito del IVA, pero que en virtud de la ley propia del impuesto o de otras leyes, se dispone que no deben cobrar el impuesto a sus clientes. Por ejemplo: venta de libros, intereses bancarios si el titular del crédito lo destina a la adquisición de vivienda, etc. No generan IVA cuando venden, pero sí lo abonan por sus compras (21%). No se discrimina el impuesto en la factura. El sujeto desarrolla una actividad que no se encuentra alcanzada por el IVA. Por ejemplo: quienes alquilan inmuebles destinados a vivienda o efectúan ventas de inmuebles sin ser empresas constructoras. Son aquellos que destinarán el bien o servicio adquirido a su consumo particular. Sobre ellos, en definitiva, recae el IVA. Abonan el 21% de impuesto, que no se discrimina en el comprobante. Se trata de un régimen integrado y simplificado que barca: IVA, ganancias y sistema previsional. Se considera "pequeños contribuyentes" a las personas físicas que ejercen oficios o son titulares de empresas unipersonales y a las sucesiones indivisas que no obtengan ingresos anuales superiores a determinados montos. No generan IVA cuando venden, pero sí lo abonan por sus compras (21%). El impuesto no se discrimina en el comprobante. NOTA DE DÉBITO Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito. Las causas que generan su emisión pueden ser: Error en menos en la facturación. Intereses. Gastos por fletes. Gastos bancarios, etc. La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable. NOTA DE CRÉDITO Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos: Error en más en la facturación. Otorgamiento de bonificaciones o descuentos. Devolución de mercaderías. La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable. 6