Procedimiento para la Elaboración de Programas Intermedios y Semanales

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1 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 1 de 11 Programas Intermedios y Semanales CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Emisión Rodolfo Lagos Alejandro Aranzana Ing. Planeamiento Jorge Morán Jefe de Control de Proyectos Melquiades Damián Gerente Gestión Operaciones Actualización de logo Olger Ugarte Jefe de Planeamiento Jorge Morán Jefe de Control de Proyectos Carlos Alfaro Gerente Gestión Operaciones Firmas de la revisión vigente

2 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 2 de 11 Tabla de Contenido 1. Propósito Alcance Documentos de Referencia Definiciones Programación Intermedia Análisis de Restricciones Inventario de Trabajo Ejecutable (ITE) Programación Inversa Plan de Trabajo Semanal (PTS) Asignación Porcentaje de Actividades Completadas (PAC) Causa de No Cumplimiento (CNC) Desarrollo Sistema del Último Planificador Programación Intermedia Plan de Trabajo Semanal (PTS) Modo de Aceptación Responsabilidades... 10

3 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 3 de Propósito Brindar las pautas para la elaboración de programas de ejecución de corto plazo, que aumenten la confiabilidad de la planificación del tiempo establecida en el cronograma general. 2. Alcance El presente instructivo es aplicable a todo proyecto adjudicado a COSAPI S.A., o a cualquier asociación o consorcio en el cual COSAPI S.A. sea socio mayoritario. 3. Documentos de Referencia PG-PLN-CRO Rev.01 l Cronograma. PG-PR-01 Rev.0 Procedimiento para la Implementación de Last Planner. 4. Definiciones 4.1. Programación Intermedia Lista de actividades del proyecto a realizarse a corto plazo, el cual puede variar de 3 a 6 semanas. Tiene un nivel de detalle superior al del cronograma general, e incluye información sobre los requisitos necesarios para la realización de las actividades Análisis de Restricciones Revisión de los factores que impiden la realización de una actividad (llamados restricciones) y las acciones necesarias para eliminarlos (preparación de las actividades para su ejecución) Inventario de Trabajo Ejecutable (ITE) Conjunto de actividades de la programación intermedia libre de restricciones, obtenido como resultado del proceso de análisis de éstas Programación Inversa Conocida también como Pull Technique, es una técnica de programación a través de la cual sólo se seleccionan actividades que agregan valor, es decir aquellas cuyos resultados sea un requisito para la ejecución de otras actividades Plan de Trabajo Semanal (PTS) Lista de actividades del proyecto comprometidas a ejecutarse durante la semana, obtenidas de la programación intermedia, el análisis de restricciones y el Inventario de Trabajo a Ejecutar Asignación Actividad libre de restricciones incluida en el Plan de Trabajo Semanal Porcentaje de Actividades Completadas (PAC) Es la relación porcentual del número de asignaciones completadas entre el número total de asignaciones programadas en el Plan de Trabajo Semanal.

4 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 4 de Causa de No Cumplimiento (CNC) Razón identificada como responsable del incumplimiento de una asignación del PTS. Ejemplos de CNCs: falta de coordinación o de ingeniería, cambios en el alcance, trabajos previos inconclusos, bajo rendimiento de mano de obra, errores de planeamiento o ejecución, desperfectos de maquinaria de construcción, retrasos en autorizaciones de la Supervisión, demoras en liberaciones de áreas por parte del cliente, falta de permisos, etc. 5. Desarrollo 5.1 Sistema del Último Planificador El presente procedimiento se enmarca dentro del Sistema del Ultimo Planificador, metodología que básicamente consta de los siguientes pasos: 1. Revisión del cronograma general del proyecto. 2. Elaboración del programa intermedio para un horizonte de 3 a 6 semanas, identificando y eliminando restricciones con el fin de dejar las actividades listas para ejecutarse, encuadradas dentro del cronograma general. 3. Elaboración del Plan de Trabajo Semanal, con la participación de los últimos decisores o planificadores: jefes de frente, supervisores, jefes de grupo, subcontratistas, etc. como parte del Inventario de Actividades Ejecutables obtenido en la programación intermedia. 4. Reuniones de los últimos planificadores para verificar el cumplimiento del plan semanal (evaluación del PAC), detectar y analizar las causas de no cumplimiento de lo planificado (análisis de CNC), y para establecer el plan de la siguiente semana. El cronograma general define la estrategia de construcción y enmarca las metas a realizar para el cumplimiento de los plazos establecidos (incluyendo entregas parciales, si hubieran) según el alcance del proyecto. El procedimiento para la elaboración del cronograma se detalla en el documento PG-PLN-CRO. El cronograma general es objeto de revisiones a partir del aprendizaje que da el análisis del cumplimiento de la programación intermedia y del plan semanal. 5.2 Programación Intermedia La planificación intermedia es el enlace entre el cronograma general del proyecto y el plan de trabajo semanal. Su resultado es un programa de 3 a 6 semanas (también denominado lookahead planning) de las actividades que se piensa hacer. Luego de ello, es fundamental identificar lo que es posible realizar antes de decidir lo que se ejecutará realmente. Con este paso previo, se evita que las actividades se interrumpan por alguna restricción no liberada (falta de materiales, equipos, mano de obra, entre otros). Puntos a tener en cuenta: 1. Definir el intervalo de tiempo. 2. Definir las actividades. 3. Analizar las restricciones.

5 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 5 de Mantener un Inventario de Trabajo Ejecutable (ITE). 5. Equilibrar carga de trabajo y capacidad Definir el intervalo de tiempo Este se define según las necesidades del proyecto, por lo general puede variar de 3 a 6 semanas. Los criterios para definir el intervalo incluyen las características del proyecto, el nivel de confiabilidad del sistema de planificación y los tiempos de respuesta para la obtención de información, adquisición de materiales, mano de obra y equipos. El formato disponible por defecto cuenta con un intervalo de 6 semanas, el cual puede ser adaptado al proyecto específico Definir las actividades Las actividades del cronograma general se descomponen en tareas más específicas aún, para identificar con mayor precisión las restricciones que pudieran impedir su ejecución (figura 1). Este paso es fundamental, pues permite identificar las actividades de flujo necesarias para realizar las actividades de conversión (para un mayor análisis de las actividades de flujo y conversión, revisar el procedimiento PG-PR-01 Procedimiento para la implementación del sistema Last Planner). Considerar las actividades de flujo dentro de la programación intermedia previene desajustes y retrasos en la realización del plan. Por ejemplo, en el caso de la actividad de conversión Trazado (actividad del cronograma general), es necesario descomponerla en tareas más específicas, considerando las actividades de flujo necesarias para su consecución (ver figura 1): aprobación de planos para el trazo, preparación del material, preparación de mano de obra y equipo. Figura 1. Actividades del Programa Intermedio

6 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 6 de Analizar las restricciones Definidas las actividades, se analizará y gestionará la posibilidad de su ejecución, mediante los siguientes pasos: Revisión de restricciones Se identificarán aquellos factores que impidan la realización de las actividades del programa intermedio (figura 2). A estos factores se les denomina restricciones. Se determinará el estado de cada restricción (liberada/no liberada), su fecha de liberación (estimada/ efectiva), el responsable de la liberación de la restricción, y el responsable de su seguimiento (normalmente este último será el responsable de la ejecución de la actividad cuya(s) restricción(es) se desea(n) levantar). Esto permitirá saber si es posible eliminar a tiempo las restricciones, y determinar (dependiendo del análisis) si es preferible adelantar o retrasar las actividades. Figura 2. Análisis de restricciones Las restricciones pueden incluir: - Incongruencias u omisiones en el diseño. - Mano de obra no disponible o no calificada. - Materiales no disponibles o de mala calidad. - Falta de permisos o autorizaciones de trabajo. - Herramientas y equipos no disponibles o defectuosos. - Incumplimiento de actividades predecesoras. - Inspecciones de calidad pendientes. - Otras que se identifiquen en el proyecto. Preparación de actividades Revisadas las restricciones, se tomará acción para eliminarlas (proceso de liberación de restricciones). Además, se deberán confirmar los requerimientos y tiempos de respuesta de los proveedores internos y externos al proyecto. De ser necesario, se reasignarán

7 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 7 de 11 recursos para que las actividades puedan estar preparadas para su ejecución (a fin de acortar los tiempos de respuesta). Los responsables de producción y planeamiento deben centrarse en preparar las actividades que se pueden realizar, para garantizar el avance del proyecto y en las actividades críticas para asegurar el cumplimiento del plazo del proyecto. Por ello es muy importante concentrar esfuerzos en la liberación de restricciones. Aquellas actividades que pueden ejecutarse pasan a constituir el Inventario de Trabajo Ejecutable (ITE). La programación intermedia puede hacernos descubrir problemas no identificados en el cronograma general, siendo necesaria la incorporación a éste de los retrasos o adelantos que se produzcan del análisis de los desajustes encontrados Mantener un Inventario de Trabajo Ejecutable (ITE) El ITE es un conjunto compuesto por aquellas actividades de la programación intermedia libres de restricciones (es decir, con una alta probabilidad de ejecución), obtenidas como resultado del análisis de las mismas. Se procurará mantener la mayor cantidad de actividades posibles en el ITE, repitiendo continuamente el ciclo de análisis de restricciones. Las actividades del ITE pueden clasificarse en tres grupos: 1. Actividades que pertenecen al ITE de la semana en curso y que no pudieron ser ejecutadas. 2. Actividades que pertenecen a la primera semana futura que se desea planificar. 3. Actividades que pertenecen a la segunda y posteriores semanas futuras que se desea planificar (esta situación es la más conveniente para la planificación). Cuando las actividades contenidas en el ITE no garanticen el avance previsto para el periodo, será necesario explorar horizontes de tiempo superiores a los estipulados en el programa intermedio de forma que se identifiquen mayor número de actividades a ejecutar Equilibrar carga de trabajo y capacidad La carga de trabajo que se asigne debe corresponderse a la capacidad de la unidad de producción (cuadrilla) encargada de realizarlo. La capacidad de la unidad de producción no sólo debe evaluarse individualmente, sino también con la totalidad del sistema de producción. Los responsables de producción, productividad y planeamiento deben participar en este trabajo de asignación de carga de trabajo. Producto de esta evaluación se obtendrá la duración de cada actividad, de manera similar a lo indicado en el procedimiento PG-PLN-CRO Elaboración del cronograma. Idealmente, la carga de trabajo que se asigne a una unidad de producción se equilibrará a su capacidad. Este equilibrio se comienza a realizar en la programación intermedia; pero aquí el planificador sólo tiene una noción de qué tipo de unidad de producción requiere para realizar el trabajo y no qué unidad específica lo hará. Esto lo sabrá el ejecutor recién en la etapa de programación semanal. Por ello, este punto es necesario evaluarlo en ambas etapas de la planificación del proyecto.

8 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 8 de Metodología para la elaboración del Programa Intermedio Para la elaboración y actualización del Programa Intermedio se seguirán los siguientes pasos: 1. El Ingeniero de Planeamiento actualiza el cronograma general y define las actividades que formarán parte del programa intermedio (acorde a las metas a cumplir para alcanzar los plazos previstos). 2. El Ingeniero de Campo descompondrá en tareas más específicas las actividades propuestas por el Ingeniero de Planeamiento, asignándoles fechas sugeridas mediante programación inversa (pull technique, ver procedimiento PG-PR-01 Implementación de Last planner). Las fechas definitivas se obtendrán en el paso En una reunión semanal, el Equipo de Dirección del proyecto revisará las restricciones de las actividades definidas en el intervalo de tiempo del programa intermedio y se tomarán compromisos para eliminarlas. Liberadas las restricciones se obtendrá el Inventario de Trabajo Ejecutable. 4. El Ingeniero de Campo con el apoyo del Ingeniero de Planeamiento actualizará las fechas de ejecución de las actividades en base a lo obtenido del análisis de restricciones. 5. Se mantendrán en la programación de las semanas 1 y 2 sólo aquellas actividades que formen parte del Inventario de Trabajo Ejecutable. 6. Se mantendrán en la programación de la semana 3 hacia adelante sólo aquellas actividades cuyas restricciones podrán ser eliminadas a tiempo. 7. Se elaborará el programa semanal (ver sección 5.3) en base a las actividades que se mantienen en la semana 1 del programa intermedio. 8. Se prepararán las actividades que se mantienen en la programación de la semana 3 hacia adelante. Los pasos descritos se ilustran esquemáticamente en la figura 3. Figura 3. Método de Programación Intermedia para un programa de 6 semanas

9 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 9 de Plan de Trabajo Semanal (PTS) El PTS es el último nivel de planificación en el que se definen las actividades que se ejecutarán durante la semana siguiente, las cuales reciben el nombre de asignaciones. Su elaboración está a cargo de quienes controlan directamente el trabajo, es decir los últimos planificadores. Cada asignación representa un compromiso que los últimos planificadores ofrecen cumplir a sus clientes internos o externos al proyecto. El objetivo del PTS es proteger a las cuadrillas de producción de la variabilidad e incertidumbres aún existentes (remanentes del programa intermedio y del análisis de restricciones). Con ello se conseguirá: - Controlar el trabajo ejecutado por las cuadrillas de producción. - Asegurar la calidad de las asignaciones de trabajo. - Mejorar la productividad de las cuadrillas de producción. - Medir la confiabilidad de la planificación. - Tomar acción en base a las causas de no cumplimiento para mejorar la planificación. Esto se logrará a través del Aseguramiento de la calidad de las asignaciones Criterios de Selección de asignaciones Los criterios para seleccionar asignaciones de calidad son los siguientes: - Definición de las asignaciones - Restricciones - Secuencia - Carga de trabajo - Retroalimentación Definición de las asignaciones La descripción de las asignaciones debe ser específica y fácilmente entendible por todos, de tal forma que sea posible verificar su cumplimiento al cierre de la semana. Restricciones Las asignaciones deben estar libres de restricciones que impidan su ejecución, es decir, deben formar parte del Inventario de Trabajo Ejecutable. Sin embargo, en ciertos casos se aceptan asignaciones con restricciones que serán eliminadas durante la semana de programación, siempre y cuando se tenga plena seguridad de su eliminación. Secuencia La secuencia de ejecución de las asignaciones debe ser lógica, acorde con el orden de prioridad establecido en el cronograma general.

10 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 10 de 11 Carga de trabajo La carga de trabajo asignada debe ser igual a la capacidad de la cuadrilla de producción. Es importante considerar la capacidad del todo antes que las capacidades individuales al momento de definir las cargas de trabajo de las asignaciones. Retroalimentación El cumplimiento de la asignación debe ser verificado y en caso de incumplimiento, sus causas deben ser identificadas y analizadas para mejorar la confiabilidad de los siguientes programas semanales Metodología para la elaboración del Plan de Trabajo Semanal Se seguirán los siguientes pasos: 1. Identificar las actividades ejecutables del ITE y establecer el orden de prioridad para su ejecución. 2. Cuantificar la capacidad disponible para la siguiente semana. 3. Asignar las actividades identificadas en el orden de prioridad establecido y de acuerdo a la capacidad disponible. 4. Identificar las actividades del ITE que no puedan ser asignadas por falta de capacidad o notificar cuánta capacidad no será utilizada por la falta de actividades ejecutables. 5. Revisar el programa semanal hasta obtener la aprobación del responsable (Jefe de Producción o Supervisor). 6. Actualizar el programa semanal verificando cumplimientos diarios, reprogramando asignaciones e indicando causas de no cumplimiento. 7. Registrar semanalmente los niveles de cumplimiento y las causas de no cumplimiento. 6. Modo de Aceptación El ingeniero de planeamiento someterá el programa intermedio, el análisis de restricciones y el plan de trabajo semanal a revisión por el Equipo de Dirección del Proyecto. Corresponde al Responsable de Construcción o en su defecto al Gerente del Proyecto la aprobación final del programa intermedio y plan semanal. 7. Responsabilidades Gerente de Proyecto: Es responsable de la revisión, actualización y divulgación del presente procedimiento. Responsable de Construcción: Debe velar por el cumplimiento del presente procedimiento en obra.

11 PG-PLN-UPL Revisión: 1 Página: 11 de 11 Ingenieros de campo: Son los responsables de programar las actividades a realizar y de ejecutar las actividades previstas. Ingeniero de Planeamiento: Brindará el marco de referencia para la elaboración de los programas intermedios a partir del cronograma general del proyecto.