INTENDENCIA DE ESTADÍSTICAS, ESTUDIOS Y NORMAS DE LA EPS Y SFPS MANUAL DE PERSONAS ESTRATÉGICAS DE ENTIDADES DEL SFPS

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1 INTENDENCIA DE ESTADÍSTICAS, ESTUDIOS Y NORMAS DE LA EPS Y SFPS MANUAL DE PERSONAS ESTRATÉGICAS DE ENTIDADES DEL SFPS Septiembre 25, 2015

2 Página 2 de 15 CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN DEFINICIÓN DEL FORMULARIO Registro de personas (FPE-SFPS) TABLAS DE REFERENCIA TABLA 1 Códigos de cargos TABLA 2 Códigos de tipo de designación TABLA 3 Códigos de segundo cargo CONTROLES DE VALIDACION FRECUENCIA Y PLAZOS DE ENVÍO RESPONSABLES DE SOPORTE INSTRUCTIVO DE DESCARGA DEL FORMULARIO... 11

3 Página 3 de 15 1 INTRODUCCIÓN La Superintendencia de Economía Popular y Solidaria ha diseñado un formulario a través del cual las entidades de los segmentos 1, 2, 3, 4, 5 y Conafips del Sector Financiero Popular y Solidario, reportarán periódicamente a este organismo de control la información relacionada con Personas Estratégicas. El formulario deberá ser remitido por las entidades controladas a través del correo electrónico verificacion@seps.gob.ec, en los plazos máximo establecidos por esta Superintendencia. Una vez recibida la información a través de la dirección electrónica, se validará el formulario y se enviará el diagnóstico de validación al mismo correo electrónico de la entidad que remitió la información de personas estratégicas. En caso de que el diagnóstico de la validación registre errores, es obligación de las entidades efectuar la corrección inmediata de los mismos y enviar nuevamente el formulario para que este sea validado correctamente dentro del plazo dispuesto. El formulario que mantenga errores en la validación será considerado como información no recibida. En el evento de que esta Superintendencia compruebe la falta de envío de la información en los tiempos y formatos establecidos, o si está incompleta o adoleciere de errores de forma que impidan su aceptación o validación, se aplicarán las sanciones previstas en las normas pertinentes.

4 Página 4 de 15 2 DEFINICIÓN DEL FORMULARIO 2.1 Registro de personas (FPE-SFPS) Formulario a través del cual las entidades del Sector Financiero Popular y Solidario remitirán a este Organismo de Control la información relacionada a las personas estratégicas de su entidad. Se deben registrar todas las personas que han ejercido los diferentes cargos durante el tiempo que la SEPS lo solicite a través de oficio circular. El formulario debe contener un registro por cada persona estratégica de la entidad, considerando vinculaciones, desvinculaciones y reingresos dentro del período solicitado por este organismo de control. Registros de detalle Campo Tipo de dato Opción Tipo de campo Fecha de corte (dd/mm/aaaa) obligatorio ingreso Ruc numérico (13) obligatorio ingreso Razón social caracteres (200) obligatorio despliegue automático Segmento alfanumérico (3) obligatorio seleccionar Cargo caracteres (50) obligatorio seleccionar Tipo de designación caracteres(20) obligatorio* seleccionar Segundo cargo caracteres(100) Obligatorio* seleccionar Cédula/ Ruc numérico (13) obligatorio ingreso Primer apellido caracteres(30) obligatorio* ingreso Segundo apellido caracteres(30) obligatorio* ingreso Primer nombre / Razón social caracteres(200) obligatorio ingreso Segundo nombre caracteres(30) obligatorio* ingreso Inicio del cargo (dd/mm/aaaa) Obligatorio* ingreso Fin del cargo (dd/mm/aaaa) obligatorio* ingreso Teléfonos de la cooperativa caracteres (35) obligatorio ingreso Calle principal caracteres (50) obligatorio ingreso Número del domicilio caracteres (10) obligatorio* ingreso Calle secundaria caracteres (50) obligatorio ingreso Teléfonos del domicilio caracteres (35) obligatorio ingreso Teléfono celular caracteres (21) obligatorio ingreso Correo electrónico institucional caracteres (50) Obligatorio* ingreso Correo electrónico personal 1 caracteres (50) Obligatorio* ingreso Correo electrónico personal 2 caracteres (50) opcional ingreso

5 Página 5 de 15 Fecha de corte.- Fecha del último día del mes de acuerdo al requerimiento del Organismo de Control. Ruc.- Número de RUC de la entidad, debe ser digitado. Razón social.- Nombre o razón social de la entidad, se despliega automáticamente una vez ingresado el RUC. Segmento.- Ubicación de las entidades del sector financiero popular y solidario de acuerdo al saldo de sus activos (Resolución F) Segmento Activos (USD) * 1 Mayor a 80' ,00 2 Mayor a 20' ,00 hasta 80' ,00 3 Mayor a 5' ,00 hasta 20' ,00 4 Mayor a 1' ,00 hasta 5' ,00 5 Hasta 1' ,00 Cajas de ahorro, bancos comunales y cajas comunales * Segmentación vigente con activos a diciembre de 2014 Para el cargo de Auditor Externo no aplica N/A. Cargo.- Ocupación de la persona estratégica, debe ser seleccionado de la lista desplegable. Tipo de Designación.- Corresponde al tipo nombramiento dentro de la entidad, debe ser seleccionada titular, suplente o N/A no aplica, de la lista desplegable. * Para el cargo de Auditor Externo no aplica N/A. Segundo Cargo: Ocupación adicional de la persona estratégica, debe ser seleccionado de la lista desplegable. *Para el cargo de Auditor Externo no aplica N/A. Cédula / Ruc.- Número de cédula de identidad o ciudadanía de la persona estratégica o número de Ruc de auditoría externa. Primer apellido.- Corresponde al primer apellido de la persona estratégica, únicamente se admiten letras mayúsculas. * En este campo se incluirá la razón social de auditoría externa, sin incluir caracteres especiales. Segundo apellido.- Corresponde al segundo apellido de la persona estratégica, únicamente se admiten letras mayúsculas. * Si no tiene segundo apellido la persona estratégica, este campo debe estar en blanco. Primer nombre / Razón Social.- Corresponde al primer nombre de la persona estratégica, o la razón social de auditoría externa. *Únicamente se admiten letras mayúsculas, sin considerar caracteres especiales.

6 Página 6 de 15 Segundo nombre.- Es el segundo nombre de la persona estratégica, únicamente se admiten letras mayúsculas. * Si no tiene segundo nombre la persona, este campo debe estar en blanco. Inicio del cargo.- Fecha de inicio de funciones de la persona estratégica en el cargo indicado. Fin del cargo.- Fecha fin de funciones de la que la persona estratégica en el cargo indicado. * Si la persona estratégica se mantiene en funciones a la fecha de corte, la fecha de fin de cargo, debe estar en blanco. Teléfonos de la cooperativa.- Corresponde exclusivamente a los números telefónicos de la cooperativa, ingresados con el prefijo de la provincia. Si tiene dos o más números telefónicos deben separarse con un slarch (/) sin espacios, ejemplo: / Dirección domiciliaria de la persona estratégica.- o o o Calle principal.- Nombre de la calle principal del domicilio de la persona estratégica, no se admiten campos en blanco. Número del domicilio.- Número de la residencia de la persona estratégica, en caso de no tener nomenclatura se registrara N/A no aplica. Calle secundaria.- Nombre de la calle secundaria del domicilio de la persona estratégica, no se admiten campos en blanco. * De no tener nombre registrar el sector o referencia. Teléfono del domicilio.- Número(s) telefónico(s) del domicilio de la persona estratégica, debe ser ingresado con el prefijo de la provincia, si tiene dos o más números telefónicos deben separarse con un slarch (/) sin espacios, ejemplo: / Teléfono celular.- Números(s) de teléfono(s) celular de la persona estratégica. Debe ser personal Correo electrónico institucional.- Corresponde a la dirección electrónica asignada por la entidad a la persona estratégica. * Para el cargo de Auditor Externo, se registrará el correo electrónico de la firma auditora. Correo electrónico personal 1.- Corresponde a la dirección electrónica de la persona estratégica. No deberá registrarse el correo institucional. * Para el cargo de Auditor Externo, se registrará el correo electrónico del Representante Legal. Correo electrónico personal 2.- Corresponde a la dirección electrónica alterna de la persona estratégica, si no posee esta información puede ir en blanco.

7 Página 7 de 15 3 TABLAS DE REFERENCIA 3.1 TABLA 1 Códigos de cargos Código 01 Representante Legal Descripción Cargo 02 Presidente del Consejo de Administración 03 Vocal principal del Consejo de Administración 04 Presidente del Consejo de Vigilancia 05 Vocal principal del Consejo de Vigilancia 06 Contador 07 Secretario 08 Oficial de Cumplimiento 09 Auditor Interno 10 Auditor Externo 11 Administrador Temporal 12 Liquidador 13 Responsable de Cumplimiento 3.2 TABLA 2 Códigos de tipo de designación Código 01 Titular 02 Suplente 03 N/A (No aplica) Descripción Tipo de Designación 3.3 TABLA 3 Códigos de segundo cargo Código 01 Jefe de Planificación Descripción Segundo Cargo 02 Analista/Asistente de planificación 03 Jefe de Procesos 04 Analista/Asistente de Procesos 05 Jefe de Marketing 06 Analista/Asistente de Marketing 07 Jefe de Riesgos 08 Asistente/ Analista de Riesgos 09 Jefe de Seguridad de Información 10 Asistente/ Analista de Seguridad de Información 11 Jefe de Seguridad Física 12 Asistente/ Analista de Seguridad Física 13 Jefe de Crédito 14 Asistente/ Analista de Crédito 15 Jefe de Operaciones 16 Asistente/ Analista de Operaciones 17 Jefe de Negocios 18 Asistente/ Analista de Negocios 19 Jefe de Captaciones 20 Asistente/ Analista de Captaciones

8 Página 8 de Cajeros 22 Jefe Administrativo 23 Asistente/ Analista de Administrativo 24 Jefe de Tesorería Inversiones 25 Asistente/ Analista de Tesorería - Inversiones 26 Jefe de Servicio al Cliente 27 Asistente/ Analista de Servicio al Cliente 28 Jefe de Cobranzas 29 Asistente/ Analista de Cobranzas 30 Jefe de Talento Humano 31 Asistente/ Analista de Talento Humano 32 Jefe Financiero 33 Asistente / Analista Financiero 34 Jefe de Contabilidad 35 Asistente / Analista Contable 36 Jefe de Auditoria Interna 37 Asistente / Analista Auditoria Interna 38 Jefe de Tecnología de Información 39 Asistente / Analista de Tecnología de información 40 Jefe de Servicios Generales 41 Conserje 42 Jefe de Transparencia de Información 43 Asistente / Analista de Transparencia de Información 44 Jefe/ Asesor Legal 45 Asistente / Analista de Legal 46 Jefe de Adquisiciones y Logística 47 Asistente / Analista de Adquisiciones y Logística 48 Jefe de Agencia 49 Asistente / Analista de Agencia 50 Asistente/Auxiliar de Gerente 51 Guardia 52 Gerente 53 Representante Legal 54 Presidente del Consejo de Administración 55 Vocal principal del Consejo de Administración 56 Presidente del Consejo de Vigilancia 57 Vocal principal del Consejo de Vigilancia 58 Contador 59 Secretario 60 Oficial de Cumplimiento 61 Auditor Interno 62 Auditor Externo 63 Administrador Temporal 64 Liquidador 65 Responsable de Cumplimiento

9 Página 9 de 15 4 CONTROLES DE VALIDACION Nombre del archivo El nombre del archivo de este formulario debe cumplir estrictamente con el siguiente formato: FPE-SFPS-xxxxxxxxxxxxx-dd-mm-aaaa.xlsm Donde: FPE-SFPS: Código del formulario, es fijo xxxxxxxxxxxxx: Número de RUC de la entidad dd-mm-aaaa: Corresponde a la fecha de corte de la información..xlsm: Extensión del archivo (comprimido en Excel) Ejemplo: FPE-SFPS xlsm Número de RUC Debe registrar 13 dígitos y corresponde al número de Ruc de la entidad. Razón Social Deberá desplegarse automáticamente el nombre de la entidad, una vez que sea ingresado el Ruc. Cédula / Ruc Debe ser de 10 dígitos para cédulas de identidad o ciudadanía de las personas estratégicas, se validará con el noveno dígito verificador. Para el cargo de Auditor Externo, deberá registrar 13 dígitos. Fecha de inicio de cargo. Debe contemplar la información de todas las personas estratégicas durante el período de requerimiento por el Organismo de Control (Ejemp.Período: desde el 01 de enero de 2013 hasta el 31 de agosto de 2015). Ejemplo: APELLIDO NOMBRE CARGO INICIO DEL CARGO FIN DEL CARGO PINTO JUAN REPRESENTANTE LEGAL 01/07/ /09/2013 LARA VIRGINIA REPRESENTANTE LEGAL 16/09/2013 Campos vacíos Los campos que podrían estar en blanco son: Segundo Apellido y Segundo Nombre, siempre y cuando conste en la cédula de identidad o ciudadanía. Correo electrónico personal 2, en caso de no existir dirección electrónica alterna. Consideraciones especiales para grabar y enviar el formulario No se admiten celdas en blanco con espacios. No se podrá copiar y pegar la información desde otros archivos Excel.

10 Página 10 de 15 5 FRECUENCIA Y PLAZOS DE ENVÍO Las entidades deberán cumplir con el envío de información de acuerdo a la siguiente frecuencia y plazo de entrega: CÓDIGO FORMULARIO FRECUENCIA PLAZO DE ENVÍO FPE-SFPS Formulario de Personas Estratégicas Trimestral/Eventual 15 días plazo A partir del corte de septiembre de 2015, esta información deberá enviar con frecuencia trimestral. Sin embargo, podrá ser eventual dentro de cada trimestre siempre y cuando existan actualizaciones de Personas Estratégicas desde la última fecha de corte (30-sep-2015). 6 RESPONSABLES DE SOPORTE RESPONSABLE EXTENSIÓN Jimena Oviedo rosa.oviedo@seps.gob.ec Jonathan Chamba jonathan.chamba@seps.gob.ec Carlos Trávez Carlos.travez@seps.gob.ec

11 Página 11 de 15 7 INSTRUCTIVO DE DESCARGA DEL FORMULARIO El funcionario de la entidad, responsable del envío de esta información, deberá realizar los siguientes pasos: Ingresar al enlace: Seleccionar registro de personas estratégicas

12 Página 12 de 15 Escoger Formulario Dar un click en guardar como

13 Página 13 de 15 El nombre del archivo debe mantener el siguiente formato: FPE-SFPS-XXXXXXXXXXXXX-dd/mm/aaaa.xlsm Donde: FP-SFPS: xxxxxxxxxxxxx: dd/mm/aaaa:.xlsm: Código del formulario, es fijo Número de RUC de la entidad Corresponde a la fecha de corte de la información. Extensión del archivo (comprimido en Excel) Ejemplo: FP-SFPS xlsm Nota.- Una vez guardado el archivo, debe proceder a abrir para registrar la información.

14 Página 14 de 15 Abrir el archivo guardado y deshabilitar la VISTA PROTEGIDA, dando un click en habilitar edición. Deshabilitar la ADVERTENCIA DE SEGURIDAD, dando click en habilitar contenido

15 Página 15 de 15 Deshabilitadas las macros obtenemos el siguiente formulario Nota.- Para confirmar que el archivo se encuentre descargado exitosamente, verificar registrando el Ruc de la entidad, seguidamente debe desplegarse el nombre de la cooperativa. Forma de envío Este formulario debe ser remitido a la dirección de correo electrónico de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, de la siguiente manera: Ejemplo: Para: Asunto: verificacion@seps.gob.ec S FORMULARIO FPE-SFPS Dónde: S corresponde a segmento y 1 el número de segmento correspondiente a cada entidad, así como el número de Ruc. Cuerpo: Adjunto: Texto (opcional) Archivo FPE-SFPS xlsm