Guía de afiliación a la nueva Sucursal Virtual de Empresas de Bancolombia Panamá, Bancolombia Cayman y Bancolombia Puerto Rico International Inc.

Transcripción

1 Guía de afiliación a la nueva Sucursal Virtual de Empresas de Bancolombia Panamá, Bancolombia Cayman y Bancolombia Puerto Rico International Inc. Panamá Puerto Rico Cayman

2 Bienvenido a la guía de afiliación y configuración de la nueva Sucursal Virtual Empresas para Bancolombia Panamá, Bancolombia Cayman y Bancolombia Puerto Rico International Inc, la cual le ofrece múltiples servicios y mayores funcionalidades para la administración de su portafolio de productos en estas entidades en un solo sitio. Ponemos a su disposición una sucursal sencilla, que le permitirá interactuar cómodamente con sus productos. También encontrará un esquema de seguridad práctico y confiable según las necesidades de su empresa. Para acceder, usted debe reconocer cual es el tipo de afiliación a seguir, según sus características de cliente actual. Usted encontrará dos tipos de afiliación, una para los clientes que el Usuario Master recuerde su usuario y clave y otra para los que no. Si usted recuerda su usuario y clave: En un único sitio, usted ingresará sus datos actuales, nosotros los validaremos y se habilitará automáticamente el proceso para el nuevo canal, con su información actual, sin necesidad de formatos y documentación adicional. Si no recuerda su usuario y clave: El proceso es similar, con algunos pasos adicionales, entre ellos la firma de documentos físicos. Tenga en cuenta que este proceso solo lo puede realizar el Usuario Principal, es decir la persona que actualmente desempeña el rol de administrador en la Sucursal Virtual Empresas. Lo invitamos a navegar y conocer con más detalle las características de la nueva Sucursal Virtual Empresas. 2

3 Si recuerda su usuario y clave Este proceso de afiliación consta de cinco etapas: Creación de Usuario Principal Creación de grupos de productos Creación de roles Definición de reglas de seguridad Creación y aprobación de los demás usuarios. Ingrese a la opción Afíliese aquí ETAPA 1: CREACIÓN DE USUARIO PRINCIPAL Paso 1 Ingrese a la Sucursal Virtual Empresas de la entidad en la cual tiene productos. Si usted tiene productos en más de una entidad, puede ingresar por cualquiera de estas

4 Paso 2 Seleccione el tipo de Sucursal Virtual, en este caso es Sucursal Virtual Empresas. Ingrese los datos de usuario, empresa y clave. Paso 3 Seleccione la cuenta de la cual desea que se le debite el cobro de la comisión del canal. Seleccione Empresas Usuario Empresa Cuenta Clave 4

5 Paso 4 Ingrese su información personal (debe ser la del Usuario Principal) Paso 5 Cree un nuevo usuario y clave Información Usuario Principal Usuario Clave 5

6 Paso 6 Lea los términos y condiciones. Si está de acuerdo con ellos, acéptelos. Términos y condiciones Usted ha terminado el proceso de afiliación, su Sucursal Virtual, queda automáticamente activa y usted podrá ingresar inmediatamente a utilizar todos los servicios que le ofrece. Las cuentas beneficiarias que tenia inscritas han sido trasladadas a la nueva Sucursal Virtual. 6

7 ETAPA 2: CREACIÓN DE GRUPOS DE PRODUCTOS Paso 1 Seleccione en el menú la opción Administración/ Grupos de Productos/Crear Grupo Paso 2 Defina un nombre para el grupo, elija la entidad a la cual se le van a vincular los productos y seleccione cada uno de los productos que conformarán el grupo. Grupos de productos Nombre Grupo Entidad Productos 7

8 ETAPA 3: CREACIÓN DE ROLES Paso 1 Seleccione en el menú la opción Administración/Roles/Crear Rol Paso 2 Defina el nombre del rol, seleccione el o los grupos de productos a los que tendrá acceso este rol y el privilegio. Roles Nombre rol Privilegio Grupos de productos 8

9 Paso 3 Seleccione las transacciones que quiere habilitar para los usuarios que tendrán cada rol. Estas transacciones están distribuidas así: Transacciones financieras Otras transacciones no financieras Tareas administrativas Otras tareas administrativas Recuerde seleccionar en esta sección los roles que tendrán acceso al servicio Declaraciones de Cambio Para los usuarios con rol de aprobador, puede definir un monto máximo para cada transacción y un monto máximo de aprobación por periodo. Transacciones 9

10 Paso 4 Paso 5 Seleccione en la sección de tareas administrativas las opciones Administrar y consultar productos de terceros Bancolombia y Administrar y consultar productos de otros bancos para que los Usuarios Secundarios de su empresa puedan consultar, inscribir y editar las cuentas beneficiarias Asigne un rol al Usuario Secundario, seleccionando también la o las entidades a las cuales puede tener acceso. 10

11 ETAPA 4: CREACIÓN DE REGLAS DE SEGURIDAD Paso 1 Seleccione en el menú Administración/ Reglas de Seguridad/Crear regla Paso 2 Seleccione el tipo de transacción a la cual desea aplicar la regla y el nombre Reglas de seguridad Tipo de transacción 11

12 Paso 3 Defina los productos sobre los que aplicará la regla, estos pueden ser por entidad y grupo de productos o para productos específicos. Productos Paso 4 Ingrese el monto a partir del cual aplicará la regla de seguridad. Paso 5 Defina el número de aprobaciones que requiere la transacción seleccionada y el esquema de aprobaciones, es decir, si los usuarios aprobadores podrán autorizar o será un usuario específico. Monto Aprobaciones 12

13 ETAPA 5: CREACIÓN Y ACTIVACIÓN DE USUARIOS SECUNDARIOS Paso 1 Cada Usuario Secundario debe ingresar a la opción Usuarios de la Sucursal Virtual Empresas, diligenciar la totalidad de los datos y crear su usuario y contraseña. Paso 2 Una vez realizada esta actividad por cada Usuario Secundario, el Usuario Principal, debe: Seleccionar la opción Administración/Usuarios/Usuarios Inactivos y seleccionar del listado desplegado en la pantalla el usuario que desea activar. Seleccionar en el menú (barra inferior) la opción activar. Seleccionar la entidad a la que tendrá acceso este usuario y el rol que tendrá. Finalizar guardando los cambios realizados. 13

14 Si no recuerda su usuario y clave ETAPA 1: GENERACIÓN DE USUARIO MASTER Y CLAVE Este proceso de afiliación lo deben realizar las empresas cuyo Usuario Principal no recuerda el usuario o la clave y consta de cinco etapas: Generación de Usuario Principal y clave Creación de grupos de productos Creación de roles Definición de reglas de seguridad Creación y aprobación de los demás usuarios Paso 1 Ingrese a la Sucursal Virtual Empresas de la entidad en la cual tiene productos. Si usted tiene productos en más de una entidad, puede ingresar por cualquiera de estas Ingrese a la opción Afíliese aquí 14

15 Paso 2 Ingrese el tipo de afiliación que desea realizar. Paso 3 Ingrese los datos del cliente y de un producto que tenga en alguna de éstas entidades. Paso 4 Seleccione el tipo de Sucursal Virtual a la que desea afiliarse. Tipo de afiliación Datos cliente y producto 15

16 Paso 5 Ingrese los datos de la persona que realiza la afiliación. Esta persona debe ser autorizada por el cliente y no requiere ser usuario de la Sucursal Virtual, si por el contrario, la persona que está realizando la afiliación es el Usuario Principal, debe marcar la opción es el mismo usuario que está realizando las afiliación. Paso 6 Defina el tipo de funciones (administrativas o transaccionales) y privilegios (ejecución directa, aprobar y/o preparar, sólo aprobar o solo preparar) del Usuario Principal. 16 Datos del afiliador Funciones y privilegios Usuario Principal

17 17 Paso 7 En caso de requerir un segundo Usuario Principal, ingrese la información de esta persona y defina tipo de funciones y privilegios. Esta opción es solo para empresas que tengan un usuario con privilegio diferente a ejecución directa. Funciones y privilegios segundo Usuario Principal Paso 8 Entregue a su representante comercial los documentos requeridos para la nueva afiliación a la Sucursal Virtual Empresas incluyendo la solicitud de afiliación impresa y firmada por el representante legal. Paso 9 Lea los términos y condiciones. Si está de acuerdo con ellos, acéptelos. La afiliación que acaba de realizar no es automática, su canal requiere de activación por parte del Banco una vez entregue los documentos requeridos. Una vez el canal esté activo, puede continuar con las demás etapas:

18 ETAPA 2: CREACIÓN DE GRUPOS DE PRODUCTOS Paso 1 Seleccione en el menú la opción Administración/ Grupos de Productos/Crear Grupo Paso 2 Defina un nombre para el grupo, elija la entidad a la cual se le van a vincular los productos y seleccione cada uno de los productos que conformarán el grupo. Grupos de productos Nombre Grupo Entidad Productos 18

19 ETAPA 3: CREACIÓN DE ROLES Paso 1 Seleccione en el menú la opción Administración/Roles/Crear Rol Paso 2 Defina el nombre del rol, seleccione el o los grupos de productos a los que tendrá acceso este rol y el privilegio. Roles Nombre rol Privilegio Grupos de productos 19

20 Paso 3 Paso 4 Seleccione las transacciones que se quiere habilitar para los usuarios que tendrán cada rol. Estas transacciones están distribuidas así: Transacciones financieras Otras transacciones no financieras Tareas administrativas Otras tareas administrativas Recuerde seleccionar en esta sección los roles que tendrán acceso al servicio Declaraciones de Cambio 20 Transacciones Para los usuarios con rol de aprobador, puede definir un monto máximo para cada transacción y un monto máximo de aprobación por periodo. Asigne un rol al Usuario Secundario, seleccionando también la o las entidades a las cuales puede tener acceso. Roles

21 ETAPA 4: CREACIÓN DE REGLAS DE SEGURIDAD Paso 1 Seleccione en el menú Administración/ Reglas de Seguridad/Crear regla Paso 2 Seleccione el tipo de transacción a la cual desea aplicar la regla y el nombre Reglas de seguridad Tipo de transacción 21

22 Paso 3 Defina los productos sobre los que aplicará la regla, estos pueden ser por entidad y grupo de productos o para productos específicos. Productos Paso 4 Ingrese el monto a partir del cual aplicará la regla de seguridad. Paso 5 Defina el número de aprobaciones que requiere la transacción seleccionada y el esquema de aprobaciones, es decir, si los usuarios aprobadores podrán autorizar o será un usuario específico. Monto Aprobaciones 22

23 ETAPA 5: CREACIÓN Y ACTIVACIÓN DE USUARIOS SECUNDARIOS Paso 1 Cada Usuario Secundario debe ingresar a la opción Usuarios de la Sucursal Virtual Empresas, diligenciar la totalidad de los datos y crear su usuario y contraseña. Paso 2 Una vez realizada esta actividad por cada Usuario Secundario, el Usuario Principal, debe: Seleccionar la opción Administración/Usuarios/Usuarios Inactivos y seleccionar del listado desplegado en la pantalla el usuario que desea activar. Seleccionar en el menú (barra inferior) la opción activar. Seleccionar la entidad a la que tendrá acceso este usuario y el rol que tendrá. Finalizar guardando los cambios realizados. 23

24 Bienvenido! Ha concluido el proceso de afiliación y activación de la nueva Sucursal de Empresas. Panamá Puerto Rico Cayman