Sistema efactura eurobits Área de Recepción de Facturas. Manual de Usuario V2.2

Transcripción

1 Sistema efactura eurobits Área de Recepción de Facturas Manual de Usuario V2.2 Enero de 2008

2 Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN PROCESO DE REGISTRO ÁREA DE RECEPCIÓN DE FACTURAS ACCESO AL SERVICIO FACTURAS Como pagador Como proveedor Facturas emitidas para imprimir Detalle de factura emitida Descarga de facturas Ficheros adjuntos Consulta de los cambios de la factura FACTURAS PRO FORMA Como pagador Como proveedor Detalle de factura pro forma Ficheros adjuntos Consulta de los cambios de la factura CONFIGURACIÓN Notificaciones factura Notificaciones factura pro forma Datos generales

3 1 Introducción Este documento es una guía de uso o Manual de Usuario para el área de Recepción de Facturas de Sistema efactura. Un área especialmente pensada para usuarios o empresas que son receptores de facturas y que no tienen contratado el servicio de facturación electrónica con ninguna de la Entidades Financieras conectadas a Sistema efactura. El propósito de este documento es describir de forma detallada la funcionalidad del área de recepción de facturas, de forma que sus usuarios puedan sacar el máximo provecho a la plataforma y entender su funcionamiento de forma simple y rápida. Sistema efactura es una plataforma que permite comunicar la información de facturas electrónicas entre los diferentes usuarios de la misma. Además de los usuarios del área de Recepción de Facturas, también los emisores de facturas tienen acceso a la plataforma, aunque dicho acceso les es facilitado por una de las Entidades Financieras conectadas a la plataforma. Tanto unos como otros recibirán, en base a sus propias preferencias, las notificaciones relacionadas con los eventos más importantes que ocurran con las facturas que se gestionan en la plataforma. El objetivo de Sistema efactura ha sido diseñar un sistema de facturación electrónica lo más versátil y sencillo posible, de esta forma se han incluido funciones tan interesantes como la visualización de la factura desde el propio navegador, la posibilidad de descarga de las facturas y la posibilidad de integración con los sistemas de facturación de las empresas. La plataforma, a nivel general se compone de diferentes módulos. En relación a los módulos que tienen que ver con el intercambio de facturas electrónicas, los más importantes son: Área de Recepción de Facturas. El área donde los receptores de las facturas pueden ver el contenido de las facturas que le son emitidas y gestionarlas. Áreas de Facturación Electrónica de las Entidades Financieras. Son áreas distribuidas en diferentes Entidades Financieras y que permiten a sus usuarios emitir y recibir facturas. Suelen estar integradas dentro de la Banca Electrónica de dichas Entidades Financieras Núcleo central. Parte de Sistema efactura que actúa como nodo concentrador de facturas, permitiendo todas las operaciones sobre las facturas, el almacenamiento de los datos y la gestión del envío de las notificaciones. Este manual describe el funcionamiento del área de Recepción de Facturas. En caso de querer emitir sus propias facturas el usuario debe darse de alta en el servicio de Facturación Electrónica que ofrecen las Entidades Financieras conectadas a Sistema efactura. Toda la información que se encuentra almacenada en la plataforma seguirá estando disponible si el usuario entra a través del servicio que ofrecen las Entidades Financieras. Además de las funcionalidades ofrecidas en el área de Recepción de Facturas, las Entidades Financieras normalmente ofrecen a sus clientes servicios adicionales como: Emisión de facturas electrónicas. Se incluye la posibilidad de cesión de las facturas a Factoring. Sistemas avanzados de búsqueda. Enlace automático con pagos y cobros utilizando los sistemas habituales de pago y cobro de cada Entidad Financiera. Sistemas de gestión de perfiles y roles dentro de una empresa. Enlaces con los sistemas internos de facturación de las empresas. 4

4 2 Proceso de registro Para comenzar a utilizar el área de Recepción de Facturas, el usuario debe proceder al registro de su empresa en la plataforma. Antes de registrarse, una empresa debe haber recibido una notificación por correo electrónico para que inicie el proceso de registro. Dicha notificación sólo se envía una vez para cada empresa y el envío se produce en el momento en el que a través de la plataforma se emite una factura a una empresa que no es cliente del servicio de Facturación Electrónica de ninguna de las Entidades Financieras conectadas a Sistema efactura y tampoco es una empresa ya registrada dentro del área de Recepción de Facturas. El proceso necesario para registrarse es el siguiente: Recepción de la notificación. El usuario recibe una notificación que le comunica que a su empresa se le ha emitido una factura, incluyendo el nombre de la empresa emisora, la dirección a la que acceder para iniciar el registro y la Primera clave que necesita para pasos posteriores. 5

5 Comunicación con el emisor de su factura. El receptor de la factura debe ponerse en contacto con el emisor de la factura y pedir que le facilite su Segunda clave. Esta segunda clave es única para cada usuario, sólo la conoce la empresa que le ha emitido la factura y sólo se utiliza una vez. Acceso al área de registro. El usuario debe acceder a la página de registro para la introducción de las claves. La dirección de esta página viene en el correo electrónico de la notificación de la Primera clave : 6

6 Introducción de las claves. El usuario debe introducir primero la Primera clave (en la página indicada en el punto anterior) y después se le pide que introduzca la Segunda clave. Cambio de contraseña. El usuario debe posteriormente cambiar sus claves e introducir una contraseña propia, que será la que utilice en el futuro para el acceso al área de Recepción de Facturas. 7

7 Acceso al área de Recepción de Facturas. El usuario debe acceder al punto de acceso del área de Recepción de facturas y allí introducir su nueva contraseña para poder entrar. A partir de ese momento la contraseña será efectiva. El usuario puede cambiar la contraseña siempre que lo estime oportuno, desde el área de Configuración. Aceptación del Acuerdo de adhesión. Finalmente el usuario debe leer y aceptar el Acuerdo de Adhesión. 8

8 A partir de ese momento es un usuario de pleno derecho del área de Recepción de Facturas y podrá gestionar la recepción de las facturas que le emiten otras empresas: 9

9 3 Área de Recepción de Facturas 3.1 Acceso al servicio Los usuarios del área de Recepción de Facturas deberán acceder al Servicio a través de la página en la que deberán introducir el login (CIF) y la contraseña y pulsar : Además, en esta página el usuario podrá: Realizar una consulta o pedir algún tipo de soporte pulsando sobre el enlace. Añadir la dirección de comienzo del área de Recepción de Facturas a sus favoritos pulsando sobre el enlace. Una vez pasado el control de acceso podrán realizar las operaciones que quieran para gestionar la recepción de las facturas que le han sido emitidas. 10

10 3.2 Facturas Desde la opción Facturas del menú principal el usuario puede gestionar las facturas en las que aparece el CIF de su empresa. Al seleccionar la opción de Facturas se mostrarán dos opciones: Como pagador: que permite acceder a la lista de facturas de la plataforma en la que la empresa del usuario actúa como pagador. Como proveedor: que permite acceder a la lista de facturas de la plataforma en la que la empresa del usuario actúa como proveedor Como pagador Al seleccionar la opción Como pagador del submenú Facturas se mostrará un listado con facturas emitidas en las que el usuario figura como pagador. En la lista se mostrarán las facturas emitidas por los proveedores en los que el CIF del usuario aparezca como pagador y todas las autofacturas emitidas por el usuario en nombre de uno de sus proveedores. 11

11 La información mostrada para cada una de las facturas recibidas será: Fecha emisión: Fecha en que la factura fue emitida. Número: Número que identifica a la factura. Proveedor: Cadena formada por el CIF del proveedor seguido de su nombre. Importe Total: Importe total en euros de la factura. Las notas de abono se muestran con importe negativo. Tipo: Indica si la factura es una factura común (Factura) o una Autofactura. Si en el tipo se muestra (A) es que la factura es una nota de abono, si se muestra (R) indica que es un factura rectificativa. Estado: Estado en el que se encuentra actualmente la factura recibida, los estados posibles son: Aceptada, Rechazada, Pendiente de Leer, Leída, Emitido Pago, Emitido Cobro, Emitido pago, Cobro externo, Pago externo, Emitida para imprimir, Pagada, Cobrada y Emitida para imprimir. Se mostrará un total con la suma de los importes de las facturas. Para el cálculo de este total no se tendrán en cuenta ni las notas de abono ni las facturas en estado rectificada. La lista de facturas podrá ser ordenada ascendentemente o descendentemente por cada una de las columnas de la tabla pulsando sobre el enlace de la cabecera de la columna. También 12

12 se podrá establecer un filtro de forma que se mostrará un subconjunto de las facturas recibidas según cumplan unas determinadas condiciones. Las condiciones a cumplir por las facturas mostradas podrán establecerse para cada columna al principio de la lista. El campo Delegación forma parte del filtro, y se corresponde con la delegación asociada a la factura (la del proveedor para facturas, la del pagador para autofacturas). La lista mostrará las facturas del usuario paginadas según el criterio de ordenación escogido, de modo que el tamaño de los listados sea razonable y cómodo de manejar para el usuario. Las acciones que un usuario podrá realizar desde esta lista son: Aceptar facturas: Al pulsar sobre el botón comunes seleccionadas de la lista. Rechazar facturas: Al pulsar sobre el botón facturas comunes seleccionadas de la lista. se aceptarán las facturas se rechazarán las Ver el detalle de una factura recibida: Al pulsar sobre la imagen de un elemento de la lista se muestra una página de detalle con los datos de la factura recibida. Ver los ficheros adjuntos de una factura:. Para las facturas que posean ficheros adjuntos se mostrará la imagen:. Pulsando sobre este icono se mostrará la página de detalle de la factura, en la que se podrán ver sus ficheros adjuntos. Descargar facturas: Al pulsar sobre el texto se solicita la descarga de todas las facturas seleccionadas en la página, en el formato seleccionado en el cuadro de selección de formatos. Consulta de los cambios de la factura: Al pulsar sobre cronológica los cambios por los que ha pasado una factura. se podrá consultar de forma Aceptar facturas Un usuario podrá aceptar facturas de la lista de facturas emitidas como pagador siempre que no sean de tipo autofactura. Si se intenta aceptar una autofactura desde la lista de facturas emitidas como pagador se mostrará un error. Sólo podrán aceptarse facturas cuyo estado sea Pendiente de Leer o Leída, es decir, facturas que han sido recibidas pero nunca antes han sido aceptadas o rechazadas. Aceptar una factura supondrá cambiar su estado a Aceptada y que se produzca el envío de las correspondientes notificaciones al proveedor y al comprador Rechazar facturas Un pagador podrá rechazar las facturas emitidas a su nombre por un proveedor indicando que no acepta como válida su emisión. Si se intenta rechazar una autofactura desde la lista de facturas emitidas como pagador se mostrará un error. Sólo podrán rechazarse facturas cuyo estado sea Pendiente de Leer o Leída, es decir facturas que han sido recibidas pero nunca antes han sido aceptadas, rechazadas o rectificadas. Rechazar una factura supondrá cambiar su estado al estado final Rechazada y que se produzca el envío de las correspondientes notificaciones al proveedor y al pagador. A la hora de rechazar una factura se deberá indicar un motivo de rechazo. El motivo de rechazo sirve para darle al emisor de la factura la razón por la cual la factura ha sido rechazada. 13

13 3.2.2 Como proveedor Al seleccionar la opción Como proveedor del submenú de Facturas se mostrará un listado con las facturas que han sido emitidas con el usuario como proveedor. Este listado estará compuesto principalmente por autofacturas emitidas en nombre del usuario por distintos pagadores que son clientes suyos. 14

14 La información mostrada para cada una de las facturas emitidas será: Fecha emisión: Fecha en que la factura fue emitida. Número: Número que identifica a la factura. Pagador: Cadena formada por el CIF del pagador seguido de su nombre. Importe: Importe total en euros de la factura. Las notas de abono se muestran con importe negativo. Tipo: Indica si la factura es una factura común (Factura) o una Autofactura. Si en el tipo se muestra (A) es que la factura es una nota de abono, si se muestra (R) se indica que es un factura rectificativa. Estado: Estado en el que se encuentra actualmente la factura emitida, los estados posibles son: Aceptada, Rechazada, Pendiente de Leer, Leída, Emitido Pago, Emitido Cobro, Emitido pago, Cobro externo, Pago externo, Emitida para imprimir, Pagada Cobrada y Emitida para imprimir. Se mostrará un total con la suma de los importes de las facturas. Para el cálculo de este total no se tendrán en cuenta ni las notas de abono ni las facturas en estado Emitida rectificación. La lista de facturas podrá ser ordenada ascendentemente o descendentemente por cada una de las columnas de la tabla pulsando sobre el enlace de la cabecera de la columna. También se podrá establecer un filtro de forma que se mostrará un subconjunto de las facturas emitidas según cumplan unas determinadas condiciones. Las condiciones a cumplir por las facturas mostradas podrán establecerse para cada columna al principio de la lista. El campo Delegación forma parte del filtro, y se corresponde con la delegación asociada a la factura (la del proveedor para facturas, la del pagador para autofacturas). La lista mostrará las facturas del usuario paginadas según el criterio de ordenación escogido, de modo que el tamaño de los listados sea razonable y cómodo de manejar para el usuario. Las acciones que un usuario podrá realizar desde esta lista son: Aceptar autofacturas: Al pulsar sobre el botón: autofacturas seleccionadas de la lista. Rechazar autofacturas: Al pulsar sobre el botón: autofacturas seleccionadas de la lista. se aceptarán las se rechazarán las Ver el detalle de una factura emitida: Al pulsar sobre la imagen: de un elemento de la lista se muestra una página de detalle con los datos de la factura emitida. Ver los ficheros adjuntos de una factura:. Para las facturas que posean ficheros adjuntos se mostrará la imagen:. Pulsando sobre este icono se mostrará la página de detalle de la factura, en la que se podrán ver sus ficheros adjuntos. Descargar facturas: Al pulsar sobre el botón: se solicita la descarga de todas las facturas seleccionadas en la página, en el formato seleccionado en la combo de formatos. Consulta de los cambios de la factura: Al pulsar sobre se podrá consultar de forma cronológica los cambios por los que ha pasado una factura Aceptar autofacturas Un proveedor podrá aceptar las autofacturas emitidas a su nombre por un pagador indicando que acepta como válida su emisión. Si se intenta aceptar una factura común desde la lista de facturas emitidas como proveedor se mostrará un error. 15

15 Sólo podrán aceptarse autofacturas cuyo estado sea Pendiente de Leer o Leída, es decir, autofacturas que han sido emitidas pero nunca antes han sido aceptadas o rechazadas. Aceptar una autofactura supondrá cambiar su estado a Aceptada y que se produzca el envío de las correspondientes notificaciones al proveedor y al pagador Rechazar autofacturas Un proveedor podrá rechazar las autofacturas emitidas a su nombre por un pagador indicando que no acepta como válida su emisión. Si se intenta rechazar una factura común desde la lista de facturas emitidas como proveedor se mostrará un error. Sólo podrán rechazarse autofacturas cuyo estado sea Pendiente de Leer o Leída, es decir autofacturas que han sido recibidas pero nunca antes han sido aceptadas, rechazadas o rectificadas. Rechazar una autofactura supondrá cambiar su estado al estado final Rechazada y que se produzca el envío de las correspondientes notificaciones al proveedor y al pagador. A la hora de rechazar una autofactura deberá indicar un motivo de rechazo. El motivo de rechazo sirve para darle al emisor de la factura la razón por la cual la factura ha sido rechazada Facturas emitidas para imprimir Las facturas emitidas para imprimir son facturas o autofacturas cuyos destinatarios las reciben impresas en papel. El contenido de las facturas emitidas para imprimir es el mismo que el de las facturas normales salvo por los siguientes puntos a tener en cuenta: Llevan una pequeña marca que indica que el destino final de las facturas es ser impresas, esto se indica al ser dadas de alta en el sistema. A la factura se le añade un código localizador, para que el receptor, con la factura impresa, pueda en el momento que considere oportuno, descargarse la factura electrónica original firmada. No pueden tener ficheros adjuntos. Respecto al tratamiento de las facturas emitidas para imprimir, difieren con las facturas normales en los siguientes puntos: En el proceso de emisión no se envían notificaciones al receptor de la factura. 16

16 Una factura emitida para imprimir no puede cambiar sus estados a leída, aceptada o rechazada Detalle de factura emitida Al seleccionar el detalle de una factura emitida se mostrará una página con todos los datos de la factura. 17

17 Los datos de una factura emitida no son modificables (a excepción de sus ficheros adjuntos), se pueden consultar los datos de la misma y de las líneas (artículos, materiales o servicios) que la forman. Cuando un usuario visualiza el detalle de una factura en la que figura como pagador y cuyo estado es Pendiente de Leer, cambia su estado a Leída y se generan las oportunas notificaciones. Igualmente, cuando un usuario visualiza el detalle de una autofactura en la que figura como proveedor y cuyo estado es Pendiente de Leer, cambia su estado a Leída y se generan las oportunas notificaciones. Al emitirse una factura mediante Sistema efactura, toda la información de la misma es firmada digitalmente para asegurar que sus datos no son modificados después de la emisión. Cuando se muestra el detalle de una factura emitida aparecerá el icono indicando que la información mostrada coincide con la firmada digitalmente al emitirse la factura. Si el usuario pulsa sobre el icono se le mostrará una ventana con la información del certificado que se ha usado para firmar la factura: Desde el detalle de una factura emitida se puede realizar una visualización de la factura en formato PDF, así como una descarga de la misma Descarga de facturas Para que un usuario pueda descargarse una o varias facturas deberá seleccionar previamente el formato que desea que tengan las facturas descargadas. 18

18 La factura o facturas a descargar serán agrupadas y comprimidas en un fichero con formato ZIP para que su descarga sea más cómoda y rápida. Si el tamaño de la descarga supera un límite máximo se le informará al usuario de que no es posible descargar la información solicitada. Los formatos en los que se podrán descargar las facturas serán: Un solo fichero PDF CM10 Copia del original firmada digitalmente UBL 1.0 (Sistema efactura eurobits - Factoring y Confirming ). Fichero PDF UBL UBL10 CCI XML Ficheros adjuntos Adjuntar ficheros Desde los detalles de las facturas emitidas o recibidas, es posible añadir archivos adjuntos a la factura, excepto si la factura esta en estado emitida para imprimir. Pulsando sobre el botón se mostrará la página en la que poder incluir el fichero a la factura: La información para adjuntar un fichero será: Fecha de creación: Fecha en que el fichero se adjunta. Descripción: En este campo se podrá indicar una breve descripción sobre el fichero a adjuntar. Fichero: En este campo se indicará la ruta donde reside el fichero físico a adjuntar. (Campo Obligatorio). 19

19 Al pulsar sobre el enlace se procede a adjuntar el fichero a la factura y se vuelve a la página de detalle o edición de la misma. Al pulsar sobre el enlace edición de la factura. no se adjunta el fichero y se vuelve a la página de detalle o Consulta de ficheros adjuntos En la página de detalle de factura emitida, se puede acceder a la información de los ficheros adjuntos a la misma mediante el siguiente listado: La información mostrada en dicho listado es: Número de fichero adjunto: Número de orden secuencial en el que fue adjuntado el fichero. Descripción: Breve descripción del fichero adjunto. Nombre archivo: Nombre del fichero. Es posible descargar cualquiera de los ficheros adjuntos a una factura pulsando sobre el botón de dicho fichero. En el caso de que el fichero haya sido adjuntado por el usuario que visualiza la factura, podrá eliminarlo pulsando Consulta de los cambios de la factura Al seleccionar ver el histórico de los estados se mostrará una ventana con información sobre las modificaciones que ha sufrido la factura. 20

20 La información proporcionada es la siguiente: Serie Numero: La serie y el número de la factura en el caso de que esté emitida, en caso de que no estará el Código identificador interno. Proveedor: El cif y el nombre del proveedor de la factura. Pagador: El cif y el nombre del pagador de la factura. Importe ( ): El importe total de la factura. Un listado en orden cronológico de los diferentes estados por los que ha pasado la factura con los siguientes campos: o o o o o Fecha y hora: la fecha y hora en el momento que se ha realizado el cambio de estado. Empresa: El nombre de la empresa que ha hecho el cambio de estado (Si ha sido la plataforma aparecerá ). Estado previo: El nombre del estado que tenia antes del cambio de estado. Estado actual: El nombre del estado que tiene actualmente. Gestora: La empresa gestora que ha actuado en nombre de la emisora o receptora de la factura. 21

21 o o o Usuario(Gestoría): El nombre del usuario individual perteneciente a la empresa gestora que ha producido la anotación en el histórico. Delegación: La delegación de la empresa gestora que ha producido la anotación en el histórico. Observaciones: Observaciones sobre el cambio de estado. 3.3 Facturas pro forma Desde la opción Facturas Pro Forma del menú principal el usuario puede gestionar las facturas pro forma en las que aparece el CIF de su empresa. Una factura pro forma es una factura que todavía no se ha emitido. Se utilizan para que el receptor manifieste su conformidad con el contenido de la factura que el emisor le va a emitir, de esta forma se elimina o reduce el riesgo de emitir facturas que no son correctas, con la consiguiente emisión posterior de facturas rectificativas. Al seleccionar la opción de Facturas pro forma se mostrarán dos opciones: Como pagador: que permite acceder a la lista de facturas pro forma de la plataforma en la que la empresa del usuario actúa como pagador. Como proveedor: que permite acceder a la lista de facturas pro forma de la plataforma en la que la empresa del usuario actúa como proveedor Como pagador Al seleccionar la opción Como pagador del submenú Facturas pro forma se mostrará un listado con facturas enviadas a pro forma en las que el usuario figura como pagador. En la lista se mostrarán las facturas pro forma enviadas por los proveedores en los que el CIF del usuario aparezca como pagador y todas las autofacturas pro forma enviadas por el usuario en nombre de uno de sus proveedores. 22

22 La información mostrada para cada una de las facturas pro forma recibidas será: Fecha pro forma: Fecha en que la factura pro forma fue envíada. Número: Número que identifica a la factura pro forma. Proveedor: Cadena formada por el CIF del proveedor seguido de su nombre. Importe Total: Importe total en euros de la factura pro forma. Las notas de abono se muestran con importe negativo. Tipo: Indica si la factura pro forma es una factura pro forma común (Factura) o una Autofactura pro forma. Si en el tipo se muestra (A) es que la factura pro forma es una nota de abono, si se muestra (R) indica que es un factura pro forma rectificativa. Estado: Estado en el que se encuentra actualmente la factura pro forma recibida, los estados posibles son: Pro forma enviada, Pro forma aceptada, Pro forma rechazada y Pro forma leída. Se mostrará un total con la suma de los importes de las facturas pro forma. La lista de facturas pro forma podrá ser ordenada ascendentemente o descendentemente por cada una de las columnas de la tabla pulsando sobre el enlace de la cabecera de la columna. También se podrá establecer un filtro de forma que se mostrará un subconjunto de las facturas pro forma recibidas según cumplan unas determinadas condiciones. Las condiciones a cumplir por las facturas pro forma mostradas podrán establecerse para cada columna al principio de la 23

23 lista. El campo Delegación forma parte del filtro, y se corresponde con la delegación asociada a la factura (la del proveedor para facturas, la del pagador para autofacturas). La lista mostrará las facturas pro forma del usuario paginadas según el criterio de ordenación escogido, de modo que el tamaño de los listados sea razonable y cómodo de manejar para el usuario. Las acciones que un usuario podrá realizar desde esta lista son: Aceptar facturas pro forma: Al pulsar sobre el botón las facturas comunes seleccionadas de la lista. Rechazar facturas pro forma: Al pulsar sobre el botón las facturas comunes seleccionadas de la lista. se aceptarán se rechazarán Ver el detalle de una factura recibida: Al pulsar sobre la imagen de un elemento de la lista se muestra una página de detalle con los datos de la factura recibida. Ver los ficheros adjuntos de una factura pro forma:. Para las facturas pro forma que posean ficheros adjuntos se mostrará la imagen:. Pulsando sobre este icono se mostrará la página de detalle de la factura, en la que se podrán ver sus ficheros adjuntos. Consulta de los cambios de la factura pro forma: Al pulsar sobre se podrá consultar de forma cronológica los cambios por los que ha pasado una factura pro forma Aceptar facturas pro forma Un usuario podrá aceptar facturas pro forma de la lista de facturas pro forma como pagador siempre que no sean de tipo autofactura pro forma. Si se intenta aceptar una autofactura pro forma desde la lista de facturas pro forma como pagador se mostrará un error. Sólo podrán aceptarse facturas pro forma cuyo estado sea Pro forma enviada o Pro forma leída, es decir, facturas pro forma que han sido recibidas pero nunca antes han sido aceptadas o rechazadas. Aceptar una factura pro forma supondrá cambiar su estado a Pro forma aceptada y que se produzca el envío de las correspondientes notificaciones al proveedor y al comprador Rechazar facturas pro forma Un pagador podrá rechazar las facturas pro forma enviadas a su nombre por un proveedor indicando que no acepta como válida su envío. Si se intenta rechazar una autofactura pro forma desde la lista de facturas pro forma emitidas como pagador se mostrará un error. Sólo podrán rechazarse facturas pro forma cuyo estado Pro forma enviada o Pro forma leída, es decir facturas pro forma que han sido recibidas pero nunca antes han sido aceptadas o rechazadas. Rechazar una factura pro forma supondrá cambiar su estado al estado Pro forma rechazada y que se produzca el envío de las correspondientes notificaciones al proveedor y al pagador. A la hora de rechazar una factura pro forma se deberá indicar un motivo de rechazo. El motivo de rechazo sirve para darle al emisor de la factura pro forma la razón por la cual la factura pro forma ha sido rechazada. 24

24 3.3.2 Como proveedor Al seleccionar la opción Como proveedor del submenú de Facturas pro forma se mostrará un listado con las facturas pro forma que han sido emitidas con el usuario como proveedor. Este listado estará compuesto principalmente por autofacturas pro forma emitidas en nombre del usuario por distintos pagadores que son clientes suyos. 25

25 La información mostrada para cada una de las facturas pro forma será: Fecha Pro forma: Fecha en que la factura pro forma fue enviada. Número: Número que identifica a la factura pro forma. Pagador: Cadena formada por el CIF del pagador seguido de su nombre. Importe: Importe total en euros de la factura pro forma. Las notas de abono se muestran con importe negativo. Tipo: Indica si la factura pro forma es una factura común (Factura) o una Autofactura. Si en el tipo se muestra (A) es que la factura es una nota de abono, si se muestra (R) se indica que es un factura rectificativa. Estado: Estado en el que se encuentra actualmente la factura pro forma enviada, los estados posibles son: Pro forma enviada, Pro forma aceptada, Pro forma rechazada y Pro forma leída. Se mostrará un total con la suma de los importes de las facturas pro forma. La lista de facturas pro forma podrá ser ordenada ascendentemente o descendentemente por cada una de las columnas de la tabla pulsando sobre el enlace de la cabecera de la columna. También se podrá establecer un filtro de forma que se mostrará un subconjunto de las facturas pro forma según cumplan unas determinadas condiciones. Las condiciones a cumplir por las 26

26 facturas pro forma mostradas podrán establecerse para cada columna al principio de la lista. El campo Delegación forma parte del filtro, y se corresponde con la delegación asociada a la factura (la del proveedor para facturas, la del pagador para autofacturas). La lista mostrará las facturas pro forma del usuario paginadas según el criterio de ordenación escogido, de modo que el tamaño de los listados sea razonable y cómodo de manejar para el usuario. Las acciones que un usuario podrá realizar desde esta lista son: Aceptar autofacturas pro forma: Al pulsar sobre el botón: aceptarán las autofacturas pro forma seleccionadas de la lista. Rechazar autofacturas pro forma: Al pulsar sobre el botón: rechazarán las autofacturas pro forma seleccionadas de la lista. se se Ver el detalle de una factura pro forma: Al pulsar sobre la imagen: de un elemento de la lista se muestra una página de detalle con los datos de la factura pro forma. Ver los ficheros adjuntos de una factura pro forma:. Para las facturas pro forma que posean ficheros adjuntos se mostrará la imagen:. Pulsando sobre este icono se mostrará la página de detalle de la factura pro forma, en la que se podrán ver sus ficheros adjuntos. Consulta de los cambios de la factura pro forma: Al pulsar sobre se podrá consultar de forma cronológica los cambios por los que ha pasado una factura pro forma Aceptar autofacturas pro forma Un proveedor podrá aceptar las autofacturas pro forma enviadas a su nombre por un pagador indicando que acepta como válida su envío. Si se intenta aceptar una factura pro forma común desde la lista de facturas pro forma como proveedor se mostrará un error. Sólo podrán aceptarse autofacturas pro forma cuyo estado sea Pro forma enviada o Pro forma leída, es decir, autofacturas pro forma que han sido enviadas pero nunca antes han sido aceptadas o rechazadas. Aceptar una autofactura pro forma supondrá cambiar su estado a Pro forma aceptada y que se produzca el envío de las correspondientes notificaciones al proveedor y al pagador Rechazar autofacturas pro forma Un proveedor podrá rechazar las autofacturas pro forma enviadas a su nombre por un pagador indicando que no acepta como válida su envío. Si se intenta rechazar una factura pro forma común desde la lista de facturas pro forma como proveedor se mostrará un error. Sólo podrán rechazarse autofacturas pro forma cuyo estado sea Pro forma enviada o Pro forma leída, es decir autofacturas pro forma que han sido recibidas pero nunca antes han sido aceptadas o rechazadas. Rechazar una autofactura pro forma supondrá cambiar su estado al estado Pro forma rechazada y que se produzca el envío de las correspondientes notificaciones al proveedor y al pagador. A la hora de rechazar una autofactura pro forma deberá indicar un motivo de rechazo. El motivo de rechazo sirve para darle al emisor de la factura pro forma la razón por la cual la factura pro forma ha sido rechazada. 27

27 3.3.3 Detalle de factura pro forma Al seleccionar el detalle de una factura pro forma se mostrará una página con todos los datos de la factura pro forma. 28

28 Los datos de una factura pro forma no son modificables (a excepción de sus ficheros adjuntos), se pueden consultar los datos de la misma y de las líneas (artículos, materiales o servicios) que la forman. Cuando un usuario visualiza el detalle de una factura pro forma en la que figura como pagador y cuyo estado es Pro forma enviada, cambia su estado a Pro forma leída y se generan las oportunas notificaciones. Igualmente, cuando un usuario visualiza el detalle de una autofactura pro forma en la que figura como proveedor y cuyo estado es pro forma enviada, cambia su estado a pro forma leída y se generan las oportunas notificaciones. Desde el detalle de una factura pro forma se puede realizar una visualización de la factura en formato PDF Ficheros adjuntos Adjuntar ficheros Desde los detalles de las facturas pro forma, es posible añadir archivos adjuntos a la factura, excepto si la factura esta en estado emitida para imprimir. Pulsando sobre el botón se mostrará la página en la que poder incluir el fichero a la factura: La información para adjuntar un fichero será: Fecha de creación: Fecha en que el fichero se adjunta. Descripción: En este campo se podrá indicar una breve descripción sobre el fichero a adjuntar. Fichero: En este campo se indicará la ruta donde reside el fichero físico a adjuntar. (Campo Obligatorio). Al pulsar sobre el enlace se procede a adjuntar el fichero a la factura pro forma y se vuelve a la página de detalle o edición de la misma. Al pulsar sobre el enlace no se adjunta el fichero y se vuelve a la página de detalle o edición de la factura pro forma. 29

29 Consulta de ficheros adjuntos En la página de detalle de factura pro forma, se puede acceder a la información de los ficheros adjuntos a la misma mediante el siguiente listado: La información mostrada en dicho listado es: Número de fichero adjunto: Número de orden secuencial en el que fue adjuntado el fichero. Descripción: Breve descripción del fichero adjunto. Nombre archivo: Nombre del fichero. Es posible descargar cualquiera de los ficheros adjuntos a una factura pro forma pulsando sobre el botón de dicho fichero. En el caso de que el fichero haya sido adjuntado por el usuario que visualiza la factura pro forma, podrá eliminarlo pulsando Consulta de los cambios de la factura Al seleccionar ver el histórico de los estados se mostrará una ventana con información sobre las modificaciones que ha sufrido la factura. 30

30 La información que aparece es: Serie Numero: La serie y el número de la factura en el caso de que esté emitida, en caso de que no estará el Código identificador interno. Proveedor: El cif y el nombre del proveedor de la factura. Pagador: El cif y el nombre del pagador de la factura. Importe ( ): El importe total de la factura. Un listado en orden cronológico de los diferentes estados por los que ha pasado la factura con los siguientes campos: o o o o o Fecha y hora: la fecha y hora en el momento que se ha realizado el cambio de estado. Empresa: El nombre de la empresa que ha hecho el cambio de estado (Si ha sido la plataforma aparecerá ). Estado previo: El nombre del estado que tenia antes del cambio de estado. Estado actual: El nombre del estado que tiene actualmente. Gestora: La empresa gestora que ha actuado en nombre de la emisora o receptora de la factura. 31

31 o o o Usuario(Gestoría): El nombre del usuario individual perteneciente a la empresa gestora que ha producido la anotación en el histórico. Delegación: La delegación de la empresa gestora que ha producido la anotación en el histórico. Observaciones: Observaciones sobre el cambio de estado. 3.4 Configuración La opción Configuración del menú principal permite al usuario configurar algunas características de la plataforma, para personalizar su funcionamiento. La página está dividida las siguientes secciones, accesibles desde el submenú superior: Notificaciones factura En esta opción se permiten configurar las notificaciones de correo para facturas y autofacturas, tanto para la delegación por defecto como para cualquier delegación de la empresa. En la parte superior de la página se permite elegir la delegación sobre la que configurar sus notificaciones. Mediante el desplegable se elige la delegación para la que cargar las notificaciones (eligiendo Todas se cargan las notificaciones para la delegación por defecto). Las acciones que un usuario podrá realizar desde esta página son: Añadir configuración para delegación. Cuando se pulsa sobre el botón se mostrará un nuevo campo Delegación, para indicar la delegación sobre la que configurar sus notificaciones. Borrar configuración de notificaciones. Cuando se pulsa sobre el botón se eliminará la configuración de notificaciones para la delegación seleccionada en el desplegable. Aceptar configuración de notificaciones. Es posible modificar los valores de la página de Notificaciones de facturas y guardar los cambios pulsando sobre el texto:. Deshacer cambios. Es posible deshacer las modificaciones realizadas sobre la página pulsando sobre el texto:. Si no hay ninguna configuración establecida para alguno de los bloques de notificaciones, establecerá unas por defecto y nos advertirá de que en algún caso no está establecida la configuración de las notificaciones, tomándose unas por defecto. 32

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33 Notificaciones como proveedor de la factura En Notificaciones como proveedor de la factura se pueden personalizar las comunicaciones que se utilizan para notificar al usuario como proveedor de facturas. En esta sección se podrá configurar la dirección de correo donde se desea recibir las notificaciones para los distintos eventos que acontezcan a las facturas de las cuales es proveedor. Además para cada uno de los tipos de eventos existentes, se podrá establecer si se desea o no recibir notificaciones y en caso de que se desee recibirlas, la periodicidad con la que las que las quiere recibir (Con cada evento, diariamente, semanalmente) Notificaciones como proveedor de la autofactura En Notificaciones como proveedor de la autofactura se pueden personalizar las comunicaciones que se utilizan para notificar al usuario como proveedor de autofacturas. En esta sección se podrá configurar la dirección de correo donde se desea recibir las notificaciones para los distintos eventos que acontezcan a las autofacturas de las cuales es proveedor. Además para cada uno de los tipos de eventos existentes, se podrá establecer si se desea o no recibir notificaciones y en caso de que se desee recibirlas, la periodicidad con la que las que las quiere recibir (Con cada evento, diariamente, semanalmente) Notificaciones como pagador de la factura En Notificaciones como pagador de la factura se pueden personalizar las comunicaciones que se utilizan para notificar al usuario como pagador de facturas. En esta sección se podrá configurar la dirección de correo donde se desea recibir las notificaciones para los distintos eventos que acontezcan a las facturas de las cuales es pagador. Además, para cada uno de los tipos de eventos existentes, se podrá establecer si se desea o no recibir y en caso de que 34

34 se desee recibirlas, la periodicidad con la que las que las quiere recibir (Con cada evento, diariamente, semanalmente) Notificaciones como pagador de la autofactura En Notificaciones como pagador de la autofactura se pueden personalizar las comunicaciones que se utilizan para notificar al usuario como pagador de autofacturas. En esta sección se podrá configurar la dirección de correo donde se desea recibir las notificaciones para los distintos eventos que acontezcan a las autofacturas de las cuales es pagador. Además, para cada uno de los tipos de eventos existentes, se podrá establecer si se desea o no recibir y en caso de que se desee recibirlas, la periodicidad con la que las que las quiere recibir (Con cada evento, diariamente, semanalmente) Notificaciones factura pro forma En esta opción se permiten configurar las notificaciones de correo para facturas pro forma y autofacturas pro forma, tanto para la delegación por defecto como para cualquier delegación de la empresa. En la parte superior de la página se permite elegir la delegación sobre la que configurar sus notificaciones. Mediante el desplegable se elige la delegación para la que cargar las notificaciones (eligiendo Todas se cargan las notificaciones para la delegación por defecto). Las acciones que un usuario podrá realizar desde esta página son: 35

35 Añadir configuración para delegación. Cuando se pulsa sobre el botón se mostrará un nuevo campo Delegación, para indicar la delegación sobre la que configurar sus notificaciones. Borrar configuración de notificaciones. Cuando se pulsa sobre el botón se eliminará la configuración de notificaciones para la delegación seleccionada en el desplegable. Aceptar configuración de notificaciones. Es posible modificar los valores de la página de Notificaciones de facturas y guardar los cambios pulsando sobre el texto:. Deshacer cambios. Es posible deshacer las modificaciones realizadas sobre la página pulsando sobre el texto:. Emitir automáticamente facturas o auto facturas pro forma: o o Emitir automáticamente facturas pro forma aceptadas por el pagador: Emite automáticamente las facturas por forma aceptadas por un pagador. Emitir automáticamente autofacturas pro forma aceptadas por el proveedor: Emite automáticamente las autofacturas pro forma aceptadas por un proveedor. Si no hay ninguna configuración establecida para alguno de los bloques de notificaciones, establecerá unas por defecto y nos advertirá de que en algún caso no está establecida la configuración de las notificaciones, tomándose unas por defecto. 36

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37 Notificaciones como proveedor de la factura pro forma En Notificaciones como proveedor de la factura pro forma se pueden personalizar las comunicaciones que se utilizan para notificar al usuario como proveedor de facturas pro forma. En esta sección se podrá configurar la dirección de correo donde se desea recibir las notificaciones para los distintos eventos que acontezcan a las facturas pro forma de las cuales es proveedor. Además para cada uno de los tipos de eventos existentes, se podrá establecer si se desea o no recibir notificaciones y en caso de que se desee recibirlas, la periodicidad con la que las que las quiere recibir (Con cada evento, diariamente, semanalmente) Notificaciones como proveedor de la autofactura pro forma En Notificaciones como proveedor de la autofactura pro forma se pueden personalizar las comunicaciones que se utilizan para notificar al usuario como proveedor de autofacturas pro forma. En esta sección se podrá configurar la dirección de correo donde se desea recibir las notificaciones para los distintos eventos que acontezcan a las autofacturas pro forma de las cuales es proveedor. Además para cada uno de los tipos de eventos existentes, se podrá establecer si se desea o no recibir notificaciones y en caso de que se desee recibirlas, la periodicidad con la que las que las quiere recibir (Con cada evento, diariamente, semanalmente) Notificaciones como pagador de la factura pro forma En Notificaciones como pagador de la factura pro forma se pueden personalizar las comunicaciones que se utilizan para notificar al usuario como pagador de facturas pro forma. En esta sección se podrá configurar la dirección de correo donde se desea recibir las 38

38 notificaciones para los distintos eventos que acontezcan a las facturas pro forma de las cuales es pagador. Además, para cada uno de los tipos de eventos existentes, se podrá establecer si se desea o no recibir y en caso de que se desee recibirlas, la periodicidad con la que las que las quiere recibir (Con cada evento, diariamente, semanalmente) Notificaciones como pagador de la autofactura pro forma En Notificaciones como pagador de la autofactura pro forma se pueden personalizar las comunicaciones que se utilizan para notificar al usuario como pagador de autofacturas pro forma. En esta sección se podrá configurar la dirección de correo donde se desea recibir las notificaciones para los distintos eventos que acontezcan a las autofacturas pro forma de las cuales es pagador. Además, para cada uno de los tipos de eventos existentes, se podrá establecer si se desea o no recibir y en caso de que se desee recibirlas, la periodicidad con la que las que las quiere recibir (Con cada evento, diariamente, semanalmente) Datos generales Cambio de clave de acceso Desde esta pantalla, se permite a los usuarios del Área de Recepción de Facturas cambiar su clave de acceso al servicio. Para ello, simplemente se debe introducir y confirmar la nueva clave en los campos habilitados a tal efecto y pulsar sobre el texto. 39

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